JPS62259136A - 文書フアイルの登録、検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は文書ファイルの登録及び検索方法、特に文書フ
ァイルの検索を容易に行ない得るようにした文書ファイ
ル発鈴、検索方法に関するものである。

従来の技術 光ディスク等の大容量メモリを有する個人用文書ファイ
ル装置では、ファイルする文書の属性としてもキーワー
ドを複数個指定し、これらのキーワードを検索情報とし
て文書情報と一諸に記憶する。その結果、一つのキーワ
ードＫに対しては複数個の文書が対応することになり、
これらの文書をエレメントとする文書集合Ｂｋが構成さ
れる。

そのため、文書ファイルを検索するに当っては、複数個
のキーワードに、Ｌ、Ｍ・・・・・を順次与えて対応す
る文書集合Ｂｋｑ　Ｂｌ、％　ＢＭ・・・・・の共通部
分を紋シ込んで選んで行く０これは丁度ツリー状に枝分
れした検索ルートを目的とする文書までたどって行くの
と同等である。そして、キーワードが与えられた文書集
合Ｂｋｘ　ＢＬ％　Ｂｙｔ・・・・・の共通部分を紋シ
込むことによシ、メモリから目的の文書をアクセスする
。

発明が解決しようとする問題点 しかし、このような従来の文書ファイル検索方法によれ
ば、登、鎌時に対応するキーワードの作成が必要であシ
、文書検索を行なうためにはオペレータが、目的とする
文書に対応するキーワードを想起するか、又は検索用と
して保管されているキ−ワード・文書内容対照表を見な
がらキーワード指定を行なう必要がある。この操作は、
個人用文書ファイルとしては極めて負担が大きく、実用
性に劣る。何故なら、個人用ファイルは、例えば整理整
頓された図書館等の情報とは異なシ、キーワードを付与
できるような整理された状態で形成されるものでない。

また文書検索手段としてのキーワードのような文字列は
、成る文書に関連して人間が記憶に止めておく情報とし
て適した形態でなく、検索時のキーワードの想起、連想
に努力を要するからである。

本発明はこのような従来の問題点に着目してなされたも
ので、その目的は、個人用文書ファイルへの文書の登録
、検索に際して、人間の記憶し易い位置情報を基に文書
の特定を行なうようにした文書ファイルの登録、検索方
法を提供することであるＯ 問題点を解決するための手段 本発明は上記目的を達成するため、個人用文書ファイル
内において、物理的な文書収納位置を表わす２次元検索
用画像をビットマツプ・ディスプレー上に展開し、この
２次元検索用画像上において文書格納位置の特定を階層
的に実行することによシ、目的とする位置に文書を登録
する一方で、この文書をアクセスするようにしたことを
要旨とするものである。２次元検索用画像゛としては、
例えば書庫（或はラック）を表示する画像があシ、文書
格納位置の特定のし方としては、書庫状画像の中のラッ
ク位置、ラック状画像の中のバインダ位置、バインダ状
画像の中のページ位置を指定することによって行なう手
法がある。これらの文書格納位置を特定するにはビット
マツプディスプレーに対するポインティングデバイス操
作を用いて行なう。

作用 文書の登録を行なうには、ディスプレー上に展開される
２次元検索用画像の階層毎の表示変化に従いながら行な
う。一つの例としては、先ず第１段階でディスプレー上
には書庫状画像が現われ、複数のラックのレイアウトが
表示される・オペレータはこの書庫状画像を見て、どの
ラックに文書を格納するかを決定し、そのラックを指定
する。

次のステップでは前のステップで指定されたラックにつ
いてのラック状画像が表示され、オペレータはこのラッ
ク状画像を見てラックのどの部分（何段口）のバインダ
に文書を格納するかを決定しそのラック内位置を指定す
る。更に次のステップでは前のステップで指定されたバ
インダ状画像が表示され、オペレータは、このバインダ
状画像を見てバインダの何ページ目に文書を格納するか
を決定し、そのページ（位置）を指定する。これによっ
て文書ファイル中のどの位置に文書を格納するかが決定
されたことになる。文書をアクセスするに際しても前記
と同様の手順に従って位置指定が行なわれ、目的とする
文書が読出される。

実施例 第１図乃至第５図は本発明の文書登録、検索方法を実行
するだめの制御構成の一実施例及びその作動顆序を示す
図である。このうち、第１図は上記実施例における文書
登録、検索制御システムの概略図である。同図において
、１１はビットマツプディスプレー１７とマウス即ちポ
インティングデバイス１８とを有するワークステージＬ
へ１２は文書等の画像データを格納するメモリ、１３は
ワークステーション１１と画像データメモリ１２との間
に介装され、両者間の対応操作を行なう検索装置である
。

画像データメモリには、光ディスク等の大容量メモリデ
バイスを用いた文書情報ファイルであり、文書番号とペ
ージ番号とを与えることにより、対応する文書のページ
内画像データを出力する。また検索装置１３はワークス
テージ１ンがマンマシンインタラクションによって特定
する２次元検索用画像上の位置情報と文書番号との対応
表を格納している。

第２図はワークステージ曹ン１１の内部構造を概略的に
示す図である。このワークステーション１１のビットマ
ツプディスプレー１７は、ポインティングデバイス１８
と信号線乙によって接続され、この信号線ｎを介してオ
ペレータとの対話を行なう表示部四と、ポインティング
デバイス１８と表示部四との間に装填されて画面管理を
行なう第１の画面管理部１９、第２の画面管理部艶、第
３の画面管理部２１とを有する。第１の画面管理部１９
は信号線おを通してポインティングデバイス１８から指
令を受け、信号線２６を通して表示部２９へ指令を送る
。同様に、第２及び第３の画面管理部加、２１はそれぞ
れ信号線２４．５を通してポインティングデバイス１８
から指令を受は信号線２７Ｘ２８を通して表示部四へ指
令を送る。

検索装置１３は、ワークステーション１１の表示部９上
においてポインティングデバイス１８によって指示され
た画像位置情報が格納される位置情報レジスタＩと、画
像データメモリ１２内に格納されたデータのうち文書番
号情報が格納される文書番号情報レジスタ３１とを有し
、両しジスタ加、３１間で文書検索用の対応操作が行な
われる。ワークステーション１１と検索装置１３との間
は信号線１４によって接続され、検索装置１３と画像デ
ータメモリ１２との間は信号線１５によって接続されて
いる。また、ワークステーション１１と画像データメモ
リ１２との間は信号線１６によって接続されている。

かかる構成を有する文書登録検索システムにおいて、文
書検索を行なうには、まずワークステーション１１の表
示部四には２次元検索用画像として個人用文書ファイル
に関し、物理的な文書収納位置を表わすための、その装
置内では最も大きな単位である。例えば第３図に示され
るような画像が表示される。この画像は、個人用文書フ
ァイルの収納を図書館形式に行なうものとの約束の上で
作成された２次元検索画像のうちの最大単位である書棚
、即ちラックあの配列状態を示す書庫状画像である。個
々のラックあけファイル格納状態にあるか否かが第１の
管理部１９によって管理され、その格納の事実が表示部
四に表示される。オペレータは自分の文書の格納位置を
位置情報として記憶しておシ、この記憶に基づきポイン
ティングデバイス１８を使りてラック３５指定（第３図
中矢印）を行なう。このラックあ指定が行なわれると、
次に第４図に示すようなラックあの中味を示すランク状
画像が表示される。このラックあの表示によってラック
あの何段目にバインダあが格納されているかが判明しオ
ペレータは自己の記憶を頼りにポインティングデバイス
１８を使ってバインダあの指定を行なう０バインダあの
指定に引続いて表示部四には第５図に示すように該皇子
るバインダＩが表示され、オペレータは自己の位置情報
についての記憶を頼シにポインティングデバイス１８に
よシバインダ３６中に該当ページを指示し、目的とする
文書を引き出す。これｋよってワークステーション１１
において検索用画像上の位置が選択されたことになり、
その位置情報が検索位置１３の位置情報レジスタ（資）
へ送られる。次にこの検索装置１３内で、検索用の画像
上の位置情報と画像データメモリ中の文書番号とページ
番号との対応がとられ、その結果が画像データメモリ１
２に与えられる。その結果、前記位置データの供給によ
って指定された文書画情報がワークステーション１１に
送うれて、ビットマツプディスプレー１７に表示される
。

文書の登録に当っては、前述の文書検索時におで検索用
画像上の位置を、既にファイル収納法の位置を考慮しな
がら決定し、検索装置１３の位置情報レジスタ美に与え
る。この位置情報レジスタ３０では、さらに画像データ
メモリ１２から、次に記憶すべき領域に対応する文書番
号とページ番号とが与えられて検索情報として格納され
る。画像データメモリ１２にはワークステーション１２
から登録すべき文書画情報が送られて記憶される。

発明の詳細 な説明したように、本発明によれば、オペレータの記憶
している位置情報に基づいて文書を検索し、また物理的
な位置を指定して文書の格納をするようにしたため、文
書をキーワード等に従って呼び出す場合に比べ、人間が
有するパターン記憶能力を活用した検索操作が可能にな
る。このため内容が整理されていない文書に関して楽に
ファイリングすることが出来るようになり、実用性に優
れた個人用文書ファイルを作成することができる。

第１図は本発明を適用した文書登録、検索システムを概
略的に示す図、第２図は第１図に示されたシステムのワ
ークステーションの構成を示すブロック図、第３図は文
書登録、検索時にワークステーションの表示部に映され
る文書格納状態の最大単位である書庫状画像の一例を示
す図、第４図は文書格納状態の一つであるラック状画像
の一例を示す図、第５図は同じく文書格納状態の一つで
あるバインダ状画像の一例を示す図である。

１１・・・ワークステーション、１２・・・画像データ
メモリ（文書情報ファイル）、１３・・・検索装置、１
７・・・ビットマツフチイスプレー、１８・・・ホイン
テインクテバイス、１９．２０．２１・・・（画面）管
理部、四・・・表示部。

代理人の氏名　　弁理士　中　尾　敏　男　ほか１名ｌ 第２図 第４図 第５回

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 個人用文書ファイル中への文書の登録、検索に際して、
   ディスプレー上に前記個人用文書ファイル内の物理的な
   文書格納位置を表わす２次元検索用画像を展開し、この
   ２次元検索用画像上の対応文書位置を指定することによ
   って、文書の格納位置の決定或は検索を行なうようにし
   たことを特徴とする文書ファイルの登録、検索方法。