JP7300132B1 - 支給計算システム - Google Patents
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Abstract
Description
特許文献1記載の技術は、例えば、通勤交通費の新規申請が生じた場合に、予め設定された通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義に基づいて、自動で通勤交通費の支給額を計算する構成となっている。
そこで、本発明は、このような従来の技術の有する未解決の課題に着目してなされたものであって、同一の支給対象者の通勤経路の登録に際して支給情報を自動生成する登録処理と自動生成しない登録処理とを選択的に行うことができる支給計算システムを提供することを目的としている。
また、本システムは、単一の装置、端末その他の機器として実現するようにしてもよいし、複数の装置、端末その他の機器を通信可能に接続したネットワークシステムとして実現するようにしてもよい。後者の場合、各構成要素は、それぞれ通信可能に接続されていれば、複数の機器等のうちいずれに属していてもよい。
このような構成であれば、選択手段で第1登録処理が選択された場合は、申請された通勤経路に対して通勤経路承認処理及び支給情報承認処理を含む第1登録処理が実行され、選択手段で第2登録処理が選択された場合は、申請された通勤経路に対して通勤経路承認処理を含む第2登録処理が実行される。
〔発明3〕 さらに、発明3の支給計算システムは、発明1又は2の支給計算システムにおいて、前記第1又は第2登録処理を経て登録された通勤経路について、当該第1又は第2登録処理とは別に当該通勤経路に係る支給対象者の計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数に対応する交通費支給額を計算する交通費支給額計算手段と、前記交通費支給額計算手段で計算した交通費支給額に関する支給情報を生成する支給情報生成手段と、を備える。
〔発明4〕 一方、上記目的を達成するために、発明4の支給計算システムは、発明3の支給計算システムにおいて、前記通勤経路での通勤に要する交通機関の第1運賃及び当該第1運賃よりも割安な第2運賃を含む運賃に関する運賃情報を記憶する運賃情報記憶手段から、前記交通費支給額の計算に係る支給対象者の通勤経路に対応する運賃情報を取得する運賃情報取得手段と、前記支給対象者の通勤実日数又は通勤予定日数に関する通勤日数情報を記憶する通勤日数情報記憶手段から、計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数に関する通勤日数情報を取得する通勤日数情報取得手段と、前記第1又は第2登録処理を経て登録された通勤経路について、前記運賃情報取得手段で取得した運賃情報及び前記通勤日数情報取得手段で取得した通勤日数情報に基づいて、前記計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数に対応する交通費支給額を前記交通費支給額計算手段にて前記第1運賃で計算した場合の第1支給額及び当該計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数に対応する交通費支給額を前記交通費支給額計算手段にて前記第2運賃で計算した場合の第2支給額の大小を判定する判定手段と、を備え、前記支給情報生成手段は、前記判定手段の判定結果に基づいて、前記第1支給額及び前記第2支給額のうち低額な方の支給額に関する支給情報を生成する。
また、上記通勤実日数は、実際に通勤をした日数(実績日数)であり、通勤予定日数は、通勤をする予定の日数である。
〔発明5〕 さらに、発明5の支給計算システムは、発明1又は2の支給計算システムにおいて、支給対象者の利用する対象者端末と通信可能に接続され、
前記対象者端末からの実費申請要求に応じて、当該対象者端末からの前記第2登録処理を経て登録された通勤経路の情報及び当該通勤経路を利用した通勤実日数の情報を含む実費申請情報の取得処理、取得した実費申請情報に基づく交通費支給額の計算処理、当該交通費支給額に関する支給情報の生成処理並びに当該支給情報を承認する第2支給情報承認処理を含む実費申請処理を実行する実費申請処理実行手段を備える。
さらに、発明3の支給計算システムによれば、第1又は第2登録処理を経て登録された通勤経路について、第1又は第2登録処理とは別に計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数に対応する交通費支給額の計算及び当該交通費支給額に関する支給情報の生成を行うことができる。これにより、日割対象者の通勤状況に合わせて個別に支給情報の生成を行うことができるとともに、通常は定期券代による交通費の支給を受けている支給対象者でも例えば月の途中から通勤経路が変更となるような場合に、該当月について日割で計算するといったことが可能となる。
さらに、発明5の支給計算システムによれば、例えば、月ごとに各月の通勤実日数の交通費を実費で精算する支給対象者自らが対象者端末を介して実費申請を行うことができるので、交通費に関する業務を行う人事社員や総務社員などの手間を軽減することができる。
〔構成〕
以下、本発明の第1の実施の形態を説明する。図1乃至図14は、第1の実施の形態を示す図である。
まず、第1の実施の形態の構成を説明する。
図1は、第1の実施の形態に係るネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
インターネット199には、図1に示すように、通勤交通費を算出するサービス(以下、「通勤交通費算出サービス」と称す)を提供する通勤交通費算出サーバ100と、通勤交通費算出サービスを利用する企業の社員ごとに設置された社員端末200とが接続されている。
次に、通勤交通費算出サーバ100の構成を説明する。
図2は、通勤交通費算出サーバ100のハードウェア構成を示す図である。
通勤交通費算出サーバ100は、図2に示すように、制御プログラムに基づいて演算及びシステム全体を制御するCPU(Central Processing Unit)30と、所定領域に予めCPU30の制御プログラム等を格納しているROM(Read Only Memory)32と、ROM32等から読み出したデータやCPU30の演算過程で必要な演算結果を格納するためのRAM(Random Access Memory)34と、外部装置に対してデータの入出力を媒介するI/F(InterFace)38とで構成されており、これらは、データを転送するための信号線であるバス39で相互に且つデータ授受可能に接続されている。
〔社員端末200のハードウェア構成〕
社員端末200は、上記通勤交通費算出サーバ100のような据え置き型を想定した端末、または、スマートフォン、タブレットなどの携帯型の端末から構成されている。前者の場合、そのハードウェア構成は、上記通勤交通費算出サーバ100と同様となる。一方、後者の場合、そのハードウェア構成は、CPUと、アプリケーションソフトなどのプログラムやプログラムを実行するためのデータ等を格納しているROMと、ROM等から読み出したデータやCPUの演算過程で必要な演算結果を格納するためのRAMと、付属の各種装置に対してデータの入出力を媒介するI/Fとで構成されている。これらは、データを転送するための信号線で相互に且つデータ授受可能に接続されている。
〔各種テーブルについて〕
次に、通勤交通費算出サーバ100の記憶装置42に記憶されている各種テーブルについて説明する。
図3(a)~(d)は、企業マスタテーブル400、勤務先マスタテーブル402、社員情報マスタテーブル404及び乗物別支給ルールマスタテーブル405のデータ構造を示す図である。
企業マスタテーブル400には、図3(a)に示すように、企業ID及び適用開始日の組合せごとに1つのレコードが登録されている。各レコードは、企業ID、企業名、申請制御区分、社員グループ区分情報、適用開始日、適用終了日、最終更新日、最終更新者、その他の情報からなる主要情報が登録されている。
勤務先マスタテーブル402は、図3(b)に示すように、企業ID、勤務先ID及び適用開始日の組合せごとに1つのレコードが登録されている。各レコードは、企業ID、勤務先ID、勤務先名、通勤先住所、カレンダID、始業時刻、終業時刻、燃料単価種別ID、地図情報、適用開始日、適用終了日、最終更新日、最終更新者、その他の情報からなる主要情報が登録されている。
ここで、支給ルールIDは、支給ルールを識別するための情報であり、例えば、支給ルールごとに固有の番号(例えば数字のみ、文字や数字の組み合わせ)などから構成される。また、支給ルールは、通勤交通費の支給に係るルールである。また、乗物IDは、鉄道、バス、自動車、徒歩、バイク、自転車等の通勤に使用する乗物を識別するための情報であり、例えば、乗物の種類ごとに固有の番号(例えば数字のみ、文字や数字の組み合わせ)などから構成される。また、支給サイクルは、1ヵ月、3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月などの通勤交通費が支給されるサイクルを示す情報であり、支給基準金額月数は、1ヵ月、3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月などの支給基準金額を決定する情報である。また、課税計算種類は、課税対象とするか否かを判定する情報であり、公共交通機関(法令に準拠した課税計算)、交通用具(法令に準拠した課税計算)、全額課税などの種類を示す情報である。また、料金種別番号は、乗物の種類や駐車施設の種類ごとに設定されている番号である。
記憶装置42には、図4(a)~(d)に示すように、社員ごとの通勤経路の情報を登録する社員別経路情報テーブル406と、社員ごとの通勤交通費の支給情報を登録する社員別支給情報テーブル408と、社員ごとの日割通勤交通費の支給情報を登録する社員別日割支給情報テーブル410と、所属部署ごとの承認者及び代理申請者の情報を登録する部署情報テーブル412とが記憶されている。
ここで、日割IDは、日割情報を一意に特定するための情報であり、例えば、日割情報ごとに固有の番号(例えば数字のみ、文字や数字の組み合わせ)などから構成される。また、日割支給対象期間は、通勤交通費を日割で計算する対象期間を示す情報であり、支給対象日数は、支給対象期間のうち通勤交通費を日割りで支払う日数の情報であり、利用方向種別(片道/往復)は、支給対象期間に利用した経路方向種別を示す情報である。また、支払詳細情報は、運賃改定処理対象であるか否かを示す情報である。
ここで、承認者IDは、所属部署IDに対応する所属部署に所属する社員の通勤経路の申請について承認を行う権限を有する上司権限を有する社員の社員IDであり、代理申請者IDは、同じ所属部署に所属する他の社員について通勤経路の申請を代理で行うことができる権限を有する社員の社員IDである。
また、勤務実績情報は、社員ごとの各月の実際に勤務をした日及び勤務時間を含む情報であり、具体的には、通勤勤務を遂行した日及び勤務時間の情報、在宅勤務を遂行した日及び勤務時間の情報、通勤勤務を遂行した日の合計日数(以下、「通勤実日数」と称す)の情報、在宅勤務を遂行した日の合計日数の情報を含んでいる。ここで、勤務日の情報を含むことのメリットは、交通機関の運賃改定が発生した場合、勤務日に応じて改定前か後かを判断して、実態に合う金額の支給が可能となることである。なお、この構成に限らず、例えば、勤務時間の情報を含まない構成、在宅勤務を遂行した日数を含まない構成、合計日数の情報を含まない構成など他の構成としてもよい。
次に、第1の実施の形態の動作を説明する。
〔通勤経路情報新規申請処理〕
次に、社員が通勤経路情報を新規に申請する場合の通勤交通費算出サーバ100の動作について説明する。
図5は、通勤経路情報新規申請処理を示すフローチャートであり、図6は、申請情報入力画面600を示す図である。
CPU30は、ROM32の所定領域に格納されている所定のプログラムを起動させ、そのプログラムに従って、図5のフローチャートに示す通勤経路情報新規申請処理を実行する。
ステップS100では、社員端末200からの新規申請要求を受信したか否かを判定し、受信したと判定した場合(YES)は、ステップS102に移行し、そうでないと判定した場合(NO)は、受信するまで判定処理を繰り返す。
ここで、通勤経路情報の新規申請は、例えば、新入社員が初めて通勤経路情報を登録する場合、又は引っ越しをして通勤経路が変わった場合などに行われる。
これにより、社員端末200の表示装置には、図6に示す申請情報入力画面600が表示される。社員は、社員端末200を介して、図6に示す申請情報入力画面600等に、申請する通勤経路情報を入力する。申請情報入力処理は、具体的に、社員別経路情報テーブル406、社員別支給情報テーブル408及び社員別日割支給情報テーブル410に登録する情報の入力を受け付ける処理となる。すなわち、申請情報入力画面600では、通勤手段(乗物ID)、申請理由、自宅住所、経路方向種別等の通勤経路情報を入力することができるようになっている。経路方向種別は、具体的に、ドロップダウンリストに表示される「往路」、「復路」、「往復」の3つのうちから1つを選択して入力欄60に入力することができるようになっている。すなわち、往路しか利用しない場合、復路しか利用しない場合、往路と復路で通勤経路が異なる場合などに、往路、復路で個別に通勤経路情報を設定できるようになっている。また、図6の「経路のみ申請する」のチェックボックス63に示すように、通勤経路のみを申請することができるようになっている。
ステップS104では、社員端末200からの申請情報を受信したか否かを判定し、受信したと判定した場合(Yes)は、ステップS106に移行し、そうでないと判定した場合(No)は、ステップS122に移行する。
ステップS106に移行した場合は、受信した申請情報に基づいて、「経路のみ申請する」のチェックボックス63がチェックされているか否かを判定し、チェックされていると判定した場合(Yes)は、ステップS108に移行し、そうでないと判定した場合(No)は、ステップS110に移行する。すなわち、申請情報には、チェックボックス63がチェックされているか否かを示す情報(例えばフラグ情報)が含まれている。
一方、ステップS106において、「経路のみ申請する」のチェックボックス63がチェックされておらずステップS110に移行した場合は、受信した申請情報に含まれる通勤経路情報に基づいて支給情報を生成する。その後、ステップS112に移行する。
ステップS112では、ステップS104で受信した申請情報を社員別経路情報テーブル406に仮登録し、ステップS110で生成した支給情報を社員別支給情報テーブル408に仮登録する。その後、ステップS114に移行する。
ステップS114では、社員情報マスタテーブル404から、申請者の所属部署の情報(所属部署ID)を取得するとともに、部署情報テーブル412から、取得した所属部署IDに対応する承認先情報(承認権限を有する社員の社員ID)を取得して、ステップS116に移行する。
ステップS118では、承認先からの承認するか否かの情報に基づいて、申請情報又は申請情報及び支給情報が承認されたか否かを判定し、承認されたと判定した場合(Yes)は、ステップS120に移行し、そうでない場合(No)は、一連の処理を終了し、元の処理に復帰する。
これにより、「経路のみ申請する」が選択されている場合は、社員別経路情報テーブル406に仮登録されている申請情報が本登録される。一方、「経路のみ申請する」が選択されていない場合は、社員別経路情報テーブル406及び社員別支給情報テーブル408に仮登録されている申請情報及び支給情報が本登録される。ここで、本登録は、例えば、仮登録されている情報のステータスフラグを変更するなどによって行う。
以下、上記ステップS106の「No」及びS110~S120の処理を、「第1登録処理」と称し、上記ステップS106の「Yes」、S108、S114~S120の処理を、「第2登録処理」と称す。
次に、人事社員が、社員別支給情報テーブル408及び社員別日割支給情報テーブル410への支給情報の追加及び登録されている支給情報の修正を行う場合の動作を説明する。
図7は、支給情報追加・修正処理を示すフローチャートであり、図8は、社員情報一覧画面500を示す図であり、図9は、経路一覧画面800を示す図であり、図10は、支給情報一覧画面801の第1の例を示す図である。
ここで、通勤交通費算出サービスの提供ページに人事権限を有するアカウントでログインすると、人事権限を有する社員(以下、「人事社員」と称す)の社員端末200の表示装置には、サービスのトップページが表示される。このトップページには、図示省略するが、「申請」「社員情報」「一括処理」「業務マスタ」などのメインメニューボタンが表示されている。なお、図示省略するが、これらメインメニューボタンは常に画面上部に表示されており、トップページ以外のページからでも選択することが可能となっている。そして、人事権限を有する社員が、社員端末200を介して「社員情報」のメニューボタンを選択(マウスによる押下又は指によるタッチ等を)することで、表示装置には、図8に示す社員情報一覧画面500が表示される。ここで、人事社員は、通勤交通費の計算に係る業務を行う権限を有している。
CPU30は、ROM32の所定領域に格納されている所定のプログラムを起動させ、そのプログラムに従って、図7のフローチャートに示す支給情報追加・修正処理を実行する。
支給情報追加・修正処理は、CPU30において実行されると、図7に示すように、まず、ステップS200に移行する。
すなわち、図9に示す経路一覧画面800にて経路の修正ボタン80が選択された場合は、社員端末200の表示装置に、図10に示す支給情報一覧画面801が表示される。
図7に戻って、ステップS202に移行した場合は、社員端末200からの情報に基づいて、支給情報一覧画面801にて、追加ボタン82が選択されたか否かを判定する。そして、選択されたと判定した場合(YES)は、支給情報を設定するための支給情報設定画面(不図示)の画面情報を社員端末200に送信して、ステップS204に移行し、そうでないと判定した場合(NO)は、ステップS206に移行する。これにより、図示省略するが、社員端末200の表示画面には、支給情報設定画面が表示される。
支給情報追加処理としては、例えば、「経路のみ申請」を選択した場合に各月の勤務実日数に応じた日割支給情報を追加する処理、在宅勤務と通勤勤務とが混在する勤務形態の場合に、勤務実日数に応じた日割支給情報を追加する処理が該当する。加えて、例えば、月の途中から新しい通勤経路が利用される場合に、その月の新しい通勤経路の利用日数に応じた日割支給情報を追加する処理が該当する。
日割支給情報は、日割対象期間に発生した通勤交通費を日割で支給する場合に設定される情報である。従って、日割対象の期間を日割支給対象期間として設定する。
なお、申請した通勤経路を月の途中から利用する場合は、該当月の通勤対象期間が日割支給対象期間となる。例えば、6月15日から新たな通勤経路を利用して通勤する場合は、6月15日~6月30日が日割支給対象期間に設定される。一方、各月の交通費を日割で支給する社員や在宅勤務と通勤勤務とが混在する勤務体系(混在勤務体系)については、例えば、対象となる各月の期間が日割支給対象期間となる。例えば、6月1日~6月30日が日割支給対象期間として設定される。翌月以降も日割支給や混在勤務体系が継続する場合は、翌月以降についても、各月の期間が日割支給対象期間として設定される。
一方、ステップS202で、追加ボタン81が選択されずにステップS206に移行した場合は、社員端末200からの情報に基づいて、支給情報一覧画面801にて、選択支給情報について修正ボタン83が選択されたか否かを判定する。そして、選択されたと判定した場合(YES)は、支給情報設定画面(不図示)の画面情報を社員端末200に送信して、ステップS208に移行し、そうでないと判定した場合(NO)は、ステップS210に移行する。
ステップS208に移行した場合は、支給情報修正処理を実行して、一連の処理を終了し元の処理に復帰する。
ここで、支給情報修正処理は、支給情報設定画面にて既に入力された情報を修正する処理である。
ステップS212に移行した場合は、選択された他のボタンに対応する処理を実行して、一連の処理を終了し元の処理に復帰する。
〔支給情報生成処理〕
次に、日割交通費に関する支給情報の生成処理を実行する場合の通勤交通費算出サーバ100の動作について説明する。以下、日割交通費の計算対象期間を計算対象月として説明する。
支給情報生成処理は、CPU30において実行されると、図11に示すように、まず、ステップS300に移行する。
ここで、支給情報の生成指示は、支給情報追加・修正処理におけるステップS204の支給情報追加処理にて発行される指示が該当する。加えて、通勤交通費算出サーバ100に実装された一括処理機能にて支給情報の追加を一括処理する際に発行される指示が該当する。
ここで、通勤交通費算出サーバ100は、記憶装置42に記憶されている該当社員の企業ID、社員ID及び計算対象月に対応する勤務実績情報を取得する。勤務実績情報は、記憶装置42に例えばCSVファイル等の所定のファイル形式のファイルとして記憶しておき、図12の例に示すように、該当社員のCSVファイルを選択して取り込むことで取得することができる。この取込は、一括処理機能を適用した場合に処理対象の全ての社員に対して行うことができ、処理対象の全ての社員のファイルを取り込んだ場合は以降の処理を取り込んだ全ての社員に対して一括で行うことができるようになっている。一方、支給情報追加・修正処理においては、選択されている社員のファイルを取得する処理となり、選択されている社員に対してのみ以降の処理が実行される。図13の例では、一括処理機能を利用して且つ対象者が5人いた場合を示すが、この画面にて、実行ボタン91を押下することで以降の処理が5人の対象者のすべてについて実行される。
ステップS306では、該当社員の通勤経路に対応する運賃情報を取得して、ステップS308に移行する。ここで、通勤交通費算出サーバ100は、社員別経路情報テーブル406の該当社員のレコードから、運賃情報として切符利用による片道金額(普通運賃)の情報を取得する。
ステップS308では、ステップS304で取得した通勤実日数と、ステップS306で取得した片道金額(普通運賃)とに基づいて実費支給による交通費支給額(以下、「実費支給額」と称す)を算出する。その後、ステップS310に移行する。
ステップS310では、ステップS308で算出した実費支給額を支給する支給情報を生成する。その後、ステップS312に移行する。
これにより、図14に示すように、支給情報一覧画面801に、登録した日割交通費に関する支給情報が表示される。
〔第1の実施の形態の効果〕
次に、第1の実施の形態の効果を説明する。
第1の実施の形態では、通勤交通費算出サーバ100は、通勤経路情報を含む申請情報の取得処理、取得した申請情報の仮登録処理、取得した申請情報に基づく交通費支給額の計算処理、計算した交通費支給額に関する支給情報の生成処理、取得した申請情報に係る通勤経路情報の承認処理及び生成した支給情報の承認処理、並びに承認された通勤経路情報及び支給情報の本登録処理を行う第1登録処理(上記ステップS106の「No」及びS110~S120の処理)と、通勤経路情報を含む申請情報の取得処理、取得した申請情報の仮登録処理、取得した申請情報に係る通勤経路情報の承認処理及び承認された通勤経路情報の本登録処理を行う第2登録処理(上記ステップS106の「Yes」、S108、S114~S120の処理)のうちいずれか一方の処理を、「経路のみ申請する」のチェックボックス63によって選択するようにした。加えて、選択された方の登録処理を実行するようにした。
〔対応関係〕
第1の実施の形態において、交通費支給額の支給対象の社員は、発明1及び2の支給対象者に対応し、ステップS106は、発明1の選択手段に対応し、ステップS108~S120は、発明1の登録処理実行手段に対応し、ステップS308は、発明3の交通費支給額計算手段に対応し、ステップS310は、発明3の支給情報生成手段に対応している。
〔第2の実施の形態〕
〔構成〕
次に、本発明の第2の実施の形態を説明する。図15乃至図17は、第2の実施の形態を示す図である。以下、上記第1の実施の形態と異なる部分についてのみ説明し、重複する部分については説明を省略する。
また、第2の実施の形態では、支給情報追加処理として、例えば、「経路のみ申請」を選択した場合に各月の勤務実日数又は勤務予定日数に応じた日割支給情報を追加する処理、在宅勤務と通勤勤務とが混在する勤務形態の場合に、勤務実日数又は勤務予定日数に応じた日割支給情報を追加する処理を実行するようになっている。加えて、例えば、月の途中から新しい通勤経路が利用される場合に、その月の新しい通勤経路の利用日数に応じた日割支給情報を追加する処理を実行するようになっている点が上記第1の実施の形態と異なる。他の構成については、上記第1の実施の形態と同様となる。
次に、第2の実施の形態の動作を説明する。
〔支給情報生成処理〕
次に、日割交通費に関する支給情報の生成処理を実行する場合の通勤交通費算出サーバ100の動作について説明する。以下、日割交通費の計算対象期間を計算対象月として説明する。
図15は、第2の実施の形態に係る支給情報生成処理を示すフローチャートであり、図16は、社員の個人用カレンダ情報のCSVファイルを取り込む個人用カレンダ情報取込画面902を示す図である。
ステップS400では、第1又は第2登録処理を経て本登録された通勤経路について支給情報の生成指示があったか否かを判定する。そして、生成指示があったと判定した場合(Yes)は、ステップS402に移行し、そうでないと判定した場合(No)は、生成指示があるまで判定処理を繰り返す。
ステップS402では、該当社員の計算対象月に対応する勤務実績情報又は個人用カレンダ情報を取得して、ステップS404に移行する。
ここで、通勤交通費算出サーバ100は、記憶装置42に記憶されている該当社員の企業ID、社員ID及び計算対象月に対応する勤務実績情報又は個人用カレンダ情報を取得する。勤務実績情報及び個人用カレンダ情報は、記憶装置42に例えばCSVファイル等の所定のファイル形式のファイルとして記憶しておき、図12又は図16の例に示すように、該当社員のCSVファイルを選択して取り込むことで取得することができる。この取込は、一括処理機能を適用した場合に処理対象の全ての社員に対して行うことができ、処理対象の全ての社員のファイルを取り込んだ場合は以降の処理を全ての社員に対して一括で行うことができるようになっている。
ステップS404では、ステップS402で取得した処理対象月の勤務実績情報から通勤実日数を取得するか又はステップS402で取得した処理対象月の個人用カレンダ情報から通勤予定日数を取得して、ステップS406に移行する。
ステップS408では、ステップS404で取得した合計日数と、ステップS406で取得した片道金額(普通運賃)とに基づいて実費支給額を算出する。その後、ステップS410に移行する。
ステップS412に移行した場合は、ステップS408で算出した実費支給額を支給する支給情報を生成する。その後、ステップS416に移行する。
ステップS416では、ステップS412又はS414で生成した支給情報を社員別日割支給情報テーブル410の該当する社員のレコードに登録する。その後、一連の処理を終了して元の処理に復帰する。
具体的に、通勤交通費算出サーバ100は、生成した支給情報を、社員別日割支給情報テーブル410の該当するレコードに登録する。
次に、日割交通費を支給後の例外処理について説明する。ここで、日割支給後例外処理は、通勤交通費の日割交通費を前払い又は当月払いした場合に実行される処理となる。
具体的に、日割支給後例外処理は、日割交通費を前払い又は当月払いした場合に生じる可能性のある日割交通費の不足又は過払いに対応する処理となる。以下、計算対象期間を計算対象月として説明する。
日割支給後例外処理では、具体的に、日割交通費を過払いしている場合は差額分の徴収額を徴収するための徴収情報を生成し、日割交通費が不足している場合は不足分を支給するための日割支給情報を生成する。
日割支給後例外処理は、予め設定した実行条件が成立した場合に実行される処理である。
CPU30は、ROM32の所定領域に格納されている所定のプログラムを起動させ、そのプログラムに従って、図17のフローチャートに示す日割支給後例外処理を実行する。
日割支給後例外処理は、CPU30において実行されると、図17に示すように、まず、ステップS500に移行する。
ここで、実行条件は、例えば、支給対象の社員からの要求があったとき、人事社員からの要求があったとき、予め設定した実行タイミングとなったときなどに成立するように条件が設定されている。例えば、実費支給額で日割交通費の支給後に通勤予定日が大幅に増加したため1ケ月定期券を購入したところ購入費用が実費支給額を越えてしまう場合がある。この場合は、日割交通費の不足が発生した状態となる。また、例えば、定期割引支給額で日割交通費を支給後に通勤予定日が大幅に減少したため切符を購入して通勤をしたところ通勤に要した費用が定期割引支給額を下回る場合がある。この場合は、日割交通費の過払いが発生した状態となる。
しかしながら、前払いで支給された日割交通費が実際に通勤に要した費用を上回る場合、社員は積極的に過払い分を戻すような処理を要求をしてこない可能性が高い。そのため、このような場合を考慮して、例えば定期的(例えば、毎月決められた日付)に日割交通費を支給される社員全員に対して、定期的に実行条件が成立するように設定することもできる。
ステップS502に移行した場合は、該当社員の計算対象月に対応する勤務実績情報を取得して、ステップS504に移行する。ここで、通勤交通費算出サーバ100は、記憶装置42に記憶されている該当社員の企業ID、社員ID及び対象月に対応する勤務実績情報から通勤勤務を遂行した合計日数の情報を取得する。例えば、勤務実績情報は、記憶装置42にCSVファイルとして記憶しておき、上記第1の実施の形態の図12の例に示すように、該当社員のCSVファイルを選択して取り込むことで取得することができる。この取込は複数の社員に対して行うことができ、複数の社員のCSVファイルを取り込んだ場合は以降の処理を複数の社員に対して一括で行うことができるようになっている。
ステップS506では、該当社員の計算対象月に対応する支給情報(ここでは日割交通費を支給済みの支給情報)を取得して、ステップS308に移行する。ここで、通勤交通費算出サーバ100は、社員別日割支給情報テーブル410の該当社員のレコードから、計算対象月に対応する支給情報を取得する。
ステップS510では、ステップS506で取得した該当社員の計算対象月の支給情報の金額とステップS508で設定した実績支給額とを比較して、支給情報の金額が実績支給額以下か否かを判定する。そして、実績支給額以下であると判定した場合(Yes)は、ステップS512に移行し、そうでないと判定した場合(No)は、ステップS516に移行する。
ステップS514では、ステップS512で生成した不足支給情報を社員別日割支給情報テーブル410の該当する社員のレコードに登録する。その後、一連の処理を終了して元の処理に復帰する。
一方、ステップS510において支給情報の金額が実績支給額以上と判定されステップS516に移行した場合は、過払い金を徴収する徴収情報を生成して、ステップS518に移行する。すなわち、実績支給額の方が低額となるため支給額との差額分を徴収する。
ステップS518では、ステップS516で生成した徴収情報を、該当する社員の企業ID、社員ID及び対象月情報に対応付けて記憶装置42に記憶する。その後、一連の処理を終了して元の処理に復帰する。ここで、徴収情報は人事社員に閲覧可能となっており、人事社員は、この徴収情報に基づいて、例えば、給与支給額から徴収情報に対応する過払い額を差し引くなどの処理を行う。
次に、第2の実施の形態の効果を説明する。
第2の実施の形態では、第1又は第2登録処理を経て本登録された支給対象の社員の通勤経路の日割交通費の計算において、社員別経路情報テーブル406から、この通勤経路の普通運賃及び1ヵ月の定期代である1ヵ月金額(定期割引支給額)の情報を取得する。加えて、記憶装置42から、該当社員の計算対象期間の通勤実日数又は通勤予定日数の情報を取得し、取得した普通運賃と通勤実日数又は通勤予定日数とに基づいて実費支給額を計算する。そして、計算した実費支給額及び取得した1ヵ月金額である定期割引支給額の大小を判定し、この判定結果に基づいていずれが低額かを判定する。さらに、低額な方の支給額に関する支給情報を生成する。そして、生成した支給情報を社員別支給情報テーブル408又は社員別日割支給情報テーブル410の該当社員のレコードに登録するようにした。
さらに、第2の実施の形態では、日割交通費を前払い又は当月払いで支給した場合に、実行条件の成立に応じて、該当社員の対象月の通勤勤務の実績(通勤日数合計)と、該当社員の通勤経路に対応する普通運賃とに基づいて実費支給額を算出し、この実費支給額と1ヵ月金額(定期割引支給額)とのうち低額な方の支給額を実績支給額として設定する。加えて、該当社員の対象月の日割支給情報に対応する日割交通費(通勤予定日に基づいて計算)及び実績支給額の大小を比較し、実績支給額の方が低額な場合に過払い分を徴収するための徴収情報を生成し、実績支給額の方が高額な場合に不足分を支給するための日割支給情報を生成するようにした。
〔対応関係〕
第2の実施の形態において、交通費支給額の支給対象の社員は、発明1、3及び4の支給対象者に対応し、ステップS402~S404は、発明4の通勤日数情報取得手段に対応し、ステップS406は、発明4の運賃情報取得手段に対応し、ステップS408~S410は、発明4の判定手段に対応し、ステップS412~S414は、発明4の支給情報生成手段に対応している。
また、第2の実施の形態において、記憶装置42は、発明4の運賃情報記憶手段及び通勤日数情報記憶手段に対応している。
〔構成〕
次に、本発明の第3の実施の形態を説明する。図18は、第3の実施の形態を示す図である。以下、上記第1の実施の形態と異なる部分についてのみ説明し、重複する部分については説明を省略する。
第3の実施の形態は、「経路のみ申請する」のチェックボックス63がチェックされ、第2登録処理を経て本登録された通勤経路について、社員自らが社員端末200を介して実費支給額の申請を行うことができる点が上記第1の実施の形態と異なる。他の構成については、上記第1の実施の形態と同様となる。
次に、第3の実施の形態の動作を説明する。
〔支給情報生成処理〕
図18は、第3の実施の形態に係る実費支給額申請処理を示すフローチャートである。
実費支給額申請処理は、CPU30において実行されると、図18に示すように、まず、ステップS600に移行する。
ステップS600では、社員端末200からの実費申請要求を受信したか否かを判定し、受信したと判定した場合(YES)は、ステップS602に移行し、そうでないと判定した場合(NO)は、受信するまで判定処理を繰り返す。
ステップS602に移行した場合は、実費申請要求の送信元の社員端末200に対して、実費申請情報の入力画面情報を送信して、ステップS604に移行する。
これにより、社員端末200の表示装置には、実費申請情報入力画面(図示略)が表示される。社員は、社員端末200を介して、実費申請情報入力画面に、実費申請に係る情報を入力する。具体的に、登録された通勤経路のうちからいずれか1つを選択することで実費申請をする通勤経路の情報を入力し、次に、実費申請する期間の勤務実日数の情報を入力する。
ここで、実費申請情報入力画面において、申請ボタンが押下されることで入力された実費申請情報が通勤交通費算出サーバ100に送信される。
ステップS606に移行した場合は、受信した実費申請情報で指定された通勤経路の情報に基づいて実費支給情報が生成される。その後、ステップS608に移行する。
ステップS610では、社員情報マスタテーブル604から、申請者の所属部署の情報(所属部署ID)を取得するとともに、部署情報テーブル412から、取得した所属部署IDに対応する承認先情報(承認権限を有する社員の社員ID)を取得して、ステップS612に移行する。
これにより、承認が行われ申請された通勤経路情報が許可されることで、社員別日割支給情報テーブル410に仮登録されている実費支給情報が本登録される。
また、ステップS604において、申請情報を受信していないと判定されステップS614に移行した場合は、申請中止要求を受信したか否かを判定し、受信したと判定した場合(Yes)は、一連の処理を終了して元の処理に復帰し、そうでないと判定した場合(No)は、ステップS604に移行する。
次に、第3の実施の形態の効果を説明する。
第3の実施の形態では、第2登録処理を経て本登録された通勤経路について、社員自らが社員端末200を介して実費申請を行うことができるようにした。このような構成であれば、交通費に関する業務を行う人事社員や総務社員などの実費申請にかかる手間を軽減することができる。
〔対応関係〕
第3の実施の形態において、交通費支給額の支給対象の社員は、発明1乃至4の支給対象者に対応し、ステップS604~S612は、発明5の第3実費申請処理実行手段に対応している。
なお、上記実施の形態においては、月の途中から新たな通勤経路を利用して通勤を行う社員について、第2登録処理によって通勤経路の登録処理を行う構成としたが、この構成に限らない。例えば、第1登録処理にて通勤経路の本登録を行い、登録情報に含まれる利用開始月又は利用開始日の情報に基づいて月の途中からの利用であるか否かを判定する。そして、月の途中からの利用であると判定した場合に該当月の交通費支給額の計算を日割計算で行い、該当月の翌月以降については定期を利用した交通費支給額の計算を行う構成としてもよい。または、該当月の翌月以降についての交通費支給額の計算のみを行う構成とし、該当月については別途、支給情報追加・修正処理等によって日割計算にて交通費支給額の計算及びこの交通費支給額に関する日割支給情報の登録を行う構成としてもよい。
また、上記実施の形態及びその変形例においては、計算対象月の実費支給額と定期券の1ヵ月金額との大小比較によって、いずれか低額な方を日割交通費とする構成としたが、この構成に限らない。例えば、日割交通費の支給が連続で複数ヵ月続く場合は、例えば、複数ヵ月分の実費支給額と定期券の対応する複数ヶ月金額(例えば3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月金額のいずれか)との比較によって日割交通費を決定する構成としてもよい。
また、上記実施の形態及びその変形例においては、日割交通費を支給済みの支給情報について、この支給情報の金額が、勤務実績に対応する実績支給額未満か否かを判定し、この判定結果に基づいて不足分の支給又は過払い分の徴収を行う構成としたが、この構成に限らない。例えば、日割交通費を翌月払いする場合に、生成済みの支給情報に対応する日割交通費の支給前に、その金額が勤務実績に対応する実績支給額未満か否かを判定し、この判定結果に基づいて支給情報を日割交通費の支払い前に修正する構成としてもよい。
また、上記実施の形態及びその変形例においては、インターネット199からなるネットワークシステムに適用した場合について説明したが、これに限らず、例えば、インターネット199と同一方式により通信を行ういわゆるイントラネットに適用してもよい。もちろん、インターネット199と同一方式により通信を行うネットワークに限らず、任意の通信方式のネットワークに適用することができる。
Claims (1)
- 支給対象者が通勤に利用し得る通勤経路に関する通勤経路情報に基づいて当該支給対象者の交通費支給額を計算する計算処理、及び、前記計算処理とは別に前記通勤経路情報を登録する経路情報登録処理のいずれかを同一の支給対象者について選択する選択手段と、
前記選択手段で前記計算処理が選択された場合は前記計算処理を実行し、前記選択手段で前記経路情報登録処理が選択された場合は前記経路情報登録処理を実行する実行手段とを備えることを特徴とする支給計算システム。
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