JP2002015103A - スケジュール管理における情報伝達方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ユーザが更新した電子スケジュール情報を、ユ
ーザによる事前定義を設定することなく他のユーザへ伝
達する方法を提供する。 【解決手段】ユーザのスケジュール情報を更新できるス
ケジュール管理機構と、各種組織の情報を格納している
組織情報管理機構と、メッセージの受信及びメッセージ
を受信するか否かを判定する情報を設定する伝達情報受
信機構と、前記機構から取得した情報を基に伝達先の判
定・決定、メッセージの作成・送信する情報伝達先決定
エージェント機構と、を備え、ユーザのスケジュール情
報の更新を起点とし、そのスケジュール情報と各種組織
情報から伝達先を判定し、対象とするスケジュール情報
（メッセージ）を他のユーザへ送信することを特徴とす
る伝達方法。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は各種スケジュールを
電子データで登録しスケジュールを管理するスケジュー
ルシステムにおいて、更新したスケジュール情報を事前
定義なしで関係者へ伝達する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】スケジュールを電子データで登録しスケ
ジュールを管理するスケジュールシステムにおいて、ス
ケジュールの更新情報を取得し、その情報を基に他シス
テムへ伝達する方法としては特開平０９−３２５９３９
号公報がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来の技術は、あ
るユーザがスケジュール情報を更新した時、それを監視
しているエージェントと呼ばれる代行処理機構が次に行
うべき処理（スケジュール情報の伝達等）を実行するこ
とでユーザの処理効率向上を図っている。しかしながら
この方法は、利用するユーザが事前に代行処理機構に対
し情報を定義しておく必要がありユーザ操作における処
理負担を考慮していなかった。本発明の目的はユーザの
スケジュール情報の更新を起点とし、そのスケジュール
情報と各種組織情報から伝達先を判定し、ユーザによる
事前定義を設定せずに、スケジュール情報（メッセー
ジ）を他のユーザへ送信することを特徴とする伝達方法
を提供する。

【０００４】

【課題を解決するための手段】ユーザのスケジュール情
報を更新できるスケジュール管理機構と、各種組織の情
報を格納している組織情報管理機構と、メッセージの受
信及びメッセージを受信するか否かを判定する情報を設
定する伝達情報受信機構と、前記機構から取得した情報
を基に伝達先の判定・決定、メッセージの作成・送信す
る情報伝達先決定エージェント機構と、を備え、ユーザ
のスケジュール情報の更新を起点とし、そのスケジュー
ル情報と各種組織情報から伝達先を判定し、対象とする
スケジュール情報（メッセージ）を他のユーザへ送信す
ることを特徴とする伝達方法。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下本発明の実施形態を図面によ
り詳細に説明する。

【０００６】図１は本発明の構成図である。スケジュー
ル管理部１０１はスケジュールの更新情報を管理する機
構であり、情報伝達先決定エージェント部１０４から送
られてきた情報（メッセージ等）を受け取る情報受信部
１０１１と、受け取った情報に対し次の処理を決定する
承認部１０１２と、更新したスケジュールを認識するデ
ータ認識部１０１３と、情報伝達先決定エージェント部
１０４へデータ（認証部で決定した情報、スケジュール
更新情報）を送信するデータ送信部１０１４からなる。
ここで、上記エージェントとは代行処理を意味し、スケ
ジュールの更新をイベントとして捉え、そのイベントに
応じて伝達先を判定・決定、メッセージの作成・送信す
る処理の代行作業することである。

【０００７】伝達情報受信部１０２は受信レベルの設定
と伝達されたスケジュールを承認する機構であり、情報
伝達先決定エージェント部１０４から送られてきた情報
（メッセージ等）を受け取る情報受信部１０２１と、受
け取った情報に対し次の処理を決定する承認部１０２２
と、受信レベルを設定する受信レベル設定部１０２３
と、情報伝達先決定エージェント部１０４へデータ（認
証部で決定した情報、受信レベル決定情報）を送信する
データ送信部１０２４からなる。ここで受信レベルと
は、スケジュール用件（休暇、出張、会議等）をレベル
毎に分類された区分であり、その区分によって受信者へ
伝達するか否かが決定される。また、受信レベルは受信
レベル管理テーブル１０４７で管理される。

【０００８】組織情報管理部１０３は組織情報を管理す
る機構であり、組織情報データを取り込むデータ取得部
１０３１と、組織情報（例えば人事情報、業務情報、休
日情報等）が格納されている組織情報テーブル１０３２
からなる。

【０００９】情報伝達先決定エージェント部１０４はス
ケジュール管理部１０１、伝達情報受信部１０２及び組
織情報管理部１０３から受信した情報を基に情報の伝達
先を決定する機構であり、スケジュール更新データ、受
信レベルデータ、組織情報データを取得するデータ取得
部１０４１と、受信レベルを管理する情報判定部１０４
２と、伝達先を決定する情報伝達先決定部１０４３と、
伝達先へメッセージを作成するメッセージ作成部１０４
４と、メッセージを送信するメッセージ送信部１０４５
と、メッセージが正しく送信されたか確認する送信確認
部１０４６と、受信レベル情報が格納されている受信レ
ベル管理テーブル１０４７からなる。上記機構はネット
ワーク１０５を介し、情報の伝達を行う。

【００１０】図２は本発明において図１のスケジュール
管理部１０１でユーザがスケジュールを更新するために
利用するスケジュールシステムの画面例を示したもので
ある。２０１にユーザ氏名が表示され、ユーザは該当す
る日付にスケジュールを入力する。入力されたスケジュ
ールは２０２に表示される。

【００１１】図３は本発明において図１の伝達情報受信
部１０２でユーザが受信レベルを設定するために利用す
る受信レベル設定画面の例を示したものである。３０１
にユーザ氏名、３０３に業務名が表示され、３０２で受
信レベルを選択する。受信者への伝達の有無はこの受信
レベルで判断される。例えば受信者ユーザ１の受信レベ
ルがレベルＡである場合、受信者ユーザ１と同業務担当
であるスケジュール更新者ユーザ２が「休暇」のスケジ
ュールを更新した時、受信者ユーザ１へスケジュールの
更新情報を伝達することになる。しかし、スケジュール
更新者ユーザ２が「会議」のスケジュールを更新した時
は「会議」はレベルＢであるため受信者ユーザ１へは伝
達しない。尚、本設定は必須ではなく受信設定しない場
合はデフォルト値として「受信しない」が設定される。

【００１２】図４、図５は組織情報テーブルの実施形態
の一例を示したものである。図４は個人情報を管理する
テーブルであり氏名４０１、所属４０２、上司４０３、
担当している業務名４０４、メールアドレスが格納され
ている。例では氏名欄に氏名である”山田太郎”、所属
欄に山田太郎の所属部署である”総務部”、上司欄に山
田太郎の上司の氏名である”岡田三郎”、業務名欄に山
田太郎が担当している業務名である”Ａ業務、Ｃ業
務”、メールアドレス欄に山田太郎のメールアドレスで
ある”Ｔ．ＹＡＭＡＤＡ”が登録されている。図５は業
務を管理するテーブルであり業務名５０１、業務開始日
５０２業務完了日５０３、業務の月次締切日５０４が格
納されている。例では業務名欄に組織が担当している業
務名の一覧、業務開始日欄に該当業務の業務開始年月
日、業務終了日欄に該当業務の業務終了年月日、月次締
切日欄に該当業務が締切日としている年月日が登録され
ている。図６、図７は受信レベル管理テーブルの実施形
態の例を示したものである。図６は受信レベルを判定す
るための情報を管理するテーブルであり受信レベル６０
１、受信判定６０２が格納されている。例では受信レベ
ル欄に受信のレベルを表した区分がアルファベットで分
類されており、受信判定欄には受信レベルを判定するた
めのスケジュール用件が登録されている。ここで受信レ
ベルＢの受信判定として”レベルＡ、出張、重要会議”
とあるが、これは受信レベルＡのスケジュール用件であ
る“休暇”、“出張”及び“重要会議”を受信判定の対
象とすること表している。図７は個人の受信レベルを管
理するテーブルの実施形態の一例を示したもであり氏名
７０１、業務名７０２、受信レベル７０３が格納されて
いる。このテーブルは同業務担当者がスケジュールを更
新した時にテーブル内で該当する個人の受信レベルに応
じて同業務担当者のスケジュール情報を伝達することに
使用される。例では氏名欄に”岡田三郎”、業務名欄に
岡田三郎が担当している業務名である”Ａ業務、Ｃ業
務”、受信レベル欄に岡田三郎が設定した受信レベル”
Ａ”が登録されている。

【００１３】次にスケジュール管理における情報伝達方
法の例をフローチャートに従って説明する。図１３はス
ケジュール管理部１０１において、スケジュールを更新
した時からの処理を示すフローチャートである。ユーザ
がスケジュールを更新するとそのスケジュールデータを
スケジュール認識部１０１３で認識（１３０１）し、デ
ータ送信部１０１４によって情報伝達先決定エージェン
ト部１０４へ送信（１３０２）される。

【００１４】図１４は情報伝達先決定エージェント部１
０４において、前記スケジュールデータを取得してから
の処理を示すフローチャートである。スケジュール管理
部１０１から送られてきたスケジュールデータを取得
（１４０１）すると、次にスケジュールデータがどの受
信レベルに該当するか判定するため受信レベル判定テー
ブル（図６）と照合し受信レベルを確定する（１４０
２）。次にスケジュール更新者の個人情報を組織情報管
理部１０３の組織情報テーブル１０３２から取得する
（１４０３）。次にスケジュール更新者が担当する業務
の月次締切日が更新したスケジュール日と一致している
か判定する（１４０４）。業務の月次締切日と一致する
場合はスケジュール更新者を伝達先と決定（１４０７）
して、更新したスケジュールの承認依頼を業務責任者
（上司）へ送信するかどうかを問い合せるメッセージを
送信する（１４０８〜１４０９）。ここで送信するメッ
セージの例を図８に示す。例では”×年×月×日は業務
「Ａ業務」の締切日となっております。処置方法を選択
して下さい。”というメッセージと共に処置方法とし
て”スケジュールの更新を業務責任者（上司）へ承認依
頼する。”と”スケジュールを取消す”の２つを用意し
ている。業務の月次締切日と一致しない場合は次の処理
へ移りスケジュール更新者と同じ業務担当者がいるかど
うか図７の個人の受信レベルを管理するテーブルと照合
し判定（１４０５）する。同業務担当者がいない場合は
伝達先なしと判定し処理を終了する。同業務担当者がい
る場合は次の処理へ移り確定されたスケジュールの受信
レベルと同業務担当者の受信レベルが一致するか判定す
る（１４０６）。受信レベルが一致しない場合は伝達先
なしと判定し処理を終了する。一致する場合、つまりス
ケジュールの受信レベルがスケジュール更新者と同じ業
務担当者で、かつスケジュールの受信レベルが一致する
者を伝達先と決定し（１４０７）、スケジュール更新者
が不在となることを知らせるメッセージを作成し（１４
０８）、伝達先へ送信する（１４０９）。ここで送信す
るメッセージの例を図１０に示す。例では”×年×月×
日×時×分〜×年×月×日×時×分〔用件：休暇〕のた
め山田 太郎は不在となります。宜しくお願い致しま
す。”というメッセージを用意している。尚、本実施例
では業務の月次締切日を例として挙げているが、スケジ
ュール更新者が不在であると業務全体に影響がある等特
別な日を判定日として設定することができる。

【００１５】図１５は情報伝達先決定エージェント部１
０４において、スケジュール管理部１０１から図８のメ
ッセージに対する回答を受信した時の処理を示すフロー
チャートである。メッセージに対する回答データを取得
（１５０１）すると、次にその回答が業務責任者（上
司）に対し承認依頼するかどうかを判定する（１５０
２）。承認依頼しない回答の場合は何もせず処理を終了
する。承認依頼する回答の場合は次へ移り承認依頼先で
あるスケジュール更新者の業務責任者（上司）を伝達先
として決定し（１５０３）、スケジュールに対する承認
を依頼するメッセージを作成し（１５０４）、伝達先へ
送信する（１５０５）。ここで送信するメッセージの例
を図９に示す。例では“山田太郎様から×年×月×日×
時×分〜×年×月×日×時×分〔用件：休暇〕のスケジ
ュールが更新されました。本スケジュールに対する承認
依頼が伝達されています。処置方法を選択して下さ
い。”というメッセージと共に処置方法として”承認す
る“と”承認しない“の２つを用意している。

【００１６】図１６は情報伝達先決定エージェント部１
０４において、伝達情報受信部１０２から図９のメッセ
ージに対する回答を受信した時の処理を示すフローチャ
ートである。メッセージに対する回答データを取得（１
５０１）すると、次にその回答が更新したスケジュール
を承認するかどうかを判定する（１６０１）。承認しな
い場合はスケジュール更新者を伝達先と決定し（１６０
８）、更新したスケジュールが非承認であることを知ら
せるメッセージを作成し（１６０６）、伝達先へ送信す
る（１６０７）。ここで送信するメッセージの例を図１
１に示す。例では“×年×月×日×時×分〜×年×月×
日×時×分〔用件：休暇〕のスケジュールは承認されま
せんでした。承認者：岡田三郎”というメッセージを用
意している。承認する場合はステップ１６０３〜ステッ
プ１６０７の処理を実行する。ここでステップ１６０３
〜ステップ１６０７の処理は図１４のステップ１４０５
〜ステップ１４０９と同じ処理である。

【００１７】図１７は伝達情報受信部１０２において、
受信レベルを設定する処理を示すフローチャートであ
る。受信レベル設定者は図３で示す画面例等を利用して
伝達してもらいたいスケジュール用件を判断し、該当す
るレベルを設定する（１７０１）。次に設定した受信レ
ベルデータをデータ送信部１０２４から情報伝達先決定
エージェント部１０４へ送信する（１７０２）。

【００１８】図１８は情報伝達先決定エージェント部１
０４において、伝達情報受信部１０２から受信レベルデ
ータを受信した時の処理を示すフローチャートである。
受信レベルデータを取得（１８０１）すると、次にその
受信レベルデータを基に受信受信レベル管理テーブル１
０４７を更新する（１８０２）。ここで更新されるテー
ブルは図７の個人の受信レベルを管理するテーブルであ
る。次に受信レベル設定者を伝達先と決定し（１８０
３）、更新した受信レベルの処理の結果を知らせるメッ
セージを作成し（１８０４）、伝達先へ送信する（１８
０５）。ここで送信するメッセージの例を図１２に示
す。例では“受信レベルの更新が正常に完了しました。
受信レベル設定者：岡田三郎”というメッセージを用意
している。

【００１９】

【発明の効果】以上説明したようにでは本発明はユーザ
がスケジュール情報を更新した際、ユーザによる事前定
義を設定することなく、そのスケジュール情報を自動的
に他のユーザへ伝達することで作業処理の円滑化を図る
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態を示すシステム構成ブロッ
ク図である。

【図２】スケジュールシステムの画面例を示す図であ
る。

【図３】受信レベルを設定する時の画面例を示す図であ
る。

【図４】個人の情報が管理されているテーブルの例を示
す図である。

【図５】業務が管理されているテーブルの例を示す図で
ある。

【図６】受信レベルの判定用件が格納されているテーブ
ルの例を示す図である。

【図７】個人の受信レベルが管理されているテーブルの
例を示す図である。

【図８】スケジュール更新者に対し、次の処置を催促す
るメッセージの例を示す図である。

【図９】スケジュール更新者が担当する業務の業務責任
者(上司)に対し、次の処置を催促するメッセージの例を
示す図である。

【図１０】受信レベルにより決定された伝達者に対し、
スケジュールを更新したことを伝達するメッセージの例
を示す図である。

【図１１】スケジュール更新者に対し、スケジュールが
承認されなかった時のメッセージの例を示す図である。

【図１２】受信レベル設定者に対し、受信レベル更新処
理の状態を返すメッセージの例を示す図である。

【図１３】スケジュール管理部におけるスケジュール情
報の送信処理の例を示すフローチャートである。

【図１４】情報伝達先決定エージェント部においてスケ
ジュール情報の取得し、伝達者へメッセージを送信する
までの処理の例を示すフローチャートである。

【図１５】情報伝達先決定エージェント部においてスケ
ジュール更新者からスケジュールの承認依頼有無の回答
を受け取った時の処理の例を示すフローチャートであ
る。

【図１６】情報伝達先決定エージェント部において業務
責任者(上司)からスケジュールの承認可否の回答を受け
取った時の処理の例を示すフローチャートである。

【図１７】伝達情報受信部における受信レベルの設定処
理の例を示すフローチャートである。

【図１８】情報伝達先決定エージェント部において伝達
情報受信部から受信レベルの設定情報を受け取った時の
処理の例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０１…スケジュール管理部、１０１１…スケジュール
管理部の情報受信部、１０１２…スケジュール管理部の
承認部、１０１３…スケジュール管理部のデータ認識
部、１０１４…スケジュール管理部のデータ送信部、１
０２…伝達情報受信部、１０２１…伝達情報受信部の情
報受信部、１０２２…伝達情報受信部の承認部、１０２
３…伝達情報受信部の受信レベル設定部、１０２４…伝
達情報受信部のデータ送信部、１０３…組織情報管理
部、１０３１…組織情報管理部のデータ取得部、１０３
２…組織情報管理部の組織情報テーブル、１０４…情報
伝達先決定エージェント部、１０４１…情報伝達先決定
エージェント部のデータ取得部、１０４２…情報伝達先
決定エージェント部の情報判定部、１０４３…情報伝達
先決定エージェント部の情報伝達先決定部、１０４４…
情報伝達先決定エージェント部のメッセージ作成部、１
０４５…情報伝達先決定エージェント部のメッセージ送
信部、１０４６…情報伝達先決定エージェント部の送信
確認部、１０４７…情報伝達先決定エージェント部の受
信レベル管理テーブル。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ユーザのスケジュール情報を更新できる
   スケジュール管理機構と、各種組織の情報を格納してい
   る組織情報管理機構と、メッセージの受信及びメッセー
   ジを受信するか否かを判定する情報を設定する伝達情報
   受信機構と、前記機構から取得した情報を基に伝達先の
   判定・決定、メッセージの作成・送信する情報伝達先決
   定エージェント機構と、を備え、ユーザのスケジュール
   情報の更新を起点とし、そのスケジュール情報と各種組
   織情報から伝達先を判定し、対象とするスケジュール情
   報（メッセージ）を他のユーザへ送信することを特徴と
   する伝達方法。