CN108053127A - 一种电子档案管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；所述档案服务中心用户查询和借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。本发明将电子化采购产生的大量采购信息通过电子件的形式管理，完全克服了纸件管理的缺陷，而且具有可追溯性、有效性和合法性。

Description

一种电子档案管理系统

技术领域

本发明涉及一种电子档案管理系统，尤其涉及一种电力行业采购信息档案管理系统。

背景技术

目前，国家号召推进电力体制改革，退行精益化管理战略，电力行业竞争压力，促使企业进行机构转型和产业升级；另外，国家发改委大力推行电子化采购，采购全过程的系统信息要求在电子商务采购平台形成；电子商务采购平台会产生大量的采购信息，而这些采购信息的管理普遍还采用的是纸件档案管理，采用纸件档案管理的方式存在占用空间大、防火防虫成本高、人员配置成本高、管理成本高等缺陷。特别是近年来，随着采购业务的不断扩大，采购档案不断积累，纸质档案需要每年增加百余组配套密级柜，对库房建设，消防安全建设，制度建设都有很高的要求，人员负荷重，对纸张的需求量大，成本高。

发明内容

本发明为解决电力行业对采购信息以纸件管理存在的上述缺陷，本发明提供了一种电子档案管理系统，通过该管理系统，将电子化采购产生的大量采购信息通过电子件的形式管理，完全克服了纸件管理的缺陷，而且具有可追溯性、有效性和合法性。

为解决上述技术问题，本发明所采用的技术方案是：

一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，初步整理包括确认获取的电子档案是否符合要求，是否欠缺文件，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。

还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。

还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。

还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。

还包括知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。

还包括新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。

还包括项目模板库，所述项目模板库中提供的模板规定了电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程用到的样表以及每个样表的字段。

所述系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块；

所述部门设置模块用于管理员配置部门信息，部门信息包括名称（如档案室、招采一科、招采二科等）、部门负责人、部门负责人联系电话等信息；

所述固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，岗位信息包括岗位类别（如行政岗位、管理岗位等）、角色名称（如部门负责人、档案人员、档案专责、兼职档案人员、中心负责人等）以及所属部门（如档案室、招采一科、招采二科等）；

所述用户注册模块用于管理员填写用户注册信息，用户注册信息包括用户姓名、用户称谓（如先生、女士等）、账号、手机和邮箱等；

所述岗位人员设置模块用于管理员配置每个注册用户的岗位信息；

所述流程启动设置模块用于管理员设置电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程。

所述系统管理模块还包括流程审批条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的审批条件，审批条件包括审批岗位、审批人员和审批流程。

所述系统管理模块还包括流程会签条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的会签条件，会签条件包括会签的岗位、会签的人员和会签的流程。

与现有技术相比，本发明具有以下有益效果：

1、本发明实现了电子档案系统与电力行业电子采购平台无缝对接。由以往纸载移交转为采购项目档案电子移交的方式，由纸载档案的管理转为电子档案档案管理，从而从根本上解决传统纸载档案管理费时、费力、费钱的弊端，提高归档和管理效率，降低管理成本。

2、将档案管理制度和管理体系固化到系统中，实现电子档案管理的标准化和制度化。规范了交接流程，使交接流程有据可依；规范了归档流程，使归档工作按章操作；规范了借阅流程，使借阅流程有章可循；规范了销毁流程，使销毁工作有迹可查。实现了电子档案自移交、归档、利用、统计和销毁的全生命周期管理。

3、精简和改善了档案移交和归档的过程、以及档案利用与销毁的过程，让整个工作流程更精简、高效。重新设计电子化的表单，去掉繁琐冗余的审批流程，对表单的操作方式进行优化。制定业务规则，让更多的字段根据业务规则自动生成，减少繁琐枯燥的人工输入。

4、电子档案系统建立了标准化的电子档案管理模板库，模板规定了每个流程的样表，细化到每个样表的字段、流程的走向、权限等。在电子档案管理过程中系统自动按照管理层设置好的流程流转。

5、“傻瓜化”遍历方式，电子档案管理最终实现的目标就是将复杂的东西简单化。工作人员无需要关心流程流转、流程配置的过程，只需要启动流程，执行相应的任务就可以了，系统将按照预置好的流程自动流转。

6、智能化流转体系，系统提供智能化的流转体系，在系统投入运行前，预置了每个流程走向、流经的岗位、对应的执行权限、阅读权限、以及相应的项目模版，为标准化管理提供了实现的手段。项目人员无需关心流程的走向，系统将按规定的步骤流转。

7、电子档案管理系统的实施规范化了电子档案流程，避免了电子档案管理的随意性，实现了标准化管理，由事后监督变为过程监督、事前监督。在电子档案管理系统的启用后，废止了纸载流程的传递方式，保证了电子档案管理的单轨制。

附图说明

图1是本发明电子档案系统应用构架；

图2是是本发明应用系统构架原理图。

具体实施方式

一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，初步整理包括确认获取的电子档案是否符合要求，是否欠缺文件，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。

还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。

还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。

还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。

还包括知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。

还包括新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。

还包括项目模板库，所述项目模板库中提供的模板规定了电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程用到的样表以及每个样表的字段。

所述系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块；

所述部门设置模块用于管理员配置部门信息，部门信息包括名称（如档案室、招采一科、招采二科等）、部门负责人、部门负责人联系电话等信息；

所述固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，岗位信息包括岗位类别（如行政岗位、管理岗位等）、角色名称（如部门负责人、档案人员、档案专责、兼职档案人员、中心负责人等）以及所属部门（如档案室、招采一科、招采二科等）；

所述用户注册模块用于管理员填写用户注册信息，用户注册信息包括用户姓名、用户称谓（如先生、女士等）、账号、手机和邮箱等；

所述岗位人员设置模块用于管理员配置每个注册用户的岗位信息；

所述流程启动设置模块用于管理员设置电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程。

所述系统管理模块还包括流程审批条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的审批条件，审批条件包括审批岗位、审批人员和审批流程。

所述系统管理模块还包括流程会签条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的会签条件，会签条件包括会签的岗位、会签的人员和会签的流程。

将本发明提供的电子档案管理系统用在中国南方电网的具体实施例。

一、电子档案归档流程：

本电子档案管理系统通过数据接口，直接从中国南方电网的阳光采购平台上获取电子档案，移交过来的电子档案首先会按照设定的流程在档案整理窗口中进行显示，具有权限的工作人员，在档案整理窗口中的原始文件管理中的原始项目清单和原始文档清单进行查看，核查从阳光采购平台上移交过来的电子档案须包括三方面的内容：（1）、审批单，该审批单记录了该节点的整个审批过程，审批单需要转换成PDF文件，并盖阳采购系统的电子章；（2）、审批单所带的附件，例如“投标书”就需要各投标商家所投的电子标提交的所有文件，需要转成PDF格式并盖电子章。（3）、电子档案所包含的索引字段，针对电子档案归档要求符合国家档案局颁布的国标《GB18894电子档案归档与电子档案管理规范》。用户首先要核查移交过来的电子档案是否满足上述三个要求，如果满足，则将原始项目清单和原始文档清单进行匹配，如果不满足则退回电子档案；匹配完成后的原始项目清单和原始文档清单进入到原始移交清单中的待移交中，有权限的工作人员进行再次核查是否欠缺相关材料，如果有欠缺材料，进行补充，如果没有欠缺材料，提交审批。提交审批后，在移交清单审批中的待审批显示，有权限的工作人员审批无误后，进入到移交清单归档模块中，未归档的在待归档中显示，未归档的需要具有权限的工作人员对电子档案进行编目，编目后将对应的电子档案匹配在编目内，确认后进入到已归档中，已归档在已归档中显示。至此完成整个电子档案的归档工作。归档流程、执行人、审批人都是预先设定好的，对于执行人、审批人可以预先设定到具体的人员，也可以设定到具体的岗位即可，如果一个岗位有多个人员，在进行上一步骤时，可以选择对应岗位的具体人员。整个流程、执行人、审批人都是管理员预先设定，上一流程完成就会自动激发下一流程，产生下一个任务，下一个任务会在对应的执行人和审批人的个人工作窗口显示，对应的人只需完成相应的工作即可，傻瓜式操作即可完成整个电子档案的归档，操作简单方便。

二、电子档案交接流程

电子档案在交接时，交接人填写移交清单表单，填写移交清单，提交审批，审批后方可移交，交接的流程、交接的人员、都是预先设定好的，整个电子档案的交接，执行人无法更改，使得整个交接简单、规范。所有流程、执行人、审批人等信息都会保存，以便后续追溯。

三、电子档案销毁流程

工作人员在档案销毁中心，提出档案销毁申请，在提出电子档案销毁申请时，需要填写需要销毁的档案信息，填写完成后提交，提交后会到审批人员的个人工作窗口中，待审批后，会发送到具有销毁档案权限的工作人员个人工作窗口中，该工作人员按照销毁档案信息对对应的档案进行删除销毁。这个电子档案销毁产生的各种表单、申请人员、审批人员、销毁人员、销毁时间等信息都会保存，以便后续追溯。

四、电子档案借阅流程

借阅人员在档案服务中心，提出借阅申请，在提出电子档案借阅申请时，需要填写需借阅的电子档案的档案信息，填写完成后提交，提交后会到审批人员的个人工作窗口中，待审批后，会发送到具有电子档案提档权限的人员的个人工作窗口中，该工作人员按照借阅的电子档案的档案信息，提档对应的电子档案，并发送到对应借阅人的个人账号中，对应的借阅人即可在档案服务中心中查看，借阅人查看完成后，确认归还，然后经过审批后，由相关人员确认归档。在各个流程中会产生相应的表单，记录借阅人、借阅的电子档案、借阅时间、归还时间、审批人等。以便后续追溯。

五、档案统计分析

本发明还设置了档案统计分析中心，有权限的工作人员可以在该模块中对电子档案按照各个维度进行统计分析，便于了解整个电子档案情况，如：时间统计分析、移交工作量统计分析、归档人员统计分析、工作效率统计分析、查阅利用数量统计分析、销毁数量统计分析、类别属性统计分析、采购方式统计分析、档案统计年报等。

六、档案评价

本发明还设置了档案评价模块，通过该模块，用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。该模块中包括档案评价底稿、档案评价评分表、档案评价工作报告、档案评价总体情况报告。

七、档案数据中心

本发明还设置了档案数据中心，在该中心中，工作人员根据不同的权限可以查看已经归档的电子档案不同内容信息，方便工作人员查询。

八、知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息，相当于与一个内部网页。

9、新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户在电子档案管理系统上发布新闻。

本发明电子档案系统应用构架如图1所示，

系统构基于windows操作系统，采用了sqlserver和lotus domino数据库复合架构技术，引入了成熟的流程集成平台，在此基础上搭建了电子档案管理信息系统，通过审批流程保证进入数据库中的数据的有效性，通过报表工具将数据抓取出来为各类人员提供不同需求的展现，系统覆盖了：个人工作、档案整理、档案数据、档案服务、档案销毁、档案统计分析、档案评价、知识库等。

实现了电子档案规范化、标准化和制度化的信息管理；同时系统搭建了与南网阳光采购平台的自动化的接口体系，实现了电子档案的移交电子化和流程化，对电子档案的移交内容进行规定，保证了移交的电子档案的有效性和可追溯性。

本发明应用系统构架原理：

电子档案系统需要处理两类数据，一类是结构化数据，一类是流程化数据，需要建立数据与数据，流程与数据之间的关联关系。本项目采用了notes复合开发技术，将业务流程放在notes系统之中，将流程中涉及到的结构化数据存储在SQL Server中，通过报表查询机制对结构化数据进行查询分析；通过notes流程保证进入SQL Server 数据库的信息的有效性，使用notes系统来控制审核过程，将结构性数据放入SQL Server，从而保证了进入SQLServer 的数据都是经过审核的数据；实现对电子档案整个生命周期进行了全过程跟踪。

数据展现：Web-UI层提供了对用户统一的操作界面，该UI层使用jquery EasyUI与IBM本身的XPAGE技术，其UI已控件的方式展示界面，保证了界面的统一性与美观性。移动UI层则采用目前流行的移动端UI—MUI，采用Hbulder的统一开发工具，基于HTML5的方式搭建移动应用。从而保证不同的UI使用同一套数据接口，在系统机构上实现了MVC三层分离，让展示层与数据层独立。

电子档案管理信息系统后台系统的配置工作是在系统投入运行前完成的，在档案系统启用后，系统在将所涉及到的任务推送到相关人员的工作台上。信息的开放权限是非常重要的，在系统管理中可针对每个岗位设置模块的进入权限，报表的阅读权限，从而使得信息在可控范围内扩散。电子档案系统的阅读权限是跟着岗位走的，将相应的人员放入不同的岗位，该人员就具有该岗位的权限，可阅读相应的信息。 流程配置是按照岗位进行流转，在后台需要将每个流程的流转岗位设置好。在档案系统中流程之间是有逻辑的，有先后关系，因此需要在后台配置流程之间的逻辑关系和需要传递字段，系统后台我们提供了手迹设置功能，可将用户的手迹扫描件放入数据库中，在审批表单上系统会自动提取用户的手迹显示在审批表单中。在审批过程可按照条件系统自动将审批任务推送给相关人员。

该系统采用了“一个萝卜一个坑”的管理方式，在系统中预置了流程，并规定了每个流程的走向和流转的岗位，每个岗位的权限等。将复杂的管理工作变得简单和傻瓜化。

自动化配置技术：系统在后台将电子档案的流程进行内置，包括档案的控制点和档案模版，岗位、权限等信息，本功能目的是规范化管理，同时做到系统使用的傻瓜化。

系统识别岗位并按照岗位进行自动流转技术：流程的流转按照岗位进行流转，一旦出现岗位确认的情况，系统须提供岗位缺人的调转和转移的流转方式。若岗位换人或多人，系统需要提供找人和选人的机制，保证系统能够顺畅地流转，这样就明确了岗位职责，避免了岗位职责不明确的现象。

南方电网通过应用本发明提供的电子管理系统，取得了如下成效：

将纸质档案归档流程步骤多、周期长、管理成本高的方式改为高效、便捷、成本低的电子档案管理方式。

（1）业务部门的流程包括7个步骤，涉及多个业务角色（部门负责人、项目负责人、档案兼职人员），每个采购批次约需要10天完成；利用系统后对比（减少的步骤：排列档案、数页码、捆绑、销毁；减少的时间，原需10天完成，现3天就能完成，效率提升了3倍，既是工作量相同的情况下，3个人的工作量，1个人就能完成）

（2）档案部门业务包括20多个步骤，涉及多个业务角色（部门负责人、档案专责、档案人员），需要20天完成。利用系统后对比（减少的步骤：盖档号章、编写档号、编写页码、扫描、打印、装盒、打印脊背、贴脊背、入库上架、记录存放路径等；减少的时间：原需20天，现5天就能完成，效率提升了4倍，既是工作量相同的情况下，4个人的工作量，1个人就能完成）

（3）通过档案电子化，大部分业务流程可以在线上完成，显著提升了。

通过电子档案系统建设重新梳理、优化档案管理流程，使档案工作有章可依，实现档案管理的标准化和信息化。

（4）实现了电子化移交，提高了移交效率、降低移交成本。

电子商务平台的采购项目的结果文件、供应商管理文件和物资采购平台的合同文件可以自动接入电子档案平台，同时建立电子档案的可追溯机制，在方便的同时，保证了电子档案移交的有效性和可追溯性，改变了以往纸载档案移交费时、费力、费钱的状况。

（5）实现档案管理的标准化，实现档案的全生命周期管理。

将电子档案管理体系植入系统之中，系统将按照档案管理的制度和流程体系自动流转，大幅度提高档案的管理效率，档案每个管理动作都在系统中记录在案，可快速检索、查询。

（6）实现档案利用效率大幅提升

档案的电子化，从根本上提高了利用效率，系统可按年度、类别、批次、卷册、文档的方式展示，提供单个条件及多个条件的组合检索，可快速定位档案。

（7）大幅度降低了档案管理成本

电子化的档案的管理减少了纸张、场地、消防、人力成本。

（8）电子档案统计分析的自动化

归档档案按时间统计、按移交工作量统计、按归档人员统计、按工作效率统计、按查阅利用数量统计、按销毁数量统计、按类别属性统计、按采购方式（采购管理类别）统计、并提供年报统计。

（6）知识平台建立

实现了电子档案管理信息共享、档案知识的共享。

Claims (9)

1.一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。

2.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。

3.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。

4.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。

5.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。

6.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。

7.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：所述系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块，所述部门设置模块用于管理员配置部门信息，所述固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，所述用户注册模块用于管理员填写用户注册信息，所述岗位人员设置模块用于管理员配置每个注册用户的岗位信息，所述流程启动设置模块用于管理员设置电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程。

8.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：所述系统管理模块还包括流程审批条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的审批条件。

9.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：所述系统管理模块还包括流程会签条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的会签条件。