CN105335503A

CN105335503A - 数字化档案馆信息全功能系统

Info

Publication number: CN105335503A
Application number: CN201510714524.1A
Authority: CN
Inventors: 丁清山
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2015-10-29
Filing date: 2015-10-29
Publication date: 2016-02-17

Abstract

数字化档案馆信息全功能系统属于档案管理系统技术及执行方案，特别是涉及数字化档馆建设的祥细应用技术和执行标准，为全功能信息系统平台。包括计算机及其网络技术，操作系统，数据库系统平台，公共服务网络。纸质（含照片、图纸）或声音、图像（动态）档案的数字化加工工程。电子文档的固化技术。历史档案抢救技术类，包括材料科学、显色技术及材料的理化特性等物理和化学方法。是执行档案行政法规和为方便各业务部门工作参考所做的档案数字化信息复制反馈工作技术处理。为整合地区档案信息数据库采取的技术措施，为人为因素造成。严格执行模板标准将不会出现数据无法汇总的问题。

Description

数字化档案馆信息全功能系统

技术领域

本发明属于档案管理系统技术及执行方案，特别是涉及数字化档馆建设的祥细应用技术和执行标准，为全功能信息系统平台。

背景技术

1、档案的现代化管理和区域信息共享是建立在集中式的档案管理数据库为基础实现的。由于档案信息在历史上形成，并在以后的社会发展中数量和种类不断增多，加上现代人们工作和生活的节奏快速，因此迫切需要一种能快捷、准确、易学易用、海量存储的管理和查询系统。原天津津科软件公司的“JI110综合档案管理信息系统”和“bs综合档案信息查询系统”胜任这一要求，以MSSQL平台开发，为中国国家档案馆推荐的五个档案软件之一。

2、档案管理的信息化、数字化和网络化是优于传统方法最大特点。很大程度上提高了档案的利用效率，在档案保护、挖掘档案信息、数据共享、远程咨询等方面都体现其及优的性能。同时节省大量的人力、物力和时间。

3、由于计算机网络技术已经非常成熟，利用计算机系统管理和查询档案是现代档案管理的重要手段，从原先的计算机辅助管理，变为它的主要管理功能，是档案现在化管理的巨大飞跃。

4、当今计算机和信息网络的使用十分普及，档案信息可以不分时间、地点都可以得档案查询和利用。本发明完全解决这些问题。

5、人们在查询档案时，除了要了解档案文件的基本信息同时还看到信息原文，并且通过计算机信息网络就很容易做到，这是提供利用档案最好的效果。达到图文并茂、影音具来、身临其境感觉。

6、档案信息的全息录入就可以解决这一问题，通过扫描、摄影、录音、录像，再通过设备转录、原件挂接应用程序，将数字化的档案信息与数据库对接，达到所查即所得。

7、由于档案保管的历史条件和保管期限的延长，发生字迹退变、变色、载体老化、破损等问题，为档案材料的长期保存带来危险。恢复字迹，破损纸张裱糊、强化载体韧性为抢救工作重点。

8、由于综合档案馆为国家法定的档案集中管理的行政事业单位，体现了档案的集中管理方式，为档案的安全提供了基本保障，但是在利用档案时，特别是专业部门在工作查考利用档案，且档案不在自己手中，就显得很不方便。同时，综合档案馆必须提供大量的人力和财力来应对地区所有的档案利用者的查询任务，特别是免费查询档案作为政府的社会服务工程，给档案馆带来了人力和财力严重不足的压力。

发明内容

本发明的目的，是提供一种数字化档案馆信息全功能系统，是以JI110数据库为模板进行二次开发，以实际档案的具体类型分类定义档案种类数据库，做到精确、简明、不漏查询项目为目标，符合国家、省级档案数据管理标准。

采用的技术方案是：

数字化档案馆信息全功能系统，包括制定网络数据库模板（标准通用模板基础数据库）、单机数据库模板（标准通用模板基础数据库）、档案数据库数据录入规则、文书类档案报表格式、引用“JOMS相关的基本配置”方案、建立和完善内、外两个网络系统。

1.“网络（或单机）数据库模板”为标准通用模板基础数据库，各档案室（馆）在添加档案类型和修改数据结构时必须上报辖区综合档案馆技术部门，再由技术部门请示业务或技术主管审核实施，并向上一级做业务报备。未经批准不得修改数据库结构。

2.“档案数据库底层数据表结构设计”为数据库基础设计参数，也是同级执行标准，同时为数据库字段参数报备表。

3.“JOMS相关的基本配置”为引用的系统配置方案。

4.“县（市）级档案数字化与存储格式执行标准”为同级执行标准，其中扫描参数中的图像亮度、对比度可根据实际情况进行修改调整。

5.“历史档案抢救技术和数字化、数据库建设应用实践”包含“档案抢救”、“信息化、数字化加工工程”。在档案抢救作业中，要先对载体材料和书写材料进行科学鉴定后，才可进行理化方式的抢救。

6.“档案馆内部网络设备与系统工程”为综合档案馆内部档案信息类管理专门系统，在SQL系统下可连接多个管理型数据库，一般采用5-7块600GB/10000R以上的高速硬盘，在条件许可情况下也可选购和设置固态硬盘。若标号为6-7后两块硬盘一般为数据库和档案原件备份和备份拔插盘。

7.“档案信息的发布和区域档案信息共享方案”为行政区域内档案信息共享建设方案，档案馆业务部门在上传信息数据时，一定要把握好信息的保密、公开和使用范围的法律、制度等规范要求。并根据馆藏档案的情况，随时添加更新查询数据库，以满足地区各界对档案信息的需求。

8.“全息数字化档案室的研究与建设实践”可参考“档案馆内部网络设备与系统工程”，根据实际业务情况增减网络拓补结构，同时要注意可能产生的不同数据库的数据调用冲突。

9.“档案移交和行政管理区域档案数据信息反馈论证方案”，为方便各业务部门在向综合档案馆移交档案后使用本系统业务的档案资料所采取的措施，但必须保证移交双方在档案原件、数据库信息、数字化后的原件三者一致，审核鉴署后认可生效。

10.“关于同种数据不同档案数据库修改整合方案”一般为同类数据库字段格式参数不一致情况的执行方案，为人为因素造成，可根据实际情况对字段参数以主数据库参数标准进行“强制执行”。

11.“档案数据库数据录入规则”为文书档案窗体输入格式标准规则，为非专题类公共标准规则。

12.“档案数据报表格式”为数据库内报表，可根据业务需要可自行定制格式报表。

13.“电子文档收集整理与文件编号方案”包含电子档案的收集、整理、立卷、录入数据库等程序。其中电子文档固化为图像文档，可选用.jpg、.mdi等格式。

本发明全面提高了档案的现代化管理水平和档案信息的利用效率，能更好地实现档案的科学管理和地区的广泛服务。

附图说明

图1是建成后的地区全息数字化档案信息管理和资讯系统架构。

图2是综合档案馆内部网络系统参考拓补。

图3是档案室或专业档案馆内部网络系统参考拓补。

图4是档案馆内部数据库管理信息系统。

图5是档案室内部数据库管理信息系统。

具体实施方式

数字化档案馆信息全功能系统，其特征在于：

1、根据“综合档案馆内部网络系统参考拓补”结构，建立综合档案馆内部网络，专业档案馆和有条件档案到参照综合档案馆的网络建立系统，也可以在原有网络基础上通过拓补实现（执行序号7、12）。

2、对于综合档案馆来说，网络客户端为不限制端口个数，因为有时在数据加工过程中需要连入更多的客户端。

3、可以根据实际情况选择数据服务器的托管还是自建方式。（执行序号9）。

4、在（执行序号12）时，在相同数据平台上，档案管理数据库也可嵌入部门的专用服务部上（节省投资和管理消耗），同时可参照执行（序号9）来完成网络拓补。执行（序号4）为引用的系统配置方案。

5、按照图4，将JI110网络数据库模板植入数据库服务器MSSQL2005中。

6、将JI110网络版客户程序安装到单机工作站中，同时安装MSSQL2000以上版本的数据库镜像引导程序。

7、将JI110单机数据库模板的植入用户计算机的JI110安装目录，替换原jksoft.db数据库文件。（序号2）。

8、将历史形成已经装订的档案按档案类型或专题类型分类，将信息分别录入到数据库指定的档案类型当中。（执行序号3、8）。

9、单机版和网络版数据库同类型档案数据完全匹配可，可互相汇兑。

10、对于系统建成后立卷的档案，先录入数据库，在数字化（执行序号5）后装订上架。

11、根据需要在数据库管理系统内打印所需要的各种档案报表。（执行序号13）

12、在档案原件数字化时，（执行序号5）。必须保证原件数字化编号与数据库内的文件编号对应一致。

13、数字化和电子档案归档整理标准参照根据国家、省级行政部门制定标准方案执行（序号5和14）。

14、执行（序号15）引用的管理软件提供商编写的配套应用程序。

15、根据抢救档案的范围和类别进行原材料的购置，在使用时原材料和被抢救的档案文件要进行隔离，原材料不要存放在档案库房内，以免造成污染。

16、分类完成后，参照执行（序号6）的祥细步骤。

17、执行（序号10）可采用“业务部门档案室（馆）”——“综合档案馆”的单向和双向方式。

18在执行序号（12）时，要充分考虑到部门的专业或业务档案的数量，在服务器磁盘空间留有一定的冗余度。

系统说明

1、在执行标准时，要参照所在地区省级档案业务执行标准进行实施。

2、抢救档案用的材料浓度要进行试验配比。

3、档案分类应大类为基础，过于细化不便于管理工作进行。

4、数据信息的档案管理类报表要采用B5与16K、A4的两种套用格式。格式由档案馆主导统一生成。

5、数字化档案建设可根据实际情况，先达到主要功能的“精减版”，再在有条件的时逐步完善，达到标准。

Claims

1.一种数字化档案馆信息全功能系统，其特征在于：

（1）、网络数据库模板，标准通用模板基础数据库；

（2）、单机数据库模板，标准通用模板基础数据库；

（3）、档案数据库底层数据表结构设计，数据库基础参数设计，同级执行标准；

（4）、JOMS相关的基本配置，引用的系统配置方案；

（5）、县（市）级档案数字化与存储格式执行标准，同级执行标准；

（6）、历史档案抢救技术和数字化、数据库建设应用实践，成果类；

（7）、档案馆内部网络设备与系统工程，方案类；

（8）、档案信息的发布和区域档案信息共享方案，方案类；

（9）、全息数字化档案室的研究与建设实践，成果类；

（10）、档案移交和行政管理区域档案数据信息反馈论证，方案类；

（11）、关于同种数据不同档案数据库修改整合方案，方案类；

（12）、档案数据库数据录入规则，同级执行标准；

（13）、档案数据报表格式，数据提取模板类，同级执行标准；

（14）、电子文档收集整理与文件编号方案，方案类；

（15）、原件挂接应用程序，引用的系统配置方案；

（16）、数字化设备配置功能参数，方案类；

分类完成后，参照执行序号6的祥细步骤：

执行序号（10）可采用“业务部门档案室（馆）”——“综合档案馆”的单向和双向方式；

执行序号（7）构建综合档案馆内部网络系统；

完成后植入数据库模板执行序号（1）；

执行序号（9），为了达到数据库数据信息全地区整合目的，必须使用执行序号（1）模板；

在执行序号（12）时，要充分考虑到部门的专业或业务档案的数量，在服务器磁盘空间留有一定的冗余度；

在执行序号（12）时，可参考执行序号（7）的拓补方式；

在执行序号（9）时，对于不同的注册用户，给予不同的权限；并将查询入口开设在网站的首页上；

执行序号（9）时，服务器一般不租借他用，同时加裁防火墙等安全措施；

执行序号（4），建立档案数字化原件存储，并且首选考虑磁盘的物理存储位置和空间。