CN111597150A - 一种自动化归档整理信息系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种自动化归档整理信息系统，属于办公自动化领域，所述的自动化归档整理信息系统主要实现以下功能：能够适应多种办公系统，对办公系统中的电子文件进行档案化的整理，严格遵循《归档文件整理规则》中“5.4.4：电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识”的规定，以“电子档案纸质化”理念为支撑，为加快推进数字档案馆建设、档案馆数字化加工、档案智能化管理等积极探索一条档案智能化管理的路径和操作方法，并在一定程度上丰富和实践了档案基础理论研究，对档案学科发展的实践探索具有独到的价值。

Description

一种自动化归档整理信息系统

技术领域

本发明属于自动化办公领域，更具体的说涉及一种自动化归档整理信息系统。

背景技术

原有的档案归档系统，无论是单机版还是网络版，几乎很少能够与办公系统进行数据衔接，办公系统与档案系统的数字鸿沟和技术壁垒成为电子文件智能归档的阻碍，现行的办公系统中的文件从产生到办结几乎全部基于系统处理，原有的档案归档系统对办公系统的适应性较差，不能对电子文件进行直接加工整理成电子档案，通常情况下归档需要将系统中已办结的电子文件导出系统，打印为纸质版后再对纸质版文件进行档案化的整理，整理过程复杂、流程长，且现有的档案希特也很少支持OCR识别、远程查借阅、自定义建立私人定制的档案数据库和高阶检索等功能。

所以急需要开发一种适应办公自动化、接入各类办公系统，实现电子文件直接通过系统生成电子档案，再纸质化后双套制保存的信息系统，属于横跨档案领域和信息系统领域的档案系统。

发明内容

本发明涉及一种适应办公自动化、接入各类办公系统，实现电子文件自动移交、接收，文件自主分类和档案化整理，最终将电子文件直接通过系统生成电子档案，再纸质化后双套归档的信息系统，属于横跨档案领域和信息系统领域的档案系统。

为了实现上述目的，本发明是通过以下技术方案实现的：

1.适应多种办公系统，实现电子文件办结后从办公系统自动移交档案系统，并满足线下文件扫描后传入系统；

2.对进入系统的文件自动鉴定来源确定全宗号，识别格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和、内容OCR识别等关键信息；

3.识别后自动进行分类、排列组合，确定唯一档号后自动加盖归档章并生成《卷内文件目录》、《备考表》，并支持在线预览、打印、下载等；

4．模拟设计虚拟3D库房，在完成组卷及归档后即可实现以“盒”的形式添加到3D库房的档案密集架上，达到上架效果，在进入3D库房时可直接在预览档案盒的关键内容数据和档案关键信息。

5.在完成组卷归档后档案内容进入数据库，支持远程查借阅、自定义建立私人订制的档案数据库、高级进阶检索等功能。

优选的，所述的自动进行档案化整理，简化了传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

优选的，所述的自动分类和自动识别保管期限：首先，依据《文件材料归档范围和档案保管期限表》作为自动分类标准，该表涵盖本单位所有业务过程中形成的文件资料范围，并按业务进行分类，确定保管期限。当文件进入档案系统后，系统将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，同时，档案系统具备匹配精度自动计算功能，每经过一次匹配就逐步提高匹配的精确度，最终实现分类和保管期限界定越来越精准，同时支持手工调整件号顺序和件内文件顺序。

优选的，所述的自动编目包括：确定文件全宗、格式、年度、类别，识别页码、排列件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》与《备考表》、装盒等，该系统能对上述工作实现系统自动化处理，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

优选的，所述的自动识别页码：文件进入档案系统后，系统会对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和。

优选的，所述的自动OCR识别内容：文件进入档案系统后，在服务器空闲时（0:00—07:00）系统对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，识别精度达到99%，将识别出的文字内容自动存入到档案条目下的文件内，并同步到档案数据库，满足档案内容检索需要。

优选的，所述的自动排列件号、自动组卷：文件进入档案系统后，档案系统能自动识别档案题名、责任者、形成日期，并在确定分类、保管期限、页码的基础上，确定所有进入档案系统文件的归类类别、年度，并按照“年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，默认以进入系统时间排列顺序，实现件号自动确定，同时支持手动调整，确定件号后即确定档号，系统在识别页码的基础上，以5cm厚度档案盒子装入300页文件为基础，确定每盒档案的件号数量，并实现自动生成《卷内文件目录》《备考表》，最终实现自动组卷。

优选的，所述的自动加盖归档章：归档章内容包括全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、页数6个元素，人工操作过程中需先加盖“归档章”，再将上述6个元素所有内容以代码章、年度章、数字章等形式盖在归档章范围内，该系统实现了系统加盖归档章功能：进入档案系统的文件在自动组卷完成后生成唯一档号，档号内容即是归档章6个元素内容，系统按照电子签章模式，以标准归档章格式填写完成6个元素后实现自动加盖签章在档案第一页右上角空白位置。

优选的，所述的自动上架：该系统能实现模拟实体档案库房在系统内设计3D库房，实现所有库房实景布局与实体库房一致，在完成组卷及归档后即可实现以“盒”的形式添加到3D库房的档案密集架上，达到上架效果，在预览3D库房时可直接在预览档案盒的关键内容数据和档案关键信息。

优选的，所有进入档案系统中的文件，在完成组卷归档后，用户在申请远程查借阅时，在系统中检索文件时能实现检索界面添加水印，同意查借阅后在远程浏览档案时，实现档案浏览界面添加水印。

本发明有益效果：

本发明严格遵循《归档文件整理规则》中“5.4.4：电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识”的规定，以“电子档案纸质化”理念为支撑，实现电子文件直接加工为电子档案后再纸质化双套制保存，以系统自动化整理替代手工档案整理编写页码、盖归档章、编制目录等繁琐程序，简化电子文件归档过程中的“打印、整理、分类、盖归档章、编制卷内目录、装盒、扫描”等一系列的档案整理流程，提高档案整理效率的同时降低管理成本，为加快推进数字档案馆建设、档案馆数字化加工、档案智能化管理等积极探索出一条档案智能化管理的路径和操作方法，并在一定程度上丰富和实践了档案基础理论研究，对档案学科发展的实践探索具有独到的价值。

附图说明

图1为本发明流程图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，下面结合附图与实例对本发明作进一步详细说明，但所举实例不作为对本发明的限定。

如图1所示，所述的自动化归档整理信息系统主要包括功能以下功能：

（1）适应多种办公系统（例如：OA、党建、财务、人力、生产等）。该系统具备开放性的源接口，能适应多种办公室系统。能将各种系统中已办结的各种需归档的文件数据、成果性的文件资料直接迁移到档案系统，减少文件移交人工干预流程，改变传统的电子文件“下载——打印——归档——档案数字化”等流程，实现系统间数据无缝隙衔接，解决系统与系统不兼容问题，此外还具备线下文件扫描上传；例如：办公系统（OA）文件办结后直接流转到档案系统，无需将办公系统（OA）中的文件下载后进行打印再归档，如在线下办结文件，可直接通过扫描后上传，且系统支持文件手动添加附件和手动调整件内文件顺序功能，如：某请示文件通过办公系统（OA）处理办结，但批复文件为线下处理，则可将线下的批复文件通过扫描后添加到请示文件条目中，再调整条目下的请示文件和批复文件顺序，达到《归档文件整理规则》中：请示与批复合为一件归档，批复在前、请示在后的要求

（2）自动进行档案化的整理。该系统对接收的成果性文件进行档案化整理，对进入系统的文件识别全宗号、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和、内容OCR识别等关键信息，识别后自动进行分类、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动生成《卷内文件目录》、《备考表》，并支持在线预览、打印、下载等；减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。例如：某文件通过办公系统（OA）处理办结流转到档案系统后，则系统首先识别流入来源判断全宗确定全宗号，再判断文件格式确定文件需归入的档案类别（文书/声像/实物等），然后确定文件年度和文件分类（如文书档案中的行政或党务、会计档案中的账本/报表等），确定分类后即开始识别该文件的题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和，最后生成件号，件号顺序可手动调整，以上所有流程识别完成后即生成档号，加盖归档章，生成《卷内文件目录》，至此完成所有的归档整理流程。归档结束后可按照系统默认5cm档案盒装入档案数量自动确定《卷内文件目录》和《备考表》，也可以自定义确定每盒档案数量；每盒档案数量确定后可直接进行预览、下载、打印等，实现电子档案、纸质档案双套制保管。

（3）系统支持自定义建立私人订制的档案数据库。由于该系统具备全文OCR识别的强大功能，在完成识别后将档案数据同步到档案数据库，能够实现基础档案编研成果一键生成。例如，自动分析馆藏内容自动填报《全国档案事业统计年报》，自动生成企业大事记，自动生成领导讲话/工作报告数据库，一键生成“绩效考核数据、人事数据、生产数据、科研数据、财务报表数据、人物生平活动声像数据库、工程建设水文地质数据库、产品指标数据分析数据库”等数据库，为后续档案资源开发提供数据支持，

（4）该系统具备高级进阶检索功能，即在庞大的数据库中层层递进筛选关键信息，确保检索数据内容范围逐步缩小、趋于精准。在基于全文数字化的基础上，可实现对档案题名、档案内容、档案字号、形成时间、责任者等关键字进行高级进阶检索，例如：首先在档案数据库中检索关键词“请示”得出100条检索结果，然后在100条检索结果中继续进阶检索关键词“信息开发”得出20条检索结果，再在20条检索结果中继续进阶检索“档案”即可得到题名或者内容包含“档案信息开发请示”的档案。

该系统遵循电子档案再纸质化双套保管的原则，具有整理程序规范、识别精准、效率高、使用方便、可推广的特点，可与各类办公信息系统进行衔接推进档案信息化建设。

自动进行档案化的整理：该系统对接收的成果性文件进行档案化整理，实现自动鉴定来源确定全宗号、格式、年度、类别等，自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动上架、自动加盖水印等功能，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

自动分类和自动识别保管期限：参考国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，编制本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》作为自动分类依据，该表涵盖本单位所有业务过程中形成的资料范围，并按业务进行分类，确定保管期限，当文件进入档案系统后，系统将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，同时，档案系统具备匹配精度自动计算功能，每经过一次匹配就逐步提高匹配的精确度，最终实现分类和保管期限界定越来越精准，同时支持手工调整件号顺序和件内文件顺序。例如：在各单位编制的《文件材料归档范围和档案保管期限表》基础上，传入系统中一份名为《关于印发2020年保密工作要点的通知》，则系统自动将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，如自动匹配不精准也可手工调整分类和保管期限。

自动编目：编目即是对文件材料进行加工使之档案化的过程，包括：确定文件全宗、格式、年度、类别，识别页码、排列件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》与《备考表》、装盒等，该系统能对上述工作实现系统自动化处理，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

自动识别页码：文件进入档案系统后，系统会对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和（页数是归档章和《卷内文件目录》的组成部分）。

自动OCR识别内容：文件进入档案系统后，在服务器空闲时（0:00—07:00）系统对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，识别精度达到99%，并将识别出的文字内容自动存入到档案条目下的文件内，并同步到档案数据库，满足档案内容检索需要。

自动排列件号、自动组卷：文件进入档案系统后，档案系统能自动识别文件的全宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，按照“全宗——年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，其中：件号顺序默认以文件进入系统时间排列顺序，并同时具备手动调整件号功能，确定件号后便确定文件的唯一档号，系统按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，系统在识别页码的基础上，以5cm厚度档案盒子转入300页文件为基础，确定每个档案盒需要装入的档案数量，选中需装入的档案后可自行下载《卷内文件目录》和《备考表》，并同步将档案进行下载或打印，最终实现自动组卷。

自动加盖归档章：归档章内容包括全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、页数6个元素，人工操作过程中需先加盖“归档章”，再将上述6个元素所有内容以代码章、年度章、数字章等形式盖在归档章范围内，该系统实现了系统加盖归档章功能：进入档案系统的文件在自动组卷完成后生成唯一档号，档号内容即是归档章6个元素内容，系统按照电子签章模式，以标准归档章格式填写完成6个元素后实现自动加盖签章在档案第一页右上角空白位置。

自动上架：该系统能实现模拟实体档案库房在系统内设计3D库房，实现所有库房实景布局与实体库房一致，在完成组卷及归档后即可实现以“盒”的形式添加到3D库房的档案密集架上，达到上架效果，在预览3D库房时可直接在预览档案盒的关键内容数据和档案关键信息（如：年度、类别、保管期限等）。

自动加盖水印：所有进入档案系统中的文件，在完成组卷归档后，用户在申请远程查借阅时，在系统中检索文件时能实现检索界面添加水印，同意查借阅后在远程浏览档案时，实现档案浏览界面添加水印。

上面结合附图对本发明的具体实施例作了详细说明，但是本发明并不限于上述实施例，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本发明宗旨的前提下作出各种变化。

Claims (10)

1.一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动化归档整理信息系统主要包括功能：能够适应多种办公系统，对电子文件自动进行档案化的整理（包括：自动收集、分类、排序、组卷、整理、归档、查借阅等），支持自定义建立私人订制的档案数据库，具备高级进阶检索功能。

2.根据权利要求1所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动进行档案化的整理，该系统对接收的成果性文件进行档案化整理，实现自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动上架、自动加盖水印等功能，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

3.根据权利要求2所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动分类和自动识别保管期限：系统依据《文件材料归档范围和档案保管期限表》作为自动分类标准，该表涵盖本单位所有业务过程中形成的文件资料范围，并按业务进行分类和确定保管期限，当文件进入档案系统后，系统将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，同时，档案系统具备匹配精度自动计算功能，每经过一次匹配就逐步提高匹配的精确度，最终实现分类和保管期限界定越来越精准，同时支持手工调整件号顺序和件内文件顺序。

4.根据权利要求2或3所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动编目包括：系统对接收到的文件，区分全宗，划分年度、类别、保管期限后，自动排列组卷、识别页码、确定件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》、装盒等过程，该系统能对上述工作实现系统自动化处理（见下方功能介绍），减少传统纸质档案整理中收集、移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

5.根据权利要求4所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动识别页码：文件进入档案系统后，系统会对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出的页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和。

6.根据权利要2、3、5中任意一条权利要求所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动OCR识别内容：文件进入档案系统后，在服务器空闲时（0:00—07:00）系统对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，识别精度达到99%，并将识别出的文字内容自动迁移到档案内容及检索数据库，满足档案内容检索需要。

7.根据权利要求6所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动排列件号、自动组卷是指：文件进入档案系统后，档案系统能自动识别文件的全宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，在同一全宗下区分文件格式（声像/文书/实物等）后，按照“年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，其中：件号顺序默认以文件进入系统时间排列顺序，并同时具备手动调整件号功能，确定件号后便确定文件的唯一档号，系统按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，系统在识别页码的基础上，以5cm厚度档案盒子装入300页文件为基础，确定每个档案盒需要装入的档案数量，选中需装入的档案后可自行下载《卷内文件目录》和《备考表》，并同步将档案进行下载或打印，最终实现自动组卷。

8.根据权利要求5或7所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动加盖归档章：归档章内容包括全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、页数6个元素，人工操作过程中需先加盖“归档章”，再将上述6个元素所有内容以代码章、年度章、数字章等形式盖在归档章范围内，该系统实现了系统加盖归档章功能，进入档案系统的文件在自动组卷完成后即确定每件档案上述6个内容，系统完成6个元素内容填充后按照电子签章模式，以标准归档章格式自动加盖归档章在档案第一页右上角空白位置。

9.根据权利要求8所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所述的自动上架：该系统能实现模拟实体档案库房在系统内设计3D库房，实现所有库房实景布局与实体库房一致，在完成组卷及归档后即可实现以“盒”的形式添加到3D库房的档案密集架上，达到上架效果，在预览3D库房时可直接在预览档案盒的关键内容数据和档案关键信息。

10.根据权利要求9所述的一种自动化归档整理信息系统，其特征在于：所有进入档案系统中的文件，在完成组卷归档后，用户在申请远程查借阅时，在系统中检索文件时能实现检索界面添加水印，同意查借阅后在远程浏览档案时，实现档案浏览界面添加水印。

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