JP6248397B2 - 情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、情報管理システム、情報管理装置及び情報管理プログラムに関し、特に、異なるシステム間の情報の連携に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、商品の受注業務、市場調査のためのアンケート収集業務等、様々な業務がＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）やサーバによる情報処理装置によって処理されるようになっている。他方、情報のやり取りには、ＦＡＸや電子メールが用いられることが一般的である。

また、受発注業務を効率化するため、ＦＡＸで受信した文書のデータを情報処理装置のフォルダに格納し、担当者による一覧表示や、ドラッグアンドドロップ操作による文書のデータの処理を可能とする方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

上述したように、構築されたシステムによって業務が電子化されている場合であっても、ＦＡＸや電子メールによって受信した情報は、オペレータの手によって入力されなければシステム上で認識されない。即ち、システム化への対応が困難な小規模の取引先の場合、ＦＡＸや電子メールによって業務上の連絡がやり取りされることがあり、それらの情報はオペレータによって手動でシステムに入力する必要がある。

そして、このような手動の工程が残っている限り、ヒューマンエラーが発生する可能性を完全に排除することは困難である。また、ＦＡＸや電子メールによって受信した情報を手動でシステムに入力するような体制の場合、情報がシステムに入力されずに放置されている状態が早期に認識されるとは限らず、業務にとって深刻な事態となってしまうこともあり得る。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、電子化された業務システムの外部で受信された情報を業務システムに入力する際の人為的ミスを低減することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理システムであって、受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理する管理対象情報取得部と、前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理システムに通知させるための通知用プログラムと、を送信する情報送信部と、当該要求に応じた前記情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させる履歴記録処理部と、前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶するサービスマスタ情報記憶部と、を含み、前記情報送信部は、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信し、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信する、ことを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理装置であって、受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理する管理対象情報取得部と、前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理装置に通知させるための通知用プログラムと、を送信する情報送信部と、当該要求に応じた当該情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させる履歴記録処理部と、前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶するサービスマスタ情報記憶部と、を含み、前記情報送信部は、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信し、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信する、ことを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理プログラムであって、受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理するステップと、前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理プログラムに通知させるための通知用プログラムと、を送信するステップと、当該要求に応じた当該情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させるステップと、前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶させるステップと、を含み、前記送信するステップにおいて、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信し、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信するステップを、情報処理装置に実行させることを特徴とする。

本発明によれば、電子化された業務システムの外部で受信された情報を業務システムに入力する際の人為的ミスを低減することができる。

本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るタスク管理サーバの機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る連携サービスの実現形態を示す図である。 本発明の実施形態に係るタスク記憶部の情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る連携情報記憶部の情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る連携先選択画面の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る連携要求メールの例を示す図である。 本発明の実施形態に係る登録画面表示に際して提供される情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る連携サービスでの情報登録画面を示す図である。 本発明の実施形態に係るログ記録通知情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る送信元情報と連携先サービスとの関連付けの例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。本実施形態においては、ＦＡＸや電子メールなどの一般的な情報の受信機能によって受信された情報を、夫々の業務のために構築されたシステムに入力して情報の連携を図る情報管理システムを例として説明する。図１は、本実施形態に係る情報管理システムの運用形態を示す図である。

図１に示すように、本実施形態に係る情報管理システムは、画像処理装置１、メールサーバ２、タスク管理サーバ３、タスク管理者端末４及び連携サービス５が、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やインターネット等のネットワークを介して接続されている。

画像処理装置１は、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ等の画像処理機能を実現する。メールサーバ２は、設定された複数のメールアドレスに対する電子メールを受信し、夫々のメールアドレスに応じたユーザからのアクセスに応じて、夫々のメールアドレス宛ての電子メールをダウンロードさせる。本実施形態においては、画像処理装置１のＦＡＸ機能及びメールサーバ２のメール受信機能等、連携サービス５とは独立して運用され、情報を受信するシステムが、外部からの情報入力の窓口として機能する。

タスク管理サーバ３は本実施形態の要旨に係る構成であり、画像処理装置１のＦＡＸ機能及びメールサーバ２のメール受信機能が窓口となって外部から受信した情報を、画像処理装置１またはメールサーバ２から取得して管理する情報管理装置である。そのため、本実施形態に係る画像処理装置１はＦＡＸ機能によって受信した文書をタスク管理サーバ３に転送する機能を有する。また、メールサーバ２は、受信した電子メールをタスク管理サーバ３に転送する機能を有する。そして、本実施形態に係るタスク管理サーバ３は、ＦＡＸ機能によって受信されたＦＡＸ文書や、電子メール機能によって受信された電子メールを、夫々の情報を連携サービス５に連携させるべきタスクとして管理する。

タスク管理者端末４は、タスク管理サーバ３を管理するオペレータによって操作されるＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理装置である。タスク管理者端末４は、タスク管理サーバ３にタスクとして蓄積された情報を、連携させるべき連携サービス５に通知する。

連携サービス５は、出荷申請サービス、アンケートサービス等、電子化された業務システムであって、ネットワークを介して利用可能なサービスである。図１において、連携サービス５は雲状のマークで表現されているが、実際には、単一のサーバや、機能分散された複数のサーバ、オペレータが操作する端末とサーバとの組み合わせ等、様々な態様によって実現される。

次に、本実施形態に係る画像処理装置１、メールサーバ２、タスク管理サーバ３、タスク管理者端末４、連携サービス５等の情報処理装置のハードウェア構成について図２を参照して説明する。図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。また、画像処理装置１の場合、スキャナやプロッタなど、画像処理機能を実現するための専用のハードウェアを含む。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが情報処理装置の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、本実施形態に係るメールサーバ２、タスク管理サーバ３及び連携サービス５を実現するためのサーバは、ユーザが直接操作することの無い装置として運用されるため、ＬＣＤ６０や操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０がＲＡＭ２０にロードされたプログラムに従って演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る画像処理装置１、メールサーバ２、タスク管理サーバ３、タスク管理者端末４、連携サービス５等の情報処理装置の機能を実現する機能ブロックが構成される。

次に、本実施形態に係るタスク管理サーバ３の機能構成について説明する。図３は、本実施形態に係るタスク管理サーバ３の機能構成を示す図である。図３に示すように、本実施形態に係るタスク管理サーバ３は、コントローラ３００及びネットワークＩ／Ｆ３０１を有する。また、コントローラ３００は、入出力制御部３１０、タスク管理アプリケーション３２０、タスク記憶部３３０及び連携情報記憶部３４０を含む。

ネットワークＩ／Ｆ３０１は、タスク管理サーバ３がネットワークを介して画像処理装置１、メールサーバ２、タスク管理者端末４及び連携サービス５等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。

コントローラ３００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０がそのプログラムに従って演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ３００が構成される。コントローラ３００は、タスク管理サーバ３全体を制御する制御部として機能する。

入出力制御部３１０は、ネットワークＩ／Ｆ３０１を介してのネットワーク通信を制御する。タスク管理アプリケーション３２０は、タスク管理サーバ３が実現するタスク管理機能を担うソフトウェアモジュールであり、画像処理装置１、メールサーバ２から受信した情報（以降、「タスク情報」とする）をタスク記憶部３３０に格納する機能や、連携情報記憶部３４０に記憶されている情報に基づいて、タスク記憶部３３０に記憶した情報を連携サービス５に送信する機能等を担う。このタスク管理アプリケーション３２０を構成するプログラムが、情報管理プログラムとして用いられる。

タスク記憶部３３０及び連携情報記憶部３４０は、ＨＤＤ４０等の不揮発性の記憶媒体によって実現され、タスク記憶部３３０は、画像処理装置１やメールサーバ２からタスクとして受信されたタスク情報を記憶する記憶媒体としての機能を担う。連携情報記憶部３４０は、タスク記憶部３３０に記憶されたタスク情報を連携サービス５に対応した形式で送信するため、夫々の連携サービス５に関する情報である連携サービスマスタ情報を記憶しておく機能を担う。

ここで、タスク記憶部３３０、連携情報記憶部３４０に夫々記憶されている情報について説明する。図４は、タスク記憶部３３０に記憶されているタスク情報の例を示す図である。図４に示すように、１つのタスク情報のレコードには、“タスクＩＤ”、“送信元情報”、“送信日時”、“ファイルパス”及び“処理履歴”の情報が含まれる。

“タスクＩＤ”は、夫々のタスク情報を一意に識別する識別情報である。“送信元情報”は、夫々のタスク情報の送信元を示す情報である。上述したように、本実施形態にタスク情報はＦＡＸや電子メールとして受信されるため、“送信元情報”としては、ＦＡＸ番号やメールアドレスが用いられる。また、図４において「＊＊＊商店」として示すように、画像処理装置１やメールサーバ２において、夫々のＦＡＸ番号やメールアドレスに対応した送信元の情報が付加されても良い。これにより、ユーザによって理解が容易な形式で情報を蓄積することができる。

“受信日時”は、夫々のタスク情報の受信日時であり、タスク情報の元となる情報を画像処理装置１やメールサーバ２が受信した日時や、タスク情報がタスク管理サーバ３に登録された日時が用いられる。“ファイルパス”は、夫々のタスク情報に対応するＦＡＸ文書や電子メール並びに電子メールの添付ファイル等が格納されている記憶領域を示す情報である。この記憶領域はタスク記憶部３３０と同一の記憶媒体を用いることが可能であるが、タスク管理サーバ３内に設けられた他の記憶媒体や、装置外部に設けられてネットワークを介してアクセス可能なファイルサーバを用いることも可能である。

“処理履歴”は、夫々のタスク情報が連携サービス５との間でどのように処理されたかを示すログの情報である。図４に示すように、“処理履歴”は“履歴ＩＤ”、“連携アプリ”、“処理日時”、“処理内容”及び“担当者ＩＤ”の情報を含むテーブル情報である。そのため、“処理履歴”の情報は、タスク情報の一部ではなく、タスク情報とは別のテーブルの情報として構成しても良い。この場合、図４に示す“タスクＩＤ”によって関連付けることにより、図４と同様に夫々のタスク情報についての処理履歴であることを示すことができる。

“履歴ＩＤ”は、タスク情報が連携サービス５との間で処理されたログを識別するための識別情報である。“連携サービス”は、連携先の連携サービス５を識別するための識別情報である。“処理日時”は、夫々のログに係る処理のタイミングを示す情報である。“処理内容”は、夫々のログに係る処理の内容を示す情報である。“担当者ＩＤ”は、夫々のログに係る処理を命令した担当者を識別する識別情報であり、一般的にはタスク管理者端末４のオペレータのＩＤが用いられる。

図５は、連携情報記憶部３４０に記憶されている連携サービスマスタ情報の例を示す図である。図５に示すように、１つの連携サービスマスタ情報のレコードには、“サービスＩＤ”、“サービス名”、“連携情報送信先”及び“連携フォーマット情報”が含まれる。即ち、連携情報記憶部３４０が、サービスマスタ情報記憶部として機能する。

“サービスＩＤ”は、複数の連携サービス５を夫々識別するための識別情報である。“サービス名”は、夫々の連携サービスの名称を示す情報である。“連携情報送信先”は、タスク情報を連携サービス５に連携させるために入力する際の情報の送信先を示す図である。“連携フォーマット情報”は、タスク情報を連携サービス５に連携させるために、連携サービス５に入力するべき複数の項目毎に、タスク情報に含まれる情報のどの部分が対応しているかを示す情報である。

次に、本実施形態に係る連携サービス５の態様について説明する。図６は、本実施形態に係る連携サービス５の実現態様の一例を示す図である。図６に示すように、本実施形態に係る連携サービス５は、システムへの情報の入力を管理するサービス管理者端末５ａ及びシステムの機能を実現するサービス提供サーバ５ｂを含む。

このような構成において、本実施形態に係る情報管理システムは、タスク管理サーバ３へのタスク情報の蓄積、連携サービス５への情報の連携及び連携についての管理がその要旨である。以下、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。

図７は、本実施形態に係るシステム全体の動作を示すシーケンス図である。図７においては、システムへの情報入力の窓口として、画像処理装置１のＦＡＸ機能を例として説明する。図７に示すように、画像処理装置１は、ＦＡＸ機能によって情報を受信すると（Ｓ７０１）、受信した文書の情報、即ち通常であればプリンタ機能によって紙出力する対象の画像の情報をタスク管理サーバ３に転送する（Ｓ７０２）。

Ｓ７０２において、画像処理装置１は、図５において説明した“送信元情報”、“受信日時”等の情報を文書情報と共にタスク管理サーバ３に送信する。その際、図５において説明したように、情報の送信元、即ちＦＡＸ番号に基づき、対応する送信元の名称を判断して送信元情報に付加することが好ましい。このような送信元の名称の判断処理は、ＦＡＸ番号やメールアドレスなどの送信元の情報と送信元の名称とが関連付けられたアドレス帳の情報に基づいて実現可能である。このようなＳ７０２の機能は、画像処理装置１やメールサーバ２において、ＲＡＭ２０にロードされるプログラムに従ってＣＰＵ１０が演算を行うことにより実現される。

画像処理装置から情報の転送を受けたタスク管理サーバ３においては、タスク管理アプリケーション３２０が、新たにタスク情報を格納するためのレコードをタスク記憶部３３０に生成し（Ｓ７０３）、図５において説明した“タスクＩＤ”を新規に割り当てる。また、画像処理装置１から受信した文書の情報を記憶媒体に格納し、そのファイルパスを取得する。そのファイルパスの情報及び画像処理装置１から転送された情報を生成したレコードに書き込むことにより、図５において説明したようなタスク情報が、新たにタスク記憶部３３０に登録される。即ち、タスク管理アプリケーション３２０が、管理対象情報であるタスク情報を取得して記憶媒体に記憶させる管理対象情報取得部として機能する。

タスク管理者端末４を操作するタスク管理者は、タスク管理サーバ３に随時蓄積されるタスク情報を任意のタイミングでタスク管理者端末４を介して確認している。そのため、タスク管理者端末４は、タスク管理者の操作に応じて、タスク記憶部３３０に格納されているタスク情報の一覧をタスク管理サーバ３から取得してタスク一覧として表示装置に表示させる（Ｓ７０４）。

Ｓ７０４において、タスク管理サーバ３は、タスク管理者端末４に対して、タスク情報の一覧の他、夫々のタスク情報において“ファイルパス”によって関連付けられている文書の情報のサムネイル情報を送信しても良い。これにより、タスク管理者端末４においては、タスク管理者が、夫々のタスク情報を、対応する文書のサムネイルと共に確認することが可能となる。

Ｓ７０４の処理は、タスク管理者端末４にインストールされたソフトウェア・プログラムによって実現される。このソフトウェア・プログラムは、本実施形態に係るシステムのために構築された専用のアプリケーション・ソフトウェアの他、タスク管理サーバ３の機能に応じて、一般的なウェブブラウザ等が用いられる。

タスク管理者端末４においてタスク情報の一覧が表示され、タスク管理者によって任意のタスク情報が選択されると、タスク管理者端末４は、選択されたタスク情報について連携先のサービスを選択するためのＧＵＩを表示する。図８は、そのようなＧＵＩの例を示す図である。図８に示す画面も、本実施形態に係るシステム専用に構築されてタスク管理者端末４にインストールされたアプリケーション・プログラムや、ウェブブラウザによって実現される。即ち、ここではタスク管理者端末４内で動作するアプリケーション・プログラムやウェブブラウザが、連携サービスを選択するための選択画面を表示するサービス選択画面表示部として機能すると共に、タスク情報を入力するべきサービスの判断結果を取得する情報入力先サービス取得部として機能する。

図８に示すように、タスク管理者は“連携先サービス”の項目において、選択中のタスク情報を連携させる先の連携サービス５を選択する。尚、図８に示す連携先サービスの選択肢は、タスク管理サーバ３において連携情報記憶部３４０に記憶されている連携サービスマスタ情報に対応している。即ち、図８に示す連携先アプリの選択肢は、タスク管理者端末４が、連携情報記憶部３４０に記憶されている連携サービスマスタ情報から、図６において説明した“サービス名”の一覧情報を取得することによって表示される。これにより、連携先サービスの選択肢を常に最新の一覧に保つことができる。

図８に示すような画面によりタスク情報を連携させるべき連携サービスの選択を受け付けると、タスク管理者端末４は、図９に示すような連携要求メールを、選択された連携サービス５の情報の入力窓口に対して送信する（Ｓ７０６）。連携サービス５の情報の入力窓口は、図６において説明した連携サービスマスタ情報の“連携情報送信先”として予め定められており、図６の例においては、サービス管理者端末５ａが情報の入力窓口となる。そのため、Ｓ７０６において、タスク管理者端末４は、タスク管理サーバ３の連携情報記憶部３４０から、連携先として選択された連携サービス５の情報を取得して情報を送信する。

図７においては、図示の容易化のため、タスク管理者端末４がサービス管理者端末５ａに対して連携要求メールを送信しているように示しているが、電子メールによってやり取りされる場合には、実際にはメールサーバを介して情報がやり取りされる。図９に示すように、連携要求メールには、タスク情報について連携の要求がなされたことを示す文章に加えて、タスク情報の内容及びサービス提供サーバ５ｂへの情報の登録画面を表示させるためのインタフェースとなるボタンが含まれる。

図９に示す情報のうち、連携の要求がなされたことを示す文章は、予め設定された文章が用いられる。また、タスク情報の内容は、選択されたタスク情報についての情報がタスク記憶部３３０から取得されて用いられる。また、情報の登録画面を表示させるためのインタフェースとなるボタンは、夫々の連携サービス５ｂに応じた情報が必要となる。

従って、図６において説明した連携サービスマスタ情報には、図９に示すようなボタンを表示するための情報が含まれており、タスク管理者端末４は、連携サービスマスタ情報から取得した情報に基づいて、図９に示すようなボタンが表示された連携要求メールを生成する。即ち、タスク管理者端末４において動作するアプリケーション・プログラムやウェブブラウザが、選択された連携サービス５に対して、タスク情報の登録命令を送信する登録命令送信部として機能する。また、タスク管理者端末４は、連携要求メールを受信したサービス管理者端末５ａにおいて、サービス提供サーバ５ｂに情報を登録するための画面を表示するための情報を、連携要求メールとして送信する。

連携要求メールを受信したサービス管理者端末５ａにおいては、オペレータであるサービス管理者が図９に示すボタンをクリック操作することにより、サービス提供サーバ５ｂに情報を登録するための登録画面が表示部に表示される（Ｓ７０７）。Ｓ７０７においてサービス管理者端末５ａに表示される登録画面は、サービス提供サーバ５ｂによって提供される連携サービスのシステムのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）である。

上記ＧＵＩは、サービス提供サーバ５ｂによって提供されるサービスを利用するためにサービス管理者端末５ａにインストールされた専用のアプリケーション・ソフトウェアによって実現される。この他、サービス提供サーバ５ｂのシステムがウェブベースのシステムの場合、一般的なウェブブラウザによって表示することも可能である。その場合、Ｓ７０７において、サービス管理者端末５ａは、サービス提供サーバ５ｂにアクセスしすてＧＵＩを表示するための情報を取得する。

また、Ｓ７０７において、サービス管理者端末５ａは、登録画面のＧＵＩを表示するために、連携要求メールに含まれるタスクＩＤに基づいて、タスク管理サーバ３から連携対象のタスクの情報を取得する。図１０は、Ｓ７０７においてサービス管理者端末５ａがタスク管理サーバ３から取得する情報の例を示す図である。

図１０に示すように、Ｓ７０７においてサービス管理者端末５ａがタスク管理サーバ３から取得する情報には、“連携要求情報”、“受信文書情報”及び“ログ記録通知用エージェント”が含まれる。“連携要求情報”は、サービス管理者端末５ａにおいて登録画面が表示された際にデフォルトで各項目に入力される値を示す情報である。

上述したように、タスク情報に含まれる“連携フォーマット情報”は、連携サービス５に入力するべき複数の項目毎に、タスク情報に含まれる情報のどの部分が対応しているかを示す情報である。タスク管理サーバ３は、Ｓ７０７においてサービス管理者端末５ａからの要求に基づいて図１０に示す情報を送信する際、連携フォーマット情報に基づいて図１０に示す連携要求情報を生成してサービス管理者端末５ａに送信する。

図１０に示す連携要求情報の生成において、タスク管理サーバ３は、図４に示す“送信元情報”や“受信日時”の他、タスク情報に係るＦＡＸ文書や電子メール及び添付ファイルから、“連携フォーマット情報”によって定められた部分を抜き出すことにより、図１０に示すような各入力項目の値を抽出する。

例えば、電子メールであれば、「メールのタイトル部分の何文字目」や「所定の記号によって区切られた文字列の何番目」といったルールに従って文字情報を抜き出す。また、ＦＡＸや電子メールの添付ファイルの画像であれば、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）によって生成された文字情報に基づき、上述したように設定されたルールに従って項目に設定するべき値を抜き出す。このようなルールは“連携フォーマット情報”において記述されている。

“受信文書情報”は、タスク情報に係るＦＡＸ文書や電子メール並びに電子メールの添付ファイルの情報である。Ｓ７０７において、タスク管理サーバ３は、図４において説明したファイルパスに基づいて対象の文書情報を取得し、サービス管理者端末５ａに送信する。

“ログ記録通知用エージェント”は、連携サービス５に対して連携が要求されたタスク情報の連携サービス５での処理結果をタスク管理サーバ３側で取得し、図４において説明した“処理履歴”として記録するために連携サービス５側に送信されるソフトウェアモジュールである。サービス管理者端末５ａにおいては、タスク管理サーバ３から受信したログ記録通知用エージェントがＲＡＭ２０にロードされ、ＣＰＵ１０がそのログ記録通知用エージェントに従って演算を行うことにより、タスク情報のシステムへの登録等の所定の処理を検知し、タスク管理サーバ３にログ通知を行う。

サービス管理者端末５ａからの要求に従って図１０に示す情報を送信したタスク管理サーバ３においては、タスク管理アプリケーション３２０が、情報を連携サービス５に対して送信したことを示すログ記録処理を行う（Ｓ７０８）。これにより、図４に「情報送信」として示されているログが記録される。

このように、本実施形態に係るタスク管理アプリケーション３２０は、Ｓ７０７においては、連携サービスの判断結果に基づき、タスク情報及び連携フォーマット情報に従って生成された情報を、連携サービス５に送信する情報送信部として機能し、Ｓ７０８においては、履歴記録処理部として機能する。

尚、Ｓ７０７におけるタスク管理アプリケーション３２０による情報の送信は、直接的には、連携サービス５側からの要求に応じて実行される。しかしながら、サービス管理者端末５ａによる情報の要求は、タスク管理者端末４による連携要求メールに応じて実行され、タスク管理者端末４による連携要求メールは、連携サービスの判断結果に応じて送信される。従って、タスク管理アプリケーション３２０が、連携サービスの判断結果に基づき、タスク情報及び連携フォーマット情報に従って生成された情報を、連携サービス５に送信する情報送信部として機能する。

図１１は、Ｓ７０７の処理の結果、サービス管理者端末５ａにおいて表示されるＧＵＩ、即ち、サービス提供サーバ５ｂへの情報の登録画面の例を示す図である。図１１に示すように、サービス提供サーバ５ｂへの情報の登録画面においては、図１０に示す“連携要求情報”に基づいて、登録するべき各項目にデフォルトの値が入力される。また、サービス管理者による情報の確認を容易にするため、“受信文書情報”として受信されたタスク情報に係る文書が表示される。尚、図１１においては、各項目の入力フォームと文書の表示部とが同一のＧＵＩにおいて実現されている態様を示しているが、別々のＧＵＩにおいて表示される態様も考えられる。

図１１に示すような画面においてサービス管理者が「登録」ボタンを押下する操作を行うと、サービス管理者端末５ａは、各項目に入力された値をサービス提供サーバ５ｂに送信して情報登録を行う（Ｓ７０９）。即ち、Ｓ７０９においては、サービス管理者端末５ａにおいて動作するアプリケーション・プログラムやウェブブラウザが、タスク管理サーバ３から取得した情報に基づいて前記管理対象の情報を記憶媒体に記憶させて情報を登録する情報登録処理部として機能する。

また、Ｓ７０９の処理により、サービス管理者端末５ａにおいて動作するログ記録通知用エージェントが情報の登録処理を検知し、その検知結果に基づいてタスク管理サーバ３に登録完了通知を行う（Ｓ７１０）。図１２は、Ｓ７１０において送信されるログ記録通知情報を示す図である。

図１２に示すように、ログ記録通知情報には、図４において説明した“処理履歴”にレコードを追加するために必要が情報として、“タスクＩＤ”、“連携サービス”、“処理日時”、“処理内容”、“担当者ＩＤ”の情報が含まれる。これにより、タスク管理サーバ３においてログ記録処理が行われ（Ｓ７１１）、図４に「登録確認」として示すログが記録される。このような処理により、本実施形態に係るシステムにおけるＦＡＸや電子メールの受信に基づく連携サービス５への情報登録が完了する。

以上説明したように、本実施形態に係るシステムにおいては、ＦＡＸや電子メールによって受信した情報を連携させるべき連携サービス５に関する情報がタスク管理サーバ３において管理されている。そのため、ＦＡＸや電子メールによって受信した情報をタスク情報としてタスク管理サーバに蓄積し、蓄積された夫々のタスク情報について連携先のサービスを指定することにより、指定されたサービスに対して容易に情報を入力することが可能となる。

また、図４に示す“処理履歴”のように、タスク管理サーバ３において、夫々のタスク情報毎にログ情報を記録するため、蓄積されたタスク情報が放置されることなく連携サービス５に入力されたか否かを随時確認することが可能となる。従って、本実施形態に係るシステムにより、電子化された業務システムの外部で受信された情報を業務システムに入力する際の人為的ミスを低減することが可能となる。

尚、上記実施形態においては、Ｓ７０１において、画像処理装置１がＦＡＸ機能によって受信した文書や、メールサーバ２が受信した電子メール及び添付ファイルをタスク管理サーバ３に転送することを説明した。このような機能は、既に一般化している機能であり、既存の様々な技術を用いることが可能である。この際、電子メールの形式でタスク管理サーバ３に送信することも可能であるし、ファイルの情報としてタスク管理サーバ３内部の記憶装置に格納することも可能である。

また、所定のルールを設けることにより、画像処理装置１やメールサーバ２がタスク管理サーバ３に転送する情報をフィルタリングすることも可能である。これにより、所定のルールに従って、タスク管理サーバ３に蓄積されるタスク情報を自動的に選別することが可能となる。タスク情報の選別のために設定するルールとしては、例えばＦＡＸや電子メールの送信元の情報や、電子メールのタイトルの情報を用いることが可能である。

また、上記実施形態においては、Ｓ７０６において、タスク管理者端末４がサービス管理者端末５ａに対して図９に示すようなタスクＩＤの特定された連携要求メールを送信し、Ｓ７０７において、サービス管理者端末５ａがタスク管理サーバ３から図１０に示すような情報を取得する場合を例として説明した。これは、サービス管理者端末５ａにおいてサービス管理者が連携要求メールを確認するタイミングが不明なためである。

即ち、当初は最低限必要な情報のみをサービス管理者端末５ａに送信し、実際の情報登録に必要な図１０に示す情報は、必要に応じてサービス管理者端末５ａが直接タスク管理サーバ３から取得することによって、サービス管理者端末５ａ側における記憶容量の負担を低減する目的のためである。従って、サービス管理者端末５ａ側で十分な記憶容量が確保されているのであれば、当初から図１０に示すような情報をサービス管理者端末５ａに送信しても良い。

この場合、タスク管理者端末４がタスク管理サーバ３から図１０に示す情報を取得してサービス管理者端末５ａに送信する場合の他、タスク管理者端末４からの命令に基づいてタスク管理サーバ３がサービス管理者端末５ａに送信するようにしても良い。いずれの場合においても、タスク管理サーバ３のタスク管理アプリケーション３２０が、連携サービスの判断結果に基づき、タスク情報及び連携フォーマット情報に従って生成された情報を、連携サービス５に送信する情報送信部として機能する。

また、上記実施形態においては、図７のＳ７０５において、タスク管理サーバ３に蓄積されたタスク情報について、タスク管理者が連携先のサービスを選択する場合を例として説明した。しかしながら、タスク情報として含まれる情報に基づき、連携先のサービスを自動的に判断することも可能である。例えば、新たなタスク情報がタスク記憶部３３０に記憶されると、タスク管理アプリケーション３２０、送信元情報等のタスク情報に含まれる情報に基づいて連携先を判断し、Ｓ７０６に相当する処理を実行するような態様が考えられる。この場合、タスク管理アプリケーション３２０が、情報を入力するべきサービスを判断する情報入力先サービス判断部として機能すると共に、その判断結果を取得する情報入力先サービス取得部として機能する。

このような態様は、図１３に示すように、送信元情報と連携先のサービスとが関連付けられた情報をタスク管理サーバ３において保持しておくことにより可能となる。また、連携先サービスの判断基準となる情報は、図１３に示す送信元情報の他、電子メールであればそのタイトルや本文の所定の位置に記述された文字列を用いることが可能である。また、ＦＡＸや電子メールの添付ファイルであれば、ＯＣＲによって認識された文字列のうち、所定の位置に記述された文字列を用いることが可能である。

また、上記実施形態においては、図６において説明したように、連携サービス５がサービス管理者端末５ａ及びサービス提供サーバ５ｂによって構成され、タスク情報の連携に際しては、サービス管理者に情報の登録を促すようなメッセージを送信する場合を例として説明した。この他、連携サービス５の態様によっては、タスク管理サーバ３が、連携サービス５の機能を実現するためのサーバに対して直接情報を登録するような態様も可能である。

特定のサーバへの情報の登録は、特定の送信先に対して、特定のフォーマットに従って記述された情報を送信することにより実現される。そのような情報は、図５において説明したように“連携情報送信先”及び“連携フォーマット情報”として連携サービスマスタ情報に含まれている。従って、タスク管理サーバ３が、連携サービス５の機能を実現するためのサーバに対して直接情報を登録するような場合であっても、図５において説明した連携サービスマスタ情報に基づいて実現が可能である。

１ 画像処理装置
２ メールサーバ
３ タスク管理サーバ
４ タスク管理者端末
５ 連携サービス
５ａ サービス管理者端末
５ｂ サービス提供サーバ
１０ ＣＰＵ
２０ ＲＡＭ
３０ ＲＯＭ
４０ ＨＤＤ
５０ Ｉ／Ｆ
６０ ＬＣＤ
７０ 操作部
８０ バス
３００ コントローラ
３０１ ネットワークＩ／Ｆ
３１０ 入出力制御部
３２０ タスク管理アプリケーション
３３０ タスク記憶部
３４０ 連携情報記憶部

特開２００５−１２９００５号公報

Claims (9)

1. 受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理システムであって、
   受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理する管理対象情報取得部と、
   前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理システムに通知させるための通知用プログラムと、を送信する情報送信部と、
   当該要求に応じた前記情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させる履歴記録処理部と、
   前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶するサービスマスタ情報記憶部と、を含み、
   前記情報送信部は、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信し、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信する、
   ことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記サービスマスタ情報記憶部は、
   前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記要求に応じた処理により前記サービスにおいて登録される情報項目と、受信された前記情報に含まれる情報項目と、の対応を示す前記サービスマスタ情報を記憶し、
   前記情報送信部は、
   前記特定のサービスにおいて登録画面を表示させ、当該登録画面を介して前記情報項目が入力されて登録されるように、前記要求を送信し、
   前記履歴記録処理部は、
   前記登録画面を介した登録の前記処理内容を、前記通知用プログラムによる通知を受けて取得し、前記記憶媒体に記憶させる、
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 前記記憶媒体により管理されている前記情報に基づき、前記処理の要求を送信する対象の情報を選択させるタスク一覧を表示装置に表示させる一覧表示部と、
   前記タスク一覧から選択された前記情報に係る処理を要求する要求先のサービスを前記サービスマスタ情報記憶部において記憶されている前記１以上のサービスから選択させるための選択画面を前記表示装置に表示するサービス選択画面表示部と、を含み、
   前記情報送信部は、
   前記要求を、選択された１の前記特定のサービスに対して送信し、前記登録画面に表示させるために、選択された前記情報を送信する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報管理システム。
4. 前記情報送信部は、
   前記処理の要求をメールにより送信し、画面を介して登録指示の操作が可能な当該メールに基づき前記特定のサービスにおいて当該登録指示の操作が行われたことに応じて、前記情報と、前記通知用プログラムと、を送信する、
   ことを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の情報管理システム。
5. 前記管理対象情報取得部は、受信された前記情報として、ＦＡＸ機能により外部から受信したＦＡＸ文書、または、メール機能により受信したメールを、前記記憶媒体に記憶させ管理する、
   ことを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の情報管理システム。
6. 前記管理対象情報取得部は、前記情報を受信する複数の装置からネットワークを介して送信された前記情報を、前記記憶媒体に記憶させ管理する、
   ことを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の情報管理システム。
7. 受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理装置であって、
   受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理する管理対象情報取得部と、
   前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理装置に通知させるための通知用プログラムと、を送信する情報送信部と、
   当該要求に応じた当該情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させる履歴記録処理部と、
   前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶するサービスマスタ情報記憶部と、を含み、
   前記情報送信部は、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信し、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信する、
   ことを特徴とする情報管理装置。
8. 受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理プログラムであって、
   受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理するステップと、
   前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスに対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を当該情報管理プログラムに通知させるための通知用プログラムと、を送信するステップと、
   当該要求に応じた当該情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させるステップと、
   前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶させるステップと、を含み、
   前記送信するステップにおいて、前記特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に前記要求を送信させ、当該サービスマスタ情報に基づく前記通知用プログラムを送信させる処理を情報処理装置に実行させる、
   ことを特徴とする情報管理プログラム。
9. 受信された情報に係る処理を要求する要求先となる１以上のサービスとネットワークを介して接続する情報管理装置を含む情報管理システムにおける情報管理方法であって、
   前記情報管理装置が、
   受信された前記情報を記憶媒体に記憶させ管理し、
   前記１以上のサービスのそれぞれについて、前記処理の要求の送信に利用する情報であるサービスマスタ情報を記憶させ、
   前記１以上のサービスのうち受信された前記情報に係る処理の要求先である特定のサービスについての前記サービスマスタ情報に基づく送信先に対して当該情報に係る処理を要求し、当該情報と、当該特定のサービスにおいて実行される処理の履歴を前記情報管理システムに通知させるためのプログラムであって前記サービスマスタ情報に基づく通知用プログラムと、を送信し、
   当該要求に応じた当該情報に基づく処理により前記特定のサービスにおいて登録された処理内容であって、当該要求に含めて送信した前記通知用プログラムにより通知された前記処理内容を取得し、当該情報に係る履歴として前記記憶媒体に記憶させる、
   ことを特徴とする情報管理方法。
   

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