JP2008176691A - スケジュール調整システム、装置、方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】迅速かつ確実にスケジュール調整を行えるようにする。
【解決手段】依頼者端末は、スケジュール調整依頼情報を入力し、電子メールとしてスケジュール調整装置２０に送信する。スケジュール調整装置２０は、受信した電子メールを解析し依頼内容情報を抽出する。また、スケジュール調整装置２０は、グループウェア４を用いて登録されているスケジュールと、抽出した依頼内容情報に含まれる日程とを照合し、スケジュール調整対象の日程を特定する。そして、スケジュール調整装置２０は、日程確認依頼情報を、調整対象者の携帯端末４０に送信する。次いで、携帯端末４０は、受信した日程確認依頼情報に基づいて、確認結果情報をスケジュール調整装置２０に送信する。そして、スケジュール調整装置２０は、受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整後の日程を最終的に決定する。
【選択図】図４

Description

本発明は、スケジュール調整対象者間のスケジュール調整を行うスケジュール調整システム、スケジュール調整装置、スケジュール調整方法及びスケジュール調整プログラムに関する。

従来、電子メールを利用して会議開催日等のスケジュールを調整することが行われている。また、特許文献１には、受信した電子メール本文からテキスト解析によってスケジュール情報を抽出し、抽出したスケジュール情報を個人情報データベースに登録するとともに、スケジュールに応じてユーザ端末に転送を行う電子メールシステムが記載されている。また、特許文献２には、ユーザからの調整依頼スケジュールを予めデータベースに記憶された調整対象スケジュールと比較して、自動的にスケジュール調整を行えるスケジュール調整方法が記載されている。

特開平１１−１３６２７８号公報（段落００１７−００２３、図２） 特開２００２−２５９６５０号公報（段落００５９−００６８、図８）

電子メールを利用してスケジュール調整を行う場合、会議参加予定者等の調整対象者に電子メールを同報配信して調整を行うことがある。この場合、調整対象者が外出中であったために電子メールを見ることができなかったり、他の電子メールに埋もれて調整依頼の電子メールを見逃してしまったりして、返信が遅くなってしまうことがある。そのため、スケジュール調整を迅速に行えない可能性がある。

また、電子メールを利用してスケジュール調整を行う場合、調整対象者全員の回答が揃うまでスケジュールを最終判断できないので、調整対象者の人数が多くなる程スケジュール調整が遅くなってしまう。また、電話を用いる等、他の手段を併用して調整を行わなければならなくなり、スケジュールの調整作業に手間がかかる。

また、特許文献１や特許文献２に記載されたシステムや方法を用いれば、ユーザからの調整依頼に応じて自動的にスケジュール調整を行い、決定したスケジュールを会議参加予定者等の対象者に通知することができる。しかし、スケジュールを自動的に決定して一方的に対象者に通知しているにすぎず、各対象者の都合を確認してスケジュール調整を行うことはできない。従って、各対象者が確実に参加できる日程となるようにスケジュール調整を行えるとは限らない。

そこで、本発明は、迅速かつ確実にスケジュール調整を行えるスケジュール調整システム、スケジュール調整装置、スケジュール調整方法、及びスケジュール調整プログラムを提供することを目的とする。

本発明によるスケジュール調整システムは、スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末（例えば、調整依頼者が使用する情報処理端末３０）と、スケジュール調整を行うスケジュール調整装置（例えば、スケジュール調整装置２０）と、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末（例えば、携帯端末４０）とを備え、依頼者端末は、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールをスケジュール調整装置に送信する調整依頼送信手段（例えば、プログラムに従って動作する情報処理端末３０のＣＰＵ及びネットワークインタフェース部によって実現される）を含み、スケジュール調整装置は、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出するメール解析手段（例えば、メール本文解析部２２によって実現される）と、メール解析手段が抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するスケジュール調整対象特定手段（例えば、スケジュール調整部２３によって実現される）と、スケジュール調整対象特定手段が特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、携帯端末に送信する日程確認依頼送信手段（例えば、メッセージ配信部２５によって実現される）とを含み、携帯端末は、日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報をスケジュール調整装置に送信する確認結果送信手段（例えば、プログラムに従って動作する携帯端末４０のＣＰＵ及びネットワークインタフェース部によって実現される）を含み、スケジュール調整装置は、携帯端末から受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するスケジュール決定手段（例えば、スケジュール調整部２３によって実現される）をさらに含むことを特徴とする。

また、スケジュール調整システムにおいて、スケジュール調整装置は、対象者のスケジュールを示すスケジュール情報を予め記憶するスケジュール情報記憶手段（例えば、スケジュールデータベース２４によって実現される）を含み、メール解析手段は、日程を含む依頼内容情報を電子メールから抽出し、スケジュール調整対象特定手段は、依頼内容情報に含まれる日程とスケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報とを比較して、スケジュール調整対象の日程を特定するものであってもよい。

また、スケジュール調整システムにおいて、スケジュール調整対象特定手段は、スケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報のうち、依頼内容情報に含まれる日程と合致するスケジュール情報があるか否かを判断し、依頼内容情報に含まれる日程と合致するスケジュール情報がないと判断すると、依頼内容情報に含まれる日程をスケジュール調整対象の日程として特定するものであってもよい。

また、スケジュール調整システムにおいて、メール解析手段は、日程を含むとともに優先度を含む依頼内容情報を電子メールから抽出し、スケジュール情報記憶手段は、対象者のスケジュールの優先度に対応付けてスケジュール情報を予め記憶し、スケジュール調整対象特定手段は、スケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報のうち、依頼内容情報に示される日程と合致するスケジュール情報がある場合には、依頼内容情報に含まれる優先度とスケジュール情報記憶手段が記憶する優先度とに基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するものであってもよい。

また、スケジュール調整システムにおいて、スケジュール調整装置は、スケジュール決定手段が決定したスケジュール調整後の日程を示すスケジュール情報をスケジュール情報記憶手段に登録するスケジュール登録手段（例えば、スケジュール調整部２３によって実現される）を含むものであってもよい。

また、スケジュール調整システムにおいて、スケジュール決定手段は、日程確認依頼情報を送信した全ての携帯端末から、日程確認依頼情報に含まれるスケジュール調整対象の日程で参加可能である旨の確認結果情報を受信したと判断すると、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するものであってもよい。

本発明によるスケジュール調整装置は、スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末から、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを受信するメール受信手段（例えば、メール本文解析部２２によって実現される）と、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出するメール解析手段（例えば、メール本文解析部２２によって実現される）と、メール解析手段が抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するスケジュール調整対象特定手段（例えば、スケジュール調整部２３によって実現される）と、スケジュール調整対象特定手段が特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信する日程確認依頼送信手段（例えば、メッセージ配信部２５によって実現される）と、日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を、携帯端末から受信する確認結果受信手段（例えば、メッセージ配信部２５によって実現される）と、確認結果受信手段が受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するスケジュール決定手段（例えば、スケジュール調整部２３によって実現される）とを備えたことを特徴とする。

本発明によるスケジュール調整方法は、スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末が、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを、スケジュール調整を行うスケジュール調整装置に送信するステップと、スケジュール調整装置が、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出するステップと、スケジュール調整装置が、抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するステップと、スケジュール調整装置が、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信するステップと、携帯端末が、日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報をスケジュール調整装置に送信するステップと、スケジュール調整装置が、携帯端末から受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するステップとを含むことを特徴とする。

本発明によるスケジュール調整プログラムは、コンピュータに、スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末から、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを受信する処理と、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出する処理と、抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定する処理と、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信する処理と、日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を、携帯端末から受信する処理と、受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定する処理とを実行させるためのものである。

本発明によれば、依頼者端末から受信した電子メールを解析して依頼内容情報を抽出し、抽出した依頼内容情報に基づいてスケジュール調整対象の日程を特定する。また、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認情報を携帯端末に送信し、携帯端末から受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定する。各対象者の確認結果に基づいてスケジュール調整を行えるので、確実にスケジュール調整を行うことができる。また、通信手段として携帯端末を利用して日程確認の依頼を行うので、対象者が外出中であってもスケジュール調整を行うことができる。従って、迅速かつ確実にスケジュール調整を行えるようにすることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。まず、本発明によるスケジュール調整システムの概要を説明する。図１は、本発明によるスケジュール調整システムの構成の一例を示すブロック図である。図１に示すように、スケジュール調整システムは、メールサーバ１０、メール本文解析機能２、スケジュール調整機能３及びグループウェア４を備える。

本発明では、例えば、一般的に電子メールを利用して会議開催日時等のスケジュール調整を行なう場合に適用される。スケジュール調整システムは、電子メールの本文を解析して抽出したスケジュール調整依頼の情報に基づいて、携帯端末のメッセージ機能を用いて、会議等の出席対象の全参加者（全参加者のうちの必須参加者でもよい）に問い合わせを行なう。そして、スケジュール調整システムは、その問い合わせの確認結果に基づいてスケジュール調整を行なうことを特徴としている。

図１において、スケジュール調整システムは、メール本文解析機能２を用いて、スケジュール調整を依頼する旨の電子メールを解析して、スケジュール調整の依頼内容の情報を抽出する。また、スケジュール調整機能３を用いて、メール本文解析機能２によって抽出した情報に基づいて、グループウェア４に登録されている調整対象者のスケジュールの空きを確認する。そして、メッセージ配信機能５を用いて、調整対象者が保有する携帯電話機等の携帯端末に、日程確認依頼のメッセージを配信する。また、スケジュール調整機能３を用いて、調整対象者の承認が得られスケジュールを決定した場合には、グループウェア４にスケジュールを新規登録する。

上記の手順によって、本発明では、スケジュール調整を依頼する旨の電子メールの本文を解析して、調整対象者の携帯端末に日程確認依頼のメッセージを配信し、その返信結果に基づいて判定することにより、迅速にスケジュールを調整することができる。

次に、スケジュール調整システムの構成について説明する。図２は、スケジュール調整システムの具体的な構成例を示すブロック図である。図２に示すように、スケジュール調整システムは、メールサーバ１０、スケジュール調整装置２０、情報処理端末３０及び携帯端末４０を含む。

なお、本実施の形態において、スケジュール調整システムは、例えば、企業等の組織内において会議開催日時等のスケジュール調整を行なう用途に用いられる。また、本実施の形態において、スケジュールの調整を行なうスケジュール調整サービスは、例えば、携帯電話サービスを提供する通信キャリアによって提供される。なお、通信キャリア以外のサービス事業者によってスケジュール調整サービスが提供されてもよい。

メールサーバ１０は、例えば、企業等の組織内に設置され、プログラムに従って動作するワークステーションやパーソナルコンピュータ等の情報処理装置によって実現される。なお、スケジュール調整サービスを提供する通信キャリアがパーソナルコンピュータ等の情報処理端末向けのサービスも提供している場合には、メールサーバ１０は、通信キャリアが運営するサーバであってもよい。

メールサーバ１０は、インターネットを含む通信ネットワーク１００を介して受信した電子メールや、いずれかの情報処理端末３０から受信した電子メールを、宛先の情報処理端末３０に転送する機能を備える。また、メールサーバ１０は、いずれかの情報処理端末３０から受信したスケジュール調整を依頼する旨の情報（以下、スケジュール調整依頼情報ともいう）を、スケジュール調整装置２０に転送する機能を備える。

情報処理端末３０は、例えば、企業等の組織内のユーザが使用する端末である。情報処理端末３０は、例えば、プログラムに従って動作するパーソナルコンピュータ等の情報端末によって実現される。情報処理端末３０は、ブラウザやメーラを搭載し、通信ネットワーク１００を介して各種Ｗｅｂサイトにアクセスしたり、電子メールを送受信したりする機能を備える。なお、図２では、１つの情報処理端末３０を示しているが、スケジュール調整システムは、複数の情報処理端末３０を含む。

なお、情報処理端末３０は、例えば、ＬＡＮ等の企業内ネットワークを介してメールサーバ１０と接続される。また、情報処理端末３０は、例えば、インターネット等の通信ネットワーク１００を介してメールサーバ１０と接続されてもよい。

携帯端末４０は、例えば、企業等の組織内のユーザが使用する端末であり、プログラムに従って動作する携帯電話機等の情報端末によって実現される。本実施の形態では、企業等の組織内のユーザは、情報処理端末３０を使用しているとともに、携帯端末４０を使用しているものとする。なお、図２では、１つの携帯端末４０を示しているが、スケジュール調整システムは、複数の携帯端末４０を含む。

携帯端末４０は、ショートメッセージ機能を搭載し、移動通信網等のネットワークを介してメッセージを送受信する機能を備える。また、携帯端末４０は、ブラウザやメーラを搭載し、移動通信網やインターネット等のネットワークを介して各種Ｗｅｂサイトにアクセスしたり、電子メールを送受信したりする機能を備える。

スケジュール調整装置２０は、例えば、携帯電話サービスを提供する通信キャリアによって運営される。スケジュール調整装置２０は、例えば、プログラムに従って動作するワークステーションやパーソナルコンピュータ等の情報処理装置によって実現される。また、スケジュール調整装置２０は、例えば、インターネットを含む通信ネットワーク１００を介してメールサーバ１０と接続される。

なお、本実施の形態では、携帯端末４０の通信キャリアがスケジュール調整装置２０を運営しスケジュール調整サービスを提供する場合を説明するが、企業等の組織内にスケジュール調整装置２０を設置してもよい。また、スケジュール調整装置２０は、スケジュール調整サービスを提供する通信キャリア以外のサービス事業者が運営する装置であってもよい。

図３は、スケジュール調整装置２０の構成例を示すブロック図である。図３に示すように、スケジュール調整装置２０は、調整結果送信部２１、メール本文解析部２２、スケジュール調整部２３、スケジュールデータベース２４及びメッセージ配信部２５を含む。

メール本文解析部２２は、例えば、プログラムに従って動作する情報処理装置のＣＰＵ及びネットワークインタフェース部によって実現される。なお、本実施の形態において、メール本文解析機能２は、メール本文解析部２２によって実現される。

メール本文解析部２２は、スケジュール調整を依頼する旨の電子メール（スケジュール調整依頼情報）を、通信ネットワーク１００を介してメールサーバ１０から受信する機能を備える。また、メール本文解析部２２は、受信した電子メールの本文を解析して、電子メール本文から、スケジュール調整の依頼内容を示す情報（以下、依頼内容情報ともいう）を抽出する機能を備える。また、メール本文解析部２２は、抽出した依頼内容情報をスケジュール調整部２３に供給（出力）する機能を備える。

本実施の形態では、メール本文解析部２２は、例えば、スケジュール調整に用いられる単語（例えば、「会議」や「参加者」、「期間」、「日時」、「場所」、「優先度」等の単語）を含む単語辞書を予めハードディスク装置やメモリ等の記憶装置に記憶している。そして、メール本文解析部２２は、予め記憶する単語辞書を用いて電子メールの本文を解析し、参加者（必須参加者やその他の参加者）や期間、日時、場所、優先度（開催予定の会議の優先度や重要度）を含む依頼内容情報を抽出する。

スケジュール調整部２３は、例えば、プログラムに従って動作する情報処理装置のＣＰＵによって実現される。なお、本実施の形態において、スケジュール調整機能３は、スケジュール調整部２３によって実現される。

スケジュール調整部２３は、メール本文解析部２２からの依頼内容情報に基づいて、各種スケジュール調整の処理を実行する機能を備える。本実施の形態では、スケジュール調整装置２０は、各ユーザのスケジュールを登録するためのグループウェア４を搭載している。スケジュール調整部２３は、グループウェア４を用いてスケジュールデータベース２４に登録されているスケジュールを検索して、各ユーザの空いている日程を確認し抽出する機能を備える。また、スケジュール調整部２３は、スケジュールデータベース２４の検索結果に基づいて、スケジュール調整の日程確認を依頼する旨の情報（以下、日程確認依頼情報ともいう）を生成する機能を備える。

また、スケジュール調整部２３は、メッセージ配信部２５が各携帯端末４０から受信した確認結果の情報に基づいて、全ての調整対象者の承認が得られたか否かを確認（判定）する機能を備える。また、スケジュール調整部２３は、全調整対象者の承認が得られたと判定した場合に、スケジュールの調整に成功したと判定して、新たなスケジュールを決定する機能を備える。また、スケジュール調整部２３は、決定した新規スケジュールを、グループウェア４を用いてスケジュールデータベース２４に登録する機能を備える。

スケジュールデータベース２４は、例えば、磁気ディスク装置や光ディスク装置等のデータベース装置によって実現される。スケジュールデータベース２４は、各ユーザのスケジュール（例えば、出席予定の会議開催期間や日時）をユーザに対応付けて記憶する。本実施の形態では、スケジュールデータベース２４は、ユーザ名（ユーザＩＤでもよい）と、ユーザのスケジュールと、ユーザが使用する情報処理端末３０のアドレス（例えば、電子メールアドレスやＵＲＬ）と、ユーザが使用する携帯端末４０のアドレス（例えば、電話番号や電子メールアドレス）とを対応付けて記憶する。また、例えば、スケジュールデータベース２４は、ユーザのスケジュールに対応付けて、そのスケジュールの優先度を記憶してもよい。

メッセージ配信部２５は、例えば、プログラムに従って動作する情報処理装置のＣＰＵ及びネットワークインタフェース部によって実現される。なお、本実施の形態において、メッセージ配信機能５は、メッセージ配信部２５によって実現される。

メッセージ配信部２５は、調整対象者の各携帯端末４０に、スケジュール調整部２３が生成した日程確認依頼情報を送信する機能を備える。この場合、例えば、メッセージ配信部２５は、日程確認依頼情報を、移動通信網等のネットワークを介して、ショートメッセージとして各携帯端末４０に送信する。また、例えば、メッセージ配信部２５は、日程確認依頼情報を、移動通信網やインターネット等のネットワークを介して、電子メールとして各携帯端末４０に送信する。

また、メッセージ配信部２５は、日程確認依頼に対する確認結果（以下、確認結果情報ともいう）を、各携帯端末４０から受け取る（受信する）機能を備える。この場合、例えば、メッセージ配信部２５は、確認結果情報を、移動通信網等のネットワークを介して、ショートメッセージとして各携帯端末４０から受信する。また、例えば、メッセージ配信部２５は、確認結果情報を、移動通信網やインターネット等のネットワークを介して、電子メールとして各携帯端末４０から受信する。

調整結果送信部２１は、例えば、プログラムに従って動作する情報処理装置のＣＰＵ及びネットワークインタフェース部によって実現される。調整結果送信部２１は、スケジュール調整部２３の調整結果に基づいて、スケジュールの調整結果（例えば、決定された会議開催期間や日時）を示す情報を、通信ネットワーク１００を介して、メールサーバ１０経由で、全調整対象者の情報処理端末３０に送信する機能を備える。

なお、スケジュール調整装置２０が情報処理装置によって実現される場合、スケジュール調整装置２０を実現する情報処理装置の記憶装置（図示せず）は、スケジュール調整を行うための各種プログラムを記憶している。例えば、スケジュール調整装置２０を実現する情報処理装置の記憶装置は、コンピュータに、スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末から、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを受信する処理と、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出する処理と、抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定する処理と、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信する処理と、日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を、携帯端末から受信する処理と、受信した確認結果情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定する処理とを実行させるためのスケジュール調整プログラムを記憶している。

次に、動作について説明する。図４は、スケジュール調整システムを用いたスケジュール調整処理の一例を示す流れ図である。本サービス利用者である会議等を主催するユーザ（調整依頼者）は、情報処理端末３０を操作して、スケジュール調整依頼情報の入力操作及び送信操作を行う。調整依頼者の情報処理端末３０（以下、依頼者端末ともいう）は、調整依頼者の操作に従って、スケジュール調整依頼情報を入力し、メールサーバ１０を経由して、通信ネットワーク１００を介して、電子メールとしてスケジュール調整依頼情報をスケジュール調整装置２０に送信する（ステップＳ１０）。

ステップＳ１０において、依頼者端末は、調整依頼者の操作に従って、スケジュール調整のための各種設定条件を入力して、スケジュール調整依頼情報を生成する。例えば、依頼者端末は、設定条件として、会議等の必須参加者や、必須参加者以外の参加者、期間、日時、場所、優先度（例えば、会議の優先度や重要度）等の情報を入力し、これらの情報を含むスケジュール調整依頼情報を生成する。そして、依頼者端末は、所定のアドレス（例えば、スケジュール調整装置２０のアドレス「tyousei@xxx.nec.co.jp 」）を宛先とする電子メールとしてスケジュール調整装置２０に送信する。

なお、依頼者端末は、スケジュール調整依頼情報を電子メールとして送信するのではなく、スケジュール調整装置２０のＵＲＬを指定してアクセスし、調整依頼者の操作に従って、Ｗｅｂページから各設定条件を入力するようにしてもよい。

スケジュール調整装置２０のメール本文解析部２２は、スケジュール調整依頼の電子メール（スケジュール調整依頼情報）を、通信ネットワーク１００を介して依頼者端末から（メールサーバ１０を経由して）受信する。すると、メール本文解析部２２は、受信した電子メールの本文を解析し、電子メール本文からから依頼内容情報を抽出する（ステップＳ１１）。例えば、メール本文解析部２２は、電子メール本文から、依頼内容情報として、会議等の必須参加者や、必須参加者以外の参加者、期間、日時、場所、優先度等の情報を抽出する。そして、メール本文解析部２２は、抽出した依頼内容情報をスケジュール調整部２３に供給（出力）する。

なお、電子メール本文の解析方法については、既存のテキスト解析方法（例えば、単語辞書を用いた方法）を用いて実現するものとする。

次いで、スケジュール調整部２３は、メール本文解析部２２の解析結果に基づいて、スケジュールの調整対象者を特定する。例えば、スケジュール調整部２３は、メール本文解析部２２が抽出した依頼内容情報に含まれる必須参加者を調整対象者として特定する。なお、例えば、必須参加者以外の参加者も調整対象者として特定するようにしてもよい。

次いで、スケジュール調整部２３は、全ての調整対象者について、グループウェア４を用いてスケジュールデータベース２４に登録されているスケジュールを検索するとともに、電子メール本文から抽出したスケジュールと照合する（ステップＳ１２）。

例えば、スケジュール調整部２３は、スケジュールデータベース２４に登録されている各調整対象者のスケジュールのうち、依頼内容情報に含まれる期間や日時に合致するものがあるか否かを判定する。合致するものがあれば、スケジュール調整部２３は、その期間又は日時にはスケジュールが空いていない調整対象者がいると判断する。また、合致するものがなければ、スケジュール調整部２３は、その期間又は日時には全ての調整対象者についてスケジュールが空いていると判断する。

全ての調整対象者についてスケジュールが空いている場合、スケジュール調整部２３は、その空いている期間や日時を調整対象の候補の日程として自動的に特定する。そして、スケジュール調整部２３は、特定した調整対象の候補の日程についてスケジュール確認を依頼するための依頼情報（日程確認依頼情報）を生成する。なお、スケジュール調整部２３は、空いている期間や日時が複数検出された場合には、それら全ての期間や日時を調整対象候補の日程として含む日程確認依頼情報を生成してもよい。

また、スケジュール調整部２３は、スケジュールデータベース２４に登録されている全ての調整対象者の携帯端末４０の電話番号や電子メールアドレスを特定する。また、スケジュール調整部２３は、特定した各電話番号や電子メールアドレスに基づいて、各調整対象者の携帯端末４０を宛先とする日程確認依頼情報を生成する。例えば、スケジュール調整部２３は、調整対象の候補として特定した期間や日時を含む日程確認依頼情報を生成する。

次いで、スケジュール調整部２３は、生成した日程確認依頼情報をメッセージ配信部２５に供給（出力）する。この場合、スケジュール調整部２３は、グループウェア４（例えば、アドレス帳）を用いて、スケジュールデータベース２４から抽出した送信先メールアドレス（対応する携帯端末４０の電話番号や電子メールアドレス）も、メッセージ配信部２５に供給（出力）する。

なお、いずれかの調整対象者についてスケジュールが空いておらず、ステップＳ１２の時点で既にスケジュール調整に失敗した場合には、スケジュール調整装置２０は、スケジュール調整に失敗した旨の情報を、通信ネットワーク１００を介して依頼者端末に送信する。

なお、いずれかの調整対象者についてスケジュールが空いている期間や日時がない場合には、スケジュール調整部２３は、依頼内容情報に含まれる優先度が、スケジュールデータベース２４に登録されている各調整対象者のスケジュールに対応する優先度より大きいか否かを判断してもよい。そして、依頼内容に情報に含まれる優先度の方が大きいと判断すると、スケジュール調整部２３は、既にスケジュールが登録されている場合であっても、依頼内容情報に含まれる期間や日時を優先して調整対象の日程として特定してもよい。

次いで、メッセージ配信部２５は、全ての調整対象者の携帯端末４０に、スケジュール確認の依頼（スケジュール調整部２３が生成した日程確認依頼情報）を、各調整対象者の携帯端末４０に送信する（ステップＳ１３）。この場合、メッセージ配信部２５は、例えば、スケジュールデータベース２４から抽出した電話番号に基づいて、日程確認情報をショートメッセージとして送信する。また、メッセージ配信部２５は、例えば、スケジュールデータベース２４から抽出した電子メールアドレスに基づいて、日程確認情報を電子メールとして送信する。

なお、メッセージ配信部２５は、ステップＳ１３において、携帯端末４０に限らず、各調整対象者の情報処理端末３０（例えば、会社内の端末）に日程確認依頼情報を送信してもよく、情報処理端末３０と携帯端末４０との双方に送信してもよい。

携帯端末４０は、日程確認依頼情報を受信すると、受信した日程確認依頼情報に基づいて、会議開催候補の日時等を液晶表示部等の表示部に表示する。調整対象者は、携帯端末４０の表示画面を確認し、携帯端末４０を操作して、携帯端末４０のメッセージ機能を用いて、会議等への参加可否を入力指示する。携帯端末４０は、調整対象者の操作に従って、会議等への参加可否を入力するとともに、参加可否の結果（確認結果情報）を、スケジュール調整装置２０に送信する（ステップＳ１４）。この場合、携帯端末４０は、例えば、移動通信網等のネットワークを介して、確認結果情報をショートメッセージとして送信する。また、携帯端末４０は、例えば、移動通信網やインターネット等のネットワークを介して、確認結果情報を電子メールとして送信する。

なお、携帯端末４０は、確認結果情報をショートメッセージや電子メールとして送信するのではなく、スケジュール調整装置２０のＵＲＬを指定してアクセスし、調整対象者の操作に従って、Ｗｅｂページから会議等への参加可否を入力してもよい。この場合、スケジュール調整装置２０は、ステップＳ１２でスケジュールの照合処理を行う際に、確認操作用のＷｅｂページの画面情報を自動生成しておくようにすればよい。

スケジュール調整装置２０のメッセージ配信部２５は、確認結果情報を受信すると、受信した確認結果情報をスケジュール調整部２３に供給（出力）する。次いで、スケジュール調整部２３は、ステップＳ１２で特定したスケジュール調整対象候補の日程（期間や日時）にスケジュールを決定するか否かを判定する（ステップＳ１５）。この場合、スケジュール調整部２３は、各携帯端末４０から受信した確認結果情報に基づいて、全ての調整対象者（又は全ての必須参加者）から調整対象候補の日程で承認が得られたか否か（全ての調整対象者の携帯端末４０から参加可能である旨の確認結果情報を受信したか否か）を判断する。

全ての調整対象者から承認が得られたと判断すると、スケジュール調整部２３は、その調整対象候補の日程にスケジュールを決定する。そして、スケジュール調整部２３は、グループウェア４のスケジュール管理機能を用いて、スケジュールデータベース２４に新規にスケジュールを登録する（ステップＳ１６）。この場合、スケジュール調整部２３は、新規スケジュール（例えば、会議開催予定期間や日時）を、各必須参加者やその他の参加者に対応付けてスケジュールデータベース２４に記憶させる。

また、調整結果送信部２１は、スケジュール調整部２３のスケジュール調整結果（例えば、調整後の会議開催予定期間や日時）を生成する。そして、調整結果送信部２１は、スケジュールデータベース２４に記憶されるアドレスに基づいて、確認結果情報を、通信ネットワーク１００を介して全関係者（調整依頼者や各必須参加者、その他の参加者）の情報処理端末３０に送信する（ステップ１７）。

なお、スケジュール調整部２３は、複数のスケジュールで調整可能と判断された場合には、それらのスケジュールに優先順位をつけ管理を行ってもよい。例えば、スケジュール調整部２３は、最も優先順位の高い日程をスケジュール調整結果として各情報処理端末３０に送信してもよい。

また、ステップＳ１５において、いずれかの調整対象者の携帯端末４０から参加不可である旨の確認結果情報を受信し、スケジュール調整に失敗したと判定した場合には、再度ステップＳ１０以降の処理（設定条件入力の処理）から処理をやり直すようにすればよい。この場合、スケジュール調整装置２０は、スケジュール調整に失敗したと判定すると、スケジュール調整に失敗した旨の通知情報を依頼者端末に送信する。そして、依頼者端末は、調整依頼者の操作に従って、再度ステップＳ１０の設定条件の入力及びスケジュール調整依頼情報の送信処理から繰り返し実行する。

以上のように、本実施の形態によれば、スケジュール調整装置２０は、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、各調整対象者の携帯端末４０に送信する。通信手段として携帯端末４０を利用して日程確認の依頼を行うので、調整対象者が外出中であってもスケジュール調整を行うことができる。従って、迅速且つ確実にスケジュール調整を行うことができる。また、特に、企業等の組織において外出者が多い場合や、フリーアドレスオフィス化されて迅速なスケジュール調整が困難な環境であっても、迅速且つ確実にスケジュール調整を行うことができる。また、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の情報処理端末３０と、一般にサービス利用者が１人１台保有している携帯端末４０とを連携させたスケジュール調整サービスを提供することができる。

また、本実施の形態によれば、スケジュール調整装置２０は、依頼者端末から受信した電子メールを解析して、電子メールから依頼内容情報を抽出する。電子メール本文を解析して自動的に依頼内容情報を抽出できるので、調整依頼者等のサービス利用者の操作負担を軽減することができる。

また、本実施の形態によれば、スケジュール調整装置２０は、携帯端末４０から受信した確認結果情報に基づいて、最終的なスケジュール調整後の日程を決定する。そのため、各調整対象者の確認結果に基づいてスケジュール調整を行えるので、確実にスケジュール調整を行うことができ、サービル利用者の利便性を向上させることができる。

なお、本実施の形態では、携帯端末４０が携帯電話機等の情報端末で実現される場合を示したが、携帯端末４０は、ＰＤＡ等の情報端末によって実現されてもよい。また、スケジュール調整システムは、同じ通信キャリアの携帯端末４０を含む場合に限らず、異なる通信キャリアの携帯端末４０を複数含む場合にも適用できる。

本発明は、会議開催日程等のスケジュール調整を行う用途に適用できる。特に、本発明は、企業等の組織において外出者が多い場合や、フリーアドレスオフィス化されて迅速なスケジュール調整が困難な場合にスケジュール調整を行う用途に好適に適用できる。

本発明によるスケジュール調整システムの構成の一例を示すブロック図である。 スケジュール調整システムの具体的な構成例を示すブロック図である。 スケジュール調整装置の構成例を示すブロック図である。 スケジュール調整システムを用いたスケジュール調整処理の一例を示す流れ図である。

符号の説明

２ メール本文解析機能
３ スケジュール調整機能
４ グループウェア
５ メッセージ配信機能
１０ メールサーバ
２０ スケジュール調整装置
２１ 調整結果送信部
２２ メール本文解析部
２３ スケジュール調整部
２４ スケジュールデータベース
２５ メッセージ配信部
３０ 情報処理端末
４０ 携帯端末
１００ 通信ネットワーク

Claims (9)

1. スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末と、
   スケジュール調整を行うスケジュール調整装置と、
   スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末とを備え、
   前記依頼者端末は、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを前記スケジュール調整装置に送信する調整依頼送信手段を含み、
   前記スケジュール調整装置は、
   前記依頼者端末から受信した電子メールを解析して、前記電子メールから依頼内容情報を抽出するメール解析手段と、
   前記メール解析手段が抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するスケジュール調整対象特定手段と、
   前記スケジュール調整対象特定手段が特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、前記携帯端末に送信する日程確認依頼送信手段とを含み、
   前記携帯端末は、前記日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を前記スケジュール調整装置に送信する確認結果送信手段を含み、
   前記スケジュール調整装置は、前記携帯端末から受信した前記確認結果情報に基づいて、前記スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するスケジュール決定手段をさらに含む
   ことを特徴とするスケジュール調整システム。
2. スケジュール調整装置は、対象者のスケジュールを示すスケジュール情報を予め記憶するスケジュール情報記憶手段を含み、
   メール解析手段は、日程を含む依頼内容情報を電子メールから抽出し、
   スケジュール調整対象特定手段は、前記依頼内容情報に含まれる日程と前記スケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報とを比較して、スケジュール調整対象の日程を特定する
   請求項１記載のスケジュール調整システム。
3. スケジュール調整対象特定手段は、
   スケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報のうち、依頼内容情報に含まれる日程と合致するスケジュール情報があるか否かを判断し、
   前記依頼内容情報に含まれる日程と合致するスケジュール情報がないと判断すると、前記依頼内容情報に含まれる日程をスケジュール調整対象の日程として特定する
   請求項２記載のスケジュール調整システム。
4. メール解析手段は、日程を含むとともに優先度を含む依頼内容情報を電子メールから抽出し、
   スケジュール情報記憶手段は、対象者のスケジュールの優先度に対応付けてスケジュール情報を予め記憶し、
   スケジュール調整対象特定手段は、前記スケジュール情報記憶手段が記憶するスケジュール情報のうち、前記依頼内容情報に示される日程と合致するスケジュール情報がある場合には、前記依頼内容情報に含まれる優先度と前記スケジュール情報記憶手段が記憶する優先度とに基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定する
   請求項２又は請求項３記載のスケジュール調整システム。
5. スケジュール調整装置は、スケジュール決定手段が決定したスケジュール調整後の日程を示すスケジュール情報をスケジュール情報記憶手段に登録するスケジュール登録手段を含む請求項１から請求項４のうちのいずれか１項に記載のスケジュール調整システム。
6. スケジュール決定手段は、日程確認依頼情報を送信した全ての携帯端末から、前記日程確認依頼情報に含まれるスケジュール調整対象の日程で参加可能である旨の確認結果情報を受信したと判断すると、前記スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定する請求項１から請求項５のうちのいずれか１項に記載のスケジュール調整システム。
7. スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末から、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記依頼者端末から受信した電子メールを解析して、前記電子メールから依頼内容情報を抽出するメール解析手段と、
   前記メール解析手段が抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するスケジュール調整対象特定手段と、
   前記スケジュール調整対象特定手段が特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信する日程確認依頼送信手段と、
   前記日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を、前記携帯端末から受信する確認結果受信手段と、
   前記確認結果受信手段が受信した前記確認結果情報に基づいて、前記スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するスケジュール決定手段とを
   備えたことを特徴とするスケジュール調整装置。
8. スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末が、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを、スケジュール調整を行うスケジュール調整装置に送信するステップと、
   前記スケジュール調整装置が、前記依頼者端末から受信した電子メールを解析して、前記電子メールから依頼内容情報を抽出するステップと、
   前記スケジュール調整装置が、抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定するステップと、
   前記スケジュール調整装置が、特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信するステップと、
   前記携帯端末が、前記日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を前記スケジュール調整装置に送信するステップと、
   前記スケジュール調整装置が、前記携帯端末から受信した前記確認結果情報に基づいて、前記スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定するステップとを含む
   ことを特徴とするスケジュール調整方法。
9. コンピュータに、
   スケジュール調整の依頼者が使用する依頼者端末から、スケジュール調整の依頼内容を示す依頼内容情報を含む電子メールを受信する処理と、
   前記依頼者端末から受信した電子メールを解析して、前記電子メールから依頼内容情報を抽出する処理と、
   抽出した依頼内容情報に基づいて、スケジュール調整対象の日程を特定する処理と、
   特定したスケジュール調整対象の日程を含む日程確認依頼情報を、スケジュール調整の対象者が使用する携帯端末に送信する処理と、
   前記日程確認依頼情報に対する確認結果を示す確認結果情報を、前記携帯端末から受信する処理と、
   受信した前記確認結果情報に基づいて、前記スケジュール調整対象の日程をスケジュール調整後の日程として決定する処理とを
   実行させるためのスケジュール調整プログラム。

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