CN103745302A - 一种数字化档案资料管理系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种数字化档案资料管理系统,包括:文书管理模块,用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计;信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计;合同管理模块,用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计;会议纪要管理模块,用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计;照片管理模块;声像管理模块,用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计;标准程序管理模块和科技资料管理模块。本发明使用户能够随时随地查阅文档资料。
Description
技术领域
本发明涉及一种数字化档案资料管理系统,属于计算机技术领域。
背景技术
建设工程在建设过程中的资料(例如会议纪要、往来信函、标准、程序、文件、图纸、合同等)的查阅和利用率是非常高的,所以需要一套综合的资料管理系统将这些资料全面有机的管理起来,并提供在线的终端直接查询和文件包的组合推送,这对于保证和加快工程的建设是非常有利的。如能直接在系统中归档形成数字化档案馆,对于工程建成后的运行管理也是有莫大益处。虽然现在各种项目管理系统都含有资料或档案管理模块,但是区域的局限性太大,用户无法随时随地查阅文档资料,并且对于数据的安全性保护不到位。
发明内容
针对现有技术存在的不足,本发明目的是提供一种数字化档案资料管理系统,用户能够随时随地查阅文档资料。
为了实现上述目的,本发明是通过如下的技术方案来实现:
本发明的一种数字化档案资料管理系统,包括:
文书管理模块,用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计;
信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计:
合同管理模块,用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计:
会议纪要管理模块,用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计:
照片管理模块,用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计;
声像管理模块,用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计:
标准程序管理模块,用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计;
和科技资料管理模块,用于根据各项目的管理情况定制,可以按工程阶段分类定制管理模块,可以按单项或单位工程分项定制管理模块,还可以按文件分类进行模块定制文件分类,各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。
本发明还包括全文检索模块,全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。
本发明还包括部门管理模块,部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
本发明还包括权限管理模块,权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
本发明还包括日志管理模块,日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计,用户访问统计,文件访问统计和词频统计。
本发明还包括系统管理模块,系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置。
本发明还包括资料移交管理模块,资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。系统可根据用户的职能,赋予用户不同的级别和权限,使不同用户有不同的系统操作界面,做到了分工细致,权限明确。
附图说明
图1为本发明的系统构架图;
图2为本发明的方法工作流程图。
具体实施方式
为使本发明实现的技术手段、创作特征、达成目的与功效易于明白了解,下面结合具体实施方式,进一步阐述本发明。
参见图1,本发明的数字化档案资料管理系统包括:
文书管理模块,用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计;
信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计:
合同管理模块,用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计:
会议纪要管理模块,用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计:
照片管理模块,用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计;
声像管理模块,用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计:
标准程序管理模块,用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计;
和科技资料管理模块,用于根据各项目的管理情况定制,可以按工程阶段分类定制管理模块,可以按单项或单位工程分项定制管理模块,还可以按文件分类进行模块定制文件分类,各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。
还包括全文检索模块,全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。
还包括部门管理模块,部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
还包括权限管理模块,权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
还包括日志管理模块,日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计,用户访问统计,文件访问统计和词频统计。
还包括系统管理模块,系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置;
还包括资料移交管理模块,资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
发明通过运用计算机及网络技术,结合大型数据库系统对文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化,并且对数字化档案数据实施全面管理,同时还提供方便的数字化档案信息查询服务。简单、方便地实现了文档一体化,真正实现了立卷归档、不立卷的归档文件整理的新旧档案规则的无缝连接,以及档案的集中统一电子化管理。
本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。通过各业务部门分散著录标引再由档案处统一接收的方式,不仅避免了档案数据的重复录入,达到一次录入多次使用,而且,基于网络多层的授权控制机制,较好地保证了数据的安全。该系统提供的立卷归档模式,具有较强的灵活性。该系统还实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成,包括扫描件、各种格式的图像文件、声音文件、视频文件的所有多媒体应用。当扫描录入批量档案时可以不与系统中的文件条目著录同步,但仍可实现系统的自动调用;并可同时智能地依次从磁盘阵列、服务器中存取相关数据,以提供利用。系统可根据用户的职能,赋予用户不同的级别和权限,使不同用户有不同的系统操作界面,做到了分工细致,权限明确。
参见图2,下面简单描述本发明的使用情况:
步骤一:管理员进入用户管理模块进行用户建立和权限角色划分。
步骤二:用户登录系统后进入合同管理模块进行合同资料的录入和修改等。
步骤三:进入合同管理模块进行计划进度安排。
步骤四:进入会议纪要、文书管理、信函管理、声像管理、照片管理模块录入相关资料
步骤五:用户登录后可进入以上各模块进行档案资料的查询和借阅。
步骤六:超过时间后系统会自动提醒归还资料,或提醒上传需要更新的资料。
本发明具有以下特点:
1.任何复杂的档案查询时间不超过1秒;2.采用B/S结构为主,C/S结构或手机客户端为辅:3.可运行在Windows2000/NT/Linux/Unix等多种操作系统上:4.采用JAVA、中间件、连接池等先进的技术:5.系统采用多层结构的设计方式:6.实现了对文书档案、科技档案、视频档案、音频档案、照片档案、实物档案的全方位管理;7.真正实现了双层检索,包括数据条目检索和全文检索,对以系统产生的电子数据(数据库数据和电子文件)实现全面的管理:8.操作简单,会上网就会使用本系统;9.托管运行,系统维护工作量极小;10.多层系统安全设置,还可以自定义系统安全级别:11.方便灵活的系统权限管理,赋予用户不同的级别和权限,做到了分工细致,权限明确;12.详细的日志管理。
以上显示和描述了本发明的基本原理和主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解,本发明不受上述实施例的限制,上述实施例和说明书中描述的只是说明本发明的原理,在不脱离本发明精神和范围的前提下,本发明还会有各种变化和改进,这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。本发明要求保护范围由所附的权利要求书及其等效物界定。
Claims (7)
1.一种数字化档案资料管理系统,其特征在于,包括:
文书管理模块,用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计;
信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计;
合同管理模块,用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计;
会议纪要管理模块,用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计;
照片管理模块,用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计;
声像管理模块,用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计;
标准程序管理模块,用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计;
和科技资料管理模块,用于根据各项目的管理情况定制,可以按工程阶段分类定制管理模块,可以按单项或单位工程分项定制管理模块,还可以按文件分类进行模块定制文件分类,各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。
2.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括全文检索模块,全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。
3.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括部门管理模块,部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
4.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括权限管理模块,权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
5.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括日志管理模块,日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计,用户访问统计,文件访问统计和词频统计。
6.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括系统管理模块,系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置。
7.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统,其特征在于,
还包括资料移交管理模块,资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
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