JP2002064564A - 同報通信のための電子メールシステムおよび電子メール送信方法 - Google Patents
同報通信のための電子メールシステムおよび電子メール送信方法Info
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Abstract
電子メールを送信することが課題である。 【解決手段】 議事録等の同報電子メールを送信する
際、送信者は、項目毎に強調表現送信先を指定する。メ
ールサーバは、指定された強調表現送信先毎に、電子メ
ールの対応する項目を自動的に強調表現して配信する。
また、メールサーバは、電子メールに含まれる受信者毎
のキーワードを強調表現して、各受信者に送信すること
もできる。
Description
して同報電子メールを送信する電子メールシステムおよ
びその方法に関する。
の議事録の電子メールにおいて、宿題の担当者名を対応
する項目の右端等に記述して、受信者の注意を喚起する
という方法が、よく利用される。また、ある文章をディ
スプレイ画面に表示する際、文章中の重要部分を単に強
調して表示することも、日常的に行われている。
dcast )は、多数の受信者に効率よく情報を伝える手段
として一般化している。ここで、同報通信とは、複数の
受信者に一斉に情報を送信することを意味する。
等の電子メールにおける従来の同報通信には、次のよう
な問題がある。
活発に行われているが、受信者にとって、多数の電子メ
ールを短時間で見るのは骨の折れる作業である。このと
き、受信メールを効率よく見る方法があれば、受信者に
とって福音となる。
を熟読する必要はなく、各受信者に関係のある部分は限
られている場合が多い。そこで、受信者にとって重要な
部分が一目で分かるような文書形式が望ましい。
信者名を関連する項目の横に記述するだけでは、十分と
は言えない。また、受信文書中の重要部分は受信者によ
ってそれぞれ異なる場合が多く、仮に、強調表示された
部分があったとしても、その部分がすべての受信者にと
って重要であるとは限らない。
込んだ個別の電子メールを送信することも考えられる
が、受信者の数が多い場合、個別に強調表示を施して文
書を作成する作業は、送信者にとって大変な負担とな
る。
易に認識可能な同報電子メールを送信する電子メールシ
ステムおよびその方法を提供することである。
ールシステムの原理図である。図1の電子メールシステ
ムは、受信手段1、強調手段2、および送信手段3を備
える。
対する送信情報を受信する。強調手段2は、受信した送
信情報を受信者毎に強調表現して、受信者毎の電子メー
ル情報を生成する。送信手段3は、各受信者の電子メー
ル情報を送信する。
報を受信すると、それを強調手段2に渡す。強調手段2
は、送信情報中の各受信者に関連する部分を、自動的に
受信者毎に強調表現して、受信者毎に異なる電子メール
情報を生成する。送信手段3は、生成された各受信者の
電子メール情報を、対応する受信者に送信する。これに
より、各受信者の端末上では、送信情報中のその受信者
に関連する部分のみが強調表示される。
送信者が同報電子メールを送信すると、各受信者の端末
上では、その受信者に関連する部分が自動的に強調表示
される。受信者に関連する部分はその受信者にとって重
要な部分であることが多いので、その部分が強調表示さ
れることで、受信者は重要部分を容易に認識することが
できる。
3は、後述する図25のネットワーク接続装置27に対
応し、図1の強調手段2は、図25のCPU(中央処理
装置)21およびメモリ22に対応する。
明の実施の形態を詳細に説明する。同報電子メールの受
信者にとっては、単なる強調表示を含む受信文書では不
十分であり、文書中の自分にとって重要と思われる部分
のみが強調表示されていることが望ましい。そこで、本
実施形態では、送信者が作成した同報電子メールに、各
受信者固有の強調表示を自動的に組み込んで送信する。
構成図である。図2のシステムは、送信クライアント1
1、メールサーバ12、および複数の受信クライアント
13を含む。これらのクライアント11、13、および
メールサーバ12は、通信ネットワークにより接続され
ており、クライアント11、13は、電子メールシステ
ムを利用するユーザの端末装置に対応する。
ント11上で送信文書を作成し、それをメールサーバ1
2に送信する。このとき、送信クライアント11は、送
信文書を受信者毎に強調表現した電子メールを各受信者
に送信するように、メールサーバ12に指示する。
に振り分けて、宛て先別に関連する部分を強調表現し、
メールボックス14に格納する。そして、それらの送信
文書を、宛て先に対応する受信クライアント13に送信
する。各受信クライアント13の画面上では、送信文書
中の受信者に関連する部分が、指定された表現方法で強
調表示される。
通常文と異なる色を用いる、通常文と異なる書体を用い
る、太字にする、アンダーラインを引く、枠で囲む、網
掛けを施す等の方法が用いられる。また、受信者毎に強
調表現すべき部分の選択方法としては、例えば、次の2
つの方法が考えられる。 (1)送信者が、送信文書を複数のブロックに分割し、
受信者毎に、関連が深いと考えられるブロックを強調表
現部分に指定する。 (2)送信者が、受信者毎にあらかじめ決められたキー
ワードを設定し、システムが、送信文書内を検索して、
キーワードに合致する部分が見つかった場合に、その部
分を対応する受信者の強調表現部分に指定する。
ら、上述の(1)の選択方法に基づく送信処理について
説明する。図3は、図2の電子メールシステムにおける
このような送信処理を示している。まず、送信者は、ク
ライアント11上で送信文書を作成し、送信先(受信
者)別に強調表現部分を指定し、メールサーバ12に送
信する。メールサーバ12は、送信者テーブル15を参
照して、受信者毎に強調表現を組み込んだ送信文書をメ
ールボックス14に格納し、クライアント13に送信す
る。
するための同報テーブルと同様に、同報識別子と、受信
者の所属、名前、およびメールアドレスが記録されてい
る。送信者は、電子メールの送信時に、同報識別子によ
り送信先を指定し、メールサーバ12は、その同報識別
子に対応する複数のメールアドレスに対して電子メール
を送信する。
理のフローチャートである。クライアント11は、ま
ず、送信者が画面上で入力した情報に基づいて送信文書
を作成し(ステップS1)、送信者が指定した強調表現
送信先を送信文書に付加する(ステップS2)。
する議事録の送信文書が作成された場合、送信者は、決
定事項の各項目の強調表現送信先を右端の領域に入力す
る。強調表現送信先を指定する情報としては、送信者テ
ーブル15に記録された所属、名前、およびメールアド
レスのうちのいずれかが用いられる。送信者が、受信者
の名前を入力した場合、例えば、図6のような送信文書
が生成される。
4の強調表現送信先として、それぞれ、“山田”、“田
村”、“村山”、および“川上”が指定されている。こ
こでは、1つの項目について、1人の受信者が指定され
ているが、複数の受信者を強調表現送信先に指定するこ
とも可能である。また、送信者テーブル15に受信者を
指定する他の属性情報(年令、性別、住所等)を登録し
ておき、それを用いて強調表現送信先を指定してもよ
い。
した同報識別子を、同報送信先として送信文書に付加す
る(ステップS3)。そして、送信文書、強調表現送信
先、および同報送信先の情報をメールサーバ12に送信
し、送信文書を受信者毎に強調表現した電子メールを各
受信者に送信するように指示して(ステップS4)、処
理を終了する。
取ったメールサーバ12の処理のフローチャートであ
る。メールサーバ12は、まず、送信文書、強調表現送
信先、および同報送信先の情報を取得し(ステップS1
1)、送信者テーブル15から、同報送信先に対応する
1人の受信者の受信者情報を取得する(ステップS1
2)。
いる。この送信者テーブルには、同報識別子として“会
議A”、“会議B”等が登録されており、“会議A”に
属する受信者として“山田”、“田村”、“村山”、
“山川”、“川上”、および“上村”の6人が登録され
ている。送信者が指定した同報識別子が“会議A”であ
った場合、メールサーバ12は、この送信者テーブルか
ら、最初に“山田”のメールアドレスと名前を受信者情
報として取得する。
先に含まれているか否かをチェックする(ステップS1
3)。ここでは、受信者の名前と一致する文字列が強調
表現送信先に含まれているか否かがチェックされ、その
ような文字列があれば、受信者情報が強調表現送信先に
含まれていると判断される。
属、メールアドレス等の他の情報が指定された場合は、
送信者テーブル15から対応する受信者情報が取得さ
れ、その文字列が強調表現送信先に含まれているか否か
がチェックされる。
れば、送信文書の対応する部分を強調表現して、メール
ボックス14内のメールアドレスに対応する領域に格納
する(ステップS14)。また、受信者情報が強調表現
送信先に含まれていなければ、送信文書をそのままメー
ルボックス14に格納する(ステップS15)。
強調表現送信先に含まれているため、その位置に対応す
る“1.玄関の掃除担当 : 総務部”の部分が強調表
現され、“山田”のメールアドレスに対応する領域に格
納される。
送信者テーブル15に登録されているか否かをチェック
し(ステップS16)、そのような受信者が残っていれ
ば、ステップS12以降の処理を繰り返す。
村”、“村山”、“山川”、“川上”、および“上村”
のメールアドレスと名前が順番に取得され、各受信者の
送信文書がメールボックス14に格納される。
信文書がメールボックス14に格納されると、それらの
送信文書をメールとしてクライアント13に送信し(ス
テップS17)、処理を終了する。
定された“山田”、“田村”、“村山”、および“川
上”のクライアント画面上には、それぞれ、図9、1
0、11、および12のような受信メールが表示され
る。これらの受信メールでは、各受信者に関連する部分
が矩形の枠で囲まれて強調表示されている。
クライアント画面上には、図13ののような受信メール
が表示される。これらの受信者は強調表現送信先として
指定されなかったため、図13の受信メールには強調表
示が含まれていない。
送信文書内の項目毎に関連が深いと思われる受信者を指
定するだけで、受信者毎に異なる強調表現を組み込んだ
同報電子メールを送信することができる。したがって、
受信者毎に個別の電子メールを作成する必要がない。
自分が注意を払って見なければならない部分が一目瞭然
であり、重要な部分の見落としがなくなる。また、強調
表示された部分以外は飛ばし読みができるため、多数の
電子メールを効率よく読むことが可能になる。
ら、上述の(2)の選択方法に基づく送信処理について
説明する。図14は、図2の電子メールシステムにおけ
るこのような送信処理を示している。まず、送信者は、
クライアント11上で送信文書とキーワードテーブル1
6を作成し、メールサーバ12に送信する。メールサー
バ12は、キーワードテーブル16を参照して、受信者
毎に送信文書中の強調表現部分を決定する。そして、そ
の部分に強調表現を組み込んだ送信文書をメールボック
ス14に格納し、クライアント13に送信する。
テーブル15に、受信者毎に指定された強調キーワード
を追加した構造を持つ。したがって、送信者は、図3の
場合と同様に、同報識別子により送信先を指定すること
ができる。メールサーバ12は、キーワードテーブル1
6の各受信者の強調キーワードと同じ文字列を、送信文
書内で検索する。そして、キーワードと合致する文字列
があれば、それを強調表現した電子メールを作成し、対
応する受信者のメールアドレスに対して送信する。
処理のフローチャートである。図15のステップS21
およびS22の処理は、図4のステップS1およびS3
の処理と同様である。ここでは、例えば、図16に示す
ような、作業分担に関する社長通達の送信文書が作成さ
れ、同報識別子として“会議A”が指定される。
れたキーワードテーブル16の修正を行うか否かを送信
者に問合せる(ステップS23)。修正指示が入力され
れば、それに従ってキーワードテーブル16を修正する
(ステップS24)。そして、送信文書、同報送信先、
およびキーワードテーブル16の情報をメールサーバ1
2に送信し、送信文書を受信者毎に強調表現した電子メ
ールを各受信者に送信するように指示して(ステップS
25)、処理を終了する。
ドテーブル16を使用する指示が入力されれば、そのま
まステップS25の処理を行って、処理を終了する。図
17は、キーワードテーブル16の例を示している。こ
のキーワードテーブルには、図8の送信者テーブルと同
様の同報識別子、所属、名前、メールアドレスが登録さ
れており、さらに強調キーワードが追加されている。例
えば、“会議A”に属する“山田”、“田村”、“村
山”、“山川”、“川上”、および“上村”の強調キー
ワードとして、それぞれ、“総務部”、“システム
部”、“庶務部”、“経理部”、“営業部”、および
“宣伝部”が登録されている。
け取ったメールサーバ12の処理のフローチャートであ
る。メールサーバ12は、まず、送信文書、同報送信
先、およびキーワードテーブル16の情報を取得し(ス
テップS31)、キーワードテーブル16から、同報送
信先に対応する1人の受信者のメールアドレスと強調キ
ーワードを取得する(ステップS32)。
キーワードと合致する文字列があれば、その文字列を強
調表現した送信文書を作成して、メールボックス14内
のメールアドレスに対応する領域に格納する(ステップ
S33)。このとき、そのような文字列がなければ、送
信文書をそのままメールボックス14に格納する。
務部”が強調キーワードとして指定されているため、図
16の送信文書に含まれる同じ文字列が強調表現され、
“山田”のメールアドレスに対応する領域に格納され
る。
キーワードテーブル16に登録されているか否かをチェ
ックし(ステップS34)、そのような受信者が残って
いれば、ステップS32以降の処理を繰り返す。そし
て、同報送信先のすべての受信者の送信文書がメールボ
ックス14に格納されると、それらの送信文書をメール
としてクライアント13に送信し(ステップS35)、
処理を終了する。
先である“山田”、“田村”、“村山”、“山川”、
“川上”、および“上村”のクライアント画面上には、
それぞれ、図19、20、21、22、23、および2
4のような受信メールが表示される。これらの受信メー
ルでは、各受信者の強調キーワードに対応する部分が矩
形の枠で囲まれて強調表示されている。
自動的に強調表示の必要な受信者と強調表現部分を決定
するので、送信者は、強調表現送信先を入力する必要が
なくなる。また、必要な場合のみ、キーワードテーブル
16を修正すればよく、送信文書作成時に毎回作成する
必要はない。受信者にとっての利便性は、図3の場合と
同様である。
電子メールで送信する例について説明したが、本発明
は、これらに限らず、任意の送信文書に対して適用され
る。例えば、試験の合格者名簿をすべての合格者に通知
する場合、合格者名簿に含まれる各所属団体の各受験者
の氏名等を強調表示して、それぞれ、対応する受験者に
送信すればよい。
3、およびメールサーバ12は、例えば、図25に示す
ような情報処理装置(コンピュータ)を用いて構成する
ことができる。図25の情報処理装置は、CPU(中央
処理装置)21、メモリ22、入力装置23、出力装置
24、外部記憶装置25、媒体駆動装置26、およびネ
ットワーク接続装置27を備え、それらはバス28によ
り互いに接続されている。
y memory)、RAM(random access memory)等を含
み、処理に用いられるプログラムとデータを格納する。
CPU21は、メモリ22を利用してプログラムを実行
することにより、必要な処理を行う。
インティングデバイス、タッチパネル等であり、オペレ
ータ(送信者、受信者、またはサーバの管理者)からの
指示や情報の入力に用いられる。出力装置24は、例え
ば、ディスプレイ、プリンタ、スピーカ等であり、オペ
レータへの問い合わせや処理結果の出力に用いられる。
ク装置、光ディスク装置、光磁気ディスク(magneto-op
tical disk)装置、テープ装置等である。情報処理装置
は、この外部記憶装置25に、上述のプログラムとデー
タを保存しておき、必要に応じて、それらをメモリ22
にロードして使用する。また、図2のメールボックス1
4は、例えば、外部記憶装置25内に設けられる。
駆動し、その記録内容にアクセスする。可搬記録媒体2
9としては、メモリカード、フロッピー(登録商標)デ
ィスク、CD−ROM(compact disk read only memor
y )、光ディスク、光磁気ディスク等、任意のコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体が用いられる。オペレータ
は、この可搬記録媒体29に上述のプログラムとデータ
を格納しておき、必要に応じて、それらをメモリ22に
ロードして使用する。
ット等の任意の通信ネットワークに接続され、電子メー
ルを送受信する。また、情報処理装置は、上述のプログ
ラムとデータをネットワーク接続装置27を介して他の
装置から受け取り、必要に応じて、それらをメモリ22
にロードして使用する。
ラムとデータを供給することのできるコンピュータ読み
取り可能な記録媒体を示している。可搬記録媒体29や
外部のデータベース30に保存されたプログラムとデー
タは、メモリ22にロードされる。そして、CPU21
は、そのデータを用いてそのプログラムを実行し、必要
な処理を行う。
信者にとって重要な部分が自動的に強調表示される。し
たがって、受信者は、重要部分を容易に認識することが
でき、多数の電子メールを効率よく見ることが可能とな
る。また、送信者は、受信者毎に個別の電子メールを作
成しなくても、異なる強調表現を組み込んだ電子メール
を送信することができる。
ある。
ある。
る。
である。
である。
Claims (7)
- 【請求項1】 送信者から複数の受信者に対する送信情
報を受信する受信手段と、 前記送信情報を受信者毎に強調表現して、受信者毎の電
子メール情報を生成する強調手段と、 各受信者の電子メール情報を送信する送信手段とを備え
ることを特徴とする電子メールシステム。 - 【請求項2】 前記受信手段は、前記送信情報中の前記
送信者が指定した部分および対応する送信先の情報を受
信し、前記強調手段は、指定された部分を強調表現し
て、該送信先に対応する受信者の電子メール情報を生成
することを特徴とする請求項1記載の電子メールシステ
ム。 - 【請求項3】 受信者毎にあらかじめ決められたキーワ
ード情報を格納する格納手段をさらに備え、前記強調手
段は、前記送信情報中に該キーワード情報が含まれてい
るとき、該キーワード情報を含む部分を強調表現して、
該キーワード情報に対応する受信者の電子メール情報を
生成することを特徴とする請求項1記載の電子メールシ
ステム。 - 【請求項4】 複数の受信者に対する送信情報を送信す
る送信手段と、 前記送信情報を受信者毎に強調表現した電子メール情報
を、各受信者に送信するように指示する指示手段とを備
えることを特徴とする端末装置。 - 【請求項5】 コンピュータのためのプログラムを記録
した記録媒体であって、 前記プログラムは、 送信者から複数の受信者に対する送信情報を受信し、 前記送信情報を受信者毎に強調表現して、受信者毎の電
子メール情報を生成し、 各受信者の電子メール情報を送信する処理を前記コンピ
ュータに実行させることを特徴とするコンピュータ読み
取り可能な記録媒体。 - 【請求項6】 送信者から複数の受信者に対する送信情
報を生成し、 前記送信情報を自動的に受信者毎に強調表現して、受信
者毎の電子メール情報を生成し、 各受信者に、対応する電子メール情報を送信し、 前記送信情報を受信者毎に強調表示することを特徴とす
る電子メール送信方法。 - 【請求項7】 送信者から複数の受信者に対する送信情
報を受信し、 前記送信情報を受信者毎に強調表現して、受信者毎の電
子メール情報を生成し、 各受信者の電子メール情報を送信する処理をコンピュー
タに実行させるためのプログラム。
Priority Applications (1)
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---|---|---|---|
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JP2000166953 | 2000-06-05 | ||
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- 2001-06-04 JP JP2001167755A patent/JP3727865B2/ja not_active Expired - Fee Related
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