CN107622380A - 基于云服务交互、保存文档信息的方法、信息管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种基于云服务交互、保存文档信息的方法、信息管理方法，包括用户端采集文档信息；根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；记录用户端的文档操作信息并根据文档操作信息推送文档信息至其他用户端,根据文档信息的类型对文档信息进行云存储包括根据文档信息的类型设置回滚版本及回滚版本的记录期限，通过设置回滚版本的记录期限，某用户需要将文件的版本回滚到目标期限之前修改的内容，可直接通过回滚版本记录，直接恢复到需要的状态。

Description

基于云服务交互、保存文档信息的方法、信息管理方法

技术领域

本发明涉及信息管理技术领域，更具体地说，它涉及一种基于云服务交互文档信息的方法、一种基于云服务保存文档信息的方法、一种基于云服务的信息管理方法。

背景技术

在子单位数量庞大的综合企业管理系统中，随着企业规模的不断壮大，业务项目不断增多，企业重要文件、项目资料、图纸、合同等电子文档数量呈几何增长，如何对这些文档进行科学管理，防止丢失、外泄成为困扰企业发展的一个难题。现有的企业通常共用一个windows文件服务器来进行信息的管理。如子单位将重要文档和员工个人文档存储于个人电脑硬盘或公司windows文件服务器上。而个人电脑硬盘上的文档管理分散，易丢失，离职人员资料回收困难，大大降低了工作交接的效率。公司Windows文件服务器由于功能简单，无法提供文档协作和移动办公功能，也无法提供有效的文档快速定位手段，使用中有诸多不便和安全隐患。

发明内容

本发明技术方案所解决的技术问题为，如何统一管理企业中各子单元之间的文档信息，提高信息的安全性。

为实现上述目的，本发明技术方案提供了一种基于云服务交互文档信息的方法，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端。

进一步的，所述根据文档信息的类型对文档信息进行云存储还包括：

根据所述文档信息的类型设置回滚版本及所述回滚版本的记录期限。

进一步的，所述用户端采集文档信息包括：

根据所述用户端身份的配置存储空间；

在所述存储空间中根据所述文档信息的种类对所述文档信息进行分区存储。

进一步的，所述记录用户端的文档操作信息并根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端包括：

选择云端上的文档信息，将指向该文档信息的链接推送至其他用户端。

进一步的，所述文档操作信息为用户端在云端中操作文档对象或访问权限所产生的日志记录。

为了解决上述技术问题，本发明技术方案还提供了一种基于云服务保存文档信息的方法，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并保存所述文档信息及对应的文档操作信息。

进一步的，所述根据文档信息的类型对文档信息进行云存储还包括：

根据所述文档信息的类型设置回滚版本及所述回滚版本的记录期限，根据记录期限保存所述回滚版本。

进一步的，还包括：

根据所述文档信息的类型设置共享权限；

根据所述共享权限离线存储所述文档信息。

进一步的，还包括：

通过云端的秒传技术对所述文档信息及其回滚版本进行数据重删。

为了解决上述技术问题，本发明技术方案还提供了一种基于云服务的信息管理方法，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并保存所述文档信息及对应的文档操作信息；

根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端。

本发明技术方案的有益效果至少包括：独立的文档安全云服务器作为公司重要文件和员工个人文件的日常存储。员工将日常工作资料存储于文档管理系统，改变将文档存储于本地硬盘的现状，在云端中为每个部门和每个项目建立文档库，用于部门文档和项目文档的存放和协作空间。文档管理系统可记录员工对于文档的每一次操作。云端具备完整的回滚版本备份机制，确保公司和个人的文件永不丢失。

本发明技术方案通过选择云端上的文档信息，将指向该文档信息的链接推送至其他用户端，对于一般邮箱系统或者OA系统而言，传统的直接挂载附件的方式传输效率低下、版本混乱、影响系统本身运行速度等问题可通过云盘的链接共享很好解决，通过云盘生成需要发送的文件的链接地址，直接粘贴到邮箱或OA中，即可完成附件共享；

通过设置回滚版本的记录期限，某用户需要将文件的版本回滚到目标期限之前修改的内容，可直接通过回滚版本记录，直接恢复到需要的状态。

附图说明

图1为本发明实施例一的方法流程示意图；

图2为本发明实施例一S1的方法流程示意图；

图3为本发明实施例一S2的方法流程示意图；

图4为本发明实施例一S3的方法流程示意图；

图5为本发明实施例二的方法流程示意图；

图6为本发明实施例二S6的方法流程示意图；

图7为本发明实施例三的方法流程示意图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

发明人在实现本发明的过程中，对现有技术进入深入分析，发现现有技术存在企业重要文件、项目资料、图纸、合同等电子文档数量呈几何增长后，这些文档会出现丢失、外泄，原因是：现有的企业通常共用一个windows文件服务器来进行信息的管理。如子单位将重要文档和员工个人文档存储于个人电脑硬盘或公司windows文件服务器上。而个人电脑硬盘上的文档管理分散，易丢失，离职人员资料回收困难，大大降低了工作交接的效率。

基于上述现有技术的缺陷，本发明技术方案提供了解决思路。需要注意的是，本发明技术方案所述输入端、用户端指的是移动智能设备或者非移动智能设备，比如手机、平板电脑、笔记本电脑或者智能电视；本发明技术方案所述服务器、服务端则是现有技术中所使用的后台服务器，该服务器可以设置一台或多台，该服务器可以包括但不限于数据库服务器、应用服务器及WEB服务器。

实施例一

结合本发明技术方案的上述发明思路，一种基于云服务交互文档信息的方法，如图1所示，包括如下步骤：

步骤S1：用户端采集文档信息。

如图2所示，其中步骤S1还包括步骤S11和步骤S12。

步骤S11：根据用户端身份的配置存储空间。基于云平台建立交互空间，交互空间通过LDAP域用户统一身份认证：与现有LDAP域整合并导入其用户组织，用户即可通过域账号通过web或客户端登录访问。交互空间设计为：个人文档类、公共资料文档类、群组文档类、其他文档类。为员工发放个人账号，并统一配置30GB个人使用空间（该配额空间可由管理员根据实际情况进行调整），可以随时随地通过任何设备访问文件。

步骤S12：在存储空间中根据文档信息的种类对文档信息进行分区存储。业务或行政办公部门的用户可将办公或业务数据上传到“个人文档”或群组文档中，员工可以用云端的“个人文档”来存储自己原来分散在个人电脑里的办公或研究资料等。

获取文档信息后进行步骤S2：根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息。个人文档类为个人专属空间，与网盘类似。公共文档类为自建资源库，由系统管理员统一规划与控制可访问的员工范围。其他文档类为共享协作类目录，他人共享给我的文档，由文档所有者进行权限管理。共享文档类为其他人共享给我的文件。部门文档类：同一个部门所有人可访问的目录。群组文档类：每个用户具有权限创建3个群组目录，创建者（“群主”）可以将其他人拉进群内，同一个群所有人可访问的目录。比如某一具体业务或服务项目等。将电脑里的重要资料上传到云端的个人文档类中，做数据备份。进行集中统一访问，并且个人文档的数据除非主动共享出去，不然任何人是没有权限访问得到，包括系统管理员，保证数据的绝对隐私性。

如图3所示，其中步骤S2还包括步骤S21：根据文档信息的类型设置回滚版本及回滚版本的记录期限。某用户需要将文件的版本回滚到x天之前修改的内容，可直接通过云平台的历史版本记录，直接恢复到需要的状态。并且整个云平台的文件的历史版本最多保存个数（1～32个）及保存间隔（1～60分钟）可以由管理员在后台进行策略的设定。用户A在云存储上办公时，误删除了某一文件（哪怕是shift+delete彻底删除），此时不再需要通过系统管理员来进行恢复，用户A察觉误删除后，可直接到云端回收站恢复即可。针对存放在云存储里面的数据，可通过第三方备份软件对之进行离线备份，进一步提升系统数据安全性。

云存储后继续进行步骤S3：记录用户端的文档操作信息并根据文档操作信息推送文档信息至其他用户端。其中，文档操作信息为用户端在云端中操作文档对象或访问权限所产生的日志记录。在云平台系统中，日志共划分为6种类别：控制台登录日志：管理员角色登录Web控制台所产生的日志记录；客户端登录日志：用户角色登录Web客户端PC客户端所产生的日志记录。；系统管理日志：系统管理员在系统管理和运营管理两个领域中的管理行为所产生的日志记录；组织管理日志：系统管理员在用户管理和文档管理两个领域中的管理行为所产生的日志记；文档操作日志：用户角色在客户端中操作文档对象或访问权限所产生的日志记录；系统运行日志：系统自身在运行过程中由于异常或告警而产生的日志记录。

如4所示，其中步骤S3还包括步骤S31：选择云端上的文档信息，将指向该文档信息的链接推送至其他用户端。当企业内部召开会议时，或者针对产品的宣传资料，可通过移动终端，扫描存储在云盘上需要的资料的二维码，实现移动终端的快速查看预览，省去了传统的打印成本，而且更加方便快捷。云平台提供可基于组织架构的共享方式，除了可以通过侧边栏的权限配置进行共享之外，还可以基于链接进行分享：如有些产品资料需要发给代理商，可将该资料的链接地址通过邮箱或IM工具发送给对方，对方直接点击链接跳转到私有云存储平台上进行查看。同office插件，在通过outlook发送邮件时，直接在主界面选择云盘上的文件，以链接方式插入到邮件正文，解决了传统邮箱发送不了超大附件的困扰。对于跟非outlook的一般邮箱系统或者OA系统而言，传统的直接挂载附件的方式传输效率低下、版本混乱、影响系统本身运行速度等问题可通过平台的云盘链接共享很好解决，通过云盘生成需要发送的文件的链接地址，直接粘贴到邮箱或OA中，即可完成附件共享。

本发明技术方案通过独立的文档安全云服务器作为公司重要文件和员工个人文件的日常存储。员工将日常工作资料存储于文档管理系统，改变将文档存储于本地硬盘的现状，在云端中为每个部门和每个项目建立文档库，用于部门文档和项目文档的存放和协作空间。文档管理系统可记录员工对于文档的每一次操作。云端具备完整的回滚版本备份机制，确保公司和个人的文件永不丢失。员工可以通过选择云端上的文档信息，将指向该文档信息的链接推送至其他用户端，对于一般邮箱系统或者OA系统而言，传统的直接挂载附件的方式传输效率低下、版本混乱、影响系统本身运行速度等问题可通过云盘的链接共享很好解决，通过云盘生成需要发送的文件的链接地址，直接粘贴到邮箱或OA中，即可完成附件共享；在误删文件时，通过设置回滚版本的记录期限，某用户需要将文件的版本回滚到目标期限之前修改的内容，可直接通过回滚版本记录，直接恢复到需要的状态。

实施例二

结合本发明技术方案的上述发明思路，一种基于云服务保存文档信息的方法，如图5所示，包括：

步骤S4：用户端采集文档信息。

步骤S5：根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息。每个员工都可以通过云平台来进行资料查找，支持基于关键词的全文检索和在线预览，主要是Office类办公文档，包括PDF、TXT等文件格式。通过WEB全文检索的内容包括任何有权限访问的文档，包括自己的、群组的、他人共享的，还有部门或者企业的文档库。

步骤S6：记录用户端的文档操作信息并保存文档信息及对应的文档操作信息。通过WEB全文检索的内容包括来自于他人配置发现共享的文档信息，也就是通过全文检索，能够看到除了有权限访问的文档信息，还有通过发现共享的资料，通过发现共享的资料，在全文检索的结果中会显示不同的文档操作信息形成的标识，以便区分哪些是他人贡献的。

如图6所示，其中步骤S6还包括步骤S61：根据文档信息的类型设置回滚版本及回滚版本的记录期限，根据记录期限保存回滚版本。

步骤S7：根据文档信息的类型设置共享权限，根据共享权限离线存储文档信息。在日常办公或实际业务中，会涉及到不同层面的资料共享和协作，有属于同一部门的部门内的资料共享、有面向整个企业的资料下发、有基于项目或试验等的跨部门共享。为了更高效的实现不同层面之间的文档交互，所以可采用分级管理的模式，将管理员权限下放，具体应用如下：可以创建部门文档分类，创建信息中心文档库，指派给A用户负责，部门负责人A再为成员配置相应的访问权限，甚至可以创建子部门文件夹指定给子部门负责人B来负责（再授权所有者B）；整个公司层面的知识库，系统管理员可创建如“业务资料库”等基于整个公司层面的文档库，并可指定“业务资料库”的负责人，由库负责人配置员工查看权限并负责更新该知识库的内容；有些业务、服务项目，可能参与者是来自不同的部门。可由某项目的发起者创建群组文档，再把相关人员添加进来，基于此群组，给其他人员分配不同的权限。那么项目成员可基于该项目群组空间，进行项目资料的共享和协作。

步骤S8：通过云端的秒传技术对文档信息及其回滚版本进行数据重删。对于每个单位而言，会有大量的重复数据存储在文件服务器、个人电脑等介质上，这些资源的重复存储浪费了大量的存储空间。可通过目前云盘的秒传技术来进行数据重删，既能够节约数据的存储空间，也能够节约重复数据上传的时间。

实施例三

结合本发明技术方案的上述发明思路，一种基于云服务的信息管理方法，如图7所示，包括：

步骤S9：用户端采集文档信息。

步骤S100：根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息。

步骤S110：记录用户端的文档操作信息并保存文档信息及对应的文档操作信息。

步骤S120：根据文档操作信息推送文档信息至其他用户端。

以上所述仅是本发明的优选实施方式，本发明的保护范围并不仅局限于上述实施例，凡属于本发明思路下的技术方案均属于本发明的保护范围。应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理前提下的若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。

Claims (10)

1.一种基于云服务交互文档信息的方法，其特征在于，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述根据文档信息的类型对文档信息进行云存储包括：

根据所述文档信息的类型设置回滚版本及所述回滚版本的记录期限。

3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述用户端采集文档信息包括：

根据所述用户端身份的配置存储空间；

在所述存储空间中根据所述文档信息的种类对所述文档信息进行分区存储。

4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述记录用户端的文档操作信息并根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端包括：

选择云端上的文档信息，将指向该文档信息的链接推送至其他用户端。

5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，所述文档操作信息为用户端在云端中操作文档对象或访问权限所产生的日志记录。

6.一种基于云服务保存文档信息的方法，其特征在于，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并保存所述文档信息及对应的文档操作信息。

7.根据权利要求6所述的方法，其特征在于，所述根据文档信息的类型对文档信息进行云存储还包括：

根据所述文档信息的类型设置回滚版本及所述回滚版本的记录期限，根据记录期限保存所述回滚版本。

8.根据权利要求7所述的方法，其特征在于，还包括：

根据所述文档信息的类型设置共享权限；

根据所述共享权限离线存储所述文档信息。

9.根据权利要求8所述的方法，其特征在于，还包括：

通过云端的秒传技术对所述文档信息及其回滚版本进行数据重删。

10.一种基于云服务的信息管理方法，其特征在于，包括：

用户端采集文档信息；

根据文档信息的类型对文档信息进行云存储，所述文档信息包括：个人信息、部门信息及项目信息；

记录用户端的文档操作信息并保存所述文档信息及对应的文档操作信息；

根据所述文档操作信息推送所述文档信息至其他用户端。