JPH0721156A - 文書作成装置及び保存文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 キーワードを用いることなく保存した文書を
呼び出し時に適当なキーワードを用いて種類別に検索で
きるようにすること。 【構成】 本発明において、ＣＰＵ１はキーボード４か
ら入力されたキーワードから検索文書の種類を示す語句
をＲＯＭ２内の文書種類辞書より抽出してメモリ領域Ａ
に記憶する。次にＣＰＵ１は外部記憶装置１１内の保存
文書中の最も使用頻度の高い語句をキーとして前記文書
種類辞書より文書の種類を示す語句を選択して、この語
句を有する保存文書名と共にメモリ領域Ｃに記憶する。
次にＣＰＵ１はメモリ領域ＡとＣの内容を比較し、文書
の種類を示す共通の語句から、この語句に対応する文書
名をメモリ領域Ｃから選択し、これを表示装置６に表示
する。これにより、前記キーワードが暗示する種類の保
存文書名が表示装置６に表示されて利用者に提供され
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書作成装置等に保存し
た文書をその種類別で検索する保存文書検索方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワードプロセッサ等の文書作成装
置等で文書を作成して装置内に保存した後、保存した文
書を呼び出す場合、例えば装置内の保存文書名を一括し
て画面上に呼び出して表示させた後、所望の文書名を指
定して保存した文書を呼び出していた。このため、文書
の種類、即ちレポート、手紙、論文…別に前記保存文書
を検索して呼び出すことができず、例えば保存文書の中
でレポートのみを呼び出してチェックする等といったこ
とができないという欠点があった。この欠点を回避する
ため、保存した文書を種類別で検索して呼び出すには、
文書保存時に文書名の他にその文書の種類を示すキーワ
ード等を登録すれば、文書の種類別の検索が可能にな
る。しかし、これでは文書保存時にキーワードを考えて
これを登録しなければならず、文書保存時に利用者の負
担が増加して文書保存時の装置の使い勝手が悪化すると
いう欠点があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように従来の文
書作成装置等に保存した文書は、その種類別に検索する
ことができず、例えばレポート等を一括して検索したい
場合には保存時の文書名で保存文書を一個一個呼び出し
てチェックしなければならず、手間及び時間がかかると
いう欠点があった。

【０００４】そこで本発明は上記の欠点を除去し、キー
ワードを用いることなく保存した文書を、呼び出し時に
適当なキーワードを用いて種類別に容易に検索すること
ができる文書作成装置及び保存文書検索方法を提供する
ことを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は入力文書をそれ
に付けた文書名をキーとして保存した後、前記文書名を
指定することにより対応する文書を呼び出す機能を有す
る文書作成装置において、キーワードを入力する入力手
段と、この入力手段によって入力されたキーワードから
文書の種類を暗示する語句を抽出する第１の抽出手段
と、保存した各文書中の出現頻度が高い語句から前記各
文書の種類を暗示する語句を抽出する第２の抽出手段
と、前記第１、第２の抽出手段で抽出された語句を比較
して共通な語句を有する前記保存文書の文書名を選択す
る選択手段と、この選択手段によって選択された文書名
を出力する出力手段とを具備した構成を有する。

【０００６】

【作用】本発明の文書作成装置において、入力手段はキ
ーワードを入力する。第１の抽出手段は前記入力手段に
よって入力されたキーワードから文書の種類を暗示する
語句を抽出する。第２の抽出手段は保存した各文書中の
出現頻度が高い語句から前記各文書の種類を暗示する語
句を抽出する。選択手段は前記第１、第２の抽出手段で
抽出された語句を比較して共通な語句を有する前記保存
文書の文書名を選択する。出力手段は前記選択手段によ
って選択された文書名を出力する。これにより、利用者
は保存時にキーワードを使用しなくても、検索時に適当
なキーワードを指定するだけで、保存文書の種類別の検
索を容易に行うことができる。

【０００７】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照して説
明する。図１は本発明の文書作成装置の一実施例を示し
たブロック図である。１は装置全体の制御を行うＣＰ
Ｕ、２はプログラム、文書種類辞書やかな漢字変換用辞
書及びその他の各種データ等を格納しているＲＯＭ、３
は入力された文書や文書書式情報等の各種データを記憶
するＲＡＭ、４はＣＰＵ１に対する文書作成のための文
字入力や、編集処理の起動をキーボードインタフェース
５を介して行うキーボード、５はキーボード４のキー押
下状態を解釈してＣＰＵ１に通知するキーボードインタ
フェース、６は文書等を表示する表示装置、７は表示す
る文書等を表示用ドットメモリ８に展開して表示装置６
に表示する制御を行う表示制御装置、８は表示装置６に
表示する文書等を表示形式に展開するための表示用ドッ
トメモリ、９は文書等を用紙に印刷して出力するプリン
タ、１０はプリンタ９の印刷制御を行うプリンタインタ
フェース、１１は文書等を格納するフロッピーディスク
又はハードディスク等の外部記憶装置、１２は外部記憶
装置１１に対するデータの読み出し書き込み制御を行う
外部記憶装置インタフェースである。尚、ＲＡＭ３はメ
モリ領域Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ及びワーク領域Ｅに分割されて
おり、メモリ領域Ａにはキーワードの中から抽出された
文書の種類を示す語句が記憶され、メモリ領域Ｂには検
索対象文書中の語句で文書種類辞書内の語句と同一で且
つ出現頻度の高い語句及びその出現数が記憶され、メモ
リ領域Ｃには検索対象文書の文書名とその文書の種類を
示す語句とが記憶され、メモリ領域Ｄにはキーワードで
限定される種類の文書名が記憶され、ワーク領域Ｅには
ＣＰＵ１が文書等を作成する上で必要な各種データが記
憶される。

【０００８】次に本実施例の動作について説明する。キ
ーボード４から利用者により文字列が入力されると、こ
れがキーボードインタフェース５を介してＣＰＵ１に入
力され、ＣＰＵ１はこれら文字列をＲＯＭ２内のかな漢
字変換用辞書を用いてかな漢字変換して文書を作成し、
これをＲＡＭ３内のワーク領域Ｅに記憶すると共に、表
示制御装置７を介して表示装置６の画面に表示する。こ
うして、文書が作成されると、利用者はこの文書に文書
名を付けて保存する指令をキーボード４から出す。これ
により、ＣＰＵ１はワーク領域Ｅ内の文書を前記文書名
をキーとして外部記憶装置インタフェース１２を介して
外部記憶装置１１に保存する。

【０００９】次に、利用者が上記のようにして外部記憶
装置１１に保存した文書を文書種類別に検索を行う際の
動作について説明する。まず、利用者は検索したい文書
の種類を暗示する適当なキーワードをキーボード４から
ＣＰＵ１に入力する。これにより、ＣＰＵ１は図２のフ
ローチャートに示すような処理を行う。ＣＰＵ１はステ
ップ２０１にてキーボート４から入力されたキーワード
からＲＯＭ２内の図７に示すような内容を有する文書種
類辞書に収集されている語句と同一のレポート、議事録
等の文書の種類を示す語句を抽出して、これら語句をス
テップ２０２にてＲＡＭ３内のメモリ領域Ａに図３に示
すように記憶する。この例ではレポートという語句が記
憶されている。その後、ＣＰＵ１はステップ２０３にて
前記キーワードから文書の種類を示す語句を全て抽出し
たか否かを判定し、抽出していない場合はステップ２０
１に戻り、抽出した場合は処理を終了する。

【００１０】次にＣＰＵ１は図４のステップ４０１にて
外部記憶装置インタフェース１２を介して外部記憶装置
１１内の保存文書にアクセスし、各保存文書中からＲＯ
Ｍ２に格納されている文書種類辞書に収集されている語
句を探し、探した語句とその出現数をＲＡＭ３内のメモ
リ領域Ｂに図５に示すように記憶する。この例では、
「である」−出現数１５、「提案」−出現数１８、「ま
す」−出現数６がメモリ領域Ｂに記憶されている。次に
ＣＰＵ１はステップ４０２に進んで検索対象の１文書全
てに対して上記したステップ４０１の処理を施したか否
かを判定し、施していない場合はステップ４０１の処理
に戻り、施した場合はステップ４０３へ進む。ＣＰＵ１
はステップ４０３にて前記メモリ領域Ｂから最も出現頻
度の高い語句を読み出し、この語句に対応する文書の種
類を示す語句を前記文書種類辞書から探し出して、前記
検索対象文書の種類を判別し、これをＲＡＭ３内のメモ
リ領域Ｃへステップ４０４にて記憶した後、ステップ４
０５へ進む。図５に示した例では、「である」が最も出
現頻度が高い語句であるから、この「である」をキーと
して図７に示すような文書種類辞書から文書種類語句を
判別すると、レポート、会議録、週報等と判別され、こ
れら語句が図６に示すようにメモリ領域Ｃへ記憶される
ことになる。ＣＰＵ１はステップ４０５にて外部記憶装
置１１に保存されている検索対象文書の全てについて上
記した処理を行ったか否かを判定し、行っていない場合
はステップ４０１に戻り、行った場合は処理を終了す
る。

【００１１】次に、ＣＰＵ１は図８のステップ８０１に
てＲＡＭ３内のメモリ領域Ａとメモリ領域Ｃの内容を比
較し、一致する文書種類語句に対応する文書名を選択し
てメモリ領域Ｄに図９に示すように記憶した後、ステッ
プ８０２に進む。ここで、図３と図６に示したメモリ領
域Ａ、Ｃの内容を比較するとレポートが共通の語句であ
り、文書名１、４が選択され、これが図９に示したメモ
リ領域Ｄに記憶される。ＣＰＵ１はステップ８０２にて
上記ステップ８０１の処理を全ての検索対象文書に対し
て行ったか否かを判定し、行っていない場合はステップ
８０１に戻り、行った場合はステップ８０３へ進んで、
メモリ領域Ｄ内に記憶した文書名を表示制御装置７を介
して表示装置６の画面に表示して処理を終了する。

【００１２】次に利用者は表示装置６の画面に表示され
たキーワードに対応する種類の文書名の中から所望の文
書名をキーボード４を操作して選択し、これを呼び出す
操作を行うと、ＣＰＵ１は指定された文書名に対応する
文書を外部記憶装置インタフェース１２を介して外部記
憶装置１１から呼び出し、これを表示制御装置７を介し
て表示装置６の画面に表示する。

【００１３】本実施例によれば、利用者は文書を保存す
る時、キーワードを用いず通常の文書名にて保存してお
いても、呼び出し時に文書の種類を暗示するような適当
なキーワードを入力してやれば、後は装置が前記キーワ
ードが暗示する種類の保存文書名を自動的に検索して表
示装置６に表示するため、保存文書の種類別の検索を容
易に行うことができる。しかも、文書保存時はキーワー
ドを用いることなく、種類別の呼び出しを行いたい時の
み、利用者は適当なキーワードを入力してやりさえすれ
ば上記種類別の検索を行うことができるため、文書保存
時の装置の使い勝手を悪化させるようなことはない。
尚、本発明は文書作成装置の保存文書に適用するばかり
でなく、データベース等に文書やその他のデータを保存
した後、前記文書やデータを種類別に検索する装置等に
も同様に適用して、同様の効果を得ることができる。

【００１４】

【発明の効果】以上記述した如く本発明の文書作成装置
及び保存文書検索方法によれば、キーワードを用いるこ
となく保存した文書を、呼び出し時に適当なキーワード
を用いて種類別に検索することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書作成装置の一実施例を示したブロ
ック図。

【図２】図１に示したＣＰＵがキーワードから文書の種
類を示す語句を抽出する処理を示したフローチャート。

【図３】図１に示したメモリ領域Ａの記憶内容例を示し
た図。

【図４】図１に示したＣＰＵの検索対象文書の種類を判
別する処理を示したフローチャート。

【図５】図１に示したメモリ領域Ｂの記憶内容例を示し
た図。

【図６】図１に示したメモリ領域Ｃの記憶内容例を示し
た図。

【図７】図１のＲＯＭ内に格納されている文書種類辞書
の内容例を示した図。

【図８】図１に示したＣＰＵが実行する種類別の文書検
索処理を示したフローチャート。

【図９】図１に示したメモリ領域Ｄの記憶内容例を示し
た図。

【符号の説明】

１…ＣＰＵ ２…ＲＯＭ ３…ＲＡＭ ４…キーボード ５…キーボードインタフェース ６…表示装置 ７…表示制御装置 ８…表示用ドッ
トメモリ ９…プリンタ １０…プリンタ
インタフェース １１…外部記憶装置 １２…外部記憶
装置インタフェース

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 入力文書をそれに付けた文書名をキーと
   して保存した後、前記文書名を指定することにより対応
   する文書を呼び出す機能を有する文書作成装置におい
   て、キーワードを入力する入力手段と、この入力手段に
   よって入力されたキーワードから文書の種類を暗示する
   語句を抽出する第１の抽出手段と、保存した各文書中の
   出現頻度が高い語句から前記各文書の種類を暗示する語
   句を抽出する第２の抽出手段と、前記第１、第２の抽出
   手段で抽出された語句を比較して共通な語句を有する前
   記保存文書の文書名を選択する選択手段と、この選択手
   段によって選択された文書名を出力する出力手段とを具
   備したことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 文書名をキーとして文書を保存した後、
   前記文書名を指定することによって対応する文書を検索
   する保存文書検索方法にあって、指定されたキーワード
   から文書の種類を暗示する語句を抽出すると共に、保存
   した各文書中の出現頻度が高い語句から前記各文書の種
   類を暗示する語句を抽出した後、前記キーワードから抽
   出した語句と前記各文書から抽出した語句とを比較して
   共通な語句を有する前記保存文書の文書名を選択し、こ
   の選択した文書名を出力することを特徴とする保存文書
   検索方法。