CN111126952A - 一种电子档案归档处理系统及方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开一种电子档案归档处理系统，其包括归档服务器、报账客户端和归档审核终端和扫描设备，其中：扫描设备用于对纸件档案进行集中扫描形成扫描件并传给所述归档客户端；归档客户端用于调取归档界面，并将扫描设备扫描获得的扫描件分类上传至归档界面的对应的归档目录下，形成电子档案；归档服务器用于生成并接收来自归档客户端的电子档案进行存储；归档审核终端用于归档服务器获得电子档案，进行审核。本发明还公开了相应的方法。实施本发明，可以实现对电子档案的归档及检查，提高了工作效率以及准确性。

Description

一种电子档案归档处理系统及方法
技术领域
本发明涉及财务票据流转技术领域，特别是涉及电子档案归档处理系统及方法。
背景技术
对于一些大型公司，需要对很多资料(如报销影像文件)进行线上审核，故对于上传的电子档案，无论采用人工还是机器审核，审核者将不再直接面对纸质文档，因此，扫描上传的档案质量至关重要，相关审核人员需要根据见影像资料进行审批。
而在现有的技术中，报账由报账经办人上传的影像很多是根据个人习惯上传，相关影像文件混杂不规范，审核人员需在各项附件中逐一搜寻自己需要的资料，审核效率非常低下，报销影像文件无法进行有效管理。
发明内容
本发明所要解决的技术问题在于，提供一种电子档案归档处理系统及方法，可以实现对电子档案的归档及检查，提高了工作效率以及准确性。
为解决上述技术问题，本发明所采用的技术方案如下：
作为本发明的一方面，提供一种电子档案归档处理系统，其包括归档服务器，以及与所述归档服务器相通信的报账客户端和归档审核终端，所述报账客户端连接有扫描设备，其中：
扫描设备，其用于对纸件档案进行集中扫描形成扫描件，并传给所述归档客户端；
归档客户端，其用于响应客户操作调取归档界面，并将扫描设备扫描获得的扫描件分类上传至归档界面的对应目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器；
归档服务器，用于响应归档客户端的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端，并接收所述归档客户端所传送的电子档案进行存储；
归档审核终端，用于从所述归档服务器获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端。
优选地，所述归档服务器进一步包括：
界面生成单元，用于生成归档界面；
单据分类单元，用于对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；
单据影像类型设置单元，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；
业务类型设置单元，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；
关联关系设置单元，用于在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系；
收发单元，用于向归档客户端发送归档界面，以及接收来自归档客户端的电子档案；
存储模块，用于存储所述界面生成单元所生成的归档界面以及来自收发单元的电子档案。
优选地，所述归档客户端进一步包括：
调取单元，用于向归档服务器发送归档请求，获取归档界面；
扫描件处理单元，用于将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案；
完整性检查单元，用于检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
传送单元，用于将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
优选地，所述归档审核终端的审核结果为通过或未通过，当审核结果为未通过时，所述审核结果中携带未通过的原因说明。
作为本发明的另一方面，本发明还提供一种电子档案归档处理方法，其在包括有归档服务器、报账客户端、归档审核终端以及扫描设备的系统中实现，所述方法包括如下步骤：
步骤S1，归档客户端响应客户操作向归档服务器调取归档界面；
步骤S2，归档服务器响应归档客户端的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端；
步骤S3，归档客户端接收扫描设备扫描获得的扫描件，并分类上传至归档界面的对应目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器；
步骤S4，归档服务器接收所述归档客户端所传送的电子档案进行存储；
步骤S5，归档审核终端从所述归档服务器获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端。
优选地，在所述步骤S2之前进一步包括：
归档服务器生成归档界面；
归档服务器对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；
归档服务器在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系。
优选地，所述步骤S3进一步包括：
步骤S30，归档客户端将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案；
步骤S31，归档客户端检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
步骤S32，归档客户端将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
优选地，所述归档审核终端将审核通过或未通过的审查结果发送给归档服务器，其中，当审核未通过的审核结果中携带有未通过的原因说明。
实施本发明，具有如下的有益效果：
本发明提供的电子档案归档处理系统及方法，通过设置归档界面，其中，针对不同的业务类型确定相应的归档目录，可以极大减少因人为错误及扫描质量不足带来的工作浪费，同时也方便审批人可以按照自己的审批目的快速定位到相应的佐证附件；
同时，报销审核人员可根据个人需求随时点击目录查看想查看的电子影像内容，无需要逐一查找识别混乱的电子影像文件，提高财务报销审核效率，规范财务报销影像管理。
附图说明
附图用来提供对本发明的进一步理解，并且构成说明书的一部分，与本发明的实施例一起用于解释本发明，并不构成对本发明的限制。
图1为本发明所提供的一种电子档案归档处理系统一个实施例的结构示意图；
图2是图1中归档服务器的结构示意图；
图3是图2中涉及的影像类型设置界面的结构示意图；
图4是是图2中涉及的业务类型设置界面的结构示意图；
图5是图2中涉及的对应关系设置界面的结构示意图；
图6是图1中的归档客户端的结构示意图；
图7是图6中涉及的扫描件处理单元的界面示意图；
图8是本发明提供的一种电子档案归档处理方法一个实施例的主流程示意图；
图9是图8中步骤S13的更详细的流程示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。
如图1所示，为本发明所提供本发明所提供的作为本发明的一方面，提供一种电子档案归档处理系统，其包括归档服务器3，以及与所述归档服务器3相通信的报账客户端2和归档审核终端4，所述报账客户端2连接有扫描设备1，其中，可以通过有线或无线连接的方式实现通信，其中：
扫描设备1，其用于对纸件档案进行集中扫描形成扫描件，并传给所述归档客户端2；
归档客户端2，其用于响应客户操作调取归档界面，并将扫描设备扫描获得的扫描件分类上传至归档界面的对应目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器3，其中每一个费用类型对应于多个归档目录(即附件目录)；如下表1所示，示出了部分费用类别与归档目录的对应关系：
表1费用类型与附件目录对应表
Figure BDA0002319260150000051
Figure BDA0002319260150000061
可以理解的是，在归档界面中，每一费用类型下面均会建立有多个归档目录；每种费用类型的目录严格按照财务规定的附件进行名称设置，影像扫描人员按照目录上传相应的报销影像文件；同时对必须上传的影像项目与所述归档目录相关联，倘若该归档目录项没有影像文件时，说明归档的文件不够全面；从而可以实现对应于不同的费用类型进行单进行附件分类；
归档服务器3，用于响应归档客户端2的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端2，并接收所述归档客户端2所传送的电子档案进行存储；
归档审核终端4，用于从所述归档服务器3获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端3，其中，所述归档审核终端4的审核结果为通过或未通过，当审核结果为未通过时，所述审核结果中携带未通过的原因说明。
在一个具体的例子中，所述归档服务器3进一步包括：
界面生成单元，用于生成归档界面；
单据分类单元30，用于对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；如下表2所示，示出了一个分类查询表的示例：
表2分类查询表
Figure BDA0002319260150000062
单据影像类型设置单元31，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；如图3所示，示出了一个设置单据影像类型的软件界面；
业务类型设置单元32，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；如图4所示，示出了一个设置业务类型的软件界面；
关联关系设置单元33，用于在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系；如图5所示，示出了一个设置关联关系的软件界面；
收发单元34，用于向归档客户端发送归档界面，以及接收来自归档客户端的电子档案；
存储模块35，用于存储所述界面生成单元所生成的归档界面以及来自收发单元的电子档案。
在一个具体的例子中，如图6所示，所述归档客户端2进一步包括：
调取单元20，用于向归档服务器发送归档请求，获取归档界面；
扫描件处理单元21，用于将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案；如图7所示，则示出了扫描件上传及设置影像类型的界面示意图，可以理解的是，纸质文件通过扫描工作台批量扫描成电子扫描件后，可点击对应单据，可点击单据中附件对电子扫描件进行影像预览，与此同时可通过“上移”、“下移”按钮将影像分类相同的电子扫描件移到一起(也可直接设置)，设置相同类型的电子扫描件，点击右上角“调整分类”按钮，在弹框中选中对应的分类，选择相应的单据影像类型；
完整性检查单元22，用于检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
具体地，主要是检查当前业务类型下面所对应的所有的归档目录中是否均上传有影像文件，如果都有，则表明归档文件是完整的；如果有一个或几个归档目录中没有影像文件，则表明归档文件不完整，系统会进行控制提醒；
传送单元23，用于将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
如图8所示，示出了本发明提供的一种电子档案归档处理方法的流程示意图，一并结合图9所示。在本实施例中，所述电子档案归档处理方法，其在前述如图1所示的包括有归档服务器、报账客户端、归档审核终端以及扫描设备的系统中实现，具体地，所述方法包括如下步骤：
步骤S1，归档客户端响应客户操作向归档服务器调取归档界面；
步骤S2，归档服务器响应归档客户端的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端；
步骤S3，归档客户端接收扫描设备扫描获得的扫描件，并分类上传至归档界面的对应目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器；
步骤S4，归档服务器接收所述归档客户端所传送的电子档案进行存储；
步骤S5，归档审核终端从所述归档服务器获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端。
具体地，在一个实际的例子中，在所述步骤S2之前进一步包括：
归档服务器生成归档界面；
归档服务器对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；
归档服务器在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系。
具体地，在一个实际的例子中，所述步骤S3进一步包括：
步骤S30，归档客户端将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案；
步骤S31，归档客户端检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
步骤S32，归档客户端将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
具体地，在一个实际的例子中，所述归档审核终端将审核通过或未通过的审查结果发送给归档服务器，其中，当审核未通过的审核结果中携带有未通过的原因说明。
更多的细节可以参考前述对图1至图7的内容，在此不进行详述。
实施本发明实施例，具有如下的有益效果：
本发明提供的基于二维码识别的票据管理系统及方法，通过在利用二维码存储电子报账单关键信息，将带有二维码的报账封皮与实物票据放置一起流转，相关人员共享实物票据信息；同时通过扫描二实物票据形成扫描影像上传给票据服务器，财务人员可通过票据审核终端来审核电子影像进行报账处理，减少实物票据的流转；
实施本发明，通过二维码扫描定位，实物票据的状态随时可在系统上查询，有利于财务报账流程的加速处理，减少票据的丢失，提高公司财务报账效率；通过二维码的使用将实物票据转化成电子化影像文档，财务报账工作从线下实物流转化成线上电子流，减少纸质处理，提高公司财务报账效率；通过二维码的使用，归档工作可减少线上手工搜索报账单凭证的工作，提升归档效率。
本领域内的技术人员应明白，本申请的实施例可提供为方法、系统、或计算机程序产品。因此，本申请可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本申请可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质(包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等)上实施的计算机程序产品的形式。
最后应当说明的是：以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非对其限制，尽管参照上述实施例对本发明进行了详细的说明，所属领域的普通技术人员应当理解：依然可以对本发明的具体实施方式进行修改或者等同替换，而未脱离本发明精神和范围的任何修改或者等同替换，其均应涵盖在本发明的权利要求保护范围之内。

Claims (8)

1.一种电子档案归档处理系统，其特征在于，包括归档服务器，以及与所述归档服务器相通信的报账客户端和归档审核终端，所述报账客户端连接有扫描设备，其中：
扫描设备，其用于对纸件档案进行集中扫描形成扫描件，并传给所述归档客户端；
归档客户端，其用于响应客户操作调取归档界面，并将扫描设备扫描获得的扫描件分类上传至归档界面的对应的归档目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器；
归档服务器，用于响应归档客户端的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端，并接收所述归档客户端所传送的电子档案进行存储；
归档审核终端，用于从所述归档服务器获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端。
2.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述归档服务器进一步包括：
界面生成单元，用于生成归档界面；
单据分类单元，用于对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；
单据影像类型设置单元，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；
业务类型设置单元，用于根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；
关联关系设置单元，用于在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系；
收发单元，用于向归档客户端发送归档界面，以及接收来自归档客户端的电子档案；
存储模块，用于存储所述界面生成单元所生成的归档界面以及来自收发单元的电子档案。
3.如权利要求2所述的系统，其特征在于，所述归档客户端进一步包括：
调取单元，用于向归档服务器发送归档请求，获取归档界面；
扫描件处理单元，用于将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案，其中每一业务类型对应于多个归档目录；
完整性检查单元，用于检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
传送单元，用于将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
4.如权利要求1至3任一项所述的系统，其特征在于，所述归档审核终端的审核结果为通过或未通过，当审核结果为未通过时，所述审核结果中携带未通过的原因说明。
5.一种电子档案归档处理方法，其在包括有归档服务器、报账客户端、归档审核终端以及扫描设备的系统中实现，其特征在于，所述方法包括如下步骤：
步骤S1，归档客户端响应客户操作向归档服务器调取归档界面；
步骤S2，归档服务器响应归档客户端的要求生成归档界面以及进行相应设置后传送给归档客户端；
步骤S3，归档客户端接收扫描设备扫描获得的扫描件，并分类上传至归档界面的对应目录下，形成电子档案，并传送给归档服务器；
步骤S4，归档服务器接收所述归档客户端所传送的电子档案进行存储；
步骤S5，归档审核终端从所述归档服务器获得所述电子档案，进行审核，并将审核结果发送给所述归档审核终端。
6.如权利要求5所述的方法，其特征在于，在所述步骤S2之前进一步包括：
归档服务器生成归档界面；
归档服务器对电子档案进行级别分类，形成分类查询表，所述分类查询表中包括父级、子级以及备注栏；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置单据影像类型；
归档服务器根据所述电子档案的分类查询表，在所述归档界面中设置业务类型；
归档服务器在所述归档界面中设置每一类单据影像类型与业务类型之间的关联关系。
7.如权利要求6所述的方法，其特征在于，所述步骤S3进一步包括：
步骤S30，归档客户端将扫描设备扫描获得的每一扫描件设置相应的单据影像类型和业务类型，上传至对应的归档目录下，形成所述扫描件对应的电子档案；
步骤S31，归档客户端检查所述设置的单据影像类型和业务类型所对应的归档目录中的内容的完整性，并对检查结果进行提示；
步骤S32，归档客户端将完整性检查单元的检查结果通过的所述电子档案传送给所述归档服务器。
8.如权利要求5至7任一项所述的方法，其特征在于，所述归档审核终端将审核通过或未通过的审查结果发送给归档服务器，其中，当审核未通过的审核结果中携带有未通过的原因说明。
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