JP2002324030A - 電子メールシステムおよびその宛先名称付加方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 受信した電子メールに返信する場合、返信す
るメールのアドレスに付加する名称を自動的に適切に行
った返信メールの書式を生成し、返信メールの宛先に対
して、容易に適切な名称、敬称を用いる電子メールシス
テムおよびその宛先名称付加方法を提供する。 【解決手段】 アドレス帳手段１と返信メール書式作成
手段２とを備えることにより、受信した電子メールに返
信する場合、返信メール書式作成手段２は、返信先のメ
ールアドレスに基づいて、アドレス帳手段１を検索し、
当該アドレスが格納されていてかつ、名称が付加されて
いる場合、返信先メールアドレスに付加する宛先名称
を、前記アドレス帳手段に格納されている当該メールア
ドレスの名称に置き換える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールシステ
ムおよびその宛先名称付加方法に関するものであり、特
に、メール宛先のメールアドレスに対し適切な表示名称
を付加できるようにしたものに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、インターネットの普及に伴い、電
子メールの利用が大きく広がっていて、電子メールの宛
先であるメールアドレスには、メールアドレスの持ち主
の名前などの名称を付加することが一般的に行われてい
る。電子メールが着信するとこの名称がメールアドレス
に代えて表示されるため、どの送信者からのメールかが
分かりやすくなっている。

【０００３】これを実現するために、電子メールシステ
ムは、一般的にメールアドレスとメールアドレスの持ち
主の名前を整理保管するアドレス帳手段を備えている。
このような電子メールシステムにおいて、新規に電子メ
ールを作成する際には、宛先メールアドレスに対して、
アドレス帳に登録された名称を付加することを行なう。

【０００４】図４は、受信した電子メールの例を示す図
である。図４に示す受信した電子メールのアドレスに関
しては、Fromフィールド１０と、Toフィールド１１と、
CCフィールド１２とがある。Fromフィールド１０には発
信人のメールアドレス１５と、発信人自らが付加した発
信人の名称１６とがある。Toフィールド１１には本受信
メールの受取人のメールアドレス１７と、発信人が付加
した受取人の名称１８とがあり、CCフィールド１２に
は、本受信メールを写しとして発信者が受取人以外の宛
先を指定するCC先のメールアドレス１９，２１と、メー
ルアドレス１９，２１に対して発信人が付加したCC先の
名称２０，２２とがある。

【０００５】また、Subjectフィールド１３には発信人
がメールの件名を記入し、本文１４は発信人がメッセー
ジの本文を記入する。この図４に示すように、メールの
送り主は、メールアドレス１５に付加する名称１６に氏
名を用いることが多いが、通常、送り主自身の氏名に敬
称は付けない。

【０００６】図６は、従来の電子メールシステムが、受
信したメールのデータを用いて自動的に作成する返信メ
ールの書式の例を示す図である。図６において、５０は
Fromフィールド、５１はToフィールド、５２はCCフィー
ルド、５３はSubjectフィールド、５４は本文、５５は
発信人のメールアドレス、５６は発信人の名称、５７は
受取人のメールアドレス、５８は受取人の名称、５９、
６１は受取人、即ち元の発信者以外のCC先のメールアド
レス、６０、６２はCC先の名称である。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】このように、従来の電
子メールシステムでは返信メールを作成しようとする
と、受信した電子メールに使われていたメールアドレス
に付加されていた名称を返信先の宛先名称として用いて
自動的に返信メールの書式を作成する。このため、受取
人はこの書式を用いて直ちに返信メールを作成しこれを
送信することが可能になっている。

【０００８】しかしながら、この従来の返信メールの作
成方式では、送り主自身の名称をそのまま受け取り人の
名称として使用するため、受取人に敬称が付加されなか
ったり、不適切な敬称となったりし、特に返信先が自社
の上司や他社の人間である等の場合には失礼にあたるな
どの問題があった。

【０００９】例えば、図6に示すような返信メールの書
式において、返信先の名称５８は単に「佐藤」となって
おり、他社の人間に対し敬称が付加されずに呼び捨てと
なってしまう、などという問題が生じている。従って、
たとえ、電子メール本文で、適切に敬称を用いていて
も、メールアドレスに付加される名称で呼び捨てにして
は失礼にあたる恐れがある。

【００１０】本発明は、上記のような問題を解決するた
めになされたもので、返信メール宛先に適切な名称を付
加することができる電子メールシステムおよびその宛先
名称付加方法を提供することを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記問題を解決するため
に、本発明の請求項１に記載の電子メールシステム宛先
名称付加方法は、電子メールを送受信する電子メールシ
ステムの宛先名称付加方法であって、電子メールアドレ
スと該電子メールアドレスに対応する名称とを予めアド
レス帳手段に登録し、受信メールに対する返送メールを
作成する際に返送先の電子メールアドレスを用いて上記
アドレス帳手段を検索し、返送先の電子メールアドレス
に対応する名称が上記アドレス帳手段に登録されていた
場合、当該名称を上記アドレス帳手段から取得し、返信
先の電子メールアドレスに対する宛先名称として付加す
る、ようにしたものである。

【００１２】また、本発明の請求項２に記載の電子メー
ルシステム宛先名称付加方法は、請求項１記載の電子メ
ールシステムの宛先名称付加方法において、上記アドレ
ス帳手段を検索する際に、返送メールを写しとして上記
受信メールの発信者以外に送信するカーボンコピー（Ca
rbon Copy；以下、ＣＣと称す）メールの宛先の電子メ
ールアドレスをも用いて検索を行い、上記ＣＣメールの
宛先の電子メールアドレスに対応する名称が上記アドレ
ス帳手段に登録されていた場合、当該名称を上記アドレ
ス帳手段から取得し、ＣＣメールの電子メールアドレス
に対する宛先名称として付加する、ようにしたものであ
る。

【００１３】また、本発明の請求項３に記載の電子メー
ルシステム宛先名称付加方法は、請求項１または請求項
２に記載の電子メールシステムの宛先名称付加方法にお
いて、前記アドレス帳手段に名称を登録する際、敬称が
必要な電子メールアドレスに対しては予め敬称を付加し
ておく、ようにしたものである。

【００１４】また、本発明の請求項４に記載の電子メー
ルシステムは、電子メールを送受信する電子メールシス
テムにおいて、電子メールアドレスと該電子メールアド
レスに対応する名称とのデータベースを有するアドレス
帳手段と、受信した電子メールに対して返信する場合
に、返信先の電子メールアドレスによって、前記アドレ
ス帳手段を検索し、当該電子メールアドレスが格納され
ており、かつ、前記名称が付加されている場合は、前記
名称を前記返信先の電子メールアドレスに対する宛先名
称として付加する返信メール書式作成手段と、を備えた
ものである。

【００１５】また、本発明の請求項５に記載の電子メー
ルシステムは、請求項４に記載の電子メールシステムに
おいて、前記返信メール書式作成手段は、本返信メール
を写しとして返信者が送信するＣＣメールの宛先の電子
メールアドレスによって、前記アドレス帳手段を検索
し、当該電子メールアドレスが格納されており、かつ、
前記名称が付加されている場合は、前記名称を前記ＣＣ
メールの電子メールアドレスに対する宛先名称として付
加する、ようにしたものである。

【００１６】また、本発明の請求項６に記載の電子メー
ルシステムは、請求項４または請求項５に記載の電子メ
ールシステムにおいて、前記アドレス帳手段に格納する
名称は、敬称が必要な電子メールアドレスに対しては予
め敬称が付加されているものを格納しておく、ようにし
たものである。

【００１７】

【発明の実施の形態】（実施の形態１）この実施の形態
１は、返信メール宛先のアドレスに、既に受信したメー
ルの発信人の名称をそのまま付加するのに代えて、アド
レス帳手段に登録された名称を用いるようにしたもので
ある。このため、予め敬称を含んだ名称をアドレス帳手
段に登録しておくことにより、宛先に適切な敬称を含ん
だ返信メールを作成できるものである。

【００１８】以下に、本発明の実施の形態１を、図１な
いし図５を用いて詳細に説明する。図１は、この発明の
実施の形態１による電子メールシステムの構成を示すブ
ロック図である。図１において、１はアドレス帳手段、
２は返信メール書式作成手段、３は受信メール、４は返
信メール書式である。

【００１９】次に、上記のような構成を有する電子メー
ルシステムの動作について、図２を参照しながら説明す
る。図２は、この発明の実施の形態１に係る電子メール
システムの、受信したメールに対して返信するときの、
返信メール書式作成手段２の動作を示すフローチャート
である。

【００２０】ステップ(STEP)１０は、この図２のフロー
全体の処理が、受信したメールに対して返信メール処理
を行う旨を示す。まず、ステップ１１において、受信メ
ール３のFromフィールドのアドレスによって、アドレス
帳手段１を検索する。次に、ステップ１２において、ス
テップ１１の検索結果を判定する。該メールアドレスが
ない場合、ステップ１５に行く。また、該メールアドレ
スがある場合、ステップ１３へ進む。

【００２１】ステップ１３において、上記メールアドレ
スに名称があるかどうかをチェックする。名称がない場
合、ステップ１５に進み、名称がある場合はステップ１
４へ進む。ステップ１４では、返信メールのToフィール
ドに返信先アドレスをアドレス帳を検索して得た名称を
付加して記述し、ステップ１６へ進む。ステップ１５で
は、返信メールのToフィールドに返信先アドレスを記述
し、名称を付加しないで、ステップ１６へ進む。ステッ
プ１６においては、受信メールのＣＣフィールドのアド
レスによって、アドレス帳手段１を検索する。

【００２２】ステップ１７では、ステップ１６の検索結
果を判定し、該メールアドレスがない場合、ステップ２
０へ進む。また、該メールアドレスが有る場合、ステッ
プ１８へ進む。ステップ１８では、当該アドレスに名称
があるかどうかをチェックする。上記アドレスの名称が
存在しない場合、ステップ２０に進む。また、上記アド
レスの名称がある場合、ステップ１９に進む。ステップ
１９では、返信メールのＣＣフィールドに、ＣＣ先アド
レスをアドレス帳を検索して得た名称を付加して記述す
る。ステップ２０では、返信メールのＣＣフィールド
に、ＣＣ先アドレスを記述し、名称を付加しないことに
する。

【００２３】また、図３は、本発明の実施の形態１によ
る電子メールシステムのアドレス帳手段の構成を示す図
である。図３に示すように、アドレス帳手段には、メー
ルアドレスと各アドレスに付加する名称が格納されてい
る。

【００２４】この名称は、電子メールシステムの使用者
が電子メールアドレスを登録する際に、予め「様」等の
敬称が必要と判断するアドレスに対し敬称を付加した名
称を登録しておく。

【００２５】なお、この敬称の付加は電子メールシステ
ムが自動的に行うことも可能である。例えば、ＬＡＮに
接続されたパソコンの電子メールシステムではＬＡＮへ
の接続設定時に自己の電子メールアドレスをパソコンに
教える必要があるが、その際これを自動的に登録してお
き、後にアドレス帳に登録される電子メールアドレスと
ドメイン名を比較する、等により電子メールアドレスが
自社宛のものか他社宛のものかを判断できるので、他社
宛の名称には敬称を自動的に付加して登録する。あるい
は、プロバイダにオンラインでサインアップする際、自
己の電子メールアドレスを使用者が決定するので、これ
を登録しておき、後にアドレス帳に登録される電子メー
ルアドレスとドメイン名を比較する、等により電子メー
ルアドレスが自社宛のものか他社宛のものかを判断し
て、必要な名称には自動的に敬称を付加して登録する、
等が可能である。

【００２６】次に、図２のフローを実行することによっ
て得られる、本発明の作用効果について説明する。図５
は、本発明の実施の形態１による電子メールシステムに
よって図４に示す受信メールに対して作成された返信メ
ールの書式の例である。

【００２７】図５の示すように、返信メールにおいてア
ドレスに関しては、Fromフィールド３０とToフィールド
３１とCCフィールド３２とがある。Fromフィールド３０
には返信者のメールアドレス３５と返信者が付加した返
信者の名称３６と、Toフィールド３１には本返信メール
の受け取り人のメールアドレス３７と返信者が付加した
受け取り人の名称３８と、CCフィールド３２には、本返
信メールを写しとして返信者が送信する宛先のメールア
ドレス３９、４１と、メールアドレス３９に対して返信
者が付加した名称４０と、メールアドレス４１に対して
返信者が付加した名称４２とを含んでいる。図５から、
返信宛先のアドレスに適切な名称が付けられていること
が分かる。

【００２８】このように、本実施の形態の電子メールシ
ステムでは、アドレス帳手段と返信メール書式作成手段
とを備え、受信した電子メールに返信する場合、返信先
メールアドレスに付加する宛先名称を、アドレス帳手段
に格納されている当該メールアドレスに対応する名称に
置き換えるようにしたので、宛先に応じて予め敬称を含
んだ適切な名称を登録しておくことにより、返信するメ
ールのアドレスに付加する名称を自動的に適切なものに
変換することができる。

【００２９】なお、上記実施の形態では適切な敬称を付
加するように名称を変換したが、例えば、社名変更後の
会社からのメールの名称が変更前の社名のままである場
合に、返信メールの宛先を新社名にするなど、上記以外
の目的で、返信するメールのアドレスに付加する名称
を、元の発信者が付加した名称から変換するのに使用し
てもよい。

【００３０】また、上記実施の形態はパソコンにより実
現することを想定しているが、携帯電話機等、電子メー
ルシステムが稼働するものであれば、他のシステムに適
用してもよい。

【００３１】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明によれば、
受信した電子メールに返信する場合、返信するメールの
アドレスに名称を自動的に適切に付加した返信メールの
書式を生成することが可能となり、生成された返信メー
ルの書式を用いることで返信メールの宛先に対して、容
易に適切な名称、敬称を用いることができる。

【００３２】即ち、本発明の請求項１に記載の電子メー
ルシステムの宛先名称付加方法によれば、電子メールを
送受信する電子メールシステムの宛先名称付加方法であ
って、電子メールアドレスと該電子メールアドレスに対
応する名称とを予めアドレス帳手段に登録し、受信メー
ルに対する返送メールを作成する際に返送先の電子メー
ルアドレスを用いて上記アドレス帳手段を検索し、返送
先の電子メールアドレスに対応する名称が上記アドレス
帳手段に登録されていた場合、当該名称を上記アドレス
帳手段から取得し、返信先の電子メールアドレスに対す
る宛先名称として付加する、ようにしたので、受信した
電子メールに返信する場合、返信するメールのアドレス
に付加する名称を、アドレス帳手段に登録してある名称
に自動的に変更して返信メールの書式を生成することが
可能となり、このため、予め適切な名称を登録しておく
ことにより、生成された返信メールの書式を用いること
で、返信メールの宛先に対して、容易に適切な名称を用
いることができる、電子メールシステムの宛先名称付加
方法が得られる効果がある。

【００３３】また、本発明の請求項２に記載の電子メー
ルシステムの宛先名称付加方法によれば、請求項１記載
の電子メールシステムの宛先名称付加方法において、上
記アドレス帳手段を検索する際に、返送メールを写しと
して上記受信メールの発信者以外に送信するカーボンコ
ピー（Carbon Copy；以下、ＣＣと称す）メールの宛先
の電子メールアドレスをも用いて検索を行い、上記ＣＣ
メールの宛先の電子メールアドレスに対応する名称が上
記アドレス帳手段に登録されていた場合、当該名称を上
記アドレス帳手段から取得し、ＣＣメールの電子メール
アドレスに対する宛先名称として付加する、ようにした
ので、返信メールとともに送信するＣＣメールに対して
も容易に適切な名称を用いることができる、電子メール
システムの宛先名称付加方法が得られる効果がある。

【００３４】また、本発明の請求項３に記載の電子メー
ルシステム宛先名称付加方法によれば、請求項１または
請求項２に記載の電子メールシステムの宛先名称付加方
法において、前記アドレス帳手段に名称を登録する際、
敬称が必要な電子メールアドレスに対しては予め敬称を
付加しておく、ようにしたので、返信メールまたはＣＣ
メールを送信する際に、容易に宛先に敬称を付加でき
る、電子メールシステムの宛先名称付加方法が得られる
効果がある。

【００３５】また、本発明の請求項４に記載の電子メー
ルシステムによれば、電子メールを送受信する電子メー
ルシステムにおいて、電子メールアドレスと該電子メー
ルアドレスに対応する名称とのデータベースを有するア
ドレス帳手段と、受信した電子メールに対して返信する
場合に、返信先の電子メールアドレスによって、前記ア
ドレス帳手段を検索し、当該電子メールアドレスが格納
されており、かつ、前記名称が付加されている場合は、
前記名称を前記返信先の電子メールアドレスに対する宛
先名称として付加する返信メール書式作成手段と、を備
えたので、受信した電子メールに返信する場合、返信す
るメールのアドレスに付加する名称を、アドレス帳手段
に登録してある名称に自動的に変更して返信メールの書
式を生成することが可能となり、このため、予め適切な
名称を登録しておくことにより、生成された返信メール
の書式を用いることで、返信メールの宛先に対して、容
易に適切な名称を用いることができる、電子メールシス
テムが得られる効果がある。

【００３６】また、本発明の請求項５に記載の電子メー
ルシステムによれば、請求項４に記載の電子メールシス
テムにおいて、前記返信メール書式作成手段は、本返信
メールを写しとして返信者が送信するＣＣメールの宛先
の電子メールアドレスによって、前記アドレス帳手段を
検索し、当該電子メールアドレスが格納されており、か
つ、前記名称が付加されている場合は、前記名称を前記
ＣＣメールの電子メールアドレスに対する宛先名称とし
て付加する、ようにしたので、返信メールとともに送信
するＣＣメールに対しても容易に適切な名称を用いるこ
とができる、電子メールシステムが得られる効果があ
る。

【００３７】また、本発明の請求項６に記載の電子メー
ルシステムによれば、請求項４または請求項５に記載の
電子メールシステムにおいて、前記アドレス帳手段に格
納する名称は、敬称が必要な電子メールアドレスに対し
ては予め敬称が付加されているものを格納しておく、よ
うにしたので、返信メールまたはＣＣメールを送信する
際に、容易に宛先に敬称を付加できる、電子メールシス
テムが得られる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態１に係る電子メールシステ
ムの構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の実施の形態１に係る電子メールシステ
ムの動作を示すフローチャートを示す図である。

【図３】本発明の実施の形態１に係る電子メールシステ
ムのアドレス帳手段の構成を示す図である。

【図４】受信した電子メールの例を示す図である。

【図５】本発明の実施の形態１に係る電子メールシステ
ムの返信メールの書式例を示す図である。

【図６】従来の電子メールシステムが作成する返信メー
ルの書式の例を示す図である。

【符号の説明】

１ アドレス帳手段 ２ 返信メール書式作成手段 ３ 受信メール ４ 返信メール書式 １０ Fromフィールド １１ Toフィールド １２ CCフィールド １３ Subjectフィールド １４ 本文 １５ 発信人のメールアドレス １６ 発信人の名称 １７ 受取人のメールアドレス １８ 受取人の名称 １９ CC先のメールアドレス ２０ CC先の名称 ２１ CC先のメールアドレス ２２ CC先の名称 ３０ Fromフィールド ３１ Toフィールド ３２ CCフィールド ３３ Subjectフィールド ３４ 引用された文 ３５ 発信人のメールアドレス ３６ 発信人の名称 ３７ 受取人のメールアドレス ３８ 受取人の名称 ３９ CC先のメールアドレス ４０ CC先の名称 ４１ CC先のメールアドレス ４２ CC先の名称 ５０ Fromフィールド ５１ Toフィールド ５２ CCフィールド ５３ Subjectフィールド ５４ 引用された文 ５５ 発信人のメールアドレス ５６ 発信人の名称 ５７ 受取人のメールアドレス ５８ 受取人の名称 ５９ CC先のメールアドレス ６０ CC先の名称 ６１ CC先のメールアドレス ６２ CC先の名称

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールを送受信する電子メールシス
   テムの宛先名称付加方法であって、 電子メールアドレスと該電子メールアドレスに対応する
   名称とを予めアドレス帳手段に登録し、 受信メールに対する返送メールを作成する際に返送先の
   電子メールアドレスを用いて上記アドレス帳手段を検索
   し、 返送先の電子メールアドレスに対応する名称が上記アド
   レス帳手段に登録されていた場合、当該名称を上記アド
   レス帳手段から取得し、返信先の電子メールアドレスに
   対する宛先名称として付加する、 ことを特徴とする電子メールシステムの宛先名称付加方
   法。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子メールシステムの宛
   先名称付加方法において、 上記アドレス帳手段を検索する際に、 返送メールを写しとして上記受信メールの発信者以外に
   送信するカーボンコピー（Carbon Copy；以下、ＣＣと
   称す）メールの宛先の電子メールアドレスをも用いて検
   索を行い、 上記ＣＣメールの宛先の電子メールアドレスに対応する
   名称が上記アドレス帳手段に登録されていた場合、当該
   名称を上記アドレス帳手段から取得し、ＣＣメールの電
   子メールアドレスに対する宛先名称として付加する、 ことを特徴とする電子メールシステムの宛先名称付加方
   法。
3. 【請求項３】 請求項１または請求項２に記載の電子メ
   ールシステムの宛先名称付加方法において、 前記アドレス帳手段に名称を登録する際、敬称が必要な
   電子メールアドレスに対しては予め敬称を付加してお
   く、 ことを特徴とする電子メールシステムの宛先名称付加方
   法。
4. 【請求項４】 電子メールを送受信する電子メールシス
   テムにおいて、 電子メールアドレスと該電子メールアドレスに対応する
   名称とのデータベースを有するアドレス帳手段と、 受信した電子メールに対して返信する場合に、返信先の
   電子メールアドレスによって、前記アドレス帳手段を検
   索し、当該電子メールアドレスが格納されており、か
   つ、前記名称が付加されている場合は、前記名称を前記
   返信先の電子メールアドレスに対する宛先名称として付
   加する返信メール書式作成手段と、を備えた、 ことを特徴とする電子メールシステム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の電子メールシステムに
   おいて、 前記返信メール書式作成手段は、本返信メールを写しと
   して返信者が送信するＣＣメールの宛先の電子メールア
   ドレスによって、前記アドレス帳手段を検索し、当該電
   子メールアドレスが格納されており、かつ、前記名称が
   付加されている場合は、前記名称を前記ＣＣメールの電
   子メールアドレスに対する宛先名称として付加する、 ことを特徴とする電子メールシステム。
6. 【請求項６】 請求項４または請求項５に記載の電子メ
   ールシステムにおいて、 前記アドレス帳手段に格納する名称は、敬称が必要な電
   子メールアドレスに対しては予め敬称が付加されている
   ものを格納しておく、 ことを特徴とする電子メールシステム。