JP2002032250A - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】画データを容易に管理することが可能な文書管
理装置を提供すること。 【解決手段】ＦＡＸサーバや文書サーバ４等が通信ネッ
トワークＴを介して相互に接続されている。文書サーバ
４のＲＡＭ１３は、属性に関する情報の項目と、その属
性に関する情報に対応する出力属性の項目とから構成さ
れる属性付与テーブルを記憶している。そして、文書サ
ーバ４は、属性付与テーブルに基づいて、ＦＡＸサーバ
からの画データに出力属性を付与している。従って、画
データに付与された出力属性に基づいて、画データを容
易に管理することができる。具体的には、画データに付
与された出力属性に基づいて、画データのデータベース
を容易に構築することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置及び
文書管理方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ＦＡＸサーバ、メールサーバ、パ
ソコン、文書サーバ等を通信ネットワークを用いて相互
に接続した通信ネットワークシステムが普及しつつあ
る。そして、このような通信ネットワークシステムにお
いて、ＦＡＸサーバは、ファクシミリ伝送制御手順（Ｇ
３プロトコル）やサリュテーション用通信プロトコルを
用いて画データを受信する。また、ＦＡＸサーバは、サ
リュテーション用通信プロトコルを用いてパソコンから
の画データを受信する。さらに、ＦＡＸサーバは、メー
ルサーバが受信したＦＡＸサーバ宛の電子メールを、Ｆ
ＡＸサーバが所定時間毎にＰＯＰ３プロトコルを用いて
受信する。その結果、ＦＡＸサーバは、異なる通信プロ
トコルで受信された画データを記憶することとなる。そ
して、これらの画データを通信ネットワークを介して、
例えば文書サーバに転送すると、文書サーバはこれらの
画データを記憶する。一方、ＦＡＸサーバを構成する読
取部をスキャナとして動作させれば、読み取った原稿の
画データを通信ネットワークを介して、例えば文書サー
バに記憶させることができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うに異なる通信プロトコルやスキャナより記憶された画
データを文書サーバで管理するためには、受信者が自身
宛の受信画データを管理するか、或いは文書サーバの管
理者がすべての受信画データを管理する必要があった。
このため、異なる通信プロトコルやスキャナから記憶さ
れた画データを管理することは、困難であった。

【０００４】本発明は、このような問題点に着目してな
されたものであって、下記の目的を有するものである。 ［１］画データを容易に管理することが可能な文書管理
装置を提供することにある。

【０００５】［２］画データを容易に管理することが可
能な文書管理方法を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、請求項１に記載の発明では、属性に関する情報及
びその属性に関する情報に対応する出力属性を記憶する
記憶手段と、その属性に関する情報に基づいて、画デー
タに出力属性を付与する制御手段とを備えた。

【０００７】請求項２に記載の発明では、請求項１に記
載の文書管理装置において、属性に関する情報は、通信
プロトコルに関する情報を含む。請求項３に記載の発明
では、属性に関する情報及びその属性に関する情報に対
応する出力属性を記憶する記憶手段を備えた文書管理装
置における文書管理方法において、属性に関する情報に
基づいて、画データに出力属性を付与する。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下に、本発明に係る文書管理装
置を、文書サーバに具体化した一実施形態について図面
を用いて説明する。

【０００９】図１に示すように、通信ネットワークシス
テムは、電話回線Ｌ１を有するＦＡＸサーバ１、専用回
線Ｌ２を介してインターネットに接続されたゲートウェ
イ２、メールサーバ３、文書サーバ４、複数のパソコン
５及び各装置１〜５間を相互に接続するハブ（ＨＵＢ）
６、トランシーバ７、イーサネット（登録商標）ケーブ
ル８、ＡＵＩケーブル９、ツイストペアケーブル１０か
ら構成されている。

【００１０】ＦＡＸサーバ１、ゲートウェイ２、メール
サーバ３、文書サーバ４及びパソコン５は、ツイストペ
アケーブル１０を介してハブ６に接続されている。ハブ
６は、ＡＵＩケーブル９を介してトランシーバ７に接続
されている。トランシーバ７は、イーサネットケーブル
８を介して他のトランシーバ７と接続されている。ＦＡ
Ｘサーバ１、ゲートウェイ２、メールサーバ３、文書サ
ーバ４及びパソコン５は、ツイストペアケーブル１０に
接続するためのインターフェースを内蔵している。ハブ
６は、ツイストペアケーブル１０とＡＵＩケーブル９と
を接続するために設けられるとともに、通信ネットワー
クＴの接続において集線装置として機能する。トランシ
ーバ７は、ＡＵＩケーブル９とイーサネットケーブル８
とを接続するために設けられている。

【００１１】ＦＡＸサーバ１は、電話回線Ｌ１を介して
ファクシミリ伝送制御手順（Ｇ３プロトコル）やサリュ
テーション用通信プロトコルを用いて画データを受信す
る。また、ＦＡＸサーバ１は、サリュテーション用通信
プロトコルを用いてパソコン５からの画データを受信す
る。さらに、ＦＡＸサーバ１は、メールサーバ３のクラ
イアントとして、メールアドレスを有している。そし
て、ＦＡＸサーバ１は、メールサーバ３が受信したＦＡ
Ｘサーバ１宛の電子メールを、ＦＡＸサーバ１が所定時
間毎にＰＯＰ３プロトコルを用いて受信する。加えて、
ＦＡＸサーバを構成する読取部をスキャナとして動作さ
せて、読み取った原稿の画データを記憶する。

【００１２】ゲートウェイ２は、通信ネットワークＴ上
以外の他の装置との間の通信を制御する通信プロトコル
を備えている。また、ゲートウェイ２は、通信ネットワ
ークＴへの不正進入を防止するためのファイアウォール
機能も備えている。

【００１３】メールサーバ３は、電子メールで使用する
通信プロトコル（ＳＭＴＰ、ＰＯＰ３等）を備えてい
る。この電子メールに画データを添付して送信すると、
インターネットＦＡＸを実現することができる。メール
サーバ３は、各クライアント毎のメールボックスを備え
ている。

【００１４】文書サーバ４は、ＦＡＸサーバ１のクライ
アントとして、サリュテーションアドレスを有してい
る。そして、サリュテーション用通信プロトコルを用い
てＦＡＸサーバ１からの属性に関する情報、画データ及
び受信日時を受信する。具体的には、属性に関する情報
として、「Ｇ３ＦＡＸ」である旨を示す情報と、Ｇ３Ｆ
ＡＸで画データを受信したときのＴＳＩ信号の情報、Ｓ
ＵＢ信号の情報、及びＰＷＤ信号の情報を受信する。ま
た、「サリュテーション」である旨を示す情報、「電子
メール」である旨を示す情報を受信する。

【００１５】複数のパソコン５は、パソコン５全体を制
御するための制御部、各種情報を表示するためのＬＣＤ
等からなる表示部、その表示部に表示された各種情報に
対して指示をするとともに、所定の文字等を入力するた
めのキーボード及びマウス、ハードディスク等からなる
記憶部等を備えている。また、複数のパソコン５は、Ｆ
ＡＸサーバ１、ゲートウェイ２、メールサーバ３、文書
サーバ４及び他のパソコン５との間、並びにＦＡＸサー
バ１またはメールサーバ３及びゲートウェイ２を介して
外部のファクシミリ装置との間で、送受信を行うための
通信プロトコルを備えている。また、複数のパソコン５
は、メールサーバ３のクライアントとしてメールアドレ
スを、ＦＡＸサーバ１のクライアントとしてサリュテー
ションアドレスを、それぞれ有している。

【００１６】図２に示すように、文書サーバ４は、ＭＰ
Ｕ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、操作部１４、表示部
１５、記憶部１６、通信プロトコル制御部１７、及びネ
ットワークインターフェース１８から構成されるととも
に、各部１１〜１７がバス１９を介してそれぞれ接続さ
れている。

【００１７】ＭＰＵ１１は、文書サーバ４を構成する各
部を制御する。ＲＯＭ１２は、文書サーバ４を制御する
ための基本的なプログラムを記憶する。ＲＡＭ１３は、
文書サーバ４に関する各種情報を記憶する。具体的に
は、図３に示すように、属性に関する情報の項目と、そ
の属性に関する情報に対応する出力属性の項目とから構
成される属性付与テーブル２０を記憶している。

【００１８】具体的には、属性に関する情報の項目とし
て、いずれの通信プロトコルを用いて画データを受信し
たかを示す「Ｇ３ＦＡＸ」、「サリュテーション」、及
び「電子メール」の項目から構成されている。さらに、
「Ｇ３ＦＡＸ」は、「ＴＳＩ（発信元情報）」、いわゆ
るＦコードを構成する「ＳＵＢ」及び「ＰＷＤ」の項目
から構成されている。「サリュテーション」は、送信側
の「ユーザＩＤ」、つまりサリュテーション通信におけ
る「ｆｒｏｍ」の項目で示される送信側のサリュテーシ
ョンアドレスの「ユーザＩＤ」から構成されている。
「電子メール」は、送信側の「メールアドレス」、つま
り電子メールにおける「ｆｒｏｍ」の項目で示される
「メールアドレス」から構成されている。一方、出力属
性の項目として、「属性１」及び「属性２」の項目から
構成されている。

【００１９】図１に示すように、操作部１４は、キーボ
ード１４ａとマウス１４ｂとを備えている。ＬＣＤ等よ
りなる表示部１５は、キーボード１４ａ等から入力され
る文字等を表示する。ハードディスク等よりなる記憶部
１６は、アプリケーションプログラムや各種データ等を
記憶する。

【００２０】通信プロトコル制御部１７は、ネットワー
クインターフェース１８を介して通信ネットワークＴ上
の他の装置との間の通信を制御する通信プロトコルを備
えている。具体的には、サリュテーション（Salutatio
n）・コンソーシアムで規定されたサリュテーション用
通信プロトコル等を備えている。

【００２１】次に、文書サーバ４において、サリュテー
ション用通信プロトコルを用いてＦＡＸサーバ１からの
属性に関する情報及び画データを受信したときの動作に
ついて、図４に示すフローチャートを用いて説明する。
なお、この動作は、記憶部１６に記憶されたアプリケー
ションプログラムに基づき、ＭＰＵ１１の制御により実
行される。

【００２２】ステップＳ１においては、サリュテーショ
ン用通信プロトコルを用いてＦＡＸサーバ１からの属性
に関する情報、画データ及び受信日時が受信される。こ
こで、受信日時とは、ＦＡＸサーバ１が画データを受信
した日時である。

【００２３】ステップＳ２においては、ＲＡＭ１３に記
憶されている属性付与テーブル２０に基づいて、出力属
性が画データに付与される。具体的には、「ＴＳＩ」の
項目が「０３−３４５６−７８９０」であって、「ＳＵ
Ｂ」の項目が「１２３４」である場合は、「属性１」と
して「見積書」が、「属性２」として「フォルダ１」
が、それぞれ出力属性として画データに付与される。ま
た、出力属性として「受信日時」が画データに付与され
る。

【００２４】ステップＳ３においては、前記ステップＳ
２において付与された属性とともに、画データが記憶部
１６に記憶される。以上、詳述したように本実施形態に
よれば、次のような作用、効果を得ることができる。

【００２５】（１）ＲＡＭ１３は、属性に関する情報の
項目と、その属性に関する情報に対応する出力属性の項
目とから構成される属性付与テーブル２０を記憶してい
る。そして、この属性付与テーブル２０に基づいて、画
データに出力属性が付与されている。従って、画データ
に付与された出力属性に基づいて、画データを容易に管
理することができる。具体的には、画データに付与され
た出力属性に基づいて、画データのデータベースを容易
に構築することができる。

【００２６】（２）複数の異なる通信プロトコルで受信
された画データであっても、画データに統一した出力属
性を付与している。加えて、ＦＡＸサーバ１を構成する
読取部をスキャナとして動作させて、読み取った原稿の
画データに対しても、統一した出力属性を付与してい
る。その結果、いずれの通信プロトコルを用いて受信し
た画データであっても、ＦＡＸサーバ１を構成する読取
部をスキャナとして動作させて、読み取った原稿の画デ
ータであっても、一元管理することができる。

【００２７】なお、前記実施形態は、次のように変更し
て具体化することも可能である。 ・前記実施形態に記載の通信プロトコルに限らず、画デ
ータの送受信が可能な通信プロトコルであれば良い。な
お、このように通信プロトコルが増加する場合は、属性
付与テーブル２０において、ＦＡＸサーバ１からサリュ
テーション用通信プロトコルで属性に関する情報の項目
として通信プロトコルの項目を増加させることで対応す
ることができる。

【００２８】さらに、上記実施形態等より把握される請
求項以外の技術的思想について、以下にそれらの効果と
共に記載する。 〔１〕請求項１または請求項２に記載の文書管理装置に
おいて、属性に関する情報には、複数の通信プロトコル
に関する情報を含む文書管理装置。このように構成すれ
ば、画データを容易に管理することが可能な文書管理装
置を提供することができる。

【００２９】〔２〕請求項１、請求項２または前記
〔１〕のいずれか１項に記載の文書管理装置において、
属性に関する情報には、Ｇ３プロトコルにおける通信信
号の情報を含む文書管理装置。このように構成すれば、
通信信号の情報に基づいて、画データを容易に管理する
ことが可能な文書管理装置を提供することができる。

【００３０】〔３〕属性に関する情報及びその属性に関
する情報に対応する出力属性を記憶する記憶手段を備え
た文書管理装置における記録媒体において、コンピュー
タに、属性に関する情報に基づいて、画データに出力属
性を付与することを、実行させるためのプログラムを記
録した記録媒体。このように構成すれば、画データを容
易に管理することが可能な記録媒体を提供することがで
きる。

【００３１】

【発明の効果】本発明は、以上のように構成されている
ため、次のような効果を奏する。請求項１または請求項
２に記載の発明によれば、画データを容易に管理するこ
とが可能な文書管理装置を提供することができる。

【００３２】請求項３に記載の発明によれば、画データ
を容易に管理することが可能な文書管理方法を提供する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】通信ネットワークシステムの構成を示すブロッ
ク図。

【図２】文書サーバの構成を示すブロック図。

【図３】属性付与テーブルを示す説明図。

【図４】属性に関する情報及び画データを受信したとき
の動作を示すフローチャート。

【符号の説明】

４…文書管理装置としての文書サーバ、１１…制御手段
を構成するＭＰＵ、１３…記憶手段を構成するＲＡＭ、
１６…制御手段を構成する記憶部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 属性に関する情報及びその属性に関する
   情報に対応する出力属性を記憶する記憶手段と、その属
   性に関する情報に基づいて、画データに出力属性を付与
   する制御手段とを備えた文書管理装置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理装置におい
   て、属性に関する情報は、通信プロトコルに関する情報
   を含む文書管理装置。
3. 【請求項３】 属性に関する情報及びその属性に関する
   情報に対応する出力属性を記憶する記憶手段を備えた文
   書管理装置における文書管理方法において、属性に関す
   る情報に基づいて、画データに出力属性を付与する文書
   管理方法。