CN105590165A - 一种业务数据转换为电子档案的实现方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种业务数据转换为电子档案的实现方法，该方法解决目前档案管理中管理分散和空间存储不方便的问题，使纸质档案以电子化的形式表现出来，利用虚拟的技术进行资源管理和分配，有效地提高档案管理的科学性，充分利用网络技术，实现快捷查询，标准化管理，解决了失存、失信、失读、失控等主要问题。
Description
技术领域
本发明涉及一种文档管理的方法，具体地说，涉及一种业务数据转换为电子档案的实现方法，属于档案管理技术领域。
背景技术
随着信息化建设的不断推进，人类已经进入了以深度挖掘数据价值为核心的大数据时代，电子文件大量产生，如何加强管理、综合开发和有效利用这些资源，已经成为信息化建设中的一个值得研究和探讨的问题。在目前现代电子网络办公环境下，文件在网上形成并运行，又在一定条件下转化成为档案。文档管理共处于一个系统，成为相互依存、相互作用、不可分割的统一体，这将
是对传统意义上的文件与档案管理的一个突破。
业务数据转换为电子档案，最大限度的实现信息资源共享，减少不必要的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。以文件周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作，进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件到档案管理的高效和优化。业务数据转换为电子档案，不仅可以加强档案部门对文件管理的超前控制，保证归档档案的质量，还能够
减少档案部门的工作程序，减少人力、财力、物力的重复和浪费，而且能够达到文书、档案信息共享。
在对国内情况进行较为全面的调查和对国外情况进行比较分析的基础上，
总结出我国电子文件管理存在了包括失存、失信、失读、失控等主要问题，目前，业务数据转换为电子档案还没有形成一个成熟的能够兼容大多数的行业，还处在一个摸索发展阶段，这个市场更存在着潜在和巨大的发展空间。
发明内容
本发明要解决的技术问题是针对上述不足，提供一种业务数据转换为电子档案的实现方法，该方法解决目前档案管理中管理分散和空间存储不方便的问题，使纸质档案以电子化的形式表现出来，利用虚拟的技术进行资源管理和分配，有效地提高档案管理的科学性，充分利用网络技术，实现快捷查询，标准化管理,解决了失存、失信、失读、失控等主要问题。
为解决以上问题，本发明采用以下技术方案：
一种业务数据转换为电子档案的实现方法，所述实现方法包括数据前端采集步骤，数据前端采集步骤实现了业务材料的拍摄、校偏、图片处理和文件共用功能。
数据前端采集步骤开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，业务办理者填写办理业务材料，填写完毕后，进入步骤S103；
在步骤S103，根据申请人的申请填写，系统生成材料列表，进入步骤S104；
在步骤S104，业务办理人员通过采集控件拍摄材料列表的全部材料，进入步骤S105；
在步骤S105，业务系统生成业务数据，进入步骤S106；
在步骤S106，业务数据以XML推送至档案系统。
所述实现方法还包括移交审批步骤，所述移交审批步骤开始于步骤S107，在步骤S107，日终整理：推送完毕的业务数据会出现在日终整理步骤中，日终整理主要具有四个功能，图片补拍，材料移交，材料接收，材料审核。
所述实现方法还包括立卷管理步骤，所述立卷管理步骤始于步骤S108，移交审核，进入步骤S109；
在步骤S109，待办事项：材料接收，进入步骤S110；
在步骤S110，待办事项：材料审核，进入步骤S111；
在步骤S111，检查审核是否通过，如果是，进入步骤S112，如果否，则进入步骤S107；
在步骤S112，组卷管理：材料审批通过后，进行移交立卷；对选中的材料进行组卷操作，系统会自动生成符合业务规范的案卷文件信息。
所述实现方法还包括预归档管理步骤，所述预归档管理步骤始于步骤S113，预归档管理：材料经审批立卷之后，进入预归档库，预归档审核之后，正式归档进入档案库进行管理和利用；
材料组卷之后，将档案提交至预归档库，首先进入步骤S114，预归档库的档案移交，然后进入步骤S115，根据接收清册接收档案，确认接收后进入步骤S116，档案审核，审核电子档案与移交的纸质档案是否一致；进入步骤S117；
如果审核不通过，返回到步骤S113，进行进一步的检查，检查后再次重复上述档案接收、档案审核流程。
所述实现方法还包括档案管理步骤，所述档案管理步骤始于步骤S118，档案管理，进入步骤S119；
在步骤S119，档案装盒，电子材料则创建虚拟档案盒，生成卷皮，卷内目录，备考表，脊背信息，同时拿出一个纸质档案盒，根绝实际需要，填写或打印相关卷皮，卷内目录，备考表，脊背，将纸质档案装盒，然后进入步骤S120；
在步骤S120，档案上架选择库房位置:装盒后的电子档案，选择其库房位置，对其进行手动上架，或根据需要自动上架，上架后的电子档案会显示其库房位置，形成上架单，根据电子档案在库房中的存放位置，对纸质档案上架，实现了电子档案与纸质档案啊一一对应，然后进入步骤S121。
在步骤S121，如果不需要迁移，则结束；
如果需要迁移，进入步骤S122，档案迁移，电子系统中生成下架记录，并生成迁出单，最后将纸质档案下架迁出，进入步骤S123，
在步骤S123，待办事项，下架后的档案如果需进行档案的移交，则根据实际情况生成移交清册，然后进入步骤S124，
在步骤S124，如果审核不通过，进入步骤S118，档案管理；
如果审核通过，进入步骤S125，
在步骤S125，档案接收，档案接收单位接到档案后，完成档案接收，并根据接收情况生成接收清册，然后进入步骤S126，
在步骤S126，档案装盒，然后进入步骤S127，
在步骤S127，选择库房位置档案上架，然后进入步骤S128，
在步骤S128，完成接收，接收单位完成接收后，在将档案进行档案上架处理，同时再次生成上架记录上架单，然后结束。
所述前端采集的基础信息及图片在业务办结后会通过业务系统与档案系统之间的接口将采集到的数据及文件信息推送至至档案系统，数据推送有多种实现方式，推送数据一般以XML格式实现。
所述材料补拍：如果发现业务数据对应的某笔照片材料不合规范，可点击补拍按钮对该笔业务的材料进行重新拍摄，然后将该笔业务材料进行材料移交至下一角色进行接收审批；
材料移交：业务材料记录完成后将纸质材料的在线移交，在材料移交过程中，生成移交清册；移交通过条型码技术产生条形码，进行业务材料移交。
材料接收：业务材料移交后接收方进行业务材料的接收，实际业务中如果具有条形码的材料或者二维码的材料采用扫码接收，业务材料接收后生成接收清册，可与移交产成的移交清册进行对比，确保移交、接收过程中没有遗漏。
所述材料审核：对接收完毕的材料通过业务规范标准进行材料审核，如审批通过，则进入下一步进行立卷；否则打回至日终整理，重新采集、修改完成后，再次重复数据移交至待办事项，在待办事项中对采集过的文件资料进行接收审核，决定其是否需要移交立卷，直至审批合格才可以进入立卷管理步骤，实现了对业务数据的双重监管审核。
本发明采用以上技术方案，与现有技术性比，具有以下优点：本发明文档管理一体化管理系统是集业务管理与档案管理于一体的电子文件流程化管理的服务平台，主要研究各行各业在业务办理过程中产生的电子文档资料，实现了如何在业务办结时直接在系统中进行材料移交、在线立卷、纸质档案移交、预归档整理、正式归档等一体化流程管理，有效的解决了目前业务档案管理中档案移交不同步，线上线下数据资料不统一，业务数据与电子图片唯一对应的问题，与目前业务档案管理相比提高90%以上，解决了失存、失信、失读、失控等主要问题。
本发明文档管理一体化管理系统研究在成熟档案管理系统中增加数据前端采集、材料移交、立卷、在线审批、预归档管理和档案管理功能，以实现文件资料从采集拍照到整理、移交审批、立卷、预归档、生成档案正式归档的标准化流程管理，并兼容目前所有流行的业务管理系统的接口，能方便地实现在与各业务系统的数据通讯和系统对接，达到对文件资料从产生到利用的整个生命周期的全流程化管理流程。
下面结合附图和实施例对本发明做进一步说明。
附图说明
附图1为本发明实施例中一种文档管理一体化管理系统的实现装置的流程示意图。
具体实施方式
实施例，一种文档管理一体化管理系统的实现装置：包括数据前端采集模块、移交审批模块、立卷管理模块、预归档管理模块、档案管理模块。
所谓的数据前端采集模块是指：外接高拍仪或其它拍摄设备，以实现拍照、身份证信息识别、指纹录入、Ic卡读取、磁卡读取、双摄像头转换等功能，软件实现材料拍摄、图片处理、自动打包、上传等功能，采集之后的数据可以在系统中进行查看、修改等操作。
前端数据采集控件是为了实现业务材料的拍摄、校偏、图片处理和文件共用等功能；在业务办理过程中为采集数据提取方便，业务系统根据约定的接口调用采集控件，打开拍摄窗口对材料进行拍照，拍照时后台根据传入的业务代号或业务类型自动加载一个材料目录列表，列表中展示出需要拍摄的材料名称，对应进行拍照。
对某些特殊行业，需要设置材料是否必拍，拍照的最小页数（如身份证必须配拍两页），及材料的报警级别等，系统可以对其设置后在材料列表中以不同的预警级别进行展示。如红色代表材料必拍。当拍摄的材料不符合基础的强制性设定的时候，系统会有上传警告提示，从源头对业务信息进行了监管。
如图1中所示，一种业务数据转换为电子档案的实现方法：包括数据前端采集步骤、移交审批步骤、立卷管理步骤、预归档管理步骤、档案管理步骤。
数据前端采集步骤实现了业务材料的拍摄、校偏、图片处理和文件共用功能；
数据前端采集步骤开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，业务办理者填写办理业务材料，填写完毕后，进入步骤S103；
在步骤S103，根据申请人的申请填写，系统生成材料列表，进入步骤S104；
在步骤S104，业务办理人员通过采集控件拍摄材料列表的全部材料，进入步骤S105；
业务办理工作人员通过数据前端采集步骤，采集控件拍摄所需要的全部材料。
在步骤S105，业务系统生成业务数据，进入步骤S106；
在步骤S106，业务数据以XML推送至档案系统，进入移交审批步骤；
前端采集的基础信息及图片在业务办结后会通过业务系统与档案系统之间的接口将采集到的数据及文件信息推送至至档案系统。数据推送有多种实现方式，推送数据一般以XML格式实现。
移交审批步骤开始于步骤S107，
在步骤S107，日终整理：推送完毕的业务数据会出现在日终整理步骤中。日终整理主要具有四个功能，图片补拍，材料移交，材料接收，材料审核，然后进入立卷管理步骤；
材料补拍：如果发现业务数据对应的某笔照片材料不合规范，可点击补拍按钮对该笔业务的材料进行重新拍摄。然后将该笔业务材料进行材料移交至下一角色进行接收审批。
材料移交：业务材料记录完成后将纸质材料的在线移交，在材料移交过程中，生成移交清册；移交通过条型码技术产生条形码，进行业务材料移交。
材料接收：业务材料移交后接收方进行业务材料的接收，实际业务中如果具有条形码的材料或者二维码的材料采用扫码接收。业务材料接收后生成接收清册，可与移交产成的移交清册进行对比，确保移交、接收过程中没有遗漏。
材料审核：对接收完毕的材料通过业务规范标准进行材料审核，如审批通过，则进入下一步进行立卷；否则打回至日终整理，重新采集、修改完成后，再次重复数据移交至待办事项，在待办事项中对采集过的文件资料进行接收审核，决定其是否需要移交立卷，直至审批合格才可以进入立卷管理步骤。实现了对业务数据的双重监管审核。
立卷管理步骤始于步骤S108，移交审核，进入步骤S109；
在步骤S109，待办事项：材料接收，进入步骤S110；
在步骤S110，待办事项：材料审核，进入步骤S111；
在步骤S111，检查审核是否通过，如果是，进入步骤S112，如果否，则进入步骤S107；
在步骤S112，组卷管理：材料审批通过后，进行移交立卷。选中的材料进行组卷操作，系统会自动生成符合业务规范的案卷文件信息。
组卷后的电子档案会进入预归档管理步骤，进行档案审核，；此功能实现了纸质档案和电子档案的同步归档管理；解决业务档案管理中档案移交不同步，线上线下数据资料不统一的问题。
预归档管理步骤始于步骤S113，预归档管理：材料经审批立卷之后，进入预归档库，预归档审核之后，正式归档进入档案库进行管理和利用。
材料组卷之后，将档案提交至预归档库，首先进入步骤S114，预归档库的档案移交，然后进入步骤S115，根据接收清册接收档案，确认接收后进入步骤S116，档案审核，审核电子档案与移交的纸质档案是否一致；进入步骤S117；
如果审核不通过，返回到步骤S113，进行进一步的检查，检查后再次重复上述档案接收、档案审核流程；
如果审核通过，直接进入档案管理步骤；
档案管理步骤始于步骤S118，档案管理，进入步骤S119；
在步骤S119，档案装盒，电子材料则创建虚拟档案盒，生成卷皮，卷内目录，备考表，脊背信息，同时拿出一个纸质档案盒，根绝实际需要，填写或打印相关卷皮，卷内目录，备考表，脊背，将纸质档案装盒。然后进入步骤S120；
在步骤S120，档案上架选择库房位置:装盒后的电子档案，选择其库房位置，对其进行手动上架，或根据需要自动上架，上架后的电子档案会显示其库房位置。形成上架单，根据电子档案在库房中的存放位置，对纸质档案上架，实现了电子档案与纸质档案啊一一对应。然后进入步骤S121；
在步骤S121，如果不需要迁移，则结束；
如果需要迁移，进入步骤S122，档案迁移，电子系统中生成下架记录，并生成迁出单，最后将纸质档案下架迁出。进入步骤S123，
在步骤S123，待办事项，下架后的档案如果需进行档案的移交，则根据实际情况生成移交清册。然后进入步骤S124，
在步骤S124，如果审核不通过，进入步骤S118，档案管理；
如果审核通过，进入步骤S125，
在步骤S125，档案接收，档案接收单位接到档案后，完成档案接收，并根据接收情况生成接收清册。然后进入步骤S126，
在步骤S126，档案装盒，然后进入步骤S127，
在步骤S127，选择库房位置档案上架，然后进入步骤S128，
在步骤S128，完成接收，接收单位完成接收后，在将档案进行档案上架处理，同时再次生成上架记录上架单，然后结束。
另外，在档案最终版本形成后，需要对档案进行检查和纠正，及档案稽核模块，对照归档的数据条目信息与挂接扫描的原文件内容进行核查，以检查和纠正数据信息录入的正确性，及时发现错误并纠正。
Claims (10)
1.一种业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述实现方法包括数据前端采集步骤，数据前端采集步骤实现了业务材料的拍摄、校偏、图片处理和文件共用功能。
2.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：数据前端采集步骤开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，业务办理者填写办理业务材料，填写完毕后，进入步骤S103；
在步骤S103，根据申请人的申请填写，系统生成材料列表，进入步骤S104；
在步骤S104，业务办理人员通过采集控件拍摄材料列表的全部材料，进入步骤S105；
在步骤S105，业务系统生成业务数据，进入步骤S106；
在步骤S106，业务数据以XML推送至档案系统。
3.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括移交审批步骤，所述移交审批步骤开始于步骤S107，在步骤S107，日终整理：推送完毕的业务数据会出现在日终整理步骤中，日终整理主要具有四个功能，图片补拍，材料移交，材料接收，材料审核。
4.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括立卷管理步骤，所述立卷管理步骤始于步骤S108，移交审核，进入步骤S109；
在步骤S109，待办事项：材料接收，进入步骤S110；
在步骤S110，待办事项：材料审核，进入步骤S111；
在步骤S111，检查审核是否通过，如果是，进入步骤S112，如果否，则进入步骤S107；
在步骤S112，组卷管理：材料审批通过后，进行移交立卷选中的材料进行组卷操作，系统会自动生成符合业务规范的案卷文件信息。
5.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括预归档管理步骤，所述预归档管理步骤始于步骤S113，预归档管理：材料经审批立卷之后，进入预归档库，预归档审核之后，正式归档进入档案库进行管理和利用；
材料组卷之后，将档案提交至预归档库，首先进入步骤S114，预归档库的档案移交，然后进入步骤S115，根据接收清册接收档案，确认接收后进入步骤S116，档案审核，审核电子档案与移交的纸质档案是否一致；进入步骤S117；
如果审核不通过，返回到步骤S113，进行进一步的检查，检查后再次重复上述档案接收、档案审核流程。
6.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括档案管理步骤，所述档案管理步骤始于步骤S118，档案管理，进入步骤S119；
在步骤S119，档案装盒，电子材料则创建虚拟档案盒，生成卷皮，卷内目录，备考表，脊背信息，同时拿出一个纸质档案盒，根绝实际需要，填写或打印相关卷皮，卷内目录，备考表，脊背，将纸质档案装盒，然后进入步骤S120；
在步骤S120，档案上架选择库房位置:装盒后的电子档案，选择其库房位置，对其进行手动上架，或根据需要自动上架，上架后的电子档案会显示其库房位置，形成上架单，根据电子档案在库房中的存放位置，对纸质档案上架，实现了电子档案与纸质档案啊一一对应，然后进入步骤S121。
7.如权利要求6所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：在步骤S121，如果不需要迁移，则结束；
如果需要迁移，进入步骤S122，档案迁移，电子系统中生成下架记录，并生成迁出单，最后将纸质档案下架迁出，进入步骤S123，
在步骤S123，待办事项，下架后的档案如果需进行档案的移交，则根据实际情况生成移交清册，然后进入步骤S124，
在步骤S124，如果审核不通过，进入步骤S118，档案管理；
如果审核通过，进入步骤S125，
在步骤S125，档案接收，档案接收单位接到档案后，完成档案接收，并根据接收情况生成接收清册，然后进入步骤S126，
在步骤S126，档案装盒，然后进入步骤S127，
在步骤S127，选择库房位置档案上架，然后进入步骤S128，
在步骤S128，完成接收，接收单位完成接收后，在将档案进行档案上架处理，同时再次生成上架记录上架单，然后结束。
8.如权利要求1所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述前端采集的基础信息及图片在业务办结后会通过业务系统与档案系统之间的接口将采集到的数据及文件信息推送至至档案系统，数据推送有多种实现方式，推送数据一般以XML格式实现。
9.如权利要求4所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述材料补拍：如果发现业务数据对应的某笔照片材料不合规范，可点击补拍按钮对该笔业务的材料进行重新拍摄，然后将该笔业务材料进行材料移交至下一角色进行接收审批；
材料移交：业务材料记录完成后将纸质材料的在线移交，在材料移交过程中，生成移交清册；移交通过条型码技术产生条形码，进行业务材料移交；
材料接收：业务材料移交后接收方进行业务材料的接收，实际业务中如果具有条形码的材料或者二维码的材料采用扫码接收，业务材料接收后生成接收清册，可与移交产成的移交清册进行对比，确保移交、接收过程中没有遗漏。
10.如权利要求4所述的业务数据转换为电子档案的实现方法，其特征在于：所述材料审核：对接收完毕的材料通过业务规范标准进行材料审核，如审批通过，则进入下一步进行立卷；否则打回至日终整理，重新采集、修改完成后，再次重复数据移交至待办事项，在待办事项中对采集过的文件资料进行接收审核，决定其是否需要移交立卷，直至审批合格才可以进入立卷管理步骤，实现了对业务数据的双重监管审核。
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| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
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|
| RJ01 | Rejection of invention patent application after publication |