CN117216001B - 一种基于云平台的档案管理系统和方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种基于云平台的档案管理系统和方法，涉及档案管理技术领域，本发明通过对物理档案进行扫描和拍摄，获得其对应的数字信息以及图像数据，并对数字信息以及图像数据标注页码；根据页码将数字信息映射至图像数据，进而判断数字信息是否正确，并根据判断结果生成虚拟档案；设置分类标签并将其分配给虚拟档案，并根据分类标签内的关键字设置虚拟档案的排列分值，以及根据分类标签对各个虚拟档案进行聚类排列在虚拟档案架上；根据虚拟档案在虚拟档案架上的排列情况，将物理档案排列在物理档案架上；实现了对虚拟档案和物理档案同步智能化管理。

Description

一种基于云平台的档案管理系统和方法

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，具体是一种基于云平台的档案管理系统和方法。

背景技术

随着科技的不断发展，电子档案逐渐成为各行各业主要的档案存储手段，但随着科技以及社会需求的不断发展，电子档案的传统管理手段已跟不上时代的发展；

当使用传统的电子档案归档方法面对海量的实体档案文件时，若仍旧采用人工录入模式其效率低下的同时且易出错，除此之外，由于实体档案文件的类型不同，人工录入需要频繁更换录入方式，例如图纸需要人工单一文件扫描，光盘需要人工插入光盘以读取数据和录入数据，另一方面，当电子档案数量过于庞大时，电子档案的丢失以及复原成本较大，为此提供一种基于云平台的档案管理系统和方法。

发明内容

为了解决上述技术问题，本发明的目的在于提供一种基于云平台的档案管理系统和方法。

为了实现上述目的，本发明提供如下技术方案：

一种基于云平台的档案管理系统，包括云计算平台，所述云计算平台通信连接有档案分析模块、档案室管理模块、档案调取模块以及档案机器人管理模块；

所述档案分析模块设有物理档案扫描单元以及虚拟档案分析单元；

所述物理档案扫描单元用于扫描以及拍摄物理档案并生成虚拟档案，且物理档案扫描单元设置于档案机器人内；

所述物理档案室管理单元用于整理物理档案室中的物理档案；

所述档案室管理模块设有物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元，用于整理物理档案室中的物理档案，以及对虚拟档案进行分析聚类，并根据分析聚类结果整理虚拟档案；

所述档案调取模块用于实时监管物理档案室以及虚拟档案室中的档案调取状况；

所述档案机器人管理模块用于监管档案机器人的各项任务执行过程。

进一步的，所述虚拟档案的生成过程包括：

物理档案扫描单元调取档案机器人对物理档案进行拍摄，进而获得物理档案的数字信息以及图像数据；

所述物理档案的数字信息包括物理档案中的文字以及照片，进而物理档案扫描单元根据物理档案的实际信息页码排列状态，对数字信息以及图像数据设置页码标注；

根据数字信息以及图像数据中页码标注的对应关系，将数字信息映射至对应的图像数据中，进而判断扫描仪对物理档案的数字信息扫描结果是否有误，进而根据判断结果生成虚拟档案。

进一步的，所述虚拟档案的分类过程包括：

预设若干个分类标签，所述分类标签包括若干个关键字，对各个虚拟档案首先随机分配一个分类标签，并根据分类标签中的关键字对其分配的虚拟档案进行匹配并判断其是否符合分类标签；

一次匹配判断结束后再重新分配一个新的分类标签至虚拟档案，并进行二次匹配判断，直到各个虚拟档案分配过所有分类标签，根据分类标签的匹配判断结果，将所有符合的分类标签标注于虚拟档案中。

进一步的，虚拟档案的分析聚类过程包括：

遍历以及统计各个虚拟档案标注的分类标签内包含的关键字的数量以及种类，根据关键字的种类建立新的分类标签并将其标注为虚拟档案的主题，进而根据虚拟档案的分类标签的关键字数量以及种类获得其排列权值；

在虚拟档案架空格上标注对应档案的主题，同时将各个虚拟档案架空格上标注的主题相互进行匹配，将关键字中相差数量为1的主题进行依次聚合，获得各个主题的排列权值，进而将排列权值最大的主题标注在虚拟档案架上第一个空格，并按照排列权值依次同一个虚拟档案架上其他的空格上标注主题。

进一步的，所述虚拟档案室由3D建模技术根据物理档案室一比一建立而成，且虚拟档案室中虚拟档案架上的虚拟档案与物理档案架上的物理档案呈同步映射关系。

进一步的，对所述物理档案的整理过程包括：

虚拟档案室管理单元将各个虚拟档案架中放置的虚拟档案的编号、排列权值以及空格上标注的主题发送至物理档案室管理单元；

物理档案室管理单元根据虚拟档案在虚拟档案架上的分布，生成物理档案整理任务发送至档案机器人管理模块，进而由档案机器人将物理档案按照虚拟档案分布进行整理分配。

进一步的，所述物理档案室以及虚拟档案室中的档案调取过程包括：

用户通过选择主题获取对应空格内的虚拟档案，并挑选出其所需的虚拟档案，或者输入一个或多个关键字进行主题检索，根据检索结果找寻出所选的虚拟档案，或通过档案调取模块对主题进行检索或选择进而找寻所需物理档案在物理档案室中的位置，档案调取模块生成物理档案调取请求发送至档案机器人管理模块，进而档案机器人调取物理档案。

进一步的，一种基于云平台的档案管理系统的档案管理方法，包括以下步骤：

步骤一，通过档案机器人对物理档案进行扫描和拍摄，获得其对应的数字信息以及图像数据，并根据物理档案对数字信息以及图像数据标注页码；

步骤二，根据页码将数字信息映射至图像数据，进而判断提取的数字信息是否正确，并根据判断结果生成虚拟档案；

步骤三，设置若干个分类标签并将其分配于虚拟档案，并根据分类标签内的关键字设置虚拟档案的排列分值，以及根据分类标签对各个虚拟档案进行聚类排列在虚拟档案架上；

步骤四，根据虚拟档案在虚拟档案架上的排列情况，将物理档案映射排列在物理档案架上；

步骤五，用户通过检索主题从虚拟档案架中找寻所需虚拟档案，或通过从档案机器人从物理档案架中获取物理档案

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

1、本发明通过对物理档案进行扫描和拍摄，进而生成对应的虚拟档案，并建立与物理档案室一致的虚拟档案室，且虚拟档案室与物理档案室的设有同步映射机制以及互检机制，进而当虚拟档案或物理档案丢失时，可实时发送出预警，以及判断出丢失的虚拟档案或物理档案编号，一定程度上降低了档案管理的复杂度；

2、本发明通过设置若干个分类标签并将其标注于对应的虚拟标签，并根据分类标签之间的关联性，以及采用聚类方法对虚拟档案进行分布排列并设置主题，进而用户可通过检索主题来找寻所需的虚拟档案或物理档案，一定程度上提高了档案的检测效率。

附图说明

为了更清楚地说明本申请实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明的原理图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将对本发明的技术方案进行详细的描述。显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动的前提下所得到的所有其它实施方式，都属于本发明所保护的范围。

如图1所示，一种基于云平台的档案管理系统，包括云计算平台，所述云计算平台通信连接有档案分析模块、档案室管理模块、档案调取模块以及档案机器人管理模块；

所述档案分析模块用于扫描物理档案建立虚拟档案，并对虚拟档案进行分类处理，并将分析结果发送至档案室管理模块；

所述档案分析模块设有物理档案扫描单元以及虚拟档案分析单元；

所述物理档案扫描单元用于扫描以及拍摄物理档案并生成虚拟档案，且物理档案扫描单元设置于档案机器人；

所述档案机器人设有多个扫描仪、摄像头、RFID电子标签读写器以及无线信号传输装置；

所述虚拟档案分析单元用于生成若干个档案分类标签对虚拟档案进行分类；

下面通过实施例说明档案分析模块扫描物理档案并分析处理虚拟档案的具体过程：

档案管理人员将物理档案放置于托盘运输机后，托盘运输机将物理档案移交至最近的档案机器人，进而档案机器人向物理档案扫描单元发送物理档案扫描任务；

物理档案扫描单元接收到物理档案扫描任务后，调取档案机器人上的扫描仪以及摄像头对物理档案进行拍摄，进而获得物理档案的数字信息以及图像数据；

其中所述物理档案的数字信息包括物理档案中的文字以及照片，进而物理档案扫描单元根据物理档案的实际信息页码排列状态，对数字信息以及图像数据设置页码标注；

根据数字信息以及图像数据中页码标注的对应关系，将数字信息映射至对应的图像数据中，进而判断扫描仪对物理档案的数字信息扫描结果是否有误，若有判断有误，则物理档案扫描单元重新调取扫描仪对判断有误的页码进行重现扫描，并将提取的数字信息与对应的图像数据进行二次映射以及判断，若判断依旧有误，则向档案管理人员发送物理档案扫描有误提示，进而由档案管理人员根据图像数据修改对应的数字信息；

若判断无误，则根据数据信息的页码标注生成虚拟档案并将移交至虚拟档案分析单元；

进一步的，虚拟档案分析单元接收到虚拟档案后，对虚拟档案进行数据清洗得到标准数据文本，即暂时去除虚拟档案中的停用词以及照片；

档案管理人员预设若干个分类标签，所述分类标签包括若干个关键字，且各个分类标签之间包含的关键字部分相同，例如一个分类标签包含三个关键字，另一个分类标签包含两个关键字，则二者之间有且仅有一个关键字相同；

进而虚拟档案分析单元给各个虚拟档案先随机分配一个分类标签，并根据分类标签中的关键字对其分配的虚拟档案进行匹配，若显示分类标签中超过七成的关键字有匹配结果，则判断该虚拟档案符合分配的分类标签；

若显示分类标签中只有低于或等于七成的关键字匹配结果，则判断该虚拟档案不符合分配的分类标签；

一次匹配判断结束后再重新分配一个新的分类标签至虚拟档案，并进行二次匹配判断，直到各个虚拟档案分配过所有分类标签；

根据分类标签的匹配判断结果，将所有符合的分类标签标注在虚拟档案中，标注完成后将所有虚拟档案发送至档案室管理模块。

所述档案室管理模块用于管理物理档案室和虚拟档案室，并对来自档案分析模块的虚拟档案分配虚拟档案架；

所述档案室管理模块设有物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元；

所述物理档案室管理单元由若干个电子档案架组成，其中电子档案架设有RFID电子标签以及无线信号传输装置，用于整理物理档案室中的物理档案；

所述虚拟档案室管理单元用于对虚拟档案进行分析聚类，并根据分析聚类结果整理虚拟档案；

所述虚拟档案室由3D建模技术根据物理档案室一比一建立而成，且虚拟档案室中虚拟档案架上的虚拟档案与物理档案架上的物理档案呈同步映射关系；

下面通过实施例说明档案室管理模块管理物理档案室和虚拟档案室的具体过程：

档案室管理模块接收到来自档案分析模块的虚拟档案后，根据各个虚拟档案的分类标签，对虚拟档案进行聚类处理，并根据聚类处理结果将虚拟档案放置于虚拟档案架上；

具体的，对所有虚拟档案设置编号，例如H₁、H₂、……、H_m，对根据关键字的种类对所有的关键字设置唯一的编号，例如g₁、g₂、……、g_n，其中m、n为大于0的自然数，进而遍历以及统计各个虚拟档案标注的分类标签内包含的关键字的数量以及种类，将其根据关键字的种类建立一个新的分类标签并将其标注为对应虚拟档案的主题，其中主题包括其标注的虚拟档案的所有分类标签包括的所有关键字种类；

进而根据虚拟档案的分类标签的关键字数量以及种类计算其排列权值L，其中计算公式为：

；

其中L_m表示编号为H_m的虚拟档案的排列权值，N表示虚拟档案包含的关键字种类数量，k表示编号为g_k的关键字的编号下标数，num_m，k表示编号为H_m的虚拟档案的分类标签中包含的编号为g_k的关键字数量；

将标注有相同主题的虚拟档案按照其排列权值L大小，从低到高依次排列在同一个虚拟档案架空格中，并在虚拟档案架空格上标注对应档案的主题，同时将各个虚拟档案架空格上标注的主题相互进行匹配，将关键字中相差数量为1的主题进行依次聚合，同时计算各个主题的排列权值L，进而将排列权值L最大的主题标注在虚拟档案架上第一个空格，并按照排列权值L依次同一个虚拟档案架上其他的空格上标注主题；

需要说明的是，虚拟档案架以物理档案架为基础进行3D建模而成，故每个虚拟档案架仅可标注固定数量的主题，当一个虚拟档案架中的所有空格都被标注后，则顺位到下一个虚拟档案架上的空格进行标注；

进一步的，虚拟档案室管理单元将各个虚拟档案架中放置的虚拟档案的编号、排列权值L以及空格上标注的主题发送至物理档案室管理单元；

物理档案室管理单元根据虚拟档案在虚拟档案架上的分布，生成物理档案整理任务发送至档案机器人管理模块，进而由档案机器人将物理档案按照虚拟档案分布进行整理分配；

其中物理档案整理任务包括：

任务一，对物理档案设置RFID电子标签，其中RFID电子标签包含其对应的虚拟档案的编号和排列权值L；

任务二，根据虚拟档案在虚拟档案架上的分布以及排列状况，将对应物理档案按照交互映射关系进行整理放置在物理档案架上；

需要说明的是，物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元设有周期互检功能，即物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元周期性的根据物理档案与虚拟档案的映射关系，判断物理档案室与虚拟档案室中的呈映射关系的物理档案以及虚拟档案是否同时存在，若同时存在则不做任何操作，若不同时存在则生成预警记录发送至档案管理人员，其中预警记录包括物理档案以及虚拟档案的编号以及互检时间。

所述档案调取模块用于实时监管物理档案室以及虚拟档案室中的档案调取状况，具体过程包括：

用户可通过档案调取模块访问虚拟档案室调取虚拟档案，或通过档案调取模块向档案机器人管理模块发送物理档案调取任务；

其中从虚拟档案室调取虚拟档案的过程包括：

用户通过档案调取模块获取所有虚拟档案架上的空格主题，进而用户可通过直接选择主题获取对应空格内的虚拟档案，并挑选出其所需的虚拟档案，或者输入一个或多个关键字进行主题检索，进而根据检索结果找寻对应的虚拟档案架空格并挑选出所选的虚拟档案；

进一步的，用户从物理档案室调取物理档案的过程包括：

用户通过档案调取模块对主题进行检索或选择进而找寻所需物理档案在物理档案室中的位置，档案调取模块生成物理档案调取请求发送至档案机器人管理模块，进而档案机器人根据物理档案调取任务从物理档案室中调取所需的物理档案，并通过托盘运输机运输至用户，其中物理档案调取请求包括物理档案的编号、排列分值L以及其所在空格上标注的主题；

需要说明的是，在档案机器人将物理档案从放置于托盘运输机前，通过RFID读写器扫描物理档案带有电子标签，进而通过无线信号传输装置向物理档案所在的物理档案架发送物理档案调离提示，物理档案架通过无线信号接收装置接收到物理档案调离提示后，向档案调离管理模块发送物理档案调离提示，档案调离管理模块将该提示发送档案室管理模块，进而档案室管理模块通过虚拟档案室管理单元将对应的虚拟档案删除。

所述档案机器人管理模块用于监管档案机器人的各项任务执行过程，具体过程包括：

档案机器人管理模块接收到物理档案整理任务后，根据物理档案整理任务中的任务一和任务二，对各个物理档案设置RFID电子标签，以及按照虚拟档案在虚拟档案架中的排列顺序对物理档案进行排列；

档案机器人管理模块接收到物理档案调取请求后，根据物理档案调取请求生成物理档案调取任务，进而档案机器人根据物理档案调取任务获得目标物理档案并将其放置于托盘运输机，其中物理档案调取任务包括物理档案的编号、排列分值L、行动路线以及其所在空格上标注的主题；

所述行动路线为档案机器人行动至目标物理档案架以及行动托盘运输机的路线；

其中行动路线的制定过程包括：档案机器人管理模块发送定位请求，物理档案室中的档案机器人通过无线信号传输装置接收并响应定位请求，进而档案机器人管理模块根据目标物理档案的位置调配最近的档案机器人，进而生成行动路线。

本发明还公开了一种基于云平台的档案管理系统的档案管理方法，包括以下步骤：

步骤一，通过档案机器人对物理档案进行扫描和拍摄，获得其对应的数字信息以及图像数据，并根据物理档案对数字信息以及图像数据标注页码；

步骤二，根据页码将数字信息映射至图像数据，进而判断提取的数字信息是否正确，并根据判断结果生成虚拟档案；

步骤三，设置若干个分类标签并将其分配于虚拟档案，并根据分类标签内的关键字设置虚拟档案的排列分值，以及根据分类标签对各个虚拟档案进行聚类排列在虚拟档案架上；

步骤四，根据虚拟档案在虚拟档案架上的排列情况，将物理档案映射排列在物理档案架上；

步骤五，用户通过检索主题从虚拟档案架中找寻所需虚拟档案，或通过从档案机器人从物理档案架中获取物理档案。

以上实施例仅用以说明本发明的技术方法而非限制，尽管参照较佳实施例对本发明进行了详细说明，本领域的普通技术人员应当理解，可以对本发明的技术方法进行修改或等同替换，而不脱离本发明技术方法的精神和范围。

Claims (2)

1.一种基于云平台的档案管理系统，包括云计算平台，其特征在于，所述云计算平台通信连接有档案分析模块、档案室管理模块、档案调取模块以及档案机器人管理模块；

所述档案分析模块设有物理档案扫描单元以及虚拟档案分析单元；

所述物理档案扫描单元用于扫描以及拍摄物理档案并生成虚拟档案，且物理档案扫描单元设置于档案机器人内；

所述虚拟档案的生成过程包括：物理档案扫描单元调取档案机器人对物理档案进行拍摄，进而获得物理档案的数字信息以及图像数据；

所述物理档案的数字信息包括物理档案中的文字以及照片，进而物理档案扫描单元根据物理档案的实际信息页码排列状态，对数字信息以及图像数据设置页码标注；

根据数字信息以及图像数据中页码标注的对应关系，将数字信息映射至对应的图像数据中，进而判断扫描仪对物理档案的数字信息扫描结果是否有误，若有判断有误，则物理档案扫描单元重新调取扫描仪对判断有误的页码进行重新扫描，并将提取的数字信息与对应的图像数据进行二次映射以及判断，若判断依旧有误，则向档案管理人员发送物理档案扫描有误提示，进而由档案管理人员根据图像数据修改对应的数字信息；

若判断无误，则根据数据信息的页码标注生成虚拟档案并将移交至虚拟档案分析单元；

所述虚拟档案分析单元用于对虚拟档案进行分类；

所述虚拟档案的分类过程包括：

预设若干个分类标签，所述分类标签包括若干个关键字，对各个虚拟档案首先随机分配一个分类标签，并根据分类标签中的关键字对其分配的虚拟档案进行匹配并判断其是否符合分类标签；

一次匹配判断结束后再重新分配一个新的分类标签至虚拟档案，并进行二次匹配判断，直到对所有虚拟档案分配过所有分类标签，根据分类标签的匹配判断结果，将所有符合的分类标签标注于虚拟档案中，并对所有虚拟档案设置编号H₁、H₂、……、H_m，根据关键字的种类对所有的关键字设置唯一的编号g₁、g₂、……、g_n，其中m、n为大于0的自然数；

所述档案室管理模块设有物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元，用于整理物理档案室中的物理档案，以及对虚拟档案进行分析聚类，并根据分析聚类结果整理虚拟档案；

对虚拟档案的分析聚类过程包括：遍历以及统计各个虚拟档案标注的分类标签内包含的关键字的数量以及种类，根据关键字的种类建立新的分类标签并将其标注为虚拟档案的主题，进而根据虚拟档案的分类标签的关键字数量以及种类获得其排列权值；

根据虚拟档案的分类标签的关键字数量以及种类计算其排列权值L，其中计算公式为：

；

其中L_m表示编号为H_m的虚拟档案的排列权值，N表示虚拟档案包含的关键字种类数量，k表示编号为g_k的关键字的编号下标数，num_m，k表示编号为H_m的虚拟档案的分类标签中包含的编号为g_k的关键字数量；

在虚拟档案架空格上标注对应档案的主题，同时将各个虚拟档案架空格上标注的主题相互进行匹配，将关键字中相差数量为1的主题进行依次聚合，获得各个主题的排列权值，进而将排列权值最大的主题标注在虚拟档案架上第一个空格，并按照排列权值依次在同一个虚拟档案架上其他的空格上标注主题；

所述虚拟档案室由3D建模技术根据物理档案室一比一建立而成，且虚拟档案架上的虚拟档案与物理档案架上的物理档案呈同步映射关系；

对所述物理档案的整理过程包括：物理档案室管理单元根据虚拟档案在虚拟档案架上的分布，生成物理档案整理任务发送至档案机器人管理模块，进而由档案机器人将物理档案按照虚拟档案分布进行整理分配；

物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元设有周期互检功能，即物理档案室管理单元以及虚拟档案室管理单元周期性的根据物理档案与虚拟档案的映射关系，判断物理档案室与虚拟档案室中的呈映射关系的物理档案以及虚拟档案是否同时存在，若同时存在则不做任何操作，若不同时存在则生成预警记录发送至档案管理人员，其中预警记录包括物理档案以及虚拟档案的编号以及互检时间；

所述档案调取模块用于实时监管物理档案室以及虚拟档案室中的档案调取状况；

从所述物理档案室以及虚拟档案室中的档案调取过程包括：

用户通过选择主题获取对应空格内的虚拟档案，并挑选出其所需的虚拟档案，或者输入一个或多个关键字进行主题检索，根据检索结果找寻出所选的虚拟档案，或通过档案调取模块对主题进行检索或选择进而找寻所需物理档案在物理档案室中的位置，档案调取模块生成物理档案调取请求发送至档案机器人管理模块，进而档案机器人调取物理档案；

在档案机器人将物理档案放置于托盘运输机前，通过RFID读写器扫描物理档案带有电子标签，进而通过无线信号传输装置向物理档案所在的物理档案架发送物理档案调离提示，物理档案架通过无线信号接收装置接收到物理档案调离提示后，向档案调离管理模块发送物理档案调离提示，档案调离管理模块将该提示发送至档案室管理模块，进而档案室管理模块通过虚拟档案室管理单元将对应的虚拟档案删除。

2.根据权利要求1所述的一种基于云平台的档案管理系统的档案管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

步骤一，通过档案机器人对物理档案进行扫描和拍摄，获得其对应的数字信息以及图像数据，并根据物理档案对数字信息以及图像数据标注页码；

步骤二，根据页码将数字信息映射至图像数据，进而判断提取的数字信息是否正确，并根据判断结果生成虚拟档案；

步骤三，设置若干个分类标签并将其分配于虚拟档案，并根据分类标签内的关键字设置虚拟档案的排列分值，以及根据分类标签对各个虚拟档案进行聚类排列在虚拟档案架上；

步骤四，根据虚拟档案在虚拟档案架上的排列情况，将物理档案映射排列在物理档案架上；

步骤五，用户通过检索主题从虚拟档案架中找寻所需虚拟档案，或通过从档案机器人从物理档案架中获取物理档案。