JPH01306955A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野コ この発明は文書作成装置に関し、特に、文書中の所定位
置にデータベースから得られるデータを挿入する文書作
成装置に関する。

［従来の技術］ 従来、報告書等を作る目的で、ワードプロセッサにより
作成される文書中に日々更新されるデータベース内の最
新データを表にして挿入しようとする場合には、次のよ
うな操作が必要であった。

第６図に示すように、データベース検索用ソフトウェア
（以下、データベース検索ソフトという）５１を用いて
データベース５０を検索し所定のデータを得る。たとえ
ば、成る商品の月間売上げ高の最新データを検索すると
きには、オペレータかキー操作により商品名、売上げ高
等の項目からなる検索条件を指定する。次に、表計算用
ソフトウェア（以下、表計算ソフトという）５２を用い
てそのデータを表形式に変換し、表形式ファイル５３に
一旦格納する。ここまでの処理がデータベースの検索処
理ａである。

その後、文書作成用ソフトウェア（以下、文書作成用ソ
フトという）５４を用いてオペレータがキー操作により
文書の作成を行なう。このとき、その文書においてデー
タベース５０のデータを挿入すべき位置を指定する。す
なわち、文書中のデータ貼付位置に枠間けを行なう。た
とえば、報告書等において所定の箇所に商品の月間売上
げ高を表の形式で書込みたい場合には、オペレータが画
面上でその表を書込むべき位置を指定する。そして、文
書中の枠間けをしたデータ貼付位置に表形式ファイル５
３に格納された表形式データを挿入する。このようにし
て、所定箇所に表形式のデータが貼付けられた文書５５
が完成する。たとえば、最新の売上げ高データが表形式
にして貼付けられた報告書が作成される。ここまでの処
理がデータの貼イマｊ処理すである。

［発明が解決しようとする課題］ 上記のように、ワードプロセッサにより作成される文書
中にデータベースの最新データを挿入する場合には、デ
ータベースの検索処理ａおよびデータの貼付処理すが必
要であり、とちらの処理においてもオペレータによるキ
ー人力操作が必要であった。すなわち、文書を作成する
ごとに、データベースの検索処理ａおよびデータの貼付
処理すを繰返さなければならなかった。たとえば、毎月
成る特定の商品の売上げ高を示す報告書を作成する場合
には、商品名、売上げ高等の項目を特定する検索条件は
全く同じであり、また報告書の形式や売上げ高データを
表にして貼付ける枠間は位置も全く同じであるにもかか
わらず、オペレータはデータベースの検索処理ａおよび
データの貼イτｊ処理すを繰返すことが要求された。

この発明の目的は、データベースの検索処理および検索
されたデータの文書中への貼付処理を自動的に行なうこ
とができる文書作成装置を得ることである。

［課題を解決するための手段］ この発明に係る文書作成装置は、作成した文書中の所定
位置にデータベースから得られる情報を挿入する文書作
成装置であって、文書作成手段、記憶手段、登録手段、
検索手段、および情報挿入手段を備える。

文書作成手段は、文書の作成を行なうためのものである
。記憶手段は、文書作成手段により作成される文書にお
ける情報の挿入位置を記憶するものである。登録手段は
、データベースの検索条件を登録するものである。検索
手段は、登録手段に登録された検索条件に基づいて、デ
ータベースの検索を行なうものである。情報挿入手段は
、記憶手段に記憶、された挿入位置に基づいて、文書作
成手段により作成される文書中に検索手段により得られ
た情報を挿入するものである。

［作用コ この発明に係る文書作成装置の記憶手段には、文書中へ
の情報の挿入位置が記憶される。また、登録手段には、
データベースの検索条件が登録される。そして、文書作
成手段により作成された文書中において、記憶手段に記
憶された挿入位置に検索手段により得られた情報が自動
的に挿入される。したがって、検索条件を一度登録して
おくと、文書作成手段により作成される文書の所定箇所
に自動的にデータベース内の所定の情報が挿入される。

［実施例］ 以下、この発明の実施例を図面を用いて説明する。

第１Ａ図、第１Ｂ図および第２図はこの発明の一実施例
による文書作成装置の動作を説明するためのフローチャ
ートである。また、第３図はその文書作成装置の構成を
示すブロック図である。

まず、第３図を用いて、この実施例の文書作成装置のハ
ードウェア構成について説明する。第３図において、コ
ンピュータ１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ。

ＲＯＭおよび入出力インターフェイス等からなる。

コンピュータ１には、コンソール２、プリンタ３および
データベース４が接続されている。コンソール２は、第
４図に示すように、デイスプレィ２１およびキーボード
２２を含む。キーボード２２を操作することによって、
オペレータかデイスプレィ２１の画面上で文書を作成す
る。

第３図において、プリンタ３は、作成された文書を紙面
上に印刷するため等に用いられる。データベース４には
、日々更新される種々のデータが格納されている。コン
ピュータ１は、種々のソフトウェアを実行することがで
きる。コンピュータ１は、文書作成ソフト５を実行する
ことによりワードプロセッサとして働き、データベース
検索ソフト６を実行することによりデータベース４の検
索を行なう。文書作成ソフト５に基づいて作成される文
書に関する種々の情報は文書ファイル７に格納される。

また、データベース検索ソフト６は、データ処理手順登
録ファイル８に格納された自動実行プログラムに従って
、データベースの検索処理を自動的に実行する。

次に、第１Ａ図、第１Ｂ図および第２図を用いて、この
実施例の文書作成装置の動作について説明する。

データベース４から得られるデータが表形式で所定箇所
に挿入される文書を作成する場合には、最初に第１Ａ図
の処理が行なわれる。まず、コンピュータ１において文
書作成ソフト５を起動する。

オペレータは、キーボード２２を操作することによりデ
イスプレィ２１の画面上で文書の作成を行なう（ステッ
プＳｌ）。そして、データベース４から得られるデータ
を挿入すべき位置すなわち貼付位置２３をデイスプレィ
２１の画面上でカーソル２４により指定する（ステップ
Ｓ２）。これを枠開けという。その後、文書作成ソフト
５からデータベース検索ソフト６を起動する（ステップ
Ｓ３）。オペレータは、キーボード２２によりデータベ
ース検索条件およびデータ加工処理をキー人力する。た
とえば、成る商品の月間光」二げ高データを検索する場
合には、キーボード２２を操作することによりその商品
名、月間売上げ高等の項目をデータベース検索条件とし
て入力する。さらに、売上げ高の小計を求めたり前月比
を求めたりする処理をデータ加工処理として入力する。

入力されたデータベース検索条件およびデータ加工処理
は、データ処理手順登録ファイル８に自動実行プログラ
ムとして格納される（ステップＳ４）。その後、再び文
書作成ソフト５に制御が戻される（ステップＳ５）。ス
テップ８１〜ステツプＳ５の処理が登録フェーズＡであ
る。

次に、オペレータがデイスプレィ２１の画面上でデータ
の貼（＝１位置２３内にカーソル２４を移動させる（ス
テップＳ６）。これにより、第２図を用いて後述される
ように、データベース検索処理およびデータ加工処理が
自動的に実行されデータベース４の最新データがコンピ
ュータ１内に取込まれる（ステップＳ７）。さらに、そ
の取込まれたデータが文書中の貼付位置２３に自動的に
挿入される（ステップＳ８）。ステップ８６〜ステツプ
Ｓ８の処理が貼付フェーズＢである。このようにして作
成された文書に関する情報は第５図に示されるフォーマ
ットで文書ファイル７に格納される。そして、完成した
文書がプリンタ３により印字される。

同じ形式の文書を作成する場合には、次からは第１Ｂ図
に示される処理が行なわれる。まず、コンピュータ１に
おいて文書作成ソフト５を起動させる（ステップ５１１
）。そして、オペレータか、キーボード２２を操作する
ことにより文書ファイル７に格納された所定の情報をコ
ンピュータ１に取込む。これにより、デイスプレィ２１
の画面上に前に作成した文書が表示される。オペレータ
がその文書中の貼付位置２３内にカーソル２２を移　　
　′動させると（ステップ８１．２）、データベースの
検索処理およびデータの加工処理が自動的に実行され、
データベース４から最新データがコンピュータ１内に取
込まれる（ステップ８１３）。そして、文書中の貼付位
置２３にそのデータが自動的に挿入される（ステップ５
１４）。このようにして、最新のデータが表の形式で所
定箇所に挿入された文書が作成される。

したがって、第１Ａ図による処理を１度行なっておけば
、２回目からはデータベース検索処理、データ加工処理
およびデータの貼イ」処理などか自動的に実行される。

第５図は、文書ファイル７のフォーマットを示す図であ
る。第５図に示すように、文書ファイル７は、ファイル
ヘッダ７１、データベース貼付値置情報７２、データベ
ース情報ポインタ７３、文書データ制御情報７４、文書
データ７５、データベース情報７６から構成される。フ
ァイルヘッダ７１は、そのファイルの見出しとなるもの
である。

データベース貼付位置情報７２は、その文書においてデ
ータベースから得られるデータが表にして挿入される位
置を示すものである。データベース情報ポインタ７３は
、そのファイルにおいてデータベース情報７６が格納さ
れている位置を指定するものである。文書データ制御情
報７４は、文書作成を行なう際の種々の制御情報を示す
ものである。文書データ７５は、作成された文書がデー
タの形にされたものである。

データベース情報７６は、データ処理手順登録ファイル
名７６ａ１参照データベース名７６ｂ１および制御情報
７６ｃから構成される。データ処理手順登録ファイル名
７６ａは、その文書に関するデータベース検索条件およ
びデータ加工処理が自動実行プログラムとして登録され
たデータ処理手順登録ファイル８を指定するものである
。参照データベース名７６ｂは、その文書のデータベー
ス検索処理において参照すべきデータベース４を指定す
るものである。制御情報７６ｃは、データベースの検索
処理等において必要な種々の制御情報である。

次に、第１Ａ図のステップＳ７および第１Ｂ図のステッ
プ８１３に示される最新データの取込処理を第２図のフ
ローチャー１・を用いて詳細に説明する。

オペレータが、キーボード２２のキーを押下すると（ス
テップ５２１）、その押下されたキーが変更キー２５で
あるか否かか判断される（ステップ５２２）。この変更
キー２５は、キーボード２２に特別に設けられたキーで
あっても、また通常の文字キーまたは数値キーを用いて
もよい。押下されたキーが変更キー２５でない場合には
、他の処理が行なわれる（ステップ５２８）。押下され
たキーが変更キー２５である場合には、デイスプレィ２
１の画面上でカーソル２４が貼付位置２３内にあるかど
うかが判断される（ステップ８２３）。

カーソル２４が貼付位置２３の外にある場合には、他の
処理が行なわれる（ステップ５２９）。たとえば、カー
ソル２４がデイスプレィ２１の画面上に表示されたグラ
フの上にある場合には、所定のグラフ処理が行なわれる
。カーソル２４が貼付位置２３内にある場合には、第５
図に示された文書ファイル７内のデータベース情報７６
がコンピュータ１内に読込まれる（ステップ５２４）。

次に、コンピュータ１上でデータベース検索ソフト６が
起動され、文書ファイル７から読込まれたデータベース
情報７６がそのデータベース検索ソフト６に渡される（
ステップ５２５）。データベース検索ソフト６は、その
データベース情報７６に基づいて、データベース検索処
理およびデータ加工処理を自動実行する（ステップ５２
６）。

すなわち、データベース情報７６内のデータ処理手順登
録ファイル名７６ａに従ってデータ処理手順登録愛８に
格納された自動実行プログラムが読込まれ、所定のデー
タベース検索条件およびデータ加工処理によりデータベ
ース４の検索およびデ一夕の加工処理か自動的に実行さ
れる。そして、その検索結果および加工結果が文書作成
ソフト５内に取込まれる（ステップ５２７）。それによ
り、デイスプレィ２１の画面上に表示されている文書の
貼付位置２３にデータベース４から得られた最新のデー
タが表の形式で挿入される。

このように、第１Ａ図に示される登録フェーズＡおよび
貼付フェーズＢを１度行なっておけば、次からは第１Ｂ
図に示される処理を行なうたけてデータベース４中の最
新データが文書の所定位置に挿入される。したがって、
オペレータの労力が低減される。

［発明の効果］ 以上のようにこの発明によれば、データベースの検索条
件を予め登録しておくと、所定位置にデータベースから
得られる情報か挿入された文書が自動的に作成される。

したがって、使用者の労力が低減されることになる。

【図面の簡単な説明】

第１Ａ図および第１Ｂ図はこの発明の一実施例による文
書作成装置の動作を説明するためのフローチャートであ
り、第１Ａ図は１回目の動作を示し、’Ｍ　Ｉ　Ｂ図は
２回目以降の動作を示す。第２図は最新データの取込処
理を説明するためのフローチャートである。第３図はこ
の発明の一実施例による文書作成装置の構成を示すブロ
ック図である。 第４図は第３図に示されるコンソールの構成を示す図で
ある。第５図は第３図に示される文書ファイルのフォー
マットを示す図である。第６図はデータベースから得ら
れるデータを表の形式にして文書中に挿入する従来の方
法を示す図である。 図において、１はコンピュータ、２はコンソール、３は
プリンタ、４はデータベース、５は文書作成ソフト、６
はデータベース検索ソフト、７は文書ファイル、８はデ
ータ処理手順登録ファイル、２１はデイスプレィ、２２
はキーボード、２３は貼付位置、２４はカーソル、２５
は変更キー、７２はデータベース貼付位置情報、７６は
データベース情報を示す。 なお、各図中、同一符号は同一または相当部分を示す。 ８２図 デ二 キー押下 ・１史キーか？Ｎ０ ＹＥ、Ｓ　　　　　　　　　　　　　　　イ＠、＝＝）
、％ＳＷη−・力しくよ　　　　ＮＯ １あるか ？ ５２４　　　　　　ＹＥＳ　　　　　　　　　　　イｉ
　ｒ　％理８３図 只８Ａ丁 草４図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 作成した文書中の所定位置にデータベースから得られる
   情報を挿入する文書作成装置であって、文書の作成を行
   なうための文書作成手段、 前記文書作成手段により作成される文書における前記情
   報の挿入位置を記憶する記憶手段、前記データベースの
   検索条件を登録する登録手段、 前記登録手段に登録された前記検索条件に基づいて、前
   記データベースの検索を行なう検索手段、および 前記記憶手段に記憶された前記挿入位置に基づいて、前
   記文書作成手段により作成される文書中に前記検索手段
   により得られた情報を挿入する情報挿入手段を備えた、
   文書作成装置。