JP2007047963A - 同報通信のための電子メールシステム - Google Patents

Abstract

【課題】
メール送信者がメール受信者単位に送信メールの重要箇所及び不要箇所を指定でき、メール受信者が受信メールの重要箇所を容易に判断することができる同報通信のための電子メールシステムを提供することを目的とする。
【解決手段】
複数の宛先に同報通信で送信する際、メール本文中の所定の項目に対して当該項目を強調表示および／または不可視表示する宛先を指定する。メール本文を前記複数の宛先ごとのメールボックスにそれぞれ格納する際、その宛先が前記強調表示および／または不可視表示する項目に指定されている宛先であったときは、自動的に前記メール本文中の当該項目部分を強調表示および／または不可視表示する表現形式に変換して格納する。これにより、各メール受信者の端末上では、その受信者にとって特に重要な部分が強調表示され、また、その受信者にとって不要な部分が不可視表示される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、メール送信者が受信者単位に送信メールの重要箇所を指定でき、メール受信者が受信メールの重要箇所を容易に判断できる電子メールシステムに関するものである。

従来、社内のローカルエリアネットワークシステムやインターネット通信網に接続されたさまざまな端末システムにより、多数の利用者が、電子メールシステムを利用している。多数の利用者が電子メールシステムを利用している状況においては、送受信される電子メールの数が多くなり、そのため、電子メールシステムが有効に活用されない状況が生じてきている。

電子メールシステムにおいては、例えば、メール受信者が多数の電子メールを受信した場合、メール受信者は、メール本文を読み捨てる、あるいはメール主題だけで判断し、メール本文を読むことすらしない場合がある。また、メール受信者が非常に長い本文のメールを受信した場合、メール受信者は、メール本文を斜め読みする場合がある。そのような場合、メール送信者はメール受信者にメール本文にて用件を伝えたと思っていても、メール受信者には用件が正しく伝わっていない状況が生じてしまうことが起こり得る。

このような問題を解決するための技術として、例えば下記特許文献１及び特許文献２に記載の技術が知られている。

下記特許文献１に記載のものは、メール送信者がメール受信者それぞれに対して個別に重要度情報を付加してメールを送信できるようにし、メール受信者は、この重要度情報を利用することにより、自分にとってどのような重要度を持ったメールであるかを確実に判断することができるようにしたものである。

また、下記特許文献２に記載のものは、メール受信者側にメールの重要度を表すキーワードを記憶しておき、メールを受信したらメール本文から前記キーワードを検索し、キーワードが検索された場合、メール本文中の前記キーワードの表示形態を変えて表示するとともに、メール表題に前記キーワードの位置をメール本文における行番号で表示することにより、メール受信者が受信メールの重要箇所を瞬時に判断できるようにしたものである。
特開平７−２８８５４４号公報 特開２００３−２２２４１号公報

しかしながら、特許文献１に記載の技術は、メール受信者が受信したメールが自分にとってどの程度重要なものであるかを判断することはできるものの、例えばメール本文中にメール受信者にとって必ずしも重要でない文があったとしても、メール受信者は重要と設定されたメールについてはメール本文に全て目を通さなければならなくなる。そのようなケースが続くと、メール受信者は重要と設定されているメールであっても、受信したメール本文が長い場合には斜め読みや読み飛ばしするケースが増え、メール送信者の真意がメール受信者に正しく伝わらない問題は残る。

また、特許文献２に記載の技術では、重要度を表すキーワードをメール受信者が登録するため、メール送信者の真意を表すキーワードがメール受信者側に記憶されていなければ、メール受信者がメール送信者の真意を表すメール本文を読み飛ばすことになり、やはりメール送信者の真意がメール受信者に正しく伝わらない問題は残る。

本発明は、上述したような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、メール送信者がメール受信者単位に送信メールの重要箇所及び不要箇所を指定でき、メール受信者が受信メールの重要箇所を容易に判断することができる同報通信のための電子メールシステムを提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明に係る電子メールシステムは、複数の宛先に対して同報通信のメールを送信する電子メールシステムであって、作成したメール本文を同報通信する複数の宛先を特定するための情報を指定するとともに、該メール本文中の所定の項目に対して当該項目を強調表示および／または不可視表示する宛先を指定する手段と、前記メール本文を前記複数の宛先ごとのメールボックスに格納する際、その宛先が前記強調表示および／または不可視表示する項目に指定されている宛先であったときは、前記メール本文中の当該項目部分を強調表示および／または不可視表示する表現形式に変換する手段と、前記宛先ごとにメールボックスに格納されたメール本文を、各宛先の受信クライアントに送信する手段とを備えることを特徴とする。

このような特徴を有する本発明の電子メールシステムにおいては、複数の宛先に同報通信で送信する際に、メール本文中の所定の項目に対して当該項目を強調表示および／または不可視表示する宛先を指定することができる。そのような指定をしたメールについては、メール本文が前記複数の宛先ごとのメールボックスにそれぞれ格納される際、その宛先が前記強調表示および／または不可視表示する項目に指定されている宛先であったときは、自動的に前記メール本文中の当該項目部分が強調表示および／または不可視表示する表現形式に変換されて格納される。これにより、各メール受信者の端末上では、その受信者にとって特に重要な部分が強調表示され、また、その受信者にとって不要な部分が不可視表示される。すなわち、本発明の電子メールシステムによれば、メール送信者が複数のメール受信者へ電子メールを送信すると、その受信者にとって関連する部分のみが自動的に可視表示されるとともに、その中で特に重要な部分があれば自動的に強調表示される。これにより、メール受信者はその受信者にとって関連する部分の参照が容易になるとともに、その中で特に重要な部分を容易に認識することができる。

なお、受信クライアントに対して送る電子メール情報に、不可視表現した箇所を示す不可視表現情報を含めて送るようにし、受信クライアント側では不可視表現と可視表現を切替えることができるようにしてもよい。これにより、メール受信者は、必要に応じ、メール送信者がその受信者にとって不要と判断した部分を参照することができる。

本発明に係る同報通信のための電子メールシステムによれば、メール送信者はメール受信者それぞれに対してメール送信者の意図を確実に伝えることができ、また、メール受信者はメール送信者の意図を容易に判断することができ、電子メールシステムを有効に活用することができるという効果がある。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して具体的に説明する。

図１は、本発明の一実施の形態に係る電子メールシステムの概略構成を示す。このシステムは、送信クライアント１１、メールサーバ１２、及び複数の受信クライアント１３を備える。受信クライアント１３は１台のみ図示したが、同様の構成の受信クライアントが複数備えられているものとする。送信クライアント１１、メールサーバ１２、及び受信クライアント１３は、社内のローカルエリアネットワークシステムやインターネット通信網に接続されたさまざまな端末システムに対応する。

メールサーバ１２は、送信クライアント１１から送信された送信情報を受信するメール受信手段１４、受信した送信情報中の受信者固有情報に基づいて、自動的にメール受信者毎にその表現形式を変更して、受信者毎に異なる電子メール情報を作成する表現形式変更手段１５、及び、受信者毎に異なる電子メール情報を各メール受信者に送信するメール送信手段１６を備える。また、メールサーバ１２は、同報通信のためのメーリングリスト名、該メーリングリストに含まれる宛先のメールアドレスや氏名等を管理する宛先データベース１７、及び、表現形式変更手段１５が作成した受信者毎に異なる電子メールを格納するメールボックス（ＢＯＸ）１８を備える。受信クライアント１３は、電子メール情報受信手段２１、不可視情報記憶手段２２、表示手段２３、及び表示切替手段２４を備える。なお、これらの各手段は、サーバやクライアントを構成するコンピュータ上で所定のソフトウェアを実行することにより実現されるものである。

図１のシステムの動作の概要を説明する。同報通信のための電子メールを送信するメール送信者は、送信クライアント１１上でメール本文を作成し、メール本文に対してメール受信者毎に表現形式を変更したい部分に表現形式変更を指定し、同報通信の宛先を指定する。そして、これらを含む送信情報をメールサーバ１２に送信する。

メールサーバ１２は、まず、送信クライアント１１から送信された送信情報を、メール受信手段１４で受信する。受信した送信情報は、表現形式変更手段１５に渡される。表現形式変更手段１５は、宛先データベース１７を参照し、送信情報中の電子メール情報を同報通信する宛先別に振り分け、それらの宛先毎の電子メール情報のそれぞれについて、宛先毎に指定された部分の表現形式を変更し、メールＢＯＸ１８に格納する。そして、メール送信手段１６で、メールＢＯＸ１８に格納された各電子メール情報を、宛先に対応する各受信クライアント１３にそれぞれ送信する。なお、メール送信手段１６から各受信クライアント１３への電子メール情報の送信は、それぞれの受信クライアント１３が電源オンされ電子メール情報受信手段２１が起動されたタイミングで行われるものである。

各受信クライアント１３上では、電子メール情報受信手段２１により、自分宛の電子メール情報を受信する。受信クライアント１３の各手段の動作の詳細については後述するが、受信クライアント１３では、受信したメール本文中のメール受信者に関連する部分が、指定された表現方法で表示される。これにより、メール受信者は、自分にとって重要な部分のみを参照することができる。

次に、図１の電子メールシステムの動作について詳細に説明する。

図２は、図１の電子メールシステムにおける、送信クライアント１１側の送信処理を示すフローチャートである。送信クライアント１１では、まず、メール送信者がメール本文を作成し（ステップＳ１）、メール送信者が指定した強調宛先をメール本文に付加する（ステップＳ２）。

図３は、メール送信者が作成したメール本文例を示す図である。図の左側の「本日、以下の日程で会議を行います」以降の各行が、作成したメール本文である。このメール本文の各行が、強調表示を指定できる１つ１つの項目となる。メール送信者は、各メール受信者毎に強調表示させたい項目に対して、強調宛先を強調宛先指定部分に指定する。図中の「強調宛先」と表示された下側に、各項目の強調宛先を指定する。

強調宛先は、宛先データベース１７に格納されているメーリングリスト名に対応するメール受信者を特定する情報のうちのいずれかを用いて指定する。メール受信者を特定する情報としては、メールアドレス、氏名、所属、年令、及び住所などがある。例えば、メール送信者が、メール受信者の氏名を入力した場合、図４のような送信情報が生成される。

図４は、メール送信者が、作成したメール本文に強調宛先を指定した場合の送信情報例を示す図である。図４において、項目「10:00〜12:00、Ａ会議室」に対して強調宛先として“Ａさん”が、項目「13:00〜15:00、Ｂ会議室」に対して強調宛先として“Ｂさん”が、項目「15:00〜17:00、Ｂ会議室」に対して強調宛先として“Ａさん、Ｂさん”が、それぞれ指定されている。このように、強調宛先には、複数の氏名を指定することもできる。

次に、メール送信者は、各メール受信者毎に不可視としたい項目に対して、不可視宛先を指定する（ステップＳ３）。不可視宛先は、強調宛先と同様の情報で指定する。例えば、メール送信者が、メール受信者のメールアドレスを入力した場合、図５のような送信情報が生成される。

図５は、メール送信者が、作成したメール本文に強調宛先と不可視宛先を指定した場合の送信情報例を示す図である。図５において、項目「・機能ｂレビュー」と「13:00〜15:00、Ｂ会議室」に対して不可視宛先として“A@company.jp”が、項目「・機能ａレビュー」と「10:00〜12:00、Ａ会議室」に対して不可視宛先として“B@company.jp”が、それぞれ指定されている。ここでは、不可視宛先として１人のメールアドレスだけを指定しているが、強調宛先と同様に、複数のメールアドレスを指定することもできる。

次に、送信クライアント１１は、メール送信者が指定したメーリングリスト名を、同報宛先としてメール本文に付加する（ステップＳ４）。そして、メール本文、強調宛先、不可視宛先、及び同報宛先の各情報を含む送信情報をメールサーバ１２に送信して（ステップＳ５）、処理を終了する。

図６は、送信クライアント１１から送信情報を受信したメールサーバ１２の処理を示すフローチャートである。メールサーバ１２は、まず、メール本文、強調宛先、不可視宛先、及び同報宛先の各情報を取得し（ステップＳ１１）、宛先データベース１７から、その同報宛先に対応する１人のメール受信者の受信者特定情報を取得する（ステップＳ１２）。

図７は、宛先データベース１７の例を示す図である。この宛先データベース１７には、メーリングリスト名“Ａプロジェクト”として“Ａさん”、“Ｂさん”、“Ｃさん”、“Ｄさん”、及び“Ｅさん”の５人の受信者特定情報が登録されている。ここでは、受信者特定情報として、メールアドレス、氏名、年令、及び住所が登録されている。メール送信者が指定したメーリングリスト名が“Ａプロジェクト”であった場合、メールサーバ１２は、この宛先データベース１７から、最初に“Ａさん”のメールアドレス、氏名、年令、及び住所を受信者特定情報として取得する（ステップＳ１２）。

次に、ステップＳ１２で取得した受信者特定情報が、ステップＳ１１で取得したメールの不可視宛先に含まれているか否かを判定する（ステップＳ１３）。例えば図５の送信情報例では不可視宛先がメールアドレスで表現されているので、ステップＳ１３では、受信者のメールアドレスと一致する文字列が不可視宛先に含まれているか否かを判定することになる。そのような文字列があれば、受信者特定情報が不可視宛先に含まれていると判断する。受信者特定情報が不可視宛先に含まれていれば、メール本文中の該当する部分（項目）を不可視表現に変更する（ステップＳ１４）。受信者特定情報が不可視宛先に含まれていなければ、ここでは何もせず、ステップＳ１４はスキップする。

次に、ステップＳ１２で取得した受信者特定情報が、ステップＳ１１で取得したメールの強調宛先に含まれているか否かを判定する（ステップＳ１５）。例えば図５の送信情報例では強調宛先が氏名で表現されているので、ステップＳ１５では、受信者の氏名と一致する文字列が強調宛先に含まれているか否かを判定することになる。そのような文字列があれば、受信者特定情報が強調宛先に含まれていると判断する。受信者特定情報が強調宛先に含まれていれば、メール本文中の該当する部分（項目）を強調表現に変更する（ステップＳ１６）。受信者特定情報が強調宛先に含まれていなければ、ここでは何もせず、ステップＳ１６はスキップする。

受信者特定情報が不可視宛先または強調宛先に含まれていれば、メール本文中の該当する部分を不可視表現または強調表現に変更した電子メール情報を、メールＢＯＸ１８内の当該受信者のメールアドレスに対応する領域に格納する。また、受信者特定情報が不可視宛先にも強調宛先にも含まれていなければ、メール本文そのものを含む電子メール情報をメールＢＯＸ１８に格納する（ステップＳ１７）。

例えば、図５の送信情報において、図７の“Ａさん”に関する受信者特定情報に着目すると、氏名“Ａさん”は図５の強調宛先に含まれており、また、メールアドレス“A@company.jp”は図５の不可視宛先に含まれている。そのため、“Ａさん”が指定されている部分に該当する「10:00〜12:00、Ａ会議室」が強調表現され、“A@company.jp”が指定されている部分に該当する「・機能ｂレビュー」及び「13:00〜15:00、Ｂ会議室」が不可視表現され、メールＢＯＸ１８内のメールアドレス“A@company.jp”に対応する領域に格納される。

強調表現及び不可視表現の方法については、例えば、強調表現に対しては、通常の文と色やスタイルや文字サイズを異なるようにしたり、下線を引いたり、さまざまな文字修飾を施したりすればよい。また、不可視表現に対しては、文字色を背景色と同色にしたり、取消用の文字修飾を施したりすればよい。

次に、同報宛先に対応する次のメール受信者の受信者特定情報が宛先データベース１７に格納されているか否かを判定し（ステップＳ１８）、格納されていれば、ステップＳ１２以降の処理を繰り返す。例えば、図５の送信情報においては、図７の宛先データベースの“Ａさん”の次が“Ｂさん”であるので、“Ｂさん”について上述の処理が行われる。以降、“Ｃさん”、“Ｄさん”、及び“Ｅさん”についても、順に、受信者特定情報を取得し、各受信者の電子メール情報をメールＢＯＸ１８に格納する。

そして、同報宛先のすべてのメール受信者の電子メール情報をメールＢＯＸ１８に格納したら、それらの電子メール情報を受信クライアント１３に送信し（ステップＳ１９）、処理を終了する。

図８〜図１０は、受信クライアント１３上でのメール本文の表示例を示す図である。図５で強調宛先または不可視宛先として指定された“Ａさん”及び“Ｂさん”のクライアント画面上には、それぞれ図８及び図９のようなメール本文が表示される。図８及び図９の受信メールでは、各受信者にとって重要な部分が、アンダーライン付きで協調表示され、各受信者にとって不要な部分が、背景色と同じ色で不可視表示されている。

これに対して、図５で強調宛先にも不可視宛先にも指定されなかった“Ｃさん”のクライアント画面上には、図１０のようなメール本文が表示される。図１０の受信メールでは、強調宛先にも不可視宛先にも指定されなかったため、メール送信者が作成したメール本文がそのまま表示され、強調表現も不可視表現も含まれていない。

メールサーバ１１から電子メール情報を受信クライアント１３へ送信するとき、電子メール情報に、不可視表現した箇所を表す不可視表現情報を含めて、受信クライアント１３へ送信するものとする。

図１１は、受信クライアント１３における処理を示すフローチャートである。受信クライアント１３は、まず、メールサーバ１１から送信された電子メール情報を電子メール受信手段２１で受信する（ステップＳ２１）。次に、受信した電子メール情報から不可視表現情報を取得し、不可視情報記憶手段２２で記憶する（ステップＳ２２）。そして、受信した電子メール情報を表示手段２３で表示する（ステップＳ２３）。

不可視情報記憶手段には、不可視表現箇所を含む電子メールを特定する情報を記憶するとともに、そのような不可視表現箇所を含む電子メールのそれぞれに対して、不可視表現した箇所を表す情報と、その不可視表現箇所の表示状態を表す情報とを記憶する。ステップＳ２１，Ｓ２２が実行された直後は不可視表現箇所の表示状態は「不可視状態」とし、ステップＳ２３では不可視表現箇所を上述したように不可視にして表示する。

メール受信者が不可視表現部分を見たい場合は、表示切替手段２４に対して可視状態への切替えを指示する。該指示を受けた表示切替手段２４は、不可視情報記憶手段から、当該受信メールに該当する不可視表現箇所を取得し、受信メール中の当該不可視表現箇所を可視状態に変更して再表示し、上記表現状態を「可視状態」に設定する。

可視状態に変更した箇所を不可視状態に戻す場合は、表示切替手段２４に対して不可視状態への切替えを指示する。該指示を受けた表示切替手段２４は、不可視情報記憶手段から、当該受信メールに該当する不可視表現箇所を取得し、受信メール中の当該不可視表現箇所を不可視状態に変更して再表示し、上記表現状態を「不可視状態」に設定する。

上述の本実施形態の電子メールシステムによれば、メール送信者は、メール本文内の項目毎に、重要と思われるメール受信者、及び不要と思われるメール受信者を指定するだけで、メール受信者毎に表現の異なる電子メールを送信することができる。これにより、メール送信者は、メール受信者毎に個別の電子メールを作成する必要がない。

また、メール受信者にとっては、自分にとって関連のある部分が一目瞭然であり、不要な部分は不可視表現されているため、多数の電子メールを効率よく読むことが可能になる。さらに、メール受信者にとっては、メール送信者が不要だと判断した部分についても不可視表現を切り替えて読むことができるため、同報宛先の全ての送信者に対するメール送信者の意図も把握することができる。

本発明の一実施の形態であるシステムの全体構成を示す図である。 送信クライアントの処理を示すフローチャートである。 メール送信者が作成したメール本文例を示す図である。 メール送信者が作成したメール本文に強調宛先を指定した場合の送信情報例を示す図である。 メール送信者が作成したメール本文に強調宛先と不可視宛先を指定した場合の送信情報例を示す図である。 メールサーバの処理を示すフローチャートである。 宛先データベースの例を示す図である。 Ａさんのクライアント上でのメール本文の表示例を示す図である。 Ｂさんのクライアント上でのメール本文の表示例を示す図である。 Ｃさんのクライアント上でのメール本文の表示例を示す図である。 受信クライアント処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１１…送信クライアント、１２…メールサーバ、１３…受信クライアント、１４…メール受信手段、１５…表現形式変更手段、１６…メール送信手段、１７…宛先データベース１８…メールＢＯＸ。

Claims (1)

1. 複数の宛先に対して同報通信のメールを送信する電子メールシステムであって、
   作成したメール本文を同報通信する複数の宛先を特定するための情報を指定するとともに、該メール本文中の所定の項目に対して当該項目を強調表示および／または不可視表示する宛先を指定する手段と、
   前記メール本文を前記複数の宛先ごとのメールボックスに格納する際、その宛先が前記強調表示および／または不可視表示する項目に指定されている宛先であったときは、前記メール本文中の当該項目部分を強調表示および／または不可視表示する表現形式に変換する手段と、
   前記宛先ごとにメールボックスに格納されたメール本文を、各宛先の受信クライアントに送信する手段と
   を備えることを特徴とする同報通信のための電子メールシステム。

Images