JPH0850590A - 文書処理方法及びその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 あるユーザが前回その文書情報を参照してか
ら、今回参照するまでに、その文書情報が変更されてい
るかどうかを容易に識別可能にした文書利処理方法及び
その装置を提供することを目的とする。 【構成】 複数の文書情報を保持する文書情報群６１１
と、文書情報群６１１に保持されている文書情報のそれ
ぞれのユーザ毎の更新時間情報を、ユーザ毎文書参照時
間情報６２に記憶する。この文書情報群６１１に保持さ
れている文書情報をユーザを特定して読み出す際、この
読み出された文書情報の更新時間情報をユーザ毎文書参
照時間情報６２より読み出し、その文書情報の最新更新
者が当該ユーザ以外のユーザであるか否かを判断し、そ
の判断に応じてそのユーザ以外のユーザにより更新され
ている文書情報を識別可能に、表示部４に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数のユーザが文書情
報を共有して文書処理を行うことができる文書処理方法
及びその装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】各種文書処理装置で処理される文書情報
は、文書として表現可能なデータ群で、例えば図２に示
すようなＳＧＭＬ(ISO8879) で規定されるような構造化
文書データとして記述することができる。このような構
造化文書データを、その文書構造を単位として、例えば
従来からあるファイルのディレクトリ構造を利用する等
して格納することができる。図３はその文書構造の一例
を示す。こうして格納された構造化データ群は、一つの
文書として人間に認識可能な情報であり、この文書の内
容を認識するために、「表示」、「印刷」、或は音声等
に変換してそれを「聞く」と言ったことが行われる。ま
た例えば、従来からあるリンクなどの技術を利用して、
他の文書情報に含まれるデータを共有することもでき
る。

【０００３】いま例えば、図４に示すように、ひとまと
まりとなった構造化データ群が文書様式を提供し、１つ
の文書情報を形成しているものとする。この文書情報
は、従来のハイパーテキストシステムなどを用いること
により、例えば図５に示すように文書として表示するこ
とができる。複数の文書を扱うためには、文書名などの
ＩＤを用いて文書を区別し、ここで、これらの文書を編
集するために文書エディタのようなものが使用される。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このような文書情報が
複数の人によって利用される場合、頻繁に内容の更新が
行なわれるような文書情報では、同一文書データでも時
間と共に、複数あるいは特定の人によってメンテナンス
され、その内容が更新される。このように文書情報の内
容が更新されるような場合では、その文書情報を参照し
ているユーザが、以前にその文書情報を参照してから今
回その文書情報を参照するまでに、その文書情報が他の
ユーザにより更新されてしまっている事態が生じ得る。
そのため、各ユーザは、前回その文書情報を参照した時
より以降、他のユーザによりその文書情報が更新されて
いるかどうかを知ることが重要となる。

【０００５】本発明は上記従来例に鑑みてなされたもの
で、あるユーザが前回その文書情報を参照してから、今
回参照するまでに、その文書情報が変更されているかど
うかを容易に識別可能にした文書利処理方法及びその装
置を提供することを目的とする。

【０００６】また本発明の他の目的は、他のユーザによ
り変更された文書情報を容易に識別できる文書処理方法
及び装置を提供することにある。

【０００７】また本発明の他の目的は、ある文書情報が
参照する文書情報をも含めて、前回そのユーザが参照し
た以降に他のユーザにより更新されているか否かを識別
できる文書処理方法及びその装置を提供することにあ
る。

【０００８】更に、本発明の他の目的は、他のユーザに
より更新されている文書情報を警告音により知らせるこ
とができる文書処理方法及びその装置を提供することに
ある。

【０００９】また本発明の他の目的は、各ユーザ毎に、
また各文書情報毎に、そのユーザが前回更新した以降
に、他のユーザにより更新されているかを識別できる文
書処理方法及びその装置を提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の文書処理方法は以下のような工程を備える。
即ち、複数の文書情報を記憶している文書ファイルより
所望の文書情報を読み出して処理する文書処理方法であ
って、前記文書ファイルに記憶されている文書情報のそ
れぞれのユーザ毎の参照時間情報を記憶する工程と、前
記文書ファイルより所望の文書情報を読み出す工程と、
読み出された文書情報に付加されている更新時間情報
と、前記文書情報に対応するユーザ毎の参照時間情報を
読み出し前記更新時間情報と前記参照時間情報とを比較
する工程と、その比較結果に応じて更新されている文書
情報を識別可能に表示する工程とを有する。

【００１１】上記目的を達成するために本発明の文書処
理装置は以下のような構成を備える。即ち、複数の文書
情報と更新時間情報とを保持する保持手段と、前記保持
手段に保持されている文書情報のそれぞれのユーザ毎の
参照時間情報を記憶する記憶手段と、前記保持手段に保
持されている文書情報を読み出す読出手段と、前記読出
手段により読み出された文書情報に付加されている更新
時間情報と、当該文書情報に対応するユーザ毎の参照時
間情報を前記記憶手段より読み出し、前記更新時間情報
と前記参照時間情報とを比較し、更新されているか否か
を判断し、当該判断に応じて更新されている文書情報を
識別可能に表示する制御手段とを有する。

【００１２】

【作用】以上の構成において、文書ファイルに記憶され
ている文書情報の更新時間情報を記憶しておき、文書フ
ァイルより所望の文書情報を読み出すと、その読み出さ
れた文書情報の更新時間情報を参照し、当該ユーザが前
回参照した後に、その文書情報が更新されているか否か
を判断する。この判断に応じて更新されている文書情報
を識別可能に表示するように動作する。

【００１３】

【実施例】

［第１実施例］以下、添付図面を参照して本発明の好適
な実施例を詳細に説明する。

【００１４】図１は本実施例の文書処理装置の概略構成
を示すブロック図である。

【００１５】図１において、１はキーボード（ＫＢ）
で、オペレータにより操作されて文書データや各種コマ
ンドなどを入力することができる。２は例えばマウス等
のポインティングデバイスで、ＣＲＴ等の表示部４の画
面上でカーソル等を移動して、所望のコマンドやデータ
などを入力するのに使用される。３は装置全体を制御す
るＣＰＵで、ＲＡＭ等の記憶部５に記憶された各種プロ
グラムに従って各種制御処理を実行する。４は、液晶や
ＣＲＴ等の表示部、５は本実施例におけるプログラムや
データを保持し、ここに保持されている制御プログラム
に基づいてＣＰＵ３による制御を実行させるための記憶
部である。６はプログラムや各種データを不揮発に保持
するための補助記憶装置である。なお、記憶部５と補助
記憶装置６を区別せずに全体としてプログラム・データ
保持用記憶部として利用しても良い。７はタイマで、Ｃ
ＰＵ３の指示により所定時間を計時するとともに、現在
時刻の計時やカレンダ機能等を有している。また、本実
施例の文書処理装置では、文書データの読出や保存を行
う際には、必ずパスワードやＩＤコード等を入力して使
用者（ユーザ）を特定する必要がある。

【００１６】尚、図１に示すように、記憶部５には、文
書名表示プログラム５１１、文書表示プログラム５２
１、文書変更プログラム５３１が格納されている。ま
た、補助記憶装置６には、文書情報群６１１と、ユーザ
毎の文書参照時間情報６２が格納されている。

【００１７】本実施例において、文書情報は、例えば図
６に示すような、更新時間情報<UpdateTime>を属性とし
て持つような構造化文書データとして扱われる。図６で
は、この文書の更新時間は、１９９４年１月２４日の午
後５時３０分となっている。また、ユーザ毎の文書参照
時間情報は、例えば図７に示すような形で、ユーザ別、
文書毎のそれぞれの参照時間を保持するものである。図
７の例では、ユーザ１とユーザ２のそれぞれに対する文
書１及び文書２の参照時間が記憶されている。この情報
を、以下ユーザ毎文書参照時間情報と呼ぶことにする。
尚、このような更新時間情報或は参照時間情報は、前述
のタイマ７よりの時間情報に従って更新される。

【００１８】図８は、本実施例の文書処理装置における
動作を示すフローチャートで、この処理を実行する制御
プログラムは記憶部５に記憶されている。

【００１９】あるユーザによって本実施例の文書処理装
置が起動されると、まずステップＳ８０１のイベントル
ープで、イベントの発生を待つ。ここで文書名の表示の
操作が行なわれた場合はステップＳ８０２に進み、この
ユーザが参照した以降に変更された文書情報の、例えば
文書名などのような、文書データを特定できるデータの
リストなどが表示される（図９参照）。

【００２０】図９の例では、“×”はあるユーザが参照
した以降に、他のユーザにより更新された文書を示し、
“○”はそうでない文書を示している。

【００２１】以下、図１０のフローチャートを参照し
て、図８のステップＳ８０２における文書名の表示動
作、即ち、文書名表示プログラム５１１の処理の流れを
説明する。

【００２２】まずＳ１００１で、順次文書名を表示す
る。次にステップＳ１００２に進み、文書データが変更
されたかどうかを、ユーザ毎文書参照時間情報６２と、
文書データの更新時間属性<UpdateTime>とを比較して判
断する。そして、このユーザ毎文書参照時間以降に変更
された文書データの場合はステップＳ１００４に進み、
確認を要するという意味で、例えば図９に示すように、
対応する文書名に“×”を付して表示する。

【００２３】一方、更新されていなかった場合はステッ
プＳ１００３に進み、その文書名に例えば図９に示すよ
うに“○”を付して表示する。これらの処理を、ステッ
プＳ１００５で全ての文書名を表示するまで行なう。

【００２４】一方、ステップＳ８０１で文書の表示操作
が行われた場合はステップＳ８０３に進み、文書名など
で特定された文書を表示部４に表示する。そして、その
文書情報が読み出された時刻を、その文書に対するユー
ザのユーザ毎文書参照時間情報６２として補助記憶装置
６に格納する。このようにして文書表示プログラム５２
１が実行される。

【００２５】またステップＳ８０１で編集操作が行なわ
れた場合はステップＳ８０４に進み、文書名などを入力
することにより特定された文書が、例えばいわゆる文書
エディタの対話式文書データ処理などによって編集・更
新される。その際、変更された文書データの更新時間情
報の属性<UpdateTime>を現在時刻にセットする。そし
て、そのセットされた現在時刻を、そのユーザの、その
文書のユーザ毎文書参照時間情報６２として補助記憶装
置６に格納する。このようにして文書変更プログラム５
３１が実現される。そして、終了の操作が行なわれた場
合、本実施例の装置における処理は終了する。

【００２６】こうすることによって、常にユーザ毎の文
書毎の参照時間が保持され、ユーザ毎文書参照時間情報
６２と、文書データの持つ更新時間属性を比較すること
で、そのユーザが前回参照した以降に、他のユーザによ
り更新された文書を特定し、各ユーザ毎に、ユーザの知
らない間に更新された文書がどれであるかを知ることが
できる。

【００２７】尚、本実施例では、文書データを参照しよ
うとしているユーザが、その文書を過去に参照した以降
に、他のユーザによって文書が更新されているかどうか
を、その文書の更新時間で判断したが、更新時に元の文
書を保存してもよく、或はカウンタやコメント等によ
り、その文書の更新時間と参照時間の時間的な前後関係
を求めることもできる。

【００２８】また、本実施例では、構造化文書データの
属性として、更新時間を持たせたが、例えば文書データ
が１つのファイルになっているような場合、そのファイ
ルのタイムスタンプを利用しても良い。また本実施例で
は、イベントドリブンで実現しているが、各イベントド
リブンの処理を、文書情報を共有した独立したプログラ
ムにしても良い。この場合、終了のイベント処理は必要
ない。

【００２９】また、この実施例では、表示プログラムと
編集プログラムとを分けているが、表示と編集が一体と
なったプログラムを編集プログラムとして利用し、表示
プログラムを省いても良い。また本実施例では、更新の
あった文書データ、更新のなかった文書データそれぞれ
に対して、「更新有り」、「更新無し」を明示している
が、更新のあった文書名のみ、あるいは更新のなかった
文書名のみを表示しても良い。

【００３０】更に、本実施例によれば、ユーザ毎、文書
毎に、そのユーザが参照した以降に文書データが他のユ
ーザにより更新されたことを認識可能にしている。この
ため、各ユーザが容易に各々の見たい文書データが、他
のユーザにより更新されたかどうかを容易に判別できる
利点がある。

【００３１】［第２実施例］前述の第１の実施例では、
未知情報を含む文書データを、例えば図９のように表わ
したが、本発明はもちろんこれに限定されるものでな
い。

【００３２】第１の実施例のフローチャート、即ち、図
８のステップＳ８０２において、ユーザ毎の文書参照時
間情報６２と、文書データの更新時間属性<UpdateTime>
とを比較し、ユーザ毎文書参照時間以降に変更された文
書データに関して、文書名を表示する際、例えば図１１
のように、該当する文書名を網掛け表示や反転表示して
もよい。また、例えば図１２に示すように、各文書デー
タのアイコンを表示する時に、そのアイコンを更新され
た文書と、そうでない文書とを識別可能に表示する。こ
れら図１１及び図１２のいずれにおいても、図９と同様
に、文書２だけが更新されていないことが分かる。

【００３３】このように、そのユーザが前回更新した
後、他のユーザにより更新された未知情報を含む文書デ
ータを、その表示属性や表示形態を変えて表示すること
で、既知情報と未知情報が混在する文書情報群６１１の
中から該ユーザの未知情報を含む文書データを識別可能
にした。このため、容易に各ユーザが各々の見たい文書
データを得られると言う利点がある。

【００３４】［第３実施例］前述の第１、第２実施例で
は、あるユーザが文書を更新した後、他のユーザがその
文書を更新することにより未知情報を含む文書となった
文書データを識別可能に表示することにより判別する様
にしたが、本発明はこれに限定されるものでなく、音に
よって、その未知情報を含む文書データを認識可能にす
るようにしても良い。

【００３５】この場合の文書処理装置の構成は、例えば
前述の図１に示す装置構成に、例えばアラーム音を発生
する鳴音部を設け、更に図１の文書名表示プログラム５
１１を、図１３のフローチャートで示す処理を実行する
処理プログラムに変更することにより実現できる。

【００３６】本実施例のシステム全体のフローチャート
は、図８の実施例１のフローチャートの文書名表示処理
が、別の文書名表示処理に置き変わったものである。即
ち、あるユーザによって装置が起動されると、ステップ
Ｓ８０１と同様にイベントループでイベントを待つ。そ
して文書名の表示の操作が行なわれると、ステップＳ８
０２の文書名表示処理で、文書情報群６１１に記憶され
ている全ての文書名が表示される。

【００３７】以下、そのステップＳ８０２の処理の詳細
を、図１３のフローチャートを参照して説明する。

【００３８】まず、ステップＳ１３０１で、文書情報群
６１１に記憶されている文書名の一覧を表示部４の画面
上に表示する。このような文書名の表示例を図１４に示
す。図１４において、２０１は文書一覧を示し、２００
は文書表示の終了を指示するコマンドエリアである。次
にステップＳ１３０２に進み、ポインティングデバイス
２を用いて文書が選択されるのを待つ。このポインティ
ングデバイス２により、例えば図１４に示すように「文
書３」がカーソル２０２により指示された場合、ユーザ
毎文書参照時間情報６２と、その文書３の更新時間属性
<UpdateTime>とを比較して、その文書３が、そのユーザ
が前回更新した後、他のユーザにより更新されているか
否かを判断する。その文書３が他のユーザにより更新さ
れて未知情報が含まれている時はステップＳ１３０４に
進み、鳴音部を鳴らして警告音等により、ステップＳ１
３０２で選択された文書データ（文書３）が未知情報を
含むことをユーザに報知する。

【００３９】また、ステップＳ１３０５で終了コマンド
エリア２００がカーソル２０２により指示され、ポイン
ティングデバイス２のボタンがクリックされると、この
文書名の表示処理を終了する。この場合、ポインティン
グデバイス２のボタンをダブルクリックするなどによ
り、その指示した文書を文書表示処理、文書編集処理の
対象文書データとして選択し、その後、文書名表示処理
を終了しても良い。

【００４０】なお、その他の文書表示処理（Ｓ８０３相
当）、文書編集処理（Ｓ８０４相当）、終了処理など
は、前述の第１実施例と同様である。

【００４１】本実施例では、未知情報を含む文書データ
を選択した時に警告音を出すなどの処理を行うことによ
って、既知情報と未知情報が混在する文書情報を識別可
能にしたが、このような警告は音に限らず、人間の五感
に訴える刺激で通知、あるいは明示すれば何でも良い。

【００４２】［第４実施例］前述の実施例では、文書の
更新時間情報は、文書全体でしか扱われなかったが本発
明はこれに限定されるものでなく、この第４実施例で
は、構造化文書データを変更する度に、その変更された
文書要素毎に、更新時間属性として変更時刻を記憶して
おく。以下、この動作の詳細を説明する。尚、この実施
例の装置構成もまた前述の図１の構成と同様で、対応す
るプログラムの内容だけが変更されたものとなる。

【００４３】図１５は、第４実施例の構造化文書データ
の一例を示す図で、各文書要素が更新時間情報を属性
（date=,time=）として保持している。本実施例の装置
における処理は、前述の実施例のように図８のフローチ
ャートにしたがって実行される。

【００４４】図１６は、この第４実施例のステップＳ８
０２の文書名表示処理を示すフローチャートである。

【００４５】文書の編集の操作が指示されると、前述の
実施例と同様に文書名などで特定された文書の内容が更
新される。その際、更新された文書要素の更新時間属性
（date,time）を現在時刻にセットする。そして現在時
刻を、そのユーザの、その更新した文書のユーザ毎参照
時間情報６２として補助記憶装置６に格納する。

【００４６】そして、文書名表示の操作が行なわれた場
合、前述の実施例と同様に、ユーザが参照した以降に、
他のユーザにより変更された文書の、例えば文書名な
ど、文書データを特定できるもののリストを表示する
（Ｓ１６０１）。次にステップＳ１６０２に進み、前述
のようにカーソル２０２により指示された文書が、前回
このユーザが参照した後、他のユーザにより更新されて
いるかどうかを判断し、そうであればステップＳ１６０
４でその文書に対応して“×”を表示し、そうでない時
はステップＳ１６０３に進み、その文書名に対応付けて
“○”を表示する（前述の図９参照）。

【００４７】次に、このステップＳ１６０２における処
理を図１７のフローチャートを参照して説明する。

【００４８】カーソル２０２等で指示され、特定された
文書データ全体は、一つの文書要素でもあるので、ステ
ップＳ１７０１で、その文書要素の更新時間と、ユーザ
毎文書参照時間情報とを比較し、その文書要素の更新時
間の方が新しいときは更新ありとして、ステップＳ１７
０６で「真」(true)を返して処理を終了する。

【００４９】更新が無かった場合、或はその文書要素が
更新された時間がユーザ毎文書参照時間情報に等しいと
きはステップＳ１７０２に進み、その文書要素の内容に
なっている文書要素を順次抽出する。ステップＳ１７０
３で、この文書要素の更新比較処理が「偽」(false)で
あって、この文書要素の内容の文書要素を全て抽出し終
わるまでこの処理を続け、終了した場合はステップＳ１
７０５で「偽」(false)を返して終了するが、その処理
の途中において、更新比較処理が(true)を返した場合、
即ち、その文書要素の更新時間がユーザ毎文書参照時間
よりも新しい時はステップＳ１７０６で「真」を返して
処理を終了する。

【００５０】この処理が終了すると前述の図１６のフロ
ーチャートに戻り、ステップＳ１６０２の処理が「真」
であるか「偽」であるかによってステップＳ１６０３或
はＳ１６０４に分岐し、前述のように文書毎に、例えば
“×”“○”を表示する。

【００５１】こうすることによって、常にユーザ毎に文
書毎の参照時間が保持され、ユーザ毎文書参照時間情報
６２と、各文書要素に対応する更新時間属性とを比較す
ることにより、そのユーザが前回参照した以降に、他の
ユーザにより更新された文書要素を含む文書データを特
定して識別できる。

【００５２】なお、本実施例では、各文書要素が更新時
間を保持しているが、文書データに、例えばファイルに
タイムスタンプをつけるようにして、文書全体の属性と
して更新時間情報を持たせるようにしても良い。その場
合は、その文書の更新時に、更新された文書要素を含む
全ての文書データの各更新時間情報を現時刻に設定して
も良い。こうすれば前述の第１実施例と同様に処理でき
る。

【００５３】［第５実施例］これまでの実施例では、文
書データは各々独立していたが、もちろんこれに限るわ
けではない。この第５実施例では、構造化文書データに
別の文書データの参照を許し、その文書データ全体の更
新時間に変更時刻を保持させる。こうすることによっ
て、他の文書データを参照する文書データにおいても、
未知情報を含む文書データを把握して明示することがで
きる。この動作の詳細について以下に述べる。この実施
例の場合も、装置構成は図１の場合とほぼ同様である。

【００５４】図１８は、この第５実施例の構造化文書デ
ータの構成を示す図である。

【００５５】この実施例において、更新時間情報<Updat
eTime>を属性情報として持つ構造化文書データとして扱
われる。また、文書データ中、例えば２０５で示す「&f
ilel;」のような、文書データの参照を許している。こ
こで挙げた「&filel;」は、例えば、＜!ENTITY filel S
YSTEM“/DIR/filel.sgml”＞のように定義されている、
他の文書データファイルなどの参照を示すものである。
尚、「filel」は一つの文書要素とみなせる文書データ
である。

【００５６】この場合も前述の第４実施例と同様に、図
１６に示すフローチャートに基づいて処理が実行され
る。この第５実施例のステップＳ１６０２に相当する処
理を図１９のフローチャートを参照して説明する。

【００５７】まずステップＳ１９０１で、カーソル２０
２などを用いて指定された文書データの更新時間と、ユ
ーザ毎文書参照時間情報を比較し、その文書の更新時間
の方が新しかったら、更新有りとみなしてステップＳ１
９０５に進み、「真」を返して処理を終了する。更新が
なかった場合はステップＳ１９０２に進み、その文書の
内容で参照されている参照文書データを、その文書情報
群６１１から順次抽出し、その参照文書データの更新時
間が、ユーザ毎文書参照時間情報よりも新しいかどうか
を判断する。そうであればステップＳ１９０５に進み、
「真」を返して処理を終了するが、そうでない時はステ
ップＳ１９０４に進み、文書データの内容が参照してい
る参照文書データを全て抽出し終るまでステップＳ１９
０４〜Ｓ１９０２を繰返し実行する。この処理を続けて
終了した場合はステップＳ１９０６に進み、「偽」を返
して処理を終了する。

【００５８】こうすることによって、常にユーザ毎文書
毎の参照時間が保持され、ユーザ毎文書毎参照時間情報
６２と、文書データの持つ更新時間属性及び、参照され
ている文書データの更新時間属性を比較することで、該
ユーザが前回参照した以降に更新された文書及び、更新
された文書データを参照する文書を特定し、ユーザ毎
に、把握されずに変化した情報を知ることができる。

【００５９】このように第５実施例によれば、ユーザ
毎、文書毎に、そのユーザが参照した以降に、他のユー
ザにより文書データが更新され、既知情報と未知情報が
混在する文書データを認識できるようにした。

【００６０】また、この文書データの中で他の文書デー
タを参照している場合でも、同様にそのユーザの未知情
報を含む文書データを識別可能とした。

【００６１】［第６実施例］前述の第５実施例では、文
書の更新時間情報は文書全体として扱われたが、これに
限定されるものでなく、この第６実施例では、構造化文
書データに、別の文書データの参照文書要素単位に調べ
ることができるようにしたものである。こうすることに
よって、他の文書要素を参照する文書データにおいて
も、未知情報を含む文書データを認識して明示させるこ
とができる。この動作の詳細について以下に述べる。
尚、この場合も装置の全体構成及び基本的な処理は前述
の実施例と同様であるので、その説明を省略する。

【００６２】この場合も図２０の構造化文書データにお
いて、２０５で示すような「&file;」により他の文書要
素の参照を指示している。そして、前述の実施例と同様
にして、文書名表示の操作が行なわれた場合、図１６の
フローチャートに示す文書名表示処理が実行される。

【００６３】以下、この第６実施例の特徴部分であるス
テップＳ１６０２の処理を、図２１のフローチャートを
参照して説明する。

【００６４】文書名が表示され、その中の文書がカーソ
ル２０２などで指定されるとステップＳ２１０１に進
み、文書データから順次文書要素、あるいは参照文書へ
のエンティティーを抽出する。こうして抽出された文書
データが文書要素であるかどうかを判断し（ステップＳ
２１０２）、文書要素であればステップＳ２１０３に進
み、文書要素の更新時間がユーザ毎文書参照時間より新
しかどうかをみる。更新時間がユーザ毎文書参照時間よ
りも新しい時はステップＳ２１０８に進み「真」を返
す。一方、更新時間の方が古いか等しい時はステップＳ
２１０４に進み、その文書要素の内容の更新時間を比較
する比較処理を行なう。この更新比較処理の結果が
「真」、即ち、更新時間がユーザ毎の文書参照時間より
も新しい時はステップＳ２１０９に進み「真」を返す。

【００６５】またステップＳ２１０２で文書要素でない
時はステップＳ２１０５に進み、抽出されたデータが参
照文書データかどうかをみる。参照文書データである時
はステップＳ２１０６に進み、その参照文書データの更
新時間とユーザ毎の文書参照時間情報と比較する比較処
理を行う。この比較処理の結果、その参照文書データが
新たに他のユーザにより更新されている時はステップＳ
２１１０に進み、更新有り「真」を返す。一方、更新な
しならば順次抽出に戻る。こうして、その指定された文
書データの順次抽出が全て終了すると、「偽」を返して
処理を終了する。

【００６６】このように第６実施例によれば、常にユー
ザ毎文書毎の参照時間が保持され、ユーザ毎文書毎参照
時間情報６２と、その文書データ及び、その文書データ
の参照する文書データの、文書要素の持つ更新時間属性
とが比較され、そのユーザが前回参照した以降に更新さ
れた文書要素を含む文書データを認識できる。

【００６７】［第７実施例］第７実施例では、構造化文
書データに、別の文書データの参照を文書要素の内容を
単位として許し、構造化文書データを更新する度に、そ
の変更された文書要素毎に持たせた更新時間属性に変更
時刻を保持させる。これにより、他の文書データを参照
する文書データにおいても、未知情報を含む文書データ
を認識できるようにしている。この第７実施例は、ほぼ
前述の第６実施例と同様で、その相違点は、図２２に示
したように、参照文書データとして要素の並びではな
く、図２２中の「&file;」のように、要素の内容を参照
させることを許したところである。

【００６８】こうすることによって、常にユーザ毎文書
毎の参照時間が保持され、ユーザ毎文書毎参照時間情報
６２と、該文書データ及び、該文書データの参照する文
書データの、全ての文書要素の持つ更新時間属性を比較
することで、該ユーザが前回参照した以降に更新された
文書要素を含む文書データを特定し、ユーザ毎に、他の
ユーザにより更新された文書データを認識することがで
きる。

【００６９】本実施例によれば、ユーザ毎、文書毎に該
ユーザが参照した以降に文書データが更新され、既知情
報と未知情報が混在する文書情報群の中から該ユーザの
未知情報を含む文書データの把握を可能とした。また、
この文書データの中で他の文書データを、文書要素の内
容の単位で参照している場合でも、同様に、他のユーザ
により更新された未知情報を含む文書データを認識でき
るようにしている。

【００７０】以上説明したように本実施例によれば、複
数の文書情報の中から読者毎に前回参照時から変化して
いる文書を通知、あるいは明示することで、既知の文書
と未知情報を含む文書を認識可能にした。

【００７１】このため、容易に各ユーザが各々の見たい
変化した文書情報を、文書の形で得られると言う利点が
ある。また、参照先の文書データにも更新時間情報を属
性として持たせるので、参照文書情報を持つ文書データ
においても、既知の文書と未知情報を含む文書との識別
を可能とした。

【００７２】［第８実施例］図２３は本発明の第８実施
例の文書処理装置の構成を示すブロック図で、前述の実
施例と共通する部分は同じ番号で示し、それらの説明を
省略する。この実施例では、記憶装置６には、ユーザ別
の文書参照時間情報６２１を記憶している点が異なって
いる。

【００７３】この場合の基本的な処理は前述の図８のフ
ローチャートと同様であるが、ステップＳ８０２の文書
名表示は、例えば図２４に示すように、各ユーザ別に、
前回参照した以降に他のユーザにより更新されている文
書データが特定できる。この図２４は、前述の第１実施
例の図９に対応しており、この表示処理は、例えば図２
５のフローチャートで示されている。この処理の詳細を
前述の図１０のフローチャートと対応付けて簡単に説明
する。

【００７４】ステップＳ１０１では、ユーザ別文書参照
時間情報６２１に記憶されている、全てのユーザ名を表
示し、ステップＳ１０２で、順次文書名を表示する。ス
テップＳ１０３で、ユーザ別の文書参照時間と、文書デ
ータの更新時間<UpdateTime>とを比較し、ユーザ別文書
参照時間以降に更新された文書データに対して、ステッ
プＳ１０５で、図２４のように、“×”を付して表示す
る。これらの処理を全てのユーザに対して行う。また更
新されていない時はステップＳ１０４で、図２４に示す
ように“○”を付して表示する。

【００７５】［第９実施例］また例えば、前述の第１実
施例のフローチャート、図８のＳ８０２において、ユー
ザ別文書参照時間情報６２１と、文書データの更新時間
属性<UpdateTime>とを比較し、ユーザ別文書参照時間以
降に変更された文書データに関して、文書名を表示する
際、例えば図２６ように、該当する文書名を網掛け表示
や反転表示するような場合も考えられる。このように、
未知情報を含む文書データを表示属性や、表示形態を変
えて表示することで、既知情報と未知情報が混在する文
書情報群６１１の中から、そのユーザの未知情報を含む
文書データを認識できる。また、図２６のような表にお
いて、表示を反転させるのではなく、ポインティングデ
バイス２等によって、あるユーザのある文書が選択され
た時に、そのユーザにとってその文書が変更されていた
場合、警告音等により、その文書データが、他のユーザ
により更新されていることを知らせるようにしても良
い。

【００７６】このように、未知情報を含む文書データを
選択時に、警告音を出すことによって、文書情報群６１
１の中から、そのユーザに対応した、既知情報と未知情
報が混在する文書データを認識できる。またこの際、音
に限らず、人間の五感に訴える刺激で通知、あるいはイ
メージによって警告を行っても良い。

【００７７】［第１０実施例］この第１０実施例では、
他のユーザにより更新された文書を、例えば図２７に示
すように表示することができる。ここでは、ユーザ１が
指定されたときは「文書２」のアイコンだけが、更新さ
れていないとして表示され、ユーザ２がカーソル２０２
により指示されたときは、「文書２」と「文書４」のア
イコンが、更新されていないものとして表示される。こ
の処理を図２８のフローチャートを参照して説明する。
この処理は、ユーザ別文書参照時間情報６２と、文書デ
ータの更新時間属性<UpdateTime>とを比較し、ユーザ別
文書参照時間以降に変更された文書データに関して、文
書名を表示する際、例えば図２７のように、該当する文
書に対応する文書のアイコンにマークを付ける。この
際、ユーザ別にフォルダなどで文書を表示し、ユーザの
切換えは図２７のユーザ名表示箇所２０７をクリックす
るなどして、順次切り換える。

【００７８】まずステップＳ１１１で、最初のユーザ名
を表示し、そのユーザのフォルダのような形で、その中
に文書アイコンを表示する（Ｓ１１２）。その文書が、
そのユーザが前回参照した以降に他のユーザにより更新
されているかどうかは、ユーザ別文書参照時間情報６２
１と、文書データの更新時間属性<UpdateTime>とを比較
し（Ｓ１１３）、ユーザ別文書参照時間以降に、他のユ
ーザにより更新された文書データに関して、その文書の
アイコンにマークを付して表示する（Ｓ１１４）。そし
てステップＳ１１５で、これらステップＳ１１３，Ｓ１
１４の処理を、全ての文書に対して行なう。

【００７９】そのユーザに該当する全ての文書を表示す
るとステップＳ１１６に進み、次のユーザを表示する指
示入力（ステップＳ１１６）、或は表示処理の終了入力
を待ち（ステップＳ１１８）、次のユーザの表示が指示
されるとステップＳ１１７に進み、全てのユーザに対し
ての表示が終了するまで、順次、各ユーザのフォルダの
ような形で文書アイコンを表示する。また、ステップＳ
１１８で、表示処理の終了が指示されると処理を終了す
る。

【００８０】このように、そのユーザが前回更新した
後、他のユーザにより更新されている未知情報を含む文
書のアイコンを表示形態を変えて表示することにより、
そのユーザの未知情報を含む文書データを認識できる。
尚、本実施例のアイコン等の表示例は本実施例に限定さ
れるものでなく、文書別にフォルダ形式で指定し、ユー
ザをアイコンで表現しても良い。

【００８１】また、図１２のようなフォルダにおいて、
該当する文書アイコンにマークを付けるのではなく、ポ
インティングデバイス２などによってある文書のアイコ
ンが選択された時に、その文書が他のユーザにより更新
されていた場合、警告音等により知らせてもよい。また
この際、音に限らず、人間の五感に訴える刺激で通知、
あるいは明示すれば何でも良い。

【００８２】［第１１実施例］この第１１実施例では、
更新のあった文書データ名のみ、あるいは更新の無かっ
た文書名のみをユーザ別に表示している（図２９）。ま
た、文書データ別に、更新のあった文書に対して、例え
ば図３１に示すように、確認しているユーザ名あるいは
確認していないユーザ名のみを表示しても良い。

【００８３】図３０は、この処理を示すフローチャート
で、この場合の文書処理装置の構成は前述の図２３に示
した構成と同様である。

【００８４】文書名表示の操作が行なわれた場合、前述
の図８のステップＳ８０２と同様の処理で、各ユーザ別
に、前回参照した以降に他のユーザにより変更された文
書の、例えば文書名など、その文書データを特定できる
ものを表示する。

【００８５】まずステップＳ１２１で、ユーザ別文書参
照時間情報６２１に保持されている、全てのユーザ名を
補助的な表形式で表示する。次にステップＳ１２２に進
み、順次、文書が特定されるのを待つ。これはユーザ
が、キーボード１或はポインティングデバイス２などを
用いて行う。その特定された文書が更新されているかど
うかは、ユーザ別文書参照時間情報６２１と、文書デー
タの更新時間属性<UpdateTime>とを比較して判断される
（Ｓ１２３）。そして、ユーザ別文書別参照時間以降
に、他のユーザにより更新された文書データの場合はス
テップＳ１２４に進み、その文書名を、図２９に示すよ
うに、その表の、該当するユーザの欄に表示する。これ
らステップＳ１２５，Ｓ１２４の処理を、全てのユーザ
に対して行なう（Ｓ１２５）。そして、ステップＳ１２
６に進み、これら各ユーザ別の処理を全ての文書に対し
て行なう。

【００８６】これらの処理が全て終わるとステップＳ１
２７に進み、その表において、文書名の全く上がってい
ないユーザ名、即ち、他のユーザにより更新された文書
を持たないユーザ名を、その表から削除する。そしてス
テップＳ１２８に進み、その表を表示して処理を終わ
る。その他の処理については、前述の各実施例と基本的
に同様である。

【００８７】こうすることによって、常にユーザ別に文
書毎の参照時間が保持され、ユーザ別文書別参照時間情
報６２１と、文書データの持つ更新時間属性を比較する
ことで、各ユーザが前回参照した以降に、他のユーザに
より更新された文書を特定することができる。

【００８８】尚、この実施例では、ユーザ毎に未確認の
文書を明示したが、逆に図３１に示すように、文書毎に
未確認のユーザ名のみを明示するようにしても良い。

【００８９】この場合、特にその文書の作者が文書を更
新した後などで、その文書の更新を容易に確認できる。

【００９０】また、このような文書データの各ユーザに
対する表示は、前述の実施例で示したようなアイコン形
式であっても良い。

【００９１】本実施例では、構造化文書データの全体の
属性として更新時間を持たせたが、例えば文書データが
一つのファイルになっているような場合、そのファイル
のタイムスタンプを利用しても良い。

【００９２】また、文書データを参照しようとしている
ユーザが、その文書を過去に参照した以降に、他のユー
ザの操作によりその文書情報が変化しているかどうか
を、更新時間でなく、元の文書を保存させておき、カウ
ンタやコメントを用いて更新時間と参照時間の前後関係
を知ることもできる。

【００９３】前述の実施例は、それぞれ個別に説明した
が、それが適宜組み合わされても良く、或は適宜選択さ
れて実施されても良い。

【００９４】またこれら実施例はイベントドリブンで実
現しているが、各イベントドリブンの処理を、文書情報
を共有した独立したプログラムにしても良い。この場
合、終了のイベント処理は必要ない。また、この実施例
では、表示プログラムと編集プログラムを分けている
が、表示と編集が一体となったプログラムを編集プログ
ラムとして利用し、表示プログラムを省いても良い。

【００９５】また実施例では、ユーザ別文書別参照時間
情報６２１に保持されている、全てのユーザの全ての文
書に対しての更新情報を処理したが、ある特定の一人、
あるいはある特定の複数のユーザを入力するステップを
加え、このユーザに対してのみ、更新情報を明示するよ
うにしても良く、あるいは特定の文書、又はある複数の
文書を入力するステップを加え、これら文書に関しての
み、その更新情報を明示させても良い。

【００９６】以上説明したように本実施例によれば、ユ
ーザ別、文書別に、ユーザが参照した以降に、他のユー
ザにより更新された文書データを識別可能に表示するこ
とができる。

【００９７】このため、各ユーザが、未知情報を確認す
る必要のある文書データ、あるいは各文書データの監修
者などが、未知情報を確認する必要のあるユーザを、容
易に把握できるという利点がある。

【００９８】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても、１つの機器から成る装置に適用
しても良い。また、本発明はシステム或は装置に本発明
を実施するプログラムを供給することによって達成され
る場合にも適用できる。

【００９９】以上説明したように本実施例によれば、複
数の文書情報の中から読者別に前回参照時から変化して
いる文書を通知、あるいは明示することで、既知の文書
と未知情報を含む文書をユーザ別に把握することを可能
とした。

【０１００】このため、容易に各ユーザが確認した、あ
るいは確認していない文書情報を把握できる利点があ
る。

【０１０１】また、更新のあった文書に対して、確認し
ているユーザと確認していないユーザとを容易に把握で
きるという利点がある。

【０１０２】また、参照先の文書データにも更新時間情
報を属性として持たせることで、参照文書情報を持つ文
書データにおいても、既知の文書と未知情報を含む文書
をユーザ別に、あるいは未知情報を含んでいないユーザ
を、文書別に認識できる。

【０１０３】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、あ
るユーザが前回その文書情報を参照してから、今回参照
するまでに、その文書情報が変更されているかどうかを
容易に識別可能にできる効果がある。

【０１０４】また本発明によれば、他のユーザにより変
更された文書情報を容易に識別できる効果がある。

【０１０５】また本発明によれば、ある文書情報が参照
する文書情報をも含めて、前回そのユーザが参照した以
降に他のユーザにより更新されているか否かを識別でき
る効果がある。

【０１０６】更に、本発明によれば、他のユーザにより
更新されている文書情報を警告音により知らせることが
できる効果がある。

【０１０７】また本発明によれば、各ユーザ毎に、また
各文書情報毎に、そのユーザが前回更新した以降に、他
のユーザにより更新されているかを識別できる効果があ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の文書処理装置の構成を示す
ブロック図である。

【図２】一般的な構造化文書データの一例を示す図であ
る。

【図３】従来の文書データの格納の例を説明する図であ
る。

【図４】従来の文書データから文書を提供する例を説明
する図である。

【図５】従来の文書表示の一例を示す図である。

【図６】本実施例の更新時間情報を持つ構造化文書デー
タの一例を示す図である。

【図７】本実施例のユーザ毎の文書参照時間情報の一例
を示す図である。

【図８】本実施例の文書処理装置における処理を示すフ
ローチャートである。

【図９】本発明の第１実施例の文書名の表示例を示す図
である。

【図１０】本発明の第１実施例の文書名の表示処理を示
すフローチャートである。

【図１１】本発明の第２実施例の文書名の表示例を示す
図である。

【図１２】第２実施例の文書名の表示例を示す図であ
る。

【図１３】本発明の第３実施例の文書名の表示処理を示
すフローチャートである。

【図１４】第３実施例の文書名の一覧表示例を示す図で
ある。

【図１５】本発明の第４実施例の更新時間情報を持つ構
造化文書データの一例を示す図である。

【図１６】第４実施例の文書名の表示処理を示すフロー
チャートである。

【図１７】第４実施例の更新比較処理を示すフローチャ
ートである。

【図１８】本発明の第５実施例の更新時間情報を持つ構
造化文書データの一例を示す図である。

【図１９】第５実施例の更新比較処理を示すフローチャ
ートである。

【図２０】本発明の第６実施例の更新時間情報を持つ構
造化文書データの一例を示す図である。

【図２１】第６実施例の更新比較処理を示すフローチャ
ートである。

【図２２】本発明の第７実施例の更新時間情報を持つ構
造化文書データの一例を示す図である。

【図２３】本発明の他の実施例の文書処理装置の構成を
示すブロック図である。

【図２４】本発明の第８実施例の文書名の表示例を示す
図である。

【図２５】第８実施例の文書名の表示処理を示すフロー
チャートである。

【図２６】本発明の第９実施例の表示例を示す図であ
る。

【図２７】本発明の第１０実施例の表示例を示す図であ
る。

【図２８】第１０実施例の文書名の表示処理を示すフロ
ーチャートである。

【図２９】本発明の第１１実施例の文書名の表示例を示
す図である。

【図３０】第１１実施例の文書名の表示処理を示すフロ
ーチャートである。

【図３１】他の実施例のユーザ名と文書名の対応例を示
す図である。

【符号の説明】

１ キーボード（ＫＢ） ２ ポインティングデバイス ３ ＣＰＵ ４ 表示部 ５ 記憶部 ６ 補助記憶装置 ７ タイマ ６２ ユーザ毎文書毎参照時間情報 ２０２ カーソル ５１１ 文書名表示プログラム ５２１ 文書表示プログラム ５３１ 文書変更プログラム ６１１ 文書情報群 ６２１ ユーザ別文書参照時間情報

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9288−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/20 ５９０ Ｊ

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書情報と更新時間情報とを保持
   する保持手段と、 前記保持手段に保持されている文書情報のそれぞれのユ
   ーザ毎の参照時間情報を記憶する記憶手段と、 前記保持手段に保持されている文書情報を読み出す読出
   手段と、 前記読出手段により読み出された文書情報に付加されて
   いる更新時間情報と、当該文書情報に対応するユーザ毎
   の参照時間情報を前記記憶手段より読み出し、前記更新
   時間情報と前記参照時間情報とを比較し、更新されてい
   るか否かを判断し、当該判断に応じて更新されている文
   書情報を識別可能に表示する制御手段と、を有すること
   を特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 前記制御手段は、前記読出手段により読
   み出された文書情報が変更されている時に警告音を発す
   ることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 【請求項３】 前記保持手段は更に、前記文書情報が参
   照している他の文書情報における更新時間情報を保持し
   ており、前記制御手段は前記読出手段により読み出され
   た文書情報が参照している文書情報も含めて、更新があ
   ったか否かを判断することを特徴とする請求項１に記載
   の文書処理装置。
4. 【請求項４】 前記制御手段は更に、特定のユーザ、或
   は特定の文書情報に限って更新があったか否かを判断す
   ることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
5. 【請求項５】 前記制御手段は更に、特定の文書情報に
   限って、または全ての文書情報に関して、ユーザが前記
   文書情報情報の更新以降に確認しているか否かを判断
   し、当該判断に応じて確認されている、或は確認されて
   いない文書情報を識別可能に表示することを特徴とする
   請求項１に記載の文書処理装置。
6. 【請求項６】 前記制御手段は更に、特定の文書情報に
   限って、または全ての文書情報に関して、ユーザが前記
   文書情報情報の更新以降に確認しているか否かを判断
   し、当該判断に応じて確認されている、或は確認されて
   いない文書情報をユーザ別に識別可能に表示することを
   特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
7. 【請求項７】 複数の文書情報を記憶している文書ファ
   イルより所望の文書情報を読み出して処理する文書処理
   方法であって、 前記文書ファイルに記憶されている文書情報のそれぞれ
   のユーザ毎の参照時間情報を記憶する工程と、 前記文書ファイルより所望の文書情報を読み出す工程
   と、 読み出された文書情報に付加されている更新時間情報
   と、前記文書情報に対応するユーザ毎の参照時間情報を
   読み出し前記更新時間情報と前記参照時間情報とを比較
   する工程と、 その比較結果に応じて更新されている文書情報を識別可
   能に表示する工程と、を有することを特徴とする文書処
   理方法。
8. 【請求項８】 読み出された文書情報が更新されている
   ときに警告音を発する工程を更に有することを特徴とす
   る請求項７に記載の文書処理方法。
9. 【請求項９】 前記文書情報が参照している他の文書情
   報における更新時間情報を保持しておき、読み出された
   文書情報が参照している文書情報も含めて、更新があっ
   たか否かを判断する工程を更に有することを特徴とする
   請求項７に記載の文書処理方法。
10. 【請求項１０】 特定のユーザ、或は特定の文書情報に
    限って更新があったか否かを判断する工程を更に有する
    ことを特徴とする請求項７に記載の文書処理方法。
11. 【請求項１１】 特定の文書情報に限って、または全て
    の文書情報に関して、ユーザが前記文書情報情報の更新
    以降に確認しているか否かを判断し、当該判断に応じて
    確認されている、或は確認されていない文書情報を識別
    可能に表示する工程を更に有することを特徴とする請求
    項７に記載の文書処理方法。