JP2002033878A - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】画データを容易に区別することが可能な文書管
理装置を提供すること。 【解決手段】ＦＡＸサーバや文書サーバ４等が通信ネッ
トワークＴを介して相互に接続されている。文書サーバ
４からＦＡＸサーバに対して複数のユーザＩＤでログイ
ンが行われている。また、文書サーバ４のＲＡＭ１３
は、宛先を示すユーザＩＤの項目と、そのユーザＩＤに
対応する出力属性の項目とから構成される属性付与テー
ブルを記憶している。そして、文書サーバ４は、属性付
与テーブルに基づいて、ＦＡＸサーバからの画データに
出力属性を付与している。従って、画データに付与され
た出力属性に基づいて、画データを容易に区別すること
ができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置及び
文書管理方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ＦＡＸサーバ、メールサーバ、パ
ソコン、文書管理装置等を通信ネットワークを用いて相
互に接続した通信ネットワークシステムが普及しつつあ
る。そして、このような通信ネットワークシステムにお
いては、ＦＡＸサーバを構成する読取部をスキャナとし
て動作させれば、読み取った原稿の画データを通信ネッ
トワークを介して、例えば文書管理装置に記憶させるこ
とができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うにＦＡＸサーバの読取部をスキャナとして機能させ
て、その読み取った画データを文書管理装置に記憶させ
た場合には、発信元がＦＡＸサーバの読取部、すなわち
スキャナとなり、宛先が文書管理装置となる。その結
果、すべての発信元と宛先とが同一となるため、受信し
た画データを区別することが困難であった。

【０００４】本発明は、このような問題点に着目してな
されたものであって、下記の目的を有するものである。 ［１］画データを容易に区別することが可能な文書管理
装置を提供することにある。

【０００５】［２］画データを容易に区別することが可
能な文書管理方法を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、請求項１に記載の発明では、複数の利用者ＩＤ宛
の画データを受信するとともに、その宛先としての利用
者ＩＤに基づいて、画データに出力属性を付与する制御
手段を備えた。

【０００７】請求項２に記載の発明では、請求項１に記
載の文書管理装置において、制御手段は、利用者毎のロ
グインを行う。請求項３に記載の発明では、複数の利用
者ＩＤ宛の画データを受信するとともに、その宛先とし
ての利用者ＩＤに基づいて、画データに出力属性を付与
する。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下に、本発明に係る文書管理装
置を、文書サーバに具体化した一実施形態について図面
を用いて説明する。

【０００９】図１に示すように、通信ネットワークシス
テムは、電話回線Ｌ１を有するＦＡＸサーバ１、専用回
線Ｌ２を介してインターネットに接続されたゲートウェ
イ２、メールサーバ３、文書サーバ４、複数のパソコン
５及び各装置１〜５間を相互に接続するハブ（ＨＵＢ）
６、トランシーバ７、イーサネット（登録商標）ケーブ
ル８、ＡＵＩケーブル９、ツイストペアケーブル１０か
ら構成されている。

【００１０】ＦＡＸサーバ１、ゲートウェイ２、メール
サーバ３、文書サーバ４及びパソコン５は、ツイストペ
アケーブル１０を介してハブ６に接続されている。ハブ
６は、ＡＵＩケーブル９を介してトランシーバ７に接続
されている。トランシーバ７は、イーサネットケーブル
８を介して他のトランシーバ７と接続されている。ＦＡ
Ｘサーバ１、ゲートウェイ２、メールサーバ３、文書サ
ーバ４及びパソコン５は、ツイストペアケーブル１０に
接続するためのインターフェースを内蔵している。ハブ
６は、ツイストペアケーブル１０とＡＵＩケーブル９と
を接続するために設けられるとともに、通信ネットワー
クＴの接続において集線装置として機能する。トランシ
ーバ７は、ＡＵＩケーブル９とイーサネットケーブル８
とを接続するために設けられている。

【００１１】ＦＡＸサーバ１は、電話回線Ｌ１を介して
ファクシミリ伝送制御手順（Ｇ３プロトコル）やサリュ
テーション用通信プロトコルを用いて画データを受信す
る。また、ＦＡＸサーバ１は、サリュテーション用通信
プロトコルを用いてパソコン５からの画データを受信す
る。さらに、ＦＡＸサーバ１は、メールサーバ３のクラ
イアントとして、メールアドレスを有している。そし
て、ＦＡＸサーバ１は、メールサーバ３が受信したＦＡ
Ｘサーバ１宛の電子メールを、ＦＡＸサーバ１が所定時
間毎にＰＯＰ３プロトコルを用いて受信する。加えて、
ＦＡＸサーバを構成する読取部をスキャナとして動作さ
せて、読み取った原稿の画データを記憶する。

【００１２】ゲートウェイ２は、通信ネットワークＴ上
以外の他の装置との間の通信を制御する通信プロトコル
を備えている。また、ゲートウェイ２は、通信ネットワ
ークＴへの不正進入を防止するためのファイアウォール
機能も備えている。

【００１３】メールサーバ３は、電子メールで使用する
通信プロトコル（ＳＭＴＰ、ＰＯＰ３等）を備えてい
る。この電子メールに画データを添付して送信すると、
インターネットＦＡＸを実現することができる。メール
サーバ３は、各クライアント毎のメールボックスを備え
ている。

【００１４】文書サーバ４は、ＦＡＸサーバ１のクライ
アントとして、サリュテーションアドレスを有してい
る。そして、サリュテーション用通信プロトコルを用い
てＦＡＸサーバ１からの画データを受信する。

【００１５】複数のパソコン５は、パソコン５全体を制
御するための制御部、各種情報を表示するためのＬＣＤ
等からなる表示部、その表示部に表示された各種情報に
対して指示をするとともに、所定の文字等を入力するた
めのキーボード及びマウス、ハードディスク等からなる
記憶部等を備えている。また、複数のパソコン５は、Ｆ
ＡＸサーバ１、ゲートウェイ２、メールサーバ３、文書
サーバ４及び他のパソコン５との間、並びにＦＡＸサー
バ１またはメールサーバ３及びゲートウェイ２を介して
外部のファクシミリ装置との間で、送受信を行うための
通信プロトコルを備えている。また、複数のパソコン５
は、メールサーバ３のクライアントとしてメールアドレ
スを、ＦＡＸサーバ１のクライアントとしてサリュテー
ションアドレスを、それぞれ有している。

【００１６】図２に示すように、文書サーバ４は、ＭＰ
Ｕ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、操作部１４、表示部
１５、記憶部１６、通信プロトコル制御部１７、及びネ
ットワークインターフェース１８から構成されるととも
に、各部１１〜１７がバス１９を介してそれぞれ接続さ
れている。

【００１７】ＭＰＵ１１は、文書サーバ４を構成する各
部を制御する。ＲＯＭ１２は、文書サーバ４を制御する
ための基本的なプログラムを記憶する。ＲＡＭ１３は、
文書サーバ４に関する各種情報を記憶する。具体的に
は、図３に示すように、宛先を示すユーザＩＤの項目
と、そのユーザＩＤに対応する出力属性の項目とから構
成される属性付与テーブル２０を記憶している。

【００１８】具体的には、ユーザＩＤの項目として、受
信側の「ユーザＩＤ」、つまりサリュテーション通信に
おける「ｔｏ」の項目で示される受信側のサリュテーシ
ョンアドレスの「ユーザＩＤ」から構成されている。一
方、出力属性の項目として、「属性１」、「属性２」の
項目から構成されている。

【００１９】図１に示すように、操作部１４は、キーボ
ード１４ａとマウス１４ｂとを備えている。ＬＣＤ等よ
りなる表示部１５は、キーボード１４ａ等から入力され
る文字等を表示する。ハードディスク等よりなる記憶部
１６は、アプリケーションプログラムや各種データ等を
記憶する。

【００２０】通信プロトコル制御部１７は、ネットワー
クインターフェース１８を介して通信ネットワークＴ上
の他の装置との間の通信を制御する通信プロトコルを備
えている。具体的には、サリュテーション（Salutatio
n）・コンソーシアムで規定されたサリュテーション用
通信プロトコル等を備えている。

【００２１】次に、文書サーバ４において、サリュテー
ション用通信プロトコルを用いてＦＡＸサーバ１からの
画データを受信したときの動作について、図４に示すフ
ローチャートを用いて説明する。なお、この動作は、記
憶部１６に記憶されたアプリケーションプログラムに基
づき、ＭＰＵ１１の制御により実行される。

【００２２】ステップＳ１においては、複数のユーザＩ
ＤでＦＡＸサーバ１に対してログインが行われる。具体
的には、「Ｕｓｅｒ−Ａ」、「Ｕｓｅｒ−Ｂ」、「Ｕｓ
ｅｒ−Ｃ」のユーザＩＤでログインが行われる。具体的
には、ユーザＩＤに続いて、パスワードの認証が行われ
て、ログインが行われる。

【００２３】ステップＳ２においては、サリュテーショ
ン用通信プロトコルを用いてＦＡＸサーバ１からの画デ
ータが受信される。ステップＳ３においては、属性付与
テーブル２０に基づいて、出力属性が画データに付与さ
れる。具体的には、宛先で示されたユーザＩＤが「Ｕｓ
ｅｒ−Ａ」である場合は、「属性１」として「見積書」
が、「属性２」として「フォルダ１」が、それぞれ画デ
ータに付与される。

【００２４】ステップＳ４においては、前記ステップＳ
３において付与された属性とともに、画データが記憶部
１６に記憶される。以上、詳述したように本実施形態に
よれば、次のような作用、効果を得ることができる。

【００２５】（１）文書サーバ４からＦＡＸサーバ１に
対して複数のユーザＩＤでログインが行われている。ま
た、ＲＡＭ１３は、宛先を示すユーザＩＤの項目と、そ
のユーザＩＤに対応する出力属性の項目とから構成され
る属性付与テーブル２０を記憶している。そして、この
属性付与テーブル２０に基づいて、画データに出力属性
が付与されている。従って、画データに付与された出力
属性に基づいて、画データを容易に区別することができ
る。その結果、画データに付与された出力属性に基づい
て、画データのデータベースを容易に構築することがで
きる。より具体的に言えば、例えばＦＡＸサーバ１の読
取部に原稿をセットして、宛先を「Ｕｓｅｒ−Ａ」とし
て、文書サーバ４に読み取った原稿の画データを受信す
ると、文書サーバ４は、その受信した画データに「属性
１」として「見積書」が、「属性２」として「フォルダ
１」が、ぞれぞれ付与される。その結果、これらの出力
属性に基づいて、画データを区別することができる。

【００２６】（２）文書サーバ４からＦＡＸサーバ１に
対して複数のユーザＩＤでログインが行われている。こ
のため、文書サーバ４は、いわば仮想的に複数の宛先を
有していることと同等となる。その結果、ＦＡＸサーバ
１から読み取った原稿の画データを受信した場合であっ
ても、画データを容易に区別することができる。

【００２７】なお、前記実施形態は、次のように変更し
て具体化することも可能である。 ・画データに出力属性として、ＦＡＸサーバ１の読取部
をスキャナとして動作させた読取日時や、ＦＡＸサーバ
１から受信した文書サーバ４の受信日時を付与した構成
にしても良い。このように構成すれば、読取日時や受信
日時に基づいて、同一ユーザＩＤ宛に受信した画データ
であっても、容易に区別することができる。

【００２８】さらに、上記実施形態等より把握される請
求項以外の技術的思想について、以下にそれらの効果と
共に記載する。 〔１〕請求項１または請求項２に記載の文書管理装置に
おいて、利用者ＩＤ及び利用者ＩＤに対応する出力属性
を記憶する記憶手段と、利用者ＩＤに基づいて、画デー
タに出力属性を付与する制御手段とを備えた文書管理装
置。このように構成すれば、画データを容易に区別する
ことができる。

【００２９】〔２〕コンピュータに、複数の利用者ＩＤ
宛の画データを受信するとともに、その宛先としての利
用者ＩＤに基づいて、画データに出力属性を付与するこ
とを、実行させるためのプログラムを記録した記録媒
体。このように構成すれば、画データを容易に区別する
ことが可能な記録媒体を提供することができる。

【００３０】

【発明の効果】本発明は、以上のように構成されている
ため、次のような効果を奏する。請求項１または請求項
２に記載の発明によれば、画データを容易に区別するこ
とが可能な文書管理装置を提供することができる。

【００３１】請求項３に記載の発明によれば、画データ
を容易に区別することが可能な文書管理方法を提供する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】通信ネットワークシステムの構成を示すブロッ
ク図。

【図２】文書サーバの構成を示すブロック図。

【図３】属性付与テーブルを示す説明図。

【図４】画データを受信したときの動作を示すフローチ
ャート。

【符号の説明】

４…文書管理装置としての文書サーバ、１１…制御手段
を構成するＭＰＵ、１３…記憶手段を構成するＲＡＭ、
１６…制御手段を構成する記憶部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の利用者ＩＤ宛の画データを受信す
   るとともに、その宛先としての利用者ＩＤに基づいて、
   画データに出力属性を付与する制御手段を備えた文書管
   理装置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理装置におい
   て、制御手段は、利用者毎のログインを行う文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 複数の利用者ＩＤ宛の画データを受信す
   るとともに、その宛先としての利用者ＩＤに基づいて、
   画データに出力属性を付与する文書管理方法。