CN107742200A - 一种档案管理方法及系统 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种档案管理方法和系统。所述档案管理方法包括以下步骤：步骤S1，将待入库的档案装入档案箱并给所述档案箱编码；步骤S2，将所述档案和所述档案箱的基本信息输入档案管理系统；步骤S3，根据仓库信息确定所述档案箱的储存位置，并记录存放所述档案箱的箱柜信息；步骤S4，对在库的所述档案进行管理，记录所述档案的调拨情况和盘点情况；步骤S5，在所述档案出库时，修改所述档案箱所占用的箱柜信息。该档案管理方法可以实时监控档案箱的状态，操作简便，稳定性强，可通过互联网多平台操作，在家庭、办公室、宾馆等场所均能完成档案文件管理任务。

Description

一种档案管理方法及系统
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，具体涉及一种档案管理方法及系统。
背景技术
目前，党政机关、金融、房地产、建筑、医疗等企事业单位的档案越来越多，不仅需要占用大量的存储空间，而且由于缺乏管理档案的专业人员，导致档案管理的其它各项成本成倍增加，这给企事业单位带来严重的经济负担。
为此，很多企事业单位开始将档案委托专业档案管理企业进行管理。随着业务量的增加，档案管理企业管理的档案数量逐年增加。但目前档案管理企业的管理工作主要依靠人工处理，没有形成信息化管理，不仅管理成本高，而且档案管理过程中容易出现纰漏，甚至造成不可挽回的损失。
发明内容
本发明的目的在于提供一种档案管理方法及系统，用以解决现有人工管理档案容易发生纰漏的问题。
为实现上述目的，本发明的技术方案为提供一种档案管理方法，所述档案管理方法包括以下步骤：
步骤S1，将待入库的档案装入档案箱并给所述档案箱编码；
步骤S2，将所述档案和所述档案箱的基本信息输入档案管理系统；
步骤S3，根据仓库信息确定所述档案箱的储存位置，并记录存放所述档案箱的箱柜信息；
步骤S4，对在库的所述档案进行管理，记录所述档案的调拨情况和盘点情况；
步骤S5，在所述档案出库时，修改所述档案箱所占用的箱柜信息。
本发明还提供一种档案管理系统，所述档案管理系统包括仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元和出库管理单元，其中：
所述仓库信息管理单元被设置成对仓库信息进行管理；
所述入库管理单元被设置成将存放档案的档案箱编码，并获得所述档案和所述档案箱的基本信息以及根据所述仓库信息选择存放所述档案箱的箱柜信息；
所述库存管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的调拨信息和库存盘点信息进行管理；
所述出库管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的出库信息进行管理。
其中，所述仓库管理信息管理单元管理的所述仓库信息包括仓库分布图、箱柜位置、箱柜号、箱柜状态、箱柜总数量、空余箱柜的数量和位置中的一种或多种。
其中，所述入库管理单元管理的所述档案箱的基本信息包括存放所述档案的档案箱的箱号、箱条码、客户名称、入库状态、入库时间、入库单号、货位号、货位条码、入库经办人、服务费用和结算工单中的一种或多种；所述档案的基本信息包括档案目录和卷内目录；所述箱柜信息包括箱柜编号、箱柜位置和箱柜状态。
其中，所述库存管理单元管理的所述调拨管理信息包括调阅单号、调阅返还单号、调阅时间、入库单号、入库时间、归还时间、箱码、货位号、货位条码、库区中的一种或多种；所述库存盘点信息包括盘点单号、盘点时间、入库时间、入库单号、客户、箱码、货位、盘点箱码、盘点货位中的一种或多种。
其中，所述出库管理单元管理的所述出库信息包括箱码、货位码、出库时间、出库单号、出库经办人、入库时间、入库单号、入库经办人中的一种或多种。
优选地，所述档案管理系统还包括统计分析单元，所述统计分析单元被设置成统计分析在库档案的数量、月度/季度/年度增减档案的数量、月度/季度/年度档案收费统计和每一件档案各年度收费统计中的一种或多种。
优选地，所述档案管理系统还包括指标设置单元，所述指标设置单元用于设置所述档案缴费超期时间和/或所述档案的类型。
优选地，所述档案管理系统还包括人员权限管理单元，所述人员权限管理单元设置成对维护所述档案管理系统的工作人员的权限、用户的权限进行管理。
优选地，所述档案管理系统还包括销毁管理单元，所述销毁管理单元被设置成对销毁的档案信息进行管理；销毁的档案信息包括档案的销毁时间和销毁数量。
本发明具有如下优点：
本发明提供的档案管理方法，首先将待存放的档案装入档案箱，用条形码给档案箱编码，将档案和档案箱的基本信息输入档案管理系统，将档案箱存放在空置的档案柜中，记录箱柜信息；依据档案箱编码管理在库的档案，实时监控档案箱的状态，操作简便，稳定性强，可通过互联网多平台操作，在家庭、办公室、宾馆等场所均能完成档案文件管理任务。
附图说明
图1本发明实施例1提供的档案管理方法的流程图；
图2本发明实施例2提供的档案管理系统的原理框图；
图3本发明实施例3提供的档案管理系统的原理框图。
具体实施方式
以下实施例用于说明本发明，但不用来限制本发明的范围。
实施例1
本实施例提供一种档案管理方法。如图1所示，档案管理方法包括以下步骤：
步骤S1，将待入库的档案装入档案箱并给档案箱编码。
当接受企事业单位的档案委托管理时，首先将档案按照不同类别装入档案箱。当然，如果委托管理的档案数量较少，也可以根据情况将不同的档案装入同一档案箱。然后对该档案箱进行编码，编码的方式可以采用但不限于条形码。档案箱的编码就是档案管理系统的唯一身份。
步骤S2，将档案和档案箱的基本信息输入档案管理系统。
档案箱的基本信息包括档案箱的箱号、箱条码、客户名称、入库状态、入库时间、入库单号、货位号、货位条码、入库经办人、服务费用和结算工单中的一种或多种。档案的基本信息包括档案目录和卷内目录，档案管理系统一般不涉及具体档案内容，最底层至卷内目录，当然，也可以根据客户要求，档案的基本信息仅包括档案目录，不包括卷内目录。
步骤S3，根据仓库信息确定档案箱的储存位置，并记录存放档案箱的箱柜信息。
仓库信息包括仓库分布图、箱柜位置、箱柜号、箱柜状态、箱柜总数量、空余箱柜的数量和位置中的一种或多种。将档案箱存放在空余箱柜内，并将箱柜号存入档案管理系统。
步骤S4，对在库的档案进行管理，记录档案的调拨情况和盘点情况。
在档案入库后，存放档案的企事业单位可能会调用该档案，因此，需要随时记录该档案的调拨情况。本实施例所指的调拨情况是指出库信息，出库信息包括箱码、货位码、出库时间、出库单号、出库经办人、入库时间、入库单号、入库经办人中的一种或多种。
另外，在库的档案也需要定期进行盘点，因此，档案管理还需要记录盘点情况。
步骤S5，在档案出库时，修改该档案箱占用的箱柜信息。
这里所指的档案出库与档案调拨时的出库不同，档案调拨只是档案暂时出库，企事业单位可能仅是替换或查看档案内的详细信息，但该档案仍然要寄存在本档案管理系统。档案出库是指解除档案委托管理时的档案出库。当档案出库后，修改存放该档案箱的箱柜状态。
本实施例提供的档案管理方法首先将待存放的档案装入档案箱，用条形码给档案箱编码，将档案和档案箱的基本信息输入档案管理系统，将档案箱存放在空置的档案柜中，记录箱柜信息；依据档案箱编码管理在库的档案，实时监控档案箱的状态，操作简便，稳定性强，可通过互联网多平台操作，在家庭、办公室、宾馆等场所均能完成档案文件管理任务。
实施例2
本实施例提供一种档案管理系统。如图2所示，档案管理系统包括仓库信息管理单元1、入库管理单元2、库存管理单元3和出库管理单元4；仓库信息管理单元1和入库管理单元2信号连接，入库管理单元2和库存管理单元3信号连接，出库管理单元4与仓库信息管理单元1信号连接。
其中，仓库信息管理单元1被设置成用于对仓库信息进行管理。仓库信息管理单元1管理的仓库信息包括但不限于仓库分布图、箱柜位置、箱柜号、箱柜状态、箱柜总数量、空余箱柜的数量和位置中的一种或多种。
入库管理单元2被设置成用于将存放档案的档案箱编码，并获得档案的基本信息以及根据仓库信息选择存放档案箱的箱柜信息。基本信息包括但不限于存放档案的档案箱的箱号、箱条码、客户名称、入库状态、入库时间、入库单号、货位号、货位条码、入库经办人、服务费用和结算工单中的一种或多种。箱柜信息包括但不限于箱柜编号、箱柜位置和箱柜状态。结算工单是指档案入库时的装箱费用、货运费用等初始费用。
库存管理单元3被设置成对存放在档案库中的档案箱的调拨信息和库存盘点信息进行管理。调拨管理信息包括但不限于调阅单号、调阅返还单号、调阅时间、入库单号、入库时间、归还时间、箱码、货位号、货位号、库区中的一种或多种；库存盘点信息包括盘点单号、盘点时间、入库时间、入库单号、客户、箱码、货位、盘点箱码、盘点货位中的一种或多种。
出库管理单元4被设置成对存放在档案库中的档案箱的出库信息进行管理。出库信息包括但不限于箱码、货位码、出库时间、出库单号、出库经办人、入库时间、入库单号、入库经办人中的一种或多种。
实施例3
本实施例提供另一种档案管理系统。如图3所示，档案管理系统包括仓库信息管理单元1、入库管理单元2、库存管理单元3、出库管理单元4和统计分析单元5；仓库信息管理单元1和入库管理单元2信号连接，入库管理单元2和库存管理单元3信号连接，出库管理单元4与仓库信息管理单元1信号连接，统计分析单元5与入库管理单元2、库存管理单元3和出库管理单元4信号连接。
仓库信息管理单元1、入库管理单元2、库存管理单元3、出库管理单元4的结构、连接关系和作用与实施例2相同，在此不再赘述。
统计分析单元5被设置成用于统计分析在库档案的数量、月度/季度/年度增减档案的数量、月度/季度/年度档案收费统计和每一件档案各年度收费统计中的一种或多种。统计分析单元5根据入库管理单元2的入库信息统计月度/季度/年度增加档案的数量，以及根据出库管理单元4的出库信息统计月度/季度/年度减少档案的数量，以及根据库存管理单元3统计月度/季度/年度档案收费统计和每一件(或每一箱)档案各年度收费统计。
实施例4
本实施例提供一种档案管理系统。档案管理系统包括仓库信息管理单元1、入库管理单元2、库存管理单元3、出库管理单元4、统计分析单元5和指标设置单元；仓库信息管理单元1和入库管理单元2信号连接，入库管理单元2和库存管理单元3信号连接，出库管理单元4与仓库信息管理单元1信号连接，统计分析单元5与入库管理单元2、库存管理单元3和出库管理单元4信号连接。指标设置单元与库存管理单元3信号连接。
仓库信息管理单元1、入库管理单元2、库存管理单元3、出库管理单元4和统计分析单元5的连接关系和作用与实施例3相同，在此不再赘述。
指标设置单元用于设置档案缴费超期时间和/或档案的类型。通过指标设置单元设置档案缴费超期时间后，若档案缴费时间超过预设值时，档案管理系统提醒催缴费用或采取其他相应措施。指标设置单元还可以设置档案类型，档案类型包括但不限于凭证、帐薄、报表等。
实施例5
本实施例提供了再一种档案管理系统。该档案管理系统除包括实施例4中的仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元、出库管理单元、统计分析单元和指标设置单元外，还包括人员权限管理单元。人员权限管理单元设置成用于对维护档案管理系统的工作人员的权限、用户的权限进行管理。人员权限管理单元还可对管理人员进行角色管理、角色分配和权限分配。
仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元、出库管理单元、统计分析单元和指标设置单元的作用、连接关系与实施例4相同，在此不再赘述。
实施例6
本实施例提供了另一种档案管理系统。档案管理系统除包括仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元、出库管理单元、统计分析单元、指标设置单元和人员权限管理单元外，还包括销毁管理单元，销毁管理单元被设置成对销毁的档案信息进行管理；销毁的档案信息包括档案的销毁时间和销毁数量。仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元、出库管理单元、统计分析单元、指标设置单元和人员权限管理单元的作用、连接关系与实施例5相同，在此不再赘述。
上述实施例2至实施例6提供的档案管理系统，通过条形码对存放档案的档案箱进行编码，并依据该编码管理在库的档案，该档案管理系统可以实时监控档案箱的状态，操作简便，稳定性强，可通过互联网多平台操作，在家庭、办公室、宾馆等场所均能完成档案文件管理任务。
虽然，上文中已经用一般性说明及具体实施例对本发明作了详尽的描述，但在本发明基础上，可以对之作一些修改或改进，这对本领域技术人员而言是显而易见的。因此，在不偏离本发明精神的基础上所做的这些修改或改进，均属于本发明要求保护的范围。

Claims (10)

1.一种档案管理方法，其特征在于，所述档案管理方法包括以下步骤：
步骤S1，将待入库的档案装入档案箱并给所述档案箱编码；
步骤S2，将所述档案和所述档案箱的基本信息输入档案管理系统；
步骤S3，根据仓库信息确定所述档案箱的储存位置，并记录存放所述档案箱的箱柜信息；
步骤S4，对在库的所述档案进行管理，记录所述档案的调拨情况和盘点情况；
步骤S5，在所述档案出库时，修改所述档案箱所占用的箱柜信息。
2.一种档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统包括仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元和出库管理单元，其中：
所述仓库信息管理单元被设置成对仓库信息进行管理；
所述入库管理单元被设置成将存放档案的档案箱编码，并获得所述档案和所述档案箱的基本信息以及根据所述仓库信息选择存放所述档案箱的箱柜信息；
所述库存管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的调拨信息和库存盘点信息进行管理；
所述出库管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的出库信息进行管理。
3.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述仓库管理信息管理单元管理的所述仓库信息包括仓库分布图、箱柜位置、箱柜号、箱柜状态、箱柜总数量、空余箱柜的数量和位置中的一种或多种。
4.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述入库管理单元管理的所述档案箱的基本信息包括存放所述档案的档案箱的箱号、箱条码、客户名称、入库状态、入库时间、入库单号、货位号、货位条码、入库经办人、服务费用和结算工单中的一种或多种；所述档案的基本信息包括档案目录和卷内目录；所述箱柜信息包括箱柜编号、箱柜位置和箱柜状态。
5.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述库存管理单元管理的所述调拨管理信息包括调阅单号、调阅返还单号、调阅时间、入库单号、入库时间、归还时间、箱码、货位号、货位条码、库区中的一种或多种；所述库存盘点信息包括盘点单号、盘点时间、入库时间、入库单号、客户、箱码、货位、盘点箱码、盘点货位中的一种或多种。
6.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述出库管理单元管理的所述出库信息包括箱码、货位码、出库时间、出库单号、出库经办人、入库时间、入库单号、入库经办人中的一种或多种。
7.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统还包括统计分析单元，所述统计分析单元被设置成统计分析在库档案的数量、月度/季度/年度增减档案的数量、月度/季度/年度档案收费统计和每一件档案各年度收费统计中的一种或多种。
8.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统还包括指标设置单元，所述指标设置单元用于设置所述档案缴费超期时间和/或所述档案的类型。
9.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统还包括人员权限管理单元，所述人员权限管理单元设置成对维护所述档案管理系统的工作人员的权限、用户的权限进行管理。
10.根据权利要求2所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统还包括销毁管理单元，所述销毁管理单元被设置成对销毁的档案信息进行管理；销毁的档案信息包括档案的销毁时间和销毁数量。
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