JPH0744343A - 操作支援情報自動生成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ユーザの操作を支援するための操作支援情報
を、短時間で効率よく作成することが可能な操作支援情
報自動生成装置を提供する。 【構成】 操作支援情報自動生成装置は、ユーザが所望
のアプリケーションを使用するために必要な指示やデー
タを入力するための入力部１０と、アプリケーションの
処理に応じて処理結果を表示するための表示情報を作成
して表示する表示部３０と、入力部１０からの入力情報
と表示部３０の示情報を収集する情報処理部４０と、入
力情報と表示情報を操作説明のための文書情報に変換す
るための変換規則を記憶した変換情報記憶部５０と、変
換規則に従って入力情報と表示情報とを変換して文書デ
ータを作成する文書データ作成部６０とを備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、情報処理装置を用いた
ソフトウェアの操作方法をユーザに説明するための操作
支援情報を自動的に作成することが可能な操作支援情報
自動生成装置の構成に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】ユーザがコンピュータやワードプロセッ
サ等の情報処理装置の操作、あるいは、これらの情報処
理装置上で起動するソフトウェアを使用する場合、通
常、ユーザは、操作方法を説明した操作マニュアルを参
照して情報処理装置の操作を行う。

【０００３】操作マニュアルは、一般的に、ユーザが操
作すべき順序に従って、随時実際の操作画面を文書中に
取り込み、さらに文章による説明を加えて構成されてい
る。また、その操作説明は、情報処理装置あるいはソフ
トウェアの有する機能毎に説明されている。従って、機
能が多種に亘る場合、操作マニュアルがかなり分厚くな
るものもある。

【０００４】従来、操作マニュアルは、ソフトウェア開
発者または専門のマニュアル作成者が、ソフトウェアそ
のものの開発とは別作業として作成するという方法が取
られてきた。そして、特に、長大なマニュアルの場合に
は、複数の人間によって分担して作成する場合が多く、
このような場合には、作成作業を進めるに当たって、あ
らかじめ書式等の取り決めを行なって、全体的な統一を
図っていた。

【０００５】また、情報処理装置の操作を支援するもの
として、オンラインヘルプ機能を有する情報処理装置が
ある。このオンラインヘルプ機能は、予め操作方法を画
面表示して説明するためのデータを格納しており、ユー
ザからの要求に応じて操作方法を使用中の画面に表示す
るものである。このオンラインヘルプ機能に用いられる
画面表示用の操作方法を説明したデータは、ソフトウェ
ア開発者がソフトウェアの開発後に作成することが一般
的であった。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
操作マニュアルの作成作業においては、次のような問題
点があった。 （１）マニュアル作成作業に多くの時間と人手を要する
こと。 （２）分担作業による場合には、書式等で多くの取り決
めをしておかねばならず、全体としての統一を図りづら
い。 （３）手作業による作成の結果、説明文書の内容と実際
の操作方法が一致しない場合が生じる。このような状況
が生じると、ソフトウェアの誤操作によるデータの損
失、システムの破壊といったことが起こり得る。 （４）元のソフトウェアのバージョンアップ等で、操作
方法や画面表示に変更があった場合に、説明文書の変更
に時間がかかる。このため、操作マニュアルの迅速な変
更処理を行うことができない。

【０００７】また、オンラインヘルプ機能についても、
上記の操作マニュアルの場合と同様の問題点があった。
このように、従来の操作マニュアルやオンラインヘルプ
機能においては、その作成に多大の時間を必要とし、か
つその内容の変更作業を迅速に行うことが困難であると
いう問題点を有していた。

【０００８】したがって、本発明はかかる課題に鑑みな
されたもので、ユーザの操作を支援するための操作支援
情報を、短時間で効率よく作成することが可能な操作支
援情報自動生成装置を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明に係る操
作支援情報自動生成装置は、ユーザが所望のアプリケー
ションを使用するために必要な指示やデータを入力する
ための入力手段と、アプリケーションの処理に応じて処
理結果を表示するための表示情報を表示する表示手段
と、入力手段より入力された入力情報と表示手段によっ
て表示される表示情報を収集する情報収集手段と、入力
情報と表示情報を操作説明文書の文書データに変換する
ための変換規則を記憶した変換規則記憶手段と、変換規
則記憶手段に記憶された変換規則に従って入力情報と表
示情報とを変換して文書データを作成する文書データ作
成手段とを備えている。

【００１０】請求項２の発明に係る操作支援情報自動生
成装置は、請求項１の発明に対し、さらに、変換規則記
憶手段に記憶された変換規則の変更、追加を行なう変換
規則設定手段を備えている。請求項３の発明に係る操作
支援情報自動生成装置は、ユーザが所望のアプリケーシ
ョンを使用するための指示やデータを入力するための入
力手段と、アプリケーションの処理に応じて処理結果を
表示するための表示情報を表示する表示手段と、入力手
段より入力された入力情報と表示手段によって表示され
る表示情報を収集する情報収集手段と、入力情報と表示
情報から操作説明表示情報を作成する変換規則を記憶し
た変換規則記憶手段と、変換規則記憶手段に記憶された
変換規則に従って入力情報と表示情報から操作説明表示
情報を作成し、表示手段に表示する表示情報作成手段と
を備えている。

【００１１】請求項４の発明に係る操作支援情報自動生
成装置は、ユーザが所望のアプリケーションを使用する
ために必要な指示やデータを入力するための入力手段
と、アプリケーションの処理に応じて処理結果を表示す
るための表示情報を表示する表示手段と、入力手段より
入力された入力情報と表示手段に表示される表示情報を
収集する情報収集手段と、入力情報と表示情報とから音
声情報を含む操作説明表示情報を作成するための変換規
則を記憶した変換規則記憶手段と、変換規則記憶手段に
記憶された変換法則に従って入力情報と表示情報とから
音声情報を含む操作説明表示情報を作成し、音声出力手
段と表示手段に出力する表示情報作成手段と、表示情報
作成手段によって作成された音声情報を出力する音声出
力手段とを備えている。

【００１２】

【作用】請求項１の発明に係る操作支援情報自動生成装
置において、情報収集手段は、入力手段より入力された
入力情報と表示手段に表示される表示情報を収集し、文
書データ作成手段に出力する。また、変換情報記憶手段
は、入力手段から入力される入力情報や表示手段に表示
される表示情報を操作説明のための文書情報に変換する
ための変換規則を予め記憶している。そして、文書デー
タ作成手段は、変換情報記憶手段に記憶された変換規則
を読み出し、この変換規則に従って入力情報と表示情報
とを変換して文書データを作成する。

【００１３】また、請求項２の発明に係る操作支援情報
自動生成装置における変換情報設定手段は、変換情報記
憶手段に記述される規則の変更、追加を行なう。請求項
３の発明にかかる操作支援情報自動生成装置において、
特に、表示情報作成手段は、変換情報記憶手段に記述さ
れた変換規則に従い、入力情報と表示情報から操作説明
表示情報を作成し、表示手段に表示する。

【００１４】請求項４の発明に係る操作支援情報自動生
成装置において、特に、表示情報作成手段は、変換情報
記憶手段に記述された変換法則に従い、入力情報と表示
情報から音声情報を含む操作説明表示情報を作成し、音
声出力手段と表示手段に出力する。音声出力手段は、表
示情報作成手段によって作成された音声情報に従って音
声による説明文を出力する。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の実施例について図を用いて説
明する。図１は、本発明の第１実施例による操作支援情
報自動生成装置の構成を示すブロック図である。図１に
示すように、この操作支援情報自動生成装置は、入力部
１０と、プログラム実行手段２０と、表示部３０と、情
報処理部４０と、変換情報記憶部５０と、文書データ作
成部６０とを備える。

【００１６】入力部１０は、マウスやキーボード等の装
置で構成され、プログラムの実行に必要なコマンドやデ
ータを入力する。プログラム実行手段２０は、ＣＰＵ、
メモリ、制御装置等、ユーザが所望のアプリケーション
を実行するために必要な構成を総称したものである。表
示部３０は、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の画面表示装
置で構成される。

【００１７】情報処理部４０は、ユーザが入力した指示
やデータ及びユーザが操作したキー操作情報を入力部１
０から収集し、また、表示部３０に表示される画面デー
タを表示部３０から収集して文書データ作成部６０に出
力する。変換情報記憶部５０は、情報処理部４０が収集
した情報を操作マニュアルの文書形式で出力するため
に、各情報を文書形式に変換するための変換規則を格納
している。図３は、変換情報記憶部５０に記憶された変
換規則の一例を概念的に示したものである。変換規則５
１は、例えば、入力装置のボタンやメニューの選択、文
字の入力といった操作を文書に変換する入力操作／文書
変換ルール５２、画面情報のデータを文書データに変換
する画面情報／文書変換ルール５３、操作マニュアル中
の図や項目に番号をつけるための図、項目の番号付ルー
ル５４等のルールが予め定められている。

【００１８】文書データ作成部６０は、情報処理部４０
が収集した入力情報や画面表示情報を受け取り、これら
の情報に該当する変換規則を変換情報記憶部５０から読
み出す。そして、入力情報や画面表示情報を、読み出し
た変換規則を用いて文書データに変換し、操作マニュア
ルの文書形式の文書データを作成する。作成された文書
データは、プリンタあるいは記憶装置等に出力される。

【００１９】次に、第１実施例による操作支援情報自動
生成装置の動作について説明する。図２は、その動作を
示すフローチャートである。以下、図２を参照して説明
する。ユーザは、キーボードやマウス等の入力部１０か
ら操作に必要な命令やデータを入力する。アプリケーシ
ョンは、入力データを受けて種々の処理を行い、表示部
３０に処理データを表示する。

【００２０】ユーザが上記のような通常のアプリケーシ
ョンの操作を行っている場合に、情報処理部４０は、ア
プリケーションの入力操作情報を入力部１０から取得
し、また、この入力操作に応じて表示部３０に表示され
た表示情報を表示部３０から取得した順番に抽出する。
情報処理部４０で収集された情報は、文書データ作成部
６０に送られる（ステップＳ２００）。

【００２１】文書データ作成部６０は、受け取った入力
操作情報及び表示情報に基づいて変換情報記憶部５０を
検索して必要な変換規則を読み出す（ステップＳ２１
０）。その後、文書データ作成部６０は、読み出した変
換規則にしたがって入力操作情報及び表示情報を変換し
てアプリケーションの操作に必要な説明文書を作成する
（ステップＳ２２０）。

【００２２】そして、文書データ作成部６０は、作成し
た文書データを出力する（ステップＳ２３０）。このよ
うな処理によって得られた文書データは、印刷されるこ
とによって操作マニュアルが完成する。上記の動作を具
体的な例を用いて、さらに詳細に説明する。ここで、具
体例として、図５に示すような操作マニュアルの文書デ
ータを作成する場合を例とする。図５に示す操作は、文
書作成のアプリケーションにおいて、ある文書ファイル
を削除するための操作である。また、図４には、ユーザ
が入力部１０を操作する操作の種別と、この操作に対応
して表示部３０に表示される画面の表示状態とを示して
いる。以下、図４に従い、図３及び図５を参照して説明
する。

【００２３】画面表示２６０ａ（図４参照）の状態にお
いて、ユーザがマウス（入力部１０）を用いて、「編
集」モードを選択する入力を行う。「編集」操作の入力
情報は、入力部１０から情報処理部４０に出力される。
その後、表示部３０の画面が画面表示２６０ｂに示す状
態に変化する。画面表示２６０ｂは、「編集」メニュー
に対し、そのサブメニューを表示する。

【００２４】次に、ユーザはマウスを操作してサブメニ
ューの中から「削除」を選択する。「削除」選択操作の
入力情報及び画面表示２６０ｂの画面情報は、情報処理
部４０に出力される。さらに、「削除」が選択される
と、画面は、画面表示２６０ｃに変換される。さらに、
ユーザは、マウスを操作して、画面表示２６０ｃの中か
ら削除したい文書ファイル名を指定して実行指示を与え
る。この削除指示情報と画面表示２６０ｃの画面情報
は、情報処理部４０に出力される。そして、指定した文
書ファイルが消去される。

【００２５】一連の操作が終了すると、情報処理部４０
は、収集した入力情報及び画面表示情報を文書データ作
成部４０に出力する。文書データ作成部４０は、変換情
報記憶部５０に記憶された変換規則を参照し、入力情報
あるいは画面情報に該当する変換ルールを抽出する。例
えば、先ず、入力情報が「編集」操作である場合、入力
操作／文書変換ルール５２の中から説明文５２ａが抽出
される。同様にして、入力情報が「削除」の場合には、
説明文５２ｂ、５２ｃが抽出される。また、画面表示２
６０ｂ、２６０ｃの画面情報に対しては、画面情報／文
書変換ルール５３が抽出される。さらに、操作マニュア
ルに記載される文書や図面に番号を付与するための図、
項目の番号付ルール５４も抽出される。

【００２６】文書変換に必要な変換規則が変換情報記憶
部５０から抽出されると、文書データ作成部６０は、抽
出した説明文や画面表示データを編集して操作マニュア
ルの文書形式を有する文書データを作成する。図５は、
以上の処理によって作成された文書データを、この文書
データによってプリンタ等に出力された形態で表示した
ものである。この操作マニュアル文書３００は、変換規
則５２によって変換された説明文５２ａ、５２ｂ、５２
ｃと、変換規則５３によって変換された画面表示２６０
ｂ、２６０ｃと、変換規則５４によって作成された番号
３１０から構成されている。

【００２７】なお、この実施例における文書データ生成
処理は、例えば、ユーザがあるキー入力操作によって指
定した範囲内で行われる操作について行われるように構
成される。そして、この構成は、以下の第２実施例から
第４実施例についても適用される。次に、本発明の第２
実施例について説明する。図６は、第２実施例による操
作支援情報自動生成装置の構成を示すブロック図であ
る。この操作支援情報自動生成装置の構成は、第１の実
施例と比較して、新たに変換情報設定部７０が設けられ
ている。

【００２８】変換情報設定部７０は、変換規則の変更デ
ータを入力部１０から入力された変換規則の変更データ
を受け取り、変換情報記憶部５０に記憶されている変換
規則５１の内容を追加し、変更し、あるいは削除するこ
とができる。変換規則の変更作業は、文書データの作成
処理とは独立した操作で行われる。従って、図２に示さ
れる第１実施例の動作フローは、そのままこの第２実施
例に適用される。

【００２９】さらに、本発明の第３の実施例について説
明する。第３実施例による操作支援情報自動生成装置
は、オンラインヘルプ情報を自動生成する機能を有して
いる。図７は、この操作支援情報自動生成装置の構成を
示すブロック図である。図７に示すように、この操作支
援情報自動生成装置は、入力部１０と、プログラム実行
手段２０と、表示部３０と、情報処理手段４０と、変換
情報記憶部５０と、変換情報設定部７０と、表示情報作
成部８０とを備える。なお、入力部１０、プログラム実
行手段２０、表示部３０、情報処理部４０、変換情報設
定部７０の構成は、第１実施例と同様であるので、ここ
での再度の説明は省略する。

【００３０】変換情報記憶部５０は、情報処理部４０が
収集した情報をヘルプ情報として表示部３０の画面上に
表示するために、各情報を画面表示形式に変換するため
の変換規則を格納している。表示情報作成部８０は、情
報処理部４０が収集した入力情報や画面表示情報を受け
取り、これらの情報に該当する変換規則を変換情報記憶
部５０から読み出す。そして、入力情報や画面表示情報
を読み出した変換規則を用いてヘルプ情報として画面表
示が可能な表示データに変換する。作成された表示デー
タは、ヘルプ情報が格納される記憶領域に記憶される。

【００３１】なお、この実施例による装置の処理フロー
は、第１実施例の装置のフローと同様のものであり、図
２に示す動作フローが適用される。さらに、本発明の第
４実施例について説明する。第４実施例の操作支援情報
自動生成装置は、音声出力による操作支援情報の自動作
成機能を有する。図８は、この装置の構成を示すブロッ
ク図である。図８に示すように、この操作支援情報自動
生成装置は、入力部１０と、プログラム実行手段２０
と、表示部３０と、情報処理部４０と、変換情報記憶部
５０と、変換情報設定部７０と、表示情報作成部９０
と、表示情報記憶部１００及び音声出力部１１０とを備
える。なお、入力部１０、プログラム実行手段２０、表
示部３０、情報処理部４０、変換情報記憶部５０、変換
情報設定部７０の構成は、第１実施例と同様であるの
で、ここでの再度の説明は省略する。

【００３２】情報処理部４０は、ユーザが入力した指示
やデータ及びユーザが操作したキー操作情報を入力部１
０から収集し、また、表示部３０に表示される画面デー
タを表示部３０から収集して表示情報作成部９０に出力
する。変換情報記憶部５０は、情報処理部４０が収集し
た情報をオンラインヘルプ情報として画面に出力するた
めの変換規則及び音声出力するための変換規則を格納し
ている。例えば、第１実施例の変換規則の一例を示した
図３の内容に加え、さらに、入力装置のボタンやメニュ
ーの選択、文字の入力といった操作を音声に変換する入
力操作／音声変換ルール等が予め記憶されている。

【００３３】表示情報作成部９０は、情報処理部４０が
収集した入力情報や画面表示情報を受け取り、これらの
情報に該当する変換規則を変換情報記憶部５０から読み
出す。そして、入力情報や画面表示情報を、読み出した
変換規則を用いて表示データに変換する。この表示デー
タは、オンラインヘルプ機能として画面表示するための
表示情報と、音声出力するための音声データを含んでい
る。そして、この表示データは、オンラインヘルプ情報
を記憶する表示情報記憶部１００に記憶される。

【００３４】音声出力部１１０は、ユーザからヘルプメ
ッセージの表示要求があった場合に、表示情報記憶部１
００から音声出力データを読み出し、音声に変換して出
力する。また、この第４実施例の装置の動作は、図２に
示される第１実施例の動作フローと比較して、ステップ
Ｓ２３０における出力の態様が異なる。すなわち、ユー
ザが操作方法についてヘルプ機能による支援を要求した
場合、表示情報記憶部１００から読み出された表示情報
が画面上に表示されるとともに、表示情報記憶部１００
から読み出された音声データが音声出力部１１０で変換
されて出力される。これによって、ユーザは、画面表示
によるメッセージと音声によるメッセージとを得ること
ができる。

【００３５】

【発明の効果】以上のように、請求項１の発明において
は、情報処理手段が収集した実際の入力操作と操作画面
の情報を変換情報記憶手段から読み出して変換規則を用
いて文書作成手段が説明文書を自動作成するように構成
したので、操作説明文書の作成時間を大幅に短縮すると
ともに、実際の操作方法に矛盾しない説明文書を作成す
ることができる。

【００３６】また、請求項２の発明においては、変換情
報設定手段を設け、変換規則の設定が自由に行なえるよ
うに構成したので、種々の製品に適した説明文書の自動
作成が可能となる。さらに、請求項３の発明において
は、情報処理手段が収集した実際の入力操作と操作画面
から画面表示のための表示情報を表示情報作成手段が自
動作成するように構成したので、その情報をオンライン
ヘルプ機能のメニュー項目に追加することによって、オ
ンラインヘルプ機能のヘルプメニュー作成時間を大幅に
短縮することができるとともに、実際の操作方法に矛盾
しないヘルプ情報を提供することができる。

【００３７】さらに、請求項４の発明においては、請求
項３の発明に加え、文章情報を音声情報として提供する
音声出力手段を設けたので、ユーザにとってさらに理解
しやすい操作説明を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例による操作支援情報自動生
成装置の構成を示すブロック図である。

【図２】第１実施例による操作支援情報自動生成装置の
動作を示すフローチャートである。

【図３】第１実施例の変換情報記憶部５０に記憶された
変換規則の一例を示す変換規則説明図である。

【図４】第１実施例の操作支援情報自動生成装置におけ
る入力情報と画面表示情報との関係を示す模式図であ
る。

【図５】第１実施例の操作支援情報自動生成装置によっ
て生成された文書データの内容を表示した操作支援文書
の一例を示す文書表示図である。

【図６】本発明の第２実施例による操作支援情報自動生
成装置の構成を示すブロック図である。

【図７】本発明の第３実施例による操作支援情報自動生
成装置の構成を示すブロック図である。

【図８】本発明の第４実施例による操作支援情報自動生
成装置の構成を示すブロック図である。

【符号の説明】

１０ 入力部 ３０ 表示部 ４０ 情報処理部 ５０ 変換情報記憶部 ６０ 文書データ作成部 ７０ 変換情報設定部 ８０、９０ 表示情報作成部 １１０ 音声出力部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ユーザが所望のアプリケーションを使用
   するために必要な指示やデータを入力するための入力手
   段と、 アプリケーションの処理に応じて処理結果を表示するた
   めの表示情報を表示する表示手段と、 前記入力手段より入力された入力情報と前記表示手段に
   よって表示される前記表示情報を収集する情報収集手段
   と、 前記入力情報と前記表示情報を操作説明文書の文書デー
   タに変換するための変換規則を記憶した変換規則記憶手
   段と、 前記変換規則記憶手段に記憶された前記変換規則に従っ
   て前記入力情報と前記表示情報とを変換して文書データ
   を作成する文書データ作成手段とを備えたことを特徴と
   する、操作支援情報自動生成装置。
2. 【請求項２】 該操作支援情報自動生成装置は、さら
   に、 前記変換規則記憶手段に記憶された変換規則の変更、追
   加を行なう変換規則設定手段を備えたことを特徴とす
   る、請求項１記載の操作支援情報自動生成装置。
3. 【請求項３】 ユーザが所望のアプリケーションを使用
   するための指示やデータを入力するための入力手段と、 アプリケーションの処理に応じて処理結果を表示するた
   めの表示情報を表示する表示手段と、 前記入力手段より入力された入力情報と前記表示手段に
   よって表示される前記表示情報を収集する情報収集手段
   と、 前記入力情報と前記表示情報から操作説明表示情報を作
   成する変換規則を記憶した変換規則記憶手段と、 前記変換規則記憶手段に記憶された前記変換規則に従っ
   て前記入力情報と前記表示情報から操作説明表示情報を
   作成し、前記表示手段に表示する表示情報作成手段とを
   備えたことを特徴とする、操作支援情報自動生成装置。
4. 【請求項４】 ユーザが所望のアプリケーションを使用
   するために必要な指示やデータを入力するための入力手
   段と、 アプリケーションの処理に応じて処理結果を表示するた
   めの表示情報を表示する表示手段と、 前記入力手段より入力された入力情報と前記表示手段に
   表示される前記表示情報を収集する情報収集手段と、 前記入力情報と前記表示情報とから音声情報を含む操作
   説明表示情報を作成するための変換規則を記憶した変換
   規則記憶手段と、 前記変換規則記憶手段に記憶された変換法則に従って前
   記入力情報と前記表示情報とから音声情報を含む操作説
   明表示情報を作成し、前記音声出力手段と前記表示手段
   に出力する表示情報作成手段と、 前記表示情報作成手段によって作成された音声情報を出
   力する音声出力手段とを備えたことを特徴とする、操作
   支援情報自動生成装置。