JP6711054B2 - 情報処理システム及び情報処理方法 - Google Patents

Description

本発明は情報処理システム及び情報処理方法に関する。

ＭＦＰ（Multi Function Peripherals：複合機）などの画像形成装置において、原稿よりスキャンされた画像データに対し、予め設定されたワークフローを実行する文書配信システムがある（例えば特許文献１）。

他方、近年、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末等、通信機能を有し、かつ、画像データの入力及び保存が可能な機器（以下、携帯端末）が普及している。また、上記の携帯端末やＰＣ（Personal Computer）等は、ネットワークを介して、他の携帯端末やＰＣ等から画像データ等を受信し、保存することもできる。

上記の携帯端末やＰＣ等に保存されている画像データ等を上記の文書配信システムに対して簡易に入力することができれば、上記の文書配信システムの利便性を向上させることができる。

そこで、１以上のコンピュータを含み、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行する情報処理システムであって、所定のメールアドレス宛の電子メールを取得する取得部と、前記電子メールに含まれるデータを抽出する抽出部と、抽出されたデータを前記処理フローの処理対象として出力する出力部とを有する情報処理システムが提案された（特許文献２）。

この情報処理システムでは、携帯端末などのクライアント端末は、自身が入力したデータ又は他の装置から受信したデータを含む電子メールを所定のメールアドレス（フローアドレス）宛に送信する。配信管理サーバは、複数のフローアドレスと複数の実行対象のワークフローのフローＩＤとを対応付けて管理している。そして、メールサーバを監視し、受信用アカウントに新着の電子メールがあると、その電子メールの宛先のメールアドレスであるフローアドレスに基づいて、実行対象のワークフローを特定し、電子メールに含まれるデータに対して、特定したワークフローを実行する。

つまり、ユーザは、クライアント端末を使用して、所望のワークフロー（例．「画像変換→フォルダ配信」、「電子メール送信」）に対応したフローアドレス宛に電子メールを送ることで、所望のワークフローを配信管理サーバに実行させることができる。また、フローＩＤがメールの件名や本文に記述されている場合に、そのワークフローＩＤを抽出し、対応するワークフローを実行することもできる。

しかしながら、特許文献２に記載された情報処理システムでは、電子メールを用いてワークフローを実行するときに、予め作成されたワークフロー定義に従って、ワークフローを実行することしかできないという問題がある。例えば、ワークフロー定義に含まれる中間処理又は出力処理を変更して、ワークフローの処理内容を柔軟に制御することができないという問題がある。

本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、電子メールを用いて、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行するときに、ワークフローの処理内容を柔軟に制御できるようにすることである。

本発明は、１以上の情報処理装置を含み、電子メールに含まれるデータに対して、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行する情報処理システムであって、所定のメールアドレス宛の電子メールを取得する取得部と、前記取得部により取得された電子メールの本文を解析し、キーワード情報を取得する解析部と、前記解析部により取得されたキーワード情報に基づいて、前記電子メールから取得された前記所定のメールアドレスに対応するワークフローの処理内容を変更し、当該電子メールに含まれるデータに対して、当該変更されたワークフローを実行する実行部と、を有し、前記解析部は、ワークフローの実行優先度に対応するキーワードを検出し、前記実行部は、前記変更されたワークフローを、前記解析部により検出された前記キーワードに対応する前記実行優先度に基いて実行する、情報処理システムである。

本発明によれば、電子メールを用いて、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行するときに、ワークフローの処理内容を柔軟に制御することができる。

本発明の実施形態に係る情報処理システムを含む文書配信システムの全体構成を示す図である。 図１における配信サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 図１における配信サーバの機能構成を示すブロック図である。 デフォルトのワークフローを示す図である。 メール本文の解析結果に基づいて変更されたワークフローを示す図である。 図１に示す文書配信システムの動作を示す図である。 フロー設定情報により設定されるワークフローを示す図である。 図１における配信サーバの動作を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。
〈文書配信システムの構成〉
図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システムを含む文書配信システムの全体構成を示す図である。

図１に示すように文書配信システム１では、１以上のクライアント端末１０、１以上の画像形成装置２０、配信サーバ３０、メールサーバ４０、ファイルサーバ５０を含む。各装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）を介して通信可能に接続されている。また、クラウドシステム６０が含まれていてもよい。

クライアント端末１０は、当該クライアント端末１０が入力したデータ、又は他の装置よりネットワーク通信を介して受信したデータを含む電子メールを、メールサーバ４０の受信用アカウント宛に送信する。クライアント端末１０の例として、携帯電話、スマートフォン、タブレット型端末、及びＰＣ（Personal Computer）等が挙げられる。

画像形成装置２０は、原稿から画像データを読みとり、当該画像データを配信サーバ３０に送信する。

配信サーバ３０は、画像形成装置２０によって読み取られた画像データ、又はクライアント端末１０より送信された電子メールに含まれているデータ等に関して、予め設定されたワークフローを実行するコンピュータ（情報処理装置）である。ワークフローとは、例えば、それぞれが独立して又は単独で完結した機能を実現する一以上の処理単位（タスク）の任意な組み合わせによって実現される処理の流れ（処理フロー）をいう。

メールサーバ４０は、クライアント端末１０より送信される、受信用アカウント宛の電子メールをＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）等の通信プロトコルを介して受信し、保持する。メールサーバ４０は、配信サーバ３０からの受信用アカウント宛の電子メールの取得要求に応じ、保持している電子メールを返信する。配信サーバ３０による、メールサーバ４０からの電子メールの取得には、ＰＯＰ（Post Office Protocol）又はＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）等の通信プロトコルを利用することができる。メールサーバ４０は、配信サーバ３０からの電子メールの送信要求に応じ、指定された宛先に電子メールを送信する。

ファイルサーバ５０は、ネットワーク上で共有されるファイルを蓄積して管理するコンピュータである。ファイルサーバ５０は、配信サーバ３０によって実行されるワークフローの実行結果の配信先の一例である。ファイルサーバ５０が配信先である場合、配信されたデータは、ファイルサーバ５０のフォルダ内に格納される。

〈配信サーバのハードウェア構成〉
図２は、図１における配信サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。

図示のように、配信サーバ３０は、それぞれがバス３１で相互に接続された制御部３２、主記憶部３３、補助記憶部３４、外部記憶装置Ｉ／Ｆ（インタフェース）部３５、及びネットワークＩ／Ｆ部３６を有する。

制御部３２は、配信サーバ３０全体の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵ（Central Processing Unit）である。主記憶部３３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）等であり、制御部３２が実行する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）やアプリケーションソフトウェア等のプログラムやデータを記憶又は一時記憶する記憶装置である。補助記憶部３４は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等であり、アプリケーションソフトウェア等に関連するデータを記憶する記憶装置である。

外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３５は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus：登録商標）等のデータ伝送路を介して接続された記憶媒体３７（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フラッシュメモリ等）と配信サーバ３０とのインタフェースである。

配信サーバ３０は、記憶媒体３７に所定のプログラムを格納することができる。また、記憶媒体３７に格納されたプログラムは、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３５を介して配信サーバ３０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは配信サーバ３０により実行可能となる。

ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線等のデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と配信サーバ３０とのインタフェースである。

なお、配信サーバ３０を複数のコンピュータによって構成してもよい。

〈配信サーバの機能構成〉
図３は、図１における配信サーバの機能構成を示すブロック図である。

図示のように、配信サーバ３０は、受信部３０１、入力受付部３０２、配信フロー設定部３０３、ジョブ待ちキュー３０４、ジョブ実行部３０５、メール設定情報保持部３０６、フロー制御情報保持部３０７、及び配信設定情報保持部３０８を備えている。

ここで、受信部３０１、入力受付部３０２、配信フロー設定部３０３、及びジョブ実行部３０５は、配信サーバ３０にインストールされたプログラムが制御部３２に実行させる処理により実現される。また、ジョブ待ちキュー３０４、メール設定情報保持部３０６、フロー制御情報保持部３０７、及び配信設定情報保持部３０８は、補助記憶部３４、又は配信サーバ３０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。ジョブ待ちキュー３０４については、主記憶部３３を用いてもよい。また、ジョブ待ちキューにジョブを識別する識別情報、例えばジョブＩＤを登録してもよい。

配信設定情報保持部３０８は、予め設定された所定のワークフロー（以下、デフォルトワークフロー）を表すデフォルトワークフロー情報を保持している。図４にデフォルトワークフローを示す。ワークフローを構成する１以上の処理単位は、中間処理と出力処理に大別される。中間処理は、例えば、ワークフローの処理対象とされた画像データに対する加工処理である。図４では、画像変換１０１、画像補正１０２、ＰＤＦ変換１０３、及びＯＣＲ１０４が中間処理である。

出力処理は、ワークフローからのデータの出力処理である。図４の場合、出力処理はファイルサーバ５０のフォルダ５０ａへの配信処理である。他の出力処理としては、メールサーバ４０への配信処理が挙げられる。

ワークフロー情報はワークフローを識別するためのワークフローＩＤを含む。また、ワークフロー情報は、ワークフローに含まれる中間処理及び出力処理を識別するための処理ＩＤを含む。処理ＩＤとキーワードとの対応関係を表す処理情報テーブルの構成例を下記の表１に示す。

この表に示すように、処理ＩＤには、画像変換１０１の処理ＩＤ「１」、画像補正１０２の処理ＩＤ「２」、ＰＤＦ変換１０３の処理ＩＤ「３」、ＯＣＲ１０４の処理ＩＤ「４」、メールサーバへの配信処理の処理ＩＤ「５」及びフォルダへの配信処理の処理ＩＤ「６」を含む。

この処理情報テーブルは入力受付部３０２が管理するテーブルとして、フロー制御情報保持部３０７により保持されている。この処理情報テーブルでは、ワークフローを構成する処理の内容を表すキーワード毎に処理ＩＤが対応付けられている。

受信部３０１は、受信部３０１は、メールサーバ４０の受信用アカウント宛に届いた最新の電子メール（以下、新着メール）の有無を監視する。例えば。一定間隔で、メールサーバ４０をポーリングして新着メールの有無を監視してもよい。また、監視対象とされるメールサーバ４０及び受信用アカウントは、例えば、メール設定情報保持部３０６に保持されている情報に基づいて特定される。メールサーバ４０から取得した新着メールを入力受付部３０２に渡す。受信部３０１は本発明に係る取得部に対応する。

下記の表２にメール設定情報保持部３０６に保持されている情報を示す。

この表に示すように、監視対象毎に、ホスト名、メールアドレス、及びワークフローＩＤが対応付けられ、保持されている。ここでは、ホスト名がMailserver1であるメールサーバ４０のa@b.comの受信用アドレスに対して電子メールを送信すると、ワークフローＩＤがＷＦ１であるワークフロー情報に従ってワークフローが実行される。

入力受付部３０２は、渡された新着メールの件名、本文、添付データを解析して、例えば、本文に含まれているキーワードなどを配信フロー設定部３０３に渡す。入力受付部３０２は本発明に係る解析部に対応する。

配信フロー設定部３０３では、渡されたフロー設定情報に応じて、デフォルトワークフロー情報における該当情報を置き換えて新しいワークフロー情報を生成し、添付データである画像データと優先度情報の一式をジョブデータとして、ジョブ待ちキュー３０４に投入する。配信フロー設定部３０３及びジョブ実行部３０５は、本発明に係る実行部に対応する。

フロー制御情報保持部３０７には、メール本文に含まれるキーワードと、ワークフロー処理を制御する内容とが対応付けられ、保持されている。例えば、キーワード「不要処理」と、ワークフローに含まれる処理のうち、「不要処理」に後に記載されているキーワードに対応する処理を実行しないという制御内容を対応付けて管理している。さらに、所定の記号により囲まれている部分を、制御内容を識別するためのキーワードとして特定してもよい。

メール本文に下記(i)〜(iv)が記述されていた場合を例に挙げて具体的に説明する。
(i)＜不要処理＞:補正、ＯＣＲ、フォルダ配信
(ii)＜優先度＞:緊急
(iii)＜追加配信先＞:111@xxx.co.jp,222@xxx.co.jp
(iV)添付ファイル:A.jpg,B.jpg

「(i)」より、入力受付部３０２は「＜不要処理＞」の欄から処理ＩＤ＝１，４，６に対応するキーワードである「補正」、「ＯＣＲ」、「フォルダ配信」を検出し、この検出結果に基づいて、画像補正１０２、ＯＣＲ１０４、及びフォルダ配信をデフォルトワークフローの中間処理から除去する。

「(iii)」より、入力受付部３０２は、「＜追加配信先＞」の欄から「111@xxx.co.jp」及び「222@xxx.co.jp」を検出し、この２つのメールアカウントに対するメール配信を出力処理に追加する。

配信フロー設定部３０３が生成する中間処理を示すワークフロー情報（sampleWorkflow.xml）の内容(ＸＭＬ設定ファイル)は下記(v)〜(x)のようになる。ＸＭＬ設定ファイルにおける０は、その処理を行わないことを表す。

(v)＜画像変換 ＩＤ＝１＞１＜/画像変換＞
(vi)＜画像補正 ＩＤ＝２＞０＜/画像補正＞
(vii)＜ＰＤＦ変換 ＩＤ＝３＞１＜/ＰＤＦ変換＞
(viii)＜ＯＣＲ ＩＤ＝４＞０＜/ＯＣＲ＞
(ix)＜フォルダ配信 ＩＤ＝６＞０＜/フォルダ配信＞
(x)＜メール配信 ＩＤ＝５＞111@xxx.co.jp,222@xxx.co.jp＜/メール配信＞

下記の表３に実行優先度情報テーブルの構成例を示す。

この実行優先度情報テーブルは入力受付部３０２が管理するテーブルとして、フロー制御情報保持部３０７により保持されている。実行優先度情報テーブルでは、実行優先度のレベルに対してキーワードが対応付けられている。例示したメール本文の場合、「(ii)」より、「＜優先度＞」の欄から「緊急」を検出し、実行優先度を「レベル２」に設定する。

下記の表４にジョブデータを示す。

ジョブデータは、「ジョブＩＤ」、「ワークフロー情報」、「画像データ」、「ジョブ実行優先度」、「配信先」、「アップロード日時」、「ジョブ投入者」の各情報からなる。

「ジョブＩＤ」は、配信フロー設定部３０３がジョブデータを生成したときに付与する識別情報である。「アップロード日時」は、電子メールの送信日時であり、「ジョブ投入者」は、電子メールの送信者である。この２つの情報は電子メールの書誌情報から抽出したものである。

図５は、表４に示すワークフロー情報に基づいて実行されるワークフロー、すなわち、メール本文の解析結果に基づいて変更されたワークフローを示す。この図において、破線で記載した処理単位である画像補正１０２、ＯＣＲ１０４、及びフォルダ配信は実行されていない処理、すなわちデフォルトワークフローから除去された中間処理である。また、ＡさんとＢさんに対する電子メールの配信は、デフォルトワークフローに対して追加された出力処理である。

〈文書配信システムの動作〉
図６は、図１に示す文書配信システムの動作を示す図であり、図７は、フロー設定情報により設定されるワークフローを示す図である。また、図８は、図１における配信サーバの動作を示すフローチャートである。これらの図を参照して、文書配信システム１の動作の一例を説明する。

図６において、Ａさんがクライアント端末１０から配信サーバ３０宛に電子メールを送信するための操作を行うと、電子メールはクライアント端末１０からメールサーバ４０に送信される。ここで、クライアント端末１０はスマートフォンであり、Ａさんがスマートフォンのカメラで撮影した画像（例えば、打合せ時や商談時のホワイトボード上の手書きメモを撮影した画像）の画像データが添付されている。

配信サーバ３０の受信部３０１は、所定の定期的タイミングでメールサーバ４０の受信用アカウントに対するポーリングを開始し（ステップＳ１）、新着メールの有無を判断する（ステップＳ２）。新着メールがある場合、受信部３０１は、新着メールを入力受付部３０２に渡す（ステップＳ３）。ここでは、複数の新着メールを受信したものとする。

入力受付部３０２は、受け取った電子メールの中身を解析し、解析の結果を配信フロー設定部３０３に渡す（ステップＳ４）。

配信フロー設定部３０３は、フロー設定情報の有無を判断する（ステップＳ５）。そして、ある場合は（ステップＳ５：Yes）、フロー設定情報に基づいてデフォルトワークフロー情報を置き換え（ステップＳ６）、ステップＳ７に進む。一方、フロー設定情報がない場合は、そのままステップＳ７に進む。

ここでは、フロー設定情報は、図７に示すように、中間処理として、ＯＣＲ１０４、画像変換１０１、画像補正１０２、ＰＤＦ変換１０３を実行し、出力処理として、フォルダ配信１０５及び２箇所に対するメール配信１０６を行うことを設定している。この画像補正１０２により、ホワイトボードを撮影した手書き文字の歪み補正、写り込み除去などが可能となる。

ステップＳ７では、配信フロー設定部３０３は、ワークフロー情報、ジョブ実行優先度情報、及び電子メールに添付された画像データなどの一式をジョブデータとして、ジョブ優先度情報を見てジョブ待ちキューに投入する。当該ジョブのジョブ実行優先度と、ジョブ待ちキューにすでに登録されているジョブのジョブ実行優先度とを比較し、実行優先度の高い順でジョブを並べるように、ジョブの投入位置を特定し、ジョブＩＤを登録する。また、複数の新着メールがある場合、それらを並行して処理し、実行優先度の高い順にジョブ待ちキューに投入してもよい。

ジョブ実行部３０５は、ジョブ待ちキュー３０４の先頭（図６の場合、一番上の位置）からジョブを引き取って実行し、実行結果（処理結果）を配信先に送る（ステップＳ８）。ここでは、ファイルサーバ５０内のフォルダ５０ａに対するフォルダ配信１０５、クラウドシステム６０上のメールアカウントに対するメール配信１０６、及びＢさんのメールアカウントに対するメール配信１０６が実行される。

以上詳細に説明したように、本発明の実施形態に係る文書配信システムには、下記（１）〜（３）の特徴がある。
（１）配信サーバ３０は、受信用アカウントにポーリングし、受け取った複数の新着メールを解析し、本文から、複数の配信先、緊急度、ワークフローを構成する処理単位などを解析した上に、利用者のニーズに合わせて、優先順位を付けて、添付データに対するワークフローの処理を実行し、複数の宛先に配信することができる。
（２）配信の宛先にGoogle DocsやEver Note（エバーノート：登録商標）などを指定することで、社内の配信サーバ３０でワークフローに従って一通り処理した画像データをそのまま社外にいる個人のメールアカウントに届けることが可能となる。
（３）打ち合わせや商談時の手書きメモ、ホワイトボードに書かれる文字などのアナログ情報を社外のスマートフォン等から社内の配信サーバ３０に送り、ＯＣＲ処理により画像データからテキスト情報を生成し、デジタル化することにより、ＣＲＭ（Customer Relationship Management）などにも活用可能である。

３０…配信サーバ、３０１…受信部、３０２…入力受付部、３０４…ジョブ待ちキュー、３０５…ジョブ実行部、３０８…配信設定情報保持部。

特開２０１２−６５００６号公報 特開２０１４−２３５６９７号公報

Claims (6)

1. １以上の情報処理装置を含み、電子メールに含まれるデータに対して、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行する情報処理システムであって、
   所定のメールアドレス宛の電子メールを取得する取得部と、
   前記取得部により取得された電子メールの本文を解析し、キーワード情報を取得する解析部と、
   前記解析部により取得されたキーワード情報に基づいて、前記電子メールから取得された前記所定のメールアドレスに対応するワークフローの処理内容を変更し、当該電子メールに含まれるデータに対して、当該変更されたワークフローを実行する実行部と、
   を有し、
   前記解析部は、ワークフローの実行優先度に対応するキーワードを検出し、
   前記実行部は、前記変更されたワークフローを、前記解析部により検出された前記キーワードに対応する前記実行優先度に基いて実行する、
   情報処理システム。
2. 請求項１に記載された情報処理システムにおいて、
   前記所定のメールアドレスに対応するワークフローの処理内容を表すワークフロー情報を保持する配信設定情報保持部を有し、
   前記解析部は、前記所定のワークフローの処理単位に対する追加又は除去に対応する前記キーワードを取得し、
   前記実行部は、前記所定のワークフローにおける処理単位を変更する、
   情報処理システム。
3. 請求項１に記載された情報処理システムにおいて、
   前記処理単位は、前記データの加工である中間処理と当該中間処理を受けたデータの出力である出力処理を含む情報処理システム。
4. 請求項３に記載された情報処理システムにおいて、
   前記出力処理はデータの配信である情報処理システム。
5. 請求項１に記載された情報処理システムにおいて、
   前記解析部は、前記取得部で取得された複数の電子メールの本文を並行して解析して、各電子メールに添付されたデータの実行優先度情報を生成し、
   前記実行部は、前記実行優先度情報を含むジョブデータを実行優先度の高い順にジョブ待ちキューの先頭から格納する、
   情報処理システム。
6. １以上の情報処理装置を含み、電子メールに含まれるデータに対して、１以上の処理単位を任意に組み合わせたワークフローを実行する情報処理システムにより実行される情報処理方法であって、
   所定のメールアドレス宛の電子メールを取得する取得工程と、
   前記取得工程により取得された電子メールの本文を解析し、キーワード情報を取得する解析工程と、
   前記解析工程により取得されたキーワード情報に基づいて、前記電子メールから取得された前記所定のメールアドレスに対応するワークフローの処理内容を変更し、当該電子メールに含まれるデータに対して、当該変更されたワークフローを実行する実行工程と、
   を有し、
   前記解析工程は、ワークフローの実行優先度に対応するキーワードを検出し、
   前記実行工程は、前記変更されたワークフローを、前記解析工程により検出された前記キーワードに対応する前記実行優先度に基いて実行する、
   情報処理方法。

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