CN104954615B - 信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统及管理方法 - Google Patents

信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统及管理方法 Download PDF

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Abstract

本发明提供使印刷过能够由文档管理服务器共有地管理的文档数据的用户能够容易地确认针对已印刷的范围在事后进行的更新内容的信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统以及文档管理方法。在信息处理装置中，存储控制部将与印刷控制部进行文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到第二存储部。变更判断部根据历史记录信息，判断由印刷控制部印刷的文档数据有无变更。当判断印刷控制部印刷的文档数据有变更时，内容判断部根据变更后的文档数据和印刷控制部进行印刷时的文档数据，判断印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的内容是否被变更。当所述内容判断部判断所述印刷范围的内容已被变更时，通知部能够通知所述文档数据的变更。

Description

信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统及管理方法
技术领域
本发明涉及能够使用与网络相连接的存储部的文档数据的信息处理装置、图像形成装置以及管理所述文档数据的文档管理系统和文档管理方法。
背景技术
一般来说，在网络中能够共有地管理文档数据的文档管理服务器已为公众所知。在与这种文档管理服务器可通信地相连接的个人计算机这样的信息处理装置中，用户能够对由文档管理服务器管理的文档数据进行阅览和编辑等。
其中，在向文档管理服务器竞争对文档数据进行编辑请求时，要向后来进行编辑请求的信息处理装置通知先前进行编辑请求并被准许编辑的信息处理装置中的编辑结束，这种构成已为公众所知。另外，在文档管理系统中能够管理文档数据的版本也已为公众所知。
但是，有时由文档管理服务器管理的文档数据在由信息处理装置的用户印刷之后，被印刷的文档数据的内容被其他用户的编辑工作变更。此时，可以认为印刷过文档数据的用户多对已印刷范围的事后的更新内容具有浓厚的兴趣。但是，用户为了确认自己印刷过的文档数据的事后的更新内容，需要对文档管理服务器所管理的文档数据的更新状况逐一确认。
发明内容
本发明的目的在于提供如下的信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统以及文档管理方法，能够使印刷过由文档管理服务器能共有地管理的文档数据的用户，容易地确认针对已印刷的范围事后进行的更新的内容。
本发明提供一种信息处理装置，其包括：印刷控制部，对于存储于通过网络连接的第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；存储控制部，将与所述印刷控制部进行的所述文档数据的印刷有关的历史记录信息存储到第二存储部；变更判断部，根据所述历史记录信息，判断由所述印刷控制部印刷的所述文档数据有无变更；内容判断部，当由所述变更判断部判断所述印刷控制部印刷的所述文档数据已变更时，所述内容判断部根据变更后的所述文档数据和所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据，判断所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及通知部，当所述内容判断部判断所述印刷范围的内容已变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，所述通知部在满足预定的通知条件时通知所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
本发明提供一种图像形成装置，其包括所述信息处理装置和图像形成部，所述图像形成部能够根据图像数据执行所述印刷处理。
本发明提供一种文档管理系统，具备文档管理服务器和信息处理装置，所述文档管理系统包括：第一存储部，与网络相连接；印刷控制部，对于存储于所述第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；存储控制部，将与所述印刷控制部进行所述文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到第二存储部；变更判断部，根据所述历史记录信息，判断由所述印刷控制部印刷的所述文档数据有无变更；内容判断部，当由所述变更判断部判断所述印刷控制部印刷的所述文档数据已变更时，所述内容判断部根据变更后的所述文档数据和所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据，判断所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及通知部，当由所述内容判断部判断所述印刷范围的内容已变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，所述通知部在满足预定的通知条件时通知所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
本发明提供一种文档管理方法，由信息处理装置执行，所述文档管理方法包括：第一步骤，对于存储于通过网络连接的第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；第二步骤，将与所述第一步骤进行所述文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到第二存储部；第三步骤，根据所述历史记录信息，判断所述第一步骤中印刷的所述文档数据有无变更；第四步骤，当所述第三步骤判断所述第一步骤中印刷的所述文档数据已变更时，根据变更后的所述文档数据和所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据，判断所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及第五步骤，当所述第四步骤判断所述印刷范围的内容已被变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，在所述第五步骤中，在满足预定的通知条件时通知所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
按照本发明，能够实现使印刷过能够由文档管理服务器共有地管理的文档数据的用户、能够容易地确认针对已印刷的范围在事后进行的更新内容的信息处理装置、图像形成装置、文档管理系统以及文档管理方法。
本说明书适当地参照附图，通过使对以下详细说明中记载的概念进行总结的内容简略化的方式来进行介绍。本说明书的意图并不是限定权利要求中记载的主题的重要特征和本质特征，此外，意图也不是限定权利要求中记载的主题的范围。此外、在权利要求中记载的对象、并不限定于解决本发明中任意部分中记载的一部分或全部缺点的实施方式。
附图说明
图1是表示本发明实施方式中的文档管理系统的大致结构的图。
图2是表示本发明实施方式中的文档管理系统的图像形成装置结构的图。
图3是表示由本发明实施方式中的文档管理系统的通信装置执行的印刷作业发送处理的一个例子的流程图。
图4是表示由本发明实施方式中的文档管理系统的图像形成装置执行的印刷作业执行处理的一个例子的流程图。
图5是表示由本发明实施方式中的文档管理系统的文档管理服务器执行的文档更新处理的一个例子的流程图。
图6是表示由本发明实施方式中的文档管理系统的图像形成装置执行的通知处理的一个例子的流程图。
具体实施方式
以下边参照附图边对本发明的实施方式进行说明，以供理解本发明。并且，以下的实施方式只是具体化本发明的一个例子，并不是对本发明的技术范围的限定。
(文档管理系统100)
如图1所示，本发明实施方式中的文档管理系统100具备文档管理服务器10、一个或多个通信装置20和图像形成装置30。所述文档管理服务器10、一个或多个所述通信装置20和所述图像形成装置30能够通过互联网或者LAN等通信网络40相连接。
(文档管理服务器10)
如图1所示，所述文档管理服务器10是具备控制部11、操作显示部12、通信部13和存储部14的服务器。
所述控制部11具备未图示的CPU、ROM、RAM和EEPROM等控制部件。所述CPU是执行各种运算处理的处理器。所述ROM是预先存储有用于所述CPU执行各种处理的控制程序等信息的非易失性存储部。所述RAM是易失性存储部，所述EEPROM是非易失性存储部。所述RAM和所述EEPROM被用作所述CPU执行的各种处理的临时存储器(作业区域)。并且，所述控制部11通过使用所述CPU执行预先存储于所述ROM或者所述存储部14的各种控制程序总体地控制所述文档管理服务器10。此外，所述控制部11也可以是集成电路(ASIC)等电子电路。
所述操作显示部12具备：液晶显示器等显示部，根据来自所述控制部11的控制指令显示各种信息；键盘以及鼠标等操作部，接收用户的各种输入操作。
所述通信部13在所述通信装置20和所述图像形成装置30等外部通信设备之间，通过所述通信网络40执行有线或者无线数据通信。
所述存储部14是SSD(固态硬盘)或者HDD(硬盘驱动器)等存储部，能够由所述控制部11进行数据的读写。另外，所述存储部14存储有所述网络40上共有的文档数据。具体地说，与所述网络40相连接的所述通信装置20和所述图像形成装置30等外部通信设备，通过访问所述文档管理服务器10能够使用存储于所述存储部14的所述文档数据。并且，所述控制部11也可以只准许预先注册的外部通信设备使用存储于所述存储部14的所述文档数据。其中，所述存储部14是本发明中的第一存储部的一个例子。
其中，存储于所述存储部14的所述文档数据的内容有时通过与所述网络40相连接的所述通信装置20和所述图像形成装置30等外部通信设备变更。与此相应，在所述文档管理服务器10中，当所述文档数据的内容被变更时，通过更新附加于所述文档数据的版本信息，来管理存储于所述存储部14的所述文档数据的更新状况。
具体地说，所述存储部14预先存储有文档更新程序，所述文档更新程序用于由所述控制部11执行后面所述的文档更新处理(参照图5的流程图)。此外，所述文档更新程序存储于CD、DVD和闪存器等计算机能够读取的存储介质，也可以从所述存储介质安装到所述存储部14等存储部中。
并且，如图1所示，所述控制部11包括编辑准许部111、文档更新部112和更新通知部113。所述控制部11通过使用所述CPU执行存储于所述存储部14的所述文档更新程序，起到作为所述编辑准许部111、所述文档更新部112和所述更新通知部113的功能。
所述编辑准许部111根据来自与所述网络40相连接的所述通信装置20和所述图像形成装置30等外部通信设备的请求，准许编辑存储于所述存储部14的所述文档数据。具体地说，对于存在来自所述通信装置20等外部通信设备的编辑请求的所述文档数据，当已准许其他外部通信设备进行编辑时，所述编辑准许部111则准许进行请求的外部通信设备阅览所述文档数据。被所述编辑准许部111准许阅览所述文档数据的外部通信设备能够进行所述文档数据内容的阅览和印刷。
另一方面，所述编辑准许部111对于存在来自所述通信装置20等外部通信设备的编辑请求的所述文档数据，如果对任意一个外部通信设备均未准许编辑，则对已进行请求的外部通信设备准许所述文档数据的编辑。由所述编辑准许部111准许编辑所述文档数据的外部通信设备，不仅能够进行所述文档数据的阅览和印刷，还能够变更所述文档数据的内容，并将内容变更后的所述文档数据存储到所述存储部14。
在内容变更后的所述文档数据通过由所述编辑准许部111准许进行编辑的所述通信装置20等外部通信设备存储到所述存储部14时，所述文档更新部112更新附加于所述文档数据的所述版本信息。例如，所述文档更新部112在所述版本信息为数字时，通过递增更新所述版本信息。另外，所述版本信息也可以是字母等字符或者符号。此外，当所述编辑准许部111已准许编辑所述文档数据时，所述文档更新部112也可以考虑更新所述版本信息。
其中，所述文档更新部112不覆盖内容变更前的所述文档数据，而是将所述版本信息已更新的内容变更后的所述文档数据作为不同的文件存储到所述存储部14。即，所述文档管理服务器10的所述存储部14不仅存储有最新版本的所述文档数据，还积累存储有旧版本的所述文档数据。此外，也可以考虑在所述文档数据存储到所述存储部14后，经过预定的期间后，所述文档更新部112删除所述文档数据。
在由所述文档更新部112更新所述文档数据时，所述更新通知部113通知与所述网络40相连接的所述通信装置20等外部通信设备所述文档数据的更新。此外，可以考虑当只对所述控制部11预先注册的外部通信设备准许使用所述文档数据时，所述更新通知部113只对准许使用所述文档数据的外部通信设备通知所述文档数据的更新。
(通信装置20)
如图1所示，所述通信装置20是具备控制部21、操作显示部22、通信部23和存储部24的个人计算机等。此外，所述通信装置20也可以是智能手机、手机、平板电脑终端或者PDA等。
所述控制部21具备未图示的CPU、ROM、RAM和EEPROM等控制部件。所述CPU是执行各种运算处理的处理器。所述ROM是预先存储有用于由所述CPU执行各种处理的控制程序等信息的非易失性存储部。所述RAM是易失性存储部，所述EEPROM是非易失性存储部。所述RAM和所述EEPROM被用作所述CPU执行的各种处理的临时存储器(作业区域)。并且，所述控制部21通过使用所述CPU执行预先存储于所述ROM或者所述存储部24的各种控制程序总体地控制所述通信装置20。此外，所述控制部21也可以是集成电路(ASIC)等电子电路。
所述操作显示部22具备：液晶显示器等显示部，根据来自所述控制部21的控制指令显示各种信息；键盘以及鼠标等操作部，接收用户的各种输入操作。
所述通信部23在所述文档管理服务器10、其他的所述通信装置20和所述图像形成装置30等外部通信设备之间，通过所述通信网络40执行有线或者无线数据通信。
所述存储部24是SSD或者HDD等存储部，能够由所述控制部21进行数据的读写。并且，所述存储部24也可以存储有从所述文档管理服务器10的所述存储部14获得的所述文档数据。即，此时的所述控制部21能够访问所述文档管理服务器10，从所述存储部14获得所述文档数据，并存储到所述存储部24。
其中，在所述通信装置20中，能够访问所述文档管理服务器10，并对存储于所述存储部14的所述文档数据进行阅览或者编辑。并且，在所述通信装置20中，通过对所述图像形成装置30发送印刷作业信息，阅览中的所述文档数据能够由所述图像形成装置30执行印刷处理。
具体地说，所述存储部24预先存储有印刷作业发送程序，所述印刷作业发送程序用于所述控制部21执行后面所述的印刷作业发送处理(参照图3的流程图)。并且，所述印刷作业发送程序存储于CD、DVD和闪存器等计算机能够读取的存储介质，也可以从所述存储介质安装到所述存储部24等存储部。
并且，如图1所示，所述控制部21包括设定受理部211、作业生成部212和作业发送部213。所述控制部21通过使用所述CPU执行存储于所述存储部24的所述印刷作业发送程序起到作为所述设定受理部211、所述作业生成部212和所述作业发送部213的功能。
所述设定受理部211接收用户进行的印刷条件的设定操作，所述设定操作针对由所述图像形成装置30执行的所述印刷处理。具体地说，当用户对所述操作显示部22进行了内容为指示由所述图像形成装置30对阅览中的所述文档数据进行印刷的操作输入时，所述设定受理部211将用于设定所述印刷条件的设定画面显示于所述操作显示部22。例如，所述印刷条件包含印刷范围、印刷数量、打印纸的尺寸、有无放大缩小以及是否双面印刷等。
所述作业生成部212根据所述设定受理部211受理的所述印刷条件，生成用于使所述图像形成装置30执行所述印刷处理的印刷作业信息。例如，所述作业生成部212根据用于确定成为所述印刷处理对象的所述文档数据的确定信息以及表示所述印刷条件的信息，生成所述印刷作业信息。其中，所述确定信息包括所述文档数据的名称、所述文档数据的当前版本信息和所述文档管理服务器10中的所述文档数据的位置信息等。
此外，也可以考虑所述通信装置20从所述文档管理服务器10获得所述文档数据，并根据获得的所述文档数据，生成所述印刷作业信息。此时，所述作业生成部212将从所述文档管理服务器10获得并存储于所述存储部24的所述文档数据的数据格式转换为PDL(page description language)格式或者位图格式等适合于由所述图像形成装置30进行所述印刷处理的数据格式。并且，所述作业生成部212通过向数据格式转换后的所述文档数据添加表示所述印刷条件的信息，生成所述印刷作业信息。
所述作业发送部213将由所述作业生成部212生成的所述印刷作业信息发送到所述图像形成装置30。
(图像形成装置30)
如图1和图2所示，所述图像形成装置30具备ADF31、图像读取部32、图像形成部33、供纸部34、控制部35、操作显示部36、通信部37和存储部38。所述图像形成装置30是具有多个功能的数码复合机，具有根据图像数据形成图像的打印功能，还具有扫描功能、传真功能或者复印功能等。其中，包括所述控制部35和所述存储部38的装置是本发明中的信息处理装置的一个例子。此外，所述图像形成装置30也可以是能够根据由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息执行所述印刷处理的打印机等图像形成装置。
如图2所示，所述ADF31是具备原稿设置部311、多个输送辊312、原稿按压构件313和出纸部314的自动原稿输送装置。并且，在所述ADF31中，通过未图示的马达驱动每个所述输送辊312，使放置于所述原稿设置部311的原稿通过所述图像读取部32读取图像数据的位置，并输送到所述出纸部314。由此，所述图像读取部32能够从由所述ADF31输送的原稿读取图像数据。
如图2所示，所述图像读取部32具备原稿台321、读取单元322、反射镜323、反射镜324、光学透镜325和CCD(Charge Coupled Device)326。所述原稿台321是设置于所述图像读取部32上面的原稿放置部。所述读取单元322具备LED光源和反射镜，能够通过未图示的马达在副扫描方向(图2中的左右方向)上移动。所述LED光源具备沿主扫描方向(图2中的纵深方向)排列的多个白色LED。所述反射镜将由所述LED光源照射的、并由位于所述原稿台321上的读取位置的原稿的表面反射后的光、向所述反射镜323反射。并且，由所述读取单元322的所述反射镜反射后的光通过所述反射镜323、反射镜324引导至所述光学透镜325。所述光学透镜325会聚入射的光并入射到所述CCD326。所述CCD326具有光电转换元件等，所述光电转换元件将与从所述光学透镜325入射的光的受光量相对应的电信号作为所述原稿的图像数据输入到所述控制部35。
所述图像形成部33是电子照相方式的图像形成部，能够执行根据由所述图像读取部32读取的图像数据形成图像的图像形成处理(所述印刷处理)。另外，所述图像形成部33也能够根据从所述通信装置20等外部通信设备输入的图像数据，执行所述印刷处理。
具体地说，如图2所示，所述图像形成部33具备感光鼓331、带电装置332、光扫描装置(LSU)333、显影装置334、转印辊335、清洁装置336、定影辊337、加压辊338和岀纸盘339。并且，在所述图像形成部33中，按以下顺序在由可装卸地安装于所述供纸部34的供纸盒341供给的薄片体上形成图像，图像形成后的薄片体被排出到所述岀纸盘339。此外，所述薄片体为纸、铜版纸、明信片、信封以及胶片等薄片材料。
首先，通过所述带电装置332使所述感光鼓331以规定电位均匀带电。接着，通过所述光扫描装置333对所述感光鼓331的表面照射基于图像数据的光。由此，在所述感光鼓331的表面上形成对应图像数据的静电潜影。并且，所述感光鼓331上的静电潜影由所述显影装置334显影(可视化)为调色剂像。此外，所述显影装置334由可装卸地安装于所述图像形成部33的调色剂容器334A补给调色剂(显影剂)。接着，形成于所述感光鼓331的调色剂像被所述转印辊335转印到薄片体上。然后，被转印于薄片体的调色剂像在该薄片体通过所述定影辊337和所述加压辊338之间时，由所述定影辊337加热并融溶定影。此外，所述感光鼓331表面残留的调色剂由所述清洁装置336去除。
所述控制部35具备未图示的CPU、ROM、RAM和EEPROM等控制部件。所述CPU是执行各种运算处理的处理器。所述ROM是预先存储有用于所述CPU执行各种处理的控制程序等信息的非易失性存储部。所述RAM是易失性存储部，所述EEPROM是非易失性存储部。所述RAM和所述EEPROM被用作所述CPU执行的各种处理的临时存储器(作业区域)。并且，所述控制部35通过使用所述CPU执行预先存储于所述ROM的各种控制程序总体地控制所述图像形成装置30。此外，所述控制部35既可以是集成电路(ASIC)等电子电路，也可以是与总体地控制所述图像形成装置30的主控制部分别设置的控制部。
所述操作显示部36具有：液晶面板等显示部，根据来自所述控制部35的控制指令显示各种信息；以及操作键或者触摸面板等操作部，根据用户的操作，向所述控制部35输入各种信息。
所述通信部37在所述文档管理服务器10和所述通信装置20等外部通信设备之间，通过所述通信网络40执行有线或者无线数据通信。
所述存储部38是SSD或者HDD等存储部。所述存储部38中存储有由所述图像读取部32读取的图像数据。另外，所述存储部38中存储有从所述文档管理服务器10的所述存储部14获得的所述文档数据。具体地说，所述控制部35能够访问所述文档管理服务器10从所述存储部14获得所述文档数据，并存储到所述存储部38。
但是，有时由所述文档管理服务器10这样的文档管理服务器管理的文档数据在由所述通信装置20这样的信息处理装置的用户印刷之后，印刷的文档数据的内容由于其他用户的编辑工作而变更。此时，可以认为印刷过文档数据的用户多对已印刷范围的事后的更新内容具有浓厚的兴趣。可是，用户为了确认自己印刷了的文档数据在事后的更新内容，需要逐一确认文档管理服务器管理的文档数据的更新状况。
与此相应，在所述文档管理系统100中，通过所述图像形成装置30具备以下说明的功能，印刷过所述文档管理服务器10中能够共有地管理的所述文档数据的用户，能够容易地确认对已印刷范围在事后进行的更新内容。
具体地说，所述存储部38预先存储有印刷作业执行程序和通知程序，所述印刷作业执行程序用于所述控制部35的所述CPU执行后面所述的印刷作业执行处理(参照图4的流程图)，所述通知程序用于执行通知处理(参照图6的流程图)。此外，所述印刷作业执行程序和通知程序存储于CD、DVD和闪存器等计算机能够读取的存储介质，也可以从所述存储介质安装到所述存储部38等存储部。
并且，如图1所示，所述控制部35包括作业执行部351、存储控制部352、变更判断部353、内容判断部354、通知部355和条件设定部356。所述控制部35通过使用所述CPU执行存储于所述存储部38的所述印刷作业执行程序和所述通知程序，起到作为所述作业执行部351、所述存储控制部352、所述变更判断部353、所述内容判断部354、所述通知部355和所述条件设定部356的功能。其中，起到作为所述作业执行部351的功能时的所述控制部35是本发明中的印刷控制部的一个例子。
所述作业执行部351根据由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。具体地说，所述作业执行部351根据所述印刷作业信息所包含的所述确定信息，从所述文档管理服务器10获得所述文档数据。并且，所述作业执行部351将获得的所述文档数据的数据格式转换为位图格式等适合于所述印刷处理的数据格式后，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。另外，所述作业执行部351根据所述印刷作业信息中显示的所述印刷条件，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。
此外，当由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息中包含所述文档数据时，所述作业执行部351在将所述文档数据的数据格式转换为位图格式等适合于所述印刷处理的数据格式后，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。
所述存储控制部352将与所述作业执行部351进行的所述文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到所述存储部38。例如，所述历史记录信息包括所述确定信息、所述印刷处理中的所述印刷范围以及发送所述印刷作业信息的所述通信装置20的识别信息等。其中，存储有所述历史记录信息的所述存储部38是本发明中的第二存储部的一个例子。
所述变更判断部353根据存储于所述存储部38的所述历史记录信息，判断由所述作业执行部351印刷的所述文档数据有无变更。具体地说，在从所述文档管理服务器10接收到由所述文档管理服务器10管理的任意一个所述文档数据的更新通知时，所述变更判断部353根据所述历史记录信息所包含的所述文档数据的名称，判断更新的所述文档数据是否为由所述作业执行部351印刷过的所述文档数据。并且，当判断更新的所述文档数据为由所述作业执行部351印刷过的所述文档数据时，判断为由所述作业执行部351印刷的所述文档数据有变更。即，在由所述文档管理服务器10向所述文档数据添加的所述版本信息被更新时，所述变更判断部353判断所述文档数据有变更。
此外，所述变更判断部353也可以通过定期地确认所述文档管理服务器10中的所述文档数据的更新状况，判断由所述作业执行部351印刷的所述文档数据有无变更。另外，也可以考虑在所述文档管理服务器10中，不进行依靠所述版本信息的所述文档数据的更新状况的管理。此时，所述变更判断部353能够通过使用管理信息替代所述版本信息判断所述文档数据有无变更，所述管理信息为所述文档管理服务器10中向所述文档数据添加的表示最终保存日期和时间或者最终更新日期和时间等的信息。
当由所述变更判断部353判断所述作业执行部351印刷的所述文档数据有变更时，所述内容判断部354根据变更后的所述文档数据和所述作业执行部351进行印刷时的所述文档数据，判断所述作业执行部351进行印刷时的所述文档数据的所述印刷范围的内容是否被变更。
具体地说，所述内容判断部354从所述文档管理服务器10获得变更后的所述文档数据。另外，所述内容判断部354根据所述历史记录信息包含的所述版本信息，从所述文档管理服务器10获得所述印刷作业执行部351进行印刷时的版本的所述文档数据。并且，所述内容判断部354通过比较在所述历史记录信息所包含的所述印刷范围内获得的两个所述文档数据，判断所述印刷作业执行部351进行印刷时的所述文档数据的所述印刷范围的内容是否被变更。
此外，作为其他实施方式，可以考虑所述存储控制部352将由所述印刷作业执行部351印刷的所述文档数据与所述历史记录信息一起存储到所述存储部38。此时，所述内容判断部354只要从所述文档管理服务器10获得更新后的所述文档数据就可以。并且，也可以考虑所述文档管理服务器10的所述更新通知部113将涉及更新的所述文档数据与所述文档数据的更新通知一起发送到与所述网络相连接的所述通信装置20等外部通信设备。此时，由于所述内容判断部354不需要从所述文档管理服务器10获得所述文档数据，所以能够简化由所述图像形成装置30进行的处理。
其中，当所述文档数据的所述印刷范围被指定为以页为单位时，所述内容判断部354通过对两个所述文档数据以页为单位比较内容，判断内容有无变更。另一方面，也可以考虑以行为单位指定所述文档数据的所述印刷范围。此时，可以考虑所述内容判断部354通过进行字符串检索判断内容有无变更，所述字符串检索是将变更后的所述文档数据整体作为检索范围，将印刷时指定的行的文本作为检索对象。由此，在变更后的所述文档数据中，即使当与印刷时指定的行的文本相对应的文本因编辑产生行数的增加、减少等而导致在印刷时指定的行中不存在时，也能够判断印刷时指定行的文本内容有无变更。
当由所述内容判断部354判断所述印刷范围的内容已变更时，所述通知部355能够通知所述文档数据的变更。具体地说，所述通知部355在满足预定的通知条件时，通知所述印刷作业执行部351进行印刷时的所述文档数据的所述印刷范围的变更内容。例如，所述通知条件包含章节等标题、图表、字符颜色或者字符大小被变更的情况。其中，关于图表，可以考虑所述通知部355通过适当地转换所述印刷范围所包含的图表数据的数据格式进行比较来判断有无变更。另外，所述通知条件包括被变更的字符数大于预定的阈值的情况。例如，所述阈值设定为所述印刷范围内被变更的字符的比例。
并且，所述通知部355在判断满足所述通知条件时，根据所述历史记录信息所包含的所述通信装置20的所述识别信息，确定作为所述印刷作业信息的发送源的所述通信装置20。然后，所述通知部355能够使用电子邮件等通知方法向被确定的所述通信装置20通知所述文档数据的变更。此外，所述通知部355也可以向预先注册的与所述通信装置20相对应的便携终端等通信设备通知所述文档数据的变更。
所述条件设定部356能够根据预定的设定操作来设定所述通知条件的内容。具体地说，所述条件设定部356在由用户对所述操作显示部36进行了设定所述通知条件的内容的输入操作时，在所述操作显示部36上显示用于设定所述通知条件的内容的设定画面。例如，用户能够在用于设定所述通知条件的内容的设定画面中，设定只在所述印刷范围内标题被变更时，通知所述文档数据的变更。另外，也能够设定在所述印刷范围内标题被变更或者所述印刷范围内三成以上的字符被变更时，通知所述文档数据的变更。
以下对所述文档管理系统100中由所述文档管理服务器10执行的文档更新处理、由所述通信装置20执行的印刷作业发送处理以及由所述图像形成装置30执行的印刷作业执行处理和通知处理进行说明。
(印刷作业发送处理)
首先，边参照图3边对所述通信装置20中由所述控制部21执行的所述印刷作业发送处理的顺序的一个例子进行说明。其中，步骤S11、S12···表示由所述控制部21执行的处理顺序(步骤)的序号。此外，所述控制部21在由所述通信装置20的用户对所述操作显示部22进行了指示访问所述文档管理装置10并由所述图像形成装置30对阅览中的所述文档数据进行印刷的操作输入时，执行所述印刷作业发送处理。
此外，在所述通信装置20中，当已对所述操作显示部22进行了指示由所述图像形成装置30对正在编辑中尚未更新所述版本信息的所述文档数据进行印刷的操作输入时，成为所述印刷处理对象的所述文档数据是编辑前的内容。因此，可以考虑在有来自所述图像形成装置30对处于准许编辑状态下的所述文档数据的获取请求时，所述文档管理服务器10的所述控制部11向所述通信装置20通知编辑前的所述文档数据被印刷，在所述通信装置20中能够选择继续或中止所述印刷处理。
＜步骤S11＞
首先，在步骤S11中，所述控制部21使所述操作显示部22显示设定画面，所述设定画面用于设定关于所述文档数据的所述印刷条件。在用于设定所述印刷条件的设定画面中，用户能够进行所述印刷范围、印刷数量、打印纸尺寸、有无放大缩小以及是否双面印刷等所述印刷条件的输入操作。其中，所述步骤S11的处理由所述控制部21的所述设定受理部211执行。
＜步骤S12＞
在步骤S12中，所述控制部21判断用户进行的所述印刷条件的输入操作是否已完成，所述输入操作是在所述步骤S11中显示于所述操作显示部22的设定画面中进行的。例如，在用户已对所述操作显示部22进行了指示发送所述印刷作业信息的操作输入时，所述控制部21判断用户进行的所述印刷条件的输入操作已完成。
其中，当所述控制部21判断用户进行的所述印刷条件的输入操作已完成时(S12的“是”侧)，将处理转移到步骤S13。另外，如果用户进行的所述印刷条件的输入操作未完成(S12的“否”侧)，则所述控制部21等待所述步骤S12中用户进行的所述印刷条件的输入操作完成。
＜步骤S13＞
在步骤S13中，所述控制部21根据所述步骤S11中显示的设定画面中设定的所述印刷条件，生成所述印刷作业信息。例如，所述控制部21根据所述确定信息和表示所述印刷条件的信息，生成所述印刷作业信息。其中，所述步骤S13的处理由所述控制部21的所述作业生成部212执行。
＜步骤S14＞
在步骤S14中，所述控制部21将所述步骤S13中生成的所述印刷作业信息发送到所述图像形成装置30。其中，所述步骤S14的处理由所述控制部21的所述作业发送部213执行。
(印刷作业执行处理)
下面，边参照图4边对所述图像形成装置30中由所述控制部35执行的所述印刷作业执行处理的顺序的一个例子进行说明。
＜步骤S21＞
首先，在步骤S21中，所述控制部35判断是否接收到由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息。
其中，如果所述控制部35判断接收到由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息时(S21的“是”侧)，则将处理转移到步骤S22。另外，如果未接收到由所述通信装置20发送的所述印刷作业信息(S21的“否”侧)，则所述控制部35等待接收由所述步骤S21中所述通信装置20发送的所述印刷作业信息。
＜步骤S22＞
在步骤S22中，所述控制部35根据所述步骤S21中接收的所述印刷作业信息，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。具体地说，所述控制部35根据所述印刷作业信息所包含的所述确定信息，从所述文档管理服务器10获得所述文档数据。并且，所述控制部35在将获得的所述文档数据的数据格式转换为位图格式等适合于所述印刷处理的数据格式后，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。另外，所述控制部35根据所述印刷作业信息中显示的所述印刷条件，使所述图像形成部33执行所述印刷处理。其中，所述步骤S22的处理是本发明中的第一步骤的一个例子，由所述控制部35的所述作业执行部351执行。
＜步骤S23＞
在步骤S23中，所述控制部35将与所述步骤S22进行的所述文档数据的印刷相关的所述历史记录信息存储到所述存储部38，所述历史记录信息包括所述确定信息、所述印刷范围以及发送所述印刷作业信息的所述通信装置20的所述识别信息等。其中，所述步骤S23的处理是本发明中的第二步骤的一个例子，由所述控制部35的所述存储控制部352执行。
(文档更新处理)
下面，边参照图5边对所述文档管理服务器10中所述控制部11执行的所述文档更新处理的顺序的一个例子进行说明。
＜步骤S31＞
首先，在步骤S31中，所述控制部11判断是否存在来自外部通信设备对存储于所述存储部14的所述文档数据的编辑请求，所述外部通信设备是与所述网络40相连接的所述通信装置20和所述图像形成装置30等。
其中，当所述控制部11判断存在来自所述通信装置20等外部通信设备对所述文档数据的编辑请求时(S31的“是”侧)，则将处理转移到步骤S32。另外，如果无来自外部通信设备对所述文档数据的编辑请求(S31的“否”侧)，则所述控制部11等待来自所述步骤S31中外部通信设备的对所述文档数据的编辑请求。
＜步骤S32＞
在步骤S32中，所述控制部11判断是否准许其他外部通信设备对所述步骤S31中判断为存在编辑请求的所述文档数据进行编辑。
其中，如果所述控制部11判断准许其他外部通信设备对存在编辑请求的所述文档数据进行编辑(S32的“是”侧)，则对于已进行编辑请求的所述通信装置20等外部通信设备，准许阅览所述文档数据，并结束所述文档更新处理。此时，已由所述控制部11准许阅览所述文档数据的外部通信设备能够进行所述文档数据的内容的阅览和印刷。另外，如果不准许其他外部通信设备对存在编辑请求的所述文档数据进行编辑(S32的“否”侧)，则所述控制部11将处理转移到步骤S33。
＜步骤S33＞
在步骤S33中，对于已进行所述文档数据的编辑请求的所述通信装置20等外部通信设备，所述控制部11准许编辑所述文档数据。此时，由所述编辑准许部111准许编辑所述文档数据的外部通信设备，不仅能够进行所述文档数据的阅览和印刷，还能够变更所述文档数据的内容，并将内容变更后的所述文档数据存储到所述存储部14。其中，从所述步骤S31到所述步骤S33的处理由所述控制部11的所述编辑准许部111执行。
＜步骤S34＞
在步骤S34中，所述控制部11判断由所述通信装置20等外部通信设备进行的所述文档数据的编辑是否结束。例如，当由所述通信装置20等外部通信设备指示进行向所述存储部14存储编辑中的所述文档数据时，所述控制部11判断所述文档数据的编辑结束。
其中，如果所述控制部11判断所述通信装置20等外部通信设备进行的所述文档数据的编辑结束(S34的“是”侧)，则解除对所述文档数据的编辑准许，将处理转移到步骤S35。另外，如果所述通信装置20等外部通信设备进行的所述文档数据编辑未结束(S34的“否”侧)，则所述控制部11等待结束所述步骤S34中所述文档数的编辑。
＜步骤S35＞
在步骤S35中，所述控制部11判断所述文档数据的内容是否被变更，所述变更是由所述步骤S33中被准许编辑所述文档数据的所述通信装置20等外部通信设备进行的。
其中，如果所述控制部11判断所述文档数据的内容被所述通信装置20等外部通信设备变更(S35的“是”侧)，则将处理转移到S36。另外，如果所述文档数据的内容未被外部通信设备变更(S35的“否”侧)，则所述控制部11结束所述文档更新处理。
＜步骤S36＞
在步骤S36中，所述控制部11在更新所述步骤S35中判断为内容被变更的所述文档数据的所述版本信息后，将所述文档数据存储到所述存储部14中。例如，当所述版本信息为数字时，所述控制部11通过递增更新所述版本信息。并且，所述控制部11使更新后的所述文档数据和更新前的所述文档数据分别存储到所述存储部14。由此，访问所述文档管理服务器10的所述通信装置20等外部通信设备能够参照旧版本的所述文档数据的内容。其中，所述步骤S35和所述步骤S36的处理由所述控制部11的所述文档更新部112执行。
＜步骤S37＞
在步骤S37中，所述控制部11向与所述网络40相连接的所述通信装置20等外部通信设备通知所述文档数据的更新，所述文档数据为所述步骤S36中所述版本信息被更新的所述文档数据。其中，可以考虑所述控制部11将对所述文档数据内容进行过变更的所述通信装置20等外部通信设备从所述文档数据的更新通知对象中去除。由此，对于对所述文档数据内容进行过变更的用户，能够避免重复通知所述文档数据的更新。
这样，在所述文档更新处理中，对于已准许其他外部通信设备编辑的所述文档数据，当由所述通信装置20等外部通信设备进行编辑请求时，不准许进行编辑请求的外部通信设备编辑所述文档数据，但允许阅览。由此，对于存储于所述存储部14的所述文档数据，能够避免同时被多个外部通信设备变更内容。
另外，在执行所述文档更新处理的所述文档管理服务器10中，根据所述版本信息管理所述文档数据的更新状况。由此，使用由所述文档管理服务器10管理的所述文档数据的用户能够容易地掌握所述文档数据的更新状况。
(通知处理)
下面，边参照图6边对所述图像形成装置30中由所述控制部35执行的所述通知处理的顺序的一个例子进行说明。
＜步骤S41＞
在步骤S41中，所述控制部35判断是否所述文档管理服务器10通知了所述文档数据的更新。
其中，如果所述控制部35判断由所述文档管理服务器10通知了所述文档数据的更新(S41的“是”侧)，则将处理转移到S42。另外，如果未由所述文档管理服务器10通知所述文档数据的更新(S41的“否”侧)，所述控制部35等待来自所述步骤S41中所述文档管理服务器10的所述文档数据更新的通知。
＜步骤S42＞
在步骤S42中，对于所述步骤S41中已通知更新的所述文档数据，所述控制部35根据存储于所述存储部38的所述历史记录信息所包含的所述文档数据的名称，判断之前是否在所述印刷处理中已被印刷。其中，所述步骤S42的处理是本发明中的第三步骤的一个例子，由所述控制部35的所述变更判断部353执行。
其中，如果所述控制部35判断对于已通知更新的所述文档数据之前已执行所述印刷处理(S42的“是”侧)，则将处理转移到S43。另外，如果对于已通知更新的所述文档数据，之前未执行所述印刷处理(S42的“否”侧)，则所述控制部35结束所述通知处理。
＜步骤S43＞
在步骤S43中，所述控制部35从所述文档管理服务器10获得所述步骤S41中已通知更新的所述文档数据和所述印刷处理执行时的版本的所述文档数据。这样，不仅能够从所述文件服务器10获得所述通知处理中已通知更新的所述文档数据，还能够获得所述印刷处理执行时的版本的所述文档数据。因此，所述图像形成装置30的所述存储部38中不需要确保用于存储所述印刷处理执行时的版本的所述文档数据的存储容量。
＜步骤S44＞
在步骤S44中，所述控制部35通过在所述历史记录信息所包含的所述印刷范围内比较在所述步骤S43中获得的两个所述文档数据，判断所述印刷处理执行时的所述文档数据的所述印刷范围的内容是否被变更。例如，当指定所述文档数据的所述印刷范围以页为单位时，所述控制部35通过以页为单位比较两个所述文档数据的内容，判断内容有无变更。另外，当指定所述文档数据的所述印刷范围以行为单位时，所述控制部35通过进行字符串检索，判断内容有无变更，所述字符串检索是将变更后的所述文档数据整体作为检索范围，将被印刷的文本作为检索对象。其中，所述步骤S43和所述步骤S44的处理是本发明中的第四步骤的一个例子，由所述控制部35的所述内容判断部354执行。
其中，如果所述控制部35判断所述印刷处理执行时的所述文档数据的所述印刷范围的内容已变更(S44的“是”侧)，则将处理转移到S45。另外，如果判断所述印刷处理执行时的所述文档数据的所述印刷范围的内容未变更(S44的“否”侧)，则所述控制部35结束所述通知处理。
＜步骤S45＞
在步骤S45中，所述控制部35判断所述步骤S44中已被判断为已变更的内容是否满足所述通知条件。例如，当所述通知条件设定为标题变更或者所述印刷范围内三成以上的字符变更时，所述控制部35判断所述步骤S44中被判断为已变更的内容是否满足这些条件。由此，能够只有在所述文档数据中比较重要的项目被变更或者内容有大幅度变更时，才通知文档数据的变更。
其中，如果所述控制部35判断被变更的内容满足所述通知条件(S45的“是”侧)，则将处理转移到S46。另外，如果被变更的内容不满足所述通知条件(S45的“否”侧)，则所述控制部35结束所述通知处理。
并且，在所述图像形成装置30中，所述通知条件的内容能够由用户任意地设定。具体地说，在所述图像形成装置30中，当用户对所述操作显示部36进行了设定所述通知条件的内容的输入操作时，所述控制部35控制所述操作显示部36显示用于设定所述通知条件的内容的设定画面。由此，用户通过设定所述通知条件的内容，能够回避违反自己意愿的通知。其中，显示用于设定所述通知条件的内容的设定画面的处理由所述控制部35的所述条件设定部356执行。
＜步骤S46＞
在步骤S46中，所述控制部35对所述通信装置20通知所述文档数据的变更，且所述通信装置20针对被变更的所述文档数据，之前发送过所述印刷作业信息并由所述图像形成装置30执行过所述印刷处理。例如，所述控制部35根据所述历史记录信息所包含的所述通信装置20的所述识别信息，确定发送过所述印刷作业信息的所述通信装置20，通过对确定的所述通信装置20发送电子邮件，能够通知所述文档数据的变更。其中，所述步骤S46的处理是本发明中的第五步骤的一个例子，由所述控制部35的所述通知部355执行。
这样，在所述通知处理中，当针对所述图像形成装置30执行过所述印刷处理的所述文档数据、存在来自所述文档管理服务器10的更新通知时，只在因更新变更了所述印刷处理中的印刷范围内的内容时，才通知所述文档数据的内容变更。因此，印刷过由所述文档管理服务器10管理的所述文档数据的用户，能够容易地确认已印刷的范围在事后进行的更新的内容。
(其他实施方式)
并且，在以上说明的所述文档管理系统100中，作为其他实施方式，可以考虑替代所述图像形成装置30的所述控制部35，而使所述文档管理服务器10的所述控制部11具备相当于所述存储控制部352、所述变更判断部353、所述内容判断部354、所述通知部355和所述条件设定部356的构成。由此，能够精简所述图像形成装置30的结构。
另外，也可以考虑在所述文档管理系统100中，替代所述图像形成装置30的所述控制部35，而使所述通信装置20的所述控制部21具备相当于所述存储控制部352、所述变更判断部353、所述内容判断部354、所述通知部355和所述条件设定部356的构成。此时，具备所述控制部21和所述存储部24(第二存储部的其他例子)的所述通信装置20是本发明中的信息处理装置的其他例子。另外，所述控制部21的所述作业发送部213是本发明中的印刷控制部的其他例子。即使是这样的构成，也能够精简所述图像形成装置30的结构。另外，与所述文档管理服务器10具备所述存储控制部352等的结构相比较，能够分散所述文档管理服务器10承受的处理负载。
本发明的范围并不限于所述内容，而是由权利要求的记载来定义，所以可以认为本说明书记载的实施方式只是举例说明，而并非进行限定。因此，所有不脱离权利要求的范围、界限的更改，以及等同于权利要求的范围、界限的内容都包含在权利要求的范围内。

Claims (9)

1.一种信息处理装置，包括：
印刷控制部，对于存储于通过网络连接的第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；
存储控制部，将与所述印刷控制部进行的所述文档数据的印刷有关的历史记录信息存储到第二存储部；
变更判断部，根据所述历史记录信息，判断由所述印刷控制部印刷的所述文档数据有无变更；
内容判断部，当由所述变更判断部判断所述印刷控制部印刷的所述文档数据已变更时，所述内容判断部根据变更后的所述文档数据和所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据，判断所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及
通知部，当所述内容判断部判断所述印刷范围的内容已变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，
所述信息处理装置的特征在于，
所述通知部在满足预定的通知条件时通知所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
2.根据权利要求1所述的信息处理装置，其特征在于，
所述通知条件包括标题、图表、字符颜色或者字符尺寸被变更。
3.根据权利要求1所述的信息处理装置，其特征在于，
所述通知条件包括被变更的字符数大于预定的阈值。
4.根据权利要求1所述的信息处理装置，其特征在于，
还包括条件设定部，所述条件设定部能够根据预定的设定操作，设定所述通知条件的内容。
5.根据权利要求1～4中任意一项所述的信息处理装置，其特征在于，
所述内容判断部从所述第一存储部获得变更后的所述文档数据和所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据，判断所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的所述印刷范围的内容是否被变更。
6.根据权利要求1～4中任意一项所述的信息处理装置，其特征在于，
所述变更判断部在附加于所述文档数据的版本信息被更新时，判断所述文档数据已被变更。
7.一种图像形成装置，其特征在于，包括：
权利要求1～6中任意一项所述的信息处理装置；以及
图像形成部，根据图像数据能够执行所述印刷处理。
8.一种文档管理系统，具备文档管理服务器和信息处理装置，包括：
第一存储部，与网络相连接；
印刷控制部，对于存储于所述第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；
存储控制部，将与所述印刷控制部进行所述文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到第二存储部；
变更判断部，根据所述历史记录信息，判断由所述印刷控制部印刷的所述文档数据有无变更；
内容判断部，当由所述变更判断部判断所述印刷控制部印刷的所述文档数据已变更时，所述内容判断部根据变更后的所述文档数据和所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据，判断所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及
通知部，当由所述内容判断部判断所述印刷范围的内容已变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，
所述文档管理系统的特征在于，
所述通知部在满足预定的通知条件时通知所述印刷控制部进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
9.一种文档管理方法，由信息处理装置执行，所述文档管理方法的特征在于，包括：
第一步骤，将对于存储于通过网络连接的第一存储部的文档数据，将以被指定的页为单位的印刷范围作为对象，进行印刷处理；
第二步骤，将与所述第一步骤进行所述文档数据的印刷相关的历史记录信息存储到第二存储部；
第三步骤，根据所述历史记录信息，判断所述第一步骤中印刷的所述文档数据有无变更；
第四步骤，当所述第三步骤判断所述第一步骤中印刷的所述文档数据已变更时，根据变更后的所述文档数据和所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据，判断所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据以页为单位指定的印刷范围的内容是否被变更；以及
第五步骤，当所述第四步骤判断所述印刷范围的内容已被变更时，通知所述文档数据的变更，当所述印刷范围的内容没有变更时不进行通知，
在所述第五步骤中，在满足预定的通知条件时通知所述第一步骤进行印刷时的所述文档数据的印刷范围的变更内容。
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