JP2002328819A - 情報管理システム、情報管理方法、及び情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 情報内容が更新されるデータの過去の履歴を
容易に再現することの可能な情報管理システム、情報管
理方法、及び情報管理プログラムを提供する。 【解決手段】 マスターレコードを更新する毎に、オリ
ジナルＩＤを承継し、かつ内容の更新された新たなマス
ターレコードを追加し、該マスターレコードに有効期間
を示す使用開始日時と使用終了日時を記録し、マスター
ファイルに時間の経過と共に更新されたマスターレコー
ドのすべてを記録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、情報管理システ
ム、情報管理方法、及び情報管理プログラムに係り、よ
り詳細には、更新されたマスターデータの履歴を管理す
ることの可能な情報管理システム、情報管理方法、及び
情報管理プログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術及び発明が解決しようとする課題】個別デ
ータを日々蓄積する際に参照するマスターファイルに
は、一般的に各々の個別データに共通するマスターデー
タが登録されている。例えば、企業の取引先についての
データ管理をする場合には、マスターファイルには、取
引先名称、取引先所在地、電話番号、担当者等の情報を
含むマスターレコードが登録され、マスターファイルと
は別に設けられた個別ファイルには、細かな取引内容に
ついての情報を含むレコードが登録さている。

【０００３】従来は、このマスターファイルの内容を更
新する場合には、修正日時及び修正内容を含むデータを
別ファイルで管理し、マスターファイル自体には最新の
情報を含むマスターデータのみが書き込まれていた。例
えば、特開平２−２２４１５５号公報で開示された手法
では、マスターＩＤと修正内容とが更新年月日及び次回
更新年月日とともに記録された履歴レコードを履歴デー
タファイルに保有し、マスターファイル自体には最新の
情報を書き込んで情報の管理を行っている。したがっ
て、過去の一時点における最新のマスターデータを再現
するためには、過去の一時点から現在に至るまでの履歴
データを抽出し、現在から過去の一時点までのすべての
履歴レコードを参照して、過去の一時点でのマスターデ
ータを作成する作業を行う必要があり、マスターデータ
再現に長時間要するといった問題があった。

【０００４】本発明は、上記問題点を解消するためにな
されたものであり、更新されたマスターデータの過去の
履歴を容易に再現することの可能な情報管理システム、
情報管理方法、及び情報管理プログラムを提供すること
を目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、第１の発明の情報管理システムは、レコードの同一
性を識別するためのＩＤ情報、レコードの有効期間を示
す有効期間情報、及びマスターデータを含むマスターレ
コードを複数記憶した記憶手段と、選択されたマスター
レコードのマスターデータが更新された場合に、更新さ
れたマスターデータに更新前のマスターレコードと同一
の前記ＩＤ情報と更新前のマスターレコードと重複しな
い新たな有効期間情報とを付加した更新後のマスターレ
コードを前記記憶手段に記憶するマスターレコード更新
手段と、前記記憶手段に記憶された内容から検索情報に
よって特定されるマスターレコードを検索する検索手段
と、を含んで構成されている。

【０００６】また、第２の発明の情報管理方法は、レコ
ードの同一性を識別するためのＩＤ情報、レコードの有
効期間を示す有効期間情報、及びマスターデータを含む
マスターレコードを記憶手段に複数記憶し、選択された
マスターレコードのマスターデータが更新された場合
に、更新されたマスターデータに更新前のマスターレコ
ードと同一の前記ＩＤ情報と更新前のマスターレコード
と重複しない新たな有効期間情報とを付加した更新後の
マスターレコードを前記記憶手段に記憶し、前記記憶手
段に記憶された内容から検索情報によって特定されるマ
スターレコードを検索するものである。

【０００７】さらに、第３の発明の情報管理プログラム
は、コンピュータを、レコードの同一性を識別するため
のＩＤ情報、レコードの有効期間を示す有効期間情報、
及びマスターデータを含むマスターレコードを記憶手段
に複数記憶させ、選択されたマスターレコードのマスタ
ーデータが更新された場合に、更新されたマスターデー
タに更新前のマスターレコードと同一の前記ＩＤ情報と
更新前のマスターレコードと重複しない新たな有効期間
情報とを付加した更新後のマスターレコードを作成し、
作成した更新後のマスターレコードを前記記憶手段に記
憶させ、前記記憶手段に記憶された内容から検索情報に
よって特定されるマスターレコードを検索するように機
能させるためのものである。

【０００８】第１、第２及び第３の発明によれば、選択
されたマスターレコードが更新される場合に、更新され
たマスターデータにマスターレコードと同一の前記ＩＤ
情報と更新前のマスターレコードと重複しない新たな有
効期間情報とを付した更新後のマスターレコードが作成
され、更新前のマスターレコードと同一の記録手段に記
録される。よって、同一ＩＤを持った異なる有効期間の
一連のマスターレコードが同一記憶手段内に記録される
ことになり、任意の検索情報に基づいて、記憶された内
容から特定されるマスターレコードを検索することによ
り、容易に過去の一時点での最新のマスターレコードを
参照することができる。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を説明する。

【００１０】本実施の形態の情報管理システム１０は、
図１に示すように、パーソナルコンピュータ（以下、パ
ソコンという）１２と、パソコン１２の入出力ポート１
２Ｄに接続された各種の入出力機器とから構成されてい
る。

【００１１】パソコン１２は、ＣＰＵ（中央演算処理装
置）１２Ａ、ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）１２Ｂ、
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）１２Ｃ、及び入出力
ポート１２Ｄを備え、これらはバスによって互いに接続
されている。

【００１２】この入出力ポート１２Ｄには、入出力機器
として、後述する情報管理プログラム等を書き込むと共
に、書き込まれたプログラムを読み出すための磁気ヘッ
ドとハードディスク（以下「ＨＤ」という）とを備えた
ハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤという）１４、
フロッピー（登録商標）ディスク（以下、ＦＤという）
２６に対してデータの読み書きをするためのフロッピー
ディスクドライブ（以下、ＦＤＤという）１６、ＣＤ−
ＲＯＭ３０からプログラムやデータを読み出すためのＣ
Ｄ−ＲＯＭドライブ（以下、ＣＤＤという）２８、ユー
ザがデータを入力するためのキーボード１８、マウス２
０、入力画面や処理結果等を表示するディスプレイ２
２、及び処理結果を印刷するレーザビームプリンタ２４
が接続されている。

【００１３】ＣＤーＲＯＭ３０には、新規にマスターデ
ータを登録する場合、及びマスターデータの内容に更新
が生じた場合にマスターデータの更新を行うためのマス
ターデータ登録・更新処理プログラム、及びトランザク
ションデータを集計するための集計処理プログラム等が
格納されている。マスターデータ登録・更新処理プログ
ラム及び集計処理プログラムは、パソコン１２がこれら
の処理プログラムをＣＤＤ２８を介して読み出し、読み
出した処理プログラムをＨＤＤ１４に書き込むことによ
り、パソコン１２にインストールされている。

【００１４】また、ＨＤＤ１４には、詳細を後述するマ
スターデータ登録・更新処理プログラムにしたがって作
成された複数のマスターレコード３２からなるマスター
ファイル３６及びトランザクションデータ３４を登録し
たトランザクションファイル３８が記録されている。マ
スターレコード３２には、図２（Ａ）に示すように、各
レコードに設定された共通の項目として、データ登録順
で構成されるマスターＩＤ４０、取引先の名称を示す得
意先名４２、取引先の所在地を示す所在地５０、及び取
引先の電話番号を示す電話番号５２等のマスターデータ
と、当該マスターデータの使用を開始した日時を示す使
用開始日時４６、当該マスターデータの使用を終了した
日時を示す使用終了日時４８、及び当該マスターデータ
が更新されて新たなマスターレコードが作成される毎に
承継されるオリジナルＩＤ４４の各項目に対応するデー
タが記録されている。なお、同一のオリジナルＩＤを有
するマスターレコード３２では、使用開始日時４６〜使
用終了日時４８の期間は重複しないように登録されてい
る。また、同一のオリジナルＩＤを有するマスターレコ
ードのうち、最新の使用開始日時の登録されたマスター
レコード３２には、市販のデータベースソフト・コンピ
ュータ言語で扱うことのできる日付型の最大値の日付
（以下「日付の最大値」という）が入力されている。

【００１５】トランザクションデータ３４は、図２
（Ｂ）に示すように、伝票日付６０、伝票番号６２、金
額６４、及びオリジナルＩＤ４４の各項目を含んで構成
されており、マスターデータとトランザクションデータ
とはオリジナルＩＤ４４をキー項目としてリンクされて
いる。

【００１６】次に、本実施の形態に係る、マスターデー
タを登録または更新するマスターデータ登録・更新処理
について説明する。

【００１７】図３に示すマスターデータ登録・更新処理
は、ユーザーにより登録・更新指示が行われることによ
り開始される。ユーザーは、マスターデータを新規に登
録する場合には図示しない新規登録ボタンをクリックし
て処理を指示し、既に登録されているマスターデータを
更新する場合には、図示しない検索画面から対象となる
マスターレコードのマスターＩＤ、得意先名、または所
在地等のマスターレコード３２を特定できる情報を入力
して登録・更新処理を指示する。図４に示す登録・更新
画面には、使用期間、マスターＩＤを示すコード、法人
・個人の区別、会社名、支店名、略称などの相手先情
報、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ，ＷＥＢ、担当
者等を表示するウインドウが配置され、更新画面の上部
には、登録、削除、リセット、のボタンが配置されてい
る。また、登録・更新画面の外側には、最新の情報を読
み出すための最新情報ボタン、及び更新基準日を設定す
るための更新基準日ボタン等の各種ボタンが配置されて
いる。ステップ７０で、ユーザーの指示が、マスターデ
ータの新規登録か更新登録かを判断する。

【００１８】新規登録の場合には、ステップ８０で、図
４に示す登録・更新画面の各ウインドウ内がブランクの
画面がディスプレイ２２に表示される。ユーザーは、各
々のウインドウに、新規に登録するマスターデータを入
力する。マスターレコードの使用開始日時およびマスタ
ーレコードの使用終了日時を定める更新基準日として
は、更新操作実行日が予め表示される。更新基準日を変
更する場合には、ユーザーは、更新基準ボタンをクリッ
クして図５に示す更新基準日の更新画面を表示させる。
更新基準日の更新画面には、更新基準日入力ウインド
ウ、ＯＫボタン、及びキャンセルボタンなどが配置され
ている。ユーザーは、更新基準日入力ウインドウに希望
する更新基準日を入力し、ＯＫボタンをクリックして更
新基準日を変更することができる。マスターデータおよ
び更新基準日の入力が完了すれば、ユーザーは登録ボタ
ンをクリックして登録の指示を行なう。ステップ８２で
登録の指示があるまで待機し、登録の指示があれば、ス
テップ８４で、新規のマスターレコードがマスターファ
イル３６内に作成されて新規登録処理を終了する。この
マスターレコードは、新たなマスターレコードに、入力
された内容に基づいてマスターデータが書き込まれ、使
用開始日には更新基準日が登録され、使用終了日には日
付の最大値が登録され、新たなオリジナルＩＤ４４が付
加されて作成される。

【００１９】一方、更新登録の場合には、ステップ７２
で、図４に示す登録・更新画面の各ウインドウに入力内
容によって特定されたマスターレコードの内、最新のマ
スターレコード（以下「元マスターレコード」という）
に基づいて、当該マスターレコードの使用期間、得意先
名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、Ｅメールアドレス
（電子メールアドレス）、担当者等のマスターデータの
表示された、更新画面がディスプレイ２２に表示され
る。マスターレコード３２の更新後のマスターレコード
（以下「新マスターレコード」という）の使用開始日時
および元のマスターレコードの使用終了日時を定める更
新基準日としては、更新操作実行日が予め表示される。
更新基準日を変更する場合には、上記で説明したよう
に、ユーザーは、更新基準ボタンをクリックして図５に
示す更新基準日の更新画面を表示させて行うことができ
る。また、マスターデータを更新する場合には、更新画
面の更新希望項目の入力ウインドウに表示されている更
新前のマスターデータを削除するとともに、更新後のマ
スターデータ情報を直接入力する。更新後のマスターデ
ータ情報の入力が完了すれば、ユーザーは登録ボタンを
クリックして登録を指示する。

【００２０】ステップ７４で、登録の指示があるまで待
機し、登録の指示があった場合には、ステップ７６で、
更新後のマスターデータに、元マスターレコードのオリ
ジナルＩＤと同一のオリジナルＩＤが付加された新マス
ターレコードが作成され、マスターファイル３６に登録
される。新マスターレコードの各項目には、以下の内容
が自動的に登録される。すなわち、マスターＩＤ４０に
は、元マスターレコードが有するマスターＩＤ４０とは
異なる任意のＩＤが登録され、更新のあった項目には更
新されたマスターデータの登録が行われる。また、使用
開始日時４６の欄には更新基準日が登録され、使用終了
日時の欄には日付の最大値が登録される。そして、その
他の項目、すなわちマスターデータが更新されていない
項目については、元マスターレコードのマスターデータ
の内容がそのまま登録される。

【００２１】ステップ７８で、元マスターレコードの使
用終了日時４８を、入力された（入力がなかった場合に
は更新操作実行日）更新基準日に書き換えて、更新処理
は終了する。

【００２２】図６には、オリジナルＩＤ＝１のマスター
レコードの得意先名が「ＡＢＣ商事」から「ＡＢＣ株式
会社」に更新された場合の元マスターレコード及び新マ
スターレコードを含むマスターファイル３６の一部が示
されている。マスターＩＤ＝１の元マスターレコードに
基づいて、マスターＩＤ＝３の新マスターレコードが作
成されている。新マスターレコードでは、得意先名が
「ＡＢＣ商事」から「ＡＢＣ株式会社」に更新され、使
用開始日時に２０００／０４／０１、使用終了日時に４
０００／１２／３１が記録されるとともに、所在地、電
話番号については元マスターレコードの所在地、電話番
号がそのまま書き込まれている。また、マスターＩＤ＝
１の使用終了日時が４０００／１２／３１から２０００
／０４／０１に書き換えられ、マスターＩＤ＝１のマス
ターレコードの使用終了日時とマスターＩＤ＝３のマス
ターレコードの使用開始日時とが同日、同時刻になるよ
うに変更されている。

【００２３】本実施の形態によれば、マスターデータを
更新する毎に、オリジナルＩＤを承継し、かつ内容の更
新された新たなマスターレコードが追加される。また、
マスターレコードには各マスターレコードの有効期間を
示す使用開始日時と使用終了日時が記録されている。し
たがって、マスターファイルには、時間の経過と共に更
新されたマスターレコードのすべてが有効期間を伴って
記録されるので、オリジナルＩＤが同一のレコードは時
系列的に連続した情報となり、演算処理をすることな
く、“使用開始日時≦任意の日時＜使用終了日時”の条
件に該当するマスターレコードを抽出するだけで、過去
のある時点でのマスターデータを、容易に参照すること
ができる。

【００２４】過去のある時点でのマスターデータを参照
するための検索処理は、図１０に示す手順で行われる。
ステップ１００で、検索条件を入力する。具体的には、
図４に示す画面の使用期間ウインドウに参照したいマス
ターデータの使用期間を入力し、その他のウインドウに
は検索条件としたい条件を該当するウインドウから入力
する。例えば、図７に示す例で、１９９９年６月２０日
時点の得意先名がＡＢＣ株式会社のマスターデータを参
照する場合には、使用期間ウインドウに「１９９９年６
月２０日」を入力し、会社名ウインドウに「ＡＢＣ株式
会社」を入力して検索ボタンをクリックする。入力があ
った場合には、ステップ１０２で、入力された検索条件
に該当するマスターレコードをマスターファイル３６内
で検索して抽出する。図７に示す例では、マスターファ
イルの中から“使用開始日時≦１９９９／０６／２０＜
使用終了日時”の条件を満たすマスターＩＤ＝１０のマ
スターレコードが抽出される。ステップ１０４で、抽出
されたマスターレコードに基づいてマスターデータを図
４に示す画面に表示して本処理を終了する。画面に表示
されたマスターデータでは、得意先名は異なっている
が、ＡＢＣ商事とＡＢＣ株式会社とは同一主体である。

【００２５】また、本実施の形態では最新のマスターレ
コードに使用終了日のデータを持たせているので、現在
の最新データよりも先の情報（将来の予定）に付いても
事前に登録することが可能となる。すなわち、得意先名
称の更新のように、事前に通知された情報について、当
該更新が実施される時点ではなく通知された時点で予め
有効期間を指定して更新の登録をすることができ、更新
入力のタイミングを配慮する必要がなくなる。

【００２６】また、元マスターレコードの「使用終了日
時」と新マスターレコード「使用開始日時」を同一日時
としているため、データの連続性が確保されており、デ
ータの連続性を確保するための複雑な処理が不要とな
る。

【００２７】さらに、マスターデータの更新に伴って更
新前のレコードを削除することがないので、削除による
記録媒体への未使用スペースの発生がなくなり、効率良
く記録媒体の領域を使用することができる。また、未使
用スペースをなくすためのデータの登録換えの必要もな
くなり、データの登録換え処理による負荷上昇のための
他の処理の効率低下を防止することもできる。

【００２８】次に、本実施の形態の集計処理について説
明する。

【００２９】図８に示す集計処理は、ユーザーによりキ
ーボード１８およびマウス２０から、集計の対象とする
得意先名が入力されて集計指示が行われることにより開
始される。ステップ９０で、ディスプレイ２２に、図９
（Ａ）に示す集計処理画面が表示される。集計処理画面
には、集計条件を指定するための、勘定科目ウインド
ウ、部門指定ウインドウ、集計期間ウインドウ、及び集
計結果を表示するための結果表示ウインドウ８０が配置
されている。ユーザーは、勘定科目、部門、集計期間の
各ウインドウから集計条件を入力し、図示しない集計開
始ボタンをクリックすることにより、集計開始の指示を
行う。ステップ９２で、集計開始指示があるまで待機
し、集計開始指示があった場合には、ステップ９４で、
指定された勘定科目の指定された得意先名に対応するオ
リジナルＩＤを持ち、さらに伝票日付が集計期間内のト
ランザクションデータが抽出される。例えば図２に示す
例で、得意先名＝ＡＢＣ株式会社について、集計期間＝
１９９９／０４／０１〜２０００／０８／３１、の条件
が入力されると、ａおよびｂのトランザクションデータ
が抽出される。ステップ９６で、抽出されたトランザク
ションデータの金額の合計が算出され、ステップ９８
で、算出された合計額がディスプレイ２２に表示されて
本処理を終了する。

【００３０】図９（Ｂ）に示す例では、得意先名＝ＡＢ
Ｃ株式会社の、勘定科目＝売掛金、集計期間＝１９９９
／０４／０１〜２０００／０８／３１での集計結果が表
示されている。なお、ＡＢＣ株式会社は、２０００／０
４／０１に社名変更しているが、社名変更前のトランザ
クションデータについても集計の対象として集計結果が
出力されている。

【００３１】本実施の形態によれば、トランザクション
データにマスターデータの更新に伴って承継されるオリ
ジナルＩＤが記録されており、このオリジナルＩＤに基
づいて集計対象となるトランザクションデータを抽出す
るので、集計の際に集計期間内に得意先名称等の更新が
あった場合でも、当該更新の影響を受けずに伝票集計を
行うことができる。

【００３２】

【発明の効果】以上説明したように、第１、第２及び第
３の発明によれば、選択されたマスターレコードが更新
される場合に、更新されたマスターデータにマスターレ
コードと同一の前記ＩＤ情報と更新前のマスターレコー
ドと重複しない新たな有効期間情報とを付した更新後の
マスターレコードが作成され、更新前のマスターレコー
ドと同一の記録手段に記録される。よって、同一ＩＤを
持った異なる有効期間の一連のマスターレコードが同一
記憶手段内に記録されることになり、任意の検索情報に
基づいて、記憶された内容から特定されるマスターレコ
ードを検索することにより、容易に過去の一時点での最
新のマスターレコードを参照することができる、という
効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の情報管理システムの概略図である。

【図２】（Ａ）は本実施の形態のマスターレコードの一
部であり、（Ｂ）は本実施の形態のトランザクションデ
ータの一部である。

【図３】マスターデータ登録・更新処理のフローチャー
ト図である。

【図４】マスターデータ更新画面の例である。

【図５】更新基準日の更新画面の例である。

【図６】マスターデータ更新前及び更新後のマスターフ
ァイルの一部である。

【図７】本実施の形態のマスターファイルの一部であ
る。

【図８】集計処理のフローチャート図である。

【図９】（Ａ）は集計条件入力画面例であり、（Ｂ）
は、集計結果出力画面例である。

【図１０】検索処理のフローチャート図である。

【符号の説明】

１０ 情報管理システム １２ パソコン ２６ ＦＤ ３０ ＣＤ ３２ マスターデータ ３６ マスターファイル ４０ マスターＩＤ ４４ オリジナルＩＤ ４６ 使用開始日時 ４８ 使用終了日時 ７４ 新マスターデータ作成処理（更新手段）

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B075 ND02 NR02 NR14 PP02 PP03 PQ02 PR03 5B082 EA10 GA16

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 レコードの同一性を識別するためのＩＤ
   情報、レコードの有効期間を示す有効期間情報、及びマ
   スターデータを含むマスターレコードを複数記憶した記
   憶手段と、 選択されたマスターレコードのマスターデータが更新さ
   れた場合に、更新されたマスターデータに更新前のマス
   ターレコードと同一の前記ＩＤ情報と更新前のマスター
   レコードと重複しない新たな有効期間情報とを付加した
   更新後のマスターレコードを前記記憶手段に記憶するマ
   スターレコード更新手段と、 前記記憶手段に記憶された内容から検索情報によって特
   定されるマスターレコードを検索する検索手段と、 を備えた情報管理システム。
2. 【請求項２】 レコードの同一性を識別するためのＩＤ
   情報、レコードの有効期間を示す有効期間情報、及びマ
   スターデータを含むマスターレコードを記憶手段に複数
   記憶し、 選択されたマスターレコードのマスターデータが更新さ
   れた場合に、更新されたマスターデータに更新前のマス
   ターレコードと同一の前記ＩＤ情報と更新前のマスター
   レコードと重複しない新たな有効期間情報とを付加した
   更新後のマスターレコードを前記記憶手段に記憶し、 前記記憶手段に記憶された内容から検索情報によって特
   定されるマスターレコードを検索する情報管理方法。
3. 【請求項３】 コンピュータを、 レコードの同一性を識別するためのＩＤ情報、レコード
   の有効期間を示す有効期間情報、及びマスターデータを
   含むマスターレコードを記憶手段に複数記憶させ、 選択されたマスターレコードのマスターデータが更新さ
   れた場合に、更新されたマスターデータに更新前のマス
   ターレコードと同一の前記ＩＤ情報と更新前のマスター
   レコードと重複しない新たな有効期間情報とを付加した
   更新後のマスターレコードを作成し、 作成した更新後のマスターレコードを前記記憶手段に記
   憶させ、 前記記憶手段に記憶された内容から検索情報によって特
   定されるマスターレコードを検索する、 ように機能させるための情報管理プログラム。