CN115544280A - 一种电子档案管理系统 - Google Patents

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CN115544280A CN202211397733.4A CN202211397733A CN115544280A CN 115544280 A CN115544280 A CN 115544280A CN 202211397733 A CN202211397733 A CN 202211397733A CN 115544280 A CN115544280 A CN 115544280A
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宋晓英
田丽欣
刘立伟
唐万伟
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Tangshan University
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Tangshan University
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Abstract

本申请公开了一种电子档案管理系统，其中，系统包括：输入模块、筛选模块、操作模块、统计模块；输入模块用于根据扫描仪扫描到的纸质档案信息进行输入；筛选模块用于将输入的信息进行分类并排序，得到分类排序后数据；操作模块用于对分类排序后的数据进行增加、删除、修改和查询操作；统计模块对增加、删除、修改、查询操作进行可视化统计，得到统计图。本申请将扫描到的档案信息进行分类排序，对分类后的数据进行增加、修改、删除和查询等操作，操作时，可随时查看任意格式的文件，增加档案可读性，还可以生成统计图查看不同角度的信息，充分实现信息可视化，避免了需要翻看纸质档案的查找时间。

Description

一种电子档案管理系统
技术领域
本申请涉及档案管理应用领域，具体而言涉及一种电子档案管理系统。
背景技术
档案是每个人学习、工作、参加各种活动的真实反映，是每个人人生旅程的重要记录，对个人和单位有重要的作用。但是，传统档案管理工作上存在诸多问题。因此，有必要加强电子档案建设。但是，电子档案在发展的同时，也存在较多的问题，需要档案管理部门提高员工的档案保护意识，规范档案使用范式，完善档案管理制度，以确保电子档案的有效性，保证电子档案的稳定发展。
电子档案的出现克服传统档案难保存、易失真的缺点，弥补纸质档案的不足。但是，电子档案也存在容易被盗窃等许多缺陷。电子档案管理主要依靠计算机来实现，以电子数据的形式记录了档案的准确信息。不法分子能利用病毒或者违法程序侵入档案管理工作者的电脑窃取和破坏档案，因此，提高电子档案的安全性尤为重要。
发明内容
本申请公开了一种电子档案管理系统，对纸质档案实现电子可视化，并对电子档案进行相关操作，实现对电子档案的管理。
为达到上述目的，本申请提供了以下方案：
一种电子档案管理系统，包括输入模块、筛选模块、操作模块、统计模块；
输入模块用于根据扫描仪扫描到的纸质档案信息进行输入；
筛选模块用于将输入的信息进行分类并排序，得到分类排序后的数据；
操作模块用于对所述分类排序后的数据进行增加、删除、修改和查询，得到增加、删除、修改和查询后的数据；
统计模块对所述增加、删除、修改、查询的数据进行可视化，实现信息可视化。
优选的，所述输入模块还包括位置信息单元和初步分类单元：
所述位置信息单元用于根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息顺序形成位置信息；
初步分类单元用于根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息的格式进行分类，得到格式分类后信息。
优选的，所述筛选模块还包括：信息隶属单元和分类排序单元；
所述信息隶属单元用于根据所述纸质档案信息的相关信息基于所述相关信息进行分类、归纳，得到隶属信息；根据分类排序单元用于根据所述相关信息进行分类排序，得到分类排序后信息。
优选的，操作模块还包括：添加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元；
添加信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的添加；
删除信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的删除；
查找信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的查询；
修改信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的修改。
优选的，所述修改信息单元还包括协同修改单元；
所述协同修改单元用于将待修改的文档进行多人同步修改，并将多人同步修改后的数据的进行数据同步。
优选的，统计模块还包括：统计显示单元和内容共享单元；
所述统计显示单元用于根据查询信息单元查询到的信息进行统计，得到统计数据可视化信息；
所述内容共享单元用于将所述统计数据可视化信息进行共享。
优选的，电子档案管理系统还包括一种电子档案副本模块；所述一种电子档案副本模块用于将对所述分类后的数据进行数据复刻。
优选的，所述电子档案副本模块还用于对增加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元进行操作后的数据进行电子档案副本模块的数据同步。
本申请的有益效果为：
本申请将扫描到的档案信息进行分类排序，对分类后的数据进行增加、修改、删除、和查询等操作，操作时，可随时查看任意格式的文件，增加档案可读性，还可以生成统计图查看不同角度的信息，充分实现信息可视化，避免了需要翻看纸质档案的查找时间。
附图说明
为了更清楚地说明本申请的技术方案，下面对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅是本申请的一个实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图：
图1为本申请实施例一种电子档案管理系统的结构示意图。
具体实施方式：
下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护的范围。
为使本申请的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图和具体实施方式对本申请作进一步详细的说明。
实施例一：
在本实施例一中，如图1所示，一种档案管理系统，包括输入模块、筛选模块、操作模块、统计模块；
输入模块用于根据扫描仪扫描到的纸质档案信息进行输入；
输入模块还包括位置信息单元、初步分类单元：
所述位置信息单元用于：根据扫描仪扫描到纸质档案信息得到相关信息；所述位置信息单元根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息顺序形成位置信息；
初步分类单元用于：所述初步分类单元根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息的格式进行分类，得到格式分类后信息。
在本实施例中，所述档案管理系统基于高校学生档案，所述相关信息包括学生姓名、学号、院系号、班级号。
其中，所述位置单元根据扫描仪扫描的纸质档案顺序进行位置描述，并基于位置描述与相关信息生成“学号+姓名+位置描述”的个人档案位置信息，便于后续档案的修改与档案的调出。
初步分类模块将扫描到的学生档案信息通过信息的格式进行格式分类，其中，格式包括但不限于文本格式、长文本格式、JPG格式、压缩文件格式、音频格式、视频格式、PDF格式、PPT格式、表格、报表、标签等等。
将获得的信息根据信息的格式进行初次分类，得到初次分类后的信息。
筛选模块用于将输入的信息进行分类并排序，得到分类排序后数据；
所述信息隶属单元用于根据所述相关信息进行分类、归纳，得到隶属信息；
根据分类排序单元用于根据所述相关信息进行分类，得到分类后信息。
在本实施例中，先根据扫描仪扫描得到的信息进行二次分类。
其中，本次分类首先按照院系号进行分类，对每个学院的数据再根据班级号进行分类，最后根据相同学院、相同班级的人通过学号进行升序排序。将分类排序后的结构化数据生成数据结构表，用结构化表格的形式来显示数据。
操作模块用于对分类排序后的数据进行增加、删除、修改和查询操作；
添加信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的添加；
删除信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的删除；
查找信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的查询；
修改信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的修改。
所述协同修改单元用于将待修改的文档进行多人同步修改，并将多人同步修改后的数据进行修改数据同步。
协同修改单元用于集体修改档案信息，将结构化数据表通过区块链进行修改。
在本实施例中，查询每个班级的学生有多少人的档案不完整需要修改时，可根据查询结果生成饼状图或者生成表格，便于查看与记录。
外接图像API可用于统计生源的地址分布信息、学生分数、学生学分情况的聚类分析。
内容共享单元用于将统计显示单元生成的统计图或者图像进行共享，在本实施例中，该图像可分享给老师和学生，可用于根据图像显示信息进行调整。
所述电子档案副本模块用于将对所述分类后的数据进行数据复刻。在本实施例中，根据分类后的数据自动生成副本并在数据库中进行存储，操作模块进行操作时，可外接数据库进行增加、删除、修改、查找；
对于增加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元进行操作后的数据进行电子档案副本模块的数据同步；
将操作模块修改后的数据信息生成SQL语句在电子档案副本模块中进行数据同步，保证副本与原系统的数据一致性。
实施例二：
在本实施例二中，涉及一种高校档案管理系统，包括输入模块、筛选模块、操作模块、统计模块；
学生档案统计时，将学生档案通过扫描仪对纸质档案进行扫描，得到学生档案中的学生姓名、出生日期、录取通知书中的学院名称、班名称和学号。
根据扫描顺序生成该份扫描档案放置的位置，其中，放置的位置按照院系和班级进行分类，生成“学院+班级+姓名+坐标”的位置信息，坐标信息如表1所示：
表1
Figure BDA0003933844590000081
根据扫描仪扫描得到的档案的格式进行初步分类，格式的类型包括但不限于文本、长文本、JPG、压缩文件、音频、视频、PDF、PPT、XLS等。将所有扫描到的纸质档案信息的信息按照格式进行初步分类。
其中，本次分类首先按照院系号进行分类，对每个学院的数据再根据班级号进行分类，最后根据相同学院、相同班级的人通过学号进行升序排序。将分类排序后的结构化数据生成数据结构表，用结构化表格的形式来显示数据，结构化数据表如表2所示：
表2
Figure BDA0003933844590000091
添加信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的添加；
删除信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的删除；
查找信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的查询；
修改信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的修改。
所述协同修改单元用于将待修改的文档进行多人同步修改，并将多人同步修改后的数据进行修改数据同步。
统计模块对增加、删除、修改、查询操作进行可视化，实现信息可视化。所述协同修改单元用于将修改的文档进行多人同步修改，并将多人同步修改后的数据进行修改数据同步。
统计模块对增加、删除、修改、查询操作进行可视化，实现信息可视化。查看模块还包括：统计显示单元；内容共享单元；
所述统计显示单元用于根据查询信息单元查询到的信息进行统计，得到统计数据可视化信息；
内容共享单元用于将所述统计数据可视化信息进行共享；
统计模块还包括：统计显示单元；内容共享单元；
所述统计显示单元用于根据查询信息单元查询到的信息进行统计，得到统计数据可视化信息；
内容共享单元用于将所述统计数据可视化信息进行共享；
统计显示单元用于对查询信息单元查询到的信息进行统计后的数据形成统计图或者外接图像API；
在本实施例中，查询每个班级有多少人的档案不完整且需要修改，根据查询结果生成饼状图或者生成表格，便于查看与记录。
外接图像API可用于统计生源的地址分布信息、学生分数、学生学分情况的聚类分析。
内容共享单元用于将统计显示单元生成的统计图或者图像进行共享，在本实施例中，该图像可分享给老师和学生，可用于根据图像显示信息进行调整。
所述电子档案副本模块用于将对所述分类后的数据进行数据复刻。在本实施例中，根据分类后的数据自动生成副本并在数据库中进行存储，操作模块进行操作时，可外接数据库进行增加、删除、修改、查找；
对于增加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元进行操作后的数据进行电子档案副本模块的数据同步；
将操作模块修改后的数据信息生成SQL语句在电子档案副本模块中进行数据同步，保证副本与原系统的数据一致性。
以上所述的实施例仅是对本申请优选方式进行的描述，并非对本申请的范围进行限定，在不脱离本申请设计精神的前提下，本领域普通技术人员对本申请的技术方案做出的各种变形和改进，均应落入本申请权利要求书确定的保护范围内。

Claims (8)

1.一种电子档案管理系统，其特征在于，包括输入模块、筛选模块、操作模块、统计模块；
输入模块用于根据扫描仪扫描到的纸质档案信息进行输入；
筛选模块用于将输入的信息进行分类并排序，得到分类排序后的数据；
操作模块用于对所述分类排序后的数据进行增加、删除、修改和查询，得到增加、删除、修改和查询后的数据；
统计模块对所述增加、删除、修改、查询的数据进行可视化，实现信息可视化。
2.根据权利要求1所述电子档案管理系统，其特征在于，输入模块还包括位置信息单元和初步分类单元：
所述位置信息单元用于根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息顺序形成位置信息；
初步分类单元用于根据所述扫描仪扫描到的纸质档案信息的格式进行分类，得到格式分类后信息。
3.根据权利要求1所述电子档案管理系统，其特征在于，所述筛选模块还包括：信息隶属单元和分类排序单元；
所述信息隶属单元用于根据所述纸质档案信息的相关信息基于所述相关信息进行分类、归纳，得到隶属信息；根据分类排序单元用于根据所述相关信息进行分类排序，得到分类排序后信息。
4.根据权利要求1所述电子档案管理系统，其特征在于，操作模块还包括：添加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元；
添加信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的添加；
删除信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的删除；
查找信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的查询；
修改信息单元用于根据所述分类后的数据进行信息的修改。
5.根据权利要求4电子档案管理系统，其特征在于，所述修改信息单元还包括协同修改单元；
所述协同修改单元用于将待修改的文档进行多人同步修改，并将多人同步修改后的数据的进行数据同步。
6.根据权利要求1所述电子档案管理系统，其特征在于，统计模块还包括：统计显示单元和内容共享单元；
所述统计显示单元用于根据查询信息单元查询到的信息进行统计，得到统计数据可视化信息；
所述内容共享单元用于将所述统计数据可视化信息进行共享。
7.根据权利要求1所述电子档案管理系统，其特征在于，电子档案管理系统还包括一种电子档案副本模块；所述一种电子档案副本模块用于将对所述分类后的数据进行数据复刻。
8.根据权利要求7所述电子档案管理系统，其特征在于，所述电子档案副本模块还用于对增加信息单元、删除信息单元、查找信息单元、修改信息单元进行操作后的数据进行电子档案副本模块的数据同步。
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