JP5444346B2 - ワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及び、ワークフロー処理方法 - Google Patents

Description

この発明は、ワークフロー処理プログラム及び情報処理装置及び、ワークフロー処理方法に関するものである。

スケジュールの調整、経費申請の処理等、勤怠報告の処理等、様々なワークフローでドキュメントはやりとりされる。
また、近年の携帯電話やパソコンといった情報処理装置には、データ化されたドキュメントである文書情報を送受信するための機能が備えられており、文書情報を送受信する機能はワークフローにおいて多々利用されている。
文書情報の送受信する機能には、インターネットを用いてドキュメントを送受信する機能だけではなく、サーバを介さずにＰ２Ｐ（Ｐｅｅｒ−ｔｏ−Ｐｅｅｒ）を用いてファイルを送受信する機能等、様々な方法がある。
このように、様々なワークフローにおいて様々な方法で文書情報は通信される。

しかし、文書情報を通信することから行われる多くのワークフローにおいて、受信したあるいは送信した文書情報を理解して処理するのはユーザ個人に任されており、様々な問題があった。
例えば、会議への参加の是非を問うドキュメントファイルを受信した場合、受信したドキュメントを読んで理解し、理解した内容を、すでに作成されているスケジュールと比べ、参加の是非を返信する必要があった。
また、例えば、経費を請求する電子メールを受けた時、担当者が電子メールから経費の内容を理解して処理をする必要があった。

このように、文書情報を介して行われるワークフローにおいて、文書情報を理解し、手動で約束事を作成・更新することは時間を浪費し、また、人為的なミスが発生する場合もあった。

そこで、特許文献１には、電子メールを管理する手段と、スケジュールを管理する手段と、電子メールを解析する手段と、電子メールの解析結果をスケジュールに反映させるか否かを判定する手段と、判定結果に従ってスケジュールに電子メールの内容を反映させる手段と、を備えた情報処理装置が開示されている。
この情報処理装置は、電子メールの内容を解析することによって、自動でスケジュールを作成することができる。
また、スケジュールが重複した場合に、重複しているスケジュールのうちどちらかを選択することによって、スケジュールを修正することができる。

特開平１１−２５９５６８号公報

しかし、特許文献１に記載の情報処理装置は、スケジュールの内容を修正するメールを受信した場合、正しくスケジュールを修正することができない。

例えば、
「６月２０日土曜日の演奏会は１８時半からなので、１８時１５分に京都駅に集合しましょう。」という内容の文書情報を送信すると、スケジュール表に、
・スケジュール例１「日：６月２０日、時：１８時１５分、場所：京都駅、備考：１８時３０分から演奏会」
というスケジュールが自動的に記入される。
スケジュール例１が記入された後、
「演奏会の開演は１８時からだから、６月２０日は、１８時１５分前に集合。」という内容の文書情報を受信すると、
・スケジュール例２「日：６月２０日、時：１７時４５分、備考：１８時から開演」というスケジュールが作成される。
スケジュール例２が作成されると、スケジュール例１とスケジュール例２はスケジュールの内容が重複するため、スケジュール例１とスケジュール例２のうち、スケジュール例２が確定される。
しかし、スケジュール例２では、場所が含まれておらず、正しくワークフローを処理することができない。
同様に、従来では、文書を処理して、約束事、予定、連絡事項等を特定することが困難であった。

本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされたもので、文書情報の送受信処理と文書情報に基づく約束事の登録処理との間のワークフローを処理するワークフロー処理プログラム、情報処理装置、及びワークフロー処理方法を提供することを目的とする。
また、本発明は、文書情報から約束事、予定、連絡事項等を的確に特定できる情報処理装置及び情報処理方法を提供することを他の目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第一の観点に係るプログラムは、
文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置に、
複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶するキーワード記憶機能と、
前記通信機能により送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出機能と、
前記キーワード抽出機能が出力した前記キーワードとそのカテゴリとに基づいて、前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成機能と、
作成された新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させ、作成された当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能が記憶している前記約束事を修正する約束事更新機能と、
を実現させるプログラムであって、
前記キーワード抽出機能は、
前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出機能は、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を、抽出し、
前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出機能は、一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、前記約束事更新機能は、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類して前記約束事記憶機能に入力し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類して前記約束事記憶機能に入力し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類して前記約束事記憶機能に入力し、
前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、前記約束事更新機能は、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
前記約束事更新機能は、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
ことを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明の第二の観点に係る情報処理装置は、
文書情報を送受信する通信手段と、
約束事を記憶する約束事記憶手段と、
複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
前記通信手段により送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記キーワード記憶手段が記憶する前記複数のキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出手段と、
前記キーワード抽出手段が出力した前記キーワードとそのカテゴリとに基づいて、前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成手段と、
作成された新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させ、作成された修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段が記憶している前記約束事を修正する約束事更新手段と、
を備え、
前記キーワード抽出手段は、
前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、前記キーワード記憶手段に記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出手段は、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を抽出し、
前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出手段は、一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、前記約束事更新手段は、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類して前記約束事記憶手段に入力し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類して前記約束事記憶手段に入力し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類して前記約束事記憶手段に入力し、
前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、前記約束事更新手段は、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
前記約束事更新手段は、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
ことを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明の第三の観点に係る方法は、
文書情報を送受信する工程と、
複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶する工程と、
送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記記憶されているキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報からキーワードを抽出する工程と、
抽出したキーワードとそのカテゴリとに基づいて、新規の約束事情報あるいは、約束事を修正させる修正約束事情報を作成して出力する工程と、
作成された新規約束事情報に基づいて新規に約束事を記憶させ、作成された修正約束事情報に基づいて既に記憶している約束事を修正する工程と、
を備える情報処理方法であって、
前記キーワードを抽出する工程では、
前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、予め記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を抽出し、
前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、第１の任意のワードと第２の任意のワードの一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類し、
前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
前記約束事を修正する工程では、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
ことを特徴とする。

本発明によれば、通信された文書情報から約束事を作成するワークフローを精度良く処理することができる。

本発明に係る情報処理装置の構造を示すブロック図である。 図１の情報処理装置の機能を示すブロック図である。 図１の情報処理装置の行う約束事作成処理を示すフローチャートである。 図３の約束事作成処理の一部である約束事情報更新処理を示すフローチャートである。 図１の情報処理装置が記憶するキーワードが収録されたキーワード辞書を示す図である。 図１の情報処理装置が送信したメールの例を示す図である。 図１の情報処理装置が図６のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図７の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールである。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が受信したメールの１例を示す図である。 図１の情報処理装置が図９のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１２の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が図１０のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１４の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が図１１のメールから作成する約束事情報を示す図である。 図１６の約束事情報に基づいて図１の情報処理装置に登録されるスケジュールを示す図である。 図１の情報処理装置が通信した表計算用ソフトのファイルの例を示す図である。 図１８のファイルに基づいて登録される約束事を示す図である。 図１８のファイルに対する返答としてのドキュメントファイルの例を示す図である。 図２０のファイルに基づいて更新された図１９の約束事を示す図である。 （ａ）、（ｂ）は、広告メールの一例を示す。 約束事一覧の表示例（カレンダー）を示す。 （ａ）、（ｂ）は確認画面の一例を示す。 情報処理装置の行う文書解析処理のフローチャートである。 情報処理装置の行う文書解析処理のフローチャートである。

以下、本発明の実施形態に係る情報処理装置について図面を参照して説明する。

図１を参照して、本発明の実施形態に係る情報処理装置１の構成例を説明する。

情報処理装置１は、制御部１０と、通信部２０と、記憶部３０と、表示部４０と、入力部５０と、を備えた、例えば、携帯電話である。また、これらの各部は、システムバス６０により相互に接続されている。システムバス６０は、命令やデータを転送するための伝送経路である。

制御部１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）とワークエリアとなるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等を含み、所定の動作プログラムを実行することで情報処理装置１の各部を制御する。

通信部２０は、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）またはルータまたはモデム等を含み、近傍の基地局や通信機能をもった他の情報処理装置と通信をおこなう。
この通信部２０の動作により、文書情報は送受信される。

記憶部３０は、不揮発性メモリ等を含む。
記憶部３０は、制御部１０が実行するプログラムの他に、スケジュールやＴｏＤｏリストや過去に行った各種申請等の様々な約束事を記憶している。

表示部４０は、液晶パネル等を含む。
表示部４０は、制御部１０により入力された情報を表示する。

入力部５０は、タッチパネル等を含む。
入力部５０に情報が入力されると、制御部１０は、入力された情報に対応して通信部２０と記憶部３０と表示部４０を制御する。

以上、情報処理装置１の構成を説明した。
次に、情報処理装置１が論理的に実行する各種機能を説明する。

制御部１０は、システムバス６０を介して、記憶部３０に予め記憶された動作プログラム等を読み出して実行することにより通信部２０と記憶部３０と表示部４０と入力部５０を制御し、図２に示す情報通信機能１００とワークフロー機能２００と約束事管理機能３００を論理的に実行する。

情報通信機能１００は、文書情報の送受信を行う送受信部１１０と、通信情報記憶部１２０と、文書情報を表示する通信情報表示部１３０と、を含み、通信回線を介して文書情報を送受信する。
情報通信機能１００は一つに限らず、複数あってもよい。

送受信部１１０は、メールやドキュメント等の文書情報を、通信回線を介して送受信する。
通信情報記憶部１２０は、情報通信機能１００が送受信部１１０から送受信した文書情報を記憶する。
通信情報表示部１３０は、送受信部１１０から送信あるいは受信された文書情報や、通信情報記憶部１２０に記憶された文書情報を表示する。

ワークフロー機能２００は、フック部２１０と、キーワード記憶部２２０と、キーワード登録部２３０と、キーワード抽出部２４０と、約束事作成部２５０と、約束事更新部２６０と、作成約束事表示部２７０と、を備える。

ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００と約束事管理機能３００との間のフローを処理する。
詳しく説明すると、ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００が文書情報を送受信したことを捕捉し、送受信を捕捉した文書情報からキーワードを抽出し、抽出したキーワードに基づいた約束事を約束事管理機能３００に記憶させる。

フック部２１０は、情報通信機能１００の送受信部１１０をフックし、文書情報の通信を検知する。フック部２１０は、文書情報の通信を検知すると、送受信部１１０が文書情報を通信した旨をキーワード抽出部２４０に送信する。
キーワード記憶部２２０は、情報通信機能１００の送信あるいは受信した文書情報からキーワード抽出部２４０が抽出するキーワードを記憶する。
キーワード登録部２３０は、キーワード記憶部２２０にキーワードを登録する。キーワード登録部２３０にキーワードが入力されると、キーワード登録部２３０は入力されたキーワードをキーワード記憶部２２０に登録する。キーワード登録部２３０に入力されたキーワードはカテゴリ毎に分類され、そのキーワードはそのカテゴリのキーワードとしてキーワード記憶部２２０に登録される。
キーワード抽出部２４０は、フック部２１０から情報通信機能１００が文書情報を通信した旨を受信すると、通信された文書情報を読み取ってワークエリアに一時的に記憶し、キーワード記憶部２２０に記憶されたキーワードを参照して、文書情報からキーワードを抽出して約束事作成部２５０に出力する。
約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０から出力されたキーワードを受け付け、受け付けたキーワードから約束事情報を作成する。
約束事更新部２６０は、約束事作成部２５０が作成した約束事情報と過去に作成された約束事とを比較し、比較結果に基づいて、約束事管理機能３００に、約束事を登録する旨を送信する。
作成約束事表示部２７０は、約束事作成部２５０が作成した約束事を表示する。

約束事管理機能３００は、約束事登録部３１０と、約束事記憶部３２０と、約束事表示部３３０と、を備え、約束事を管理する。
約束事管理機能３００は一つに限らず、複数あってもよい。
約束事管理機能３００が複数ある場合、例えば、約束事の種類に応じて使用する約束事管理機能３００を切り替えてもよい。

約束事登録部３１０は、約束事情報の登録を受け付け、受け付けた約束事情報を約束事記憶部３２０に入力する。
約束事記憶部３２０は、入力された約束事情報に基づいて、約束事を新規に記憶、あるいは、記憶している約束事を更新する。
約束事表示部３３０は、新規に約束事登録部３１０に入力された約束事情報や、すでに約束事記憶部３２０に登録されている約束事情報を表示する。

情報処理装置１は以上説明した論理的な機能を実行し、次に説明する約束事作成処理をワークフロー機能２００が実行する。

約束事作成処理において、ワークフロー機能２００は、情報通信機能１００が文書情報を送受信したこと捕捉し、送受信された文書情報からキーワードを読み取り、読み取ったキーワードから約束事を新規に登録する約束事情報、あるいは、過去に作成された約束事を修正する約束事情報を作成し、作成した約束事情報を約束事管理機能３００に入力する。
これによって、情報処理装置１は、情報通信機能１００の行う文書情報の送受信処理と、約束事管理機能３００が行う約束事の登録処理と、の間のワークフローである、送受信された文書情報から約束事を作成する処理を実行することができる。

また、約束事更新部２６０は、新規に約束事を登録するための約束事情報とすでに登録されている約束事とを比較し、類似していれば、新規に約束事を登録する約束事情報に基づいて、すでに登録されている約束事を修正する。
また、約束事更新部２６０は、約束事を修正するための約束事情報と、すでに登録されている約束事情報とを比較し、類似していれば、約束事を修正する約束事情報に基づいて、すでに登録されている約束事を修正する。
これによって、情報処理装置１は、より精度良くワークフローを処理することができる。

また、キーワード記憶部２２０に登録されているキーワードはカテゴリ毎に分類されており、文書情報から抽出されたキーワードはカテゴリ毎に、約束事情報の決まった領域に格納される。
例えば、キーワードは返信用，修正用，日付用，時間用，場所用等に分類される。
キーワードがカテゴリ毎に分類されるので、約束事の５Ｗ１Ｈ（Who：誰が，What：何を，When：いつ，Where：どこで，Why：どうして，How：どのように）が明確になる。
これによって情報処理装置１は、修正対象の約束事を精度良くかつ高速に検出することができる。

また、キーワード記憶部２２０に登録されているキーワードを分類するカテゴリには、さらに、約束事の種類を分類するためのカテゴリがある。
例えば、約束事を分類するためのカテゴリには、スケジュール用，申請用，ＴｏＤｏリスト用等のカテゴリがある。
キーワード抽出部２４０が、フック部２１０のフックした文書情報から約束事を分類するキーワードを抽出すると、約束事作成部２５０がその文書情報から作成される約束事情報は、約束事更新部２６０によって、その抽出したキーワードの種類毎に分類されて約束事管理機能３００に入力される。
これにより、情報処理装置１は、様々な種類の約束事を分類して記憶することができる。

また、キーワードを分類するカテゴリには、排他的な関係がある。
例えば、１つの文書情報から、経費申請用のキーワードとＴｏＤｏリスト用のキーワードの２種類のキーワードを抽出したとする。この場合、約束事は経費申請として登録され、ＴｏＤｏリストには登録されない。
これによって、より精度良く、約束事を分類することができる。

また、キーワードを分類するカテゴリには、引用文を示すキーワードのカテゴリがある。
キーワード抽出部２４０は、文書情報から引用文を示すキーワードを抽出すると、抽出した引用文を示すキーワードに基づいて、抽出した他のキーワードが元の約束事のキーワードなのか新しい約束事のキーワードなのかを分類する。
理解を容易にするために具体的に説明すると、例えば、「１０時の予定を１４時に変更」という電子メールを受信すると、「＊を＊に」というキーワードから、「１０時」は元の約束事のキーワードとして、「１４時」は新しい約束事のキーワードとして分類する。
また、例えば、「＞＞明日は１０時の予定」という内容があれば、「＞＞」の次に書いてある「明日は１０時の予定」は引用文から抽出したキーワードであるので、元の約束事のキーワードとして分類する。
例えば、「引用文」や「original message」といった単語を抽出すると、このキーワード以降から抽出したキーワードは元の約束事のキーワードであるとして分類される。
約束事作成部２５０は、元の約束事のキーワードに分類されたキーワードを修正対象の約束事に含まれるキーワードとして格納した修正約束事情報を作成し、約束事更新部２６０は、元の約束事のキーワードとして分類されたキーワードと、約束事管理機能３００に登録されている約束事を比較し、比較結果に基づいて修正対象を特定して更新する。
これによって、修正対象の約束事をより精度よく高速に検出することができる。

また、キーワードを分類するカテゴリには、約束事が確定したことを示すキーワードのカテゴリがある。確定をしめすカテゴリには、仕事の完了を示すキーワードや、スケジュールの確定を示すキーワードや、申請を受理したことを示すキーワード等が含まれる。
約束事更新部２６０は、約束事管理機能３００に約束事を新規に登録する場合、この約束事を未確定の約束事として約束事管理機能３００に登録する。また、約束事更新部２６０は、未確定の約束事を確定させる内容の修正約束事情報に基づいて、対象の未確定の約束事を確定した約束事に更新する旨を約束事管理機能３００に入力する。
例えば、新規の会議の予定に関するキーワードが抽出されると、約束事更新部２６０は、未確定の会議の予定として約束事管理機能３００に登録する。
その後、この会議の予定が確定したことを示すキーワードが抽出されると、約束事更新部２６０は、この会議の予定が確定した旨を約束事記憶部３００に入力する。
これによって、情報処理装置１は、未確定の約束事と確定した約束事とを分類することができる。

以上約束事作成処理について簡単に説明した。
次に、図３のフローチャートを参照して約束事作成処理を詳細に説明する。

約束事作成処理において、ワークフロー機能２００のフック部２１０は、情報通信機能１００の送受信部１１０が通信によって文書情報を送信あるいは受信したことをフックする（ステップＳ１０１）。

フック部２１０が送受信部１１０の通信をフックすると、キーワード抽出部２４０は送受信部１１０の通信にアクセスして今回通信された文書情報を読み取る（ステップＳ１０２）。文書情報を読み取ると、キーワード抽出部２４０は、キーワード記憶部２２０に記憶されているキーワードを参照して、読み取った文書情報からキーワードを抽出し（ステップＳ１０３）約束事作成部２５０に出力する。抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれている場合（ステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は後述の約束事情報更新処理を行う（ステップＳ２００）。

入力したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれていない場合（ステップＳ１０４が“ＮＯ”）、約束事作成部２５０は、新規に約束事を登録するための新規約束事情報を作成し（ステップＳ１０５）、約束事更新部２６０に出力する。

約束事作成部２５０が新規約束事情報を出力すると、約束事更新部２６０は、入力された新規約束事情報と、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事と、を比較し（ステップＳ１０６）、約束事情報に格納されている用件や人名や時間などのキーワードに基づいて内容が類似しているか否か調べる（ステップＳ１０７）。

内容が類似している場合（ステップＳ１０７が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、内容が類似している約束事を示す情報をキーワードに追加することで修正先を明確にし（ステップＳ１０８）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理を行う（ステップＳ２００）。

内容が類似していない場合（ステップＳ１０７が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、新規約束事情報に＠仮フラグをたてる（ステップＳ１０９）
約束事更新部２６０は、新規約束事情報に＠仮フラグをたてると、＠仮フラグのたっている新規約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ１１０）。
約束事登録部３１０は入力された新規約束事情報を約束事記憶部３２０に登録する。

キーワード抽出部２４０が抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは確定するキーワードが含まれている場合（ステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は、図４のフローチャートに示す約束事情報更新処理を実行する。

約束事情報更新処理で、約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０から入力されたキーワードに基づいて修正約束事情報を作成する（ステップＳ２０１）。
約束事作成部２５０は、修正約束事情報を作成すると、作成した修正約束事情報が、修正する対象の約束事の整理番号やリンクを含むか否かを調べることによって修正対象が明確であるかを調べる（ステップＳ２０２）
作成した修正約束事情報の修正対象が明確でない場合（ステップＳ２０２が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事情報と修正約束事情報とを比較する（ステップＳ２０３）。
内容の類似する約束事がない場合（ステップＳ２０４が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は、反映されていない修正約束事情報として、修正約束事情報に＠未反映フラグをたて（ステップＳ２０５）、約束事登録部３１０に、＠未反映フラグのたった修正約束事情報を入力する（ステップＳ２０６）。

内容の類似する約束事が約束事記憶部３２０に登録されている場合（ステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、内容の類似する約束事を修正対象に指定することで、修正約束事情報の修正する対象を明確する（ステップＳ２０７）。

修正する対象を明確に修正した（ステップＳ２０７）、あるいは、修正約束事情報の修正対象が明確である（ステップＳ２０２が“ＹＥＳ”）場合、約束事更新部２６０は、修正約束事情報は、修正対象の約束事を完了・確定させるかどうかを調べる（ステップＳ２０８）。

約束事を完了・確定させる修正約束事情報でなければ（ステップＳ２０８が“ＮＯ”）、約束事更新部２６０は修正約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ２０６）。
約束事を確定させる修正約束事情報であれば（ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は対象の約束事から＠仮フラグ消去するように修正約束事情報を修正し（ステップＳ２０９）、修正した修正約束事情報を約束事登録部３１０に入力する（ステップＳ２０６）。

以上、約束事作成処理を、図３並びに図４に示すフローチャートを参照して説明した。
次に、理解を容易にするために、情報通信機能１００が通信する文書情報の具体例を挙げて、約束事作成処理を説明する。

以下、電子メールを通信する情報通信機能１００と、スケジュールを管理する約束事管理機能３００と、を備えた携帯電話である情報処理装置１に、ワークフロー機能２００を実行させるプログラムをインストールしているとして説明する。
ワークフロー機能２００は、携帯電話の通信機能をフックし、通信された電子メールを読み取り、読み取った電子メールから約束事情報を作成し、作成した約束事情報に基づいて、スケジューラにスケジュールを登録する。

ワークフロー機能２００のキーワード記憶部２２０は、例えば、図５に示すキーワード辞書Ｘを記憶する。
キーワード辞書Ｘには、返信用，修正用，確定用，予定用，用件用，日時用，場所用，人名用，引用文用，経費申請用，ＴｏＤｏリスト用，スケジュール用等のカテゴリ毎にキーワードが収録されている。また、人名用のカテゴリに、"C:\mail\address.txt"というファイルが指定されている。ワークフロー機能２００は、それぞれのカテゴリに登録された単語の他、指定されたファイルに収録されている人名やメールアドレスを含めたキーワードを参照して約束事作成処理を行う。
また、引用文キーワードを抽出した行から抽出したキーワードは、引用文から抽出したキーワードであることがわかるように約束事情報に格納される。

例えば、Ｙさんが、図６に示すメールＡを、Ｋ部長，Ｌ課長，Ｍさんに、ＣｃでＮ社長に、送信したとする。内容は、平成２１年６月２２日月曜日に、大会議室でプロミス装置の品質会議があることを知らせるものである。

Ｙさんの携帯電話の情報通信機能１００がメールＡを送信すると、フック部２１０は、送受信部１１０がメールＡを通信したことを捕捉（図３のステップＳ１０１）し、送受信部１１０がメールＡを通信した旨をキーワード抽出部２４０に送信する。送受信部１１０のメールＡを通信した旨を受信すると、キーワード抽出部２４０は通信された送受信部１１０のワークエリアからメールＡを読み取る（図３のステップＳ１０２）
キーワード抽出部２４０は、メールＡを読み取ると、読み取ったメールＡから、キーワード辞書Ｘに格納されている各カテゴリのキーワードを抽出して約束事作成部２５０に出力する（図３のステップＳ１０３）。
約束事作成部２５０は、入力されたキーワードに、返信，修正あるいは確定を示すキーワードがないので（図３のステップＳ１０４が“ＮＯ”）、抽出した各カテゴリのキーワードから新規約束事情報Ａを作成する（図３のステップＳ１０５）
新規約束事情報Ａは、例えば、図７のようになる。メールＡは、スケジュール用キーワードの「＊会議」にあたる「品質会議」があるので新規約束事情報Ａの用件のカテゴリに品質会議が格納される。同様に、日時，人名，場所にキーワードが格納される。
また、「会議」はスケジュール用キーワードでもあるので、新規約束事情報Ａはスケジュールフラグがたてられる。

新規約束事情報Ａが作成されると、約束事更新部２６０は、新規約束事情報Ａと、約束事管理機能３００に記憶されている過去に作成済みのスケジュールとを比較する（図３のステップＳ１０６）。
新規約束事情報Ａに類似するスケジュールは約束事管理機能３００に登録されていないので（図３のステップＳ１０７が“ＮＯ”）、ワークフロー機能２００は、新規約束事情報Ａに＠仮フラグをたて（図３のステップＳ１０９）、新規約束事情報Ａを約束事管理機能３００の約束事登録部３１０に入力する（図３のステップＳ１１０）。約束事管理機能３００は新規約束事情報Ａを受け付け、図８に示すスケジュールＡを作成する。
スケジュールＡは、新規約束事情報Ａに格納された情報が登録され、６月２２日月曜日の１４：３０から品質会議が開かれることを示す。

メールＡを送信すると、以上のようにスケジュールＡが約束事管理機能３００であるスケジューラに登録される。
次に、メールＡを送信後に、例えば、メールＢとメールＣとメールＤとを受信したとする。

メールＢは図９に示す内容であり、メールＢは、メールＡを引用文として含み、返信用キーワードである「Ｒｅ：品質会議」と修正用キーワード「変更」とが記載されている電子メールである。
メールＢの内容は、メールＡの返信として、Ｎ社長がＹ宛に、Ｎ社長も会議に参加で、時間を来週土曜日に変更することを依頼する内容である。

メールＣは、図１０に示す内容の電子メールで、返信用キーワードである「Ｒｅ：品質会議」を含み、Ｋ部長が６月２７日土曜日の１４時から空いているという内容のメールである。また、引用文には、メールＢの送信時間や内容等が記載されている。

メールＤは、図１１に示す、Ｌ課長からＹ宛に２００９年６月２４日７時２０分に送信されたメールで、件名はなく、本文は「２７日大丈夫です」のみである。

ワークフロー機能２００のフック部２１０は通信をフックし、キーワード抽出部２４０はメールＢからキーワードを抽出する（図３のステップＳ１０３）。メールＢから抽出したキーワードに返信用キーワードが含まれているので（図３のステップＳ１０４が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理を行う（図３のステップＳ２００）。約束事作成部２５０は、約束事情報更新処理において、図１２に示す修正約束事情報Ｂを作成する（図４のステップＳ２０１）

修正約束事情報Ｂには、返信用カテゴリに「Ｒｅ：品質会議」が格納され、修正後の日時を示す修正日時カテゴリには「６月２７日土曜日」が格納され、会議に参加する人物の追加を示す修正人物カテゴリに「Ｎ社長」が格納される。
また、引用文から抽出したキーワードとして、新規約束事情報Ａと同一の内容のキーワードも抽出される。

修正約束事情報Ｂは修正対象が明確ではないが（図４のステップＳ２０２が“ＮＯ”）、修正約束事情報Ｂに格納されているキーワードによって、約束事更新部２６０は、修正約束事情報Ｂに類似したスケジュールＡを検出する（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）
約束事更新部２６０は、修正約束事情報Ｂで修正する対象がスケジュールＡであることを修正約束事情報Ｂに更に格納し（図４ステップＳ２０７）、スケジュールＡを修正する修正約束事情報Ｂをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。
スケジューラは、修正約束事情報Ｂに基づいてスケジュールＡを修正し、スケジュールＢに更新する。

スケジュールＢは、図１３に示す内容で、スケジュールＡの日時が平成２１年６月２７日土曜日に修正され、人物にＮ社長が追加されている。

メールＢの受信をフック後、フック部２１０がメールＣの受信をフックすると、ワークフロー機能２００は、メールＣから図１４にしめす修正約束事情報Ｃを作成する。
修正約束事情報Ｃは、返信用カテゴリに「Ｒｅ：品質会議」が格納され、「６月２７日土曜日１４：００〜」が修正日時として格納され、引用文から抽出したキーワードから作成した「６月２７日土曜日」が引用文の日時として格納され、Ｙが引用文の人物として格納される。

約束事更新部２６０は、「品質会議」と「６月２７日土曜日」というキーワードから、スケジュールＢが修正約束事情報Ｃに類似していると判断し（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）、修正先がスケジュールＢであることを明確にして（図４のステップＳ２０７）、修正先がスケジュールＣをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。
スケジューラは修正約束事情報Ｃに基づいて、スケジュールＢをスケジュールＣに更新する。

スケジュールＣは図１５に示す内容で、スケジュールＢの日時が「６月２７日土曜日１４：００〜」に変更されたものである。

メールＣの通信をフックした後、メールＤの通信をフックすると、ワークフロー機能２００は、メールＤの内容に基づいてスケジュールＣを更新する。

メールＤから抽出できるキーワードは、「Ｌ課長」「２７日」「大丈夫」のみである。
メールＤには確定用キーワード「大丈夫」が含まれているので（図３のステップＳ１０４）、約束事作成部２５０は、キーワード抽出部２４０より入力されたキーワードから修正約束事情報Ｄを作成する（図４のステップＳ２０１）。
修正約束事情報Ｄは図１６に示す内容で、日時として「２７日」、人物として「Ｌ課長」と「Ｙ」、スケジュールを確定するキーワードとして「大丈夫」が格納されている。

約束事作成部２５０が修正約束事情報Ｄを作成すると、約束事更新部２６０は、新規約束事情報Ｄと約束事管理機能３００に記憶されている約束事を比較する（図４のステップＳ２０３）。
約束事更新部２６０は、スケジュールＣの「Ｌ課長」と「６月２７日土曜日」と送信先の「Ｙ」いうキーワードから、修正約束事情報ＤとスケジュールＣが類似していると判断する（図４のステップＳ２０４が“ＹＥＳ”）。
スケジュールＣが修正約束事情報Ｄに類似していると判断した約束事更新部２６０は、スケジュールＣが対象であると明確にして（図４のステップＳ２０７）修正約束事情報Ｄをスケジューラに入力する（図４のステップＳ２０６）。修正約束事情報Ｄには確定キーワードが含まれているので（図４ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、約束事更新部２６０は、スケジュールＣから＠仮フラグを消去し（図４のステップＳ２０９）スケジュールＤに更新する。

スケジュールＤは図１７に示す内容で、スケジュールＣから＠仮フラグが消去されている。これによってスケジュールＤは確定する。

以上、受信した電子メールからスケジュールを作成する場合について、具体的に説明した。
次に、例えば、旅費等の申請に関するファイルがＰ２Ｐでやりとりされた例について説明する。

例えば、Ｙさんが、ワークフロー機能２００がインストールされたＹさんパソコンから、旅費の申請を記入した表計算ソフト用ファイルＥ１（図１８）を、Ｌ課長のパソコンに、ＬＡＮ回線を利用して移動したとする。
表計算ソフト用ファイルＥ１には、経費申請用キーワードの旅費申請と、場所用キーワード内の"chimei.txt"に含まれる各地名と、それぞれの経費が含まれている。

Ｙさんのパソコンのワークフロー機能２００は、イーサネット（登録商標）アダプタが表計算ソフト用ファイルＥ１を出力した事をシステムフックし（図３のステップＳ１０１）、イーサネットアダプタのワークエリアにアクセスして表計算ソフト用ファイルＥ１を読み取って（図３のステップＳ１０２）、読み取った表計算ソフト用ファイルＥ１からキーワードを抽出する（図３のステップＳ１０３）。
ワークフロー機能２００は、抽出したキーワードに修正等のキーワードがなく経費申請のキーワードがあるので（図３のステップＳ１０４が“ＮＯ”）、経費申請に関する新規約束事情報Ｅ２を作成し（図３のステップＳ１０５）、過去の約束事と比較し（図３のステップＳ１０６）、類似する約束事がないので（図３のステップＳ１０７が“ＮＯ”）、＠仮フラグをたてて（図３のステップＳ１０８）、経費申請関連の約束事管理機能３００に入力する（図３のステップＳ１０９）。
経費申請関連の約束事管理機能３００は、入力された新規約束事情報Ｅ２から、新規に約束事Ｅ３（図１９）を記憶する。

その後、Ｌ課長が、支払いが完了した旨のドキュメントファイルＦ１（図２０）をＹさんに送信すると、Ｙさんのパソコンのワークフロー機能２００は、ドキュメントファイルＦ１からキーワードを抽出して抽出したキーワードに基づいて、約束事Ｅ３が完了した旨の修正約束事情報Ｆ２を約束事管理機能３００に入力する。
抽出されるキーワードには「完了」が含まれるため（図３のステップＳ１０３が“ＹＥＳ”）、ワークフロー機能２００は約束事情報更新処理（図３のステップＳ２００）を行う。

ドキュメントファイルＦ１から抽出したキーワードには、ＴｏＤｏリスト用キーワードである「連絡」と、経費申請用キーワードである「旅費」「支払」とがある。
ワークフロー機能２００は、経費申請用キーワードをＴｏＤｏリスト用キーワードより優先し、経費申請を修正する修正約束事情報Ｆ２を作成する（図４のステップＳ２０１）。
ドキュメントファイルＦ１には、「Ｎｏ」が含まれるため修正先が明確で（図４のステップＳ２０２が“ＹＥＳ”）、確定用キーワードである「完了」が含まれているため（図４ステップＳ２０８が“ＹＥＳ”）、＠仮フラグを消去する旨を修正約束事情報Ｆ２に追加し（図４のステップＳ２０９）、修正約束事情報Ｆ２を経費管理用の約束事管理機能３００に入力する（図４のステップＳ２０６）。
修正約束事情報Ｆ２を入力された約束事管理機能３００は、約束事Ｅ３から＠仮フラグを消去し、約束事Ｆ３（図２１）に更新する。

以上説明したとおり、本実施形態によれば、コンピュータを主体とする情報処理装置において、文書情報の送受信処理と約束事の登録処理との間の、文書情報から約束事を作成するワークフローを処理することができる。

尚、本発明は、上記実施形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。

例えば、本実施形態で、約束事管理機能３００が記憶する約束事自体に＠仮フラグはたてられた。しかし、約束事に格納される各キーワードに＠仮フラグをたててもよい。
例えば、約束事がスケジュールである場合、スケジュールと各人名用キーワードに＠仮フラグをたて、スケジュールの確定を確かめられた人名用キーワードのみ＠仮フラグを消去し、全ての人名用キーワードから＠仮フラグが消去されると、スケジュールから＠仮フラグを消去すればよい。
理解を容易にするために具体例を挙げて説明すると、
例えば、情報処理装置が、「Ｋさん」と「Ｌさん」と「Ｍさん」が参加する予定の「会議」についてのメールを送信する。このメールから「Ｋさん＠仮」と「Ｌさん＠仮」と「Ｍさん＠仮」とを含む「会議＠仮」というスケジュールが作成される。
スケジュール作成後、Ｋさんからスケジュールを確定するメールが返信されると、「Ｋさん＠仮」は「Ｋさん」に更新される。
同様に、ＬさんＭさんからスケジュールを確定するメールが返信されると、「Ｌさん＠仮」は「Ｌさん」に、「Ｍさん＠仮」は「Ｍさん」に更新される。
各人物用キーワードから＠仮が消去されたスケジュール「会議＠仮」は「会議」に更新され、スケジュールは確定される。
以上の様に、キーワードにフラグをたてることによって、より明確に約束事が完了・確定しているか否かをユーザは認識することができる。

また、上記実施形態では、作成した修正約束事情報が、修正するスケジュールに、修正先スケジュールのリンクや整理番号といったキーワードを含むか否かを調べることによって修正対象が明確であるかを調べた。
しかし、修正する対象が明確であるかは、修正先を明確に特定できる情報であればよく、情報通信機能１００に備えられた機能を利用してもよい。
例えば、多くのメーラは、受信したメールに対してメールを返信すると、どのメールに対しての返信であるかを返信したメールにリンクする機能がある。こういった機能を利用して、修正する対象を調べても良い。

また、上記実施形態では、作成された約束事情報とすでに登録されている約束事とを比較する場合、格納されているキーワードを比較して約束事が類似しているとした。
しかし、類似しているかどうかの判断方法はこれに限らず様々な方法がある。
例えば、一致するキーワードの個数をもってスケジュールが類似しているかを調べても良いし、キーワードやカテゴリ毎に重み付けをして一致するキーワードの重みの合計でスケジュールが類似しているかを調べても良いし、キーワードをすでに登録されているスケジュールから縦型探索や横型探索をして類似しているか否か判断してもいいし、ヒューリスティクスな探索をしても良いし、他の探索方法・比較方法であってももちろんよいし、もちろんこれらの組み合わせであってもよい。

同様のことがキーワードの抽出にもいえる。
キーワードの抽出は、単にキーワードと同じ文字コードを抽出するだけではなく、もちろん文章の構造や特定の記述方法をキーワードとして設定してもよい。

また、上記実施形態では、ワークフロー機能２００は、スケジュールや経費申請といった種類に分類して約束事を作成したが、分類しなくともよい。
例えば、スケジュールとＴｏＤｏリストを分類せずに約束事管理機能３００に登録してもよい。
また、作成する約束事の種類を限定してもよい。
例えば、スケジュールのみを作成して、約束事管理機能３００に登録しても良いし、スケジュールとＴｏＤｏの２つを作成して約束事管理機能３００に登録しても良い。

また、上記実施形態では、情報通信機能１００と、ワークフロー機能２００と、約束事管理機能３００は、それぞれ異なった機能であるとして説明したが、これらのうち２つの機能を備える機能であっても、３つの機能を備える機能であってもよい。
なお、情報通信機能１００とワークフロー機能２００が同じプログラムであれば、上記実施形態で説明したようにシステムフックをする必要はなく、ローカルフックであることが好ましい。
一般に、システムフックよりローカルフックを用いる方がシステムは安定する。

また、上記実施形態では、プログラムが、それぞれ不揮発性メモリ等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、情報処理装置を、装置の全部又は一部として動作させ、あるいは、上述の処理を実行させるためのプログラムを、フレキシブルディスク、ＣＤ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ Ｏｐｔｉｃａｌ ｄｉｓｋ）などのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配布し、これを別の情報処理装置にインストールし、上述の手段として動作させ、あるいは、上述の工程を実行させてもよい。
また、インターネット上のサーバ装置が有するディスク装置等にプログラムを格納しておき、例えば、搬送波に重畳させて、情報処理装置にダウンロード等するものとしてもよい。

また、上記実施形態では、情報通信機能１００と、約束事管理機能３００と、を備えた携帯電話に、ワークフロー機能２００を実行させるプログラムをインストールすると、約束事作成処理が機能する、として説明した。
また、ワークフロー機能２００がインストールされたパソコンにおいて、ＬＡＮ回線を使用してファイルを移動する例を説明した。
しかし、情報処理装置は携帯電話やパソコンに限られず、スマートフォン、ＰＨＳ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｈａｎｄｙ Ｓｙｓｔｅｍ）や電子メールの中継サーバなどの、通信機能を持ち文書情報を通信する機能をもつ装置であればよい。
ただし、情報処理装置がスケジュール機能を持たない場合は、ワークフロー機能２００だけではなく、約束事管理機能３００をインストールする必要がある。

また、上記実施形態では、文書情報は、電子メールや表計算ソフト用ファイルやドキュメントファイルとして説明したが、スケジュールに関わる情報を含む事ができる文書情報でもちろん他の種類のファイルでもよい。
例えば、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルであってもよいし、もちろん紙に印刷されたドキュメントをスキャンした画像ファイルであってもよい。
つまり、ワークフロー機能２００は、通信されるファイルの種類に制限はない。

また、上記実施形態では、作成されるスケジュールを、会議や待ち合わせの連絡や日時の調整，経費の申請を例にして説明したが、勤怠の管理やシフト勤務の管理等にも使用できる。
例えば、シフト管理サーバにワークフロー機能２００をインストールする。
シフト管理サーバには、電子メールの通信機能とシフト情報を管理するシフト管理機能を備える。また、ワークフロー機能２００のキーワード記憶部２２０には、キーワードとして、シフトの時間割に対応した「日時」と、従業員のメールアドレスや電話番号などの「従業員の識別情報」と、を記憶させる。
シフト管理サーバに、従業員が、シフトの希望日時を記載した電子メールを送信すると、シフト管理サーバは、受信した電子メールから希望日時と送信者を抽出し、抽出した希望日時と送信者からシフト情報を作成する。シフト管理サーバは作成したシフト情報とすでに登録されているシフト情報を比較し、重複していなければシフトを登録し、重複していれば、重複している旨を送信者に返信する。
これによって、ユーザは、専用のサーバにアクセスしなくとも、電子メールをサーバに送信するだけで、自動的にシフトを決定することができる。

上記実施の形態では、ビジネス上の電子メール（文書）を処理する例を示したが、この発明は任意の文書を処理する任意のシステムに適用可能である。
例えば、図２２（ａ）、（ｂ）に例示するような広告メール・広告ページを処理し、広告文に記載された日時、場所、内容をワークフローに取りこむようにしてもよい。
また、以上の例では、ワークフローを中心に説明したが、例えば、図２３に示すようにスケジュールやカレンダー（予定表）にスケジュールを登録するようにしてもよい。図２３には、図２２（ａ）、（ｂ）から取りこまれた広告の内容も登録されている。図２３に示すカレンダー（スケジュール）の６月２２日の内容が図２２（ａ）の広告に対応し、６月１０日〜１３日の内容が図２２（ｂ）の広告に対応する。

また、上記実施の形態においては、自動的に約束事を登録・更新（修正）する例を示したが、登録前にユーザに、登録の許否・登録内容を確認するようにしてもよい。この場合、例えば、制御部１０は、約束事情報を登録する前に、図２４（ａ）、（ｂ）に例示するような登録内容を確認する画面を表示する。
ユーザが、表示を見て、確定ボタンをクリックすると、表示した内容をスケジュール等に登録する。ユーザが編集ボタンをクリックすると、制御部１０は、約束事情報を編集する画面を表示し、編集を可能とする。その後、編集後の内容をスケジュール等に登録する。
また、キャンセルボタンがクリックされたときは、制御部１０は、登録・更新を行わない。

上記実施の形態では、情報処理装置１がワークフローとの連携で動作し、スケジュール登録を行う場合を例にこの発明を説明した。
この発明は、任意の文書から任意の情報項目を抽出して、任意のアプリケーションソフトウエアに提供するシステムに広く適用可能である。
以下、このような場合のシステムの動作について説明する。

本実施形態の情報処理装置１は、図１に示す構成と同様の基本構成を有する。
情報処理装置１の制御部１０は、通信部２０が文書を取得する（例えば、文書を送信又は受信する、読み込む、）と、図２５に示す文書解析処理を開始し、今回通信された文書を読み取り、記憶部３０に展開する（ステップＳ３０１）。なお、記憶部３０に文書を展開済の場合には、再度展開する必要はない。

制御部１０は、記憶部３０に展開されている文書を句点（。又はピリオド．）で区切り、複数の文に分け、各文に識別番号を付す（ステップＳ３０２）。

制御部１０は、各文を読点（、又はカンマ，コロン：セミコロン；等）で区切る（ステップＳ３０３）。
次に、制御部１０は、辞書を参照して約束事、予定、スケジュール等が記載されている可能性のある文（以下、対象文）を抽出する（ステップＳ３０４）。即ち、制御部１０は、キーワードが含まれている文を抽出し、キーワードを含まない文を除去する。

次に、制御部１０は、辞書と対比し、各対象文について、キーワードを抽出する（ステップＳ３０５）。
具体的には、制御部１０は、各文の先頭の文字から順番に、キーワード記憶部２２０に記憶されているキーワードのいずれかに該当するか否かを判別する。文字列がキーワードに一致すると判別すると、文字列（キーワード）とその位置（文と文のなかの位置）を特定する。

文字列がキーワードに一致するか否かの判定は、例えば、日本語であれば、以下のようにして行う。先頭の文字が一致するキーワードを抽出し、続いて、その抽出したキーワードのうちのから、文の第１文字と第２文字が一致するキーワードに絞り込み、さらに、第１文字と第２文字と第３文字とが一致するキーワードに絞り込み．．．というように、絞り込みを繰り返し、各文中のキーワードを抽出する。一致するキーワードが複数個検出された場合、文脈より、どれか１個に特定する。１つの文字列の抽出が終了したら、抽出した文字列に後続する文字列について、同様の処理を実行する。こうして、各分の先頭から順次にキーワードを抽出する。また、英語等の場合、スペースによって単語が区切られているので、スペースで特定される文字列とキーワードとを比較して、キーワードであるか否かを判別する。

抽出されたキーワードについて、複数のカテゴリに属すものを抽出する。抽出された複数のカテゴリに属すキーワードについて、文内の位置や、同一文内の他のワードとの関係でカテゴリを特定できるか否か判別し、可能ならカテゴリを絞り込む。例えば、人名辞書に登録されているキーワードが、他のカテゴリにも属している場合、そのキーワードの直後に、「は、」、「が、」があれば、人名に確定する（日本語の場合）。同様に、場所用キーワード辞書に登録されているキーワードが、他のカテゴリにも属している場合、そのキーワードの直後に、「で、」、「において、」があれば、場所名に確定する（日本語の場合）。また、「＞＞」、「＞」が表示行の先頭にあれば、引用文キーワードと確定する。キーワードが、どのような場合にあるカテゴリに属する可能性が高く、あるカテゴリに属す可能性が低いかについては、カテゴリ毎に予めルールを用意し、記憶部３０に格納しておく。

制御部１０は、抽出したキーワードの種類と対象文内の位置及び前後のキーワードから、対象文に含まれる約束事情報、予定情報等を抽出する（ステップＳ３０６）。

次に、制御部１０は、各対象文を再走査し、約束情報、予定情報等が正しく含まれていると判定された文（以降、約束文）に含まれるキーワードを再抽出する（ステップＳ３０７）。

次に、制御部１０は、辞書と対比し、約束文に含まれる各約束情報の件名、日時、内容を確定する（ステップＳ３０８）。

次に、制御部１０は、確定した約束情報が、新規か、既に存在する約束情報を更新するものであるかを判別する（ステップＳ３０９）。
この判別のため、制御部１０は、例えば、抽出したキーワードに、約束事を修正するあるいは完了・確定するキーワードが含まれているか否かを判別する。約束事を修正・完了・確定するキーワードが含まれている場合、更新であると判別する。一方、約束事を修正・完了・確定するキーワードが含まれていない場合は、新規の約束事であると判別する。

制御部１０は、新規の約束事であると判別した場合（ステップＳ３０９；新規）、制御部１０は、文書の内容、前後文書との関係等から、登録した約束事が仮の登録であるか確定の登録かを判定し（ステップＳ３１０）、約束事情報に対応付けて約束事記憶部３２０に登録する。
続いて、制御部１０は、抽出したキーワードの内容で、約束事をスケジュール等に登録する（ステップＳ３１１）。或いは、アプリケーションプログラムに提供する。

一方、ステップＳ３０９で「更新」と判別された場合、フローは図２６に進み、制御部１０は、作成した約束事情報と、約束事記憶部３２０に記憶されている約束事とを比較し（ステップＳ４０１）、更新対象の約束事が一意に確定するか否かを判別する（ステップＳ４０２）。例えば、文書のタイトルが一部一致する場合や、人名、時間、場所に関する別カテゴリの複数のキーワードが一致する場合には、一意に確定すると判別する。
一意に確定すると判別した場合（ステップＳ４０２；Ｙｅｓ）、制御部１０は、既存の約束情報を削除するか否かを判別する（ステップＳ４０３）。例えば、既存の約束について、「キャンセル」、「延期」、「中止」などのキーワードが検出された場合には、削除と判別する。

既存の約束情報を削除すると判断すると（ステップＳ４０３；Ｙｅｓ）、既存の約束情報を削除して（ステップＳ４０７）、処理を終了する。この場合、制御部１０は、約束事記憶部３２０に登録されている情報を削除すると共に外部のアプリケーションに情報を提供している場合には、その約束情報を削除するための情報を生成して提供する。

既存の約束情報の削除ではないと判断すると（ステップＳ４０３；Ｎｏ）、既存の約束情報を今回の約束情報に基づいて修正し、約束事情報を生成する（ステップＳ４０４）。
続いて、必要に応じて、既存の約束情報を削除する（ステップＳ４０５）。
その後、処理はステップＳ３１０に進み、ステップＳ４０４で生成した約束事情報を登録する。
また、ステップＳ４０２で、更新対象の約束事が一意に確定できない（ステップＳ４０２；Ｎｏ）と判別したときには、更新可能性のある約束事情報を複数個作成し（ステップ４０６）、ユーザに選択させる。その後、適宜登録処理等を行った後、処理を終了する。

このように、本願発明は、任意の文書の要点を抽出して登録するシステムに広く利用可能である。
こうして抽出された情報は、任意のアプリケーションソフトに提供可能である。アプリケーションソフトも、記憶部３０に格納された情報を利用して、種々の処理が可能である。

本出願は、２００９年６月２９日に出願された日本国特許出願２００９−１５４３７８号に基づく。本明細書中に、その明細書、特許請求の範囲、図面全体を参照して取り込むものとする。

本発明は、文書処理分野で広く利用可能である。

１ 情報処理装置
１００ 情報通信機能
２００ ワークフロー機能
２１０ フック部
２２０ キーワード記憶部
２３０ キーワード登録部
２４０ キーワード抽出部
２５０ 約束事作成部
２６０ 約束事更新部
３００ 約束事管理機能

Claims (8)

1. 文書情報を送受信する通信機能と、約束事を記憶する約束事記憶機能と、を備える情報処理装置に、
   複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶するキーワード記憶機能と、
   前記通信機能により送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記キーワード記憶機能が記憶する前記複数のキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出機能と、
   前記キーワード抽出機能が出力した前記キーワードとそのカテゴリとに基づいて、前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶機能が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成機能と、
   作成された新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能に新規に約束事を記憶させ、作成された当該修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶機能が記憶している前記約束事を修正する約束事更新機能と、
   を実現させるプログラムであって、
   前記キーワード抽出機能は、
   前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
   複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
   前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出機能は、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を、抽出し、
   前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出機能は、一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
   前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、前記約束事更新機能は、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類して前記約束事記憶機能に入力し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類して前記約束事記憶機能に入力し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類して前記約束事記憶機能に入力し、
   前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、前記約束事更新機能は、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
   前記約束事更新機能は、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
   ことを特徴とするプログラム。
2. 前記キーワード抽出機能は、
   前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードを参照して、キーワードが含まれている対象文を特定し、キーワードを含まない文を削除し、
   特定した各対象文について、前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードの何れかに該当するかを判別して、該当するキーワードを抽出し、
   抽出したキーワードのカテゴリ及び対象文内の位置及び前後のキーワードから、対象文に含まれる約束情報を抽出し、約束情報が正しく含まれている約束文に含まれるキーワードを再抽出する、
   請求項１に記載のプログラム。
3. 前記キーワード抽出機能は、
   文書情報を、句点で区分して文に分割し、
   区分して得られた各文を読点で区切り、
   前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードを参照して、キーワードの含まれている対象文を特定し、キーワードを含まない文を除去し、
   特定した各対象文について、先頭の文字から順番に比較して、前記キーワード記憶機能により記憶されているキーワードの何れかに該当するか否かを判別して、該当するキーワードを抽出し、
   抽出したキーワードについて、複数のカテゴリに属すものを抽出し、文内の位置、同一文内の他のキーワードとの関係で、カテゴリ事に予め定められたルールに従って、カテゴリを特定できるかを判別して、カテゴリを絞り込み、
   抽出したキーワードのカテゴリと対象文内の位置及び前記キーワードとから、対象文に含まれる約束情報を抽出し、約束情報が正しく含まれている約束文に含まれるキーワードを再抽出する、
   請求項１に記載のプログラム。
4. 前記約束事情報作成機能は、
   前記キーワード抽出機能が抽出したキーワード中に約束事を修正、完了又は確定するためのカテゴリに属すキーワードが存在するか否を判別し、存在しないと判別した場合には、抽出したキーワードに基づいて特定した件名と日時と内容とを含む新規約束事情報を生成し、
   約束事を修正、完了又は確定するためのカテゴリに属すキーワードが存在すると判別した場合には、修正約束事情報を作成し、
   前記約束事更新機能は、
   新規約束事情報と前記約束事記憶機能により記憶している約束事とを比較し、当該新規約束事情報と前記約束事記憶機能が記憶する約束事とで類似するものがあれば、その約束事を新規約束事情報に基づいて更新し、当該新規約束事情報と前記約束事記憶機能が記憶する約束事とで類似するものがなければ、新規約束事情報を約束事として記憶し、
   修正約束事情報と前記約束事記憶機能により記憶している約束事とを比較し、当該修正約束事情報と前記約束事記憶機能が記憶する約束事とで類似するものがあれば、その約束事を修正約束事情報に基づいて更新し、当該修正約束事情報と前記約束事記憶機能が記憶する約束事とで類似するものがなければ、修正約束事情報を約束事として記憶する、
   請求項１、２又は３に記載のプログラム。
5. 前記キーワードのカテゴリは、用件を示す用件カテゴリ、日時を示す日時カテゴリ、場所を示す場所カテゴリ、人物を示す人名カテゴリ、を含み、
   前記約束事情報作成機能は、抽出した用件カテゴリに属すキーワードに基づいて用件を特定し、日時カテゴリに属すキーワードに基づいて日時を特定し、場所カテゴリに属すキーワードに基づいて場所を特定し、人名カテゴリに属すキーワードに基づいて人名を特定する、
   請求項１乃至４の何れか１項に記載のプログラム。
6. 前記通信機能は、日時と内容を特定するキーワードを含む広告文書を送信又は受信し、
   前記約束事情報作成機能は、前記キーワード抽出機能により抽出されたキーワードに基づいて、広告内容を含む前記新規約束事情報又は修正約束事情報を生成する、請求項１乃至５の何れか１項に記載のプログラム。
7. 文書情報を送受信する通信手段と、
   約束事を記憶する約束事記憶手段と、
   複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
   前記通信手段により送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記キーワード記憶手段が記憶する前記複数のキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報から前記キーワードを抽出して出力するキーワード抽出手段と、
   前記キーワード抽出手段が出力した前記キーワードとそのカテゴリとに基づいて、前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させる新規約束事情報、あるいは、前記約束事記憶手段が記憶する前記約束事を修正させる修正約束事情報、を作成して出力する約束事情報作成手段と、
   作成された新規約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段に新規に約束事を記憶させ、作成された修正約束事情報に基づいて前記約束事記憶手段が記憶している前記約束事を修正する約束事更新手段と、
   を備え、
   前記キーワード抽出手段は、
   前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、前記キーワード記憶手段に記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
   複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
   前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出手段は、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を抽出し、
   前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記キーワード抽出手段は、一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
   前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、前記約束事更新手段は、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類して前記約束事記憶手段に入力し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類して前記約束事記憶手段に入力し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類して前記約束事記憶手段に入力し、
   前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、前記約束事更新手段は、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
   前記約束事更新手段は、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
   情報処理装置。
8. 文書情報を送受信する工程と、
   複数のカテゴリに分類された複数のキーワードを記憶する工程と、
   送信又は受信された文書情報を構成する文字列と前記記憶されているキーワードとを比較することにより、当該送受信された文書情報からキーワードを抽出する工程と、
   抽出したキーワードとそのカテゴリとに基づいて、新規の約束事情報あるいは、約束事を修正させる修正約束事情報を作成して出力する工程と、
   作成された新規約束事情報に基づいて新規に約束事を記憶させ、作成された修正約束事情報に基づいて既に記憶している約束事を修正する工程と、
   を備える情報処理方法であって、
   前記キーワードを抽出する工程では、
   前記文書情報を構成する文字列を句読点で区分し、区分した各文字列を、先頭から、予め記憶されているキーワードと順次比較して絞り込むことによりキーワードを抽出し、キーワードが複数抽出された場合には、文脈からどれか１個に特定し、１つのキーワードの抽出が終了したら、抽出したキーワードに後続する文字列について抽出処理を実行することにより、区分した各文字列の先頭から順にキーワードを抽出し、
   複数のカテゴリに属すキーワードを抽出すると、文内の位置と他のキーワードとの関係で、カテゴリを絞り込み、
   前記キーワードは、任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、前記文書情報から、前記任意のワードに相当する部分を抽出し、
   前記キーワードは、第１の任意のワードと第２の任意のワードと特定のワードの組み合わせを含み、第１の任意のワードと第２の任意のワードの一方を元の約束事のキーワード、他方を新しい約束事のキーワードと分類し、
   前記キーワードのカテゴリは、スケジュール用カテゴリ、申請用カテゴリ、ＴｏＤｏリスト用カテゴリを含み、新規約束事情報或いは修正約束事情報に、スケジュール用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をスケジュールに分類し、申請用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事を申請書に分類し、ＴｏＤｏリスト用カテゴリに属すキーワードが存在する場合には、作成する約束事をＴｏＤｏリストに分類し、
   前記キーワードは、互いに排他的な関係にある複数のキーワードを含み、排他的な関係にあるキーワードが両方検出された際には、予め定められた一方のキーワードに対応する種類であると判別し、
   前記約束事を修正する工程では、未確定の約束毎に、仮フラグを設定し、確定した約束事から仮フラグを除去する、
   情報処理方法。

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