JPH04147370A - 文書作成機 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、文書の編集５校正５表示および印字を行なう
文書作成機に関する。

〔従来の技術〕

一般に、文書作成機は文書を作成するために文字を入力
する機能と、入力された文字を編集する機能と、編集中
の文書体裁を表示する機能と、作成された文書を記憶す
る機能と、作成された文書の内容を訂正する機能と、文
書を印字する機能を備えており、表示を見ながら文書の
作成や校正。

編集を行ない、文書を記憶したり、印字することができ
る。

第３図は従来の文書作成機の代表例のブロック図で、入
力手段１１と表示手段１２と印字手段１３と文書記憶手
段１４と制御手段１９とから構成されている。入力手段
１１は操作者の指示や文字等を入力する。表示手段１２
は入力された文字や編集状態等を表示する。印字手段１
３は与えられた文書データを印字する。文書記憶手段１
４は与えられた文書データを記憶する。制御手段１９は
操作者の指示に従って、入力された文字を文書データと
して編集し、編集した文書データを校正する。

以上の構成において、入力手段１１から入力された文字
は、制御手段１９によって文字データとして編集され、
表示手段１２で編集状態が表示される。編集された文書
データは、文書記憶手段１４によって記憶される。制御
手段１９によって編集された文書データまたは文書記憶
手段１４から呼出された文書データは、印字手段１３で
印字される。制御手段１９によって編集された文書デー
タまたは文書記憶手段１４から呼出された文書データは
、更に入力手段１１および制御手段１９によって文字列
の挿入、訂正、削除、移動、複写等が行われ、文書の内
容および体裁が校正される。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述した従来の文書作成機は、以前に作成した文書を手
直しして新規文書を作成する場合は、訂正すべき文字列
を探し出して訂正を行なうとか、複数箇所の訂正では文
字列の置換を一括変換処理で行っている。そこで、定型
文書、例えば仕様書や社内文書、契約書など同一名称が
頻繁にあり、かつ訂正すべき項目が決まっていることが
多い文書の場合は、文字列の訂正箇所が多数となり、文
字列の置換を一括変換処理で行っても、直し忘れがあっ
たり、操作者に複数回の訂正指示を行わせることで負担
をかけるとか、短時間で訂正が終わらないという欠点が
ある。

本発明の目的は以上の欠点を解決し、操作者の負担を少
なくシ、かつ直し忘れをなくシ、短時間で多数の訂正を
行える文書作成機を提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の文書作成機は、文書データの編集９校正１表示
および印字をする文書作成機において、文書データ内の
任意の文字列を変換項目として定義するフィールド定義
手段と、このフィールド定義手段により変換項目として
定義されたフィールドに対応して外部から与えられた置
換えデータを記憶する置換えデータ記憶手段と、文書デ
ータ内に変換項目として定義された任意の文字列をこの
置換えデータ記憶手段に記憶された置換えデータに変換
する置換え手段とを有することにより構成される。

〔実施例〕

次に本発明の実施例について図面を参照して説明する。

第１図は本発明の一実施例のブロック図、第２図（ａ）
、（ｂ）＋　　（ｃ）は第１図の説明のためにフィール
ド定義を文書データ中に付与した文書例を示す図、第２
図（ｄ）は置き換え内容を表形式で表示した表示例を示
す図である。

第１図の実施例は入力手段１１と表示手段１２と印字手
段１３と文書記憶手段１４とフィールド定義手段１５と
置換え手段１６と置換えデータ記憶手段１７と制御手段
１８とから構成されている。入力手段１１は操作者の指
示や文字等を入力する。表示手段１２は入力された文字
や編集状態等を表示する。印字手段１３は与えられた文
書データを印字する。文書記憶手段１４は与えられた文
書データを記憶する。フィールド定義手段１５は与えら
れた文書データ内の任意の文字に対して、変換対象フィ
ールドであることを定義し、定義されたフィールドに対
応して記憶するデータを生成する。置換えデータ記憶手
段１７は与えられた文書内の変換フィールドに対応した
置換えデータを記憶する。置換え手段１６は置換えデー
タ記憶手段１７から読出された置換えデータと文書記憶
手段１４から読出された文書データ内の変換フィールド
とを対応させて、項目ごとに一括変換する。制御手段１
８は操作者の指示に従って入力された文字を文書データ
として編集し、編集した文書データを校正する。

次に作成された文書データの手直しをして、新規文書を
作成する場合の第１図の実施例の動作について第２図（
ａ）、（ｂ）、（ｃ）、（ｄ）を参照して説明する。操
作者は初めに制御手段１８で、文書記憶手段１４から第
２図（ａ）。

（ｂ）、（Ｃ）で示す文書データを読出す。第２にフィ
ールド定義手段１５で、変換フィールドとする指定を行
う。まず、第２図（ａ）においては「元年」　「５月」
　「１５日」　「旧−０８０Ｊ　　ｒシステム部」　「
日型太部Ｊ　　ｒＡＢＣ計画開発」の文字列に対して、
順次変換フィールドとする指定を行うことで、変換フィ
ールドＮｏ、旧〜＃７を発生させ、置換えデータ記憶手
段１７に変換フィールドＮｏ、と対でこの文字列を記憶
させる。第２図（ｂ）においては、「元年」　「５月」
　「１５日Ｊ　　ｒＡＢＣ計画開発」ｒ　Ｈｌ−０８０
Ｊの文字列に対して、既に定義された変換フィールドＮ
ｏ、旧、ｔ１２　、＃３　、＃７　、ｔ１４を定義する
。同様に、第２図（Ｃ）においてもｒＡＢＣ計画開発Ｊ
　　ｒＨｌ−０８０Ｊの文字列に対して、変換フィール
ドＮｏ　、ｔｔ７　、＃４を定義する。第３にフィール
ド定義手段１５が置換えデータ記憶手段１７に記憶され
たデータに対し、入力手段１１によって訂正内容である
変換データを入力させ、第２図（ｄ）で示すような形式
で新規文書として必要な内容を揃えて、置換えデータ記
憶手段１７に記憶する。

第４に、置換え手段１６が置換えデータ記憶手段１７に
記憶されている変換フィールドＮｏ、と変換データを与
えられた文書に対して、変換フィールドＮｏ、ごとに変
換データで置きかえてゆく。以上、既作成済文書を手直
しして新規文書を作成する動作例を説明したが、定型文
書などで同一名称が数多く使用されている場合にも同一
変換フイールドＮｏ、を付与し、変換データを１回入力
するだけで複数の箇所が置換えられるため、直し忘れや
名称の統一が行える。

以上の説明においては、例として作成済文書に対して変
換フィールドを指定し、フィールドに対応した変換デー
タを第２図（ｄ）のように入力することで、−招入力デ
ータを定義したが、これに限られることはなく、変換フ
ィールＮｏ、の指定において、初めて定義する場合に変
換データを同時に定義し、２回目からは変換フィールド
Ｎｏ、のみを定義してゆくということでも同様の効果が
得られ、本発明の目的を達成することができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明の文書作成機によれば、文書
中に同一内容の訂正が多数あり、かつ複数の項目を訂正
する場合でも、直し忘れがなくなり、訂正内容の指示回
数が減ることで操作者の負担が大幅に減少し文書作成時
間を短縮するという効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例のブロック図、第２図（ａ）
ｔ　　（ｂ）＋　　（ｃ）は文書中に変換フィールドＮ
ｏ、の定義を与えた例を示す図、第２図（ｄ）は変換フ
ィールドと変換データとの対応表の例を示す図、第３図
は従来の文書作成機の代表例のブロック図である。 １１・・・入力手段、１２・・・表示手段、１３・・・
印字手段、１４・・・文書記憶手段、１５・・・フィー
ルド定義手段、１６・・・置換え手段、１７・・・置換
えデータ記憶手段、１８・・・制御手段。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書データの編集、校正、表示および印字をする文書作
   成機において、文書データ内の任意の文字列を変換項目
   として定義するフィールド定義手段と、このフィールド
   定義手段により変換項目として定義されたフィールドに
   対応して外部から与えられた置換えデータを記憶する置
   換えデータ記憶手段と、文書データ内に変換項目として
   定義された任意の文字列をこの置換えデータ記憶手段に
   記憶された置換えデータに変換する置換え手段とを有す
   ることを特徴とする文書作成機。