WO2011001989A1 - ワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及び、ワークフロー処理方法 - Google Patents

ワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及び、ワークフロー処理方法 Download PDF

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WO2011001989A1
WO2011001989A1 PCT/JP2010/061078 JP2010061078W WO2011001989A1 WO 2011001989 A1 WO2011001989 A1 WO 2011001989A1 JP 2010061078 W JP2010061078 W JP 2010061078W WO 2011001989 A1 WO2011001989 A1 WO 2011001989A1
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真旭 徳山
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Tokuyama Masaaki
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    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting

Definitions

  • the present invention relates to a workflow processing program, an information processing apparatus, and a workflow processing method.
  • Documents are exchanged in various workflows such as schedule adjustment, expense application processing, and attendance report processing. Further, information processing apparatuses such as mobile phones and personal computers in recent years have a function for transmitting and receiving document information, which is a data document, and the function for transmitting and receiving document information is frequently used in workflows. . There are various methods for transmitting and receiving document information, including not only a function for transmitting and receiving documents using the Internet, but also a function for transmitting and receiving files using P2P (Peer-to-Peer) without using a server. . Thus, document information is communicated in various ways in various workflows.
  • P2P Peer-to-Peer
  • understanding the document information and manually creating / updating the appointment wastes time and sometimes causes a human error.
  • Patent Document 1 means for managing e-mail, means for managing a schedule, means for analyzing e-mail, means for determining whether to reflect the analysis result of e-mail in the schedule, Means for reflecting the contents of an e-mail in a schedule according to a determination result is disclosed.
  • This information processing apparatus can automatically create a schedule by analyzing the contents of an electronic mail.
  • the schedule can be corrected by selecting one of the overlapping schedules.
  • Patent Document 1 cannot correct the schedule correctly when receiving an email for correcting the contents of the schedule.
  • Schedule example 1 “Sun: June 20th, time: 18:15, location: Kyoto station, remarks: concert from 18:30”
  • the schedule is automatically filled in. After schedule example 1 is filled in, When we receive the document information that says “The concert starts at 18:00, so we will meet at 18:15 on June 20th.”
  • Schedule example 2 A schedule of “Sun: June 20th, time: 17:45, remarks: starting from 18:00” is created. When schedule example 2 is created, schedule example 1 and schedule example 2 have the same schedule contents, and therefore schedule example 2 out of schedule example 1 and schedule example 2 is confirmed. However, in schedule example 2, the location is not included, and the workflow cannot be processed correctly. Similarly, in the past, it has been difficult to process documents and identify appointments, schedules, contact items, and the like.
  • the present invention has been made in view of such a conventional problem, a workflow processing program for processing a workflow between document information transmission / reception processing and agreement registration processing based on document information, an information processing device, and
  • An object is to provide a workflow processing method.
  • Another object of the present invention is to provide an information processing apparatus and an information processing method capable of accurately specifying a promise, a schedule, a contact item, and the like from document information.
  • a workflow processing program provides: In an information processing apparatus having a communication function for transmitting and receiving document information and a promise storage function for storing a promise, A keyword storage function for storing a plurality of keywords; A communication capturing function for capturing that the communication function has transmitted and received document information and transmitting that the document information has been transmitted and received; Upon receiving the fact that the document information has been sent and received, and receiving that the document information has been sent and received, the keyword is extracted from the sent and received document information based on the plurality of keywords stored in the keyword storage function Keyword extraction function to output Receiving the keyword output by the keyword extraction function, and based on the received keyword, new agreement information for newly storing a promise in the convention storage function, or correction for correcting the convention stored in the convention storage function Promise information creation function to create and output the promise information, Accepting the new promise information, storing the new promise in the promise storage function based on the received new promise information, accepting the revised promise information, and storing the promise storage function
  • an information processing apparatus provides: A communication means for sending and receiving document information; A promise memory means to remember the promise; Keyword storage means for storing a plurality of keywords; A communication capturing means for capturing that the communication means has transmitted / received document information and transmitting that the document information has been transmitted / received; When the fact that the document information has been transmitted / received is received and the fact that the document information has been transmitted / received is received, the keyword is extracted from the transmitted / received document information based on the plurality of keywords stored in the keyword storage means Keyword extraction means for outputting Receiving the keyword outputted by the keyword extracting means, and based on the accepted keyword, new promise information for newly storing a promise in the promise storage means, or correction for correcting the promise stored in the promise storage means
  • Promise information creation means for creating and outputting the promise information; Accepting the new promise information, storing a new promise in the promise storage means based on the accepted new promise information, accepting the revised promise information, and storing the promise storage means
  • a workflow processing method includes: In an information processing apparatus comprising a communication function for transmitting and receiving document information and a promise storage function for storing and correcting a promise, a method for processing a workflow between the communication function and the promise storage function, Capturing that the communication function communicated document information; Upon capturing that the communication function has communicated document information, reading the transmitted and received document information; Extracting a predetermined keyword from the read document information; Updating the convention stored by the convention storage function based on the extracted keyword; It is characterized by providing.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of mail transmitted by the information processing apparatus of FIG. 1. It is a figure which shows the convention information which the information processing apparatus of FIG. 1 produces from the mail of FIG. 7 is a schedule registered in the information processing apparatus of FIG.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of mail received by the information processing apparatus of FIG. 1.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of mail received by the information processing apparatus of FIG. 1.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of mail received by the information processing apparatus of FIG. 1.
  • FIG. 10 is a diagram illustrating convention information created by the information processing apparatus of FIG. 1 from the mail of FIG. 9. It is a figure which shows the schedule registered into the information processing apparatus of FIG. 1 based on the promise information of FIG. It is a figure which shows the agreement information which the information processing apparatus of FIG. 1 produces from the mail of FIG. It is a figure which shows the schedule registered into the information processing apparatus of FIG. 1 based on the promise information of FIG.
  • the information processing apparatus 1 is, for example, a mobile phone including a control unit 10, a communication unit 20, a storage unit 30, a display unit 40, and an input unit 50. These units are connected to each other by a system bus 60.
  • the system bus 60 is a transmission path for transferring commands and data.
  • the control unit 10 includes a CPU (Central Processing Unit) and a RAM (Random Access Memory) serving as a work area, and controls each unit of the information processing apparatus 1 by executing a predetermined operation program.
  • a CPU Central Processing Unit
  • RAM Random Access Memory
  • the communication unit 20 includes a NIC (Network Interface Card), a router, a modem, or the like, and communicates with a nearby base station or other information processing apparatus having a communication function.
  • the document information is transmitted and received by the operation of the communication unit 20.
  • the storage unit 30 includes a nonvolatile memory and the like. In addition to the program executed by the control unit 10, the storage unit 30 stores various conventions such as a schedule, a ToDo list, and various applications made in the past.
  • the display unit 40 includes a liquid crystal panel and the like.
  • the display unit 40 displays information input by the control unit 10.
  • the input unit 50 includes a touch panel and the like.
  • the control unit 10 controls the communication unit 20, the storage unit 30, and the display unit 40 in accordance with the input information.
  • the control unit 10 controls the communication unit 20, the storage unit 30, the display unit 40, and the input unit 50 by reading and executing an operation program or the like stored in advance in the storage unit 30 via the system bus 60. 2 logically executes the information communication function 100, the workflow function 200, and the appointment management function 300 shown in FIG.
  • the information communication function 100 includes a transmission / reception unit 110 that transmits / receives document information, a communication information storage unit 120, and a communication information display unit 130 that displays document information, and transmits / receives document information via a communication line.
  • the information communication function 100 is not limited to one and may be plural.
  • the transmission / reception unit 110 transmits / receives document information such as mail and documents via a communication line.
  • the communication information storage unit 120 stores document information transmitted and received by the information communication function 100 from the transmission / reception unit 110.
  • the communication information display unit 130 displays document information transmitted or received from the transmission / reception unit 110 and document information stored in the communication information storage unit 120.
  • the workflow function 200 includes a hook unit 210, a keyword storage unit 220, a keyword registration unit 230, a keyword extraction unit 240, a promise creation unit 250, a promise update unit 260, and a creation promise display unit 270.
  • the workflow function 200 processes a flow between the information communication function 100 and the appointment management function 300. More specifically, the workflow function 200 captures that the information communication function 100 has transmitted / received document information, extracts a keyword from the document information for which transmission / reception has been captured, and stores a promise based on the extracted keyword in the promise management function 300.
  • the hook unit 210 hooks the transmission / reception unit 110 of the information communication function 100 and detects communication of document information.
  • hook unit 210 transmits to keyword extraction unit 240 that transmission / reception unit 110 has communicated the document information.
  • the keyword storage unit 220 stores the keywords extracted by the keyword extraction unit 240 from the document information transmitted or received by the information communication function 100.
  • the keyword registration unit 230 registers keywords in the keyword storage unit 220. When a keyword is input to the keyword registration unit 230, the keyword registration unit 230 registers the input keyword in the keyword storage unit 220.
  • the keywords input to the keyword registration unit 230 are classified for each category, and the keywords are registered in the keyword storage unit 220 as keywords of the category.
  • the keyword extraction unit 240 When the keyword extraction unit 240 receives information that the information communication function 100 has communicated the document information from the hook unit 210, the keyword extraction unit 240 reads the communicated document information, temporarily stores it in the work area, and stores it in the keyword storage unit 220. With reference to the keyword, the keyword is extracted from the document information and output to the appointment creation unit 250.
  • the appointment creation unit 250 receives the keyword output from the keyword extraction unit 240 and creates the agreement information from the received keyword.
  • the promise update unit 260 compares the promise information created by the promise creation unit 250 with the promise created in the past, and transmits to the promise management function 300 that the promise is registered based on the comparison result.
  • the creation appointment display unit 270 displays the appointment created by the appointment creation unit 250.
  • the promise management function 300 includes a promise registration unit 310, a promise storage unit 320, and a promise display unit 330, and manages a promise.
  • the appointment management function 300 is not limited to one, and may be a plurality. When there are a plurality of appointment management functions 300, for example, the appointment management function 300 to be used may be switched according to the type of the appointment.
  • the promise registration unit 310 accepts registration of the promise information, and inputs the accepted promise information into the promise storage unit 320.
  • the promise storage unit 320 newly stores a promise or updates a stored promise based on the inputted promise information.
  • the promise display unit 330 displays the promise information newly input to the promise registration unit 310 or the promise information already registered in the promise storage unit 320.
  • the information processing apparatus 1 executes the logical function described above, and the workflow function 200 executes the promise creation process described below.
  • the workflow function 200 captures that the information communication function 100 has sent and received document information, reads a keyword from the sent and received document information, and newly registers a promise from the read keyword, The promise information for correcting the created promise is created, and the created promise information is input to the promise management function 300.
  • the information processing apparatus 1 creates a promise from the sent and received document information, which is a workflow between the document information transmission / reception process performed by the information communication function 100 and the promise registration process performed by the commitment management function 300. Can be executed.
  • the promise update unit 260 compares the promise information for newly registering the promise with the already registered promise, and if they are similar, it is already registered based on the promise information for newly registering the promise. Correct the promises that have been made. Also, the promise update unit 260 compares the promise information for correcting the promise with the already-registered promise information, and if they are similar, the agreement update section 260 is already registered based on the promise information for correcting the promise. To correct the convention. Thereby, the information processing apparatus 1 can process the workflow with higher accuracy.
  • the keywords registered in the keyword storage unit 220 are classified for each category, and the keywords extracted from the document information are stored for each category in a predetermined area of the promise information. For example, keywords are classified into reply, correction, date, time, place, and the like. Since the keywords are classified by category, the 5W1H (Who: Who, What: What, When: When, Where: Where, Why: Why, How) is clarified. As a result, the information processing apparatus 1 can accurately and quickly detect the promise to be corrected.
  • the category for classifying the keyword registered in the keyword storage unit 220 further includes a category for classifying the type of the appointment.
  • the categories for classifying appointments include categories for schedules, applications, and ToDo lists.
  • categories that classify keywords have an exclusive relationship. For example, assume that two types of keywords, a keyword for expense application and a keyword for ToDo list, are extracted from one document information. In this case, the promise is registered as an expense application and not registered in the ToDo list. This makes it possible to classify the promises with higher accuracy.
  • the keyword extraction unit 240 classifies whether the extracted other keyword is the original convention keyword or the new convention keyword based on the extracted keyword indicating the quotation. To do. To make it easier to understand, for example, when an e-mail message “Change 10:00 schedule to 14:00” is received, the keyword “* becomes *” means that “10:00” “14:00” is classified as a new convention keyword. Also, for example, if there is a content of “>> Tomorrow is 10:00”, “Tomorrow is 10:00” written after “>>” is a keyword extracted from the quoted sentence.
  • the promise creation unit 250 creates revised promise information storing the keywords classified as the original promise keywords as the keywords included in the revision subject, and the promise update unit 260 is classified as the original promise keywords.
  • the keyword is compared with the promise registered in the promise management function 300, and the correction target is specified and updated based on the comparison result. As a result, the appointment subject to correction can be detected more accurately and at high speed.
  • the category for classifying the keyword includes a keyword category indicating that the promise has been confirmed.
  • the category for confirming includes a keyword indicating completion of work, a keyword indicating confirmation of the schedule, a keyword indicating acceptance of the application, and the like.
  • the appointment updating unit 260 registers the appointment in the appointment management function 300 as an unconfirmed meeting schedule. Thereafter, when a keyword indicating that the schedule of this meeting is confirmed is extracted, the appointment update unit 260 inputs to the appointment storage section 300 that the schedule of this meeting is confirmed. Thereby, the information processing apparatus 1 can classify the unsettled promises and the confirmed promises.
  • the hook unit 210 of the workflow function 200 hooks that the transmission / reception unit 110 of the information communication function 100 has transmitted or received the document information by communication (step S101).
  • the keyword extraction unit 240 accesses the communication of the transmission / reception unit 110 and reads the document information communicated this time (step S102).
  • the keyword extraction unit 240 refers to the keyword stored in the keyword storage unit 220, extracts the keyword from the read document information (step S103), and outputs the keyword to the agreement creation unit 250. If the extracted keyword includes a keyword for correcting or completing / determining a promise (“YES” in step S104), the workflow function 200 performs a promise information update process described later (step S200).
  • the promise creation unit 250 creates new promise information for registering a new promise. (Step S ⁇ b> 105), output to the appointment update unit 260.
  • the promise update unit 260 compares the input new promise information with the promise stored in the promise storage unit 320 (step S106), and stores it in the promise information. It is checked whether or not the contents are similar based on the keywords such as the business requirement, person name, and time (step S107).
  • step S107 When the contents are similar (step S107 is “YES”), the appointment update unit 260 clarifies the correction destination by adding information indicating the agreement with similar contents to the keyword (step S108), and the workflow.
  • the function 200 performs a promise information update process (step S200).
  • step S109 When the contents are not similar (step S107 is “NO”), the appointment update unit 260 sets a @provisional flag to the new appointment information (step S109).
  • the appointment update unit 260 inputs the new agreement information with the @provisional flag to the appointment registration unit 310 (step S110).
  • the promise registration unit 310 registers the input new promise information in the promise storage unit 320.
  • the workflow function 200 executes the promise information update process shown in the flowchart of FIG. To do.
  • the promise creation unit 250 creates modified promise information based on the keyword input from the keyword extraction unit 240 (step S201).
  • the promise creation section 250 checks whether or not the revision subject is clear by checking whether or not the created revision promise information includes the reference number or link of the promise to be revised (step) S202) If the modification target of the created revised agreement information is not clear (step S202 is “NO”), the appointment update unit 260 compares the promise information stored in the promise storage unit 320 with the revised agreement information (step S203). . If there is no agreement with similar contents ("NO" at step S204), the appointment update unit 260 sets the @unreflected flag in the corrected agreement information as corrected agreement information that is not reflected (step S205). In the part 310, the correction agreement information with the @unreflected flag is input (step S206).
  • the promise update unit 260 corrects the revised promise information by designating a promise with similar content as a correction target.
  • the object to be performed is clarified (step S207).
  • step S207 When the target to be corrected is clearly corrected (step S207), or when the correction target of the correction contract information is clear (“YES” at step S202), the contract update unit 260 displays the correction target information as the target contract. Whether or not is completed / confirmed (step S208).
  • step S208 If it is not the corrected commitment information for completing / determining the promise (step S208 is “NO”), the commitment update unit 260 inputs the corrected commitment information to the promise registration unit 310 (step S206). If it is amended agreement information that confirms the agreement (“YES” in step S208), the appointment update unit 260 modifies the amended agreement information so as to delete the @provisional flag from the subject agreement (step S209), and the amended agreement Information is input to the appointment registration unit 310 (step S206).
  • appointment creation process has been described with reference to the flowcharts shown in FIGS. 3 and 4.
  • convention creation process will be described with a specific example of document information communicated by the information communication function 100.
  • a program for executing the workflow function 200 is installed in the information processing apparatus 1 which is a mobile phone provided with the information communication function 100 for communicating electronic mail and the appointment management function 300 for managing the schedule.
  • the workflow function 200 hooks the communication function of the mobile phone, reads the communicated e-mail, creates appointment information from the read e-mail, and registers a schedule in the scheduler based on the created arrangement information.
  • the keyword storage unit 220 of the workflow function 200 stores, for example, the keyword dictionary X shown in FIG.
  • the keyword dictionary X includes categories for reply, correction, confirmation, schedule, business, date, place, person name, quote text, expense application, ToDo list, schedule, etc. Contains keywords.
  • a file "C: ⁇ mail ⁇ address.txt" is specified in the category for personal names.
  • the workflow function 200 refers to a keyword including a person name and an e-mail address recorded in a specified file in addition to the words registered in each category, and performs a promise creation process. Further, the keyword extracted from the line from which the quoted keyword is extracted is stored in the agreement information so that it can be understood that the keyword is extracted from the quoted sentence.
  • the hook unit 210 captures that the transmission / reception unit 110 communicates the mail A (step S101 in FIG. 3), and the transmission / reception unit 110 transmits the mail A.
  • the fact that communication has been performed is transmitted to the keyword extraction unit 240.
  • the keyword extraction unit 240 Upon receiving the notification that the mail A of the transmission / reception unit 110 has been communicated, the keyword extraction unit 240 reads the mail A from the work area of the transmitted / received communication unit 110 (step S102 in FIG. 3).
  • the keyword extraction unit 240 extracts the keywords of each category stored in the keyword dictionary X from the read mail A and outputs the keywords to the appointment creation unit 250 (step S103 in FIG.
  • the appointment creation unit 250 creates new agreement information A from the extracted keywords of each category (Ste S105 in FIG. 3)
  • the new appointment information A is, for example, as shown in FIG. Since the mail A has a “quality meeting” corresponding to the schedule keyword “* conference”, the quality meeting is stored in the business category of the new appointment information A. Similarly, keywords are stored in the date, person name, and location. In addition, since “meeting” is also a keyword for scheduling, the new appointment information A is set with a schedule flag.
  • the appointment update unit 260 compares the new appointment information A with the previously created schedule stored in the appointment management function 300 (step S106 in FIG. 3). Since the schedule similar to the new appointment information A is not registered in the appointment management function 300 (step S107 in FIG. 3 is “NO”), the workflow function 200 sets the @provisional flag in the new appointment information A (FIG. 3). Step S109), the new promise information A is input to the promise registration unit 310 of the promise management function 300 (Step S110 in FIG. 3).
  • the appointment management function 300 receives the new appointment information A and creates a schedule A shown in FIG.
  • the schedule A indicates that the information stored in the new appointment information A is registered and the quality meeting is held from 14:30 on Monday, June 22.
  • schedule A is registered in the scheduler which is the appointment management function 300 as described above.
  • mail B mail C, and mail D are received.
  • the mail B has the contents shown in FIG. 9, and the mail B is an e-mail that includes the mail A as a quote and includes the reply keyword “Re: quality meeting” and the correction keyword “change”. is there.
  • the contents of the mail B are the contents in which the N president is addressed to Y as a reply to the mail A, and the N president also participates in the meeting and requests to change the time to next Saturday.
  • Mail C is an electronic mail with the content shown in FIG. 10 and includes the reply keyword “Re: Quality Conference”, and the content that K Director is available from 14:00 on Saturday, June 27. Further, the quoted text describes the transmission time and contents of the mail B.
  • Mail D is an email sent to Y from Director L as shown in FIG. 11 at 7:20 on June 24, 2009. There is no subject and the text is only "27 days are ok".
  • the hook unit 210 of the workflow function 200 hooks communication, and the keyword extraction unit 240 extracts a keyword from the mail B (step S103 in FIG. 3). Since the keyword for reply is included in the keyword extracted from the mail B (“YES” in step S104 in FIG. 3), the workflow function 200 performs a promise information update process (step S200 in FIG. 3). The promise creation unit 250 creates the corrected promise information B shown in FIG. 12 in the promise information update process (step S201 in FIG. 4).
  • revision agreement information B “Re: quality meeting” is stored in the reply category, and “Saturday, June 27” is stored in the modification date / time category indicating the corrected date / time. “N president” is stored in the modified person category indicating In addition, as a keyword extracted from the quoted sentence, a keyword having the same contents as the new agreement information A is also extracted.
  • the appointment update unit 260 uses the keyword stored in the revised agreement information B to schedule the revision agreement information B similar to the revised agreement information B.
  • A is detected (step S204 in FIG. 4 is “YES”).
  • the appointment update unit 260 further stores in the correction agreement information B that the object to be corrected by the correction agreement information B is the schedule A (FIG. 4, step S207), and inputs the correction agreement information B that corrects the schedule A to the scheduler. (Step S206 in FIG. 4).
  • the scheduler corrects schedule A based on the correction agreement information B and updates it to schedule B.
  • the schedule B has the contents shown in FIG. 13 and the date and time of the schedule A is corrected on Saturday, June 27, 2009, and N president is added to the person.
  • the workflow function 200 After hooking the reception of the mail B, when the hook unit 210 hooks the reception of the mail C, the workflow function 200 creates the corrected agreement information C shown in FIG.
  • the revision agreement information C “Re: quality meeting” is stored in the reply category, “Saturday, June 27th 14:00” is stored as the correction date, and “June” created from the keyword extracted from the quoted sentence is stored. “Saturday 27th” is stored as the date and time of the quoted sentence, and Y is stored as the person of the quoted sentence.
  • the appointment update unit 260 determines that the schedule B is similar to the corrected appointment information C from the keywords “quality meeting” and “Saturday, June 27” (step S204 in FIG. 4 is “YES”). It is clarified that the destination is schedule B (step S207 in FIG. 4), and the correction destination inputs schedule C to the scheduler (step S206 in FIG. 4). The scheduler updates the schedule B to the schedule C based on the corrected agreement information C.
  • Schedule C has the contents shown in FIG. 15, and the date and time of Schedule B is changed to “Saturday, June 27, 14: 00-”.
  • the workflow function 200 When hooking the mail D after hooking the mail C communication, the workflow function 200 updates the schedule C based on the contents of the mail D.
  • the keywords that can be extracted from the mail D are only “L section manager”, “27th day”, and “OK”. Since the confirmation keyword “OK” is included in the mail D (step S104 in FIG. 3), the appointment creation unit 250 creates the modified agreement information D from the keyword input from the keyword extraction unit 240 (FIG. 4). Step S201).
  • the correction agreement information D has the contents shown in FIG. 16 and stores “27 days” as the date and time, “L section manager” and “Y” as the person, and “OK” as the keyword for determining the schedule.
  • the promise update unit 260 compares the new promise information D with the promise stored in the promise management function 300 (step S203 in FIG. 4).
  • the appointment update unit 260 determines that the revised agreement information D and the schedule C are similar to each other from the “L section manager” of the schedule C, “Saturday June 27”, and the keyword “Y” of the transmission destination (FIG. 4).
  • Step S204 is “YES”.
  • the appointment update unit 260 which has determined that the schedule C is similar to the corrected agreement information D, clarifies that the schedule C is the target (step S207 in FIG. 4) and inputs the corrected agreement information D to the scheduler (FIG. 4).
  • Step S206 Since the confirmation keyword D is included in the revised agreement information D (“YES” in step S208 in FIG. 4), the agreement update unit 260 deletes the @temporary flag from the schedule C (step S209 in FIG. 4). Update.
  • Schedule D has the contents shown in FIG. 17 and the @temporary flag is deleted from schedule C. As a result, schedule D is determined.
  • Mr. Y moved the spreadsheet software file E1 (Fig. 18) filled in with the travel expenses application from Mr. Y's personal computer with the workflow function 200 installed to the personal computer of the L section using the LAN line.
  • the spreadsheet software file E1 includes the travel expense application for the expense application keyword, the name of each place included in “chimei.txt” in the location keyword, and the respective expenses.
  • Y's personal computer workflow function 200 hooks the system adapter that the Ethernet (registered trademark) adapter has output the spreadsheet software file E1 (step S101 in FIG. 3), and accesses the work area of the Ethernet adapter to perform the spreadsheet.
  • the software file E1 is read (step S102 in FIG. 3), and keywords are extracted from the read spreadsheet software file E1 (step S103 in FIG. 3). Since the workflow function 200 has no keyword for correction in the extracted keyword and there is a keyword for expense application (“NO” in step S104 in FIG. 3), the workflow function 200 creates new agreement information E2 related to the expense application (step S105 in FIG. 3). ), Compared with the past promises (step S106 in FIG. 3), since there is no similar promise (step S107 in FIG.
  • the @ temporary flag is set (step S108 in FIG. 3), and the expense It inputs into the application related promise management function 300 (step S109 in FIG. 3).
  • the expense application-related promise management function 300 newly stores a promise E3 (FIG. 19) from the input new promise information E2.
  • the workflow function 200 of Mr. Y's personal computer extracts keywords from the document file F1 and based on the extracted keywords. Then, the revised agreement information F2 indicating that the agreement E3 is completed is input to the agreement management function 300. Since the extracted keyword includes “complete” (step S103 in FIG. 3 is “YES”), the workflow function 200 performs the agreement information update process (step S200 in FIG. 3).
  • the keywords extracted from the document file F1 include “contact” as a keyword for ToDo list and “travel expenses” and “payment” as keywords for expense application.
  • the workflow function 200 prioritizes the expense application keyword over the ToDo list keyword, and creates the correction agreement information F2 for correcting the expense application (step S201 in FIG. 4). Since “No” is included in the document file F1, the correction destination is clear (“YES” in step S202 of FIG. 4), and “complete” that is the keyword for determination is included (step S208 in FIG. 4). “YES”), the fact that the @provisional flag is to be deleted is added to the revised appointment information F2 (step S209 in FIG. 4), and the revised appointment information F2 is input to the expense management appointment management function 300 (step S206 in FIG. 4). ). The promise management function 300 to which the corrected promise information F2 is input deletes the @provisional flag from the promise E3 and updates it to the promise F3 (FIG. 21).
  • the information processing apparatus mainly using a computer can process a workflow for creating a promise from document information between a document information transmission / reception process and a promise registration process. it can.
  • the @provisional flag is set for the promise itself stored in the promise management function 300.
  • an @provisional flag may be set for each keyword stored in the appointment.
  • the @temporary flag is set for the schedule and the keyword for each person name
  • the @temporary flag is deleted only for the person name keyword confirmed to be confirmed
  • the @temporary flag is deleted from all the person name keywords
  • the @provisional flag may be deleted from the schedule.
  • the information processing apparatus transmits an email about “conference” in which “Mr. K”, “Mr. L”, and “Mr. M” are scheduled to participate.
  • a schedule “Conference @ Temporary” including “Ksan @ Temporary”, “Lsan @ Temporary” and “Msan @ Temporary” is created.
  • Mr. K returns an email confirming the schedule
  • “Ksan @ temporary” is updated to “Ksan”.
  • Mr. L will be updated to “L”
  • M @ M @” will be updated to “M”.
  • the schedule “conference @ temporary” in which @temporary is deleted from the keywords for each person is updated to “conference”, and the schedule is finalized.
  • the user can recognize whether or not the promise has been completed and confirmed more clearly.
  • whether or not the correction target is clear is determined by checking whether or not the created correction appointment information includes a keyword such as a link or reference number of the correction destination schedule in the correction schedule.
  • whether the correction target is clear may be information that can clearly specify the correction destination, and a function provided in the information communication function 100 may be used. For example, many mailers have a function of linking a mail that has been replied to which mail is a reply to the mail that has been replied to the received mail. You can use these functions to find out what you want to modify.
  • the stored keywords are compared and the promises are similar.
  • the method for determining whether or not they are similar is not limited to this, and there are various methods.
  • the number of matching keywords may be used to check whether the schedules are similar, or the weights of each keyword and category may be weighted to check whether the schedules are similar based on the total weight of the matching keywords.
  • It is possible to determine whether or not they are similar by performing a vertical search or a horizontal search from a schedule in which keywords are already registered, a heuristic search may be performed, and other search methods / comparison methods Of course, it may be a combination of these.
  • keyword extraction is not limited to simply extracting the same character code as the keyword, but of course the sentence structure or a specific description method may be set as the keyword.
  • the workflow function 200 classified into the types, such as a schedule and expense application, and created the promise it is not necessary to classify.
  • the schedule and the ToDo list may be registered in the appointment management function 300 without being classified.
  • the information communication function 100, the workflow function 200, and the promise management function 300 are described as different functions. It may be a function having one function. If the information communication function 100 and the workflow function 200 are the same program, it is not necessary to perform a system hook as described in the above embodiment, and a local hook is preferable. Generally, the system is more stable when using local hooks than system hooks.
  • the program is described as being stored in advance in a nonvolatile memory or the like.
  • a program for causing the information processing apparatus to operate as all or part of the apparatus or to execute the above-described processing is a flexible disk, a CD (Compact Disk), a DVD (Digital Versatile Disk), or an MO (Magneto Optical). It may be stored and distributed in a computer-readable recording medium such as a disk, and installed in another information processing apparatus to operate as the above-described means, or to execute the above-described steps. Further, the program may be stored in a disk device or the like included in a server device on the Internet, and may be downloaded to an information processing device by being superimposed on a carrier wave, for example.
  • the information processing apparatus is not limited to a mobile phone or a personal computer, and may be any apparatus having a communication function and a function of communicating document information, such as a smartphone, a PHS (Personal Handy System), and an e-mail relay server.
  • the information processing apparatus does not have a schedule function, it is necessary to install not only the workflow function 200 but also the appointment management function 300.
  • the document information has been described as an e-mail, a spreadsheet software file, or a document file.
  • the document information may include other types of files as well as document information that can include information related to the schedule.
  • it may be a PDF (Portable Document Format) file or, of course, an image file obtained by scanning a document printed on paper. That is, the workflow function 200 has no restriction on the type of file to be communicated.
  • the schedule to be created has been described by taking as an example a meeting, meeting contact, date and time adjustment, and expense application, but it can also be used for managing attendance, managing shift work, and the like.
  • the workflow function 200 is installed in the shift management server.
  • the shift management server includes an e-mail communication function and a shift management function for managing shift information.
  • the keyword storage unit 220 of the workflow function 200 stores “date and time” corresponding to the shift timetable and “employee identification information” such as the employee's email address and telephone number as keywords.
  • the shift management server When an employee sends an e-mail describing the desired shift date and time to the shift management server, the shift management server extracts the desired date and sender from the received e-mail, and shifts from the extracted desired date and sender. Create information. The shift management server compares the created shift information with the already registered shift information, registers the shift if it is not duplicated, and if it is duplicated, replies to the sender that it is duplicated. As a result, even if the user does not access the dedicated server, the user can automatically determine the shift only by sending an e-mail to the server.
  • FIGS. 22A and 22B an advertisement mail / advertisement page as illustrated in FIGS. 22A and 22B may be processed, and the date, place, and content described in the advertisement text may be incorporated into the workflow.
  • the workflow has been mainly described.
  • the schedule may be registered in a schedule or a calendar (schedule) as shown in FIG.
  • FIG. 23 the contents of advertisements taken from FIGS. 22A and 22B are also registered.
  • the contents of June 22 of the calendar (schedule) shown in FIG. 23 correspond to the advertisement of FIG. 22A
  • the contents of June 10 to 13 correspond to the advertisement of FIG. 22B.
  • the control unit 10 displays a screen for confirming the registration contents as exemplified in FIGS.
  • the control unit 10 displays a screen for editing the appointment information and enables editing. After that, the edited contents are registered in a schedule or the like.
  • the cancel button is clicked, the control unit 10 does not perform registration / update.
  • the present invention has been described by taking as an example the case where the information processing apparatus 1 operates in cooperation with a workflow and performs schedule registration.
  • the present invention is widely applicable to systems that extract arbitrary information items from arbitrary documents and provide them to arbitrary application software.
  • the operation of the system in such a case will be described.
  • the information processing apparatus 1 has a basic configuration similar to that shown in FIG.
  • the control unit 10 of the information processing apparatus 1 starts the document analysis processing illustrated in FIG. Read and expand in the storage unit 30 (step S301). If the document has been expanded in the storage unit 30, it is not necessary to expand it again.
  • the control unit 10 divides the document developed in the storage unit 30 with a period (.or period), divides it into a plurality of sentences, and assigns an identification number to each sentence (step S302).
  • the control unit 10 delimits each sentence with a punctuation mark (or comma, colon: semicolon; etc.) (step S303).
  • the control unit 10 refers to the dictionary and extracts a sentence (hereinafter referred to as a target sentence) that may contain a promise, schedule, schedule, or the like (step S304). That is, the control unit 10 extracts a sentence that includes a keyword and removes a sentence that does not include the keyword.
  • control unit 10 compares the dictionary and extracts keywords for each target sentence (step S305). Specifically, the control unit 10 determines whether or not any of the keywords stored in the keyword storage unit 220 corresponds to the first character of each sentence in order. If it is determined that the character string matches the keyword, the character string (keyword) and its position (position between sentences and sentence) are specified.
  • Judgment whether or not the character string matches the keyword is performed as follows, for example, in the case of Japanese.
  • the keywords that match the first character are extracted, and then, from the extracted keywords, the keywords that match the first character and the second character of the sentence are narrowed down, and further, the first character, the second character, and the first character Narrow down to keywords that match 3 characters. . .
  • the narrowing down is repeated and keywords in each sentence are extracted.
  • a plurality of matching keywords are detected, one of them is specified from the context.
  • the extraction of one character string is completed, the same processing is executed for the character string that follows the extracted character string. In this way, keywords are extracted sequentially from the beginning of each minute.
  • a character string specified by the space is compared with a keyword to determine whether or not it is a keyword.
  • Extract keywords that belong to multiple categories For keywords belonging to a plurality of extracted categories, it is determined whether or not the category can be specified in relation to the position in the sentence or other words in the same sentence, and if possible, the category is narrowed down. For example, if a keyword registered in the personal name dictionary also belongs to another category, if there is “ha” or “ga” immediately after the keyword, the name is confirmed (in the case of Japanese) ). Similarly, when a keyword registered in the place keyword dictionary belongs to another category, if there is “de” or “in” immediately after the keyword, the place name is confirmed ( For Japanese). If “>>” and “>” are at the head of the display line, the quoted keyword is determined. A rule is prepared in advance for each category and stored in the storage unit 30 as to whether the keyword is likely to belong to a certain category and is less likely to belong to a certain category.
  • the control unit 10 extracts the promise information, schedule information, and the like included in the target sentence from the extracted keyword type, the position in the target sentence, and the preceding and following keywords (step S306).
  • control unit 10 rescans each target sentence, and re-extracts keywords included in a sentence (hereinafter, promised sentence) that is determined to include promise information, schedule information, and the like correctly (step S307). ).
  • control unit 10 determines the subject, date, and contents of each promise information included in the promise text in comparison with the dictionary (step S308).
  • the control unit 10 determines whether the confirmed commitment information is new or updates existing commitment information (step S309). For this determination, for example, the control unit 10 determines whether or not the extracted keyword includes a keyword for correcting or completing / determining the convention. When a keyword that corrects, completes, or confirms a promise is included, it is determined to be an update. On the other hand, if a keyword for correcting, completing, or confirming a promise is not included, it is determined that the promise is a new promise.
  • control unit 10 determines whether it is a new convention (step S309; new). It is determined whether it is registered (step S310), and is registered in the promise storage unit 320 in association with the promise information. Subsequently, the control unit 10 registers a promise in a schedule or the like with the extracted keyword content (step S311). Alternatively, it is provided to an application program.
  • step S309 the flow proceeds to FIG. 26, and the control unit 10 compares the created promise information with the promise stored in the promise storage unit 320 (step S401). Then, it is determined whether or not the promise to be updated is uniquely determined (step S402). For example, when the document title partially matches, or when a plurality of keywords in different categories related to the person name, time, and place match, it is determined that the document is uniquely determined. When it is determined that it is uniquely determined (step S402; Yes), the control unit 10 determines whether or not to delete existing promise information (step S403). For example, when keywords such as “cancel”, “postponement”, and “cancel” are detected for an existing promise, it is determined to be deleted.
  • step S403 If it is determined that the existing promise information is to be deleted (step S403; Yes), the existing promise information is deleted (step S407), and the process is terminated.
  • the control unit 10 deletes the information registered in the agreement storage unit 320 and, when providing information to an external application, generates and provides information for deleting the agreement information. To do.
  • step S403 If it is determined that the existing promise information is not deleted (step S403; No), the existing promise information is modified based on the current promise information, and the promise information is generated (step S404). Subsequently, the existing promise information is deleted as necessary (step S405). Thereafter, the process proceeds to step S310, and the appointment information generated in step S404 is registered. If it is determined in step S402 that the appointment subject to update cannot be uniquely determined (step S402; No), a plurality of pieces of appointment information that can be updated are created (step 406), and the user selects them. Thereafter, the registration process or the like is performed as appropriate, and the process is terminated.
  • the present invention can be widely used in systems for extracting and registering key points of arbitrary documents.
  • the information thus extracted can be provided to any application software.
  • the application software can also perform various processes using information stored in the storage unit 30.
  • the present invention can be widely used in the document processing field.

Abstract

　フック部（２１０）は、情報通信機能（１００）が文書情報を通信したことをフックする。フック部（２１０）が文書情報の通信をフックすると、キーワード抽出部（２４０）は、通信された文書情報を読み取り、読み取った文書情報からキーワード記憶部（２２０）が記憶するキーワードを抽出する。約束事作成部（２５０）は、キーワード抽出部（２４０）が抽出したキーワードから、約束事管理機能（３００）に新規に約束事を登録する新規約束事情報、あるいは、すでに登録された約束事を修正する修正約束事情報を作成する。約束事更新部（２６０）は、約束事管理機能（３００）が管理する約束事と作成された約束事情報を比較し、比較結果を約束事管理機能（３００）に入力する。

Description

ワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及び、ワークフロー処理方法
　この発明は、ワークフロー処理プログラム及び情報処理装置及び、ワークフロー処理方法に関するものである。
　スケジュールの調整、経費申請の処理等、勤怠報告の処理等、様々なワークフローでドキュメントはやりとりされる。
　また、近年の携帯電話やパソコンといった情報処理装置には、データ化されたドキュメントである文書情報を送受信するための機能が備えられており、文書情報を送受信する機能はワークフローにおいて多々利用されている。
　文書情報の送受信する機能には、インターネットを用いてドキュメントを送受信する機能だけではなく、サーバを介さずにＰ２Ｐ（Ｐｅｅｒ－ｔｏ－Ｐｅｅｒ）を用いてファイルを送受信する機能等、様々な方法がある。
　このように、様々なワークフローにおいて様々な方法で文書情報は通信される。
　しかし、文書情報を通信することから行われる多くのワークフローにおいて、受信したあるいは送信した文書情報を理解して処理するのはユーザ個人に任されており、様々な問題があった。
　例えば、会議への参加の是非を問うドキュメントファイルを受信した場合、受信したドキュメントを読んで理解し、理解した内容を、すでに作成されているスケジュールと比べ、参加の是非を返信する必要があった。
　また、例えば、経費を請求する電子メールを受けた時、担当者が電子メールから経費の内容を理解して処理をする必要があった。
　このように、文書情報を介して行われるワークフローにおいて、文書情報を理解し、手動で約束事を作成・更新することは時間を浪費し、また、人為的なミスが発生する場合もあった。
　そこで、特許文献１には、電子メールを管理する手段と、スケジュールを管理する手段と、電子メールを解析する手段と、電子メールの解析結果をスケジュールに反映させるか否かを判定する手段と、判定結果に従ってスケジュールに電子メールの内容を反映させる手段と、を備えた情報処理装置が開示されている。
　この情報処理装置は、電子メールの内容を解析することによって、自動でスケジュールを作成することができる。
　また、スケジュールが重複した場合に、重複しているスケジュールのうちどちらかを選択することによって、スケジュールを修正することができる。
特開平１１－２５９５６８号公報
　しかし、特許文献１に記載の情報処理装置は、スケジュールの内容を修正するメールを受信した場合、正しくスケジュールを修正することができない。
　例えば、
「６月２０日土曜日の演奏会は１８時半からなので、１８時１５分に京都駅に集合しましょう。」という内容の文書情報を送信すると、スケジュール表に、
・スケジュール例１「日：６月２０日、時：１８時１５分、場所：京都駅、備考：１８時３０分から演奏会」
というスケジュールが自動的に記入される。
　スケジュール例１が記入された後、
「演奏会の開演は１８時からだから、６月２０日は、１８時１５分前に集合。」という内容の文書情報を受信すると、
・スケジュール例２「日：６月２０日、時：１７時４５分、備考：１８時から開演」というスケジュールが作成される。
　スケジュール例２が作成されると、スケジュール例１とスケジュール例２はスケジュールの内容が重複するため、スケジュール例１とスケジュール例２のうち、スケジュール例２が確定される。
　しかし、スケジュール例２では、場所が含まれておらず、正しくワークフローを処理することができない。
　同様に、従来では、文書を処理して、約束事、予定、連絡事項等を特定することが困難であった。
　本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされたもので、文書情報の送受信処理と文書情報に基づく約束事の登録処理との間のワークフローを処理するワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及びワークフロー処理方法を提供することを目的とする。
　また、本発明は、文書情報から約束事、予定、連絡事項等を的確に特定できる情報処理装置及び情報処理方法を提供することを他の目的とする。
　上記目的を達成するため、本発明の第一の観点に係るワークフロー処理プログラムは、
　文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置に、
　複数のキーワードを記憶するキーワード記憶機能と、
　前記通信機能が文書情報を送受信したことを捕捉し、当該文書情報が送受信された旨を送信する通信捕捉機能と、
　前記文書情報が送受信された旨を受信し、前記文書情報が送受信された旨を受信すると、前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードに基づいて、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出機能と、
　前記キーワード抽出機能が出力した前記キーワードを受け付け、受け付けた当該キーワードに基づいて、前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成機能と、
　前記新規約束事情報を受け付け、受け付けた当該新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させ、前記修正約束事情報を受け付け、受け付けた当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正する約束事更新機能と、
　を実行させることを特徴とする。
　上記目的を達成するため、本発明の第二の観点に係る情報処理装置は、
　文書情報を送受信する通信手段と、
　約束事を記憶する約束事記憶手段と、
　複数のキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
　前記通信手段が文書情報を送受信したことを捕捉し、当該文書情報が送受信された旨を送信する通信捕捉手段と、
　前記文書情報が送受信された旨を受信し、前記文書情報が送受信された旨を受信すると、前記キーワード記憶手段が記憶する前記複数のキーワードに基づいて、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出手段と、
　前記キーワード抽出手段が出力した前記キーワードを受け付け、受け付けた当該キーワードに基づいて、前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報を、作成して出力する約束事情報作成手段と、
　前記新規約束事情報を受け付け、受け付けた当該新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させ、前記修正約束事情報を受け付け、受け付けた当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正する約束事更新手段と、
　を備えることを特徴とする。
　上記目的を達成するため、本発明の第三の観点に係るワークフロー処理方法は、
　文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶・修正する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置において、前記通信機能と前記約束事記憶機能との間のワークフローを処理する方法であって、
　前記通信機能が文書情報を通信したことを捕捉するステップと、
　前記通信機能が文書情報を通信したことを捕捉すると、送受信された前記文書情報を読み取るステップと、
　前記読み取った文書情報から所定のキーワードを抽出するステップと、
　前記抽出した前記キーワードに基づいて前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を更新するステップと、
　を備えることを特徴とする。
　本発明によれば、通信された文書情報から約束事を作成するワークフローを精度良く処理することができる。
本発明に係る情報処理装置の構造を示すブロック図である。 図１の情報処理装置の機能を示すブロック図である。 図１の情報処理装置の行う約束事作成処理を示すフローチャートである。 図３の約束事作成処理の一部である約束事情報更新処理を示すフローチャートである。 図１の情報処理装置が記憶するキーワードが収録されたキーワード辞書を示す図である。 図１の情報処理装置が送信したメールの例を示す図である。 図１の情報処理装置が図６のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図７の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールである。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が図９のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１２の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が図１０のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１４の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が図１１のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１６の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が通信した表計算用ソフトのファイルの例を示す図である。 図１８のファイルに基づいて登録される約束事を示す図である。 図１８のファイルに対する返答としてのドキュメントファイルの例を示す図である。 図２０のファイルに基づいて更新された図１９の約束事を示す図である。 （ａ）、（ｂ）は、広告メールの一例を示す。 約束事一覧の表示例（カレンダー）を示す。 （ａ）、（ｂ）は確認画面の一例を示す。 情報処理装置の行う文書解析処理のフローチャートである。 情報処理装置の行う文書解析処理のフローチャートである。
　以下、本発明の実施形態に係る情報処理装置について図面を参照して説明する。
　図１を参照して、本発明の実施形態に係る情報処理装置１の構成例を説明する。
　情報処理装置１は、制御部１０と、通信部２０と、記憶部３０と、表示部４０と、入力部５０と、を備えた、例えば、携帯電話である。また、これらの各部は、システムバス６０により相互に接続されている。システムバス６０は、命令やデータを転送するための伝送経路である。
　制御部１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ）とワークエリアとなるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ　Ａｃｃｅｓｓ　Ｍｅｍｏｒｙ）等を含み、所定の動作プログラムを実行することで情報処理装置１の各部を制御する。
　通信部２０は、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ　Ｃａｒｄ）またはルータまたはモデム等を含み、近傍の基地局や通信機能をもった他の情報処理装置と通信をおこなう。
　この通信部２０の動作により、文書情報は送受信される。
　記憶部３０は、不揮発性メモリ等を含む。
　記憶部３０は、制御部１０が実行するプログラムの他に、スケジュールやＴｏＤｏリストや過去に行った各種申請等の様々な約束事を記憶している。
　表示部４０は、液晶パネル等を含む。
　表示部４０は、制御部１０により入力された情報を表示する。
　入力部５０は、タッチパネル等を含む。
　入力部５０に情報が入力されると、制御部１０は、入力された情報に対応して通信部２０と記憶部３０と表示部４０を制御する。
　以上、情報処理装置１の構成を説明した。
　次に、情報処理装置１が論理的に実行する各種機能を説明する。
　制御部１０は、システムバス６０を介して、記憶部３０に予め記憶された動作プログラム等を読み出して実行することにより通信部２０と記憶部３０と表示部４０と入力部５０を制御し、図２に示す情報通信機能１００とワークフロー機能２００と約束事管理機能３００を論理的に実行する。
　情報通信機能１００は、文書情報の送受信を行う送受信部１１０と、通信情報記憶部１２０と、文書情報を表示する通信情報表示部１３０と、を含み、通信回線を介して文書情報を送受信する。
　情報通信機能１００は一つに限らず、複数あってもよい。
　送受信部１１０は、メールやドキュメント等の文書情報を、通信回線を介して送受信する。
　通信情報記憶部１２０は、情報通信機能１００が送受信部１１０から送受信した文書情報を記憶する。
　通信情報表示部１３０は、送受信部１１０から送信あるいは受信された文書情報や、通信情報記憶部１２０に記憶された文書情報を表示する。
　ワークフロー機能２００は、フック部２１０と、キーワード記憶部２２０と、キーワード登録部２３０と、キーワード抽出部２４０と、約束事作成部２５０と、約束事更新部２６０と、作成約束事表示部２７０と、を備える。
　ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００と約束事管理機能３００との間のフローを処理する。
　詳しく説明すると、ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００が文書情報を送受信したことを捕捉し、送受信を捕捉した文書情報からキーワードを抽出し、抽出したキーワードに基づいた約束事を約束事管理機能３００に記憶させる。
　フック部２１０は、情報通信機能１００の送受信部１１０をフックし、文書情報の通信を検知する。フック部２１０は、文書情報の通信を検知すると、送受信部１１０が文書情報を通信した旨をキーワード抽出部２４０に送信する。
　キーワード記憶部２２０は、情報通信機能１００の送信あるいは受信した文書情報からキーワード抽出部２４０が抽出するキーワードを記憶する。
　キーワード登録部２３０は、キーワード記憶部２２０にキーワードを登録する。キーワード登録部２３０にキーワードが入力されると、キーワード登録部２３０は入力されたキーワードをキーワード記憶部２２０に登録する。キーワード登録部２３０に入力されたキーワードはカテゴリ毎に分類され、そのキーワードはそのカテゴリのキーワードとしてキーワード記憶部２２０に登録される。
　キーワード抽出部２４０は、フック部２１０から情報通信機能１００が文書情報を通信した旨を受信すると、通信された文書情報を読み取ってワークエリアに一時的に記憶し、キーワード記憶部２２０に記憶されたキーワードを参照して、文書情報からキーワードを抽出して約束事作成部２５０に出力する。
　約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０から出力されたキーワードを受け付け、受け付けたキーワードから約束事情報を作成する。
　約束事更新部２６０は、約束事作成部２５０が作成した約束事情報と過去に作成された約束事とを比較し、比較結果に基づいて、約束事管理機能３００に、約束事を登録する旨を送信する。
　作成約束事表示部２７０は、約束事作成部２５０が作成した約束事を表示する。
　約束事管理機能３００は、約束事登録部３１０と、約束事記憶部３２０と、約束事表示部３３０と、を備え、約束事を管理する。
　約束事管理機能３００は一つに限らず、複数あってもよい。
　約束事管理機能３００が複数ある場合、例えば、約束事の種類に応じて使用する約束事管理機能３００を切り替えてもよい。
　約束事登録部３１０は、約束事情報の登録を受け付け、受け付けた約束事情報を約束事記憶部３２０に入力する。
　約束事記憶部３２０は、入力された約束事情報に基づいて、約束事を新規に記憶、あるいは、記憶している約束事を更新する。
　約束事表示部３３０は、新規に約束事登録部３１０に入力された約束事情報や、すでに約束事記憶部３２０に登録されている約束事情報を表示する。
　情報処理装置１は以上説明した論理的な機能を実行し、次に説明する約束事作成処理をワークフロー機能２００が実行する。
　約束事作成処理において、ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００が文書情報を送受信したこと捕捉し、送受信された文書情報からキーワードを読み取り、読み取ったキーワードから約束事を新規に登録する約束事情報、あるいは、過去に作成された約束事を修正する約束事情報を作成し、作成した約束事情報を約束事管理機能３００に入力する。
　これによって、情報処理装置１は、情報通信機能１００の行う文書情報の送受信処理と、約束事管理機能３００が行う約束事の登録処理と、の間のワークフローである、送受信された文書情報から約束事を作成する処理を実行することができる。
　また、約束事更新部２６０は、新規に約束事を登録するための約束事情報とすでに登録されている約束事とを比較し、類似していれば、新規に約束事を登録する約束事情報に基づいて、すでに登録されている約束事を修正する。
　また、約束事更新部２６０は、約束事を修正するための約束事情報と、すでに登録されている約束事情報とを比較し、類似していれば、約束事を修正する約束事情報に基づいて、すでに登録されている約束事を修正する。
　これによって、情報処理装置１は、より精度良くワークフローを処理することができる。
　また、キーワード記憶部２２０に登録されているキーワードはカテゴリ毎に分類されており、文書情報から抽出されたキーワードはカテゴリ毎に、約束事情報の決まった領域に格納される。
　例えば、キーワードは返信用，修正用，日付用，時間用，場所用等に分類される。
　キーワードがカテゴリ毎に分類されるので、約束事の５Ｗ１Ｈ（Who：誰が，What：何を，When：いつ，Where：どこで，Why：どうして，How：どのように）が明確になる。
　これによって情報処理装置１は、修正対象の約束事を精度良くかつ高速に検出することができる。
　また、キーワード記憶部２２０に登録されているキーワードを分類するカテゴリには、さらに、約束事の種類を分類するためのカテゴリがある。
　例えば、約束事を分類するためのカテゴリには、スケジュール用，申請用，ＴｏＤｏリスト用等のカテゴリがある。
　キーワード抽出部２４０が、フック部２１０のフックした文書情報から約束事を分類するキーワードを抽出すると、約束事作成部２５０がその文書情報から作成される約束事情報は、約束事更新部２６０によって、その抽出したキーワードの種類毎に分類されて約束事管理機能３００に入力される。
　これにより、情報処理装置１は、様々な種類の約束事を分類して記憶することができる。
　また、キーワードを分類するカテゴリには、排他的な関係がある。
　例えば、１つの文書情報から、経費申請用のキーワードとＴｏＤｏリスト用のキーワードの２種類のキーワードを抽出したとする。この場合、約束事は経費申請として登録され、ＴｏＤｏリストには登録されない。
　これによって、より精度良く、約束事を分類することができる。
　また、キーワードを分類するカテゴリには、引用文を示すキーワードのカテゴリがある。
　キーワード抽出部２４０は、文書情報から引用文を示すキーワードを抽出すると、抽出した引用文を示すキーワードに基づいて、抽出した他のキーワードが元の約束事のキーワードなのか新しい約束事のキーワードなのかを分類する。
　理解を容易にするために具体的に説明すると、例えば、「１０時の予定を１４時に変更」という電子メールを受信すると、「＊を＊に」というキーワードから、「１０時」は元の約束事のキーワードとして、「１４時」は新しい約束事のキーワードとして分類する。
　また、例えば、「＞＞明日は１０時の予定」という内容があれば、「＞＞」の次に書いてある「明日は１０時の予定」は引用文から抽出したキーワードであるので、元の約束事のキーワードとして分類する。
　例えば、「引用文」や「original message」といった単語を抽出すると、このキーワード以降から抽出したキーワードは元の約束事のキーワードであるとして分類される。
約束事作成部２５０は、元の約束事のキーワードに分類されたキーワードを修正対象の約束事に含まれるキーワードとして格納した修正約束事情報を作成し、約束事更新部２６０は、元の約束事のキーワードとして分類されたキーワードと、約束事管理機能３００に登録されている約束事を比較し、比較結果に基づいて修正対象を特定して更新する。
　これによって、修正対象の約束事をより精度よく高速に検出することができる。
　また、キーワードを分類するカテゴリには、約束事が確定したことを示すキーワードのカテゴリがある。確定をしめすカテゴリには、仕事の完了を示すキーワードや、スケジュールの確定を示すキーワードや、申請を受理したことを示すキーワード等が含まれる。
　約束事更新部２６０は、約束事管理機能３００に約束事を新規に登録する場合、この約束事を未確定の約束事として約束事管理機能３００に登録する。また、約束事更新部２６０は、未確定の約束事を確定させる内容の修正約束事情報に基づいて、対象の未確定の約束事を確定した約束事に更新する旨を約束事管理機能３００に入力する。
　例えば、新規の会議の予定に関するキーワードが抽出されると、約束事更新部２６０は、未確定の会議の予定として約束事管理機能３００に登録する。
　その後、この会議の予定が確定したことを示すキーワードが抽出されると、約束事更新部２６０は、この会議の予定が確定した旨を約束事記憶部３００に入力する。
　これによって、情報処理装置１は、未確定の約束事と確定した約束事とを分類することができる。
　以上約束事作成処理について簡単に説明した。
　次に、図３のフローチャートを参照して約束事作成処理を詳細に説明する。
　約束事作成処理において、ワークフロー機能２００のフック部２１０は、情報通信機能１００の送受信部１１０が通信によって文書情報を送信あるいは受信したことをフックする（ステップＳ１０１）。
　フック部２１０が送受信部１１０の通信をフックすると、キーワード抽出部２４０は送受信部１１０の通信にアクセスして今回通信された文書情報を読み取る（ステップＳ１０２）。文書情報を読み取ると、キーワード抽出部２４０は、キーワード記憶部２２０に記憶されているキーワードを参照して、読み取った文書情報からキーワードを抽出し（ステップＳ１０３）約束事作成部２５０に出力する。抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれている場合（ステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は後述の約束事情報更新処理を行う（ステップＳ２００）。
　入力したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれていない場合（ステップＳ１０４が“ＮＯ”）、約束事作成部２５０は、新規に約束事を登録するための新規約束事情報を作成し（ステップＳ１０５）、約束事更新部２６０に出力する。
　約束事作成部２５０が新規約束事情報を出力すると、約束事更新部２６０は、入力された新規約束事情報と、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事と、を比較し（ステップＳ１０６）、約束事情報に格納されている用件や人名や時間などのキーワードに基づいて内容が類似しているか否か調べる（ステップＳ１０７）。
　内容が類似している場合（ステップＳ１０７が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、内容が類似している約束事を示す情報をキーワードに追加することで修正先を明確にし（ステップＳ１０８）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理を行う（ステップＳ２００）。
　内容が類似していない場合（ステップＳ１０７が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、新規約束事情報に＠仮フラグをたてる（ステップＳ１０９）
　約束事更新部２６０は、新規約束事情報に＠仮フラグをたてると、＠仮フラグのたっている新規約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ１１０）。
　約束事登録部３１０は入力された新規約束事情報を約束事記憶部３２０に登録する。
　キーワード抽出部２４０が抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは確定するキーワードが含まれている場合（ステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は、図４のフローチャートに示す約束事情報更新処理を実行する。
　約束事情報更新処理で、約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０から入力されたキーワードに基づいて修正約束事情報を作成する（ステップＳ２０１）。
　約束事作成部２５０は、修正約束事情報を作成すると、作成した修正約束事情報が、修正する対象の約束事の整理番号やリンクを含むか否かを調べることによって修正対象が明確であるかを調べる（ステップＳ２０２）
　作成した修正約束事情報の修正対象が明確でない場合（ステップＳ２０２が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事情報と修正約束事情報とを比較する（ステップＳ２０３）。
　内容の類似する約束事がない場合（ステップＳ２０４が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、反映されていない修正約束事情報として、修正約束事情報に＠未反映フラグをたて（ステップＳ２０５）、約束事登録部３１０に、＠未反映フラグのたった修正約束事情報を入力する（ステップＳ２０６）。
　内容の類似する約束事が約束事記憶部３２０に登録されている場合（ステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、内容の類似する約束事を修正対象に指定することで、修正約束事情報の修正する対象を明確する（ステップＳ２０７）。
　修正する対象を明確に修正した（ステップＳ２０７）、あるいは、修正約束事情報の修正対象が明確である（ステップＳ２０２が“ＹＥＳ”）場合、約束事更新部２６０は、修正約束事情報は、修正対象の約束事を完了・確定させるかどうかを調べる（ステップＳ２０８）。
　約束事を完了・確定させる修正約束事情報でなければ（ステップＳ２０８が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は修正約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ２０６）。
　約束事を確定させる修正約束事情報であれば（ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は対象の約束事から＠仮フラグ消去するように修正約束事情報を修正し（ステップＳ２０９）、修正した修正約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ２０６）。
　以上、約束事作成処理を、図３並びに図４に示すフローチャートを参照して説明した。
　次に、理解を容易にするために、情報通信機能１００が通信する文書情報の具体例を挙げて、約束事作成処理を説明する。
　以下、電子メールを通信する情報通信機能１００と、スケジュールを管理する約束事管理機能３００と、を備えた携帯電話である情報処理装置１に、ワークフロー機能２００を実行させるプログラムをインストールしているとして説明する。
　ワークフロー機能２００は、携帯電話の通信機能をフックし、通信された電子メールを読み取り、読み取った電子メールから約束事情報を作成し、作成した約束事情報に基づいて、スケジューラにスケジュールを登録する。
　ワークフロー機能２００のキーワード記憶部２２０は、例えば、図５に示すキーワード辞書Ｘを記憶する。
　キーワード辞書Ｘには、返信用，修正用，確定用，予定用，用件用，日時用，場所用，人名用，引用文用，経費申請用，ＴｏＤｏリスト用，スケジュール用等のカテゴリ毎にキーワードが収録されている。また、人名用のカテゴリに、"C:\mail\address.txt"というファイルが指定されている。ワークフロー機能２００は、それぞれのカテゴリに登録された単語の他、指定されたファイルに収録されている人名やメールアドレスを含めたキーワードを参照して約束事作成処理を行う。
　また、引用文キーワードを抽出した行から抽出したキーワードは、引用文から抽出したキーワードであることがわかるように約束事情報に格納される。
　例えば、Ｙさんが、図６に示すメールＡを、Ｋ部長，Ｌ課長，Ｍさんに、ＣｃでＮ社長に、送信したとする。内容は、平成２１年６月２２日月曜日に、大会議室でプロミス装置の品質会議があることを知らせるものである。
　Ｙさんの携帯電話の情報通信機能１００がメールＡを送信すると、フック部２１０は、送受信部１１０がメールＡを通信したことを捕捉（図３のステップＳ１０１）し、送受信部１１０がメールＡを通信した旨をキーワード抽出部２４０に送信する。送受信部１１０のメールＡを通信した旨を受信すると、キーワード抽出部２４０は通信された送受信部１１０のワークエリアからメールＡを読み取る（図３のステップＳ１０２）
　キーワード抽出部２４０は、メールＡを読み取ると、読み取ったメールＡから、キーワード辞書Ｘに格納されている各カテゴリのキーワードを抽出して約束事作成部２５０に出力する（図３のステップＳ１０３）。
　約束事作成部２５０は、入力されたキーワードに、返信，修正あるいは確定を示すキーワードがないので（図３のステップＳ１０４が“ＮＯ”）、抽出した各カテゴリのキーワードから新規約束事情報Ａを作成する（図３のステップＳ１０５）
　新規約束事情報Ａは、例えば、図７のようになる。メールＡは、スケジュール用キーワードの「＊会議」にあたる「品質会議」があるので新規約束事情報Ａの用件のカテゴリに品質会議が格納される。同様に、日時，人名，場所にキーワードが格納される。
　また、「会議」はスケジュール用キーワードでもあるので、新規約束事情報Ａはスケジュールフラグがたてられる。
　新規約束事情報Ａが作成されると、約束事更新部２６０は、新規約束事情報Ａと、約束事管理機能３００に記憶されている過去に作成済みのスケジュールとを比較する（図３のステップＳ１０６）。
　新規約束事情報Ａに類似するスケジュールは約束事管理機能３００に登録されていないので（図３のステップＳ１０７が“ＮＯ”）、ワークフロー機能２００は、新規約束事情報Ａに＠仮フラグをたて（図３のステップＳ１０９）、新規約束事情報Ａを約束事管理機能３００の約束事登録部３１０に入力する（図３のステップＳ１１０）。約束事管理機能３００は新規約束事情報Ａを受け付け、図８に示すスケジュールＡを作成する。
　スケジュールＡは、新規約束事情報Ａに格納された情報が登録され、６月２２日月曜日の１４：３０から品質会議が開かれることを示す。
　メールＡを送信すると、以上のようにスケジュールＡが約束事管理機能３００であるスケジューラに登録される。
　次に、メールＡを送信後に、例えば、メールＢとメールＣとメールＤとを受信したとする。
　メールＢは図９に示す内容であり、メールＢは、メールＡを引用文として含み、返信用キーワードである「Ｒｅ：品質会議」と修正用キーワード「変更」とが記載されている電子メールである。
　メールＢの内容は、メールＡの返信として、Ｎ社長がＹ宛に、Ｎ社長も会議に参加で、時間を来週土曜日に変更することを依頼する内容である。
　メールＣは、図１０に示す内容の電子メールで、返信用キーワードである「Ｒｅ：品質会議」を含み、Ｋ部長が６月２７日土曜日の１４時から空いているという内容のメールである。また、引用文には、メールＢの送信時間や内容等が記載されている。
　メールＤは、図１１に示す、Ｌ課長からＹ宛に２００９年６月２４日７時２０分に送信されたメールで、件名はなく、本文は「２７日大丈夫です」のみである。
　ワークフロー機能２００のフック部２１０は通信をフックし、キーワード抽出部２４０はメールＢからキーワードを抽出する（図３のステップＳ１０３）。メールＢから抽出したキーワードに返信用キーワードが含まれているので（図３のステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理を行う（図３のステップＳ２００）。約束事作成部２５０は、約束事情報更新処理において、図１２に示す修正約束事情報Ｂを作成する（図４のステップＳ２０１）
　修正約束事情報Ｂには、返信用カテゴリに「Ｒｅ：品質会議」が格納され、修正後の日時を示す修正日時カテゴリには「６月２７日土曜日」が格納され、会議に参加する人物の追加を示す修正人物カテゴリに「Ｎ社長」が格納される。
　また、引用文から抽出したキーワードとして、新規約束事情報Ａと同一の内容のキーワードも抽出される。
　修正約束事情報Ｂは修正対象が明確ではないが（図４のステップＳ２０２が“ＮＯ”）、修正約束事情報Ｂに格納されているキーワードによって、約束事更新部２６０は、修正約束事情報Ｂに類似したスケジュールＡを検出する（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）
　約束事更新部２６０は、修正約束事情報Ｂで修正する対象がスケジュールＡであることを修正約束事情報Ｂに更に格納し（図４ステップＳ２０７）、スケジュールＡを修正する修正約束事情報Ｂをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。
　スケジューラは、修正約束事情報Ｂに基づいてスケジュールＡを修正し、スケジュールＢに更新する。
　スケジュールＢは、図１３に示す内容で、スケジュールＡの日時が平成２１年６月２７日土曜日に修正され、人物にＮ社長が追加されている。
　メールＢの受信をフック後、フック部２１０がメールＣの受信をフックすると、ワークフロー機能２００は、メールＣから図１４にしめす修正約束事情報Ｃを作成する。
　修正約束事情報Ｃは、返信用カテゴリに「Ｒｅ：品質会議」が格納され、「６月２７日土曜日１４：００～」が修正日時として格納され、引用文から抽出したキーワードから作成した「６月２７日土曜日」が引用文の日時として格納され、Ｙが引用文の人物として格納される。
　約束事更新部２６０は、「品質会議」と「６月２７日土曜日」というキーワードから、スケジュールＢが修正約束事情報Ｃに類似していると判断し（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）、修正先がスケジュールＢであることを明確にして（図４のステップＳ２０７）、修正先がスケジュールＣをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。
　スケジューラは修正約束事情報Ｃに基づいて、スケジュールＢをスケジュールＣに更新する。
　スケジュールＣは図１５に示す内容で、スケジュールＢの日時が「６月２７日土曜日１４：００～」に変更されたものである。
　メールＣの通信をフックした後、メールＤの通信をフックすると、ワークフロー機能２００は、メールＤの内容に基づいてスケジュールＣを更新する。
　メールＤから抽出できるキーワードは、「Ｌ課長」「２７日」「大丈夫」のみである。
　メールＤには確定用キーワード「大丈夫」が含まれているので（図３のステップＳ１０４）、約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０より入力されたキーワードから修正約束事情報Ｄを作成する（図４のステップＳ２０１）。
　修正約束事情報Ｄは図１６に示す内容で、日時として「２７日」、人物として「Ｌ課長」と「Ｙ」、スケジュールを確定するキーワードとして「大丈夫」が格納されている。
　約束事作成部２５０が修正約束事情報Ｄを作成すると、約束事更新部２６０は、新規約束事情報Ｄと約束事管理機能３００に記憶されている約束事を比較する（図４のステップＳ２０３）。
　約束事更新部２６０は、スケジュールＣの「Ｌ課長」と「６月２７日土曜日」と送信先の「Ｙ」いうキーワードから、修正約束事情報ＤとスケジュールＣが類似していると判断する（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）。
　スケジュールＣが修正約束事情報Ｄに類似していると判断した約束事更新部２６０は、スケジュールＣが対象であると明確にして（図４のステップＳ２０７）修正約束事情報Ｄをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。修正約束事情報Ｄには確定キーワードが含まれているので（図４ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、スケジュールＣから＠仮フラグを消去し（図４のステップＳ２０９）スケジュールＤに更新する。
　スケジュールＤは図１７に示す内容で、スケジュールＣから＠仮フラグが消去されている。これによってスケジュールＤは確定する。
　以上、受信した電子メールからスケジュールを作成する場合について、具体的に説明した。
　次に、例えば、旅費等の申請に関するファイルがＰ２Ｐでやりとりされた例について説明する。
　例えば、Ｙさんが、ワークフロー機能２００がインストールされたＹさんパソコンから、旅費の申請を記入した表計算ソフト用ファイルＥ１（図１８）を、Ｌ課長のパソコンに、ＬＡＮ回線を利用して移動したとする。
　表計算ソフト用ファイルＥ１には、経費申請用キーワードの旅費申請と、場所用キーワード内の"chimei.txt"に含まれる各地名と、それぞれの経費が含まれている。
　Ｙさんのパソコンのワークフロー機能２００は、イーサネット（登録商標）アダプタが表計算ソフト用ファイルＥ１を出力した事をシステムフックし（図３のステップＳ１０１）、イーサネットアダプタのワークエリアにアクセスして表計算ソフト用ファイルＥ１を読み取って（図３のステップＳ１０２）、読み取った表計算ソフト用ファイルＥ１からキーワードを抽出する（図３のステップＳ１０３）。
　ワークフロー機能２００は、抽出したキーワードに修正等のキーワードがなく経費申請のキーワードがあるので（図３のステップＳ１０４が“ＮＯ”）、経費申請に関する新規約束事情報Ｅ２を作成し（図３のステップＳ１０５）、過去の約束事と比較し（図３のステップＳ１０６）、類似する約束事がないので（図３のステップＳ１０７が“ＮＯ”）、＠仮フラグをたてて（図３のステップＳ１０８）、経費申請関連の約束事管理機能３００に入力する（図３のステップＳ１０９）。
　経費申請関連の約束事管理機能３００は、入力された新規約束事情報Ｅ２から、新規に約束事Ｅ３（図１９）を記憶する。
　その後、Ｌ課長が、支払いが完了した旨のドキュメントファイルＦ１（図２０）をＹさんに送信すると、Ｙさんのパソコンのワークフロー機能２００は、ドキュメントファイルＦ１からキーワードを抽出して抽出したキーワードに基づいて、約束事Ｅ３が完了した旨の修正約束事情報Ｆ２を約束事管理機能３００に入力する。
　抽出されるキーワードには「完了」が含まれるため（図３のステップＳ１０３が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理（図３のステップＳ２００）を行う。
　ドキュメントファイルＦ１から抽出したキーワードには、ＴｏＤｏリスト用キーワードである「連絡」と、経費申請用キーワードである「旅費」「支払」とがある。
　ワークフロー機能２００は、経費申請用キーワードをＴｏＤｏリスト用キーワードより優先し、経費申請を修正する修正約束事情報Ｆ２を作成する（図４のステップＳ２０１）。
　ドキュメントファイルＦ１には、「Ｎｏ」が含まれるため修正先が明確で（図４のステップＳ２０２が“ＹＥＳ”）、確定用キーワードである「完了」が含まれているため（図４ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、＠仮フラグを消去する旨を修正約束事情報Ｆ２に追加し（図４のステップＳ２０９）、修正約束事情報Ｆ２を経費管理用の約束事管理機能３００に入力する（図４のステップＳ２０６）。
　修正約束事情報Ｆ２を入力された約束事管理機能３００は、約束事Ｅ３から＠仮フラグを消去し、約束事Ｆ３（図２１）に更新する。
　以上説明したとおり、本実施形態によれば、コンピュータを主体とする情報処理装置において、文書情報の送受信処理と約束事の登録処理との間の、文書情報から約束事を作成するワークフローを処理することができる。
　尚、本発明は、上記実施形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。
　例えば、本実施形態で、約束事管理機能３００が記憶する約束事自体に＠仮フラグはたてられた。しかし、約束事に格納される各キーワードに＠仮フラグをたててもよい。
　例えば、約束事がスケジュールである場合、スケジュールと各人名用キーワードに＠仮フラグをたて、スケジュールの確定を確かめられた人名用キーワードのみ＠仮フラグを消去し、全ての人名用キーワードから＠仮フラグが消去されると、スケジュールから＠仮フラグを消去すればよい。
　理解を容易にするために具体例を挙げて説明すると、
　例えば、情報処理装置が、「Ｋさん」と「Ｌさん」と「Ｍさん」が参加する予定の「会議」についてのメールを送信する。このメールから「Ｋさん＠仮」と「Ｌさん＠仮」と「Ｍさん＠仮」とを含む「会議＠仮」というスケジュールが作成される。
　スケジュール作成後、Ｋさんからスケジュールを確定するメールが返信されると、「Ｋさん＠仮」は「Ｋさん」に更新される。
　同様に、ＬさんＭさんからスケジュールを確定するメールが返信されると、「Ｌさん＠仮」は「Ｌさん」に、「Ｍさん＠仮」は「Ｍさん」に更新される。
　各人物用キーワードから＠仮が消去されたスケジュール「会議＠仮」は「会議」に更新され、スケジュールは確定される。
　以上の様に、キーワードにフラグをたてることによって、より明確に約束事が完了・確定しているか否かをユーザは認識することができる。
　また、上記実施形態では、作成した修正約束事情報が、修正するスケジュールに、修正先スケジュールのリンクや整理番号といったキーワードを含むか否かを調べることによって修正対象が明確であるかを調べた。
　しかし、修正する対象が明確であるかは、修正先を明確に特定できる情報であればよく、情報通信機能１００に備えられた機能を利用してもよい。
　例えば、多くのメーラは、受信したメールに対してメールを返信すると、どのメールに対しての返信であるかを返信したメールにリンクする機能がある。こういった機能を利用して、修正する対象を調べても良い。
　また、上記実施形態では、作成された約束事情報とすでに登録されている約束事とを比較する場合、格納されているキーワードを比較して約束事が類似しているとした。
　しかし、類似しているかどうかの判断方法はこれに限らず様々な方法がある。
　例えば、一致するキーワードの個数をもってスケジュールが類似しているかを調べても良いし、キーワードやカテゴリ毎に重み付けをして一致するキーワードの重みの合計でスケジュールが類似しているかを調べても良いし、キーワードをすでに登録されているスケジュールから縦型探索や横型探索をして類似しているか否か判断してもいいし、ヒューリスティクスな探索をしても良いし、他の探索方法・比較方法であってももちろんよいし、もちろんこれらの組み合わせであってもよい。
　同様のことがキーワードの抽出にもいえる。
　キーワードの抽出は、単にキーワードと同じ文字コードを抽出するだけではなく、もちろん文章の構造や特定の記述方法をキーワードとして設定してもよい。
　また、上記実施形態では、ワークフロー機能２００は、スケジュールや経費申請といった種類に分類して約束事を作成したが、分類しなくともよい。
　例えば、スケジュールとＴｏＤｏリストを分類せずに約束事管理機能３００に登録してもよい。
　また、作成する約束事の種類を限定してもよい。
　例えば、スケジュールのみを作成して、約束事管理機能３００に登録しても良いし、スケジュールとＴｏＤｏの２つを作成して約束事管理機能３００に登録しても良い。
　また、上記実施形態では、情報通信機能１００と、ワークフロー機能２００と、約束事管理機能３００は、それぞれ異なった機能であるとして説明したが、これらのうち２つの機能を備える機能であっても、３つの機能を備える機能であってもよい。
　なお、情報通信機能１００とワークフロー機能２００が同じプログラムであれば、上記実施形態で説明したようにシステムフックをする必要はなく、ローカルフックであることが好ましい。
　一般に、システムフックよりローカルフックを用いる方がシステムは安定する。
　また、上記実施形態では、プログラムが、それぞれ不揮発性メモリ等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、情報処理装置を、装置の全部又は一部として動作させ、あるいは、上述の処理を実行させるためのプログラムを、フレキシブルディスク、ＣＤ（Ｃｏｍｐａｃｔ　Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ　Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ　Ｄｉｓｋ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ　Ｏｐｔｉｃａｌ　ｄｉｓｋ）などのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配布し、これを別の情報処理装置にインストールし、上述の手段として動作させ、あるいは、上述の工程を実行させてもよい。
　また、インターネット上のサーバ装置が有するディスク装置等にプログラムを格納しておき、例えば、搬送波に重畳させて、情報処理装置にダウンロード等するものとしてもよい。
　また、上記実施形態では、情報通信機能１００と、約束事管理機能３００と、を備えた携帯電話に、ワークフロー機能２００を実行させるプログラムをインストールすると、約束事作成処理が機能する、として説明した。
　また、ワークフロー機能２００がインストールされたパソコンにおいて、ＬＡＮ回線を使用してファイルを移動する例を説明した。
　しかし、情報処理装置は携帯電話やパソコンに限られず、スマートフォン、ＰＨＳ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ　Ｈａｎｄｙ　Ｓｙｓｔｅｍ）や電子メールの中継サーバなどの、通信機能を持ち文書情報を通信する機能をもつ装置であればよい。
　ただし、情報処理装置がスケジュール機能を持たない場合は、ワークフロー機能２００だけではなく、約束事管理機能３００をインストールする必要がある。
　また、上記実施形態では、文書情報は、電子メールや表計算ソフト用ファイルやドキュメントファイルとして説明したが、スケジュールに関わる情報を含む事ができる文書情報でもちろん他の種類のファイルでもよい。
　例えば、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｆｏｒｍａｔ）ファイルであってもよいし、もちろん紙に印刷されたドキュメントをスキャンした画像ファイルであってもよい。
　つまり、ワークフロー機能２００は、通信されるファイルの種類に制限はない。
　また、上記実施形態では、作成されるスケジュールを、会議や待ち合わせの連絡や日時の調整，経費の申請を例にして説明したが、勤怠の管理やシフト勤務の管理等にも使用できる。
　例えば、シフト管理サーバにワークフロー機能２００をインストールする。
シフト管理サーバには、電子メールの通信機能とシフト情報を管理するシフト管理機能を備える。また、ワークフロー機能２００のキーワード記憶部２２０には、キーワードとして、シフトの時間割に対応した「日時」と、従業員のメールアドレスや電話番号などの「従業員の識別情報」と、を記憶させる。
　シフト管理サーバに、従業員が、シフトの希望日時を記載した電子メールを送信すると、シフト管理サーバは、受信した電子メールから希望日時と送信者を抽出し、抽出した希望日時と送信者からシフト情報を作成する。シフト管理サーバは作成したシフト情報とすでに登録されているシフト情報を比較し、重複していなければシフトを登録し、重複していれば、重複している旨を送信者に返信する。
　これによって、ユーザは、専用のサーバにアクセスしなくとも、電子メールをサーバに送信するだけで、自動的にシフトを決定することができる。
　上記実施の形態では、ビジネス上の電子メール（文書）を処理する例を示したが、この発明は任意の文書を処理する任意のシステムに適用可能である。
　例えば、図２２（ａ）、（ｂ）に例示するような広告メール・広告ページを処理し、広告文に記載された日時、場所、内容をワークフローに取りこむようにしてもよい。
　また、以上の例では、ワークフローを中心に説明したが、例えば、図２３に示すようにスケジュールやカレンダー（予定表）にスケジュールを登録するようにしてもよい。図２３には、図２２（ａ）、（ｂ）から取りこまれた広告の内容も登録されている。図２３に示すカレンダー（スケジュール）の６月２２日の内容が図２２（ａ）の広告に対応し、６月１０日～１３日の内容が図２２（ｂ）の広告に対応する。
　また、上記実施の形態においては、自動的に約束事を登録・更新（修正）する例を示したが、登録前にユーザに、登録の許否・登録内容を確認するようにしてもよい。この場合、例えば、制御部１０は、約束事情報を登録する前に、図２４（ａ）、（ｂ）に例示するような登録内容を確認する画面を表示する。
　ユーザが、表示を見て、確定ボタンをクリックすると、表示した内容をスケジュール等に登録する。ユーザが編集ボタンをクリックすると、制御部１０は、約束事情報を編集する画面を表示し、編集を可能とする。その後、編集後の内容をスケジュール等に登録する。
　また、キャンセルボタンがクリックされたときは、制御部１０は、登録・更新を行わない。
　上記実施の形態では、情報処理装置１がワークフローとの連携で動作し、スケジュール登録を行う場合を例にこの発明を説明した。
　この発明は、任意の文書から任意の情報項目を抽出して、任意のアプリケーションソフトウエアに提供するシステムに広く適用可能である。
　以下、このような場合のシステムの動作について説明する。
　本実施形態の情報処理装置１は、図１に示す構成と同様の基本構成を有する。
　情報処理装置１の制御部１０は、通信部２０が文書を取得する（例えば、文書を送信又は受信する、読み込む、）と、図２５に示す文書解析処理を開始し、今回通信された文書を読み取り、記憶部３０に展開する（ステップＳ３０１）。なお、記憶部３０に文書を展開済の場合には、再度展開する必要はない。
　制御部１０は、記憶部３０に展開されている文書を句点（。又はピリオド．）で区切り、複数の文に分け、各文に識別番号を付す（ステップＳ３０２）。
　制御部１０は、各文を読点（、又はカンマ，コロン：セミコロン；等）で区切る（ステップＳ３０３）。
　次に、制御部１０は、辞書を参照して約束事、予定、スケジュール等が記載されている可能性のある文（以下、対象文）を抽出する（ステップＳ３０４）。即ち、制御部１０は、キーワードが含まれている文を抽出し、キーワードを含まない文を除去する。
　次に、制御部１０は、辞書と対比し、各対象文について、キーワードを抽出する（ステップＳ３０５）。
　具体的には、制御部１０は、各文の先頭の文字から順番に、キーワード記憶部２２０に記憶されているキーワードのいずれかに該当するか否かを判別する。文字列がキーワードに一致すると判別すると、文字列（キーワード）とその位置（文と文のなかの位置）を特定する。
　文字列がキーワードに一致するか否かの判定は、例えば、日本語であれば、以下のようにして行う。先頭の文字が一致するキーワードを抽出し、続いて、その抽出したキーワードのうちのから、文の第１文字と第２文字が一致するキーワードに絞り込み、さらに、第１文字と第２文字と第３文字とが一致するキーワードに絞り込み．．．というように、絞り込みを繰り返し、各文中のキーワードを抽出する。一致するキーワードが複数個検出された場合、文脈より、どれか１個に特定する。１つの文字列の抽出が終了したら、抽出した文字列に後続する文字列について、同様の処理を実行する。こうして、各分の先頭から順次にキーワードを抽出する。また、英語等の場合、スペースによって単語が区切られているので、スペースで特定される文字列とキーワードとを比較して、キーワードであるか否かを判別する。
　抽出されたキーワードについて、複数のカテゴリに属すものを抽出する。抽出された複数のカテゴリに属すキーワードについて、文内の位置や、同一文内の他のワードとの関係でカテゴリを特定できるか否か判別し、可能ならカテゴリを絞り込む。例えば、人名辞書に登録されているキーワードが、他のカテゴリにも属している場合、そのキーワードの直後に、「は、」、「が、」があれば、人名に確定する（日本語の場合）。同様に、場所用キーワード辞書に登録されているキーワードが、他のカテゴリにも属している場合、そのキーワードの直後に、「で、」、「において、」があれば、場所名に確定する（日本語の場合）。また、「＞＞」、「＞」が表示行の先頭にあれば、引用文キーワードと確定する。キーワードが、どのような場合にあるカテゴリに属する可能性が高く、あるカテゴリに属す可能性が低いかについては、カテゴリ毎に予めルールを用意し、記憶部３０に格納しておく。
　制御部１０は、抽出したキーワードの種類と対象文内の位置及び前後のキーワードから、対象文に含まれる約束事情報、予定情報等を抽出する（ステップＳ３０６）。
　次に、制御部１０は、各対象文を再走査し、約束情報、予定情報等が正しく含まれていると判定された文（以降、約束文）に含まれるキーワードを再抽出する（ステップＳ３０７）。
　次に、制御部１０は、辞書と対比し、約束文に含まれる各約束情報の件名、日時、内容を確定する（ステップＳ３０８）。
　次に、制御部１０は、確定した約束情報が、新規か、既に存在する約束情報を更新するものであるかを判別する（ステップＳ３０９）。
　この判別のため、制御部１０は、例えば、抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれているか否かを判別する。約束事を修正・完了・確定するキーワードが含まれている場合、更新であると判別する。一方、約束事を修正・完了・確定するキーワードが含まれていない場合は、新規の約束事であると判別する。
　制御部１０は、新規の約束事であると判別した場合（ステップＳ３０９；新規）、制御部１０は、文書の内容、前後文書との関係等から、登録した約束事が仮の登録であるか確定の登録かを判定し（ステップＳ３１０）、約束事情報に対応付けて約束事記憶部３２０に登録する。
　続いて、制御部１０は、抽出したキーワードの内容で、約束事をスケジュール等に登録する（ステップＳ３１１）。或いは、アプリケーションプログラムに提供する。
　一方、ステップＳ３０９で「更新」と判別された場合、フローは図２６に進み、制御部１０は、作成した約束事情報と、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事とを比較し（ステップＳ４０１）、更新対象の約束事が一意に確定するか否かを判別する（ステップＳ４０２）。例えば、文書のタイトルが一部一致する場合や、人名、時間、場所に関する別カテゴリの複数のキーワードが一致する場合には、一意に確定すると判別する。
　一意に確定すると判別した場合（ステップＳ４０２；Ｙｅｓ）、制御部１０は、既存の約束情報を削除するか否かを判別する（ステップＳ４０３）。例えば、既存の約束について、「キャンセル」、「延期」、「中止」などのキーワードが検出された場合には、削除と判別する。
　既存の約束情報を削除すると判断すると（ステップＳ４０３；Ｙｅｓ）、既存の約束情報を削除して（ステップＳ４０７）、処理を終了する。この場合、制御部１０は、約束事記憶部３２０に登録されている情報を削除すると共に外部のアプリケーションに情報を提供している場合には、その約束情報を削除するための情報を生成して提供する。
　既存の約束情報の削除ではないと判断すると（ステップＳ４０３；Ｎｏ）、既存の約束情報を今回の約束情報に基づいて修正し、約束事情報を生成する（ステップＳ４０４）。
　続いて、必要に応じて、既存の約束情報を削除する（ステップＳ４０５）。
　その後、処理はステップＳ３１０に進み、ステップＳ４０４で生成した約束事情報を登録する。
　また、ステップＳ４０２で、更新対象の約束事が一意に確定できない（ステップＳ４０２；Ｎｏ）と判別したときには、更新可能性のある約束事情報を複数個作成し（ステップ４０６）、ユーザに選択させる。その後、適宜登録処理等を行った後、処理を終了する。
　このように、本願発明は、任意の文書の要点を抽出して登録するシステムに広く利用可能である。
　こうして抽出された情報は、任意のアプリケーションソフトに提供可能である。アプリケーションソフトも、記憶部３０に格納された情報を利用して、種々の処理が可能である。
　本出願は、２００９年６月２９日に出願された日本国特許出願２００９－１５４３７８号に基づく。本明細書中に、その明細書、特許請求の範囲、図面全体を参照して取り込むものとする。 
　本発明は、文書処理分野で広く利用可能である。
　１　情報処理装置
　１００　情報通信機能
　２００　ワークフロー機能
　２１０　フック部
　２２０　キーワード記憶部
　２３０　キーワード登録部
　２４０　キーワード抽出部
　２５０　約束事作成部
　２６０　約束事更新部
　３００　約束事管理機能

Claims (12)

  1. 　文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置に、
    　複数のキーワードを記憶するキーワード記憶機能と、
    　前記通信機能が文書情報を送受信したことを捕捉し、当該文書情報が送受信された旨を送信する通信捕捉機能と、
    　前記文書情報が送受信された旨を受信し、前記文書情報が送受信された旨を受信すると、前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードに基づいて、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出機能と、
    　前記キーワード抽出機能が出力した前記キーワードを受け付け、受け付けた当該キーワードに基づいて、前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成機能と、
    　前記新規約束事情報を受け付け、受け付けた当該新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させ、前記修正約束事情報を受け付け、受け付けた当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正する約束事更新機能と、
    　を実行させるためのワークフロー処理プログラム。
  2. 　前記約束事更新機能は、前記新規約束事情報と、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事とを比較し、当該新規約束事情報と、前記約束事記憶機能が記憶する当該約束事とが類似するものであれば、当該新規約束事情報に基づいて、前記約束事記憶機能が記憶する当該約束事を修正する、
    　ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理プログラム。
  3. 　前記約束事更新機能は、前記修正約束事情報と、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事と、を比較し、当該修正約束事情報と前記約束事記憶機能が記憶する当該約束事とが類似するものであれば、当該修正約束事情報に基づいて、前記約束事記憶機能が記憶する当該約束事を修正する、
    　ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理プログラム。
  4. 　前記キーワード記憶機能は、前記キーワードを特徴によって複数のカテゴリに分類して記憶し、
    　前記新規約束事情報および前記修正約束事情報は、前記キーワード抽出機能が抽出して出力した前記キーワードを前記カテゴリ毎に分類して格納する、
    　ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理プログラム。
  5. 　前記キーワードを分類するカテゴリは約束事の種類を示すカテゴリがあり、
    　前記約束事更新機能は、新規約束事情報あるいは修正約束事情報に格納された前記キーワードの約束事の種類を示すカテゴリに基づいて、作成する前記新規約束事情報を複数の種類に分類して前記約束事記憶機能に入力する、
    　ことを特徴とする請求項４に記載のワークフロー処理プログラム。
  6. 　前記キーワードを分類するカテゴリは引用文を示すカテゴリがあり、
    　前記キーワード抽出機能は、前記引用文を示すカテゴリに基づいて、抽出したキーワードが本文から抽出したキーワードなのか引用文から抽出したキーワードなのか分類し、
    　前記約束事情報作成機能は、前記引用文から抽出したと分類されたキーワードを格納した前記修正約束事情報を作成し、
    　前記約束事更新機能は、前記修正約束事情報に格納された、前記引用文から抽出されたキーワードと、前記約束事記憶機能に記憶された約束事とを比較し、比較結果に基づいて、修正対象を特定して修正対象を修正する、
    　ことを特徴とする請求項４に記載のワークフロー処理プログラム。
  7. 　前記キーワードを分類するカテゴリには約束の確定を示すカテゴリがあり、
    　前記約束事更新機能は、前記新規約束事情報によって新規に記憶させる約束事を、未確定の約束事として前記約束事記憶機能に記憶させ、
    　前記約束事更新機能は、前記修正約束事情報が前記未確定の約束事を確定させる内容であれば、当該未確定の約束事を確定している約束事に更新する旨を前記約束事記憶機能に入力する、
    　ことを特徴とする請求項４に記載のワークフロー処理プログラム。
  8. 　前記キーワード抽出機能は、
    　前記文書情報を文に分割する機能と、
    　分割した文単位で、文頭から前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードと比較することにより、文書情報から前記キーワードを抽出する機能と、
    　を含む、ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理プログラム。
  9. 　文書情報を送受信する通信手段と、
    　約束事を記憶する約束事記憶手段と、
    　複数のキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
    　前記通信手段が文書情報を送受信したことを捕捉し、当該文書情報が送受信された旨を送信する通信捕捉手段と、
    　前記文書情報が送受信された旨を受信し、前記文書情報が送受信された旨を受信すると、前記キーワード記憶手段が記憶する前記複数のキーワードに基づいて、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出手段と、
    　前記キーワード抽出手段が出力した前記キーワードを受け付け、受け付けた当該キーワードに基づいて、前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報を、作成して出力する約束事情報作成手段と、
    　前記新規約束事情報を受け付け、受け付けた当該新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させ、前記修正約束事情報を受け付け、受け付けた当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正する約束事更新手段と、
    　を備えることを特徴とする情報処理装置。
  10. 　前記キーワード抽出手段は、
    　前記文書情報を文に分割する手段と、
    　分割した文単位で、文頭から前記キーワード記憶手段が記憶する前記複数のキーワードと比較することにより、文書情報から前記キーワードを抽出する手段と、
    　を含む、ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理装置。
  11. 　文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶・修正する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置において、前記通信機能と前記約束事記憶機能との間のワークフローを処理する方法であって、
    　前記通信機能が文書情報を通信したことを捕捉するステップと、
    　前記通信機能が文書情報を通信したことを捕捉すると、送受信された前記文書情報を読み取るステップと、
    　前記読み取った文書情報から所定のキーワードを抽出するステップと、
    　前記抽出した前記キーワードに基づいて前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を更新するステップと、
    　を備えることを特徴とするワークフロー処理方法。
  12. 　前記抽出するステップは、
    　前記文書情報を文に分割するステップと、
    　分割した文単位で、文頭から前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードと比較することにより、文書情報から前記キーワードを抽出するステップと、
    　を含む、ことを特徴とする請求項１１に記載のワークフロー処理方法。
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