JPH03196363A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は文書作成装置に関し、特に文書処理に先立って
装置内に蓄積されている文書を検索する場合に、既に一
度検索を行った文書に関してはその検索結果をデータと
して保持するようにして、処理を簡単化した文書作成装
置に関する。

〔従来の技術〕

従来の文書作成装置において、多数の文書から目的とす
る文書を探す場合には、文書が登録されているメディア
（フロッピ、ハードディスクまたは光ディスク等）に存
在する文書名を表示し、その中からユーザが文書を選択
していた。

また、メディアに登録されている文書が多数ある場合に
は、ホルダ一番号２交書名、備考欄等の記載事項に基づ
く検索を行って、ある程度文書数を絞り込み、その検索
結果の文書一覧を表示して、その中からユーザが文書を
選択していた。

［発明が解決しようとする課題］ 上記従来技術の後者においては、同一の文書を探す場合
であっても、その文書を探す度に、全く同じ検索条件の
設定を行って、検索を行う必要があり、ユーザにとって
、著しく負担になるという問題があった。特に、文書数
が多い場合には、検索対象を絞り込むための検索条件も
複雑になる場合が多く、文書を検索する度にこのような
複雑な検索条件の設定を行わなければならず、ユーザの
精神的な負担は著しく大きなものとなっていた。

本発明は上記事情に鑑みてなされたもので、その目的と
するところは、従来の技術における上述の如き問題を解
消し、同一の文書を探す場合におけるユーザの負担を軽
減することが可能な文書作成装置を提供することにある
。

〔課題を解決するための手段］ 本発明の上記目的は、メディアに存在するすべての文書
に対応するデータを格納している文書台帳と検索台帳に
属するすべての文書のデータを格納している検索台帳と
を含むメモリ装置と、該メモリ装置のリードライトを行
う制御部と、文書一覧の表示制御を行う表示部と、前記
メモリ装置内に格納されている文書の検索制御を行う検
索処理部および入力を制御する入力処理部を有する文書
作成装置であって、前記検索処理部による検索の結果を
、新たに検索台帳に登録する検索台帳登録部と、該検索
台帳登録部により登録された新たな検索台帳を選択して
その内容を前記表示部により表示する検索台帳選択部を
設けたことを特徴とする文書作成装置によって達成され
る。

［作用］ 本発明に係る文書作成装置においては、最初に文書検索
を行った場合に、その検索結果をデータとして登録して
おくようにすることにより、次回からは検索台帳を指定
するだけで、検索対象文書を含んだ文書一覧が表示され
ることになり、文書の選択が容易になるというものであ
る。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細に説明する
。

第１図は、本発明の一実施例を示す文書作成装置のブロ
ック構成図である。図において、３はメモリ装置、４は
該メモリ装置３を制御するメモリ制御部、５は表示部６
を制御する表示制御部、７き検索処理部、８は検索条件
設定部、９はコマンド選択部１０を有する入力処理部、
１１は検索台帳登録部、１２は検索台帳名入力部、１３
は検索台帳選択部を、それぞれ、示している。

上述のメモリ装置３は、文書台帳メモリｌと検索台帳メ
モリ２で構成されている。文書台帳メモリ１には、第２
図に示す如く、メディアに存在するすべての文書に対応
するデータが格納されている。また、この文書台帳メモ
リ１には、各文書がどの検索台帳に属しているかを示す
データが格納されている。検索台帳メモリ２には、第３
図に示す如く、検索台帳に属するすべての文書のデータ
が格納されている。

以下、上述の如く構成された本実施例の動作を第４図〜
第６図に示すフローチャートに基づいて説明する。なお
、第４図は、全体の動作を示すフローチャート、第５図
、第６図は、それぞれ、第４図のステップ３２および３
０の詳細を示すフローチャートである。

文書選択時には、検索台帳選択部１３から、検索台帳を
選択する（ステップ２１）。検索台帳番号”　ｏ　”は
テンポラリで、検索台帳番号ＩＩ　Ｉ　Ｉ＋はデフォル
ト（無検索）となる。次に、メモリ制御部４を介して第
２図、第３図に示した文書台帳メモリ１．検索台帳メモ
リ２を参照して、選択した検索台帳に存在する文書名一
覧を、表示制御部５を介して表示部６に表示する（ステ
ップ２２）。表示後、入力処理部９からの入力が検索コ
マンドであれば、検索条件設定部８からの検索条件に従
い、検索処理部７が、メモリ制御部４を介して文書台帳
のデータの検索を行う（ステップ２３，２４．３１およ
び３２）。検索結果は、検索台帳ＩＩ　ＯＩ＋に登録さ
れ（ステップ３３）、その内容を文書一覧として表示す
る。なお、上述の検索処理については、後に詳述する。

また、入力コマンドが検索登録コマンドであれば、検索
台帳名入力部Ｉ２から検索台帳角を取得して、現在使用
されていない検索台帳の番号を取得する。更に、取得さ
れた検索台帳番号で、新たに検索台帳を作成する（ステ
ップ２５．２８〜３０）。

入力が文書番号である場合には、文書選択は終了しくス
テップ２６と３６）、他のコマンドであれば、他の処理
を実行する（ステップ２７と３５）。ここで、検索・登
録コマンドによって登録された新たな検索台帳は、前述
のステップ２１の検索台帳選択部１３による処理の対象
となる。

以下、第５図に基づいて、検索処理の詳細を説明する。

まず、検索台帳“′０″の文書番号の値をクリアする（
ステップ４１）。また、文書台帳の検索台帳番号パＯ″
′の欄をクリアする（ステップ４２）。これらは、次の
処理に対する準備である。次に、ｌを１として（ステッ
プ４３）、文書ｉが検索条件に合っているか否かを判断
し、合っている場合には、文書台帳の文書１の検索台帳
″Ｏ′″の値をセットするとともに、検索台帳”　ｏ　
”の文書番号１の値をセウトし、ｌの値を１加算する（
ステップ４５〜４８）。この動作を、該当するすべての
文書について行い、ｊ≦ｎ（ｎ：文書数）になったら終
了する。

次に、第６図に基づいて、登録処理の詳細を説明する。

まず、取得した番号の検索台帳の内容を初期化しくステ
ップ５１）、検索台帳パＯ″″の内容を指定の検索台帳
にコピーする（ステップ５２）。また、取得した検索台
帳糸を指定の検索台帳に設定する（ステップ５３）。次
に、Ｉを１としくステップ５４）、文書１の文書台帳で
の検索台帳番号”　ｏ　”の値を取得し、値がセットさ
れているか否かを判断し、セットされている場合には、
その値を文書１の指定の検索台帳の値で置き換え、１の
値を１加算する（ステップ５６〜５９）。この動作を、
該当するすべての文書について行い、１≦ｎ（ｎ：文書
数）になったら終了する。

以上が、本実施例の動作である。本実施例によれば、文
書検索を行った場合には、その検索結果を登録できるよ
うにしているので、新たな検索条件の設定を行うことな
しに、直接、文書検索結果の文書一覧を表示させること
が可能になり、ユーザの負担が大幅に軽減される。

なお、上述の実施例は一例として示したものであり、本
発明はこれに限定されるべきものではないことは言うま
でもない。

〔発明の効果］ 以上、詳細に説明した如く、本発明によれば、文書台帳
と検索台帳とを含むメモリ装置と、メモリ制御部と、文
書一覧表示部と、検索処理部およ入力処理部を有する文
書作成装置において、前記検索処理部による検索の結果
を、新たに検索台帳に登録する検索台帳登録部と、該検
索台帳登録部により登録された新たな検索台帳を選択し
てその内容を前記表示部により表示する検索台帳選択部
を設けたことにより、同一の文書を探す場合におけるユ
ーザの負担を大幅に軽減することが可能な文書作成装置
を実現できるという顕著な効果を奏するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示す文書作成装置のブロッ
ク構成図、第２図は文書台帳メモリの内容の一例を示す
図、第３図は検索台帳メモリの内容の一例を示す図、第
４図は実施例の全体の動作を示すフローチャート、第５
図、第６図はそれぞれ第４図のステップ３２および３０
の詳細を示すフローチャートである。 １：文書台帳メモリ、２：検索台帳メモリ、３：メモリ
装置、４：メモリ制御部、５：表示制御部、６：表示部
、７：検索処理部、８：検索条件設定部、９：入力処理
部、１０：コマンド選択部、ｌｌ：検索台帳登録部、１
２．検索台帳名入力部、１３コ検索台帳選択部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）メディアに存在するすべての文書に対応するデー
   タを格納している文書台帳と検索台帳に属するすべての
   文書のデータを格納している検索台帳とを含むメモリ装
   置と、該メモリ装置のリードライトを行う制御部と、文
   書一覧の表示制御を行う表示部と、前記メモリ装置内に
   格納されている文書の検索制御を行う検索処理部および
   入力を制御する入力処理部を有する文書作成装置であっ
   て、前記検索処理部による検索の結果を、新たに検索台
   帳に登録する検索台帳登録部と、該検索台帳登録部によ
   り登録された新たな検索台帳を選択してその内容を前記
   表示部により表示する検索台帳選択部を設けたことを特
   徴とする文書作成装置。