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| Bie Doppel-Schuppen-Kartel Record* |
| Allgemeinest |
| DieDppeIßchuppenkartei hat gegenüber den bisher vorgefundenen
Kar- |
| teilen den Vorteil, dass insbesondere die Gliederung gleichzeitig
in |
| 2 Schuppenlagen erfolgt, d. h daßa z. B. die Schuppenlagen
nach Orten |
| gestaffelt liegen und innerhalb eines jeden Ortes gleichzeitig
wie- |
| der die versehiedenen Kunden alphabetisch gestaffelt sortiert
sind. |
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Desweiteren erabrigen sich die. Leitkarten und durch Kartenreiter
NebenverzeichnisseundHilfsbücher.
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Das Karteikastenziehen ist hinfällig geworden.
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Jede beliebige Anzahl von Karten kann übersehen werden, wodurch wiederum
mühelos und schnell jede gewünschte Karte entnommen oder einsortiert werden kann.
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Die verschiedentlichen Schuppenlagen (Ausschnitte der Orte oder der
Namensalphabete) bieten gleichzeitig eine Kontrollmöglichkeit über falsch eingesteckte
Karten, Jede Kartei kann den Belangen eines jeden Betriebes in Große, Form oder
Druckgestaltung angepasst werden.
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Die Kosten der Kartei einschließlich des Troges, in welchen dieselbe
untergebracht wird, sind nicht höher als die Durchschnittskosten einer allgemeinen
Kartei einschließlich Kasten.
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Bei der Kartei für Kunden wurde davon ausgegangen, eine Karteikarte
zu schaffen, die einfach, billig und übersichtlich ist und gleich-
| zeitig mehrere Belange innerhalb eines Büros berücksichtigt.
Es ist |
| dabei jedem Chef bei Abwesenheit des Bäropersonals die Möglichkeit |
| gegeben, sich in jeder Hinsicht über den betreffenden Kunden
ein Bild |
| zu machen und ohne Umstände Be&uge, Abschlüsse Lieferungen,
iefer- |
| rückstände, Bonnität u. dergl. festzustellen. Die Kartei soll
dabei- |
| noch ohne Mehrarbeit durch Übertragungsarbeiten rar ein schnelles |
| und fehlerfreies Fakturieren, selbst jeder nicht eingearbeiteten
Bü- |
| rokraft, dienen* |
In den weiteren Verwendungsmöglichkeiten als Lagern oder Bestands-Karte bietet sie
durch ihre doppelten Schuppen-Schnellsicht-Kontrollagen alphabetisch und durch die
Sachgebietsstaffelung dieselben Vorteile wie bei ihrer Verwendung als Kunden- u.
Fakturierkartei.
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Durch die doppelten Schuppenlagen, welche eine 2 : tache Kontrolle
und Auffindemoglichkeit bieten, können in einer Stunde bis zu 400 Karten ausgesucht
oder einsortiert werden.
| Grosse 2 |
| Eine unbedingt feststehende Grosse ist für die Kartei nicht
vorge- |
| sehen, d. h. sie lys t sich individuell für jeden Verwendungszweck |
| und den betrieblichenErfordernissenentsprechend anpaseen. Es |
| empfiehlt sich jedoch, die S-rdsse möglichst breit und so zu
halten |
dass sich der Kopf der Kartei bei der Anlage mit der Maschine beschriften
lässt. Dadurch werden mehr Sohuppenlagen gewonnen, was die Abstände zwischen den
Schuppensätzen erweitert und bei gleichzeitiger Masehinenbeschriftung die Übersichtlichkeit
steigert.
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Ausführung : Zur leichten Einsortierung der Karten sind die unteren
Ecken abgerundet oder schräg geschnitten. Die im Kartenbehälter eingesetzten Schienen
oder Leisten geben der Kartei durch den Schräg-oder Rundschnitt der unteren Ecken,
sowie durch eine in der Mitte der Karte vorgenommene Auskerbung einen festen Sitz
nach beiden Seiten und ermöglichen weiter, jeden Kartenstoss mühelos nach vorne
oder rückwärts zu kippen.
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Verwendungsmöglichkeit : 1. Für die fehlerfreie Schnellfakturierung
2. Zur Kundenüberwachung oder 3. als Lager-Kartei u. dergl.
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Als Kundenkartei wird jede Karte genau mit der Anschrift des Kunden
beschriftet. Um llilfsbücher, wie Bahnkilometer-Aneiger, Postzonen-Buch usw. überflüssig
zu machen, werden diese Angaben auf jeder Karte neben dem Namen des Firmeninhabers
und des Einkäufers, sowie den Lieferwünschen, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen,
Rabatt-und Bonus-Sätzen usw. vermerkt. Fr Reisebezirk, Berichte und Besuche ist
genügend Platz vorgesehen.
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Für jeden Interessenten wird sofort eine Karteikarte angelegt. Die
Spalte "Datum" wird erstmals mit dem Datum versehen, an welchem der betreffende
Interessent das Angebot erhält. Die offerierten Preise werden in den Artikelspalten
"rot" eingetragen. Dasselbe gilt für jede Preisveränderung, es sei denn, dass die
allgemein geltenden Preis-, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen in Frage kommen.
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Bei Lieferungen erfolgen beispielsweise die Eintragungen mittels gewöhnlichem
Bleistift, während Abschlüsse unter dem betreffenden Tag grün notiert werden können.
Die Abschluss-Restspalte soll bei Abschlass-Kunden immer den noch abzurufenden Auftragsrest
ersehen lassen, der sich ausserdem noch mit den Angaben auf der letzten Rechnung
deckt.
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Die Eintragungen in 3erlei Farben sollen der Karte Klarheit und Übersichtlichkeit
geben und ausserdem beispielsweise besagen : Schwarz : Lieferungen-Rechnung am gleichen
Tag ausgestellt s. MappE Grün : Abschluss - Korrespondenz v. gleichen Tag liegt
vor.
Eine weitere Farbe "blau" kann für Daueraufträge oder sonstige Kotierungen vorgesehen
werden.
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Erfolgen die Zahlungen des Kunden schleppend, so wird auf der Karte
die angemahnte Sendung mit einem "M" gekennzeichnet.
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Retouren können durch XXX (Ausstreichungen) signiert werden.
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Die lückenlose Führung der Kartei ermöglicht die Unabhängigkeit von
der Korrespondenz und erübrigt das Nachschlagen liber die in Frage
kommenden
Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Ausserdem widerspiegelt die Kartei
die gesamte Geschäftsabwicklung mit dem Abnehmerkreis.
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Durch die Kartei soll gleichzeitig die Verschiedenartigkeit in der
Aktenablage abgestellt werden, z. B.
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STUMAG - Erste stuttgarter Metallgiesserei, E. Hãberle Nacht. G. May
Bisher : Die Karteikarte lautet auf Stumag.
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Die Buchhaltungs-Kontokorrent-Karte war beschriftet : Erste Die Briefablage
erfolgte unter Stuttgarter usw.
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Der Chef suchte unter dem früheren Eamen"Häberle" Der Lehrling führt
seine Hilfsbücher unter "May" Jetzt : Anlage der Karteikarte unter Stumag usw.
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Die Rechnung wird hiernach ausgestellt, gebucht und abgeleg Bestehen
nun Zweifel, unter welchem Stichwort die Firma
| in den Rechnungen oder in der Korrespondenz zu finden ist, |
| so gibt der Satz nstuttgarttt, in welchem die Karteikarte |
| von Stumag steckt, daæ Stichwort an. |
| t |
| Verwendung der Kartei als lagerkartei : |
| Anstelle der Beschriftung der rechtsseitigen Schuppen mit den
Orts- |
| namen erfolgt solche mit den verschiedenen Artikeln in alphabetische- |
Reihenfolge: Placheisen, Innerhalb der verschiedenen Sorten dient Grobeisen, die
Einkerbung für das Namensalphabet, Gusseisen, also die linke, obere Schuppenpartie,
für T-Eisen, die verschiedenen Grössen oder Stärken :
| U-Bisen usw. 18, 20, 25, 30, 40, 50, 80 usw. |
| Karteianlage,Ausschneidender Schuppen usw. : |
| Bei sämtlichen bisherigen Karteikarten ist das Alphabet auf
der Vor- |
| derseite angebracht. Hiervon wurde der Übersichtlichkeit wegen
ab- |
| sichtlich abgewichen. Wenn auf der Vorderseite sämtliche Buchstaben |
| von A-Z aufgedruckt sind, so wird dadurch das Kontrollbild
ver- |
wischt. Das auf der Rückseite der Kartei angebrachte Alphabet dient lediglich zur
Orientierung, an welcher Stelle auf der Vorderseite der Leitbuchstaben anzubringen
ist. Beispiel: Kunde Gentner -Nach der Orientierungslinie unter dem Alphabet auf
der Rückseite der Karte werden die Buchstaben bis zum "G" ausgeschnitten. Alsdann
wird die Vorderseite an der Stelle des rückseitigen "G" mit demselben Buchstaben
signiert. Durch die Handhabung erscheinen zuletzt in Schuppen gelegt und auf der
Vorderseite nur solche Buchstaben, welehe ich durch das Vorhandensein der entsprechenden
Kundenkarten benötige.
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Zu beachten ist insbesondere, dass die letzte Karte den gesamten Satz
des betr. Ortes sperrt, d.h. die überflüssigen Buchstaben werden von der letzten
Karte nicht herausgeschnitten wie im erwähnten Falle Gentner. Dadurch soll vermieden
werden, dass wenn ein Ortssatz beispielsweise mit dem Kunden"AY"endet, die im darauffolgenden
Ortssatz ab "M" erscheinenden Buchstaben sichtbar sind.
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Wechselt ein bisheriger Kunde seine Firmierung von Maier auf Funk,
so kann ohne Umstände auf den Buchstaben F nachgeschnitten werden.
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Tritt dagegen der umgekehrte Fall ein, so wird auf'die Stelle "M"
ein zur Verfügung stehender kleiner Festhaltereiter (7 mm) mit dem Zeichen""aufgesteckt.
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Anlage und Sortierung der Kartei nach Ortsnamen : Zuerst werden sämtliche
Orte (Absatz-Plätze) streng alphabetisch sortiert. Sodann erfolgt für jeden Ort
die Anlage einer Karte, beginnend vom Schuppenfeld Nr. 2 und das Ausschneiden der
Karteikarte. Die Karten legen sich sodann von selbst schuppenartig. Die für die
Ortsschuppenlagen vorgesehenen Felder sind von 1-8 nusmeriert. Das Feld Nr. 1 ist
als Reserve- und Ausweichfeld, wie das nach Nr. 8 noch erscheinende unnummerierte
Feld, für etwa noch neu hinzukommende Orte vorgesehen.
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Die Nummern haben dabei folgenden Zweck : Bei der Neuanlage der Kartei
kann dadurch laufend festgestellt werden, welches Feld bereits beschriftet ist.
Kommt zu einem Ortssatz eine neue Karte dazu, so kann ich an Hand der Nummer, d.
h. ohne Abpassung oder Abzählung der Sehuppenfelder, die anzulegende Karte entsprechend
ausschneiden.
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Sind die Aasweichfelder nach links oder rechts voll ausgenutzt, so
wird ein neuer Satz dazwischengeschoben. Ist dagegen zwischen zwei Orten ein Ort
(oder auch mehrere) neu eingegliedert, so kann das vorausgehende oder folgende Schuppenfeld
in der Breite oder
| auch in der Länge halbiert werden, wodurch sich mehrere Orte
neu |
| einreihen lassen. |
| richtig ist noch zu erwähnen, d&s. s die letzte Karte eines
ganzen |
| Schuppensatzes nicht beschnitten wird, d. h. ciese Karte behält
die |
| rechte obere Hcke als Leit-oder Sachkarte und wird mit dem
Stich- |
| wort oder Buchstaben versehen. os erscheinen also dadurch beispiels |
| weise rechts an der oberen cke die stichworte : Bab. Bi. Cu. |
| der der verschiedenen Schuppensätze mit den jeweiligen letzten |
| Orten wie Babenhausen, Biberach, Cuxhafen, Durkheim usw. Der
Schup- |
| pensatz Bab. geht von links nach rechts, also von Augsburg
bis Ba- |
| bennausn, der Sa-cz Bi. von Bartenstein bis Biberach usf. |
| IMM |
| Aufsetzen von Festhaltereitern oder von-itera |
| (ähnlich wie bei Kontokorrentkarten der DurchschreibebuchJTEaltungen, |
| wenn die Karteikarten entspreqhend ausgestanzt sind). Das zusätz- |
| liche Aufsetzen von zweckdienlichen, dünnen, aber unbedingt
fest- |
| sitzenden Reitern in verschiedenen Großen, Formen und Farben
erspar |
| weiter noch das Fahren von Nebenbüchern über Reisebezirke,
Abschluß- |
| se, Daueraufträge, Terminlieferungen, Detaillisten, Behörden,
Gros- |
| sisten, sowie die Signierung verschiedener Abnehmer von Spezialer- |
| zeugnissen usw. |