JP2000067073A - 文書管理装置および文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 構造化形式の文書データとリレーショナルデ
ータベースのデータとの対応情報を保持し、その対応情
報を参照して、文書データをリレーショナルデータベー
スへ転送する処理を行なう文書管理装置および文書管理
方法を得る。 【解決手段】 ワードプロセッサ等で作成した文書を構
造化形式で、その文書の属性情報と共に保持する文書情
報蓄積部１０１と、その文書情報蓄積部のデータを操作
する文書情報操作部１０２と、文書情報蓄積部のデータ
とリレーショナルデータベースのデータとの対応情報を
保持するデータ連携情報蓄積部１０６と、データ連携情
報蓄積部のデータを参照して、文書情報蓄積部のデータ
をリレーショナルデータベースへ転送する文書情報転送
処理部１０７とを備えた文書管理装置を構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、構造化形式で文
書を保管する文書管理装置に係わる。特に文書データと
リレーショナル型データベース（リレーショナルデータ
ベースとも言う）とのデータ連携機能を有する文書管理
装置および文書管理方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来例１．図１８は例えば、日軽情報シ
ステムが販売している文書管理システムＳＡＶＶＹのカ
タログに示された従来の文書管理装置および文書管理方
法である。図において、１２０１は文書属性と文書の情
報を蓄積する文書情報蓄積部、１２０２は文書情報蓄積
部１２０１の情報を操作する文書情報操作部、１２０３
は文書情報蓄積部１２０１で保持する文書を階層構造で
表示し、ユーザからの文書に対する操作コマンドを受け
付ける文書管理構造表示・操作コマンド受付処理部、１
０４は文書管理構造表示・操作コマンド受付処理部１２
０３がデータの表示、入力を行なう表示・入力装置、１
０５はリレーショナルデータベース、１２０４は文書情
報蓄積部１２０１の情報を文書情報操作部１２０２を用
いてリレーショナルデータベース１０５に登録するため
のユーザ定義転送プログラムである。

【０００３】次に、動作について説明する。文書情報蓄
積部１２０１は、ワードプロセッサ等で作成した文書を
その文書の属性情報と共に保存する。登録する文書の形
式は、例えば、テキスト，イメージ，バイナリと各種の
形式で登録可能である。最近は、文書をテキスト形式で
はあるが、ＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ Ｇｅｎｅｒａ
ｌｉｚｅｄ ＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）形式のよ
うに文書を構造化した形式で保持することも可能であ
る。ここでは、文書を構造化した形式で保持している場
合について述べられている。文書管理構造表示・操作コ
マンド受付処理部１２０３は、文書情報蓄積部１２０１
で管理している文書を階層構造で表示・入力装置１０４
に表示し、ユーザからの文書に対する操作コマンドを受
け付ける。次に、受け付けた操作コマンドに該当する処
理を文書情報操作部１２０２を用いて行う。構造化形式
で保存されている文書内容に対する構造化要素（タグ）
を用いた検索も可能である。構造化形式の文書データを
検索してリレーショナルデータベース１０５へ文書デー
タを転送する転送処理を行うためには、ユーザはその転
送処理専用のユーザ定義転送プログラム１２０４を作成
する。ユーザ定義転送プログラム１２０４は、この文書
管理装置が備えている文書情報操作部１２０２を用い
て、構造化形式の文書データを検索してリレーショナル
データベース１０５へ文書データを転送する転送処理を
行う。その際、転送処理の対象となる構造化形式の文書
データとリレーショナルデータベース１０５の各データ
の定義と、定義された構造化形式の文書データとリレー
ショナルデータベース１０５のデータの対応をユーザ定
義転送プログラムで指定しなければならないので、ユー
ザ定義転送プログラムは、転送処理毎に専用に用意しな
ければならなかった。

【０００４】従来例２．図１９は、特開平２−７７８７
２号公報に開示された「アクティブな機能を有する文書
処理装置」のソフトウェア構成の一部であるアクティブ
オブジェクトマネージャの詳細を示すブロック図であ
る。この「アクティブな機能を有する文書処理装置」
は、文書処理装置と外部のアプリケーションプログラム
とのデータ交換を効率よく行うための技術である。特開
平２−７７８７２号公報によれば、図１９において、ア
クティブオブジェクトマネージャＡＴＯＭ２３３０は、
操作定義解釈部２４１０，基本関数群２４２０，操作定
義オブジェクト群２４３０を主な構成要素とする。操作
定義解釈部２４１０は、図１９には図示しないＡＰ間通
信管理部、または編集処理系からメッセージを受け取
り、対応する定義オブジェクトを実行する。基本関数群
は定義オブジェクト内で呼び出される関数である。操作
定義オブジェクト群２４３０はシステムに登録されてい
る各種の操作定義オブジェクトからなる。それらは、例
えば、アプリケーションＡＰとのプロセス間通信を行う
ための定義オブジェクトプロセス間通信定義オブジェク
ト２４３１、文書データの参照や書き込みを行う文書操
作定義オブジェクト２４３２、文書データ間の関係を定
義してそれらのデータ間で演算を実行する計算定義オブ
ジェクト２４３３メモシートやノートシートを表示して
メモの参照やメモの書き込みを行うメモシート定義オブ
ジェクト２４３４、システムのベースとなる基本的な定
義がなされているシステム定義オブジェクトライブラリ
２４３５、システムの拡張機能が定義されているシステ
ム拡張定義オブジェクト２４３６等である。また、基本
関数群２４２０は、操作定義オブジェクト群２４３０の
ロード／セーブを行う。

【０００５】この特開平２−７７８７２号公報に開示さ
れた「アクティブな機能を有する文書処理装置」におけ
るアクティブな機能というのは、具体的には上記定義オ
ブジェクトプロセス間通信定義オブジェクト２４３１か
らシステム拡張定義オブジェクト２４３６であり、これ
らは文章データを操作するための基本的な操作レベルの
ものである。各オブジェクトのしくみ、内容についての
具体化はされていない。この従来例２には、文章データ
を他のリレーショナルデータベースへ転送するような機
能（機能を実行するためのオブジェクト）は具体的に示
されていない。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このように、従来の文
書管理装置は、文書を構造化形式で保存はするが、その
文書データを利用する目的で他のリレーショナルデータ
ベースにデータを転送するためには、文書データを検索
して、該当リレーショナルデータベースに転送する転送
プログラムを転送処理毎に個別に開発しなければならな
いという問題点があった。

【０００７】この発明は上記のような問題点を解決する
ためになされたものであり、構造化形式の文書データと
リレーショナルデータベースのデータとの対応情報を保
持することにより、転送専用のプログラムをその都度作
成しなくとも、保持している対応情報を参照して、文書
データをリレーショナルデータベースへ転送する処理を
行なうことができる文書管理装置および文書管理方法を
得ることを目的とする。

【０００８】また、構造化形式の文書データとリレーシ
ョナルデータベースのデータとの対応情報と、データ転
送タイミングとデータ転送対象文書情報を保持する転送
情報を保持し、それらの転送情報を参照して文書データ
をリレーショナルデータベースへ自動転送してくれる文
書管理装置および文書管理方法を得ることを目的とす
る。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明の文書管理装置
は、１つ以上のフィールドから構成されるリレーショナ
ルデータベースと構造化された文書とを連携させて記憶
させる文書管理装置において、上記構造化された文書の
内容を文書情報として保持する文書情報蓄積部と、上記
文書情報と上記リレーショナルデータベースを構成する
フィールドとの連携を定義する連携情報を保持するデー
タ連携情報蓄積部と、上記データ連携情報蓄積部の連携
情報を参照して上記文書情報として保持される文書の内
容を上記リレーショナルデータベースのフィールドへ転
送する文書情報転送処理部とを備えたことを特徴とす
る。

【００１０】上記文書管理装置は、さらに、上記文書情
報転送処理部を起動するための転送情報を保持する転送
情報蓄積部と、上記転送情報蓄積部に保持される転送情
報を参照して上記文書情報転送処理部を起動する転送処
理起動部とを備えたことを特徴とする。

【００１１】上記構造化された文書は、文書の構造を表
わす文書タグを含み、上記文書情報蓄積部は上記文書タ
グに関する情報を上記構造化された文書の属性を示す文
書属性情報として保持し、上記連携情報は上記文書タグ
に関する情報と上記リレーショナルデータベースのフィ
ールドとの対応を定義する情報であるとともに、上記文
書情報転送処理部は、上記連携情報を参照して、上記文
書タグを含む文書の内容を上記文書タグ単位で上記リレ
ーショナルデータベースのフィールドへ転送する転送処
理を行うことを特徴とする。

【００１２】上記データ連携情報蓄積部は、さらに、上
記文書の内容を変換するための変換仕様を上記連携情報
として保持するとともに、上記文書情報転送処理部は、
上記連携情報を参照して上記文書の内容を変換し上記リ
レーショナルデータベースのフィールドへ転送する値を
生成することを特徴とする。

【００１３】上記データ連携情報蓄積部は、さらに、上
記文書の内容を変換する変換処理プログラムを定義する
情報を上記連携情報として蓄積するとともに、上記文書
情報転送処理部は、上記変換処理プログラムを定義する
連携情報を参照して上記変換処理プログラムを起動して
文書の内容を変換し上記リレーショナルデータベースの
フィールドへ転送する値を生成することを特徴とする。

【００１４】上記変換処理プログラムは、文書毎に定義
されることを特徴とする。

【００１５】上記変換処理プログラムは、上記リレーシ
ョナルデータベースのフィールド毎に定義されることを
特徴とする。

【００１６】上記リレーショナルデータベースは、１つ
以上のフィールドからなる複数のテーブルを備え、上記
連携情報は、一つの文書の文書情報に対して複数のテー
ブルへの対応を定義するとともに、上記文書情報転送処
理部は、複数のテーブルのフィールドへデータ転送を行
なうことを特徴とする。

【００１７】この発明の文書管理方法は、１つ以上のフ
ィールドから構成されるリレーショナルデータベースと
構造化された文書とを連携させて記憶させる文書管理方
法において、以下の工程を有することを特徴とする。 （ａ）構造化された文書をその文書の属性情報と共に文
書情報蓄積部に保持させる文書情報蓄積工程、（ｂ）上
記文書情報蓄積工程で保持された文書および属性情報と
上記リレーショナルデータベースとの対応情報を保持さ
せるデータ連携情報蓄積工程、（ｃ）上記データ連携情
報蓄積工程で保持された対応情報を参照して、上記文書
情報蓄積工程で保持された文書を上記リレーショナルデ
ータベースへ転送する文書情報転送工程。

【００１８】上記文書管理方法は、さらに、上記文書情
報転送工程を開始させるための情報を保持する転送情報
蓄積工程と、上記転送情報蓄積工程で保持された情報を
参照して上記文書情報転送工程を開始させる転送処理起
動工程とを有することを特徴とする。

【００１９】

【発明の実施の形態】実施の形態１．図１は、この発明
の実施の形態１を示す文書管理装置および文書管理方法
の構成図である。図１において、１０１は、ワードプロ
セッサ等で作成した文書を構造化形式で保持する文書情
報蓄積部であり、その文書の属性を示す属性情報（文書
属性とも言う）も文書の内容と共に保持する。１０２
は、この文書情報蓄積部１０１のデータを操作する文書
情報操作部、１０３は、文書情報蓄積部１０１で管理し
ている文書を文書情報操作部１０２の操作プログラムを
用いて木構造表示する処理や木構造で表示した文書に対
する操作コマンドの受付処理を行なう文書管理構造表示
・操作コマンド受付処理部、１０４は、文書管理構造表
示・操作コマンド受付処理部１０３が情報を表示ならび
に入力する表示・入力装置、１０５は、文書データの転
送先であるリレーショナルデータベース、１０６は、文
書情報蓄積部１０１のデータ（文書、文書属性）とリレ
ーショナルデータベースのデータとの対応情報を保持す
るデータ連携情報蓄積部、１０７は、データ連携情報蓄
積部１０６のデータを参照して文書情報操作部１０２を
用いることにより文書情報蓄積部１０１のデータをリレ
ーショナルデータベース１０５へ転送する文書情報転送
処理部、１０８は、文書情報転送処理部１０７から呼び
出される転送処理のためのユーザ定義プログラム群であ
る。

【００２０】前述したように、文書情報蓄積部１０１は
ワードプロセッサ等で作成した文書を構造化形式で、そ
の文書の属性を示す文書属性情報と共に保存する。図２
は、この文書情報蓄積部１０１で保持される文書情報の
一例を示す図である。図２に示す文書情報の一例におい
て、２０１は文書と一緒に保持する文書の属性情報（文
書属性とも言う）である。ここでは、文書属性２０１と
して、名称１０、タイプ１２、フォーマット１４、文書
型１６、最終変更日１８等の属性が明記されている。”
名称”とは文書の名前を示す属性である。”タイプ”と
は、文書がドキュメントかイメージかといった文書タイ
プを示す属性である。”フォーマット”とは、構造化形
式かワードプロセッサ、例えば、Ｗｏｒｄ（マイクロソ
フトのＷｏｒｄ ｆｏｒ Ｗｉｎｄｏｗｓ：Ｗｉｎｄｏ
ｗｓは米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏ
ｎの米国及びその他の国における登録商標）、一太郎
（株式会社ジャストシステムの登録商標）形式かといっ
た文書内容の保存形式を示す。”文書型”は、”フォー
マット”が構造化形式で保存されている文書に対しての
み指定される属性であり、文書の論理構造の型名を示す
属性である。”最終更新日”は、文書が最後に更新され
た日付を示す属性である。尚、ここにあげた文書属性
は、属性としては一例であり、これら以外の任意の属性
の追加も可能である。

【００２１】図２において、２０２は文書情報蓄積部１
０１で保持される文書内容である。文書内容は、文書属
性の”フォーマット”で指定された形式で蓄積される。
この実施の形態の文書情報蓄積部１０１は文書を構造化
形式で保存するが、構造化形式以外の形式の文書を蓄積
することも可能である。ここで、構造化形式の文書と
は、タグを持つ文書である。タグは、文書内容に対する
構造化要素であり、文書を構成する構成要素が担ってい
る文書中での役割を表現する。構造化形式の文書とは、
タグを文書要素に付加することにより、文書の論理的な
構造を表現する情報をもった文書である。図２の２０２
の例は、”名称”が”新着図書”という文書の内容を構
造化形式で示したものである。この文書には、”図書情
報”、”書名”、”著者”、”価格”、”サイズ”、”
概要”のタグが文書の構成要素に付加されている。タグ
は、”＜＞”で囲まれており、各タグに対応する文書の
構成要素は”＜＞”と”＜／＞”に囲まれた範囲とな
る。このように、タグ付き文書として蓄積することによ
り、文書中で必要とする文書の構成要素を計算機により
抽出することが可能である。

【００２２】前述したように、文書の論理構造の型名を
示すものが”文書型”１６である。文書は、その文書種
別に応じて定型化することができる。定型化された論理
的文書構造を定めたものが”文書型”である。図を用い
て、”文書型”の具体例を示す。図３、図４は、それぞ
れ、”図書情報”，”製品カタログ”という”文書型”
の論理構造を示す図である。図２の２２に示す文書属性
２０１から、文書属性”名称”が”新着図書”という文
書の”文書型”は”図書情報”だと分かる。この”図書
情報”の論理構造を図的に表現した一例が図３である。
図３では、”図書情報”という文書型の文書が、”書
名”、”著者”、”価格”、”サイズ”、”概要”の各
要素から構成されることを示している。図４では、”製
品カタログ”という文書型の文書が、”カタログコー
ド”、”カタログ名”、”製品コード”、”製品
名”、”製品図”、”仕様”等の各要素から構成される
ことを示している。

【００２３】次に、動作について説明する。文書情報操
作部１０２は、文書情報蓄積部１０１の文書情報を操作
するプログラムライブラリである。文書情報蓄積部１０
１の文書内容や文書属性などの文書情報を操作するに
は、この文書情報操作部１０２のプログラムライブラリ
を用いて行なう。この文書情報操作部１０２には、文書
属性ならびに文書内容の”検索”、”登録”、”更
新”、”削除”のそれぞれの処理に関する各種プログラ
ムが存在する。また、構造化形式の文書に対しては、そ
のタグ単位の文書データに対する”検索”、”登
録”、”更新”、”削除”を行なう各種プログラムが存
在する。

【００２４】文書管理構造表示・操作コマンド受付処理
部１０３は、文書情報蓄積部１０１に蓄積している文書
一覧を、文書情報操作部１０２のプログラムを用いて、
表示・入力装置１０４に表示する。図５は、文書情報蓄
積部１０１に蓄積している文書を表示・入力装置１０４
に一覧表示した場合の表示例である。文書情報蓄積部１
０１が、蓄積し、管理している文書を、図５では階層構
造で表示している。図５では、７３に示すように、現在
開いているフォルダは”本社”の”営業課”の”鈴木”
というフォルダである。７６，７８に示すように、その
フォルダの下に”新製品カタログ”と”新着図書”とい
う二つの文書が存在している。利用者は表示されたフォ
ルダと文書との階層構造をもとに、文書の登録や、各文
書に対する表示、削除といった操作コマンドを入力す
る。また、文書の属性や構造化形式の文書に対しては、
文書のタグの値を指定した文書検索などの操作コマンド
を入力する。文書管理構造表示・操作コマンド受付処理
部１０３はそれらの操作コマンドを受け付け、それらの
操作コマンドに必要な処理を行なう。文書情報をリレー
ショナルデータベースへ転送する文書情報転送コマンド
に対しては、文書情報転送処理部１０７へ処理を依頼
し、パラメータとして転送対象となる文書名のリストを
渡す。

【００２５】文書情報転送処理部１０７では、転送対象
である文書のデータを、データ連携情報蓄積部１０６の
データに基づいてリレーショナルデータベース１０５に
転送する。

【００２６】まず、データ連携情報蓄積部１０６が保持
する情報について、図６に従って説明する。図６におい
て、５０１は文書型毎の文書とリレーショナルデータベ
ースのテーブルの対応情報を保持する文書型・テーブル
対応定義部である。文書型・テーブル対応定義部５０１
では、文書型５０２に対して、その文書型をもつ文書デ
ータの転送先であるデータベーステーブル情報５０３と
転送のためのプログラム名５０４を定義する。データベ
ーステーブル情報５０３としては、データベースが存在
するサーバ名５０３ａ、データベース名５０３ｂ、対応
するテーブル名５０３ｃを指定する。データ転送を文書
情報転送処理部１０７に全て任せるのではなく、ユーザ
が定義したプログラムで処理させたい場合は、定義した
プログラム名をプログラム名５０４に定義する。

【００２７】ここで、図７を用いて、この実施の形態の
リレーショナルデータベースについて説明する。図７に
示すように、サーバ１１０は”ｈｏｎｓｙａ”、サーバ
１２０は”ａｓｈｉｔｅｎ”、サーバ１３０は”ｂｓｈ
ｉｔｅｎ”である。サーバ”ｈｏｎｓｙａ”には、図書
ＤＢ１１２、製品ＤＢ１１６の２つのデータベースがあ
る。図書ＤＢ１１２は、テーブルｂｏｏｋ１１４を有
し、製品ＤＢ１１６は、テーブルｐｒｏｄｕｃｔｓ１１
８を有している。サーバ”ａｓｈｉｔｅｎ”には、製品
ＤＢ１２２、売上ＤＢ１２６の２つのデータベースがあ
る。製品ＤＢ１２２は、テーブルｐｒｏｄｕｃｔｓ１２
４を有している。、サーバ”ｂｓｈｉｔｅｎ”には、製
品ＤＢ１３２、図書ＤＢ１３４の２つのデータベースが
ある。

【００２８】図６の文書型・テーブル対応定義部５０１
では、８０に示すように、”図書情報”という”文書
型”をもつ文書データの転送先データベースの、サーバ
名５０３ａは”ｈｏｎｓｙａ”、データベース名５０３
ｂは”図書ＤＢ”、テーブル名５０３ｃは”ｂｏｏｋ”
であることを定義している。同様に、８２に示すよう
に、”製品カタログ”という”文書型”をもつ文書デー
タの転送先データベースの、サーバ名５０３ａは”ａｓ
ｈｉｔｅｎ”、データベース名５０３ｂは”製品Ｄ
Ｂ”、テーブル名５０３ｃは”ｐｒｏｄｕｃｔｓ”であ
ることを定義している。さらに、８２では、プログラム
名５０４を”ａｄｄｐｒｏｄｕｃｔ”と定義している。
これは、データ転送を文書情報転送処理部１０７に全て
任せるのではなく、ユーザが定義した変換プログラムで
処理させたい場合に、変換プログラムとして定義したプ
ログラム名を５０４に記述する。

【００２９】さらに、一つの文書データを二つ以上のテ
ーブルに転送するには、文書型に対して複数のテーブル
を定義する。例えば、文書型・テーブル対応定義部５０
１では、８０に示すように、”図書情報”という文書型
に対しては、”ｈｏｎｓｙａ”サーバの”図書ＤＢ”
の”ｂｏｏｋ”テーブルに文書データを転送することを
定義しているが、”製品カタログ”という文書型に対し
ては、”ａｓｈｉｔｅｎ”サーバの”製品ＤＢ”の”ｐ
ｒｏｄｕｃｔｓ”テーブルに転送すること（図６の８
２）と”ｈｏｎｓｙａ”サーバの”製品ＤＢ”の”ｐｒ
ｏｄｕｃｔｓ”テーブルに転送すること（図６の８４）
との２つのテーブルへの文書データの転送を定義してい
る。”ａｓｈｉｔｅｎ”サーバへの転送に際しては、”
ａｄｄｐｒｏｄｕｃｔ”プログラムを利用することを定
義している。

【００３０】次に、文書の内容とデータベースのフィー
ルドとの対応について説明する。ここで、図８、図９を
用いて、リレーショナルデータベースのテーブルのフィ
ールドについて説明する。図８は、この実施の形態のリ
レーショナルデータベースのテーブル”ｂｏｏｋ”のフ
ィールドを示す図である。テーブル”ｂｏｏｋ”は、ｔ
ｉｔｌｅ１５０，ａｕｔｈｏｒ１５２，ｐｕｂｌｉｓｈ
ｅｒ１５４，ｐｒｉｃｅ１５６，ｓｉｚｅ１５８の各フ
ィールドを持つテーブルである。図９は、テーブル”ｂ
ｏｏｋ”のフィールドを定義する定義情報を示す図であ
る。図９に示すように、定義情報は、フィールド名１６
２、タイプ１６４、桁数１６６である。テーブル”ｂｏ
ｏｋ”では、ｔｉｔｌｅ１７０，ａｕｔｈｏｒ１７２，
ｐｕｂｌｉｓｈｅｒ１７４，ｐｒｉｃｅ１７６，ｓｉｚ
ｅ１７８等のフィールドを定義している。また、フィー
ルド毎に、フィールドのタイプと桁数を定義している。

【００３１】このように定義されたフィールドと文書の
構造との対応について、以下に説明する。図６におい
て、５０５は文書型毎に文書が持つ文書タグと文書型に
対応するリレーショナルデータベースのテーブルが持つ
フィールドとの対応を定義する文書タグ・フィールド対
応定義部である。文書タグ・フィールド対応定義部５０
５は文書型毎に定義される。文書タグ・フィールド対応
定義部５０５ではタグ名５０６に対して、対応するフィ
ールド情報５０７、タグ名５０６に対応する文書データ
を対応するフィールドに変換するに当り必要な簡単な変
換を定義する計算式（変換式）５０８、タグ名５０６に
対応する文書データを対応するフィールドの値に変換す
るのにユーザ定義のプログラムを必要とする場合はその
変換プログラム名５０９を定義する。フィールド情報５
０７としては、フィールド名５０７ａ、フィールドのタ
イプ５０７ｂ、フィールドの桁数５０７ｃを定義する。
また、変換式５０８と変換プログラム５０９の両方を定
義することはできない。また、文書タグに対応する文書
データを特にデータベースのフィールドに転送しない場
合は、フィールド情報５０７以降を未定義にしておく。

【００３２】図６の文書タグ・フィールド対応定義部５
０５では、例えば、”図書情報”という文書型に属する
文書タグと、サーバ”ｈｏｎｓｙａ”にあるデータベー
ス”図書ＤＢ”のテーブル”ｂｏｏｋ”の各フィールド
との対応を定義している。９４に示すように”価格”と
いう文書タグの文書データに対しては”ｐｒｉｃｅ”と
いう数値型のフィールドが対応しているが、”価格”が
示す値に１．０５を掛けた値をフィールド”ｐｒｉｃ
ｅ”の値とすることを定義している。また、”サイズ”
という文書タグをもつ文書データに対しては”ｓｉｚｅ
ｃｏｄｅ”というユーザ定義プログラムを用いることを
定義している。この場合、指定されたプログラム”ｓｉ
ｚｅｃｏｄｅ”の返却値（リターン値）をフィールド”
ｓｉｚｅ”の値とすることを定義している。また、”概
要”という文書タグを持つ文書データには対応するフィ
ールドが定義していないが、これは、特にこの”概要”
という文書タグを持つ文書データはデータベースフィー
ルドへの転送をしないことを定義している。

【００３３】次に、文書情報転送処理部１０７の詳細な
動作について、図１０、図１１を用いて説明する。図１
０、図１１は、文書情報転送処理部１０７の詳細な動作
を示す流れ図である。文書情報転送処理部１０７は、転
送対象文書名リストを参照して、転送すべき文書がある
かどうかチェックする。転送対象文書名リストは、予
め、用意されているものとする。また、転送処理が完了
すると、この転送対象文書名リストから文書名が削除さ
れるものとする。

【００３４】まず、転送対象文書名リストより未処理の
文書名を取り出す（Ｓ６０１）。全ての文書名に対して
処理を行って完了している場合は、未処理の文書名は存
在しないので、データ転送処理を終了する（Ｓ６０
２）。未処理の文書名が存在する場合は（Ｓ６０２）、
その文書名より、その文書の”文書型”、”文書内容”
を文書情報操作部１０２を用いて検索する（Ｓ６０
３）。そして、検索した”文書型”に対応するリレーシ
ョナルデータベースのテーブル情報をデータ連携情報蓄
積部１０６より検索する（Ｓ６０４）。検索結果よりテ
ーブル情報を取り出す（Ｓ６０５）。すべてのテーブル
に対して転送処理を行った場合は（Ｓ６０６）、Ｓ６０
１にもどり、次の処理に必要な未処理の文書名を取り出
す。未処理のテーブル情報が存在する場合は（Ｓ６０
６）、以下の転送処理を行う。

【００３５】文書型・テーブル対応定義部５０１のテー
ブル定義にユーザ定義のプログラム名５０４が指定され
ている場合は（Ｓ６０７）、ユーザ定義プログラム群１
０８の該当変換プログラム（プログラム名５０４により
指定されたプログラム）に文書内容を渡して文書データ
の転送処理を任せる（Ｓ６１０）。プログラム名５０４
が定義されていない場合は（Ｓ６０７）、データ連携情
報蓄積部１０６のデータを参照しながら、文書データか
ら文書タグで区切られた文書の要素を取り出して対応す
るフィールドとすることによりテーブルの１レコード情
報を生成する（Ｓ６０８）。次に、生成したそのレコー
ドを該当データベースのテーブルに登録する（Ｓ６０
９）。そして、次の処理を行うため、Ｓ６０５に戻り、
未処理のテーブル情報を取り出す。以上のように、文書
情報転送処理部１０７は文書データからリレーショナル
データベースへの転送を行う。

【００３６】次に、文書データよりテーブルの１レコー
ド情報を生成する処理（図１１のＳ６０８）の詳細動作
について図１２、図１３を用いて説明する。図１２、図
１３は、文書データよりデータベーステーブルの１レコ
ード情報を生成する処理の詳細動作を示す流れ図であ
る。まず、データ連携情報蓄積部１０６より文書型のタ
グとテーブルのフィールドに対応する文書タグ・フィー
ルド対応定義部に記憶された情報を検索する（Ｓ７０
１）。この検索結果より未処理のタグ関連情報を取り出
す（Ｓ７０２）。タグが存在しない場合は、全てのタグ
に対して処理が行われた場合であるので処理を終了する
（Ｓ７０３）。まだ、タグが存在する場合は（Ｓ７０
３）、以下の処理を行う。まず、タグに対応するフィー
ルド定義情報が存在しない場合（Ｓ７０４）は、次のタ
グ処理を行う（Ｓ７０２）。タグに対応するフィールド
定義が存在する場合は（Ｓ７０４）、タグに対応する文
書データを文書内容より取り出す（Ｓ７０５）。そし
て、変換プログラムが定義してある場合は（Ｓ７０
６）、取り出した文書データを引数にしてユーザ定義プ
ログラム群１０８に存在する該当変換プログラムを実行
してフィールド値を生成する（Ｓ７１０）。変換プログ
ラムが定義していない場合は（Ｓ７０６）、取り出した
文書データを指定されたフィールドのタイプ、桁に変換
してフィールド値を生成する（Ｓ７０７）。そして計算
式が定義してある場合は（Ｓ７０８）、型変換した値に
対して変換式を実行してフィールド値を修正する（Ｓ７
０９）。最後に、生成したフィールド値をテーブルのレ
コード情報として設定する（Ｓ７１１）。これをタグが
なくなるまで繰り返す（Ｓ７０２、Ｓ７０３）。

【００３７】図１４は、文書データをリレーショナルデ
ータベースのテーブル”ｂｏｏｋ”に転送した結果の一
例を示す図である。図１４は、図２の２０２に示した構
造化形式の文書データを、図６に示すデータ連携情報蓄
積部の定義内容に従って転送した結果例である。＜サイ
ズ＞のＡ４は、変換プログラム名５０９で指定された変
換プログラム”ｓｉｚｅｃｏｄｅ”により”１４”とい
う数値型２桁のコードに変換される。変換された値が”
ｓｉｚｅ”フィールドに登録されている。＜価格＞の
２，２００は文字型から数値型に変換され、計算式の定
義より１．０５倍した値の２３１０がフィールド”ｐｒ
ｉｃｅ”の値として登録されている。

【００３８】以上のように、この実施の形態では、ワー
ドプロセッサ等で作成した文章を構造化形式で、その文
章の属性情報と共に保持する文書情報蓄積部と、その文
書情報蓄積部のデータを操作する文書情報操作部と、文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報を保持するデータ連携情報蓄積部
と、データ連携情報蓄積部のデータを参照して、文書情
報蓄積部のデータをリレーショナルデータベースへ転送
する文書情報転送処理部を備えることを特徴とする文書
管理装置について説明した。

【００３９】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報として、簡単な変換計算式を定義
し、文書情報転送処理部にてその変換計算式を適用する
ことにより転送する各フィールドの値を生成することを
特徴とする文書管理装置について説明した。

【００４０】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報として、対応フィールド毎に変換用
の処理プログラム名を定義し、文書情報転送処理部にて
その処理プログラムを適用することにより転送する各フ
ィールドの値を生成することを特徴とする文書管理装置
について説明した。

【００４１】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報として、転送文書の種類毎に変換用
の処理プログラム名を定義し、文書情報転送処理部にて
その処理プログラムを適用することにより文書情報の転
送を行なうことを特徴とする文書管理装置について説明
した。

【００４２】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報として、一つの文章に対して複数の
データベーステーブルへの対応を定義し、文書情報転送
処理部にて複数のデータベーステーブルへデータ転送を
行なうことを特徴とする文書管理装置について説明し
た。

【００４３】以上のように、この実施の形態によれば、
文書タグを持つ構造化形式の文書データとリレーショナ
ルデータベースのデータとの対応情報を保持し、その対
応情報を参照して、文書データをリレーショナルデータ
ベースへ転送する処理を行なうようにしているので、対
応関係を定義するだけで文書データをリレーショナルデ
ータベースに転送することができる。

【００４４】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部の文書情報とリレーショナルデータベース
のデータとの対応情報として、簡単な変換計算式を定義
し、文書情報転送処理部にてその計算式を適用している
ので、ユーザは計算式の定義だけで文書データからの導
出値をテーブルのフィールド値とするデータの転送をお
こなわせることができる。

【００４５】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部の文書情報とリレーショナルデータベース
のデータとの対応情報として、対応フィールドに変換用
の処理プログラムを定義し、文書情報転送処理部にてそ
の処理プログラムを適用可能としているので、ユーザは
変換が複雑なフィールドについてはユーザ定義の変換プ
ログラムを定義するだけでよく、柔軟なデータ変換を行
なうことができる。

【００４６】また、データ連携情報蓄積部で保持する文
書情報蓄積部の文書情報とリレーショナルデータベース
のデータとの対応情報として、転送文書の種類毎に変換
用の処理プログラムを定義し、文書情報転送処理部にて
その処理プログラムを適用して文書情報の転送を行なう
ことにより、文書データからリレーショナルデータベー
スのデータへのかなり複雑な変換処理にも対処できる。
これにより、文書情報転送処理部でのデータ変換力を高
めると同時に、データ変換の一括管理を可能とする。

【００４７】実施の形態２．前述した実施の形態１で
は、変換対象文書の選出と変換の時間（タイミング）
は、利用者からの指示により行うようにしたものである
が、この実施の形態では、操作者が介在しなくとも自動
的にデータの転送をする文書管理装置ならびに文書管理
方法の実施の形態について説明する。

【００４８】図１５は、この実施の形態の、文書管理装
置ならびに文書管理方法の構成図である。図１５におい
て、１０１はワードプロセッサ等で作成した文書を構造
化形式で、その文書の属性情報と共に保持する文書情報
蓄積部、１０２はこの文書情報蓄積部１０１のデータを
操作する文書情報操作部、９０１はデータ転送を自動的
に起動するための情報を保持する転送情報蓄積部、９０
２は転送情報蓄積部９０１のデータを参照してデータ転
送を起動する転送処理起動部、１０５は文書データの転
送先であるリレーショナルデータベース、１０６は文書
情報蓄積部１０１のデータとリレーショナルデータベー
ス１０５のデータとの対応情報を保持するデータ連携情
報蓄積部、１０７はデータ連携情報蓄積部１０６の対応
情報を参照して文書情報蓄積部１０１のデータをリレー
ショナルデータベース１０５へ転送する文書情報転送処
理部、１０８は文書情報転送処理部１０７から呼び出さ
れる転送処理のためのユーザ定義プログラム群である。

【００４９】次に、動作について説明する。図１６は、
転送情報蓄積部９０１で保持するデータの一例である。
図１６において、１００１は文書データのリレーショナ
ルデータベースへのデータ転送を起動するタイミングを
示しており、１００２は転送の対象となる文書の指定で
ある。１００１で示す起動のタイミングは、日時を表
す”年”１００１ｄ、”月”１００１ｃ、”日”１００
１ｂと時間を表す”時分”１００１ａで、具体的に定義
する。例えば、毎日、毎月、毎年というように、特に日
付を限定する指定が無い場合は”年”１００１ｄ、”
月”１００１ｃ、”日”１００１ｂの定義はしない。時
間の指定は必須である。１００３では、毎日”１７：０
０”を、１００４では毎月”２８日”の”９：３０”を
起動のタイミングとして定義している。１００２の対象
文書指定は、文書属性または文書タグを用いた検索式で
記述する。１００３では、文書の名称が”新着図書”
で、作成日が今日（”ＴＯＤＡＹ”）の文書を転送対象
として指定している。１００４では所有者は”鈴木”
で、文書型が”図書情報”で、タグの＜書名＞に”料
理”という文字列を含む文書を転送対象としている。
尚、ここでは、名称、作成日、所有者、文書型は文書属
性を、＜書名＞は文書のタグを、“ ”で囲まれたもの
は文字列を、ＴＯＤＡＹは今日を意味するシステム変数
を、＊は０個以上の文字列を意味するものである。

【００５０】次に、転送処理起動部９０２の詳細な動作
を図１７を用いて説明する。転送処理起動部９０２は、
定期的に転送情報蓄積部９０１の起動のタイミング１０
０１を調べ、該当するものを検索する（Ｓ１１０１）。
該当した転送定義がなくなるまで以下の処理を繰り返す
（Ｓ１１０２、Ｓ１１０３）。まず、対象文書指定１０
０２の記述に従い、文書情報操作部１０２を用いて対象
文書名を検索する（Ｓ１１０４）。次に、検索した文書
名を転送対象文書名リストとして文書情報転送処理部１
０７に渡し、データ転送の依頼をする（Ｓ１１０５）。

【００５１】文書情報転送処理部１０７は、実施の形態
１で説明したように、データ連携情報蓄積部１０６の情
報を参照し、ユーザ定義プログラム群１０８を利用しな
がら、文書データをリレーショナルデータベース１０５
に転送する。転送処理の詳細については、実施の形態１
と重複するので、説明は省略する。

【００５２】以上のように、この実施の形態では、ワー
ドプロセッサ等で作成した文章を構造化形式で、その文
章の属性情報と共に保持する文書情報蓄積部と、その文
書情報蓄積部のデータを操作する文書情報操作部と、文
書情報蓄積部のデータとリレーショナルデータベースの
データとの対応情報を保持するデータ連携情報蓄積部
と、データ連携情報蓄積部のデータを参照して、文書情
報蓄積部のデータをリレーショナルデータベースへ転送
する文書情報転送処理部と、文書情報転送処理部による
データ転送を起動するための情報を保持する転送情報蓄
積部と、転送情報蓄積部のデータを参照して転送を起動
する転送処理起動部を備えることを特徴とする文書管理
装置について説明した。

【００５３】この実施の形態の文書管理装置及び文書管
理方法によれば、データ転送を自動的に起動するタイミ
ングと転送対象文書指定をもつ転送情報蓄積部のデータ
を参照して、自動的に文書データをデータベースに転送
するようにしているので、ユーザがその都度操作を指示
する必要はなくなり、ユーザの作業を効率化することが
できる。

【００５４】実施の形態３．前述した実施の形態では、
構造化された文書がタグ付き文書である場合について説
明したが、タグ付き文書以外でも、構造化された文書で
あって、かつデータ構造の情報が得られる文書であれ
ば、この発明の文書管理装置及び文書管理方法を適用す
ることができる。その場合、そのデータ構造とデータベ
ースとの対応情報を予め記憶するデータ連携情報蓄積部
が必要なことは言うまでもない。

【００５５】

【発明の効果】以上のように、この発明の文書管理装置
および文書管理方法によれば、指示された文書に対し
て、文書データとリレーショナルデータベースのデータ
との対応情報を参照して、文書データを該当するリレー
ショナルデータベースのテーブルに登録する処理を行な
うので、ユーザがデータ転送のためのプログラムを転送
処理毎に個別に作成する必要はなくなり、作業を効率化
することができる。

【００５６】また、データ転送を行なうタイミングと転
送対象文書指定情報を保持し、指定されたタイミングに
指定された文書データを、データ連携情報として定義さ
れた内容に従ってリレーショナルデータベースへ転送す
るので、わざわざ同じ操作を定期的にする必要がなく、
作業を効率化することができる。

【００５７】また、文書がもつタグの値からリレーショ
ナルデータベースのテーブルのフィールドの値に変換す
る計算式をデータ変換時に適用するので、簡単な定義だ
けで文書データの値から導出した値をリレーショナルデ
ータベースのテーブルのフィールドに設定することがで
き、作業を効率化することができる。

【００５８】また、文書がもつタグの値からリレーショ
ナルデータベースのテーブルのフィールドの値を導出す
るプログラム名を定義しておけば、そのプログラムを処
理させてフィールド値を生成してくれるので、複雑な変
換に必要な部分のプログラムのみ作成すればよく、他の
部分のプログラムを作成する必要がないので、作業を効
率化することができる。

【００５９】また、転送文書の種類（文書型）に対応し
てリレーショナルデータベースのテーブルへの変換プロ
グラム名を定義しておけば、そのプログラムを処理させ
て文書データをデータベースに登録するので、複雑な転
送処理にも対応することができ、転送処理の柔軟性を向
上させる。

【００６０】また、転送文書の種類（文書型）に対応し
て複数のリレーショナルデータベースのテーブルへの変
換を定義しておけば、複数の手間をかけずに、一つの文
書のデータを複数のテーブルに転送することができ、作
業を効率化することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この発明の実施の形態による文書管理装置お
よび文書管理方法を示す構成図である。

【図２】 この発明の実施の形態において文書情報蓄積
部が保持する文書情報の一例を示す説明図である。

【図３】 この発明の実施の形態の”文書型”の論理構
造を示す図である。

【図４】 この発明の実施の形態の”文書型”の論理構
造を示す図である。

【図５】 この発明の実施の形態において文書情報蓄積
部が管理する文書管理構造を表示装置に表示させた一例
を示す説明図である。

【図６】 この発明の実施形態においてデータ連携情報
蓄積部が保持する情報の一例を示す説明図である。

【図７】 この実施の形態で使用されるリレーショナル
データベースの一構成例を示す図である。

【図８】 この実施の形態のリレーショナルデータベー
スのテーブル”ｂｏｏｋ”のフィールドを示す図であ
る。

【図９】 この実施の形態のテーブル”ｂｏｏｋ”のフ
ィールドを定義する定義情報を示す図である。

【図１０】 この発明の実施の形態における文書情報転
送処理部の動作を示す流れ図である。

【図１１】 この発明の実施の形態における文書情報転
送処理部の動作を示す流れ図である。

【図１２】 この発明の実施の形態における文書情報転
送処理部の動作の中の文書データよりテーブルの１レコ
ード情報を生成する動作を示す流れ図である。

【図１３】 この発明の実施の形態における文書情報転
送処理部の動作の中の文書データよりテーブルの１レコ
ード情報を生成する動作を示す流れ図である。

【図１４】 この発明の実施の形態における文書データ
を転送して登録したリレーショナルデータベースのテー
ブルの一例を示す説明図である。

【図１５】 この発明の実施の形態による文書管理装置
および文書管理方法を示す構成図である。

【図１６】 この発明の実施の形態における転送情報蓄
積部が保持するデータの一例を示す説明図である。

【図１７】 この発明の実施の形態における転送処理起
動部の動作を示す流れ図である。

【図１８】 従来の文書管理装置ならびに文書管理方法
を示す構成図である。

【図１９】 従来の文書処理装置を示す構成図である。

【符号の説明】

１０１ 文書情報蓄積部、１０２ 文書情報操作部、１
０３ 文書管理構造表示・操作コマンド受付処理部、１
０４ 表示・入力装置、１０５ リレーショナルデータ
ベース、１０６ データ連携情報蓄積部、１０７ 文書
情報転送処理部、１０８ ユーザ定義プログラム群、９
０１ 転送情報蓄積部、９０２ 転送処理起動部。

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 １つ以上のフィールドから構成されるリ
   レーショナルデータベースと構造化された文書とを連携
   させて記憶させる文書管理装置において、 上記構造化された文書の内容を文書情報として保持する
   文書情報蓄積部と、 上記文書情報と上記リレーショナルデータベースを構成
   するフィールドとの連携を定義する連携情報を保持する
   データ連携情報蓄積部と、 上記データ連携情報蓄積部の連携情報を参照して上記文
   書情報として保持される文書の内容を上記リレーショナ
   ルデータベースのフィールドへ転送する文書情報転送処
   理部とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 上記文書管理装置は、さらに、上記文書
   情報転送処理部を起動するための転送情報を保持する転
   送情報蓄積部と、上記転送情報蓄積部に保持される転送
   情報を参照して上記文書情報転送処理部を起動する転送
   処理起動部とを備えたことを特徴とする請求項１記載の
   文書管理装置。
3. 【請求項３】 上記構造化された文書は、文書の構造を
   表わす文書タグを含み、 上記文書情報蓄積部は上記文書タグに関する情報を上記
   構造化された文書の属性を示す文書属性情報として保持
   し、 上記連携情報は上記文書タグに関する情報と上記リレー
   ショナルデータベースのフィールドとの対応を定義する
   情報であるとともに、 上記文書情報転送処理部は、上記連携情報を参照して、
   上記文書タグを含む文書の内容を上記文書タグ単位で上
   記リレーショナルデータベースのフィールドへ転送する
   転送処理を行うことを特徴とする請求項１又は２に記載
   の文書管理装置。
4. 【請求項４】 上記データ連携情報蓄積部は、さらに、
   上記文書の内容を変換するための変換仕様を上記連携情
   報として保持するとともに、上記文書情報転送処理部
   は、上記連携情報を参照して上記文書の内容を変換し上
   記リレーショナルデータベースのフィールドへ転送する
   値を生成することを特徴とする請求項３記載の文書管理
   装置。
5. 【請求項５】 上記データ連携情報蓄積部は、さらに、
   上記文書の内容を変換する変換処理プログラムを定義す
   る情報を上記連携情報として蓄積するとともに、上記文
   書情報転送処理部は、上記変換処理プログラムを定義す
   る連携情報を参照して上記変換処理プログラムを起動し
   て文書の内容を変換し上記リレーショナルデータベース
   のフィールドへ転送する値を生成することを特徴とする
   請求項３記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】 上記変換処理プログラムは、文書毎に定
   義されることを特徴とする請求項５記載の文書管理装
   置。
7. 【請求項７】 上記変換処理プログラムは、上記リレー
   ショナルデータベースのフィールド毎に定義されること
   を特徴とする請求項５記載の文書管理装置。
8. 【請求項８】 上記リレーショナルデータベースは、１
   つ以上のフィールドからなる複数のテーブルを備え、上
   記連携情報は、一つの文書の文書情報に対して複数のテ
   ーブルへの対応を定義するとともに、上記文書情報転送
   処理部は、複数のテーブルのフィールドへデータ転送を
   行なうことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管
   理装置。
9. 【請求項９】 １つ以上のフィールドから構成されるリ
   レーショナルデータベースと構造化された文書とを連携
   させて記憶させる文書管理方法において、 以下の工程を有する文書管理方法 （ａ）構造化された文書をその文書の属性情報と共に文
   書情報蓄積部に保持させる文書情報蓄積工程、（ｂ）上
   記文書情報蓄積工程で保持された文書および属性情報と
   上記リレーショナルデータベースとの対応情報を保持さ
   せるデータ連携情報蓄積工程、（ｃ）上記データ連携情
   報蓄積工程で保持された対応情報を参照して、上記文書
   情報蓄積工程で保持された文書を上記リレーショナルデ
   ータベースへ転送する文書情報転送工程。
10. 【請求項１０】 上記文書管理方法は、さらに、上記文
    書情報転送工程を開始させるための情報を保持する転送
    情報蓄積工程と、上記転送情報蓄積工程で保持された情
    報を参照して上記文書情報転送工程を開始させる転送処
    理起動工程とを有することを特徴とする請求項９に記載
    の文書管理方法。