JPH02226474A - 電子フアイリングシステムの入力処理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［概　要］ 電子ファイリングシステムに関し、 データの入力（登録）作業の効率化を目的とし、イメー
ジデータの入力に先立って、まず管理情報のみを連続し
て入力して管理情報ファイルに蓄積し、次にイメージデ
ータを順次入力する都度、当該イメージデータに対応す
る管理情報の一部を指定することにより、前記管理情報
ファイル中から該当する管理情報を検索し、該検索され
た管理情報と前記入力したイメージデータとを対応付け
てデータファイル手段に格納してい（ようにしたことを
特徴とする。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、各種書類や図面などのイメージデータを、そ
れらに付属する管理情報と対応付けてファイルに格納し
ておき、管理情報の一部を指定して関連データを検索表
示等することが可能な、電子ファイリングシステムに関
する。

〔従来技術〕

このような電子ファイリングシステムは近年、事務の合
理化、ペーパーレス化の波にのって広く普及し始めてい
る。電子ファイリングシステムの入力（登録）作業は、
イメージデータの入力処理と、各イメージデータに対応
する管理情報の入力処理との二つからなる。管理情報の
各項目は、後の検索の際にキーワードとなる大変重要な
項目である。

従来の入力処理は、イメージデータの入力処理と、その
イメージデータに付属する管理情報の入力処理とを交互
に繰り返して行っているため、作業効率が悪く、入力ミ
スも起こり易い。

特にシステム導入時の初期入力時などでは、大量のデー
タを短時間で入力する事が要求され、これを如何に効率
良く行うかが重要な課題となっている。

〔発明が解決しようとする課題〕

本発明は、電子ファイリングシステムへのデータ入力（
登録）処理を効率的に行うことを目的としている。

〔課題を解決する手段］ 第１図に示す如く、本発明では複数の管理情報のみを一
時的に記憶する管理情報ファイルと、該管理情報ファイ
ル中から所望の管理情報を検索する手段とを設け、まず
複数のデータについての管理情報のみを連続して一括入
力して管理情報ファイルに蓄積し、次いでイメージデー
タを１件づつ入力する都度、そのイメージデータに関す
るキーワードを指定して、前記管理情報ファイル中から
そのキーワードに対応する管理情報を検索し、それと前
記イメージデータとを対応付けてデータファイルに記憶
するようにしている。

〔作用〕

このように、まず管理情報のみを連続して一括入力する
ことにより、作業効率が向上し、イメージデータとの対
応付けは、キーワードを指定するのみで簡単に行うこと
ができる。

〔実施例］ 第１図は本発明の一実施例を示す概略ブロック図であり
、１はイメージデータを読み込むイメージスキャナ、２
はイメージデータや管理情報を表示するデイスプレィ、
３は管理情報を入力するキーボード、４はイメージデー
タと管理情報との対を記憶するデータファイル、５は管
理情報を一次記憶する管理情報ファイル、６はそれらを
制御°するための制御計算機、７は画面制御部、８は管
理情報検索部、９はモード制御部である。以下、図面を
参照しつつ、本発明における入力処理を説明する。

■先ず、複数の書類についての管理情報を一括してキー
ボード３より入力する。

管理情報としては第２図に例示するごとく、書類の文書
番号、文書名、登録日、担当者の従業員番号、その他任
意の項目でよい。入力に際しては、第２図の如き形態の
入力画面がデイスプレィ２に表示され、キーボード３よ
り順次各項目を入力する。１件についての入力項目を確
認し、入カキ−（図示せず）を押下すると、その管理情
報は管理情報ファイル５に一旦入力され、デイスプレィ
２には次の書類の管理情報入力のために、再度同一の入
力画面が表示される。

これを繰り返して、１０件の書類についての管理情報を
すべて入力する。

■次いで、イメージデータの入力モードに移る。

入力モードの変更は、キーボード３のファンクション・
キーによってもよいし、デイスプレィ２の画面中のアイ
コンなどによってもよく、任意の手段が利用可能である
。

■先ず任意の１件の書類をイメージスキャナ１により読
み込ませ、デイスプレィ２に表示する。

その際、イメージデータは表示制御部７中の画面バッフ
ァに保持される。正常に読み取られたか否かを画面で確
認し、所定のファンクションキーまたはアイコンを選択
すると、モード制御部９により管理情報対名付はモード
となり、第２図と類似の（同一でもよい）の管理情報入
力用の画面がデイスプレィ２に表示される。

■そこで、任意のキーワード、例えば従業員番号の欄を
入力し、所定のファンクションキー又はアイコンを選択
すると、検索手段８が動作してそのキーワードに対応す
る管理情報を管理情報ファイル５中より検索し、その情
報を画面に表示する。この管理情報も上記画面バンファ
に保持される。

利用者は画面を見て、その管理情報と金入力した書類と
の対応を確認した後、入カキ−を押下すると、上記イメ
ージデータと管理情報との対が、所定の形式に編集され
てデータファイル４に格納される。

■もし、前記キーワードにて検索される管理情報が複数
存在する場合は、その旨のメツセージを画面に表示し、
所定のファンクションキー又はアイコンの選択によって
順次画面に表示させ、該当する管理情報が表示された時
点で入カキ−を押下することにより、イメージデータと
管理情報との正しい対がデータファイル４に格納される
。

データファイル４への１件分の入力が終了すると、モー
ド制御部９によりイメージデータ入力モードに変更され
、画面には次の書類のイメージデータ入力を促すメツセ
ージが表示される。

以下、上記■〜■を必要な回数繰り返せばよい。

尚、上記検索部８はデータ入力時に管理情報ファイル５
から所望の管理情報を検索するための手段であるが、こ
れを−旦データファイル５に入力されたデータの検索手
段と共用することも可能である。

イ、３はキーボード、４はデータファイル、５は管理情
報ファイル、６は制御計算機である。

〔効果〕

以上述べた如く、本発明によれば管理情報の入力処理と
いう同一の作業を集中的に行うため、間違いも少なく、
効率的に処理が可能となり、またイメージデータの入力
時にも、管理情報との対応付けは簡単なキーワードの入
力のみでよいため、極めて容易に可能となる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例構成ブロック図、第２図は管
理情報入力画面の一例を示す図である。 図中、■はイメージスキャナ、２はデイスプレ本発明の
一実施例ブロック図 第 図 第 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 ファイルすべきイメージデータを入力する手段（１）と
   、 前記各イメージデータに付属する管理情報を入力する手
   段（３）と、 前記各イメージデータとそれに付属する管理情報とを対
   応付けて格納するデータファイル手段（４）と、 前記管理情報の少なくとも一部を指定することにより、
   対応するイメージデータを検索する手段（８）と、 前記検索されたイメージデータを表示する手段（２）と
   を有する電子ファイリングシステムのイメージデータの
   入力処理方式において、 複数の管理情報を一時的に記憶する管理情報ファイル手
   段（５）を設け、 イメージデータの入力に先立って、まず管理情報のみを
   連続して入力して前記管理情報ファイル（５）に蓄積し
   、 次にイメージデータを順次入力する都度、当該イメージ
   データに対応する管理情報の一部を指定することにより
   、前記管理情報ファイル（５）中から該当する管理情報
   を検索し、 該検索された管理情報と前記入力したイメージデータと
   を対応付けて前記データファイル手段（４）に格納して
   いくようにしたことを特徴とする電子ファイリングシス
   テムの入力処理方式。