JPH10143499A - 文書作成装置及び差込み印刷方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】使い勝手の良い差込み印刷機能として、差込み
ファイル内の各文書の中で任意の文書を選択的に部分印
刷できるようにする。 【解決手段】差込みファイルと定型文書とを用いて差込
み印刷を行う差込み印刷において、予め差込み制御情報
によって差込み語句の差込み先が記述された複数の文書
を有する差込みファイルと、上記差込み制御情報によっ
て上記差込み語句の差込み位置が指定された定型文書が
メモリに記憶されている。印刷に際し、差込みファイル
が有する各文書の中で印刷対象となる文書を指定するた
めの設定画面２１を表示する。この設定画面２１上で指
定された印刷対象文書と定型文書とをメモリから読み出
し、上記印刷対象文書中の差込み語句を上記差込み制御
情報に基づいて上記定型文書に差し込んで印刷する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えばワードプロ
セッサやワープロソフトを搭載したパーソナルコンピュ
ータ等の文書作成装置に係り、特に差込み印刷機能を備
えた文書作成装置及び差し込み印刷方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、例えばワードプロセッサやワープ
ロソフトを搭載したパーソナルコンピュータ等の文書作
成装置には、差込み印刷機能を備えたものがある。これ
は、案内状や見積書など、予めフォーマットが定められ
た定型文書の中に任意の語句（宛名や品目、日付等）を
挿入して印刷する機能である。

【０００３】この差込み印刷機能を用いる場合には、ま
ず、差込み語句が入力された文書（以後、これを差込み
ファイルと呼ぶ）を作成する。図７（ｂ）に示すよう
に、差込みファイルは差込みマーク１と差込み番号２か
らなる差込み制御情報によって差込み位置を記述し、そ
の後ろに差込み語句３を記述する。１行に１つの語句を
記述し、１文書毎の区切りには、改行マーク４を入れ
る。一方、図７（ａ）に示すように、元になる定型文書
には差込み語句を挿入する位置に上記同様の差込みマー
ク１と差込み番号２を記述しておく。

【０００４】ここで、予め書式設定で定型文書に差込み
ファイルを関連付けておくと、印刷時に定型文書中の差
込みマーク１の位置に差込みファイル上の差込み語句３
が差込み番号２の順に差し込まれて印刷される。このと
きの印刷を差込み印刷と呼ぶ。図７（ｃ）にその印刷結
果を示す。１つの差込みファイルに複数の文書が存在す
る場合には、各文書毎にこのような差込み印刷が行われ
ることになる。

【０００５】図８は従来の差込み印刷の処理動作を示す
フローチャートである。ユーザによって印刷が指示され
ると、印刷要求のあった文書に差込みファイルが関連付
けされているか否かが判断される（ステップＡ１１）。
関連付けがない場合には（ステップＡ１１のＮｏ）、通
常の印刷となる（ステップＡ２２）。すなわち、印刷要
求のあった文書を通常の文書としてその印刷を行う。

【０００６】関連付けがある場合には（ステップＡ１１
のＹｅｓ）、その文書を定型文書とし、その定型文書に
関連付けられた差込みファイルのデータがリードされ
（ステップＡ１２）、その解析が行われる（ステップＡ
１３）。ここでは、文書数のチェックと記述ミスのチェ
ックが行われる。エラーが検出された場合に（ステップ
Ａ１４のＹｅｓ）、差込み印刷は実行されない。

【０００７】エラーがなければ（ステップＡ１４のＮ
ｏ）、差込みファイル中に存在する全ての文書を対象と
して差込み印刷が実行される（ステップＡ１５〜Ａ２
１）。この場合、定型文書がリードされ、その中に設け
られた差込みマークが差込みファイル内の各文書中の差
込み語句に置き換えられて印刷される。また、この時点
でエラーが検出された場合には（ステップＡ１９のＹｅ
ｓ）、差込み印刷は実行されない。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】上記したように、差込
み印刷では、定型文書中の差込みマークを差込み語句に
置き換えて印刷する。しかしながら、従来の差込み印刷
では、以下のような問題があった。

【０００９】（１）差込みデータの指定がファイル単位
でしか行えなかったため、常に１ファイル分の印刷が行
われる。このため、１つの差込みファイルに複数の文書
が存在する場合に、その中の一部の文書のみを対象とし
て部分的に印刷することができず、非常に不具合であっ
た。

【００１０】（２）差込みファイルを作成する際、差込
み番号の対応ミスや差込みマークの入れ忘れなどの記述
ミスを犯すことがよくある。システムは、印刷実行中に
このようなミスを発見すると、その時点でエラー終了と
する。しかしながら、事前に全てのエラー箇所を検出す
るような機能はなかったため、実際に印刷を開始してみ
ないことには記述ミスを犯しているかどうかわからず、
無駄な印刷を行ってしまうことがあった。

【００１１】（３）差込み印刷では、定型文書中の差込
みマークを差込み語句に置き換えて印刷するため、例え
ば語句の置き換えによって１行字数がオーバするなどし
て、レイアウトが変わってしまうことがある。このよう
な場合に、ユーザは印刷結果を見るまで、そのレイアウ
トはわからないため、非常に不具合であった。

【００１２】（４）差込み印刷では、定型文書中の差込
みマークを差込み語句に置き換えて印刷するが、その置
き換えたものを文書として保存しておく機能はなかっ
た。このため、例えばある特定の件に関して文書化して
保存しておきたい場合には、ユーザ自身が定型文書中の
差込みマークを差込み語句に置き換えて新たな文書を作
成して保存する、といったような非常に面倒な作業が必
要であった。

【００１３】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、上述したような問題を解決することのできる使い
勝手の良い差込み印刷機能を備えた文書作成装置及び差
込み印刷方法を提供するものであり、具体的に以下のよ
うな点を解決することを目的とする。

【００１４】・差込みファイル内の各文書の中で任意の
文書を選択的に部分印刷できるようにする。 ・事前に全ての記述ミスをチェックできるようにする。

【００１５】・画面上で視覚的に印刷結果を確認できる
ようにする。 ・定型文書中の差込みマークを差込み語句に置き換えた
ものを文書化して保存できるようにする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】本発明の文書作成装置
は、予め差込み制御情報によって差込み語句の差込み先
が記述された複数の文書を有する差込みファイルと上記
差込み制御情報によって上記差込み語句の差込み位置が
指定された定型文書とを記憶した記憶手段と、上記差込
みファイルが有する各文書の中で印刷対象となる文書を
指定するための設定画面を表示するプロパティ表示手段
と、このプロパティ表示手段によって表示された上記設
定画面上で印刷対象文書を指定する文書指定手段と、こ
の文書指定手段によって指定された上記印刷対象文書と
上記定型文書とを上記記憶手段から読み出し、上記印刷
対象文書中の差込み語句を上記差込み制御情報に基づい
て上記定型文書に差し込んで印刷する印刷手段とを具備
したものである。

【００１７】また、本発明は、上記文書指定手段によっ
て上記印刷対象文書が指定された際に、データチェック
を指示するチェック指示手段と、このチェック指示手段
によるチェック指示に従って、上記印刷対象文書中の上
記差込み語句の記述をチェックするチェック手段と、こ
のチェック手段の結果、記述ミスが検出された場合に
は、そのエラー箇所の一覧を表示するエラー表示手段と
をさらに具備したことを特徴とする。

【００１８】また、本発明は、上記文書指定手段によっ
て上記印刷対象文書が指定された際に、印刷イメージの
表示を指示する印刷イメージ指示手段と、この印刷イメ
ージ指示手段による印刷イメージの表示指示に従って、
上記印刷対象文書中の上記差込み語句を上記差込み制御
情報に基づいて上記定型文書に差し込んだ差込み文書を
作成する文書作成手段と、この文書作成手段によって作
成された上記差込み文書のイメージを表示する印刷イメ
ージ表示手段とをさらに具備したことを特徴とする。

【００１９】また、本発明は、上記文書指定手段によっ
て上記印刷対象文書が指定された際に、文書化を指示す
る文書化指示手段と、この文書化指示手段による文書化
指示に従って、上記印刷対象文書中の差込み語句を上記
差込み制御情報に基づいて上記定型文書に差し込んだ差
込み文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段
によって作成された上記差込み文書を指定の文書名に基
づいて指定先に保存する差込み文書保存手段とをさらに
具備したことを特徴とする。

【００２０】このような構成によれば、差込み印刷に際
し、設定画面を通じて差込みファイル内の任意の文書を
印刷対象として選んで印刷することができる。したがっ
て、無駄な印刷を省くことができ、印刷時間の短縮にも
繋がる。

【００２１】また、データチェックを指示することによ
り、記述ミスがあれば、事前にそのエラー箇所が表示さ
れる。したがって、実際に印刷を開始する前に、そのよ
うな記述ミスを訂正することができる。

【００２２】また、印刷イメージを指示することによ
り、印刷前に差込み語句を置き換えたときのイメージが
表示される。したがって、この印刷イメージを見ること
により、所望の印刷結果を得ることができるかどうかを
事前に確認することができる。

【００２３】また、文書化を指示することにより、定型
文書中の差込みマークを印刷対象文書中の語句に置き換
えたものが文書化され保存される。このため、例えばあ
る特定の件に関してファイルで保存しておきたい場合
に、従来のようなユーザ自身による文書化の作業を必要
とせずに、簡単に保存することができる。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の一
実施形態を説明する。図１は本発明の一実施形態に係る
文書作成装置の構成を示すブロック図である。本装置
は、差込み印刷機能を備えたワードプロセッサあるいは
パーソナルコンピュータからなる。また、本装置は、例
えば磁気ディスク等の記録媒体に記録されたプログラム
を読み込み、このプログラムによって動作が制御される
コンピュータによって実現される。

【００２５】図１に示すように、本装置は、マイクロプ
ロセッサ（以下、ＣＰＵと称す）１１、ＲＯＭ１２、Ｒ
ＡＭ１３、記憶装置１４、表示装置１５、印刷装置１
６、入力装置１７、割込みコントローラ１８を有して構
成される。

【００２６】ＣＰＵ１１は、本装置全体の制御を行うも
のであり、入力指示に従ったプログラムの起動により文
書作成処理の他、ここでは図５および図６に示すような
差込み印刷処理等を実行する。ＲＯＭ１２は、プログラ
ムや辞書等の各種情報を記憶している。ＲＡＭ１３は、
本装置に必要な各種情報を記憶するためのメモリであ
り、ここでは一時保存領域１３ａを有する。

【００２７】記憶装置１４は、例えばハードディスク装
置やフロッピーディスク装置からなり、ここでは各種ソ
フトウェアや文書ファイルの保存用として用いられる。
この記憶装置１４には、予め差込み制御情報（差込みマ
ークおよび差込み番号）によって差込み語句の差込み先
が記述された複数の文書を有する差込みファイルを格納
するための差込みファイル格納領域１４ａと、同制御情
報によって上記差込み語句の差込み位置が指定された定
型文書を格納するための定型文書格納領域１４ｂと、差
込みファイルと定型文書とで得られる差込み文書を格納
するための差込み文書格納領域１４ｃが設けられてい
る。

【００２８】表示装置１５は、例えばＬＣＤ (Liquid C
rystal Display) やＣＲＴ (Cathode Ray Tube) からな
り、文書ファイル等のデータの表示を行う。印刷装置１
６は、例えば感熱式シリアルプリンタからなり、文書フ
ァイル等のデータの印刷を行う。この印刷装置１６とし
ては備え付きのものであっても、外付きのものであって
も良い。入力装置１７は、例えばキーボードやマウスか
らなり、データの入力を行う。割込みコントローラ１８
は、入力装置１７からの割込み指示に従って割込み処理
を行う。

【００２９】図２は同実施形態における差込み設定画面
を示す図である。差込み印刷を行うに際し、図２に示す
ような差込み設定画面２１が表示される。この差込み設
定画面２１には、定型文書の文書名を指定するための定
型文書指定部２２、差込み番号を指定するための差込み
番号指定部２３、この差込み番号指定部２３で指定され
た差込み番号に対応する差込み語句を差込みファイル内
の各文書毎に表示するための語句表示部２４が設けられ
ている。

【００３０】また、この差込み設定画面２１の下部に
は、「印刷」を指示するための印刷ボタン２５、「印刷
イメージ」の表示を指示するための印刷イメージボタン
２６、印刷イメージ時に「語句の反転」を指示するため
の語句反転ボタン２７、「データチェック」を指示する
ためのチェックボタン２８、「文書化」を指示するため
の文書化ボタン２９が設けられている。

【００３１】このような構成の差込み設定画面２１で
は、まず、定型文書指定部２２に所望の定型文書の文書
名を入力して、印刷対象となる定型文書を指定する。次
に、差込み番号指定部２３に差込み番号を入力する。こ
の差込み番号の入力により、該当する差込み語句が差込
みファイルの各文書毎に表示される。図２の例では、差
込み番号「０３」が指定されている。差込み番号「０
３」は氏名データに相当する。したがって、語句表示部
２４には各文書中の氏名データ（差込み語句）が表示さ
れる。この氏名データをキーワードとして、所望の文書
を容易に選択することができる。

【００３２】なお、このとき複数の文書を選択しても良
い。また、別の差込み番号を入力することにより、氏名
データ以外の項目データをキーワードとして文書選択を
行うこともできる。

【００３３】差込み印刷を実行する場合には印刷ボタン
２５をクリックする。これにより、定型文書指定部２２
で指定された定型文書の中に、語句表示部２４で指定さ
れた文書中の差込み語句が差込みマークおよび差込み番
号に基づいて差込まれて印刷される。

【００３４】また、印刷に際し、事前に印刷結果を確認
した場合には印刷イメージボタン２６をクリックする。
これにより、図３に示すような印刷イメージ画面３１が
表示される。この場合、語句反転ボタン２７をクリック
しておけば、差込み語句が反転表示される。このような
印刷イメージ画面３１の表示により、どのようなレイア
ウトで印刷されるのかを事前に確認することができる。

【００３５】また、チェックボタン２８をクリックする
と、印刷対象文書中の差込み語句の記述がチェックされ
る。このチェックの結果、記述ミスが検出された場合に
は、その文書中のエラー箇所の一覧が図４に示すような
エラー表示画面４１に表示される。このようなエラー表
示画面４１の表示により、どこにどのような記述ミスが
あったのかを事前に知ることができる。

【００３６】また、文書化ボタン２９をクリックする
と、印刷対象文書中の差込み語句を定型文書に差し込ん
だ差込み文書の作成と、その差込み文書の保存を行うこ
とができる。

【００３７】図３は同実施形態における印刷イメージ画
面を示す図である。上記差込み設定画面２１に設けられ
た印刷イメージボタン２６をクリックすることにより、
図３に示すような印刷イメージ画面３１が表示される。
この印刷イメージ画面３１には、上記差込み設定画面２
１で指定された差込みファイル内の印刷対象文書中の差
込み語句を定型文書に差し込んだ差込み文書のイメージ
が表示される。この場合、差込み語句反転ボタン２７が
クリックされていれば、文書中の差込み語句が反転表示
される。

【００３８】なお、図中の符号３２は用紙枠を示してい
る。また、符号３３は終了を指示するための終了ボタ
ン、符号３４は次文書の印刷イメージに移るための次文
書ボタンである。

【００３９】図４は同実施形態におけるエラー表示画面
を示す図である。上記差込み設定画面２１に設けられた
チェックボタン２８をクリックすることにより、記述ミ
スが検出された場合に、図４に示すようなエラー表示画
面４１が表示される。このエラー表示画面４１には、印
刷対象文書における差込み語句の記述をチェックした結
果、記述ミスとして検出された箇所がメッセージ表示さ
れる。

【００４０】次に、同実施形態の動作を説明する。図５
および図６は同実施形態における差込み印刷の処理動作
を示すフローチャートである。ユーザによって印刷が指
示されると、ＣＰＵ１１は、まず、印刷要求のあった文
書に差込みファイルが関連付けされているか否かを判断
する（ステップＢ１１）。関連付けがない場合には（ス
テップＢ１１のＮｏ）、通常の印刷となる（ステップＢ
３８）。すなわち、印刷要求のあった文書を通常の文書
としてその印刷を行う。

【００４１】関連付けがある場合には（ステップＢ１１
のＹｅｓ）、ＣＰＵ１１はその文書を定型文書とし、そ
の定型文書に関連付けられている差込みファイルのデー
タを記憶装置１４の差込みファイル格納領域ａから読み
出し（ステップＢ１２）、その解析を行って当該差込み
ファイルが有する文書数を求める（ステップＢ１３）。

【００４２】次に、ＣＰＵ１１は図２に示すような差込
み設定画面２１（差込み設定用プロパティ）を表示装置
１５に表示して、ユーザに印刷対象となる文書と処理方
法を指定してもらう（ステップＢ１４）。この場合、差
込み設定画面２１の定型文書指定部２２には、上記印刷
要求のあった定型文書の文書名が入力される。

【００４３】また、印刷対象となる文書の指定は、ま
ず、ユーザが差込み番号指定部２３に所望の差込み番号
を入力することにより行う。差込み番号指定部２３に差
込み番号を入力すると、その差込み番号に対応する各文
書中の差込み語句が語句表示部２４に表示される。この
語句表示部２４の中で所望の差込み語句を選択すること
により、その選択された差込み語句を有する文書が当該
差込みファイル内の印刷対象文書として指定されること
になる。このとき、複数の文書を指定することもでき
る。

【００４４】また、処理方法の指定は、ボタン２５〜２
９のいずれかをクリックすることにより行う。印刷ボタ
ン２５は「印刷」を指示する場合に用いる。印刷イメー
ジボタン２６は「印刷イメージ」の表示を指示する場合
に用いる。語句反転ボタン２７は印刷イメージ時に「語
句の反転」を指示する場合に用いる。チェックボタン２
８は「データチェック」を指示する場合に用いる。文書
化ボタン２９は「文書化」を指示する場合に用いる。

【００４５】印刷対象となる文書が指定されると、ＣＰ
Ｕ１１はその指定された印刷対象文書中の差込み語句の
記述（差込みマークや番号の使い方）をチェックする
（ステップＢ１５）。その結果、記述ミスがなければ
（ステップＢ１６のＮｏ）、ＣＰＵ１１は定型文書を記
憶装置１４の定型文書格納領域１４ｂから読み出し（ス
テップＢ１８）、その定型文書中に存在する差込みマー
クを全て検索する（ステップＢ１９）。

【００４６】検索終了後、ＣＰＵ１１はその差込みマー
クに基づいて定型文書中の差込み番号と差込みファイル
内の印刷対象文書中の差込み番号との対応をチッックす
る（ステップＢ２０）。両者の差込み番号が対応しない
場合、ユーザが指定した処理が「データチェック」なら
ば（ステップＢ２１のＹｅｓ）、ＣＰＵ１１は問題箇所
のデータをＲＡＭ１３の一時保存領域１３ａに保持して
（ステップＢ２２）、次の文書のチェックに移る。

【００４７】また、「データチェック」が指定されてい
ない場合において、両者の差込み番号が対応していない
場合には（ステップＢ２３のＹｅｓ）、ここでの処理を
終了する。一方、両者の差込み番号が対応する場合には
（ステップＢ２３のＮｏ）、定型文書中の差込みマーク
を印刷対象文書中の語句に置き換えるが、その際に、
「印刷イメージ」かつ「語句の反転」の処理が指定され
ている場合には（ステップＢ２４のＹｅｓ）、ＣＰＵ１
１は印刷対象文書中の語句に反転の修飾情報を付加した
後（ステップＢ２５）、定型文書中の差込みマークを差
込み番号の順に印刷対象文書中の語句に置き換える（ス
テップＢ２６）。このようにして得られた文書つまり定
型文と差込みファイル内の印刷対象文書とで得られる差
込み文書はＲＡＭ１３の一時保存領域１３ａに保持され
る。

【００４８】ここで、ユーザか指定した処理が「文書
化」であった場合、ＣＰＵ１１は図示せぬ保存ダイアロ
グを表示装置１５に表示し、ユーザに文書名と保存先を
指定してもらう（ステップＢ３２）。この文書名と保存
先の指定に従い、ＣＰＵ１１は一時保存領域１３ａに保
持されている差込み文書を記憶装置１４の差込み文書格
納領域１４ｃに保存する（ステップＢ３３）。保存後、
ＣＰＵ１１は次の差込み文書に関して語句の置き換えを
行って文書化するか否かを確認するための図示せぬプロ
パティを表示装置１５に表示する（ステップＢ３４）。
このプロパティでユーザが「終了」を選んだ場合には
（ステップＢ３５のＮｏ）、ここでの処理を終了する。
「続行」を選んだ場合には（ステップＢ３５のＹｅ
ｓ）、次の文書を処理するため、ステップＢ１７の処理
に戻る。

【００４９】また、ユーザが指定した処理が「印刷イメ
ージ」であった場合（ステップＢ２８のＹｅｓ）、ＣＰ
Ｕ１１は一時保存領域１３ａに保持されている差込み文
書に基づいて図３に示すような印刷イメージ画面３１を
作成し、これを表示装置１５に表示する（ステップＢ３
０）。このとき、上記ステップＢ２５で差込み語句に反
転の修飾情報が付加されていれば、その語句は反転して
表示される。

【００５０】この印刷イメージ画面３１には、終了を指
示するための終了ボタン３３と、次文書の印刷イメージ
に移るための次文書ボタン３４が設けられている。ユー
ザが次文書ボタン３４をクリックした場合には（ステッ
プＢ３１のＹｅｓ）、次の文書を処理するため、ステッ
プＢ１７の処理に戻る。

【００５１】また、ユーザが指定した処理が「印刷」で
あった場合（ステップＢ２８のＮｏ）、ＣＰＵ１１は一
時保存領域１３ａに保持されている差込み文書を印刷装
置１６に渡して、その印刷を実行する（ステップＢ２
９）。

【００５２】このようにして、ユーザが指定した文書数
の処理が終了するまで、上記の処理を繰り返す（ステッ
プＢ１７）。ユーザが指定した文書数の処理が終了する
と、ここでの処理を終了する。その際、ユーザが指定し
た処理が「データチェック」であった場合には（ステッ
プＢ３６のＹｅｓ）、ＣＰＵ１１は一時保存領域１３ａ
に保持された問題箇所のデータを読み出し、図４に示す
ようなエラー表示画面４１を表示装置１５に表示する
（ステップＢ３７）。このようなエラー表示画面４１の
表示により、どこにどのような記述ミスがあったのかを
事前に知ることができる。

【００５３】このように、従来は差込みデータの指定が
ファイル単位でしか行えなかったため、１つの差込みフ
ァイルに複数の文書が存在する場合に、その中の一部の
文書のみを対象として部分的に印刷することができなか
ったが、本実施形態では、図２に示すような差込み設定
画面２１を通じて差込みファイル内の任意の文書を印刷
対象として選んで印刷することができる。したがって、
無駄な印刷を省くことができ、印刷時間の短縮にも繋が
る。

【００５４】また、差込みファイルを作成する際、番号
の対応ミスや差込みマークの入れ忘れなどの記述ミスを
犯すことがある。本実施形態では、差込み設定画面２１
上のチェックボタン２８を操作することで、このような
記述ミスが事前にチェックされ、そのエラー箇所が図４
に示すようなエラー表示画面４１に表示される。したが
って、実際に印刷を開始する前に、そのような記述ミス
があれば、それを訂正することができる。これにより、
無駄な印刷を省くことができ、印刷時間の短縮にも繋が
る。

【００５５】また、差込み設定画面２１上の印刷イメー
ジボタン２６を操作することで、印刷前に差込み語句を
置き換えたときのイメージが図３に示すような印刷イメ
ージ画面３１に表示される。したがって、この印刷イメ
ージを見ることにより、所望の印刷結果を得ることがで
きるかどうかを事前に確認することができ、例えば語句
の置き換えによって１行字数がオーバするなどして、レ
イアウトが変わってしまっているような場合には、それ
を訂正してから印刷を行うことができる。これにより、
無駄な印刷を省くことができ、印刷時間の短縮にも繋が
る。

【００５６】また、差込み設定画面２１上の文書化ボタ
ン２９の操作により、定型文書中の差込みマークを印刷
対象文書中の語句に置き換えたものを文書化して保存す
ることができる。このため、例えばある特定の件に関し
てファイルで保存しておきたい場合に、従来のようなユ
ーザ自身による文書化の作業を必要とせずに、簡単に所
望の文書を保存することができる。

【００５７】なお、上述した実施形態において記載した
手法は、コンピュータに実行させることのできるプログ
ラムとして、例えば磁気ディスク（フロッピーディス
ク、ハードディスク等）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、
ＤＶＤ等）、半導体メモリなどの記録媒体に書き込んで
各種装置に適用したり、通信媒体により伝送して各種装
置に適用することも可能である。本装置を実現するコン
ピュータは、記録媒体に記録されたプログラムを読み込
み、このプログラムによって動作が制御されることによ
り、上述した処理を実行する。

【００５８】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、差込み印
刷に際し、設定画面を通じて差込みファイル内の任意の
文書を印刷対象として選んで印刷することができる。し
たがって、無駄な印刷を省くことができ、印刷時間の短
縮にも繋がる。

【００５９】また、データチェックを指示することによ
り、記述ミスがあれば、事前にそのエラー箇所が表示さ
れる。したがって、実際に印刷を開始する前に、そのよ
うな記述ミスを訂正することができる。

【００６０】また、印刷イメージを指示することによ
り、印刷前に差込み語句を置き換えたときのイメージが
表示される。したがって、この印刷イメージを見ること
により、所望の印刷結果を得ることができるかどうかを
事前に確認することができる。

【００６１】また、文書化を指示することにより、定型
文書中の差込みマークを印刷対象文書中の語句に置き換
えたものが文書化され保存される。このため、例えばあ
る特定の件に関してファイルで保存しておきたい場合
に、従来のようなユーザ自身による文書化の作業を必要
とせずに、簡単に保存することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書作成装置の構成
を示すブロック図。

【図２】同実施形態における差込み設定画面を示す図。

【図３】同実施形態における印刷イメージ画面を示す
図。

【図４】同実施形態におけるエラー表示画面を示す図。

【図５】同実施形態における差込み印刷の処理動作を説
明するためのフローチャート。

【図６】同実施形態における差込み印刷の処理動作を説
明するためのフローチャート。

【図７】差込み印刷機能を説明するのための図。

【図８】従来の差込み印刷の処理動作を説明するための
フローチャート。

【符号の説明】 １１…ＣＰＵ １２…ＲＯＭ １３…ＲＡＭ １３ａ…一時保存領域 １４…記憶装置 １４ａ…差込みファイル格納領域 １４ｂ…定型文書格納領域 １４ｃ…差込み文書格納領域 １５…表示装置 １６…印刷装置 １７…入力装置 １８…割込みコントローラ ２１…差込み設定画面 ２２…定型文書指定部 ２３…差込み番号指定部 ２４…語句表示部 ２５…印刷ボタン ２６…印刷イメージボタン ２７…語句反転ボタン ２８…チェックボタン ２９…文書化ボタン ３１…印刷イメージ画面 ３２…用紙枠 ３３…終了ボタン ３４…次文書ボタン ４１…エラー表示画面

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 予め差込み制御情報によって差込み語句
   の差込み先が記述された複数の文書を有する差込みファ
   イルと上記差込み制御情報によって上記差込み語句の差
   込み位置が指定された定型文書とを記憶した記憶手段
   と、 上記差込みファイルが有する各文書の中で印刷対象とな
   る文書を指定するための設定画面を表示するプロパティ
   表示手段と、 このプロパティ表示手段によって表示された上記設定画
   面上で印刷対象文書を指定する文書指定手段と、 この文書指定手段によって指定された上記印刷対象文書
   と上記定型文書とを上記記憶手段から読み出し、上記印
   刷対象文書中の差込み語句を上記差込み制御情報に基づ
   いて上記定型文書に差し込んで印刷する印刷手段とを具
   備したことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 上記文書指定手段によって上記印刷対象
   文書が指定された際に、データチェックを指示するチェ
   ック指示手段と、 このチェック指示手段によるチェック指示に従って、上
   記印刷対象文書中の上記差込み語句の記述をチェックす
   るチェック手段と、 このチェック手段の結果、記述ミスが検出された場合に
   は、そのエラー箇所の一覧を表示するエラー表示手段と
   をさらに具備したことを特徴とする請求項１記載の文書
   作成装置。
3. 【請求項３】 上記文書指定手段によって上記印刷対象
   文書が指定された際に、印刷イメージの表示を指示する
   印刷イメージ指示手段と、 この印刷イメージ指示手段による印刷イメージの表示指
   示に従って、上記印刷対象文書中の上記差込み語句を上
   記差込み制御情報に基づいて上記定型文書に差し込んだ
   差込み文書を作成する文書作成手段と、 この文書作成手段によって作成された上記差込み文書の
   イメージを表示する印刷イメージ表示手段とをさらに具
   備したことを特徴とする請求項１記載の文書作成装置。
4. 【請求項４】 上記文書指定手段によって上記印刷対象
   文書が指定された際に、文書化を指示する文書化指示手
   段と、 この文書化指示手段による文書化指示に従って、上記印
   刷対象文書中の差込み語句を上記差込み制御情報に基づ
   いて上記定型文書に差し込んだ差込み文書を作成する文
   書作成手段と、 この文書作成手段によって作成された上記差込み文書を
   指定の文書名に基づいて指定先に保存する差込み文書保
   存手段とをさらに具備したことを特徴とする請求項１記
   載の文書作成装置。
5. 【請求項５】 差込みファイルと定型文書とを用いて差
   込み印刷を行う差込み印刷方法であって、 予め差込み制御情報によって差込み語句の差込み先が記
   述された複数の文書を有する差込みファイルと上記差込
   み制御情報によって上記差込み語句の差込み位置が指定
   された定型文書とをメモリに記憶させておき、 上記差込みファイルが有する各文書の中で印刷対象とな
   る文書を指定するための設定画面を表示することによ
   り、 この設定画面上で指定された印刷対象文書と上記定型文
   書とを上記メモリから読み出し、上記印刷対象文書中の
   差込み語句を上記差込み制御情報に基づいて上記定型文
   書に差し込んで印刷するようにしたことを特徴とする差
   込み印刷方法。
6. 【請求項６】 上記印刷対象文書が指定された際に、デ
   ータチェックが指示されたか否かを判断し、 そのチェック指示があったとき、上記印刷対象文書中の
   上記差込み語句の記述をチェックし、 記述ミスが検出された場合には、そのエラー箇所の一覧
   を表示するようにしたことをことを特徴とする請求項５
   記載の差込み印刷方法。
7. 【請求項７】 上記印刷対象文書が指定された際に、印
   刷イメージの表示が指示されたか否かを判断し、 その印刷イメージの表示指示があったとき、上記印刷対
   象文書中の上記差込み語句を上記差込み制御情報に基づ
   いて上記定型文書に差し込んだ差込み文書を作成し、 この差込み文書のイメージを表示するようにしたことを
   ことを特徴とする請求項５記載の差込み印刷方法。
8. 【請求項８】 上記印刷対象文書が指定された際に、文
   書化が指示されたか否かを判断し、 その文書化指示があったとき、上記印刷対象文書中の差
   込み語句を上記差込み制御情報に基づいて上記定型文書
   に差し込んだ差込み文書を作成し、 この差込み文書を指定の文書名に基づいて指定先に保存
   するようにしたことをことを特徴とする請求項５記載の
   差込み印刷方法。
9. 【請求項９】 差込みファイルと定型文書とを用いて差
   込み印刷を行うためのプログラムを記録した媒体であっ
   て、 予め差込み制御情報によって差込み語句の差込み先が記
   述された複数の文書を有する差込みファイルと上記差込
   み制御情報によって上記差込み語句の差込み位置が指定
   された定型文書とをメモリに記憶させておき、 コンピュータに、 上記差込みファイルが有する各文書の中で印刷対象とな
   る文書を指定するための設定画面を表示させ、 この設定画面上で指定された印刷対象文書と上記定型文
   書とを上記メモリから読み出し、上記印刷対象文書中の
   差込み語句を上記差込み制御情報に基づいて上記定型文
   書に差し込んで印刷させるためのプログラムを記録した
   コンピュータ読取り可能な媒体。
10. 【請求項１０】 上記印刷対象文書が指定された際に、 コンピュータに、 データチェックが指示されたか否かを判断させ、 そのチェック指示があったとき、上記印刷対象文書中の
    上記差込み語句の記述をチェックさせ、 記述ミスが検出された場合には、そのエラー箇所の一覧
    を表示させるためのプログラムを記録した請求項９記載
    のコンピュータ読取り可能な媒体。
11. 【請求項１１】 上記印刷対象文書が指定された際に、 コンピュータに、 印刷イメージの表示が指示されたか否かを判断させ、 その印刷イメージの表示指示があったとき、上記印刷対
    象文書中の上記差込み語句を上記差込み制御情報に基づ
    いて上記定型文書に差し込んだ差込み文書を作成させ、 この差込み文書のイメージを表示させるためのプログラ
    ムを記録した請求項９記載のコンピュータ読取り可能な
    媒体。
12. 【請求項１２】 上記印刷対象文書が指定された際に、 コンピュータに、 文書化が指示されたか否かを判断させ、 その文書化指示があったとき、上記印刷対象文書中の差
    込み語句を上記差込み制御情報に基づいて上記定型文書
    に差し込んだ差込み文書を作成させ、 この差込み文書を指定の文書名に基づいて指定先に保存
    させるためのプログラムを記録した請求項９記載のコン
    ピュータ読取り可能な媒体。