JPH03188555A - 文書処理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （目　　次　　） 概要 産業上の利用分野 従来の技術　　　　（第１１図乃至第１２図）発明が解
決しようとする課題 課題を解決するための手段　　　（第１図）作用 実施例　　　　　　　（第２図乃至第１０図）発明の効
果 〔概要〕 図表の中に文章を入れる必要がある文書の作成、編集、
あるいは印刷等を行う文書処理方式に関し、 文章データとフォーマットデータとを別々に作成し格納
させ、出力時に文章の大きさに合せて枠付けすることに
よって、文章の作成・更新作業時に文書作成のフォーマ
ット依存から解放できるようにすることを目的とし、 入力部から処理部にデータを入力させて編集処理した文
書情報を、文書ファイルに格納し、表示部または印刷部
等に出力する文書処理装置において、前記入力部には文
章データを入力させる文章作成手段とフォーマットデー
タを入力させるフォーマット作成手段とを各別に備え、
前記処理部には文章を作成あるいは更新する文章データ
処理手段とフォーマットデータを作成あるいは修正する
フォーマットデータ処理手段と文章データをフォーマッ
トデータによってマージ処理するマージ処理手段とを備
え、前記文書ファイル部には文章データを格納する文章
データ格納領域とフォーマットデータを格納するフォー
マットデータ格納領域とを各別に備え、前記表示部また
は前記印刷部等に出力するに際して、前記文章データ格
納領域から引き出した文章データと、前記フォーマット
データ格納領域から引き出したフォーマットデータとを
合成する場合に、文章データを書き込むべきフォーマッ
トデータの所定の位置を、文章データの大きさに合せて
フォーマットデータを調整し、その調整したフォーマッ
トデータに文章データを記入することにより文書を作成
させるような構成にしたものである。

〔産業上の利用分野　〕

本発明は、図表の中に文書を入れる必要がある文書の作
成、編集、あるいは印刷等を行う文書処理方式に関する
。

（従来の技術　） 従来、図表の中に文書を入れる必要がある文書処理方式
の場合、第１１図に示すように、その装置構成はデータ
を入力する入力部１と、入力されたデータを用いて必要
な文書作成処理をする処理部２と、その処理の結果を表
示する表示部３と、その処理の結果を必要に応じて印刷
する印刷部４と、処理部２により作成された文書を格納
するフロッピーディスク等を利用した文書ファイル５か
らなる。

その文書作成処理では、第１２図に示すように、入力部
１のキーにより文章データあるいはフォーマットデータ
（罫線文字）等を選択し文書情報として入力する（ステ
ップ１１）。処理部２ではＣＰＵ２ａを起動して入力部
１によって選択された文書番号の文書データを文書ファ
イル５から読み出しくステップ１２）、処理部２のメモ
リ２ｂに展開する（ステップ１３）。そのメモリ２ｂに
展開された文書データの１ペ一ジ分を画面に表示する（
ステップ１４）。

処理部２のＣＰＵ２ａは入力部ｌからのデータに従い表
示された文章を編集していく（ステップ１５）。入力部
１から終了キーが押下されて処理部２のＣＰＵ２ａが終
了指示であるかを判定する（ステップ１６）。処理部２
のＣＰＵ２ａは、終了指示でなければステップ１５の編
集処理を続ける。

処理部２のＣＰＵ２ａは、終了指示であれば更新された
文書の制御情報を修正し、文章データとフォーマットデ
ータとの対応をとってメモリ２ｂの格納内容を変更する
（ステップ１７）。

この時、更新したデータが１文書として格納できるデー
タ量を超えていないか判定しくステップ１８）、データ
量が超えていれば、表示部３の表示ユニットに必要なメ
ツセージを出して、オペレータに格納できるデータ量を
超えた文書を分割格納することを促し、文書を分割させ
る（ステップ１９）。データ量が超えていない場合ある
いは文書を分割した後、そのデータが１文章として格納
できるデータ量であれば、文書ファイル部５にその制御
情報とともにデータを格納する（ステップ２０）。

〔発明が解決しようとする課題　〕

上記従来の文書処理方式では、文章の作成および更新を
実行している場合には、文章データとフォーマットデー
タとが同一文章内にあるため、文章データの量が最初に
作成されたフォーマットの収容枠内よりも多くなると、
フォーマットデータを作り直さなければならなくなり、
文章の作成および更新等を終了して、文書ファイル部５
に格納しようとした時に、データ量が多くなりすぎて１
文書に格納できず、文書を分割格納しなければならない
。また、文章データとフォーマットデータとが同一文章
内に格納されるため、文章の作成および更新等を終了し
て、文書ファイル部５に格納しようとした時に、データ
量が多くなりすぎて１文書として格納できなくなった場
合には、その文書を分割してから格納するしか方法がな
かった等の問題点があった。

本発明は、上記問題点に鑑みて成されたものであり、そ
の解決を目的として設定される技術的課題は、文章デー
タとフォーマットデータとを別々に作成し格納させ、出
力時に文章の大きさに合せて枠付けすることによって、
文章の作成・更新作業時に文書作成のフォーマット依存
から解放できるようにした、文書処理方式を提供するこ
とにある。

（課題を解決するための手段　） 本発明は、上記課題を解決するための具体的な手段とし
て、文書処理方式を構成するにあたり、第１図に示すよ
うに、入力部３１から処理部３２にデータを入力させて
編集処理した文書情報を、文書ファイル３３に格納し、
表示部３４または印刷部３５等に出力する文書処理装置
において、前記入力部３１には文章データを入力させる
文章作成手段３１ａとフォーマットデータを入力させる
フォーマット作成手段３１ｂとを各別に備え、前記処理
部３２には文章を作成あるいは更新する文章データ処理
手段３２ａとフォーマットデータを作成あるいは修正す
るフォーマットデータ処理手段３２ｂと文章データをフ
ォーマットデータによってマージ処理するマージ処理手
段３２ｃとを備え、前記文書ファイル部３３には文章デ
ータを格納する文章データ格納領域３３ａとフォーマッ
トデータを格納するフォーマットデータ格納領域３３ｂ
とを各別に備え、前記表示部３４または前記印刷部３５
等に出力するに際して、前記文章データ格納領域３３ａ
から引き出した文章データと、前記フォーマットデータ
格納領域３３ｂから引き出したフォーマットデータとを
合成する場合に、文章データを書き込むべきフォーマッ
トデータの所定の位置を、文章データの大きさに合せて
フォーマットデータを調整し、その調整したフォーマッ
トデータに文章データを記入することにより文書を作成
させるものである。

〔作用〕

本発明は上記構成により、表示あるいは印刷のために、
処理部３２から文書データを出力する際、それぞれ個別
に文章データ格納領域３３ａに格納した文章データと、
フォーマットデータ格納領域３３ｂに格納したフォーマ
ットデータとを、文章データを書き込むべきフォーマッ
トデータの位置を、文章データの大きさに合せてフォー
マットデータを調節し、その後に文章データを書き込ま
せて、適正な大きさの枠組に文章データを収容させる。

〔実施例　〕

以下、本発明の実施例として文書をマージして出力する
場合について図示説明する。

第２図に示すように、実施例による文書処理方式の構成
は、データを入力する入力部４１と、入力されたデータ
を用いて必要な文書作成処理をする処理部４２と、その
処理の結果を表示する表示部４３と、処理部４２により
作成された文書を格納するハードディスクあるいはフロ
ッピーディスク等を利用した外部記憶装置としての文書
ファイル部４４と、作成された文書を必要に応じて印刷
する印刷部４５とからなる。

入力部４１には、文章データを作成する文章作成手段４
１ａと、フォーマットデータを作成するフォーマット作
成手段４１ｂとを備える。

処理部４２には、文章データの作成・編集処理をする文
章データ作成編集処理手段４２ａと、フォーマットデー
タの作成・編集処理をするフォーマットデータ作成編集
処理手段４２ｂと、表示部４３、文書ファイル部４４、
あるいは印刷部４５へ出力する場合に文章データとフォ
ーマットデータとのマージ処理をする文章データとフォ
ーマットデータのマージ処理手段４２ｃと、印刷部４５
へ必要なデータを出力して印刷させる印刷処理手段４２
ｄと、入力部４１、表示部４３、文書ファイル部４４、
あるいは印刷部４５とのデータの授受を制御するインタ
フェース処理手段４２ｅとを備える。

表示部４３には、処理部４２から出力された表示用デー
タを格納する表示メモリ４３ａと、表示用データを表示
するための液晶表示装置あるいはＣＲＴデイスプレィ等
の表示ユニット４３ｂを備える。

文書ファイル部４４には、文章データをそのデータに関
連する文書情報とともに格納する文章データ格納領域４
４ａと、フォーマットデータをそのデータに関連する文
書情報とともに格納するフォーマットデータ格納領域４
４ｂとを備える。

文章データ格納領域４４ａにおける文章データの格納形
式では、第３図（ａ）に示すように、格納すべきデータ
の文書番号４６ａと、格納すべきデータ種別を含む文書
制御情報４６ｂと、その文書のページ数４６ｃと、格納
すべき必要な長さの文章データ４６ｄとを含む。

この文章データ格納領域４４ａに文章データを格納させ
た場合を、第３図（ｂ）の例によって示すとすれば、文
書番号４６ａに「文書１」が格納され、文書制御情報４
６ｂのデータ種別欄に「文章」が格納され、ページ数４
６ｃに「１頁」が格納され、文章データ４６ｄに「官製
品出荷統計８く　・・・　」が格納されている。

フォーマットデータ格納領域４４ｂにおけるフォーマッ
トデータの格納形式では、第４図（ａ）に示すように、
格納すべきデータの文書番号４７ａと、格納すべきデー
タ種別を含む文書制御情報４７ｂと、その文書のページ
数４７ｃと、フォーマットデータの占有する領域を指定
するフィールド番号４７ｄと、開始座標の行と桁および
終了座標の行と桁によって指定するフォーマットデータ
の位置情報４７ｅと、罫線の種類を指定する罫線種類４
７ｆと、フォーマットデータの占有する領域の大きさ（
数量）を指定するフィールド量４７ｇと、さらに、これ
らのフィールド番号４７ｄ、位置情報４７ｅ、罫線種類
４７ｆ、およびフィールド量４７ｇを一組としてまとめ
たフィールドデータ４７ｈについて必要なだけ繰り返し
格納することができるようにする。

このフォーマットデータ格納領域４４ｂにフォーマット
データを具体的に格納させた場合を、第４図（ｂ）の例
によって示すとすれば、文書番号４７ａに「文書２」が
格納され、文書制御情Ｑ５４７ｂの種別に「フォーマッ
ト」が格納され、ページ数４７ｃに「１」が格納され、
つづいて最初のフィールドデータ４７ｈとして、フィー
ルド番号４７ｄに「１」が格納され、位置情Ｑ’５４７
ｅには開始座標として「３」行「Ｃ」桁が終了座標とし
て「０」行「０」桁が格納され、罫線種類４７ｆに「な
し」が格納され、フィールド量４７ｇに「不定」が格納
され、次のフィールドデータ４７ｈとして、フィールド
番号４７ｄに「２」が格納され、位置情報４７ｅには開
始座標として「５」行「１０」桁が終了座標として「７
」行「２０」桁が格納され、罫線種類４７ｆに「−」が
格納され、フィールド量４７ｇに「１０」が格納されて
、以後、同様にして必要なだけのフィールドデータ４７
ｈが順次に格納される。

このように構成した実施例による文書処理手順は、第５
図に示すように、入力部４１から文章データの入力をし
て文章作成をする（ステップ５１）。その後、処理部４
２から文書ファイル部４４へ作成した文章を出力して文
章データとして格納する。格納される文書データはフィ
ールドの開始、終了の制御コードによって各文字列を囲
み、シーケンシャルに文書ファイルに書き込まれる（ス
テップ５２）。

つぎに、入力部４１からフォーマットデータの入力をし
てフォーマット作成をする。この時にフォーマットデー
タを作成するとともに、フィールド番号とフィールド開
始位置を設定していく（ステップ５３）。その後、処理
部４２から文書ファイル部４４へ作成したフォーマット
を出力してフォーマットデータとして格納する（ステッ
プ５４）。

そのつぎに、入力部４１から制御情報を入力して、表示
または印刷しようとする文章データとフォーマットデー
タを、文書ファイル部４４の中の文章データ格納領域４
４ａとフォーマットデータ格納領域４４ｂのそれぞれの
中から選択する（ステップ５５）。

処理部４２では選択された文章データとフォーマットデ
ータを文書ファイル部４４から読み出す（ステップ５６
）。

読み出した文章データとフォーマットデータを、文章デ
ータとフォーマットデータのマージ処理手段４２ｃによ
って１つの文書の形に合成する（ステップ５７）。

マージ処理後、処理部４２では合成された文書データを
表示部４３および印刷部４５に出力する（ステップ５８
）。

ステップ５４のフォーマットデータ格納手順の詳細につ
いては、第６図に示すように、第４図（ａ）のフォーマ
ットデータの形式に従って、各フィールド毎に位置情報
、その枠組を構成する罫線の種類、このフィールドに格
納できるデータ量を持つようにする。

まず、作成されたフォーマットデータの先頭から１行づ
つデータを読み込む（ステップ６１）。

読み込んだ行の先頭からフィールド定義があるかを検証
していき、その定義があればフィールド番号４７ｄを出
力用フォーマットレコードに設定する。（ステップ６２
） その後、フィールド定義が枠組データ内にあるか調べる
（ステップ６３）。

フィールド定義が枠組データ内にある場合には、まず、
枠の開始位置とその桁位置をそのフィールド番号で指定
されるデータの位置情報４７ｅとして、それらの座標値
（行および桁）について設定しくステップ６４）、枠の
終了位置とその桁位置をそのフィールド番号で指定され
るデータの位置情報４７ｅとして、それらの座標値（行
および桁）について設定する（ステップ６５）。

ステップ６４および６５で設定した内容から枠組内に格
納できるデータ量を計算し、そのフィールド番号で指定
されるデータのフィールド量４７ｇに計算結果を設定す
る（ステップ６６）。

書き込むべき罫線文字種をそのフィールド番号で指定さ
れるデータの罫線種類４７ｆに設定する（ステップ６７
）。

この処理をフォーマットデータの最終データまで繰り返
し行った後、文書ファイル部４４に作成したフォーマッ
トデータとして書き出す（ステップ６８）。

ステップ６３において、調べたフィールド定義が枠組デ
ータでない場合には、まず、開始行位置とその桁位置を
そのフィールド番号で指定されるデータの位置情報４７
ｅとして、それらの座標値（行および桁）について設定
する。ただし、フィールド定義にセンタリング指定があ
る場合には、桁位置にｒＲＪを設定する（ステップ６９
）。

そのフォーマットデータが枠組データでないので、罫線
種類４７ｆには「なし」を設定し、フィールド量４７ｇ
に不定として「／」を設定する（ステップ７０）。その
後、ステップ６８へ移行する。

ステップ５７の文書のマージ処理手順の詳細については
、第７図に示すように、まず、フォーマットデータを文
書ファイル部４４への格納形式から表示部４３への表示
形式に復元する（ステップ７１）。

つぎに、文書ファイル部４４への格納形式になっている
文章データから１フイ一ルド分づつの文章データを取り
出す（ステップ７２）。

この取り出した文章データの１フイ一ルド分を、該当す
るフォーマットデータのフィールド番号で指定されるフ
ィールドデータ４７ｈのフィールド量４７ｇによって設
定されている格納可能データ量を、格納形式のフォーマ
ットデータから検索して比較する（ステップ７３）。

文章データ量がフィールド量４７ｇの設定した格納可能
データ量より多い場合には、復元したフォーマットデー
タの当該フィールド番号４７ｄのフィールドデータ４７
ｈについて、フィールドを含む行を、そのすぐ下に文章
データが格納できる分だけ行を複写する（ステップ７４
）。

当該フィールド番号４７ｄ以降のフィールドデータ４７
ｈに対してステップ７４で複写した行数分の開始行位置
と終了行位置の補正を行う。

（ステップ７５） 復元されたフォーマットデータの当該フィールドデータ
４７ｈにより指定された位置に該当する文章データを書
き込む（ステップ７６）。

ステップ７３の文章データ量がフィールド量４７ｇの設
定した格納可能データ量より少ない場合には、ステップ
７４．７５を飛び越してステップ７６へ移行する。

このようにして、文章データとフォーマットデータを別
々に作成し、格納しておき、必要に応じて、文章データ
とフォーマットデータをマージ処理して出力することが
できる。

この結果について、具体的なデータ例によって示すと、
第８図乃至第１０図のように、第８図（ａ）に示す文書
データの例を第９図（ａ）に示すフィールドデータ４７
ｈを設定したフォーマットデータの例に組み込み、第１
０図に示すマージデータを生成する場合には、まず、第
８図（ｂ）のように文章データを格納形式に変換して文
書ファイル部４４に格納し、第９図（ｂ）のようにフォ
ーマットデータを格納形式に変換して文書ファイル部４
４に格納し、その文書ファイル部４４から表示あるいは
印刷等の必要に応じて文章データおよびフォーマットデ
ータを呼び出し、文章データがフォーマットデータの該
当するフィールドデータ４７ｈに収まるように補正をす
る必要のあるものは、フォーマットデータの補正をして
、１フイールドづつ設定されている枠組を作り、その枠
内に文章データを書き込み、第１０図のように表題「議
事録」が枠外の表題位置に、議事内容の「議題」と「第
１０回　ＸＸ推進会議」、「日時」と「平成元年　９月
４日」、「場所」と「富士通沼津工場　Ａ会議室」等が
、枠内の各欄に書き込まれて所定の形態を有する文書デ
ータに纏められる。

これにより、文書データの作成にあたり、文章データと
フォーマットデータを各別に作成、格納したデータをマ
ージ処理して、所定の形態を有する文書データに纏める
ようにしたことにより、オペレータの作業を簡略化させ
て、作成あるいは更新に関わる時間を短縮でき、しかも
文書ファイル部４４の容量を削減することができる。

〔発明の効果　〕

以上のように本発明では、文書の作成・更新において、
フォーマットデータの枠組の大きさにとられれることな
く文章データが作成・更新でき、フォーマットデータの
書き直しによる労力と時間を削減することができて、作
業時間を短縮できるとともに、同一文書内にフォーマッ
トデータと文章データを格納しようとする時に起こる文
書の分割格納の手間と処理時間を短縮し、文書毎に格納
していたフォーマットデータ分の容量を大幅に削減する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の原理説明図、 第２図は、実施例による文書処理方式を示す構成図、 第３図は、実施例の文書ファイル部への文章データの格
納形式を示す説明図で、 （ａ）文章データの格納形式、 （ｂ）文章データの格納例、 第４図は、実施例の文書ファイル部へのフォーマットデ
ータの格納形式を示す図で、 （ａ）フォーマットデータの格納形式、（ｂ）フォーマ
ットデータの格納例、 第５図は、実施例による処理を示す流れ図、第６図は、
実施例によるフォーマットデータの格納処理を示す流れ
図、 第７図は、実施例による文書のマージ処理を示す流れ図
、 第８図は、実施例の具体的な文章データによって示す動
作説明図で、 （ａ）文章データの例、 （ｂ）文章データの文書ファイルへの格納例、第９図は
、実施例の具体的なフォーマットデータによって示す動
作説明図で、 （ａ）フォーマットデータの例、 （ｂ）フォーマットデータの文書ファイルへの格納例、 第１０図は、実施例の具体的なデータによって示すマー
ジ処理動作説明図、 第１１図は、従来例構成図、 第１２図は、従来における文書処理の流れ図。 ３１・・・入力部 ３１ａ・・・文章作成手段 ３１ｂ・・・フォーマット作成手段 ３２・・・処理部 ３２ａ・・・文章データ処理手段 ３２ｂ・・・フォーマットデータ処理手段３２ｃ・・・
マージ処理手段 ３３・・・文書ファイル部 ３ａ・・・文書データ格納領域 ３ｂ・・・フォーマットデータ格納領域４・・・表示部 ５・・・印刷部

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 入力部（３１）から処理部（３２）にデータを入力させ
   て編集処理した文書情報を、文書ファイル部（３３）に
   格納し、表示部（３４）または印刷部（３５）等に出力
   する文書処理装置において、 前記入力部（３１）には、文章データを入力させる文章
   作成手段（３１ａ）と、フォーマットデータを入力させ
   るフォーマット作成手段 （３１ｂ）とを各別に備え、 前記処理部（３２）には、文章を作成あるいは更新する
   文章データ処理手段（３２ａ）と、フォーマットデータ
   を作成あるいは修正するフォーマットデータ処理手段（
   ３２ｂ）と、文章データをフォーマットデータによって
   マージ処理するマージ処理手段（３２ｃ）とを備え、 前記文書ファイル部（３３）には、文章データを格納す
   る文章データ格納領域（３３ａ）と、フォーマットデー
   タを格納するフォーマットデータ格納領域（３３ｂ）と
   を各別に備え、前記表示部（３４）または前記印刷部（
   ３５）等への出力に際して、前記文章データ格納領域（
   ３３ａ）から引き出した文章データと、前記フォーマッ
   トデータ格納領域（３３ｂ）から引き出したフォーマッ
   トデータとを合成する場合に、文章データを書き込むべ
   きフォーマットデータの所定の位置を、文章データの大
   きさに合せてフォーマットデータを調整し、その調整し
   たフォーマットデータに文章データを記入することによ
   り文書を作成させることを特徴とする文書処理方式であ
   る。