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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren zur Signalisierung eines Termins
durch ein Kommunikationsendgerät
gemäß des Oberbegriffs
des Patentanspruchs 1, und eine Kommunikationsanordnung zur Benachrichtigung
eines Benutzers über
einen Termin gemäß des Oberbegriffs
des Patentanspruchs 9.
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Zur
Kommunikation wird insbesondere in größeren Unternehmen das Medium
der elektronischen Nachrichten, kurz E-Mail, angewendet. Dabei werden
Nachrichten, die zumeist aus Text oder aus Text mit Anhängen (Dateien)
bestehen, über
ein paketvermitteltes Datennetzwerk versendet. Diese Nachrichten
werden dann von einem Zentralrechner, auch E-Mail-Server genannt,
empfangen und zwischengespeichert. Solche E-Mail-Server werden beispielsweise
von der Fa. Microsoft (Microsoft Exchange Server) oder von der Fa.
IBM (Lotus Domino Server) angeboten. Sobald der Empfänger der
elektronischen Nachricht mit seinem Computer mit dem Datennetzwerk
verbunden und dabei an dem Nachrichtenserver angemeldet ist, werden
die zwischengespeicherten Nachrichten an den Computer (PC) des Benutzers übertragen
und dort angezeigt bzw. ausgegeben. Der Computer ist dabei das zur
Signalisierung verwendete Kommunikationsendgerät.
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Eine
weitere Funktion der Nachrichtenserver ist die Verwaltung von Terminen
und ähnlichen
zeitgebundenen Ereignissen. Dazu weisen die Nachrichtenserver eine
Terminplaner-Funktion auf, bei der beispielsweise der Benutzer für sich selber
oder aber auch ein beliebiger Benutzer für einen anderen Benutzer einen
Termin, beispielsweise für
eine Besprechung, festlegen kann. Der Benutzer, für den dieser Termin
festgesetzt wird, wird über
diesen Termin ebenfalls mit Hilfe einer elektroni schen Nachricht (E-Mail)
benachrichtigt, wobei diese E-Mail nicht nur in dem Nachrichtenserver,
dem der Benutzer zugeordnet ist, zwischengespeichert wird, sondern
auch von dem Nachrichtenserver dazu verwendet wird, diesen Termin
in die Terminplaner-Funktion für
diesen Benutzer zu übernehmen.
Diese Terminplaner-Funktion ist dabei Bestandteil des Zugriffsprogramms
für elektronische
Post (auch "E-Mail-Client" oder kurz: "Client" genannt), welches
auf dem PC des Benutzers gespeichert ist. Dabei wird in analoger Weise
verfahren, wenn Termine geändert
oder storniert werden.
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Der
Benutzer, dem eine elektronische Nachricht (E-Mail) zugestellt wird,
wird über
den Eingang dieser E-Mail dann benachrichtigt, wenn sein PC mit dem
Nachrichtenserver verbunden ist. Dann wird eine eingehende Nachricht
zumeist optisch und akustisch mit Hilfe des PCs signalisiert. In
manchen Fällen
verfügen
jedoch Nachrichtenserver über
eine Verbindung zu einem Telekommunikationsserver, der über eine
Telekommunikationsanlage mit dem öffentlichen Fernsprechnetz
verbunden ist. In solchen Fällen
kann ein Benutzer auch dann über
den Eingang einer elektronischen Nachricht (z.B. E-Mail) informiert
werden, wenn dieser Benutzer gerade nicht seinen PC benutzt. Dabei
wird der Eingang der elektronischen Nachricht von dem Nachrichtenserver
zu dem Telekommunikationsserver gemeldet, und in der Folge wird
z.B. eine synthetisch erzeugte Sprachnachricht an den Benutzer ausgegeben,
indem dieser automatisch angerufen und die synthetisch erzeugte
Benachrichtigung "vorgelesen" wird. Da von den
Nachrichtenservern eingehende Terminanfragen anderer Benutzer in
analoger Weise zu einer elektronischen Nachricht (E-Mail) verarbeitet
werden, werden auf diesem Wege auch solche "Termin-Nachrichten" durch einen Telefonanruf signalisiert,
sofern der Nachrichtenserver und der Telekommunikationsserver die
Termin-Nachricht entsprechend interpretieren.
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Solange
der PC des Benutzers mit dem Nachrichtenserver verbunden ist, wird
der Benutzer vor dem Beginn eines eingetra genen Termins an diesen
Termin erinnert, indem durch den E-Mail-Client beispielsweise optisch und
akustisch eine Erinnerungsmeldung an dem PC ausgegeben wird. Diesen Vorgang
nennt man auch "Signalisierung".
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Bei
den bestehenden Kommunikationsanordnungen hat sich als nachteilig
erwiesen, dass zwar neu eingehende Termine signalisiert werden können, aber
die bereits bestehenden Termine, die in dem Nachrichtenserver abgespeichert
sind, nicht mehr bei dem Benutzer signalisiert werden, wenn er nicht über seinen
PC auf den Nachrichtenserver "online" zugreift.
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Der
Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, gespeicherte Termine eines
Nachrichtenservers auch solchen Benutzern zu signalisieren, deren Kommunikationsendgerät zum Zeitpunkt
der Benachrichtigung nicht mit dem Nachrichtenserver verbunden ist.
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Die
Aufgabe wird für
das Verfahren durch die Merkmale des Patentanspruchs 1 und für die Kommunikationsanordnung
durch die Merkmale des Patentanspruchs 9 gelöst.
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Die
Lösung
sieht für
das Verfahren vor, zur Signalisierung eines Termins, über den
entsprechende Termin-Daten in einem Nachrichtenserver gespeichert
sind, ein Kommunikationsendgerät
zu verwenden. Dabei ist der Termin einem Benutzer zugeordnet, welcher
ein Kommunikationsendgerät
verwendet. Dabei werden folgende Verfahrensschritte nacheinander
durchgeführt:
Zuerst
(Schritt a) wird von einer Zugriffseinheit auf den Nachrichtenserver
zugegriffen, wobei die Termin-Daten durch die Zugriffseinheit von
dem Nachrichtenserver abgerufen und an eine Auswerteeinheit übermittelt
werden. Anschließend
(Schritt b) werden die Termin-Daten durch die Auswerteeinheit in
eine Terminliste eingetragen, wonach (Schritt c) die Terminliste
durch die Auswerteeinheit überwacht
wird und die Signalisierung des Termins ausgelöst wird, wobei die Auswerteeinheit
die Termin-Daten an eine Ausführungseinheit übermittelt.
Nachfolgend (Schritt d) ermittelt die Ausführungs einheit anhand einer
Benutzer-Datenbank die Art und die Adresse des Kommunikationsendgerätes, an
welchem die Signalisierung des Termins vorgenommen werden soll.
Anschließend
(Schritt e) übermittelt
die Ausführungseinheit
die Termin-Daten
und die Adresse an dasjenige einer Mehrzahl von Benachrichtigungsmodulen,
welches der Art des ermittelten Kommunikationsendgerätes zugeordnet
ist. Die Signalisierung des Termins erfolgt dann (Schritt f) durch
das Benachrichtigungsmodul, in dem anhand der Adresse eine den Termin beschreibende
Nachricht an das Kommunikationsendgerät übermittelt wird. Dadurch kann
ein Termin immer an genau dem Kommunikationsendgerät ausgegeben
werden, welches dem Benutzer gerade zur Verfügung steht, unabhängig davon,
an welchem Ort sich der Benutzer gerade aufhält.
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Durch
die kennzeichnenden Merkmale der abhängigen Patentansprüche 2 bis
8 wird die Erfindung in vorteilhafter Weise weiter ausgestaltet.
Dabei gelten die Vorteile sinngemäß auch für die Kommunikationsanordnung.
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Ein
Benutzer kann unverzüglich über einen neuen
Termin informiert werden, wenn von dem Nachrichtenserver das Einspeichern
eines Termins in diesen Nachrichtenserver von diesem an die Auswerteeinheit übermittelt
wird, und danach von der Auswerteeinheit Schritt a) initiiert wird.
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Wenn
in einstellbaren Zeitabständen
von der Zugriffseinheit auf den Nachrichtenserver zugegriffen wird
und dabei das Vorhandensein eines Termins überprüft wird und der Abruf von Termin-Daten
dann erfolgt, wenn der Termin nicht bereits durch die Zugriffseinheit
zu einem früheren
Zeitpunkt abgerufen wurde, kann auf einfache und effiziente Weise
auch auf solche Nachrichtenserver zugegriffen werden, die über keine
eigene Benachrichtigungsfunktion für neu eingegangene Termine
verfügen.
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Der
Benutzer kann selbst entscheiden, ob und in welcher Weise er über welche
Termine (Art des Termins, Name des Gesprächspartners, Termindauer, Signalisierungs-Vorlaufzeit,
etc.) informiert wird, indem von der Auswerteeinheit auf eine Benutzerprofil-Datenbank
zugegriffen wird, wobei für
den Benutzer ein Benachrichtigungs-Profil abgerufen wird und wobei
anhand des Benachrichtigungs-Profils durch die Auswerteeinheit entschieden
wird, ob und in welcher Weise der Termin bei dem Benutzer signalisiert
wird. Dazu wird in vorteilhafter Weise die Benutzerprofil-Datenbank
gepflegt, indem diese mit einem "Web-Interface" ausgerüstet ist.
Dabei greift der Benutzer zur Pflege der Benutzer-Datenbank mittels
eines gebräuchlichen
Web-Browsers auf diese Benutzerprofil-Datenbank zu.
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Das
Verfahren zur Signalisierung von Terminen ist besonders flexibel
einsetzbar, wenn als Kommunikationsendgerät ein Fernsprechgerät, ein Mobiltelefon,
ein Computer, ein PDA oder ein anderes gebräuchliches Kommunikationsendgerät eingesetzt wird.
Die Realisierung einer entsprechenden Kommunikationsanordnung ist
dann besonders einfach, wenn für
jede Art der Benachrichtigung bzw. des Kommunikationsendgeräts (Sprachendgerät, Textendgerät, Video-Telefon
etc.) ein entsprechendes Benachrichtigungsmodul vorgesehen wird.
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Dabei
wird zweckmäßiger Weise
zumindest ein Benachrichtigungsmodul für Textnachrichten und zumindest
ein Benachrichtigungsmodul für
eine Sprachausgabe über
einen Fernsprechkanal zur Auswahl vorgehalten. Dabei wird in einem
Benachrichtigungsmodul für
eine Sprachausgabe zweckmäßiger Weise
eine Umsetzungseinheit für
die Umsetzung textbasierter Nachrichten in synthetische Sprache
verwendet, so dass auch einfache Sprachendgeräte ohne Display zur Ausgabe
(Signalisierung) verwendet werden können. Ein solches Benachrichtigungsmodul
mit einer solchen Umsetzungseinheit kann darüber hinaus in ökonomischer
Weise auch zur Ausgabe anderer Textnachrichten (z.B. E-Mails) verwendet
werden.
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Ausführungsbeispiele
zur Erläuterung
des erfindungsgemäßen Verfahrens
sind nachfolgend anhand der Zeichnung erläutert, die gleichzeitig der Erläuterungs
eines Ausführungsbeispiels
der erfindungsgemäßen Kommunikationsanordnung
dient.
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Dabei
zeigt:
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1 in
schematischer Darstellung eine Anordnung aus einem Nachrichtenserver,
einem Telekommunikationsserver, einem PC und Kommunikationsendgeräten.
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In
der 1 ist ein Telekommunikationsserver TKS dargestellt,
der über
ein (nicht dargestelltes) paketvermitteltes Datennetzwerk mit einem
Nachrichtenserver MXS ("Message
Exchange System") verbunden
ist. Ebenfalls über
das paketvermittelnde Datennetzwerk ist der Telekommunikationsserver TKS
mit einem Computer PC und den Kommunikationsendgeräten EG1,
EG2 verbunden.
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Bei
den Kommunikationsendgeräten
EG1, EG2 handelt es sich um Sprachendgeräte (Telefone), die über das
paketvermittelte Datennetzwerk kommunizieren und an einen (hier
nicht dargestellten) Kommunikationsknoten – in diesem Fall ein H.323-Gatekeeper – angemeldet
sind. Man bezeichnet solche Endgeräte EG1, EG2 auch als VoIP-Endgeräte (VoIP
= Voice over IP; IP = Internet Protocol).
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Selbstverständlich kann
der Telekommunikationsserver TKS auch mit einer (nicht dargestellten) leitungsvermittelten
Telekommunikationsanlage verbunden sein, dann sind die Kommunikationsendgeräte EG1,
EG2 über
diese leitungsvermittelte Telekommunikationsanlage mit dem Telekommunikationsserver
TKS verbunden.
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Der
Telekommunikationsserver TKS ist mit einer Zugriffseinheit CON ("Connector") zum Zugriff auf
den Nachrichtenserver MXS ausgerüstet.
Eine Auswerteeinheit SM ("Scheduling
Modu le") ist mit
der Zugriffseinheit CON verbunden und ruft über diese in regelmäßigen Zeitabständen (hier:
alle 60 Sekunden) Termin-Daten von dem Nachrichtenserver MXS ab.
Dazu baut die Zugriffseinheit CON über das paketvermittelte Datennetzwerk
eine Verbindung zu dem Nachrichtenserver MXS auf und ruft dort die
Termin-Daten aller derer Benutzer ab, die in dem Nachrichtenserver
MXS ein Nachrichtenpostfach unterhalten und die durch den Telekommunikationsserver TKS
die damit verbundenen Termine signalisiert bekommen sollen. Sofern
bei diesem Abruf Termin-Daten abgerufen werden, die in der Auswerteeinheit
SM noch nicht oder aber mit abweichenden Daten gespeichert sind,
speichert die Auswerteeinheit SM diese Termin-Daten in einer Termin-Liste, also einer
eigenen Datenbank.
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Anstelle
oder zusätzlich
zu dem regelmäßigen Abrufen
der Termin-Daten von dem Nachrichtenserver MXS kann alternativ der
Nachrichtenserver MXS auch beim Neueintrag oder bei einer Änderung bzw.
Löschung
eines Termins eine Benachrichtigungsnachricht über das paketvermittelte Datennetzwerk
und die Zugriffseinheit CON zu der Auswerteeinheit SM senden und
damit den Abruf der Termin-Daten selbst initiieren.
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Für jeden
Termin, der signalisiert werden soll, kann eingestellt werden, wie
lange der Benachrichtigungs-Vorlauf sein soll, also, ob der Termin
erst bei seinem eigentlichen Beginn signalisiert werden soll oder
zu einem früheren
Zeitpunkt. Diese Vorlaufzeit kann entweder von jedem Benutzer selber
eingestellt werden, oder aber sie kann von demjenigen Benutzer,
der den Termin in den Nachrichtenserver MXS eingestellt hat, definiert
werden. In Abhängigkeit
von dieser vorgegebenen Vorlaufzeit meldet die Auswerteeinheit SM
den Termin an eine Ausführungseinheit
RE ("Rule Engine"), indem der Ausführungseinheit
RE die Termin-Daten übermittelt
werden. In den Termin-Daten ist selbstverständlich der Benutzer definiert,
den der Termin betrifft.
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Die
Ausführungseinheit
RE greift nach Empfang der Termin-Daten auf eine Benachrichtigungsprofil-Datenbank
BPD zu und ruft aus dieser Benachrichtigungsprofil-Daten über den
betreffenden Benutzer ab. In diesen Benachrichtigungsprofil-Daten ist festgelegt,
ob und auf welche Weise der Benutzer über den anstehenden Termin
benachrichtigt (signalisiert) werden soll. Darin kann also festgelegt
sein, ob der Benutzer durch eine SMS-Nachricht auf seinem Mobiltelefon,
durch einen Anruf auf seinem (Festnetz-)Telefon, durch eine E-Mail
oder auf eine andere Art und Weise benachrichtigt werden soll.
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Die
Benachrichtigungsprofil-Datenbank BPD ist mit einem Web-Interface WI ausgerüstet, über welches
die Inhalte der Benachrichtigungsprofil-Datenbank zugreifbar sind
und gepflegt werden können. Dazu
kann ein Benutzer, geschützt über ein
Passwort, mit Hilfe eines Computers PC über das paketvermittelte Datennetzwerk
auf das Web-Interface WI zugreifen. Dazu bedient er sich einer auf
dem Computer PC installierten Browser-Software, die zur Darstellung
der Benachrichtigungsprofil-Daten und zur Änderung derselben entsprechende
Bedienelemente darstellt. Für
Benutzer, die die ihnen zugeordneten Datensätze der Benachrichtigungsprofil-Datenbank nicht
pflegen, werden Standardwerte ("Default-Werte") verwendet.
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In
Abhängigkeit
von den Benachrichtigungsprofil-Daten des zu benachrichtigenden
Benutzers – dazu
gehören
auch die entsprechenden Rufnummern, Zugangsdaten etc. – wählt die
Ausführungseinheit
RE nun eins der Benachrichtigungsmodule SMS, VOC aus, wobei das
Benachrichtigungsmodul SMS über
das paketvermittelte Datennetzwerk mit einer Sendestation verbunden
ist, die Kurznachrichten (SMS-Nachrichten) zu Mobilfunkteilnehmern
versendet, während
das Benachrichtigungsmodul VOC ebenfalls über das paketvermittelte Datennetzwerk Zugriff
auf einen (hier nicht dargestellten) Telekommunikationsknoten ("Gatekeeper") hat und über diesen
Sprachverbindungen zu Kommunikationsendgeräten EG1, EG2 aufbauen kann.
Das Benachrichtigungsmodul VOC ist zu diesem Zweck mit einer Umsetzungsein heit
TTS ("Text-to-Speech") ausgerüstet, die
aus den übermittelten
Termin-Daten eine synthetische Sprachnachricht erstellt. In dem
vorliegenden Ausführungsbeispiel
hat sich der zu benachrichtigende Benutzer für eine Signalisierung von Terminen über die
Sprachausgabe an das Kommunikationsendgerät EG2 entschieden, so dass
die Ausführungseinheit
AE die Termin-Daten und die Rufnummer des Kommunikationsendgerätes EG2
an das Benachrichtigungsmodul VOC weiterleitet.
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Die
Termin-Daten werden durch die Umsetzungseinheit TTS in eine synthetische
Sprachausgabe umgesetzt, wobei das Ergebnis eine Datei ist, die Sprache
in digitalisierter Form enthält.
Das Benachrichtigungsmodul VOC versendet nun eine Anforderungsnachricht,
die die Rufnummer des Kommunikationsendgerätes EG1 umfasst, zu einem (hier
nicht dargestellten) Kommunikationsknoten, um eine Kommunikationsverbindung
zu dem Kommunikationsendgerät
EG2 zu initiieren. Beim Aufbau dieser Kommunikationsverbindung werden
zwischen dem Benachrichtigungsmodul VOC und dem Kommunikationsendgerät EG2 Übertragungskanäle geöffnet (man
spricht auch von Datenströmen), über welche das
Benachrichtigungsmodul VOC die digitalisierte Sprache zu dem Kommunikationsendgerät EG2 übermittelt,
wo diese digitalisierten Sprachdaten in ein analoges Signal umgesetzt
und wiedergegeben werden.
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Auch
wenn im vorliegenden Ausführungsbeispiel
die Zugriffseinheit CON, die Auswerteeinheit SM, die Ausführungseinheit
RE und die Benachrichtigungsmodule SMS, VOC auf einem gemeinsamen Telekommunikationsserver
TKS installiert sind, können
diese Komponenten selbstverständlich
auch auf mehreren Plattformen verteilt angeordnet sein.