JP2004070516A

JP2004070516A - ワークフロー管理システム

Info

Publication number: JP2004070516A
Application number: JP2002226526A
Authority: JP
Inventors: Yoshiaki Oshima; 大島　義明; Ikuto Ishizuka; 石塚　郁人; Kazuya Kikuchi; 菊池　一也
Original assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Priority date: 2002-08-02
Filing date: 2002-08-02
Publication date: 2004-03-04

Abstract

【課題】迅速な業務処理を可能にすることができるワークフロー管理システムの提供。
【解決手段】ワークフロー定義データ１０からワークリスト２０を作成するワークフロー制御部１１０と、このワークリスト２０のワークアイテムの状態（実行中／終了）を通知するワークフロー実行部１２０と、前記ワークアイテムの状態をワークフロー状態データ３０に登録するワークフロー状態制御部１４０と、前記ワークアイテムの状態を監視して終了状態になるとワークフロー制御部１１０へ通知するワークフロー状態監視部１４０とを設け、各ワークアイテムの状態を常時監視し、あるユーザがワークアイテムを終了した後、遷移先である別ユーザに割り当てられたワークアイテムの終了を待たずに、次ワークアイテムの先行処理を可能にして各ユーザの待ち時間を大幅に減らすことができるワークフロー管理システム。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、ビジネスプロセスを自動化するためのワークフロー管理システムに係り、特に迅速な業務処理を可能にするワークフロー管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ビジネスプロセスの全体又は一部をコンピュータ管理し、プロセスの実行を定義及び管理することにより業務の遂行を効率的に行うためのワークフロー管理システムが提案されている。このワークフロー管理システムは、業務開始から完了までのプロセス全体の処理時間を短縮し、更に書類及び伝票を電子化により、書類の紛失や記入漏れ／伝達の遅れ／行き違いといったケアレスミスを防止し、より正確に迅速に情報の処理を行う目的で導入されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来のワークフロー管理システムでは、複数のワークアイテム（作業）を所定の順番に従って逐次実行する逐次ルーティング方法や複数のワークアイテム（作業）を並列的に実行する並列ルーティング方法が提案されているが、これらルーティング方法を使用した場合、各ワークアイテム処理に待ち時間が発生する場合があり、また複数ワークアイテム終了の同期をとって実行するＡＮＤ−結合方法を使用した場合でも全てのワークアイテムの終了を待たなければならなかった。
【０００４】
また、１つまたは複数のワークアイテムをワークフロー管理システムを使用せず実行することも考えられるが、再度同じワークアイテムをワークフロー上で重複して処理しなけらばならなかった。
【０００５】
尚、ワークフロー管理システムに関する技術が記載された文献としては、例えば特開平９−９１２３４号公報及び特開２００１−１０１３１０号公報が挙げられる。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
従来技術によるワークフロー管理システムにおける逐次ルーティング方法／並列ルーティング方法／ＡＮＤ−結合方法を使用した場合、各ワークアイテム処理に待ち時間が発生するために処理時間が冗長になると言う不具合があり、更にワークフロー管理システムを使用せず実行した際にも重複処理が発生するために、やはり処理時間が冗長になると言う不具合があった。
【０００７】
本発明の目的は、前述の従来技術による不具合を除去することであり、より迅速な業務処理を行うことができるワークフロー管理システムを提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するために本発明は、複数のワークアイテムを順次実行し、そのワークアイテムの業務遷移を管理するワークフロー管理システムにおいて、複数のユーザ個々に割り当てられたワークアイテムを表示する表示装置と、あるユーザに割り当てられた遷移元ワークアイテムから遷移先である別ユーザに割り当てられた遷移先ワークアイテムを定義するワークフロー定義データを格納するテーブルとを設け、前記ワークフロー定義データが、遷移元ワークアイテムから次に遷移する遷移先ワークアイテムに加え、前記遷移先ワークアイテムをスキップする他の遷移先ワークアイテムを加えるように定義し、前記遷移元ワークアイテムから前記複数の遷移先ワークアイテムを表示装置に表示する様に動作することを第１の特徴とする。
【０００９】
更に本発明は、前記特徴のワークフロー管理システムにおいて、前記他の遷移先ワークアイテムが、前記スキップした遷移先ワークアイテムの終了報告を条件として次のワークアイテムに遷移する様に前記ワークフロー定義データを定義することを第２の特徴とし、前記特徴何れかのワークフロー管理システムにおいて、前記他の遷移先ワークアイテムにスキップするか否かの判断を、手動で判断する様に前記ワークフロー定義データに定義することを第３の特徴とする。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムを図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の一実施例におけるワークフロー管理システムの全体構成を示すブロック図、図２は図１で使用するワークフロー定義データのフォーマット図、図３は図１で使用するワークフロー状態データのフォーマット図、図４は図１で使用するワークフローリストのフォーマット図、図５は図１におけるワークフロー制御部の手順を示すフローチャート図、図６は図１におけるワークフロー実行部の手順を示すフローチャート図、図７は図１におけるワークフロー状態制御部の手順を示すフローチャート図、図８は図１におけるワークフロー状態監視部の手順を示すフローチャート図である。
【００１１】
図１に示すワークフロー管理システムは、ワークフロー定義データ１０からワークリスト２０（ワークアイテムのリスト）を作成するワークフロー制御部１１０と、ワークリスト２０のワークアイテムの状態（実行中または終了）を通知するワークフロー実行部１２０と、前記ワークアイテムの状態をワークフロー状態データ３０に登録するワークフロー状態制御部１３０と、ワークアイテムの状態を監視して終了状態のときにワークフロー制御部１１０へ通知するワークフロー状態監視部１４０とを備える。
【００１２】
前記ワークフロー定義データ１０は、図２に示す如く、ステップ名（例えばＳＴＥＰ１〜ＳＴＥＰ４）と、該ステップを実行した次に遷移するステップ名を示す次遷移ステップ（例えばＳＴＥＰ２を実行した後にＳＴＥＰ３に遷移）と、その実行方法（自動又は手動）と、その開始フラグ（１又は０）と、終了待ちを行うステップ名（例えばＳＴＥＰ３はＳＴＥＰ２の終了待ちを行う）とを格納したテーブルにより構成され、前記ワークフロー状態データ３０は、図３に示す如く、ステップ名毎にその状態（例えば、終了／実行中／未実行）を格納するテーブルである。更にワークフローリストは、図４に示す如く、ワークリスト名と該リスト名に対応したワークアイテム名が格納されている。例えばワークリスト１には、ワークアイテム１／ワークアイテム２／ワークアイテム３〜が格納されている。
【００１３】
この様に構成されたワークフロー管理システムは、ワークフロー制御部１１０がワークフロー定義データ１０内のステップ名等（図２）を参照してワークリスト２０（内容は図４）を作成し、次にワークフロー実行部１２０が前記ワークリスト２０の各ワークアイテムについての状態をワークフロー状態制御部１３０に通知し、更にワークフロー実行部１２０から取得したワークアイテムの状態（図３）をワークフロー状態制御部１３０がワークフロー状態データ３０に登録する。
【００１４】
このワークアイテム状態の監視は、ワークアイテムの状態データをワークフロー状態監視部１４０が常時監視し、ワークアイテムの終了を検出するとワークフロー状態制御部１３０へ終了通知を行う。この通知を受けたワークフロー状態制御部１３０は、ワークフロー定義データ１０から次に処理するワークリストを作成し、この一連の処理を次に処理するワークアイテムがなくなるまで繰り返し行う様に動作することによって行われる。
【００１５】
次に前記各制御部及び実行部の詳細動作を図５〜図８を参照して説明する。図５は、図１におけるワークフロー制御部１１０の手順を示すフローチャートである。
【００１６】
まずワークフロー制御部１１０は、図５に示す如く、ワークフロー定義データ１０からスタートフラグが設定されているステップ名を取得し（ステップ５０１）、該ステップ名を基にワークリスト２０（内容は図４）を作成し（ステップ５０２）、状態監視部１４０から終了通知の有無を判定し（ステップ５０３）、終了通知がないときはステップ５０３に戻り、前記終了通知があったときは次遷移ステップが存在するか判定し（ステップ５０４）、この判定により次遷移ステップが存在しない場合は処理を終了し、ステップ５０４の判定により次遷移ステップが存在するときはワークフロー定義データ１０の次遷移ステップ項（図２）から次に遷移するステップ名を取得し（ステップ５０５）、次にワークフロー定義データ１０の実行方法の項（図２）から各ステップの実行方法を取得し（ステップ５０６）、この実行方法が手動設定であるか否か判定し（ステップ５０７）、手動設定でない場合はステップ５０２に戻り、手動設定である場合はユーザによる実行操作の有無を判定し（ステップ５０８）、ユーザ操作がある場合は該ユーザ操作の後にステップ５０２に戻る様に動作するものである。この様にのワークフロー制御部１１０は、図４のワークリストを作成し、このワークリストに登録されたワークアイテムが終了した後に次遷移ステップを定義データ１０に定義された方法に従って実行させることによって、複数のワークアイテムの実行を行う様に制御する。
【００１７】
またワークフロー実行部１２０は、図６に示す如く、ワークフローから全てのワークアイテムを取得し（ステップ６０１）、この取得したワークアイテムが実行中か否かを判定し（ステップ６０２）、実行中の場合は実行中であることをワークフロー状態制御部１３０に通知し（ステップ６０３）、ワークアイテムが実行中でない場合はワークアイテム終了をワークフロー状態制御部１３０に通知し（ステップ６０４）て処理を終了する。即ち本ワークフロー実行部１２０は、ワークアイテムの実行／終了を監視し、その結果をワークフロー状態制御部１３０に通知する様に動作する。
【００１８】
更にワークフロー状態制御部１４０は、図７に示す如く、ワークフロー実行部１２０からワークアイテム状態を取得し（ステップ７０１）、取得したワークアイテムが終了しているかを判定し（ステップ７０２）、終了している場合はワークフロー状態データ１０のワークアテイムの状態を実行中に設定し（ステップ７０３）、終了していない場合はワークフロー状態データ１０のワークアテイムの状態を終了に設定し（ステップ７０４）て処理を終了する。即ち本ワークフロー状態制御部１４０は、ワークフロー実行部１２０から通知されたワークアイテム状態をワークフロー状態データ１０に登録する様に動作する。
【００１９】
更にワークフロー状態監視部１３０は、図８に示す如く、ワークリスト２０から全てのワークアイテムを取得し（ステップ８０１）、監視するワークアイテムのリスト（監視リスト）を作成し（ステップ８０２）、ワークフローステータスデータからワークアイテムの状態を取得し（ステップ８０３）、状態、例えば実行が終了しているか否かを判定し（ステップ８０４）、終了していない場合はステップ８０３に戻り、終了している場合は監視リストからワークアイテムを削除し（ステップ８０５）、監視リストにワークアイテムが存在するか否かを判定し（ステップ８０６）、存在しない場合はワークフロー制御部にワークアイテム終了を通知し（ステップ８０７）て処理を終了し、ワークアイテムが存在する場合はワークフロー定義データから終了したステップの終了待ちステップを取得し（ステップ８０８）、終了待ちステップが存在するか否かを判定し（ステップ８０９）、存在しない場合はステップ８０３に戻り、存在する場合は全ての終了待ちステップを監視リストに追加（ステップ８１０）してからステップ８０３に戻る様に動作する。即ち本ワークフロー状態監視部１３０は、ワークリスト２０から監視対象のワークアイテムの監視リストを作成し、各ワークアイテムの処理が終了したか否かを監視する様に動作する。
【００２０】
次に本実施形態によるワークフロー管理システムが適用されるシステム構成等を図９乃至図１１を参照して説明する。図９はワークフロー遷移例を示す図、図１０は本ワークフロー管理システムが運用されるコンピュータシステムを示す図、図１１は担当者Ｂ〜Ｄのコンピュータ画面を示すものである。
【００２１】
まず当該コンピュータシステムは、図１０に示す如く、前述のワークフロー定義データ１０他のテーブルを格納するデータベース１０１を制御し且つ本実施形態によるワークフロー管理システムのプログラムを格納するサーバ（コンピュータ）１００と、該サーバ１００にＬＡＮ回線を介して接続されるクライアント（コンピュータ）２０１〜２０４とから構成される。
【００２２】
また、前記各クライアント２０１〜２０４の表示装置には、当該クライアントを使用する担当者が行わなければならない業務リストがワークフロー管理システムによって、例えば図１１（ａ）に示す如く各担当者が処理すべき業務リストが表示される。同図においては、担当者Ｂにワークアイテム２ｇ〜２ｉから成るリスト、担当者Ｃにワークアイテム３ｄ〜３ｆから成るリスト、担当者Ｄにワークアイテム４ａ〜４ｃから成るリストが表示される。
【００２３】
また、本例によるワークフロー遷移例は、図９に示したワークアイテム１（符号９１）を担当者Ａが処理し、ワークアイテム２（符号９２）を担当者Ｂが処理し、ワークアイテム３（符号９３）を担当者Ｃが処理し、ワークアイテム４（符号９４）を担当者Ｄが処理するものとする。
【００２４】
さて従来技術によるワークフロー管理システムにおいては、担当者Ｃは担当者Ｂによる処理が終了した後でなければ、担当者Ｃの画面に業務リストがリストアップされず、ワークアイテム３の作業を開始することができなったものであり、同様に担当者Ｄは担当者Ｃによるワークアイテム３が終了した後でなければワークアイテム４（符号９４）の作業を開始することができなったものである。即ち、図中のルートＲ１−Ｒ２−Ｒ３−Ｒ４を経なければ業務を遂行することができなかったものである。
【００２５】
このワークフロー遷移例の具体例としては、例えば金融機関の住宅ローン融資業務において、ワークアイテム１が融資希望者からの申請書類を形式的に審査して選択する形式審査業務、ワークアイテム２が前記形式的審査を通った融資希望者との面談を行う日程調整を行う業務、ワークアイテム３が融資希望者との面談を行い具体的な融資希望者の資産や年収等の聞き取り／購入予定物件の聞き取り等の業務、ワークアイテム４が、前記申告された融資希望者及び物件の審査を行う実体審査業務を想定することができる。
【００２６】
ここで前述の如く従来においては、各ワークアイテムを順次実行しなければ次のワークアイテムを開始することができなかったものを、本実施形態においては、ワークフロー定義データ１０（内容は図２）の次遷移ステップ項中のＳＴＥＰ１の定義において、ＳＴＥＰ１が終了して遷移する次のＳＴＥＰとして、ＳＴＥＰ２に加えてＳＴＥＰ３及び４を定義しているため、ＳＴＥＰ３に自動で移行し且つＳＴＥＰ４に手動で遷移する様に設定している。
【００２７】
このため本実施形態においては、例えば、担当者Ａのワークアイテム１（符号９４）の終了により、その業務がルートＲ１を介して担当者Ｂに遷移することに加え、担当者Ｃの業務リストにもルートＲ４を介して該当のワークアイテム２を遷移して表示し、担当者Ａの判断（手動）により担当者Ｄの業務リストにもルートＲ５を介して該当のワークアイテム３を遷移して表示する様に動作する。
【００２８】
この結果、担当者Ｃ及びＤの表示装置には、図１１（ｂ）に示す如く、ワークアイテム３ｎ又は４ｍが表示され、このため担当者Ｃは、担当者Ｂの処理終了を待つことなくワークアイテム３の業務を開始でき、同様に担当者Ｄもワークアイテム４ｍを開始することができる。但し、担当者Ｃは前記ワークアイテム３ｎの終了は担当者Ｂの終了を待つ必要があり、これは前述の図２に示したワークフロー定義データの「終了待ちステップ名」に登録された定義によって設定されている。
【００２９】
これを前述の不動産ローンの審査に従って説明すると、例えば融資希望者が前回も応募があり形式的要件は満たし、物件が異なる場合、図９に示したルートＲ４を介するワークフローの遷移によって担当者Ｃが融資希望者との面談の日程調整業務終了を待つことなく物件の審査を開始することができ、担当者Ｂによる日程調整業務の終了を待って業務を次の担当者ＤへルートＲ３を介して遷移することや、例えば融資希望者が前回も応募があり形式的要件は満たし、物件も同一で融資金額のみが低額な場合、担当者Ａの判断により図９に示したルートＲ５を介するワークフローの遷移によって担当者Ｄが以前の業務完了を待つことなく、実体審査の業務開始することができることが想定される。尚、本実施形態においては金融機関の住宅ローンの審査を例にとって説明したが本願発明の業務はこれに限られるものではなく、例えば人材派遣システムにおける応募者の書類選考業務／応募者と派遣業者との面接日程調整業務／前記面接業務／派遣先企業との面接設定業務から成る業務フローにも適用することができる。
【００３０】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によるワークフロー管理システムは、ワークフロー定義データからワークリスト（ワークアイテムのリスト）を作成するワークフロー制御部と、ワークリストのワークアイテムの状態（実行中または終了）をワークフロー状態制御部に通知するワークフロー実行部と、ワークアイテムの状態をワークフロー状態データに登録するワークフロー状態制御部と、ワークアイテムの状態を監視して終了状態になるとワークフロー制御部へ通知するワークフロー状態監視部を設け、各ワークアイテムの状態を常時監視し、あるユーザがワークアイテムを終了した後、遷移先である別ユーザに割り当てられたワークアイテムの終了を待たずに、次ワークアイテムの先行処理を可能にして各ユーザの待ち時間を大幅に減らすことにより、より迅速な業務処理を可能にし、また、複数のワークアイテムをワークフローシステムを使用せずに行った処理でもワークフローに反映された状態で次のワークアイテムを処理できるため、再び同じ処理をする手間と時間を省くことができ、さらに迅速な業務処理を可能にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの全体構成を示す図。
【図２】本実施形態によるワークフロー定義データのフォーマット図。
【図３】本実施形態によるワークフロー状態データのフォーマット図。
【図４】本実施形態によるワークフローリストのフォーマット図。
【図５】本実施形態によるワークフロー制御部１１０処理手順を示す図。
【図６】本実施形態によるワークフロー実行部１２０の処理手順を示す図。
【図７】本実施形態によるワークフロー状態制御部１１０の処理手順を示す図。
【図８】本実施形態によるワークフロー状態監視部１４０の処理手順を示す図。
【図９】本実施形態の対象となるワークフロー遷移の一例を説明するための図。
【図１０】本実施形態によるワークフロー管理システムが適用されるコンピュータシステムを示す図。
【図１１】本実施形態によるワークフロー管理システムにおける担当者の表示装置に表示させる画面の一例を示す図。
【符号の説明】
１０：ワークフロー定義データ、１１０：ワークフロー制御部、２０：ワークリスト、３０：ワークフロー状態データ、１２０：ワークフロー実行部、１３０：ワークフロー状態制御部、１４０：ワークフロー状態監視部、１００：サーバコンピュータ、２０１〜２０４：クライアントコンピュータ、３００〜３０２：表示画面、４００〜４０２：表示画面。

Claims

複数のワークアイテムを順次実行し、そのワークアイテムの業務遷移を管理するワークフロー管理システムであって、複数のユーザ個々に割り当てられたワークアイテムを表示する表示装置と、あるユーザに割り当てられた遷移元ワークアイテムから遷移先である別ユーザに割り当てられた遷移先ワークアイテムを定義するワークフロー定義データを格納するテーブルとを設け、前記ワークフロー定義データが、遷移元ワークアイテムから次に遷移する遷移先ワークアイテムに加え、前記遷移先ワークアイテムをスキップする他の遷移先ワークアイテムを加えるように定義し、前記遷移元ワークアイテムから前記複数の遷移先ワークアイテムを表示装置に表示する様に動作することを特徴とするワークフロー管理システム。
前記他の遷移先ワークアイテムが、前記スキップした遷移先ワークアイテムの終了報告を条件として次のワークアイテムに遷移する様に前記ワークフロー定義データを定義することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理システム。
前記他の遷移先ワークアイテムにスキップするか否かの判断を、手動で判断する様に前記ワークフロー定義データに定義することを特徴とする請求項１又は２記載のワークフロー管理システム。