KR20120070557A - 정보처리장치 및 워크플로우 처리방법 - Google Patents

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Abstract

훅부(210)는 정보통신 기능(100)이 문서정보를 통신한 것을 훅(hook)한다. 훅부(210)가 문서정보의 통신을 훅하면, 키워드 추출부(240)는, 통신된 문서정보를 읽어내고, 읽어낸 문서정보로부터 키워드 기억부(220)가 기억하는 키워드를 추출한다. 약속 작성부(250)는, 키워드 추출부(240)가 추출한 키워드로부터, 약속 관리기능(300)에 신규로 약속을 등록하는 신규 약속정보, 또는, 이미 등록된 약속을 수정하는 수정 약속정보를 작성한다. 약속 갱신부(260)는, 약속 관리기능(300)이 관리하는 약속과 작성된 약속정보를 비교하여, 비교 결과를 약속 관리기능(300)에 입력한다.

Description

워크플로우 처리 프로그램, 정보처리장치 및 워크플로우 처리방법{WORKFLOW PROCESSING PROGRAM, INFORMATION PROCESSING DEVICE AND WORKFLOW PROCESSING METHOD}
본 발명은 워크플로우(workflow)(즉, 작업흐름) 처리 프로그램, 정보처리장치 및 워크플로우 처리방법에 관한 것이다.
스케줄의 조정, 경비신청의 처리 등, 근태 보고의 처리 등, 여러 가지 워크플로우에서 도큐먼트(document)는 주고받기 된다.
또, 최근의 휴대전화나 개인용 컴퓨터라고 하는 정보처리장치에는, 데이터화된 도큐먼트인 문서정보를 송수신하기 위한 기능이 구비되어 있고, 문서정보를 송수신하는 기능은 워크플로우에 있어서 많이 이용되어 있다. 문서정보를 송수신하는 기능에는, 인터넷을 이용해서 도큐먼트를 송수신하는 기능뿐만 아니라, 서버를 개재하지 않고 P2P(Peer-to-Peer)를 이용해서 파일을 송수신하는 기능 등, 각종 방법이 있다. 이와 같이 각종 워크플로우에 있어서 각종 방법으로 문서정보는 통신된다.
그러나, 문서정보를 통신하는 것부터 행해지는 많은 워크플로우에 있어서, 수신한 혹은 송신한 문서정보를 이해해서 처리하는 것은 사용자 개인에게 맡겨지고 있어, 각종 문제가 있었다. 예를 들어, 회의에의 참가의 여부를 묻는 도큐먼트 파일을 수신했을 경우, 수신한 도큐먼트를 읽어서 이해하고, 이해한 내용을, 이미 작성되어 있는 스케줄과 비교하여, 참가의 여부를 회신할 필요가 있었다. 또한, 예를 들어, 경비를 청구하는 전자 메일을 받았을 때, 담당자가 전자 메일로부터 경비의 내용을 이해해서 처리를 할 필요가 있었다.
이와 같이, 문서정보를 개재해서 행해지는 워크플로우에 있어서, 문서정보를 이해하여, 수동으로 약속을 작성?갱신하는 것은 시간을 낭비하고, 또한 인위적인 미스(miss)가 발생할 경우도 있었다.
따라서, 특허문헌 1에는, 전자 메일을 관리하는 수단과, 스케줄을 관리하는 수단과, 전자 메일을 해석하는 수단과, 전자 메일의 해석 결과를 스케줄에 반영시킬 것인지의 여부를 판정하는 수단과, 판정 결과에 따라서 스케줄에 전자 메일의 내용을 반영시키는 수단을 구비한 정보처리장치가 개시되어 있다. 이 정보처리장치는, 전자 메일의 내용을 해석함으로써, 자동으로 스케줄을 작성할 수 있다. 또, 스케줄이 중복되었을 경우에, 중복되어 있는 스케줄 중 어느 하나를 선택함으로써, 스케줄을 수정할 수 있다.
JPH11-259568 A
그러나, 특허문헌 1에 기재된 정보처리장치는, 스케줄의 내용을 수정하는 메일을 수신했을 경우, 바로 스케줄을 수정할 수 없다.
예를 들어,
「6월 20일 토요일의 연주회는 18시반부터이므로, 18시 15분에 쿄토역에 집합합시다.」라고 하는 내용의 문서정보를 송신하면, 스케줄 표에,
?스케줄 예 1 「일: 6월 20일, 시: 18시 15분, 장소: 쿄토역, 비고: 18시 30분부터 연주회」
라고 하는 스케줄이 자동적으로 기입된다.
스케줄 예 1이 기입된 후,
「연주회의 개연은 18시부터이기 때문에, 6월 20일은 18시 15분 전에 집합.」이라고 하는 내용의 문서정보를 수신하면,
?스케줄 예 2 「일: 6월 20일, 시: 17시 45분, 비고: 18시부터 개연」이라고 하는 스케줄이 작성된다.
스케줄 예 2가 작성되면, 스케줄 예 1과 스케줄 예 2는 스케줄의 내용이 중복되므로, 스케줄 예 1과 스케줄 예 2 중, 스케줄 예 2가 확정된다.
그러나, 스케줄 예 2에서는, 장소가 포함되어 있지 않아, 바로 워크플로우를 처리할 수 없다. 마찬가지로, 종래에는, 문서를 처리하고, 약속 , 예정, 연락 사항 등을 특정하는 것이 곤란했다.
본 발명은, 이러한 종래의 문제점을 감안하여 이루어진 것으로서, 문서정보의 송수신처리와 문서정보에 의거한 약속의 등록 처리와의 사이의 워크플로우를 처리하는 워크플로우 처리 프로그램, 정보처리장치 및 워크플로우 처리방법을 제공하는 것을 목적으로 한다. 또한, 본 발명은, 문서정보로부터 약속 , 예정, 연락 사항 등을 적확하게 특정할 수 있는 정보처리장치 및 정보처리방법을 제공하는 것을 다른 목적으로 한다.
상기 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 제1관점에 따른 워크플로우 처리 프로그램은,
문서정보를 송수신하는 통신기능과, 약속을 기억하는 약속 기억기능을 구비하는 정보처리장치에,
복수의 키워드(keyword)를 기억하는 키워드 기억기능;
상기 통신기능이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 해당 문서정보가 송수신된 취지를 송신하는 통신 포착기능;
상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하고, 상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하면, 상기 키워드 기억기능이 기억하는 상기 복수의 키워드에 의거해서, 해당 송수신된 문서정보로부터 상기 키워드를 추출해서 출력하는 키워드 추출기능;
상기 키워드 추출기능이 출력한 상기 키워드를 접수하고, 접수한 해당 키워드에 의거해서, 상기 약속 기억기능에 신규로 약속을 기억시키는 신규 약속정보, 또는, 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 수정시키는 수정 약속정보를 작성해서 출력하는 약속정보 작성기능; 및
상기 신규 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 신규 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능에 신규로 약속을 기억시켜, 상기 수정 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 수정 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 수정하는 약속 갱신기능
을 실행시키는 것을 특징으로 한다.
상기 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 제2관점에 따른 정보처리장치는,
문서정보를 송수신하는 통신수단;
약속을 기억하는 약속 기억수단;
복수의 키워드를 기억하는 키워드 기억수단;
상기 통신수단이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 해당 문서정보가 송수신된 취지를 송신하는 통신 포착수단;
상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하고, 상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하면, 상기 키워드 기억수단이 기억하는 상기 복수의 키워드에 의거해서, 해당 송수신된 문서정보로부터 상기 키워드를 추출해서 출력하는 키워드 추출수단;
상기 키워드 추출수단이 출력한 상기 키워드를 접수하고, 접수한 해당 키워드에 의거해서, 상기 약속 기억수단에 신규로 약속을 기억시키는 신규 약속정보, 또는, 상기 약속 기억수단이 기억하는 상기 약속을 수정시키는 수정 약속정보를 작성해서 출력하는 약속정보 작성수단; 및
상기 신규 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 신규 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억수단에 신규로 약속을 기억시켜, 상기 수정 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 수정 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억수단이 기억하는 상기 약속을 수정하는 약속 갱신수단
을 포함하는 것을 특징으로 한다.
상기 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 제3관점에 따른 워크플로우 처리방법은,
문서정보를 송수신하는 통신기능과, 약속을 기억?수정하는 약속 기억기능을 구비하는 정보처리장치에 있어서, 상기 통신기능과 상기 약속 기억기능과의 사이의 워크플로우를 처리하는 방법으로서,
상기 통신기능이 문서정보를 통신한 것을 포착하는 스텝;
상기 통신기능이 문서정보를 통신한 것을 포착하면, 송수신된 상기 문서정보를 읽어내는 스텝;
상기 읽어낸 문서정보로부터 소정의 키워드를 추출하는 스텝; 및
상기 추출한 상기 키워드에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 갱신하는 스텝
을 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명에 의하면, 통신된 문서정보로부터 약속을 작성하는 워크플로우를 정밀도 양호하게 처리할 수 있다.
도 1은 본 발명에 따른 정보처리장치의 구조를 나타낸 블록도;
도 2는 도 1의 정보처리장치의 기능을 나타낸 블록도;
도 3은 도 1의 정보처리장치가 행하는 약속 작성처리를 나타낸 순서도;
도 4는 도 3의 약속 작성처리의 일부인 약속정보 갱신처리를 나타낸 순서도;
도 5는 도 1의 정보처리장치가 기억하는 키워드가 수록된 키워드 사전을 나타낸 도면;
도 6은 도 1의 정보처리장치가 송신한 메일의 예를 나타낸 도면;
도 7은 도 1의 정보처리장치가 도 6의 메일로부터 작성하는 약속정보를 나타낸 도면;
도 8은 도 7의 약속정보에 의거해서 도 1의 정보처리장치에 등록되는 스케줄을 나타낸 도면;
도 9는 도 1의 정보처리장치가 수신한 메일의 일례를 나타낸 도면;
도 10은 도 1의 정보처리장치가 수신한 메일의 일례를 나타낸 도면;
도 11은 도 1의 정보처리장치가 수신한 메일의 일례를 나타낸 도면;
도 12는 도 1의 정보처리장치가 도 9의 메일로부터 작성하는 약속정보를 나타낸 도면;
도 13은 도 12의 약속정보에 의거해서 도 1의 정보처리장치에 등록되는 스케줄을 나타낸 도면;
도 14는 도 1의 정보처리장치가 도 10의 메일로부터 작성하는 약속정보를 나타낸 도면;
도 15는 도 14의 약속정보에 의거해서 도 1의 정보처리장치에 등록되는 스케줄을 나타낸 도면;
도 16은 도 1의 정보처리장치가 도 11의 메일로부터 작성하는 약속정보를 나타낸 도면;
도 17은 도 16의 약속정보에 의거해서 도 1의 정보처리장치에 등록되는 스케줄을 나타낸 도면;
도 18은 도 1의 정보처리장치가 통신한 표 계산용 소프트웨어 파일의 예를 나타낸 도면;
도 19는 도 18의 파일에 의거해서 등록되는 약속을 나타낸 도면;
도 20은 도 18의 파일에 대한 회답으로서의 도큐먼트 파일의 예를 나타낸 도면;
도 21은 도 20의 파일에 의거해서 갱신된 도 19의 약속을 나타낸 도면;
도 22(a) 및 도 22(b)는 광고 메일의 일례를 나타낸 도면;
도 23은 약속 일람의 표시예(캘린더)를 나타낸 도면;
도 24(a) 및 도 24(b)는 확인 화면의 일례를 나타낸 도면;
도 25는 정보처리장치가 행하는 문서 해석처리의 순서도;
도 26은 정보처리장치가 행하는 문서 해석처리의 순서도.
이하, 본 발명의 실시형태에 따른 정보처리장치에 대해서 도면을 참조해서 설명한다.
도 1을 참조해서, 본 발명의 실시형태에 따른 정보처리장치(1)의 구성예를 설명한다.
정보처리장치(1)는, 제어부(10), 통신부(20), 기억부(30), 표시부(40) 및 입력부(50)를 구비한, 예를 들어, 휴대전화이다. 또, 이들 각 부는 시스템 버스(60)에 의해 상호 접속되어 있다. 시스템 버스(60)는 명령이나 데이터를 전송하기 위한 전송 경로이다.
제어부(10)는, CPU(Central Processing Unit)와 작업 영역(work area)으로 되는 RAM(Random Access Memory) 등을 포함하고, 소정의 동작 프로그램을 실행하는 것으로 정보처리장치(1)의 각 부를 제어한다.
통신부(20)는, NIC(Network Interface Card) 또는 라우터 또는 모뎀 등을 포함하고, 근방의 기지국이나 통신기능을 가진 다른 정보처리장치와 통신을 행한다. 이 통신부(20)의 동작에 의해, 문서정보는 송수신된다.
기억부(30)는 불휘발성 메모리 등을 포함한다. 기억부(30)는, 제어부(10)가 실행하는 프로그램 이외에, 스케줄이나 ToDo 리스트나 과거에 행한 각종 신청 등의 다양한 약속을 기억하고 있다.
표시부(40)는 액정 패널 등을 포함한다. 표시부(40)는 제어부(10)에 의해 입력된 정보를 표시한다.
입력부(50)는 터치패널 등을 포함한다. 입력부(50)에 정보가 입력되면, 제어부(10)는 입력된 정보에 대응해서 통신부(20)와 기억부(30)와 표시부(40)를 제어한다.
이상, 정보처리장치(1)의 구성을 설명하였다.
다음에, 정보처리장치(1)가 논리적으로 실행하는 각종 기능을 설명한다.
제어부(10)는, 시스템 버스(60)를 개재해서, 기억부(30)에 미리 기억된 동작 프로그램 등을 읽어내어 실행함으로써 통신부(20)와 기억부(30)와 표시부(40)와 입력부(50)를 제어하고, 도 2에 나타낸 정보통신 기능(100)과 워크플로우 기능(200)과 약속 관리기능(300)을 논리적으로 실행한다.
정보통신 기능(100)은, 문서정보의 송수신을 행하는 송수신부(110)와, 통신정보 기억부(120)와, 문서정보를 표시하는 통신정보 표시부(130)를 포함하고, 통신회선을 거쳐서 문서정보를 송수신한다. 정보통신 기능(100)은 1개로 한정되지 않고, 복수개 있어도 된다.
송수신부(110)는, 메일이나 도큐먼트 등의 문서정보를, 통신회선을 거쳐서 송수신한다.
통신정보 기억부(120)는 정보통신 기능(100)이 송수신부(110)로부터 송수신한 문서정보를 기억한다.
통신정보 표시부(130)는 송수신부(110)로부터 송신 혹은 수신된 문서정보나, 통신정보 기억부(120)에 기억된 문서정보를 표시한다.
워크플로우 기능(200)은, 훅부(hook section)(210), 키워드 기억부(220), 키워드 등록부(230), 키워드 추출부(240), 약속 작성부(250), 약속 갱신부(260) 및 작성된 약속 표시부(270)를 구비한다.
워크플로우 기능(200)은 정보통신 기능(100)과 약속 관리기능(300)과의 사이의 플로우를 처리한다. 상세히 설명하면, 워크플로우 기능(200)은, 정보통신 기능(100)이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 송수신을 포착한 문서정보로부터 키워드를 추출하여, 추출한 키워드에 근거한 약속을 약속 관리기능(300)에 기억시킨다.
훅부(210)는, 정보통신 기능(100)의 송수신부(110)를 훅(hook)하고, 문서정보의 통신을 검지한다. 훅부(210)는, 문서정보의 통신을 검지하면, 송수신부(110)가 문서정보를 통신한 취지를 키워드 추출부(240)에 송신한다. 키워드 기억부(220)는, 정보통신 기능(100)의 송신 혹은 수신한 문서정보로부터 키워드 추출부(240)가 추출하는 키워드를 기억한다.
키워드 등록부(230)는 키워드 기억부(220)에 키워드를 등록한다. 키워드 등록부(230)에 키워드가 입력되면, 키워드 등록부(230)는 입력된 키워드를 키워드 기억부(220)에 등록한다. 키워드 등록부(230)에 입력된 키워드는 카테고리마다 분류되어, 그 키워드는 그 카테고리의 키워드로서 키워드 기억부(220)에 등록된다.
키워드 추출부(240)는, 훅부(210)로부터 정보통신 기능(100)이 문서정보를 통신한 취지를 수신하면, 통신된 문서정보를 읽어내서 작업 영역에 일시적으로 기억하고, 키워드 기억부(220)에 기억된 키워드를 참조하여, 문서정보로부터 키워드를 추출해서 약속 작성부(250)에 출력한다. 약속 작성부(250)는, 키워드 추출부(240)로부터 출력된 키워드를 접수하고, 접수한 키워드로부터 약속정보를 작성한다.
약속 갱신부(260)는, 약속 작성부(250)가 작성한 약속정보와 과거에 작성된 약속을 비교하여, 비교 결과에 의거해서, 약속 관리기능(300)에 약속을 등록하는 취지를 송신한다. 작성된 약속 표시부(270)는 약속 작성부(250)가 작성한 약속을 표시한다.
약속 관리기능(300)은 약속 등록부(310), 약속 기억부(320) 및 약속 표시부(330)를 구비하고, 약속을 관리한다. 약속 관리기능(300)은 1개로 한정되지 않고, 복수개 있어도 된다. 약속 관리기능(300)이 복수개 있을 경우, 예를 들어, 약속의 종류에 따라서 사용하는 약속 관리기능(300)을 전환해도 된다.
약속 등록부(310)는, 약속정보의 등록을 접수하고, 접수한 약속정보를 약속 기억부(320)에 입력한다.
약속 기억부(320)는 입력된 약속정보에 의거해서 약속을 신규로 기억, 또는, 기억하고 있는 약속을 갱신한다. 약속 표시부(330)는 신규로 약속 등록부(310)에 입력된 약속정보나, 이미 약속 기억부(320)에 등록되어 있는 약속정보를 표시한다.
정보처리장치(1)는 이상에서 설명한 논리적인 기능을 실행하고, 다음에 설명하는 약속 작성처리를 워크플로우 기능(200)이 실행한다.
약속 작성처리에 있어서, 워크플로우 기능(200)은, 정보통신 기능(100)이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 송수신된 문서정보로부터 키워드를 읽어내어, 읽어낸 키워드로부터 약속을 신규로 등록하는 약속정보, 또는, 과거에 작성된 약속을 수정하는 약속정보를 작성하고, 작성한 약속정보를 약속 관리기능(300)에 입력한다. 이것에 의해서, 정보처리장치(1)는, 정보통신 기능(100)이 행하는 문서정보의 송수신처리와, 약속 관리기능(300)이 행하는 약속의 등록 처리와의 사이의 워크플로우인, 송수신된 문서정보로부터 약속을 작성하는 처리를 실행할 수 있다.
또, 약속 갱신부(260)는, 신규로 약속을 등록하기 위한 약속정보와 이미 등록되어 있는 약속을 비교하여, 유사하면, 신규로 약속을 등록하는 약속정보에 의거해서 이미 등록되어 있는 약속을 수정한다. 또한, 약속 갱신부(260)는, 약속을 수정하기 위한 약속정보와, 이미 등록되어 있는 약속정보를 비교하여, 유사하면, 약속을 수정하는 약속정보에 의거해서 이미 등록되어 있는 약속을 수정한다. 이것에 의해서, 정보처리장치(1)는, 보다 정밀도 양호하게 워크플로우를 처리할 수 있다.
또, 키워드 기억부(220)에 등록되어 있는 키워드는 카테고리마다 분류되어 있고, 문서정보로부터 추출된 키워드는 카테고리마다, 약속정보가 결정된 영역에 격납된다. 예를 들어, 키워드는 회신용, 수정용, 날짜용, 시간용, 장소용 등으로 분류된다. 키워드가 카테고리마다 분류되므로, 약속의 5W1H(Who: 누가, What: 무엇을, When: 언제, Where: 어디에서, Why: 어째서, How: 어떻게)가 명확해진다. 이것에 의해서, 정보처리장치(1)는, 수정 대상의 약속을 정밀도 양호하고도 고속으로 검출할 수 있다.
또한, 키워드 기억부(220)에 등록되어 있는 키워드를 분류하는 카테고리에는, 또한, 약속의 종류를 분류하기 위한 카테고리가 있다. 예를 들어, 약속을 분류하기 위한 카테고리에는, 스케줄용, 신청용, ToDo 리스트용 등의 카테고리가 있다.
키워드 추출부(240)가, 훅부(210)의 훅한 문서정보로부터 약속을 분류하는 키워드를 추출하면, 약속 작성부(250)가 그 문서정보로부터 작성되는 약속정보는, 약속 갱신부(260)에 의해서, 그 추출한 키워드의 종류마다 분류되어서 약속 관리기능(300)에 입력된다. 이것에 의해, 정보처리장치(1)는, 다양한 종류의 약속을 분류해서 기억할 수 있다.
또한, 키워드를 분류하는 카테고리에는 배타적인 관계가 있다. 예를 들어, 1개의 문서정보로부터, 경비신청용의 키워드와 ToDo 리스트용의 키워드의 2종류의 키워드를 추출한 것으로 한다. 이 경우, 약속은 경비신청으로서 등록되고, ToDo 리스트에는 등록되지 않는다. 이것에 의해서, 보다 정밀도 양호하게 약속을 분류할 수 있다.
또, 키워드를 분류하는 카테고리에는 인용문을 나타내는 키워드의 카테고리가 있다.
키워드 추출부(240)는, 문서정보로부터 인용문을 나타내는 키워드를 추출하면, 추출한 인용문을 나타내는 키워드에 의거해서, 추출한 다른 키워드가 원래의 약속의 키워드인지 새로운 약속의 키워드인지를 분류한다.
이해를 용이하게 하기 위하여 구체적으로 설명하면, 예를 들어, 「10시의 예정을 14시로 변경」이라고 하는 전자 메일을 수신하면 ,「＊을 ＊로」라고 하는 키워드로부터, 「10시」는 원래의 약속의 키워드로서, 「14시」는 새로운 약속의 키워드로서 분류한다.
또한, 예를 들어, 「>> 내일은 10시의 예정」이라고 하는 내용이 있으면, 「>>」 다음에 씌어 있는 「내일은 10시의 예정」은 인용문으로부터 추출한 키워드이므로, 원래의 약속의 키워드로서 분류한다.
예를 들어, 「인용문」이나 「original message」라고 하는 단어를 추출하면, 이 키워드 이후부터 추출한 키워드는 원래의 약속의 키워드인 것으로 해서 분류된다.
약속 작성부(250)는, 원래의 약속의 키워드로 분류된 키워드를 수정 대상의 약속에 포함되는 키워드로 해서 격납한 수정 약속정보를 작성하고, 약속 갱신부(260)는, 원래의 약속의 키워드로서 분류된 키워드와, 약속 관리기능(300)에 등록되어 있는 약속을 비교하고, 비교 결과에 의거해서 수정 대상을 특정해서 갱신한다. 이것에 의해서, 수정 대상의 약속을 보다 정밀도 양호하게 고속으로 검출할 수 있다.
또, 키워드를 분류하는 카테고리에는, 약속이 확정된 것을 나타내는 키워드의 카테고리가 있다. 확정을 가리키는 카테고리에는, 일의 완료를 나타내는 키워드나, 스케줄의 확정을 나타내는 키워드나, 신청을 수리한 것을 나타내는 키워드 등이 포함된다.
약속 갱신부(260)는, 약속 관리기능(300)에 약속을 신규로 등록할 경우, 이 약속을 미확정 약속으로서 약속 관리기능(300)에 등록한다. 또, 약속 갱신부(260)는 미확정 약속을 확정시키는 내용의 수정 약속정보에 의거해서 대상의 미확정 약속을 확정된 약속으로 갱신하는 취지를 약속 관리기능(300)에 입력한다. 예를 들어, 신규의 회의의 예정에 관한 키워드가 추출되면, 약속 갱신부(260)는, 미확정 회의의 예정으로서 약속 관리기능(300)에 등록한다. 그 후, 이 회의의 예정이 확정된 것을 나타내는 키워드가 추출되면, 약속 갱신부(260)는, 이 회의의 예정이 확정된 취지를 약속 기억부(320)에 입력한다. 이것에 의해서, 정보처리장치(1)는 미확정 약속과 확정된 약속을 분류할 수 있다.
이상, 약속 작성처리에 대해서 간단히 설명하였다.
다음에, 도 3의 순서도를 참조해서 약속 작성처리를 상세히 설명한다.
약속 작성처리에 있어서, 워크플로우 기능(200)의 훅부(210)는, 정보통신 기능(100)의 송수신부(110)가 통신에 의해서 문서정보를 송신 혹은 수신한 것을 훅한다(스텝 S101).
훅부(210)가 송수신부(110)의 통신을 훅하면, 키워드 추출부(240)는 송수신부(110)의 통신에 액세스해서 금회 통신된 문서정보를 읽어낸다(스텝 S102). 문서정보를 읽어내면, 키워드 추출부(240)는, 키워드 기억부(220)에 기억되어 있는 키워드를 참조하여, 읽어낸 문서정보로부터 키워드를 추출해서(스텝 S103) 약속 작성부(250)에 출력한다. 추출한 키워드에 약속을 수정하는 혹은 완료?확정하는 키워드가 포함되어 있을 경우(스텝 S104가 "예"), 워크플로우 기능(200)은 후술하는 약속정보 갱신처리를 행한다(스텝 S200).
입력한 키워드에, 약속을 수정하는 혹은 완료?확정하는 키워드가 포함되어 있지 않을 경우(스텝 S104가 "아니오"), 약속 작성부(250)는 신규로 약속을 등록하기 위한 신규 약속정보를 작성하여(스텝 S105), 약속 갱신부(260)에 출력한다.
약속 작성부(250)가 신규 약속정보를 출력하면, 약속 갱신부(260)는, 입력된 신규 약속정보와 약속 기억부(320)에 기억되어 있는 약속을 비교하고(스텝 S106), 약속정보에 격납되어 있는 용건이나 인명(즉, 사람이름)이나 시간 등의 키워드에 의거해서 내용이 유사한지의 여부를 조사한다(스텝 S107).
내용이 유사할 경우(스텝 S107이 "예"), 약속 갱신부(260)는, 내용이 유사하다는 약속을 나타내는 정보를 키워드에 추가하는 것으로 수정처를 명확히 하고(스텝 S108), 워크플로우 기능(200)은 약속정보 갱신처리를 행한다(스텝 S200). 내용이 유사하지 않을 경우(스텝 S107이 "아니오"), 약속 갱신부(260)는 신규 약속정보에 ＠임시 플래그를 세운다(스텝 S109).
약속 갱신부(260)는, 신규 약속정보에 ＠임시 플래그를 세우면, ＠임시 플래그가 세워져 있는 신규 약속정보를 약속 등록부(310)에 입력한다(스텝 S110). 약속 등록부(310)는 입력된 신규 약속정보를 약속 기억부(320)에 등록한다.
키워드 추출부(240)가 추출한 키워드에, 약속을 수정하는 혹은 확정하는 키워드가 포함되어 있을 경우(스텝 S104가 "예"), 워크플로우 기능(200)은, 도 4의 순서도에 나타낸 약속정보 갱신처리를 실행한다.
약속정보 갱신처리에서, 약속 작성부(250)는, 키워드 추출부(240)로부터 입력된 키워드에 의거해서 수정 약속정보를 작성한다(스텝 S201).
약속 작성부(250)는, 수정 약속정보를 작성하면, 작성한 수정 약속정보가, 수정하는 대상의 약속의 정리 번호나 링크를 포함하는지의 여부를 조사함으로써 수정 대상이 명확한지를 조사한다(스텝 S202).
작성한 수정 약속정보의 수정 대상이 명확하지 않을 경우(스텝 S202가 "아니오"), 약속 갱신부(260)는, 약속 기억부(320)에 기억되어 있는 약속정보와 수정 약속정보를 비교한다(스텝 S203).
내용의 유사한 약속이 없을 경우(스텝 S204가 "아니오"), 약속 갱신부(260)는, 반영되어 있지 않은 수정 약속정보로서, 수정 약속정보에 ＠ 미반영 플래그를 세우고(스텝 S205), 약속 등록부(310)에, ＠ 미반영 플래그가 세워진 수정 약속정보를 입력한다(스텝 S206).
내용이 유사한 약속이 약속 기억부(320)에 등록되어 있을 경우(스텝 S204가 "예"), 약속 갱신부(260)는, 내용이 유사한 약속을 수정 대상으로 지정함으로써 수정 약속정보의 수정하는 대상을 명확히 한다(스텝 S207).
수정하는 대상을 명확하게 수정했거나(스텝 S207), 또는, 수정 약속정보의 수정 대상이 명확한(스텝 S202가 "예") 경우, 약속 갱신부(260)는, 수정 약속정보는, 수정 대상의 약속을 완료?확정시킬 것인지의 여부를 조사한다(스텝 S208).
약속을 완료?확정시키는 수정 약속정보가 아니면(스텝 S208이 "아니오"), 약속 갱신부(260)는 수정 약속정보를 약속 등록부(310)에 입력한다(스텝 S206). 약속을 확정시키는 수정 약속정보이면(스텝 S208이 "예"), 약속 갱신부(260)는 대상의 약속으로부터 ＠임시 플래그를 소거하도록 수정 약속정보를 수정하고(스텝 S209), 수정한 수정 약속정보를 약속 등록부(310)에 입력한다(스텝 S206).
이상, 약속 작성처리를, 도 3 및 도 4에 나타낸 순서도를 참조해서 설명하였다.
다음에, 이해를 용이하게 하기 위하여, 정보통신 기능(100)이 통신하는 문서정보의 구체적인 예를 들어, 약속 작성처리를 설명한다.
이하, 전자 메일을 통신하는 정보통신 기능(100)과, 스케줄을 관리하는 약속 관리기능(300)을 구비한 휴대전화인 정보처리장치(1)에, 워크플로우 기능(200)을 실행시키는 프로그램을 설치하고 있는 것으로 해서 설명한다.
워크플로우 기능(200)은, 휴대전화의 통신기능을 훅하고, 통신된 전자 메일을 읽어내어, 읽어낸 전자 메일로부터 약속정보를 작성하고, 작성한 약속정보에 의거해서 스케쥴러(scheduler)에 스케줄을 등록한다.
워크플로우 기능(200)의 키워드 기억부(220)는, 예를 들어, 도 5에 나타낸 키워드 사전 X를 기억한다. 키워드 사전 X에는, 회신용, 수정용, 확정용, 예정용, 용건용, 일시용, 장소용, 인명용, 인용문용, 경비신청용, ToDo 리스트용, 스케줄용 등의 카테고리마다 키워드가 수록되어 있다. 또한, 인명용의 카테고리에, "C:\mail\address.txt"라고 하는 파일이 지정되어 있다. 워크플로우 기능(200)은, 각각의 카테고리에 등록된 단어 외에, 지정된 파일에 수록되어 있는 인명이나 메일 어드레스를 포함시킨 키워드를 참조해서 약속 작성처리를 행한다.
또, 인용문 키워드를 추출한 행으로부터 추출한 키워드는, 인용문으로부터 추출한 키워드인 것을 알 수 있도록 약속정보에 격납된다.
예를 들어, Y씨가, 도 6에 나타낸 메일 A를, K부장, L과장, M씨에게, Cc로 N사장에게 송신한 것으로 한다. 내용은, 평성 21년(서기 2009년) 6월 22일 월요일에, 대회의실에서 프로미스 장치의 품질회의가 있는 것을 알리는 것이다.
Y씨의 휴대전화의 정보통신 기능(100)이 메일 A를 송신하면, 훅부(210)는, 송수신부(110)가 메일 A를 통신한 것을 포착(도 3의 스텝 S101)하고, 송수신부(110)가 메일 A를 통신한 취지를 키워드 추출부(240)에 송신한다. 송수신부(110)의 메일 A를 통신한 취지를 수신하면, 키워드 추출부(240)는 통신된 송수신부(110)의 작업 영역으로부터 메일 A를 읽어낸다(도 3의 스텝 S102).
키워드 추출부(240)는, 메일 A를 읽어내면, 읽어낸 메일 A로부터, 키워드 사전 X에 격납되어 있는 각 카테고리의 키워드를 추출해서 약속 작성부(250)에 출력한다(도 3의 스텝 S103).
약속 작성부(250)는, 입력된 키워드에, 회신, 수정 혹은 확정을 나타내는 키워드가 없기 때문에(도 3의 스텝 S104가 "아니오"), 추출한 각 카테고리의 키워드로부터 신규 약속정보 A를 작성한다(도 3의 스텝 S105)
신규 약속정보 A는, 예를 들어, 도 7과 같이 된다. 메일 A는 스케줄용 키워드의 「＊회의」에 해당하는 「품질회의」가 있으므로 신규 약속정보 A의 용건의 카테고리에 품질회의가 격납된다. 마찬가지로, 일시, 인명, 장소에 키워드가 격납된다. 또한, 「회의」는 스케줄용 키워드이기도 하므로, 신규 약속정보 A는 스케줄 플래그가 세워진다.
신규 약속정보 A가 작성되면, 약속 갱신부(260)는, 신규 약속정보 A와, 약속 관리기능(300)에 기억되어 있는 과거에 작성 완료된 스케줄을 비교한다(도 3의 스텝 S106).
신규 약속정보 A와 유사한 스케줄은 약속 관리기능(300)에 등록되어 있지 않으므로(도 3의 스텝 S107이 "아니오"), 워크플로우 기능(200)은, 신규 약속정보 A에 ＠ 임시 플래그를 세우고(도 3의 스텝 S109), 신규 약속정보 A를 약속 관리기능(300)의 약속 등록부(310)에 입력한다(도 3의 스텝 S110). 약속 관리기능(300)은 신규 약속정보 A를 접수하고, 도 8에 나타낸 스케줄 A를 작성한다. 스케줄 A는, 신규 약속정보 A에 격납된 정보가 등록되어, 6월 22일 월요일 14:30부터 품질회의가 열리는 것을 나타낸다.
메일 A를 송신하면, 이상과 같이 스케줄 A가 약속 관리기능(300)인 스케쥴러에 등록된다. 다음에, 메일 A를 송신 후에, 예를 들어, 메일 B와 메일 C와 메일 D를 수신한 것으로 한다.
메일 B는 도 9에 나타낸 내용이며, 메일 B는, 메일 A를 인용문으로서 포함하고, 회신용 키워드인 「Re: 품질회의」와 수정용 키워드 「변경」가 기재되어 있는 전자메일이다. 메일 B의 내용은, 메일 A의 회신으로서, N사장이 Y 앞으로, N사장도 회의에 참가하므로, 시간을 다음 주 토요일로 변경하는 것을 의뢰하는 내용이다.
메일 C는, 도 10에 나타낸 내용의 전자 메일에서, 회신용 키워드인 「Re: 품질회의」를 포함하고, K부장이 6월 27일 토요일 14시부터 비어 있다고 하는 내용의 메일이다. 또, 인용문에는, 메일 B의 송신 시간이나 내용 등이 기재되어 있다.
메일 D는, 도 11에 나타낸, L과장으로부터 Y 앞으로 2009년 6월 24일 7시 20분에 송신된 메일로, 건명은 없고, 본문은 「27일 괜찮습니다」뿐이다.
워크플로우 기능(200)의 훅부(210)는 통신을 훅하고, 키워드 추출부(240)는 메일 B로부터 키워드를 추출한다(도 3의 스텝 S103). 메일 B로부터 추출한 키워드에 회신용 키워드가 포함되어 있으므로(도 3의 스텝 S104가 "예"), 워크플로우 기능(200)은 약속정보 갱신처리를 행한다(도 3의 스텝 S200). 약속 작성부(250)는, 약속정보 갱신처리에 있어서, 도 12에 나타낸 수정 약속정보 B를 작성한다(도 4의 스텝 S201).
수정 약속정보 B에는, 회신용 카테고리에 「Re: 품질회의」가 격납되고, 수정 후의 일시를 나타낸 수정 일시 카테고리에는 「6월 27일 토요일」이 격납되며, 회의에 참가하는 인물의 추가를 나타내는 수정 인물 카테고리에 「N사장」이 격납된다. 또한, 인용문으로부터 추출한 키워드로서, 신규 약속정보 A와 동일한 내용의 키워드도 추출된다.
수정 약속정보 B는 수정 대상이 명확하지는 않지만(도 4의 스텝 S202가 "아니오"), 수정 약속정보 B에 격납되어 있는 키워드에 의해서, 약속 갱신부(260)는 수정 약속정보 B와 유사한 스케줄 A를 검출한다(도 4의 스텝 S204가 "예").
약속 갱신부(260)는, 수정 약속정보 B로 수정하는 대상이 스케줄 A인 것을 수정 약속정보 B에 또 격납하고(도 4 스텝 S207), 스케줄 A를 수정하는 수정 약속정보 B를 스케쥴러에 입력한다(도 4의 스텝 S206). 스케쥴러는, 수정 약속정보 B에 의거해서 스케줄 A를 수정하고, 스케줄 B로 갱신한다.
스케줄 B는, 도 13에 나타낸 내용으로, 스케줄 A의 일시가 평성 21년 6월 27일 토요일로 수정되고, 인물에 N사장이 추가되어 있다.
메일 B의 수신을 훅한 후, 훅부(210)가 메일 C의 수신을 훅하면, 워크플로우 기능(200)은, 메일 C로부터 도 14에 나타낸 수정 약속정보 C를 작성한다.
수정 약속정보 C는, 회신용 카테고리에 「Re: 품질회의」가 격납되고, 「6월 27일 토요일 14:00?」가 수정일시로서 격납되며, 인용문으로부터 추출한 키워드로부터 작성한 「6월 27일 토요일」이 인용문의 일시로서 격납되고, Y가 인용문의 인물로서 격납된다.
약속 갱신부(260)는, 「품질회의」와 「6월 27일 토요일」이라고 하는 키워드로부터, 스케줄 B가 수정 약속정보 C와 유사하다고 판단하고(도 4의 스텝 S204가 "예"), 수정처가 스케줄 B인 것을 명확히 하여(도 4의 스텝 S207), 수정처가 스케줄 C를 스케쥴러에 입력한다(도 4의 스텝 S206). 스케쥴러는 수정 약속정보 C에 의거해서 스케줄 B를 스케줄 C로 갱신한다.
스케줄 C는 도 15에 나타낸 내용으로, 스케줄 B의 일시가 「6월 27일 토요일 14:00?」로 변경된 것이다.
메일 C의 통신을 훅한 후, 메일 D의 통신을 훅하면, 워크플로우 기능(200)은 메일 D의 내용에 의거해서 스케줄 C를 갱신한다.
메일 D로부터 추출할 수 있는 키워드는, 「L과장」 「27일」 「괜찮음」뿐이다. 메일 D에는 확정용 키워드 「괜찮음」이 포함되어 있으므로(도 3의 스텝 S104), 약속 작성부(250)는 키워드 추출부(240)로부터 입력된 키워드로부터 수정 약속정보 D를 작성한다(도 4의 스텝 S201).
수정 약속정보 D는 도 16에 나타낸 내용으로, 일시로서 「27일」, 인물로서 「L과장」과 「Y」, 스케줄을 확정하는 키워드로서 「괜찮음」이 격납되어 있다.
약속 작성부(250)가 수정 약속정보 D를 작성하면, 약속 갱신부(260)는 신규 약속정보 D와 약속 관리기능(300)에 기억되어 있는 약속을 비교한다(도 4의 스텝 S203).
약속 갱신부(260)는, 스케줄 C의 「L과장」과 「6월 27일 토요일」과 송신처의 「Y」 라고 하는 키워드로부터, 수정 약속정보 D와 스케줄 C가 유사하다고 판단한다(도 4의 스텝 S204가 "예").
스케줄 C가 수정 약속정보 D와 유사하다고 판단한 약속 갱신부(260)는, 스케줄 C가 대상인 것으로 명확히 해서(도 4의 스텝 S207), 수정 약속정보 D를 스케쥴러에 입력한다(도 4의 스텝 S206). 수정 약속정보 D에는 확정 키워드가 포함되어 있으므로(도 4 스텝 S208이 "예"), 약속 갱신부(260)는, 스케줄 C로부터 ＠ 임시 플래그를 소거하고(도 4의 스텝 S209), 스케줄 D로 갱신한다.
스케줄 D는 도 17에 나타낸 내용으로, 스케줄 C로부터 ＠ 임시 플래그가 소거되어 있다. 이것에 의해서 스케줄 D는 확정된다.
이상, 수신한 전자 메일로부터 스케줄을 작성할 경우에 대해서, 구체적으로 설명하였다.
다음에, 예를 들어, 여비 등의 신청에 관한 파일이 P2P로 주고받기된 예에 관하여 설명한다.
예를 들어, Y씨가, 워크플로우 기능(200)이 설치된 Y씨 개인용 컴퓨터로부터, 여비의 신청을 기입한 표 계산 소프트웨어용 파일(E1)(도 18)을, L과장의 개인용 컴퓨터에, LAN 회선을 이용해서 이동한 것으로 한다. 표 계산 소프트웨어용 파일(E1)에는, 경비신청용 키워드의 여비신청과, 장소용 키워드 내의 "chimei.txt"에 포함된 각 지명과, 각각의 경비가 포함되어 있다.
Y씨의 개인용 컴퓨터의 워크플로우 기능(200)은, 이더넷(등록상표) 어댑터가 표 계산 소프트웨어용 파일(E1)을 출력한 것을 시스템 훅하여(도 3의 스텝 S101), 이더넷 어댑터의 작업 영역에 액세스해서 표 계산 소프트웨어용 파일(E1)을 읽어내고(도 3의 스텝 S102), 읽어낸 표 계산 소프트웨어용 파일(E1)로부터 키워드를 추출한다(도 3의 스텝 S103).
워크플로우 기능(200)은, 추출한 키워드에 수정 등의 키워드가 없이 경비신청의 키워드가 있으므로(도 3의 스텝 S104가 "아니오"), 경비신청에 관한 신규 약속정보 E2를 작성하고(도 3의 스텝 S105), 과거의 약속과 비교하여(도 3의 스텝 S106), 유사한 약속이 없으므로(도 3의 스텝 S107이 "아니오"), ＠ 임시 플래그를 세워서(도 3의 스텝 S108), 경비신청 관련의 약속 관리기능(300)에 입력한다(도 3의 스텝 S109).
경비신청 관련의 약속 관리기능(300)은, 입력된 신규 약속정보 E2로부터, 신규로 약속 E3(도 19)을 기억한다.
그 후, L과장이, 지불이 완료된 취지의 도큐먼트 파일 F1(도 20)을 Y씨에게 송신하면, Y씨의 개인용 컴퓨터의 워크플로우 기능(200)은, 도큐먼트 파일 F1로부터 키워드를 추출해서 추출한 키워드에 의거해서 약속 E3이 완료된 취지의 수정 약속정보 F2를 약속 관리기능(300)에 입력한다.
추출되는 키워드에는 「완료」가 포함되므로(도 3의 스텝 S103이 "예"), 워크플로우 기능(200)은 약속정보 갱신처리(도 3의 스텝 S200)를 행한다.
도큐먼트 파일 F1로부터 추출한 키워드에는, ToDo 리스트용 키워드인 「연락」과, 경비신청용 키워드인 「여비」, 「지불」이 있다. 워크플로우 기능(200)은, 경비신청용 키워드를 ToDo 리스트용 키워드보다 우선하여, 경비신청을 수정하는 수정 약속정보 F2를 작성한다(도 4의 스텝 S201).
도큐먼트 파일 F1에는, 「아니오」가 포함되므로 수정처가 명확하며(도 4의 스텝 S202이 "예"), 확정용 키워드인 「완료」가 포함되어 있으므로(도 4 스텝 S208이 "예"), ＠ 임시 플래그를 소거하는 취지를 수정 약속정보 F2에 추가하고(도 4의 스텝 S209), 수정 약속정보 F2를 경비관리용의 약속 관리기능(300)에 입력한다(도 4의 스텝 S206). 수정 약속정보 F2가 입력된 약속 관리기능(300)은, 약속 E3으로부터 ＠ 임시 플래그를 소거하고, 약속 F3(도 21)으로 갱신한다.
이상 설명한 바와 같이, 본 실시형태에 의하면, 컴퓨터를 주체로 하는 정보처리장치에 있어서, 문서정보의 송수신 처리와 약속의 등록 처리와의 사이의, 문서정보로부터 약속을 작성하는 워크플로우를 처리할 수 있다.
또, 본 발명은, 상기 실시형태로 한정되지 않고, 각종 변형 및 응용이 가능하다.
예를 들어, 본 실시형태에서, 약속 관리기능(300)이 기억하는 약속 자체에 ＠ 임시 플래그가 세워져 있었다. 그러나, 약속에 격납되는 각 키워드에 ＠ 임시 플래그를 세워도 된다. 예를 들어, 약속이 스케줄일 경우, 스케줄과 각 인명용 키워드에 ＠ 임시 플래그를 세우고, 스케줄의 확정이 확인된 인명용 키워드만 ＠ 임시 플래그를 소거하고, 모든 인명용 키워드로부터 ＠ 임시 플래그가 소거되면, 스케줄로부터 ＠ 임시 플래그를 소거하면 된다.
이해를 용이하게 하기 위하여 구체적인 예를 들어서 설명하면,
예를 들어, 정보처리장치가, 「K씨」와 「L씨」와 「M씨」가 참가할 예정인 「회의」에 관한 메일을 송신한다. 이 메일로부터 「K씨 ＠ 임시」와 「L씨 ＠ 임시」와 「M씨 ＠ 임시」를 포함하는 「회의＠ 임시」라고 하는 스케줄이 작성된다.
스케줄 작성 후, K씨로부터 스케줄을 확정하는 메일이 회신되면, 「K씨 ＠ 임시」는 「K씨」로 갱신된다. 마찬가지로, L씨, M씨로부터 스케줄을 확정하는 메일이 회신되면, 「L씨 ＠ 임시」는 「L씨」로, 「M씨 ＠ 임시」는 「M씨」로 갱신된다. 각 인물용 키워드로부터 ＠ 임시가 소거된 스케줄 「회의＠ 임시」는 「회의」로 갱신되고, 스케줄은 확정된다.
이상과 같이, 키워드에 플래그를 세움으로써, 보다 명확하게 약속이 완료?확정되어 있는지의 여부를 사용자는 인식할 수 있다.
또한, 상기 실시형태에서는, 작성한 수정 약속정보가, 수정하는 스케줄에, 수정처 스케줄의 링크나 정리 번호라고 하는 키워드를 포함하는지의 여부를 조사함으로써 수정 대상이 명확한지를 조사하였다. 그러나, 수정하는 대상이 명확한지는, 수정처를 명확하게 특정할 수 있는 정보이면 되고, 정보통신 기능(100)에 구비된 기능을 이용해도 된다. 예를 들어, 많은 메일러(mailer)는, 수신한 메일에 대해서 메일을 회신하면, 어느 메일에 대한 회신인지를 회신한 메일에 링크하는 기능이 있다. 이러한 기능을 이용해서, 수정하는 대상을 조사해도 된다.
또한, 상기 실시형태에서는 작성된 약속정보와 이미 등록되어 있는 약속을 비교할 경우, 격납되어 있는 키워드를 비교해서 약속이 유사한 것으로 하였다. 그러나, 유사한지의 여부의 판단 방법은 이것으로 한정되지 않고 다양한 방법이 있다.
예를 들어, 일치하는 키워드의 개수를 가지고 스케줄이 유사한지의 여부를 조사해도 되고, 키워드나 카테고리마다 가중치를 부여해서 일치하는 키워드의 중요도의 합계로 스케줄이 유사한지를 조사해도 되며, 키워드를 이미 등록되어 있는 스케줄로부터 종형 탐색이나 횡형 탐색을 해서 유사한지의 여부를 판단해도 되고, 휴리스틱스(heuristics)한 탐색을 해도 되며, 다른 탐색 방법?비교 방법이어도 물론 무방하고, 물론 이들의 조합이더라도 된다.
마찬가지의 것이 키워드의 추출에도 적용될 수 있다. 키워드의 추출은, 단지 키워드와 같은 문자코드를 추출할 뿐만 아니라, 물론 문장의 구조나 특정 기술 방법을 키워드로서 설정해도 된다.
또, 상기 실시형태에서는 워크플로우 기능(200)은, 스케줄이나 경비신청이라고 하는 종류로 분류해서 약속을 작성했지만, 분류하지 않더라도 된다. 예를 들어, 스케줄과 ToDo 리스트를 분류하지 않고 약속 관리기능(300)에 등록해도 된다.
또한, 작성하는 약속의 종류를 한정해도 된다. 예를 들어, 스케줄만을 작성해서, 약속 관리기능(300)에 등록해도 되고, 스케줄과 ToDo의 2개를 작성해서 약속 관리기능(300)에 등록해도 된다.
또, 상기 실시형태에서는, 정보통신 기능(100)과 워크플로우 기능(200)과 약속 관리기능(300)은 각각 다른 기능인 것으로 해서 설명했지만, 이들 중 2개의 기능을 구비한 기능이어도, 3개의 기능을 구비한 기능이더라도 된다.
또한, 정보통신 기능(100)과 워크플로우 기능(200)이 같은 프로그램이면, 상기 실시형태에서 설명한 바와 같이 시스템 훅을 할 필요는 없고, 로컬 훅인 것이 바람직하다. 일반적으로, 시스템 훅보다 로컬 훅을 이용하는 쪽이 시스템은 안정적이다.
또, 상기 실시형태에서는, 프로그램이 각각 불휘발성 메모리 등에 미리 기억되어 있는 것으로 해서 설명하였다. 그러나, 정보처리장치를, 장치의 전부 또는 일부로서 동작시키거나, 또는, 전술한 처리를 실행시키기 위한 프로그램을 가요성 디스크(flexible disk), CD(Compact Disk), DVD(Digital Versatile Disk), MO(Magneto Optical disk) 등의 컴퓨터 판독가능한 기록 매체에 격납하여 배포하고, 이것을 다른 정보처리장치에 설치하여, 상기 수단으로서 동작시키거나, 또는, 상기의 공정을 실행시켜도 된다.
또한, 인터넷상의 서버 장치가 가진 디스크 장치 등에 프로그램을 격납해두고, 예를 들어, 반송파에 중첩시켜서, 정보처리장치에 다운로드하는 등의 것으로 해도 된다.
또, 상기 실시형태에서는, 정보통신 기능(100)과 약속 관리기능(300)을 구비한 휴대전화에, 워크플로우 기능(200)을 실행시키는 프로그램을 설치하면, 약속 작성처리가 기능하는 것으로 해서 설명하였다. 또한, 워크플로우 기능(200)이 설치된 개인용 컴퓨터에 있어서, LAN 회선을 사용해서 파일을 이동하는 예를 설명하였다.
그러나, 정보처리장치는 휴대전화나 개인용 컴퓨터에 한정되지 않고, 스마트 폰, PHS(Personal Handy System)나 전자 메일의 중계 서버 등의, 통신기능을 가져 문서정보를 통신하는 기능을 가지는 장치면 된다.
단, 정보처리장치가 스케줄 기능을 갖지 않는 경우에는, 워크플로우 기능(200)뿐만 아니라, 약속 관리기능(300)을 설치할 필요가 있다.
또, 상기 실시형태에서는, 문서정보는 전자 메일이나 표 계산 소프트웨어용 파일이나 도큐먼트 파일로서 설명했지만, 스케줄에 관한 정보를 포함할 수 있는 문서정보여도 되고, 물론 다른 종류의 파일이라도 된다. 예를 들어, PDF(Portable Ducument Format) 파일이어도 되고, 물론 종이에 인쇄된 도큐먼트를 스캔한 화상 파일이어도 된다. 즉, 워크플로우 기능(200)은, 통신되는 파일의 종류에 제한은 없다.
또한, 상기 실시형태에서는, 작성되는 스케줄을, 회의나 만남의 연락이나 일시의 조정, 경비의 신청을 예로 해서 설명했지만, 근태의 관리나 시프트(shift) 근무의 관리 등에도 사용할 수 있다. 예를 들어, 시프트 관리 서버에 워크플로우 기능(200)을 설치한다.
시프트 관리 서버에는, 전자 메일의 통신기능과 시프트 정보를 관리하는 시프트 관리기능을 구비한다. 또, 워크플로우 기능(200)의 키워드 기억부(220)에는, 키워드로서, 시프트의 시간표에 대응한 「일시」와, 종업원의 메일 어드레스나 전화번호 등의 「종업원의 식별 정보」를 기억시킨다.
시프트 관리 서버에, 종업원이 시프트의 희망 일시를 기재한 전자 메일을 송신하면, 시프트 관리 서버는, 수신한 전자 메일로부터 희망 일시와 송신자를 추출하고, 추출한 희망 일시와 송신자로부터 시프트 정보를 작성한다. 시프트 관리 서버는 작성한 시프트 정보와 이미 등록되어 있는 시프트 정보를 비교하여, 중복하고 있지 않으면 시프트를 등록하고, 중복하고 있으면, 중복하고 있다는 취지를 송신자에게 회신한다. 이것에 의해서, 사용자는, 전용의 서버에 액세스하지 않더라도, 전자 메일을 서버에 송신하는 것만으로, 자동적으로 시프트를 결정할 수 있다.
상기 실시형태에서는, 비지니스(business) 상의 전자 메일(문서)을 처리하는 예를 나타냈지만, 본 발명은 임의의 문서를 처리하는 임의의 시스템에 적용가능하다. 예를 들어, 도 22(a) 및 도 22(b)에 예시한 바와 같은 광고 메일?광고 페이지를 처리하고, 광고문에 기재된 일시, 장소, 내용을 워크플로우에 도입하도록 해도 된다.
또, 이상의 예에서는, 워크플로우를 중심으로 설명했지만, 예를 들어, 도 23에 나타낸 바와 같이 스케줄이나 캘린더(예정표)에 스케줄을 등록하도록 해도 된다. 도 23에는, 도 22(a) 및 도 22(b)로부터 도입된 광고의 내용도 등록되어 있다. 도 23에 나타낸 캘린더(스케줄)의 6월 22일의 내용이 도 22(a)의 광고에 대응하고, 6월10일 내지 13일의 내용이 도 22(b)의 광고에 대응한다.
또한, 상기 실시형태에 있어서는, 자동적으로 약속을 등록?갱신(수정)하는 예를 나타냈지만, 등록 전에 사용자에게, 등록의 허용 여부?등록 내용을 확인하도록 해도 된다. 이 경우, 예를 들어, 제어부(10)는, 약속정보를 등록하기 전에, 도 24(a) 및 도 24(b)에 예시한 바와 같은 등록 내용을 확인하는 화면을 표시한다.
사용자가, 표시를 보고, 확정 버튼을 클릭하면, 표시한 내용을 스케줄 등에 등록한다. 사용자가 편집 버튼을 클릭하면, 제어부(10)는, 약속정보를 편집하는 화면을 표시하고, 편집을 가능하게 한다. 그 후, 편집 후의 내용을 스케줄 등에 등록한다. 또한, 취소(cancel) 버튼이 클릭되었을 때에는, 제어부(10)는 등록?갱신을 행하지 않는다.
상기 실시형태에서는, 정보처리장치(1)가 워크플로우와의 연계하여 동작해서, 스케줄 등록을 행할 경우를 예로 본 발명을 설명하였다.
본 발명은, 임의의 문서로부터 임의의 정보항목을 추출해서, 임의의 어플리케이션 소프트웨어(application software)에 제공하는 시스템에 널리 적용가능하다.
이하, 이러한 경우의 시스템의 동작에 대해서 설명한다.
본 실시형태의 정보처리장치(1)는 도 1에 나타낸 구성과 같은 기본구성을 갖는다.
정보처리장치(1)의 제어부(10)는, 통신부(20)가 문서를 취득하면(예를 들어, 문서를 송신 또는 수신하거나, 읽어들이면), 도 25에 나타낸 문서 해석처리를 개시하여, 금회 통신된 문서를 읽어내어, 기억부(30)에 전개한다(스텝 S301). 또, 기억부(30)에 문서를 전개 완료한 경우에는, 다시 전개할 필요는 없다.
제어부(10)는, 기억부(30)에 전개되어 있는 문서를 마침표(. 또는 피어리어드(period).)로 매듭 짓고, 복수의 문장으로 나누어, 각 문장에 식별 번호를 붙인다(스텝 S302). 제어부(10)는, 각 문장을 쉼표(, 또는 코마, 콜론: 세미콜론; 등)로 일단락 짓는다(스텝 S303).
다음에, 제어부(10)는, 사전을 참조해서 약속, 예정, 스케줄 등이 기재되어 있을 가능성이 있는 문장(이하, 대상문)을 추출한다(스텝 S304). 즉, 제어부(10)는, 키워드가 포함되어 있는 문장을 추출하고, 키워드를 포함하지 않는 문장을 제거한다.
다음에, 제어부(10)는, 사전과 대비하여, 각 대상문에 대해서, 키워드를 추출한다(스텝 S305). 구체적으로는, 제어부(10)는, 각 문장의 선두의 문자로부터 차례로, 키워드 기억부(220)에 기억되어 있는 키워드 중 어느 하나에 해당하는지의 여부를 판별한다. 문자열이 키워드와 일치한다고 판별하면, 문자열(키워드)과 그 위치(문장과 문장 속의 위치)를 특정한다.
문자열이 키워드와 일치하는지의 여부의 판정은, 예를 들어, 일본어이면, 이하와 같이 해서 행한다. 선두의 문자가 일치하는 키워드를 추출하고, 계속해서, 그 추출한 키워드 중에서, 문장의 제1문자와 제2문자가 일치하는 키워드로 좁혀가고, 또한, 제1문자와 제2문자와 제3문자가 일치하는 키워드로 좁혀가고 ...라고 하는 바와 같이, 좁혀가는 과정을 반복하여, 각 문장 중의 키워드를 추출한다. 일치하는 키워드가 복수개 검출되었을 경우, 문맥으로부터, 어느 것인가 1개로 특정한다. 1개의 문자열의 추출이 종료하면, 추출한 문자열에 후속하는 문자열에 대해서, 마찬가지의 처리를 실행한다. 이와 같이 해서, 각 부분의 선두부터 차례로 키워드를 추출한다. 또, 영어 등의 경우, 스페이스에 의해서 단어가 구분되어 있으므로, 스페이스로 특정되는 문자열과 키워드를 비교해서, 키워드인지의 여부를 판별한다.
추출된 키워드에 대해서, 복수의 카테고리에 속하는 것을 추출한다. 추출된 복수의 카테고리에 속하는 키워드에 대해서, 문장 내의 위치나, 동일 문장 내의 다른 워드와의 관계로 카테고리를 특정할 수 있는지의 여부를 판별하고, 가능하다면 카테고리를 좁혀간다. 예를 들어, 인명사전에 등록되어 있는 키워드가, 다른 카테고리에도 속해 있을 경우, 그 키워드의 직후에, 「은」,「이」가 있으면, 인명으로 확정한다(일본어의 경우). 마찬가지로, 장소용 키워드 사전에 등록되어 있는 키워드가, 다른 카테고리에도 속해 있을 경우, 그 키워드의 직후에, 「에서」,「에 있어서」가 있으면, 장소명으로 확정한다(일본어의 경우). 또, 「>>」, 「>」가 표시행의 선두에 있으면, 인용문 키워드로 확정한다. 키워드가, 어떠한 경우에 어느 카테고리에 속할 가능성이 높고, 어느 카테고리에 속할 가능성이 낮을지에 대해서는, 카테고리마다 미리 규칙을 준비하여, 기억부(30)에 격납해둔다.
제어부(10)는, 추출한 키워드의 종류와 대상문 내의 위치 및 전후의 키워드로부터, 대상문에 포함되는 약속정보, 예정정보 등을 추출한다(스텝 S306).
다음에, 제어부(10)는, 각 대상문을 재주사하여, 약속정보, 예정정보 등이 정확하게 포함되어 있다고 판정된 문장(이후, 약속문)에 포함되는 키워드를 재추출한다(스텝 S307).
이어서, 제어부(10)는, 사전과 대비하여, 약속문에 포함되는 각 약속정보의 건명, 일시, 내용을 확정한다(스텝 S308).
다음에, 제어부(10)는, 확정한 약속정보가 신규인지, 이미 존재하는 약속정보를 갱신하는 것인지를 판별한다(스텝 S309). 이 판별을 위하여, 제어부(10)는, 예를 들어, 추출한 키워드에, 약속을 수정하는 혹은 완료?확정하는 키워드가 포함되어 있는지의 여부를 판별한다. 약속을 수정?완료?확정하는 키워드가 포함되어 있을 경우, 갱신이라고 판별한다. 한편, 약속을 수정?완료?확정하는 키워드가 포함되어 있지 않은 경우에는, 신규의 약속이라고 판별한다.
제어부(10)는, 신규의 약속이라고 판별한 경우(스텝 S309; 신규), 제어부(10)는, 문서의 내용, 전후 문서와의 관계 등으로부터, 등록한 약속이 임시 등록인지 확정 등록인지를 판정하여(스텝 S310), 약속정보에 대응시켜서 약속 기억부(320)에 등록한다.
계속해서, 제어부(10)는, 추출한 키워드의 내용으로, 약속을 스케줄 등에 등록한다(스텝 S311). 또는, 어플리케이션 프로그램(application program)에 제공한다.
한편, 스텝 S309에서 「갱신」으로 판별되었을 경우, 흐름은 도 26으로 진행하여, 제어부(10)는, 작성한 약속정보와, 약속 기억부(320)에 기억되어 있는 약속을 비교해서(스텝 S401), 갱신 대상의 약속이 일의적으로 확정되는지의 여부를 판별한다(스텝 S402). 예를 들어, 문서의 타이틀이 일부 일치할 경우나, 인명, 시간, 장소에 관한 다른 카테고리의 복수의 키워드가 일치할 경우에는, 일의적으로 확정되는 것으로 판별한다.
일의적으로 확정되는 것으로 판별했을 경우(스텝 S402: 예), 제어부(10)는, 기존의 약속정보를 삭제할 것인지의 여부를 판별한다(스텝 S403). 예를 들어, 기존의 약속에 대해서, 「취소」, 「연기」, 「중지」 등의 키워드가 검출되었을 경우에는, 삭제로 판별한다.
기존의 약속정보를 삭제하는 것으로 판단하면(스텝 S403: 예), 기존의 약속정보를 삭제하여(스텝 S407), 처리를 종료한다. 이 경우, 제어부(10)는, 약속 기억부(320)에 등록되어 있는 정보를 삭제하는 동시에 외부의 어플리케이션에 정보를 제공하고 있을 경우에는, 그 약속정보를 삭제하기 위한 정보를 생성해서 제공한다.
기존의 약속정보의 삭제는 아니라고 판단하면(스텝 S403: 아니오), 기존의 약속정보를 금회의 약속정보에 의거해서 수정하여, 약속정보를 생성한다(스텝 S404). 계속해서, 필요에 따라서, 기존의 약속정보를 삭제한다(스텝 S405). 그 후, 처리는 스텝 S310로 진행하여, 스텝 S404에서 생성한 약속정보를 등록한다.
또, 스텝 S402에서, 갱신 대상의 약속이 일의적으로 확정될 수 없다(스텝 S402: 아니오)고 판별된 때에는, 갱신 가능성이 있는 약속정보를 복수개 작성해서(스텝 S406), 사용자에게 선택시킨다. 그 후, 적절하게 등록 처리 등을 행한 후, 처리를 종료한다.
이와 같이, 본원 발명은, 임의의 문서의 요점을 추출해서 등록하는 시스템에 널리 이용가능하다.
이와 같이 해서 추출된 정보는, 임의의 어플리케이션 소프트웨어에 제공가능하다. 어플리케이션 소프트웨어도, 기억부(30)에 격납된 정보를 이용해서, 각종 처리가 가능하다.
본 출원은, 2009년 6월 29일에 출원된 일본 특허출원 제2009-154378호에 의거한다. 본 명세서 중에, 상기 기초출원의 명세서, 특허청구범위, 도면 전체를 참조해서 포함하는 것으로 한다.
본 발명은 문서처리분야에서 널리 이용가능하다.
1: 정보처리장치 100: 정보통신 기능
200: 워크플로우 기능 210: 훅부
220: 키워드 기억부 230: 키워드 등록부
240: 키워드 추출부 250: 약속 작성부
260: 약속 갱신부 300: 약속 관리기능

Claims (12)

  1. 문서정보를 송수신하는 통신기능과, 약속을 기억하는 약속 기억기능을 구비하는 정보처리장치에,
    복수의 키워드(keyword)를 기억하는 키워드 기억기능;
    상기 통신기능이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 해당 문서정보가 송수신된 취지를 송신하는 통신 포착기능;
    상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하고, 상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하면, 상기 키워드 기억기능이 기억하는 상기 복수의 키워드에 의거해서, 해당 송수신된 문서정보로부터 상기 키워드를 추출해서 출력하는 키워드 추출기능;
    상기 키워드 추출기능이 출력한 상기 키워드를 접수하고, 접수한 해당 키워드에 의거해서, 상기 약속 기억기능에 신규로 약속을 기억시키는 신규 약속정보, 또는, 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 수정시키는 수정 약속정보를 작성해서 출력하는 약속정보 작성기능; 및
    상기 신규 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 신규 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능에 신규로 약속을 기억시켜, 상기 수정 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 수정 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 수정하는 약속 갱신기능
    을 실행시키기 위한 워크플로우 처리 프로그램.
  2. 제1항에 있어서, 상기 약속 갱신기능은, 상기 신규 약속정보와, 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 비교하고, 해당 신규 약속정보와, 상기 약속 기억기능이 기억하는 해당 약속이 유사한 것이면, 해당 신규 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 해당 약속을 수정하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  3. 제1항에 있어서, 상기 약속 갱신기능은, 상기 수정 약속정보와, 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 비교하고, 해당 수정 약속정보와 상기 약속 기억기능이 기억하는 해당 약속이 유사한 것이면, 해당 수정 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 해당 약속을 수정하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  4. 제1항에 있어서, 상기 키워드 기억기능은, 상기 키워드를 특징에 따라서 복수의 카테고리로 분류해서 기억하고,
    상기 신규 약속정보 및 상기 수정 약속정보는, 상기 키워드 추출기능이 추출해서 출력한 상기 키워드를 상기 카테고리마다 분류해서 격납하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  5. 제4항에 있어서, 상기 키워드를 분류하는 카테고리에는 약속의 종류를 나타내는 카테고리가 있고,
    상기 약속 갱신기능은, 신규 약속정보 혹은 수정 약속정보에 격납된 상기 키워드의 약속의 종류를 나타내는 카테고리에 의거해서, 작성하는 상기 신규 약속정보를 복수의 종류로 분류해서 상기 약속 기억기능에 입력하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  6. 제4항에 있어서, 상기 키워드를 분류하는 카테고리에는 인용문을 나타내는 카테고리가 있고,
    상기 키워드 추출기능은, 상기 인용문을 나타내는 카테고리에 의거해서, 추출한 키워드가 본문으로부터 추출한 키워드인지 인용문으로부터 추출한 키워드인지 분류하며,
    상기 약속정보 작성기능은, 상기 인용문으로부터 추출했다고 분류된 키워드를 격납한 상기 수정 약속정보를 작성하고,
    상기 약속 갱신기능은, 상기 수정 약속정보에 격납된, 상기 인용문으로부터 추출된 키워드와, 상기 약속 기억기능에 기억된 약속을 비교하고, 비교 결과에 의거해서, 수정 대상을 특정해서 수정 대상을 수정하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  7. 제4항에 있어서, 상기 키워드를 분류하는 카테고리에는 약속의 확정을 나타내는 카테고리가 있고,
    상기 약속 갱신기능은, 상기 신규 약속정보에 의해서 신규로 기억시키는 약속을, 미확정 약속으로서 상기 약속 기억기능에 기억시키며,
    상기 약속 갱신기능은, 상기 수정 약속정보가 상기 미확정 약속을 확정시키는 내용이면, 해당 미확정 약속을 확정하고 있는 약속으로 갱신하는 취지를 상기 약속 기억기능에 입력하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  8. 제1항에 있어서, 상기 키워드 추출기능은,
    상기 문서정보를 문장으로 분할하는 기능과,
    분할한 문장단위로, 문두에서부터 상기 키워드 기억기능이 기억하는 상기 복수의 키워드와 비교함으로써, 문서정보로부터 상기 키워드를 추출하는 기능
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리 프로그램.
  9. 문서정보를 송수신하는 통신수단;
    약속을 기억하는 약속 기억수단;
    복수의 키워드를 기억하는 키워드 기억수단;
    상기 통신수단이 문서정보를 송수신한 것을 포착하고, 해당 문서정보가 송수신된 취지를 송신하는 통신 포착수단;
    상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하고, 상기 문서정보가 송수신된 취지를 수신하면, 상기 키워드 기억수단이 기억하는 상기 복수의 키워드에 의거해서, 해당 송수신된 문서정보로부터 상기 키워드를 추출해서 출력하는 키워드 추출수단;
    상기 키워드 추출수단이 출력한 상기 키워드를 접수하고, 접수한 해당 키워드에 의거해서, 상기 약속 기억수단에 신규로 약속을 기억시키는 신규 약속정보, 또는, 상기 약속 기억수단이 기억하는 상기 약속을 수정시키는 수정 약속정보를, 작성해서 출력하는 약속정보 작성수단; 및
    상기 신규 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 신규 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억수단에 신규로 약속을 기억시켜, 상기 수정 약속정보를 접수하고, 접수한 해당 수정 약속정보에 의거해서 상기 약속 기억수단이 기억하는 상기 약속을 수정하는 약속 갱신수단
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 정보처리장치.
  10. 제9항에 있어서, 상기 키워드 추출수단은,
    상기 문서정보를 문장으로 분할하는 수단과,
    분할한 문장단위로, 문두에서부터 상기 키워드 기억수단이 기억하는 상기 복수의 키워드와 비교함으로써, 문서정보로부터 상기 키워드를 추출하는 수단
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 정보처리장치.
  11. 문서정보를 송수신하는 통신기능과, 약속을 기억?수정하는 약속 기억기능을 구비한 정보처리장치에 있어서, 상기 통신기능과 상기 약속 기억기능과의 사이의 워크플로우를 처리하는 방법으로서,
    상기 통신기능이 문서정보를 통신한 것을 포착하는 스텝;
    상기 통신기능이 문서정보를 통신한 것을 포착하면, 송수신된 상기 문서정보를 읽어내는 스텝;
    상기 읽어낸 문서정보로부터 소정의 키워드를 추출하는 스텝; 및
    상기 추출한 상기 키워드에 의거해서 상기 약속 기억기능이 기억하는 상기 약속을 갱신하는 스텝
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리방법.
  12. 제11항에 있어서, 상기 추출하는 스텝은,
    상기 문서정보를 문장으로 분할하는 스텝과,
    분할한 문장단위로, 문두로부터 상기 키워드 기억기능이 기억하는 상기 복수의 키워드와 비교함으로써, 문서정보로부터 상기 키워드를 추출하는 스텝
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 워크플로우 처리방법.
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