CN103377415A - 一种新的档案数字化管理系统 - Google Patents
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Abstract
一种能够进行档案数字化管理的系统，可实现对员工信息、部门信息进行录入，生成每个档案所对应的编码，对相关的纸质档案进行编码、录入、存储；实现对大量纸质档案的快速扫描录入。这套系统结合了当前先进的计算机技术、网络技术、通信技术、数据库技术以及多媒体技术，可以通过扫描仪将文书档案转换为档案数字化信息，继而进行员工管理功能、部门管理功能、权限管理功能、文件目录管理功能、扫描管理功能、查询功能、预警监控功能、日志功能相应的档案管理操作，大大提高了档案管理工作者的工作效率。
Description
所属技术领域
本发明涉及在政府、企业档案数字化管理中所使用的一种新的档案数字化管理系统。
背景技术
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
随着时代的进步，社会生活中对于更高效、更方便、更快捷的档案管理的需求愈发显得强烈。档案数字化管理系统彻底改变了档案的利用方式，可以为政府、企业等提供全方位、全过程的档案数字化服务。
与传统形式的档案相比，档案数字化管理系统最大优势的在于管理方便，冲破了传统档案的种种限制而通过局域网、政务网、互联网进行检索、阅读电子档案，提高管理水平、提高工作效率，增强档案业务部门的服务水平。
档案管理的数字化发展是时代发展的必然趋势，其重要性将在日后人们的工作生活中日益凸显出来。
发明内容
发明要解决的课题：
为了实现档案的数字化管理，本发明采用了一套档案数字化管理系统，通过一套完整的档案数字化管理操作流程，实现档案的数字化管理工作。
本发明所涉及的档案数字化管理系统中的操作程序是：档案交接、档案分拣、信息扫描、文件挂接、影像质检、档案封装、档案入库。
本实用发明所采用的技术方案是：首先系统提供案卷基本信息逐级录入窗口，如箱、案卷、页等，建立基本查询树，方便后期数据统计和汇总；基本数据录入完毕后，系统可对案卷进行高速扫描并进行自动影像处理，包括档案的条码自动生成；经过审核人员对影像和文件双重检验后，系统对影像文件和录入信息文件进行自动挂接并对文件进行加密传输到专用服务器上，供上级系统对数字档案进行查询。
附图说明
图1是本发明所涉及的系统架构模型
图2是本发明所涉及的系统整体流程结构
具体实施方式
本发明所涉及的是一套档案数字化管理系统，具体技术实施如下：
1.档案数字化管理系统需要一个安全可靠、快速稳定的数据存取环境作为保障，这就需要有一个良好的系统架构作为支撑，针对该系统制定如附图所示系统网络架构。
2.本系统可实现对员工信息、部门信息的录入，并生成每个档案所对应的编码，利用条码形生成器生成每个档案所对应的条码，对相关的纸质档案进行条码生成、扫描录入、存储；系统可以对大量纸质档案的快速扫描录入，从而方便快捷的进行档案管理。
3.管理人员可对文件模板进行设计，对模板的一些信息，例如栏位名称、栏位类型、录入页面等进行定义，从而实现系统自动识别填充数据、补录人员校验数据等后续功能。
4.在数据和影像的传输过程中，传送的影像和数据全部采用加密再传输的方式，客户端和服务端的密钥根据机器硬件自动生成。采用RSS算法进行数据的加密解密操作，在保证安全性的同时，最大程度保证处理速度。
5.录入完毕案卷基本信息后，在保存时，系统自动根据录入的案卷信息进行案卷封皮的排版、生成案卷条码号并自动打印案卷封皮，并产生案卷封皮影像作为案卷影像的首页。
6.所有扫描的过程都会用到平板扫描仪，系统不仅做到平板扫描和高速扫描在一台机器上同时使用，还做到能够共享一台平板扫描仪进行网络扫描的功能。
7.针对已有数据可设定按照单位、按照个人、按照时间进行数据的关联，从而把属于该单位或个人的所有信息进行全部关联，方便进行数据查找和汇总。
8.整个操作过程系统全部记录日志，并对某一环节的工作情况进行监控，对没有按照预期工作或预期将延误工作的人员进行预警等。
9.可以根据影像进行数据的反向查询。实现机制为：根据影像套用自定义模板，模板套用成功后，根据模板设定的字段进行OCR自动识别，然后根据识别出的数据作为查询条件从数据库中查询。
Claims (10)
1.一种档案数字化管理系统，其特征是：由一套完整的档案数字化管理程序构成，分别实现档案基本信息录入、档案扫描、档案基本信息审核、目录录入条码识别、目录信息与条码审核、查询统计以及应用服务器、文件服务器、数据库服务器、预警监控等功能。
2.一种档案数字化管理系统，其特征是：管理人员可以对文件模板进行设计，对模板的一些信息，例如栏位名称、栏位类型、录入页面等进行定义，从而实现系统自动识别填充数据、补录人员校验数据等后续功能。
3.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：在数据和影像的传输过程中，传送的影像和数据全部采用加密再传输的方式，客户端和服务端的密钥根据机器硬件自动生成。采用先进的RSS算法进行数据的加密解密操作，在保证安全性的同时，最大程度保证处理速度。
4.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：录入完毕案卷基本信息后，在保存时，系统自动根据录入的案卷信息进行案卷封皮的排版、生成案卷条码号并自动打印案卷封皮，并产生案卷封皮影像作为案卷影像的首页。
5.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：系统中所有扫描的过程都会用到平板扫描仪，系统不仅做到平板扫描和高速扫描在一台机器上同时使用，还做到能够共享一台平板扫描仪进行网络扫描的功能。
6.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：针对已有数据可设定按照单位、按照个人、按照时间进行数据的关联，从而把属于该单位或个人的所有信息进行全部关联，方便进行数据查找和汇总。
7.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：整个操作过程系统全部记录日志，并对某一环节的工作情况进行监控，对没有按照预期工作或预期将延误工作的人员进行预警等。
8.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：系统具有预警监控功能，预警监控模块可对员工的工作状况、工作效率进行监控，对目前文件服务器的存储情况进行预警。
9.根据权利要求2所述的档案数字化管理系统，其特征是：可以根据影像进行数据的反向查询。实现机制为：根据影像套用自定义模板，模板套用成功后，根据模板设定的字段进行OCR识别，然后根据识别出的数据作为查询条件从数据库中查询。
10.一种档案数字化管理系统，按照档案交接、档案分拣、信息扫描、文件挂接、影像质检、档案封装、档案入库的流程完成档案的数字化过程。
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