JPH09218622A - 複写機集計管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 コピー種類によって複写を禁止や上限枚数を
設定できる、記憶媒体を取り出す際、コピー条件を記憶
するようにした複写機集計管理装置を得る。 【解決手段】 複写機に接続されると共に、記憶媒体に
よって部門又は利用者の複写枚数を管理する複写機集計
管理装置。複写機は、複写枚数信号、コピーの種類、複
写要求枚数、転写紙のサイズ及び紙種を伝達する手段、
複写動作を許可する信号を受けているときのみ複写動作
を可能とする手段を具備しており、複写機集計管理装置
は、複写機の複写動作を許可する信号を出力する手段、
記録媒体の情報が禁止事項に該当する場合に複写動作許
可信号を出力しない手段、複写枚数、コピーの種類、サ
イズデータ及び紙種を記憶する手段を具備しており、複
写機からのコピーの種類信号によって複写許可信号の出
力が切り替えられる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複写機、プリンタ
ー、印刷機やファクシミリ等と共に用いられる複写機集
計管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えばオフィスなどにおいて、１台の複
写機を複数の部門で使用する場合、複写機には複写機集
計管理装置が接続されている場合がある。複写機集計管
理装置は、磁気カードやメモリーカード等の記憶媒体が
挿入されるカード挿入口を有しており、このカード挿入
口に対して記憶媒体がセットされた際に、複写機は複写
動作ができるようになっている。また、複写機集計管理
装置にセットされた記憶媒体には、複写機による複写枚
数などの情報が記憶されるようになっている。

【０００３】したがって、各部門毎に記憶媒体を有する
ことにより、各部門毎に複写に使用した紙の枚数等を知
ることができ、無駄な複写を減らし、紙代やトナー代等
のコピー経費の低減を図ることができる。さらに、記憶
媒体がないと複写ができないため、部外者が複写機を使
用するのを防止できるといったメリットもある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】近年、カラー複写機が
普及してきたが、白黒複写機とカラー複写機とでコピー
経費を比較してみると、カラー複写機の方がコピー経費
がかかることが知られている。従って、私用などでいた
ずらにカラーコピーがとられたり、あるいは、白黒コピ
ーでよいものをカラーコピーでとるなどして、コピーの
経費が上がることが懸念される。従来のカラー複写機に
取り付けられた複写機集計管理装置では、部門毎にコピ
ーを禁止したり、複写枚数の上限枚数を設定したりする
ことはできたが、コピーの種類（白黒か、カラーか）毎
の設定はできなかった。

【０００５】また、従来の複写機には、白黒もしくはカ
ラーに関わらず、あるコピーを取っている際に、途中で
他のコピーが取れるよう割り込み機能を備えているもの
が多い。しかし、割り込みコピーを行うときに複写機集
計管理装置から記憶媒体であるカードが抜かれると、既
に設定されている複写機のコピー条件がクリアされると
いう問題点があった。このように、複写機に対して複写
機集計管理装置が取り付けられていても、割り込み機能
と複写機集計管理装置の連動は考慮されておらず、ユー
ザーにとってはとても使い勝手の悪いものであった。

【０００６】本発明は以上のような従来技術の問題点を
解消するためになされたもので、コピーの種類によって
複写を禁止したり、また上限の枚数を設定できるように
した複写機集計管理装置を提供することを目的とする。

【０００７】本発明はさらに、記憶媒体を取り出す際に
複写機のコピー条件を記憶するようにした複写機集計管
理装置を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
複写機に接続されると共に部門又は利用者情報が記憶さ
れた記憶媒体によって部門又は利用者の複写枚数を管理
する複写機集計管理装置であって、複写機が、複写枚数
信号、コピーの種類、複写要求枚数、転写紙のサイズ及
び紙種を管理装置に伝達する手段、複写機集計管理装置
より複写動作を許可する信号を受けているときのみ複写
動作を可能とする手段を具備しており、複写機集計管理
装置が、記録媒体に記録された部門又は利用者コードを
読み取り、複写機の複写動作を許可する信号を出力する
手段、記録媒体の情報が予め設定されている禁止事項に
該当する場合には複写機の複写動作を許可する信号を出
力しない手段、複写機からの複写枚数、コピーの種類、
サイズデータ及び紙種を記憶する手段等を具備してお
り、複写機からのコピーの種類信号によって複写許可信
号の出力を切り替えることを特徴とする。

【０００９】請求項２記載の発明は、複写機からのコピ
ーの種類信号によって複写制限枚数を変更することを特
徴とする。

【００１０】請求項３記載の発明は、複写機がコピー終
了時にコピー条件を出力し、その出力が記憶媒体に記憶
されることを特徴とする。

【００１１】請求項４記載の発明は、複写機が割込みコ
ピー状態で、記憶媒体が抜かれてモードクリアされるモ
ードとなっていても、複写機集計管理装置からコピー条
件が送られ、かつ、コピー条件で複写機が自動設定され
ることを特徴とする。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明にかかる複写機集計
管理装置の実施の形態について図面を参照しながら説明
する。図１において、複写機集計管理装置は、記憶媒体
であるカードが挿入されるカード挿入口６、カード挿入
口６の奧側でカードから記憶情報を読み取ったり、ある
いは、カードに対して情報を書き込むための読み取り／
書き込み部、磁気カードに記憶された部門Ｎｏやコピー
枚数等を表示させる表示部１、制御部、複写機集計管理
装置の各種設定の変更に用いられるスイッチ２、３、複
写機やプリンター等とのデータのやり取りに用いられる
Ｉ／Ｆ（インターフェース）部１０、パソコン等とデー
タのやり取りに用いられるＩ／Ｆ部８等から構成されて
いる。

【００１３】複写機と複写機集計管理装置は、電源及び
Ｉ／Ｆ部１０と接続されるインターフェースケーブル９
によって接続されている。電源ケーブルによって複写機
集計管理装置には電源を複写機から供給される。なお、
ＡＣアダプター等の別電源にて複写機集計管理装置を動
作させることもできる。これは後に説明するが、複写機
の電源が落とされている夜間等にパソコンにてコピー枚
数の集計を可能にするためである。

【００１４】インターフェースケーブル９は、複写機と
複写機集計管理装置の間に介在し、複写機から複写機集
計管理装置に対して、あるいは、複写機集計管理装置か
ら複写機に対して、データをやり取りするのに使用され
る。複数台の複写機がある場合には、その台数分の複写
機集計管理装置が必要となり、同様に複写機と接続され
ている。

【００１５】カード挿入口６に挿入されるカードには、
識別番号、カード番号、コピー条件またはその登録Ｎ
ｏ．、前回のコピー条件、コピー枚数等の情報が記憶さ
れている。このうち、識別番号は、カードが当該管理装
置用のカードであるかを示すコードとなっている。ま
た、カード番号は、部門を示すコードであり、同一の部
門にて複枚のカードを所有する場合は全てのカードに同
じ番号が設定されている。このような情報が記憶された
カードが挿入されると、そのカード番号でとられた総コ
ピー枚数、また設定によっては残コピー枚数が表示され
る。

【００１６】コピー条件とは、複写機でオペレーターが
予め設定した、例えばコピー倍率やコピー枚数等の条件
のことである。コピー条件を磁気カードに登録しておけ
ば、管理装置に磁気カードを挿入するだけでどの複写機
でもオペレーターの望むコピー条件に自動設定すること
ができる。

【００１７】また、カードを挿入したときに、複写機の
条件をいつも特定の条件にしたい場合、即ち、現在複写
機に設定された複写条件をとっておきたい場合には、複
写機あるいは複写機集計管理装置にある所定のキーを押
すことにより、その時点での複写機の設定が複写機より
複写機集計管理装置に対して送られ、複写機集計管理装
置ではコピー条件としてカードに記憶される。

【００１８】なお、設定した複写機のコピー条件が、既
に複写機側の記憶装置に登録されているコピー条件と同
じ場合には、そのコピー条件と一致する登録Ｎｏ．をカ
ードに記憶すればよい。次回コピーをとりたい時に複写
機集計管理装置にカードを挿入すると、複写機集計管理
装置はそのコピー条件または登録Ｎｏ．を読み取り、複
写機にその情報を転送する。複写機では転送されてくる
登録Ｎｏ．を元にして複写機側の記憶装置に登録された
コピー条件を呼び出し、このコピー条件で複写機は自動
設定される。

【００１９】また複写機のみならず、例えばファクシミ
リに複写機集計管理装置が接続されている場合に、記憶
媒体であるカードを用いて、原稿の読み取り条件等を自
動設定することも可能である。さらに、記録媒体である
カードに、そのカードを使用するオペレータ特有の送付
先情報を記憶させておき、複写機集計管理装置に対して
カードを挿入した時に、そのオペレーター特有の宛先リ
ストを表示するようにすることもできる。さらに、カー
ドに記憶された宛先リストの中から選択される宛先を、
ＴＴＩ送信に利用することもできる。なお、ＴＴＩと
は、ファクシミリの送信先の記録紙に、送信先の名称や
送信日時を印刷させる機能である。

【００２０】以上のような複写機集計管理装置が接続さ
れた複写機を使用する場合、コピー不可の状態、即ち、
カードを複写機集計管理装置に挿入していない場合は、
操作部にあるスタートキーの発光部が赤色となり、しか
も、複写機集計管理装置に対してカードを挿入するよう
に操作部にメッセージが表示される。複写機集計管理装
置に対してカードが挿入されると、操作部にあるスター
トキーの発光部が緑色になり、コピー可能な状態とな
る。

【００２１】コピー可能な状態、即ち、スタートキーの
発光部が緑色の状態では、複写機集計管理装置から複写
機に対して、複写機の使用を許可するコピー許可信号が
出力されている。このコピー許可信号の有無により、複
写機がコピー可能の状態か、コピー不可の状態かに設定
される。例えば、複写機集計管理装置に対してカードを
挿入すると、複写機集計管理装置から複写機に対してコ
ピー許可信号が出力され、コピー許可信号を受け取った
複写機はコピー可の状態となる。複写機集計管理装置か
らカードが取り出されると、複写機集計管理装置から複
写機へのコピー許可信号の出力が終了し、複写機はコピ
ー不可の状態となる。コピー許可信号の出力が終了して
いる場合、即ち、コピー許可信号がＯＦＦしていると
き、複写機は余熱モードとなる。なお、再度、コピー許
可信号が出力された場合に、余熱を解除するように設定
することもできる。

【００２２】次に、カード挿入条件以外にコピー許可信
号の出力を禁止する事項は複数設定されている。それら
各種条件を以下に示す。なお以下の条件の設定は、コピ
ー管理者が予め、専用の装置や磁気カードまたは、パソ
コン等を使用して複写機集計管理装置に設定する。 ◎全禁止（全部門禁止） ・全ての部門のコピーを禁止する。 ・管理装置はどのカードが挿入されてもコピー許可信号
を出力しない。 ◎カード番号による禁止（指定部門禁止） ・特定の部門のコピーを禁止する。 ・予め設定された番号のカードが挿入されたときのみコ
ピー許可信号を出力しない。 ◎コピー種類による禁止 ・複写機から送られてくるコピー種類信号によって禁止
する。 ・管理装置は予め設定されていたコピー種類信号が複写
機より入力されたときにコピー許可信号を出力しない。 ・全部門、指定部門のみでの設定が可能。 ・例えばデザイン部門だけでは禁止をかけず、他の部門
はカラーカラーコピーを禁止する事により、いたずらに
カラーコピーを取られるのを防ぐ。 ◎上限枚数による禁止 ・複写機から入力されるカウント信号の数をコピー種
類、コピーモード毎に管理装置は記憶しているが、その
枚数が管理者が設定した枚数に達したときにコピー許可
信号を出力しないようにする。 ・全部門、指定部門、コピー種類毎での設定が可能。 ・例えば１カ月のトータルコピー枚数や、カラーコピー
枚数に制限をしたい場合に設定する。 ◎リピートコピー枚数による禁止 ・オペレーターが複写機の操作部にてコピー部数を入力
すると、複写機よりそのデータが複写機集計管理装置に
送られてくる。その枚数が予め設定された枚数よりも多
い時はコピー許可信号を出力しない。 ・これは所定以上のリピートコピーを取る場合は印刷機
を使用させたいときなどに使用する。

【００２３】以上のようなコピー禁止条件に１つでも該
当すると、コピー許可信号は停止し、複写機は使用不可
となる。

【００２４】また、コピー許可信号以外に、コピー動作
中の複写機からは、コピー動作信号、カウント信号、コ
ピー種類信号、コピーモード信号、サイズ信号、紙種信
号、リピートコピー枚数信号、コピー条件信号等が出力
される。このうち、コピー動作信号は、コピー動作中で
あることを示す信号で、複写機のプリントキーが押さ
れ、複写動作を開始するとＯＮとなり、最終の転写紙が
排出した後にＯＦＦとなる。

【００２５】カウント信号は、管理装置がコピー枚数を
カウントするために使用する信号で、複写機が転写紙を
給紙または排紙を行うときにコピー１枚毎に出力され
る。

【００２６】コピー種類信号は、白黒コピー、カラーコ
ピー、ＦＡＸ受信、プリンター出力等を識別する信号で
あり、複写機集計管理装置はコピー動作を開始する直前
にコピー種類信号が得られる。なお、コピー動作を開始
する直前に、コピー種類信号を得るのは、コピー動作が
開始されるまで、コピー種類はオペレーターが何度も変
更するためである。

【００２７】コピーモード信号は、片面コピーか、両面
コピーかを表す信号となっている。また、サイズ信号
は、コピー対象である転写紙のサイズを表す信号となっ
ている。さらに、紙種信号は、普通紙か、再生紙か等の
紙種を表す信号となっている。紙種信号は、コピー管理
者が紙種によってコピー料金を変えるとき等に使用す
る。さらに、リピートコピー枚数信号は、１枚の原稿か
ら何枚のコピーをとるかを示す信号となっている。オペ
レーターが枚数を入力したときに出力される。さらに、
コピー条件信号は、倍率、両面か片面か等のオペレータ
ーが複写機に設定したコピー条件の信号となっている。

【００２８】さらに上記複写機集計管理装置では、コピ
ー動作時のコピー条件や、現在何部目までとったかとい
う複写機側の情報等を、カード抜き取りの際に複写機集
計管理装置で記録媒体であるカードに対して書き込むよ
うに構成している。こうすることにより、割り込みキー
を押して割り込み機能を起動する動作と、カードを入れ
替える順番とを、オペレータが気にする必要がなくなる
ため、操作性を向上させることができる。

【００２９】複写機において、一単位の複写動作が終了
するたび、すなわち、指定枚数の複写が完了する度毎
に、その時のコピー条件が複写機集計管理装置に対して
出力される。複写機集計管理装置側では、複写機から出
力されるコピー条件を常にセーブしておき、カードが抜
き取られる際にそのコピー条件がカードに対して書き込
まれる。

【００３０】複写機集計管理装置に対して、カードが挿
入されると、コピー条件が読み取られ、このコピー条件
が複写機に対して出力される。なお、無条件にコピー条
件が出力されるのではなく、複写機側の設定が割り込み
状態となっている場合にはコピー条件を出力しないよう
になっている。複写機側で割り込みが解除されたところ
で、コピー条件が出力され、複写機がカードに記憶され
たコピー条件で自動設定される。また、割り込みが解除
されてからカードが入れ替えられたときは、カード挿入
時にそのカードに書き込まれたコピー条件で無条件に複
写機が設定される。複写機側では、このような場合以外
に、複写機集計管理装置から送られてくるコピー条件は
無視するようにすればよい。

【００３１】さらに、上記複写機集計管理装置では、複
写機でコピーが終了したときに、自動的にそのコピー条
件をカードに記憶しているため、コピー中に他のオペレ
ータによって複写動作がなされ複写機のコピー条件が変
えられた場合等に、複写機集計管理装置にカードを挿入
した後、ジョブリコールキー等を押すことにより、カー
ドに記憶されたコピー条件が呼び出されるため、容易に
複写機のコピー条件の再設定ができる。なお、コピー条
件は、複写機本体側ではなく、カードに対して記憶され
るため、それまで使用していた複写機のみならず、他の
複写機でも、複写機集計管理装置にカードを挿入してジ
ョブリコールキーを押すことにより、素早くコピー条件
を再設定することができる。

【００３２】次に、複写機集計管理装置の動作例につい
て説明する。図２において、複写機及び複写機集計管理
装置の電源が投入されると、まず最初のステップで複写
機集計管理装置ではカードが挿入されているかがチェッ
クされる。カードが挿入されている場合は次のステップ
に進む。また、カードが挿入されていない場合は、スタ
ート直後にジャンプし、カードが挿入されるまでループ
する。

【００３３】次のステップでは、挿入されたカードから
記憶された情報、即ち、識別番号、カード番号、コピー
条件等が読み取られる。この読み取られた情報をもとに
して、次のステップでは禁止事項に該当するか否かがチ
ェックされる。禁止事項のチェック項目としては、前述
したように、全禁止、カード番号による禁止、コピー種
類による禁止、上限枚数による禁止、リピートコピー枚
数による禁止等の項目がチェックされる。このような複
数の禁止項目のうち、１つでも該当するものがあった
ら、サブルーチンＢにジャンプして適宜のエラー処理が
なされた後、処理が終了する。

【００３４】禁止事項に該当しなかった場合は、次のス
テップに進み、カードにコピー条件が指定されているか
否かがチェックされる。コピー条件が指定されている場
合は、カードより読み込まれたコピー条件を複写機に出
力して、複写機を自動設定する。

【００３５】次のステップでは、コピー条件が複写機よ
り入力されたか、即ち、複写機側の操作部によってコピ
ー条件の設定が変えられたかどうかがチェックされる。
操作部によってコピー条件の設定が変えられている場合
は、設定されたコピー条件が禁止事項に該当するか否か
がチェックされる。禁止事項に該当する場合は、サブル
ーチンＢにジャンプして適宜のエラー処理がなされた
後、処理が終了する。

【００３６】禁止事項に該当しなかった場合は次のステ
ップに進む。オペレータによって複写機のスタートキー
が押され、複写機からカウント信号が出力されると、そ
の時の複写機のコピー種、モード、転写紙種、サイズ等
のコピー条件がカードに対して記憶される。なお、カウ
ント信号が入力されなかった場合は、コピー条件のカー
ドへの記憶処理は省略される。

【００３７】次のステップでは、複写機から出力される
動作信号がＯＮかどうかがチェックされる。ＯＮであれ
ば複写機は動作中であり、前述した禁止事項のチェック
処理の直前、即ち、ラベルＣにジャンプする。ＯＮでな
かった場合は、カードが挿入されたままかどうかがチェ
ックされる。カードが挿入されたままの状態であると、
前述したコピー条件が複写機より入力されたかをチェッ
クするステップの直前、即ち、ラベルＡにジャンプす
る。また、カードが引き抜かれている場合は、コピー許
可信号をＯＦＦにして、処理が終了する。

【００３８】上記構成の複写機集計管理装置は、管理者
がコピー枚数の集計を行う際、複写機集計管理装置に専
用（複写機の管理者のみが所有）のカードを挿入するこ
とにより管理装置の表示部に各コピー枚数を表示させ、
複写機の管理者はこれを転記して、またはプリンターに
出力させて、データの収集がなされる。

【００３９】データを収集した後は、複写機集計管理装
置に記憶されているコピー枚数をゼロクリアする。この
ような作業が全複写機集計管理装置に対して終了した
ら、管理者は各人または各部門にコピー経費を請求す
る。但しこの方法は、管理装置（複写機）の台数が少な
い場合は良いが、台数が多い場合はとても時間がかかる
作業になる。しかも遠隔地にある場合には、他の人にコ
ピー枚数を調べてもらう等の作業が必要となる。

【００４０】従って、パソコンを構内線等を使用した
り、遠隔地にある場合は公衆回線を利用して各複写機集
計管理装置と接続することにより、パソコンの操作によ
って集計を行うことが可能になる。この集計は時刻を指
定することもできる。例えば公衆回線を利用してデータ
の収集を行う場合は、電話料金の安い夜間を指定すると
よい。また先の管理装置の設定（上限枚数や使用禁止の
設定）はパソコンの操作によって可能である

【００４１】以上のような構成の複写機集計管理装置に
よれば、コピーの種類（例えばカラーや白黒）毎に複写
の上限枚数を設定できるため、例えばカラーコピー機に
管理装置が接続されている場合は、デザイン部門だけカ
ラーコピー及び白黒のコピーをとれるようにし、その他
の部門は白黒のコピーはとれるが、カラーコピーはとれ
ない又はコピー枚数に制限を付けることができ、いたず
らにカラーコピーがとられるのを防ぐことができ、コピ
ー経費の低減を図ることができる。

【００４２】さらに、複写動作の終了時に、複写機のそ
の時のコピー条件が複写機集計管理装置に出力されてカ
ードに記憶されるため、割り込み機能が起動した後、あ
るいは、モードクリア機能が起動した後などに、再度複
写機を最初から設定し直す必要はなく、カードを再度差
し込んだり、操作部の何れかのキーを押すことによっ
て、カードからコピー条件を呼び出し、複写機をオペレ
ータが使用していた際の設定に素早く戻すことができ
る。また、これにより、操作性が飛躍的に向上する。

【００４３】

【発明の効果】本発明によれば、複写機から出力される
コピーの種類信号によって複写許可信号を切り換え、複
写を許可したり、複写の許可を禁止したりすることがで
きるため、無駄な複写動作を抑えて、コピー経費を低減
することが可能となる。また、複写機から出力されるコ
ピーの種類信号によって、複写制限枚数を変更すること
ができ、これによっても無駄な複写動作を抑えて、コピ
ー経費を低減することが可能となる。

【００４４】また、複写機はコピー終了時にコピー条件
を出力し、その出力が記憶媒体に対して記憶されるた
め、カードよりコピー条件を呼び出し、このコピー条件
を用いて複写機が自動設定されるため、複写機側で最初
から条件を設定し直す必要がなくなり、使い勝手を向上
させることが可能となる。さらに、割り込み機能がはた
らいてモードクリアが機能する場合にも、カードのコピ
ー条件を用いて複写機を設定できるため、これによって
も使い勝手を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかる複写機集計管理装置の実施の形
態を示す、（ａ）は前面斜視図、（ｂ）は背面斜視図。

【図２】同上複写機集計管理装置の動作例を示すフロー
図。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複写機に接続されると共に、部門又は利
   用者情報が記憶された記憶媒体によって部門又は利用者
   の複写枚数を管理する複写機集計管理装置であって、 上記複写機は、複写枚数信号、コピーの種類、複写要求
   枚数、転写紙のサイズ及び紙種を管理装置に伝達する手
   段、上記複写機集計管理装置より複写動作を許可する信
   号を受けているときのみ複写動作を可能とする手段を具
   備しており、 上記複写機集計管理装置は、上記記録媒体に記録された
   部門又は利用者コードを読み取り、上記複写機の複写動
   作を許可する信号を出力する手段、上記記録媒体の情報
   が予め設定されている禁止事項に該当する場合には上記
   複写機の複写動作を許可する信号を出力しない手段、上
   記複写機からの複写枚数、コピーの種類、サイズデータ
   及び紙種を記憶する手段を具備しており、 上記複写機からのコピーの種類信号によって複写許可信
   号の出力を切り替えることを特徴とする複写機集計管理
   装置。
2. 【請求項２】 上記複写機からのコピーの種類信号によ
   って複写制限枚数を変更することを特徴とする請求項１
   記載の複写機集計管理装置。
3. 【請求項３】 上記複写機がコピー終了時にコピー条件
   を出力し、その出力が上記記憶媒体に記憶されることを
   特徴とする請求項１記載の複写機及び管理装置。
4. 【請求項４】 上記複写機が割込みコピー状態で、上記
   記憶媒体が抜かれてモードクリアされるモードとなって
   いても、上記複写機集計管理装置からコピー条件が送ら
   れ、かつ、該コピー条件で上記複写機が自動設定される
   ことを特徴とする請求項１記載の複写機集計管理装置。