CN112463726A - 一种移动财务票据的自动化归档方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种移动财务票据的自动化归档方法，其包括步骤：步骤S10，对纸质档案进行扫描生成元数据；步骤S11，对扫描后的元数据进行OCR识别，识别其中的内容；步骤S12，在进行OCR识别后，结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，形成归档组卷的档案内容；步骤S13，在完成组卷归档后将档案内容传入数据库，形成档案数据库，供查询使用。实就行了本发明，可以实现对纸质档案进行扫描、识别、归档，提高了归档的效率，降低了成本。

Description

一种移动财务票据的自动化归档方法

技术领域

本发明涉及自动化应用场景，更具体的说涉及一种移动财务票据的自动化归档方法。

背景技术

在现实中，电子会计档案同样也具备与纸件会计档案相同的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。

而在现有的电子会计档案的使用中，存在一些不足之处，例如暂时还没办法实现一些专用发票（如增值税专用发票）的电子化”。如何减少接触，通过信息化手段利用数字化、大数据分析、人工智能、区块链技术从传统档案传递流程向电子档案管理，以实现智能采集、智能报销、自动流转、自动归档、在线审阅等无纸化办公存在非常迫切的需要。但现有还没有完善的针对移动财务票据的自动化归档的全流程的解决方案。

发明内容

本发明所要解决的技术问题在于，提供一种移动财务票据的自动化归档方法，可以实现对纸质档案进行扫描、识别、归档，提高了归档的效率，降低了成本。

为了实现上述目的，本发明所采用的技术方案如下：提供一种移动财务票据的自动化归档方法，其包括步骤：

步骤S10，对纸质档案进行扫描生成元数据；

步骤S11，对扫描后的元数据进行OCR识别，识别其中的内容；

步骤S12，在进行OCR识别后，结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，形成归档组卷的档案内容；

步骤S13，在完成组卷归档后将档案内容传入数据库，形成档案数据库，供查询使用。

优选地，所述步骤S11进一步包括：

对扫描后的元数据进行OCR识别，自动鉴定来源确定卷宗号，并识别出格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和以及内容。

优选地，所述步骤S12进一步包括：

结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，进行自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动归档、自动加盖水印的操作。

优选地，所述进行自动分类和自动识别保管期限的步骤具体为：

依据预先确定的文件资料范围，以及对应的业务分类和保管期限的关联关系，将识别出来的纸质档案的文件名进行关键字匹配，确定当前纸质档案对应的业务分类和保管期限。

优选地，所述进行自动编目的步骤具体为：

对接收到的扫描文件，区分卷宗，划分年度、类别、保管期限后，自动排列组卷、识别页码、确定件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》。

优选地，所述进行自动识别页码的步骤具体为：

对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出的页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和。

优选地，所述进行自动OCR识别内容的步骤具体为：

在预定的空闲时段，对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，并将识别出的文字内容自动迁移到档案内容及检索数据库。

优选地，所述进行自动排列件号、自动组卷的步骤具体为：

自动识别文件的卷宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，在同一卷宗下区分文件格式（声像/文书/实物等）后，按照“年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，确定每个档案盒需要装入的档案数量，选中需装入的档案后可自行下载《卷内文件目录》和《备考表》，并同步将档案进行下载或打印，最终实现自动组卷。

优选地，所述进行自动加盖归档章的步骤具体为：

在自动组卷完成后，将确定每件档案对应的卷宗号、机构、年度、保管期限、件号、页数的元素内容，将上述元素内容填充后按照电子签章模式，以标准归档章格式自动加盖归档章在档案第一页右上角空白位置。

优选地，所述进行自动归档的步骤具体为：

预先确定的电子归档方案，定义归档的内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划；

根据方案所提供动态期间，将财务数据进行定期自动归档。

优选地，在完成组卷归档后，当用户申请远程查借阅时，在检索文件的检索界面添加水印；并在同意查借阅后，在远程浏览档案的浏览界面添加水印。

实施本发明的实施例，具有如下有益效果：

本发明提供一种移动财务票据的自动化归档方法，通过对纸质档案的获取、报销、入账、归档、保管实现电子化管理，推动电子凭证的在线传递和线上应用，实现纸质档案直接加工为电子档案后与纸质档案双套制保存，以系统自动化整理替代手工档案整理编写页码、盖归档章、编制目录等繁琐程序，简化纸质档案归档过程中的“打印、整理、分类、盖归档章、编制卷内目录、装盒、扫描”等一系列的档案整理流程，提高档案整理效率的同时降低管理成本。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，根据这些附图获得其他的附图仍属于本发明的范畴。

图1为本发明提供的一种移动财务票据的自动化归档方法的一个实施例的主流程示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。

为使本领域的普通技术人员更加清楚地理解发明的目的、技术方案和优点，以下结合附图和实施例对发明做进一步的阐述。

如图1所示，示出了本发明提供的一种移动财务票据的自动化归档方法的一个实施例的主流程示意图。在本实施例中，所述移动财务票据的自动化归档方法，其包括步骤：

步骤S10，对纸质档案进行扫描生成元数据；

步骤S11，对扫描后的元数据进行OCR识别，识别其中的内容；

优选地，所述步骤S11进一步包括：

对扫描后的元数据进行OCR识别，自动鉴定来源确定卷宗号，并识别出格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和以及内容。

步骤S12，在进行OCR识别后，结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，形成归档组卷的档案内容；可以理解的是，这一步骤可以在档案管理系统中实现（下称“系统”）；

更具体地，在一个例子中，所述步骤S12进一步包括：

结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，进行自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动归档、自动加盖水印的操作。

具体地，其中，所述进行自动分类和自动识别保管期限的步骤具体为：

依据预先确定的文件资料范围，以及对应的业务分类和保管期限的关联关系，将识别出来的纸质档案的文件名进行关键字匹配，确定当前纸质档案对应的业务分类和保管期限。

其中，所述进行自动编目的步骤具体为：

对接收到的扫描文件，区分卷宗，划分年度、类别、保管期限后，自动排列组卷、识别页码、确定件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》。

其中，所述进行自动识别页码的步骤具体为：

对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出的页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和。

其中，所述进行自动OCR识别内容的步骤具体为：

在预定的空闲时段，对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，并将识别出的文字内容自动迁移到档案内容及检索数据库。

其中，所述进行自动排列件号、自动组卷的步骤具体为：

自动识别文件的卷宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，在同一卷宗下区分文件格式（声像/文书/实物等）后，按照“年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，确定每个档案盒需要装入的档案数量，选中需装入的档案后可自行下载《卷内文件目录》和《备考表》，并同步将档案进行下载或打印，最终实现自动组卷。

其中，所述进行自动加盖归档章的步骤具体为：

在自动组卷完成后，将确定每件档案对应的卷宗号、机构、年度、保管期限、件号、页数的元素内容，将上述元素内容填充后按照电子签章模式，以标准归档章格式自动加盖归档章在档案第一页右上角空白位置。

其中，所述进行自动归档的步骤具体为：

预先确定的电子归档方案，定义归档的内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划；

根据方案所提供动态期间，将财务数据进行定期自动归档。

其中，在完成组卷归档后，当用户申请远程查借阅时，在检索文件的检索界面添加水印；并在同意查借阅后，在远程浏览档案的浏览界面添加水印。

步骤S13，在完成组卷归档后将档案内容传入数据库，形成档案数据库，供查询使用。

可以理解的是，本发明所采用的方法，适应多种应用场景（例如：OA、财务、人力、生产等）。该方法所对应的系统具备开放性的源接口，扫描文件生成元数据，能适应多种应用场景。能将各种应用场景中已办结的各种需归档的文件数据、成果性的文件资料直接迁移到档案系统，减少文件移交人工干预流程，改变传统的纸质档案“下载——打印——归档——档案数字化”等流程，实现系统间数据无缝隙衔接，解决系统与系统不兼容问题，此外还具备线下文件扫描上传；例如：应用场景（OA）文件办结后直接流转到档案系统，无需将应用场景（OA）中的文件下载后进行打印再归档，如在线下办结文件，可直接通过扫描后上传，且系统支持文件手动添加附件和手动调整件内文件顺序功能，如：某请示文件通过应用场景（OA）处理办结，但批复文件为线下处理，则可将线下的批复文件通过扫描后添加到请示文件条目中，再调整条目下的请示文件和批复文件顺序，达到《归档文件整理规则》中：请示与批复合为一件归档，批复在前、请示在后的要求

能实现自动进行档案化的整理。该系统对接收的成果性文件进行档案化整理，对进入系统的文件识别卷宗号、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和、内容OCR识别等关键信息，识别后自动进行分类、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动生成《卷内文件目录》、《备考表》，并支持在线预览、打印、下载等；减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。例如：某文件通过应用场景（OA）处理办结流转到档案系统后，则系统首先识别流入来源判断卷宗确定卷宗号，再判断文件格式确定文件需归入的档案类别（文书/声像/实物等），然后确定文件年度和文件分类（如文书档案中的行政、会计档案中的账本/报表等），确定分类后即开始识别该文件的题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和，最后生成件号，件号顺序可手动调整，以上所有流程识别完成后即生成档号，加盖归档章，生成《卷内文件目录》，至此完成所有的归档整理流程。归档结束后可按照系统默认5cm档案盒装入档案数量自动确定《卷内文件目录》和《备考表》，也可以自定义确定每盒档案数量；每盒档案数量确定后可直接进行预览、下载、打印等，实现电子档案、纸质档案双套制保管。

系统支持自定义建立私人订制的档案数据库。由于该系统具备全文OCR识别的强大功能，在完成识别后将档案数据同步到档案数据库，能够实现基础档案编研成果一键生成。例如，自动分析馆藏内容自动填报《全国档案事业统计年报》，自动生成企业大事记，自动生成领导讲话/工作报告数据库，一键生成“绩效考核数据、人事数据、生产数据、科研数据、财务报表数据、人物生平活动声像数据库、工程建设水文地质数据库、产品指标数据分析数据库”等数据库，为后续档案资源开发提供数据支持，

具备高级进阶检索功能，即在庞大的数据库中层层递进筛选关键信息，确保检索数据内容范围逐步缩小、趋于精准。在基于全文数字化的基础上，可实现对档案题名、档案内容、档案字号、形成时间、责任者等关键字进行高级进阶检索，例如：首先在档案数据库中检索关键词“请示”得出100条检索结果，然后在100条检索结果中继续进阶检索关键词“信息开发”得出20条检索结果，再在20条检索结果中继续进阶检索“档案”即可得到题名或者内容包含“档案信息开发请示”的档案。

该系统遵循电子档案再纸质化双套保管的原则，具有整理程序规范、识别精准、效率高、使用方便、可推广的特点，可与各类办公信息系统进行衔接推进档案信息化建设。

对于自动进行档案化的整理，该方法可以对接收的成果性文件进行档案化整理，实现自动鉴定来源确定卷宗号、格式、年度、类别等，自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动归档、自动加盖水印等功能，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

下述对于每一项进行详述说明，其中；

自动分类和自动识别保管期限：参考国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，编制本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》作为自动分类依据，该表涵盖本单位所有业务过程中形成的资料范围，并按业务进行分类，确定保管期限，当文件进入档案系统后，系统将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，同时，档案系统具备匹配精度自动计算功能，每经过一次匹配就逐步提高匹配的精确度，最终实现分类和保管期限界定越来越精准，同时支持手工调整件号顺序和件内文件顺序。例如：在各单位编制的《文件材料归档范围和档案保管期限表》基础上，传入系统中一份名为《关于印发2020年保密工作要点的通知》，则系统自动将文件名与《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行关键字匹配，确定分类和保管期限，如自动匹配不精准也可手工调整分类和保管期限。

自动编目：编目即是对文件材料进行加工使之档案化的过程，包括：确定文件卷宗、格式、年度、类别，识别页码、排列件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》与《备考表》、装盒等，该系统能对上述工作实现系统自动化处理，减少传统纸质档案整理中收集移交、分类、鉴定、编写页码、盖归档章、组卷等繁琐环节，减少人工操作，以档案系统自动化整理替代传统手工操作。

自动识别页码：文件进入档案系统后，系统会对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和（页数是归档章和《卷内文件目录》的组成部分）。

自动OCR识别内容：文件进入档案系统后，在服务器空闲时（0:00—07:00）系统对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，识别精度达到99%，并将识别出的文字内容自动存入到档案条目下的文件内，并同步到档案数据库，满足档案内容检索需要。

自动排列件号、自动组卷：文件进入档案系统后，档案系统能自动识别文件的卷宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，按照“卷宗——年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，其中：件号顺序默认以文件进入系统时间排列顺序，并同时具备手动调整件号功能，确定件号后便确定文件的唯一档号，系统按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，系统在识别页码的基础上，以5cm厚度档案盒子转入300页文件为基础，确定每个档案盒需要装入的档案数量，选中需装入的档案后可自行下载《卷内文件目录》和《备考表》，并同步将档案进行下载或打印，最终实现自动组卷。

自动加盖归档章：归档章内容包括卷宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、页数6个元素，人工操作过程中需先加盖“归档章”，再将上述6个元素所有内容以代码章、年度章、数字章等形式盖在归档章范围内，该系统实现了系统加盖归档章功能：进入档案系统的文件在自动组卷完成后生成唯一档号，档号内容即是归档章6个元素内容，系统按照电子签章模式，以标准归档章格式填写完成6个元素后实现自动加盖签章在档案第一页右上角空白位置。

自动归档：通过电子归档方案，定义归档的内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划。方案中提供动态期间，让财务数据实现定期自动归档；针对归档有误的内容支持手工反归档。

自动加盖水印：所有进入档案系统中的文件，在完成组卷归档后，用户在申请远程查借阅时，在系统中检索文件时能实现检索界面添加水印，同意查借阅后在远程浏览档案时，实现档案浏览界面添加水印。

电子影像管理：影像管理系统采用了最新微服务架构，提供标准API支持业务、财务审核和共享中心批量采集、调阅影像与附件。同时通过OCR识别技术自动切分和识别发票全票面信息，形成完整的影像及结构化数据。支持移动采集和财务扫描采集的二次匹配管理。支持财务审批流程中打回、重扫、提交等操作。

影像采集：系统提供扫描仪及本地导入的方式，进行单据影像批量采集操作。支持多页面单据pdf导入功能，自动转化为单据影像。支持在线删除、补扫、替扫、前移、后移、放大、缩小新增封面等功能

影像调阅：系统批量采集生成的电子影像，提供给财务共享中心、资金系统、合同系统等业务系统在线调阅。同时支持财务审批流程的打回重扫、批注、识别查验等操作。

影像匹配：系统支持报销人移动采集的单据影像，和财务扫描采集的单据影像进行二次匹配管理。确保提交的纸制原始凭证不会漏交、错交。同时支持无法匹配的影像在线编辑与手工匹配。

电子会计档案：电子档案管理系统提供标准接口对接ERP等业务平台。企业可自定义归档业务对象，包括不限于业务单据、会计凭证、以及各种账簿、报表、项目合同、营销执照等。归档内容采用电子签章、区块链等技术进行固化防篡改。并提供全文检索、多维在线阅览、下载等功能方便调阅。

一键归档&反归档：通过电子归档方案，定义归档的内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划。方案中提供动态期间，让财务数据实现定期自动归档；针对归档有误的内容支持手工反归档。

档案阅览：系统支持按期间范围、组织范围检索已归档的所有凭证、报表、账簿、固定资产卡片、电子发票。支持按PDF导出原件、下钻联查相关联单据、附件、发票等原始凭证。

实物管理：系统支持通过扫码枪快速实现实物档案装盒、上架等业务处理。电子档案关联实物档案在线查询，档案借阅、归还管理。按管理要求进行档案销毁等处理。

可以理解的是，在本发明的实施例中，基于OCR识别技术自动切分和识别财务票据全票面信息，形成完整的影像及结构化数据；基于完整的影像及结构化数据，提供标准API支持业务、财务审核和共享中心批量采集、调阅；基于最新的微服务架构，自定义归档内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划，让财务数据实现定期自动归档。电子影像系统档案产品，可快速的实现采集业务票据影像、自动化关联集成业务单据、业务流程审批中对影像的查阅、财务共享中心基于影像的审核，以及原始票据及记帐凭证影像化档案的建立与管理等应用场景。释放财务共享管理模式在企业的实施价值（业务、财务、税务、档案一体化的合规性、流程接合性、档案管理便利性），彻底告别纸张办公等。

实施本发明的实施例，具有如下有益效果：

本发明提供一种移动财务票据的自动化归档方法，通过对纸质档案的获取、报销、入账、归档、保管实现电子化管理，推动电子凭证的在线传递和线上应用，实现纸质档案直接加工为电子档案后与纸质档案双套制保存，以系统自动化整理替代手工档案整理编写页码、盖归档章、编制目录等繁琐程序，简化纸质档案归档过程中的“打印、整理、分类、盖归档章、编制卷内目录、装盒、扫描”等一系列的档案整理流程，提高档案整理效率的同时降低管理成本。

以上所揭露的仅为本发明一种较佳实施例而已，当然不能以此来限定本发明之权利范围，因此依本发明权利要求所作的等同变化，仍属本发明所涵盖的范围。

Claims (11)

1.一种移动财务票据的自动化归档方法，其特征在于，包括步骤：

步骤S10，对纸质档案进行扫描生成元数据；

步骤S11，对扫描后的元数据进行OCR识别，识别其中的内容；

步骤S12，在进行OCR识别后，结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，形成归档组卷的档案内容；

步骤S13，在完成组卷归档后将档案内容传入数据库，形成档案数据库，供查询使用。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤S11进一步包括：

对扫描后的元数据进行OCR识别，自动鉴定来源确定卷宗号，并识别出格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和以及内容。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤S12进一步包括：

结合所识别出的内容，对扫描的文件进行档案化管理，进行自动分类、自动识别保管期限、自动编目、自动识别页码、自动OCR识别内容、自动组卷、自动排列件号、自动加盖归档章、自动归档、自动加盖水印的操作。

4.如权利要求3所述的方法，其特征在于，所述进行自动分类和自动识别保管期限的步骤具体为：

依据预先确定的文件资料范围，以及对应的业务分类和保管期限的关联关系，将识别出来的纸质档案的文件名进行关键字匹配，确定当前纸质档案对应的业务分类和保管期限。

5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，所述进行自动编目的步骤具体为：

对接收到的扫描文件，区分卷宗，划分年度、类别、保管期限后，自动排列组卷、识别页码、确定件号、盖归档章、填写《卷内文件目录》。

6.如权利要求5所述的方法，其特征在于，所述进行自动识别页码的步骤具体为：

对该条目录下的文件正文及附件进行页码识别，过滤空白页面，并对所有识别出的页码汇总相加得出该条目录下所有文件的页数总和。

7.如权利要求3至5任一项所述的方法，其特征在于，所述进行自动OCR识别内容的步骤具体为：

在预定的空闲时段，对所有扫描格式的文档内容进行OCR识别，并将识别出的文字内容自动迁移到档案内容及检索数据库。

8.如权利要求7所述的方法，其特征在于，所述进行自动排列件号、自动组卷的步骤具体为：

自动识别文件的卷宗号归属、格式、年度、类别、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数总和等关键信息，在同一卷宗下区分文件格式(声像/文书/实物等)后，按照“年度——类别——保管期限——件号”的逻辑顺序进行自动排列，按档号顺序排列后生成《卷内文件目录》，确定每个档案盒需要装入的档案数量。

9.如权利要求8所述的方法，其特征在于，所述进行自动加盖归档章的步骤具体为：

在自动组卷完成后，将确定每件档案对应的卷宗号、机构、年度、保管期限、件号、页数的元素内容，将上述元素内容填充后按照电子签章模式，以标准归档章格式自动加盖归档章在档案第一页右上角空白位置。

10.如权利要求9所述的方法，其特征在于，所述进行自动归档的步骤具体为：

预先确定的电子归档方案，定义归档的内容、期间范围、组织范围以及方案调度计划；

根据方案所提供动态期间，将财务数据进行定期自动归档。

11.根据权利要求10所述的方法，其特征在于，在完成组卷归档后，当用户申请远程查借阅时，在检索文件的检索界面添加水印；并在同意查借阅后，在远程浏览档案的浏览界面添加水印。

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