JPH04321169A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、通常文書および長文書
の編集機能を備えた文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書作成装置では、作成した文書
をフロッピーディスクに保存しておき、必要に応じて同
ディスクから読出すことができる。ここで、ディスクの
容量の関係上、１文書当たりに保存可能な文字数は予め
固定されている。例えば６４０ＫＢのディスク（３．５
インチ，２ＤＤ）では、１文書最大１６，０００字であ
り、これはＡ４サイズ、３６字２９行で書式設定した場
合に１５頁分に相当する。したがって、１５頁を越える
文書については、複数の文書に跨がって保存しなければ
ならない。

【０００３】そこで、通常文書および長文書の編集機能
を備えた文書作成装置が開発されている。これは、通常
文書モードと長文書モードとで、１文書当たりに保存可
能な文字数を変更して文書保存するものである。このよ
うな機能を用いれば、例えば１５頁を越えるような長い
文書でも、長文書モードを設定することにより、複数の
文書に跨がって保存するような事態を解消することがで
きる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来、
長文書モードで作成した長文書データを通常文書データ
に変換することはできなかった。このため、例えば後に
１つの文書を複数の文書に分割する場合において不具合
があった。また、逆に、通常文書モードで作成した通常
文書データを長文書データに変換することはできなかっ
た。このため、例えば後に複数の文書を合成して１つの
文書を作成する場合に不具合があった。

【０００５】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、簡単な操作で、長文書データから通常文書データ
への変換、また、通常文書データから長文書データへの
変換を可能として文書作成効率を向上させることのでき
る文書作成装置を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、第１の文書保
存形式を設定する通常文書モードおよび上記第１の文書
保存形式のｎ倍の文字数を有する第２の文書保存形式を
設定する長文書モードを備えた文書作成装置において、
文書保存手段に上記通常文書モードで作成された通常文
書データおよび上記長文書モードで作成された長文書デ
ータをファイル名と共に記憶させておき、文書変換指示
手段によって文書変換が指示された際に、上記文書保存
手段に現在保存されている上記長文書データのファイル
名の一覧表を表示し、選択手段によって上記一覧表の中
から変換対象となるファイル名が選択された際に、その
選択されたファイル名の長文書データを上記文書保存手
段から読出し、これを上記第１の文書保存形式に変換し
て新たなファイル名で上記文書保存手段に保存するよう
にしたものである。

【０００７】また、本発明は、第１の文書保存形式を設
定する通常文書モードおよび上記第１の文書保存形式の
ｎ倍の文字数を有する第２の文書保存形式を設定する長
文書モードを備えた文書作成装置において、文書保存手
段に上記通常文書モードで作成された通常文書データお
よび上記長文書モードで作成された長文書データをファ
イル名と共に記憶させておき、文書変換指示手段によっ
て文書変換が指示された際に、上記文書保存手段に現在
保存されている上記通常文書データのファイル名の一覧
表を表示し、選択手段によって上記一覧表の中から変換
対象となるファイル名が選択された際に、その選択され
たファイル名の通常文書を上記文書保存手段から読出し
、これを上記第２の文書保存形式に変換して新たなファ
イル名で上記文書保存手段に保存するようにしたもので
ある。

【０００８】

【作用】上記の構成によれば、長文書データから通常文
書データに変換でき、また、通常文書データから長文書
データへ変換できるため、通常文書モードまたは長文書
モードで作成された文書であっても、目的に応じて任意
の文書保存形式に変更することができる。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例に係
る文書作成装置を説明する。

【００１０】図１はその構成を示すブロック図である。 図１において、入力部１１は、文書作成に必要な各種の
情報を入力するためのキーボードである。この入力部１
１には、長文書データから通常文書データへの文書変換
を指示するための「第１の変換」キー１１ａ、通常文書
データから長文書データへの文書変換を指示するための
「第２の変換」キー１１ｂ、および各種の設定項目等を
選択するための「選択」キー１１ｃが設けられている。 入力制御部１２は、入力部１１によって入力される各種
情報の入力制御を行う。

【００１１】文書変換制御部１３は、「第１の変換」キ
ー１１ａによる文書変換指示により図３に示すような「
長文書」から「通常文書」への文書変換処理を行い、ま
た、「第２の変換」キー１１ｂによる文書変換指示によ
り図６に示すような「通常文書」から「長文書」への変
換処理を行う。ワークバッファ１４は、上記文書変換処
理に必要な各種のデータを一時記憶するメモリである。 文書メモリ１５は、例えばフロッピーディスクからなり
、通常文書データおよび長文書データをファイル名と共
に記憶する。この文書メモリ１５のデータ構造について
は、図２を参照して後述する。表示部１６は、ファイル
名一覧等を表示するディスプレイ装置である。

【００１２】図２は文書メモリ１５のデータ構造を説明
するための図である。同実施例では、第１の文書保存形
式を設定する通常文書モードおよび上記第１の文書保存
形式のｎ倍の文字数を有する第２の文書保存形式を設定
する長文書モードを備えている。すなわち、長文書モー
ドでは、１文書当たりに保存可能な文字数を増やすこと
ができる。例えば６４０ＫＢのディスク（３．５インチ
，２ＤＤ）において、通常文書モードでの１文書当たり
に保存可能な文字数を最大１６，０００字とすると、長
文書モードではその３倍の文字数が保存可能となる。

【００１３】ここで、文書メモリ１５には、図２（ａ）
に示すようにディレクトリ２１およびデータ領域２２が
設けられている。データ領域２２には、上述したように
通常文書モードで作成された通常文書データおよび長文
書モードで作成された長文書データがそれぞれの文書保
存形式で保存される。ディレクトリ２１には、同図（ｂ
）に示すようにｍ個（文書数であり、例えば最大「６３
」個）のファイル管理情報が格納される。このファイル
管理情報は、各文書データ毎のファイル名、ファイルサ
イズ、ファイル種類等の各種の情報からなる。ファイル
名は、文書保存時にユーザが入力する文書名を示す情報
である。ファイルサイズは、１文書を構成するデータの
長さを示す情報であり、「長文書」では「通常文書」よ
りもｎ倍（ここでは３倍）のサイズとなる。ファイル種
類は、「通常文書」または「長文書」の文書種類を示す
情報である。

【００１４】また、同図（ｃ）に示すように、長文書デ
ータは、通常文書データの保存単位でｎ分割（ここでは
３分割）され、ヘッダ情報と共に文書メモリ１５に保存
される。ヘッダ情報は、ファイル名、ファイルサイズ、
ファイル種類等の各種の情報からなる。ファイル名は、
文書保存時にユーザが入力する文書名を示す情報である
。ファイルサイズは、１文書を構成するデータの長さを
示す情報であり、「長文書」では分割された１文書分の
データのサイズとなる。ファイル種類は、「通常文書」
または「長文書」の文書種類を示す情報であり、「長文
書」では「通常文書」の単位で何文書から構成されてい
るのかを示す情報を含む。次に、同実施例の動作を説明
する。

【００１５】まず、図３乃至図５を参照して、「長文書
」から「通常文書」への文書変換を説明する。図３のフ
ローチャートに示すように、入力部１１の「第１の変換
」キー１１ａが操作されると（ステップＡ１）、その情
報は入力制御部１２を介して文書変換制御部１３に与え
られる。これにより、文書変換制御部１３は、文書メモ
リ１５をアクセスし、現在保存されている長文書データ
のファイル名の一覧表を表示部１６に表示する（ステッ
プＡ２）。詳しくは、図２（ａ）、（ｂ）に示すように
、ディレクトリ２１のファイル管理情報に基づいて、デ
ータ領域２２に格納されている長文書データを検索し、
そのファイル名を図４のように表示する。ユーザは、こ
の一覧表を見て、その中から「通常文書」に変換する「
長文書」のファイル名を選択する。この選択には、入力
部１１の「選択」キー１１ｃを用いる。

【００１６】「選択」キー１１ｃにより変換対象となる
ファイル名が選択されると（ステップＡ３）、文書変換
制御部１３はそのファイル名に従って文書メモリ１５か
ら当該長文書データを読出し、これをワークバッファ１
４に一時格納した後（ステップＡ４）、通常文書データ
の文書保存形式に変換する（ステップＡ５）。詳しくは
、図２（ｃ）に示すように、ヘッダ情報のファイルサイ
ズに従って長文書データを通常文書データの単位で分割
する。このような文書変換後、文書変換制御部１３は図
５に示すようなファイル名入力画面を表示部１６に表示
する（ステップＡ６）。ユーザは、このファイル名入力
画面を見て、新たなファイル名を入力する（ステップＡ
７）。文書変換制御部１３は、この入力されたファイル
名で上記文書変換後の長文書データを文書メモリ１５に
保存する（ステップＡ８）。この場合、上記ステップＡ
５の処理で長文書データが２文書以上に分割されていれ
ば、文書変換制御部１３はその文書数に応じてステップ
Ａ６からの処理を繰り返す（ステップＡ９）。

【００１７】このようにして、長文書データを通常文書
データの文書保存形式に変換することができる。したが
って、長文書モードで作成された文書であっても、簡単
な操作で、通常文書モードで作成された文書として使用
することができるものであり、これにより文書作成効率
が大幅に向上するものである。

【００１８】次に、図６乃至図８を参照して、「通常文
書」から「長文書」への文書変換を説明する。図６のフ
ローチャートに示すように、入力部１１の「第２の変換
」キー１１ａが操作されると（ステップＢ１）、その情
報は入力制御部１２を介して文書変換制御部１３に与え
られる。これにより、文書変換制御部１３は、文書メモ
リ１５をアクセスし、現在保存されている通常文書デー
タのファイル名の一覧表を表示部１６に表示する（ステ
ップＢ２）。詳しくは、図２（ａ）、（ｂ）に示すよう
に、ディレクトリ２１のファイル管理情報に基づいて、
データ領域２２に格納されている通常データを検索し、
そのファイル名を図７のように表示する。ユーザは、こ
の一覧表を見て、その中から「通常文書」に変換する「
長文書」のファイル名を選択する。この選択には、入力
部１１の「選択」キー１１ｃを用いる。

【００１９】「選択」キー１１ｃにより変換対象となる
ファイル名が選択されると（ステップＢ３）、文書変換
制御部１３はそのファイル名に従って文書メモリ１５か
ら当該通常文書データを読出し、これをワークバッファ
１４に一時格納する（ステップＢ４）。この場合、変換
対象が複数あれば、文書変換制御部１３はその文書数に
応じてステップＢ２からの処理を繰り返す（ステップＢ
５）。文書変換制御部１３は、このようにしてワークバ
ッファ１４に格納された通常文書データを長文書データ
の文書保存形式に変換する（ステップＢ６）。詳しくは
、図２（ｃ）に示すように、１文書だけ選択された場合
には、ヘッダ情報のファイル種類に「長文書」をセット
すると共に、文書数「１」をセットする。また、複数文
書選択された場合には、ヘッダ情報のファイル種類に「
長文書」をセットすると共に、そのとき文書数をセット
する。なお、ここでは「通常文書」の３倍を「長文書」
としているため、選択可能な文書数を３文書までとして
いる。

【００２０】このような文書変換後、文書変換制御部１
３は図８に示すようなファイル名入力画面を表示部１６
に表示する（ステップＢ７）。ユーザは、このファイル
名入力画面を見て、新たなファイル名を入力する（ステ
ップＢ８）。文書変換制御部１３は、この入力されたフ
ァイル名で上記文書変換後の通常文書データを文書メモ
リ１５に保存する（ステップＢ９）。この場合、上記ス
テップＢ３の処理で複数の文書が選択されていれば、文
書変換制御部１３はその文書数に応じてステップＢ７か
らの処理を繰り返す（ステップＢ１０）。これにより、
選択された文書が合成されて「長文書」となる。

【００２１】このようにして、通常文書データを長文書
データの文書保存形式に変換することができる。したが
って、通常文書モードで作成された文書であっても、簡
単な操作で、長文書モードで作成された文書として使用
することができるものであり、これにより文書作成効率
が大幅に向上するものである。

【００２２】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、簡単な操
作で、長文書データから通常文書データに変換でき、ま
た、通常文書データから長文書データへ変換できる。し
たがって、通常文書モードまたは長文書モードで作成さ
れた文書であっても、目的に応じて任意の文書保存形式
に変更することができ、これにより文書作成効率が大幅
に向上するものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る構成を示すブロック図
。

【図２】同実施例における文書メモリのデータ構成を示
す図。

【図３】同実施例における「長文書」から「通常文書」
への文書変換処理の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図４】同実施例における「長文書」から「通常文書」
への文書変換処理時のファイル名一覧画面を示す図。

【図５】同実施例における「長文書」から「通常文書」
への文書変換処理時のファイル名入力画面を示す図。

【図６】同実施例における「通常文書」から「長文書」
への文書変換処理の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図７】同実施例における「通常文書」から「長文書」
への文書変換処理時のファイル名一覧画面を示す図。

【図８】同実施例における「通常文書」から「長文書」
への文書変換処理時のファイル名入力画面を示す図。

【符号の説明】

１１…入力部、１１ａ…「第１の変換」キー、１１ｂ…
「第２の変換」キー、１１ｃ…「選択」キー、１２…入
力制御部、１３…文書変換制御部、１４…ワークバッフ
ァ、１５…文書メモリ、１６…表示部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　第１の文書保存形式を設定する通常文
   書モードおよび上記第１の文書保存形式のｎ倍の文字数
   を有する第２の文書保存形式を設定する長文書モードを
   備えた文書作成装置において、上記通常文書モードで作
   成された通常文書データおよび上記長文書モードで作成
   された長文書データをファイル名と共に記憶する文書保
   存手段と、上記長文書データから上記通常文書データへ
   の文書変換を指示する文書変換指示手段と、この文書変
   換指示手段によって上記文書変換が指示された際に、上
   記文書保存手段に現在保存されている上記長文書データ
   のファイル名の一覧表を表示する表示手段と、この表示
   手段によって表示された上記一覧表の中から変換対象と
   なるファイル名を選択する選択手段と、この選択手段に
   よって選択された上記変換対象となるファイル名の長文
   書データを上記文書保存手段から読出し、これを上記第
   １の文書保存形式に変換するデータ変換手段と、このデ
   ータ変換手段によって変換された上記長文書データを新
   たなファイル名で上記文書保存手段に保存する保存制御
   手段とを具備したことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】　　第１の文書保存形式を設定する通常文
   書モードおよび上記第１の文書保存形式のｎ倍の文字数
   を有する第２の文書保存形式を設定する長文書モードを
   備えた文書作成装置において、上記通常文書モードで作
   成された通常文書データおよび上記長文書モードで作成
   された長文書データをファイル名と共に記憶する文書保
   存手段と、上記通常文書データから上記長文書データへ
   の文書変換を指示する文書変換指示手段と、この文書変
   換指示手段によって上記文書変換が指示された際に、上
   記文書保存手段に現在保存されている上記通常文書デー
   タのファイル名の一覧表を表示する表示手段と、この表
   示手段によって表示された上記一覧表の中から変換対象
   となるファイル名を選択する選択手段と、この選択手段
   によって選択された上記変換対象となるファイル名の通
   常文書データを上記文書保存手段から読出し、これを上
   記第２の文書保存形式に変換するデータ変換手段と、こ
   のデータ変換手段によって変換された上記通常文書デー
   タを新たなファイル名で上記文書保存手段に保存する保
   存制御手段とを具備したことを特徴とする文書作成装置
   。