JP2023066259A - 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる情報処理装置、情報処理システム、プログラムを提供する。
【解決手段】プロセッサを備え、プロセッサは、予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザとしてのユーザＡから、電子文書および電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、このグループに属し、電子文書を取得するユーザである取得ユーザとしてのユーザＢが取得したい電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、第１の検索情報および第２の検索情報に基づき電子文書を選択する情報処理装置。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、プログラムに関する。

従来、電子文書を登録する際に、検索するための情報としてキーワード等の検索情報を付与することが行われている。

特許文献１には、生成手段は、記憶手段に格納された第１のファイルを取得して、第１のファイルに含まれる要素に応じたタグを含む第２のファイルを生成することが記載されている。そして、生成手段は、タグに基づいて第２のファイルに含まれる１またはそれ以上の文字列を抽出して、第２のファイルと抽出した文字列とを対応付けて記憶手段に格納する。検索手段は、文字列が入力されると、記憶手段を参照して、入力された文字列に対応する第２のファイルを検索し、検索結果を出力する。

特開２０１３－７７１５０号公報

ところが、付与される検索情報は多種多様になりやすく、これを基に電子文書を検索するユーザが対応できる範囲を超えて検索情報が付与されることがある。この場合、このユーザは、目的とする電子文書を見つけることが困難になる。
本発明は、検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる情報処理装置、情報処理システム、プログラムを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記第２の検索情報を、前記第１の検索情報および取得した前記電子文書とさらに関連付け、前記取得ユーザが取得したい当該電子文書について検索する検索情報として使用する請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記グループは、予め定められたサービスを提供するグループである請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記グループは、ソーシャルネットワーキングサービスを利用して前記サービスを提供するグループであり、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報は、当該ソーシャルネットワーキングサービスで使用されるタグ情報である請求項３に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記プロセッサは、前記登録ユーザから前記電子文書を取得したときに当該電子文書に予約番号を付与する請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記プロセッサは、前記取得ユーザが前記電子文書を画像を形成する画像形成装置で出力するために、前記予約番号を当該取得ユーザに対し発行する請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記取得ユーザは、前記電子文書および前記予約番号の組が複数表示された一覧から取得したい当該電子文書を選択し、前記プロセッサは、選択された前記電子文書についての前記予約番号を前記取得ユーザに対し発行する請求項６に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザから、当該取得ユーザが取得したい前記電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択し、前記第２の検索情報を、前記第１の検索情報および取得した前記電子文書とさらに関連付け、前記取得ユーザが取得したい当該電子文書について検索する検索情報として使用する情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記電子文書は、前記登録ユーザおよび前記取得ユーザが登録した、予め定められたサービスを提供するグループに関するものである請求項８に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記第１の検索情報は、前記サービスに関連して設定される請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、前記第２の検索情報は、前記サービスに関連しないものを含む請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１２に記載の発明は、電子文書を管理する情報処理装置と、前記情報処理装置が管理する電子文書を検索する端末装置と、を備え、前記情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、予め定められたグループに属し、前記電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する情報処理システムである。
請求項１３に記載の発明は、コンピュータに、予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得する機能と、前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得する機能と、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる情報処理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、ユーザが共通に認識できる検索情報を加えることができる。
請求項３の発明によれば、検索情報が目的に応じたものとなり電子文書をさらに検索しやすくなる。
請求項４の発明によれば、検索情報がソーシャルネットワーキングサービスの目的に応じたものとなり電子文書をさらに検索しやすくなる。
請求項５の発明によれば、ユーザに対し、速やかに予約番号を発行することができる。
請求項６の発明によれば、画像として出力したい電子文書をより容易に特定できる。
請求項７の発明によれば、取得したい電子文書の選択がより容易になる。
請求項８の発明によれば、ユーザが共通に認識できる検索情報を加えることができる。
請求項９の発明によれば、検索情報が共通になりやすく電子文書をより容易に検索することができる。
請求項１０の発明によれば、第１の検索情報が、グループの目的に即したものになる。
請求項１１の発明によれば、ユーザが取得したい電子文書をさらに絞り込むことができる。
請求項１２の発明によれば、検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる情報処理システムを提供することができる。
請求項１３の発明によれば、検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる情報処理装置を提供することができる機能をコンピュータにより実現できる。

本実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成例を示した図である。 情報処理システムの概略動作を示した図である。 情報処理システムの機能構成例について説明したブロック図である。 （ａ）は、ユーザが電子文書を文書管理システムにアップロードし、登録する作業を行う際の、情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。（ｂ）は、登録した電子文書の予約番号を確認する際の、情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。 図５の処理における情報処理システムの動作について説明した概念図である。 ユーザが文書管理システムに登録されている電子文書を、検索および選択して電子文書を印刷する作業を行う際の、情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。 図７の処理における情報処理システムの動作について説明した概念図である。 保存部に保存される電子文書に関するデータのデータ構造について示した図である。 端末装置の表示部に表示される一覧について示した図である。

＜情報処理システム１の全体の説明＞
図１は、本実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示する情報処理システム１は、ユーザＡの所有する端末装置１０と、ユーザＢが所有する端末装置２０と、電子文書の管理を行う文書管理システム３０と、電子文書の印刷を行う画像形成装置４０とが、ネットワーク５０を介して接続されることにより構成されている。
なおここで、「電子文書」とは、文字情報や画像情報を電子化したデータである。この電子文書は、端末装置１０、端末装置２０、文書管理システム３０および画像形成装置４０のそれぞれで扱うことができるものであれば、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。

端末装置１０は、ユーザＡの指示により、画像形成装置４０で印刷する電子文書を、文書管理システム３０にアップロードする。
端末装置２０は、ユーザＢの指示により、文書管理システム３０が管理する電子文書を検索する。また、端末装置２０は、画像形成装置４０で印刷したい電子文書について、ユーザＢが印刷の要求をする装置である。
端末装置１０および端末装置２０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のコンピュータ装置である。そして、端末装置１０および端末装置２０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、電子文書のアップロード、検索、および印刷の要求を行う。

文書管理システム３０は、電子文書を管理する情報管理装置の一例である。文書管理システム３０は、情報処理システム１の全体の管理をするコンピュータシステムである。本実施の形態で、文書管理システム３０は、ボットサーバ３０ａとファイルサーバ３０ｂとを含み構成される。

ボットサーバ３０ａは、ボットが動作するサーバコンピュータである。ボットは、ＳＮＳ（Social Networking Service）アカウントを有し、このＳＮＳアカウントに対し、電子文書を送信すると、この電子文書を受信する。即ち、ボットサーバ３０ａは、電子文書を受け付ける受付装置として機能する。

ファイルサーバ３０ｂは、電子文書を保存するサーバコンピュータである。ファイルサーバ３０ｂは、ボットサーバ３０ａが受信した電子文書を保管し管理する。即ち、ファイルサーバ３０ｂは、電子文書の管理を行う管理装置として機能する。

端末装置１０、端末装置２０および文書管理システム３０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）、記憶手段であるメインメモリ、およびＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージを備える。ここで、ＣＰＵは、プロセッサの一例であり、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションソフトウェア（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ストレージは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置１０、端末装置２０および文書管理システム３０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力デバイスとを備える。

画像形成装置４０は、文書の印刷を行う印刷装置であり、用紙等の記録媒体に画像を形成し、印刷文書として出力するプリンタ機能を備える。また、画像形成装置４０は、プリンタ機能に加えて、例えば、スキャナ機能、ファクシミリ機能等の他の画像処理機能を備えていてもよい。

図２は、画像形成装置４０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、画像形成装置４０は、ＣＰＵ４１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）４２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）４３と、ストレージ４４と、操作パネル４５と、画像読み取り部４６と、画像形成部４７と、通信Ｉ／Ｆ４８とを備える。そして、これらがバスＢを介して必要なデータのやりとりを行う。

ＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４３等に記憶された各種プログラムをＲＡＭ４２にロードして実行することにより、後述する各機能を実現する。
ＲＡＭ４２は、ＣＰＵ４１の作業用メモリ等として用いられるメモリである。
ＲＯＭ４３は、ＣＰＵ４１が実行する各種プログラム等を記憶するメモリである。
ストレージ４４は、ＨＤＤやＳＳＤであり、画像読み取り部４６が読み取った画像情報や画像形成部４７における画像形成にて用いる画像情報等を記憶する。

操作パネル４５は、各種情報の表示やユーザからの操作入力の受付を行う、例えばタッチパネルである。操作パネル４５がタッチパネルである場合、予め定められた領域でコンテンツ（情報内容）を画像として表示する液晶パネル等の表示部を備える。また、液晶パネル等に人の指、スタイラスペンに代表される接触物が接触したときに、接触物が液晶パネルに接触した位置を検知する機能を備えている。本実施の形態においてタッチパネルは、特に限定されるものではなく、抵抗膜方式や静電容量方式など種々の方式のものを使用することができる。

画像読み取り部４６は、原稿に記録された画像を読み取る。画像読み取り部４６は、例えばスキャナであり、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ光源から原稿に照射した光に対する反射光を、ＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のものを用いるとよい。

画像形成部４７は、記録媒体に画像を形成する印刷機構の一例である。ここで、画像形成部４７は、例えばプリンタであり、感光体に付着させたトナーを用紙等の記録媒体に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録媒体上に吐出して像を形成するインクジェット方式のものを用いることができる。

通信Ｉ／Ｆ４８は、ネットワーク５０を介して他の装置との間で各種情報の送受信を行う。

ネットワーク５０は、端末装置１０、端末装置２０、文書管理システム３０および画像形成装置４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）である。情報通信に用いられる通信回線は、有線か無線かを問わず、これらを併用してもよい。また、端末装置１０、端末装置２０および文書管理システム３０は、ゲートウェイ装置やルータ等の中継装置を用い、複数のネットワークや通信回線を介して接続されてもよい。

＜情報処理システム１の動作の概略説明＞
図３は、情報処理システム１の概略動作を示した図である。
ユーザＡとユーザＢとは、予め定められたグループに属する。このグループは、予め定められたサービスを提供するグループである。よって、電子文書は、ユーザＡおよびユーザＢが登録した、予め定められたサービスを提供するグループに関するものである。さらに詳しくは、例えば、このグループは、ソーシャルネットワーキングサービス（ＳＮＳ）を利用してサービスを提供するグループである。

ユーザＡは、端末装置１０を操作し、電子文書を登録するために、文書管理システム３０にアップロードする（１Ａ）。この「グループ」は、ユーザの集まりである。グループの形態は、特に限られることはない。例えば、企業の一部署をグループとすることができる。また、学校の一学級をグループとすることができる。また、このグループは、例えば、ソーシャルネットワーキングサービス（ＳＮＳ）を利用してサービスを提供するグループとすることができる。具体的には、モバイルメッセンジャーアプリケーションであるＬＩＮＥ（登録商標）のトークルームなどが該当する。
ユーザは、ユーザ登録を行うことにより、このグループに入ることができる。また、ユーザＡは、電子文書を登録するユーザである登録ユーザの一例である。そして、ユーザＢは、電子文書を取得するユーザである取得ユーザの一例である。ユーザＢは、ユーザＡと同じグループに属し、このグループ内のユーザＡ以外のユーザである。なお、同じグループ内で、何れのユーザがユーザＡやユーザＢになってもよい。
この電子文書は、文書管理システム３０のボットサーバ３０ａが受け付け、ファイルサーバ３０ｂが保管する（１Ｂ）。

ユーザＢは、画像形成装置４０を使用して、この文書の印刷を行うことができる。この画像形成装置４０は、例えば、コンビニエンスストアなどに備えられ、予め設定された料金を支払うことで印刷ができる装置である。
このときユーザＢは、端末装置２０を操作し、印刷したい電信文書の検索を行い、印刷の要求をする（１Ｃ）。この結果、ファイルサーバ３０ｂから印刷に必要な情報として、ユーザＢに予約番号が送られる（１Ｄ）。
そして、ユーザＢは、予約番号を画像形成装置４０に受け渡す（１Ｅ）。具体的には、例えば、ユーザＢは、画像形成装置４０に予約番号を入力する。画像形成装置４０では、予約番号を基に、ファイルサーバ３０ｂから電子文書を取得し（１Ｆ）、電子文書の印刷を行う（１Ｇ）。そして、ユーザＢは、印刷された文書である印刷文書を受け取る。
これにより、同じＳＮＳ等のグループ内のユーザ間で、電子文書を共有し、電子文書の登録、検索および印刷を行うことができる。

＜情報処理システム１の機能構成の説明＞
図４は、情報処理システム１の機能構成例について説明したブロック図である。
なおここでは、情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

図示する情報処理システム１の端末装置１０は、外部装置と情報の送受信を行う送受信部１１０と、画像の表示を行う表示部１２０と、ユーザの指示を入力する入力部１３０と、端末装置１０全体の制御を行う制御部１４０とを備える。

送受信部１１０は、制御部１４０と文書管理システム３０との間でデータの送受信を行う。例えば、送受信部１１０は、文書管理システム３０に対し、電子文書のアップロードを行う。また、詳しくは後述するが、送受信部１１０は、文書管理システム３０に対し、電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を送信する。第１の検索情報は、文書管理システム３０に電子文書を登録するユーザＡが設定する検索情報である。「検索情報」は、電子文書を検索するために使用される情報である。検索情報としては、単語、連語、文章などのテキストデータ、写真や絵などの画像データ、構図のデータなどが挙げられる。
表示部１２０は、電子文書をアップロードする際の選択画面や文書管理システム３０からの通知を表示する表示デバイスである。
入力部１３０は、電子文書をアップロードする際に、ユーザＡが、電子文書の選択やアップロードの指示を入力する入力デバイスである。また、ユーザＡは，入力部１３０を使用して第１の検索情報を入力する。
なお、表示部１２０および入力部１３０は、これらの機能を兼ね備えたタッチパネルなどであってもよい。
制御部１４０は、端末装置１０の全体を制御する。制御部１４０は、表示部１２０で表示する画像を作成する。また、制御部１４０は、入力部１３０で入力されたユーザの指示に従い、送受信部１１０から電子文書をアップロードする。またこの際に、制御部１４０は、ユーザＡのユーザＩＤを併せて文書管理システム３０に送信する。

端末装置２０は、端末装置１０と同様の構成を有し、送受信部２１０と、表示部２２０と、入力部２３０と、制御部２４０とを備える。
送受信部２１０は、制御部２４０と文書管理システム３０との間でデータの送受信を行う。送受信部１１０は、文書管理システム３０に対し、ユーザＢが取得したい電子文書についての情報として第２の検索情報を送信する。第２の検索情報は、電子文書を検索するためにユーザＢが設定する検索情報である。
表示部２２０は、ユーザＢが、電子文書を検索する際に、第２の検索情報を入力する画面を表示する。また、表示部２２０は、文書管理システム３０が検索した電子文書の一覧を表示する。さらに、表示部２２０は、電子文書の印刷を行うために、文書管理システム３０から受け取った予約番号を表示する。この予約番号は、画像形成装置４０で印刷を行う際に、ユーザＢや電子文書を特定するために使用される。

入力部２３０は、ユーザＢが、電子文書の検索、選択および印刷の要求の指示を入力する機構部である。つまり、ユーザＢは、入力部２３０を使用して、第２の検索情報を入力する。また、文書管理システム３０が検索した電子文書の一覧の中から、ユーザＢが取得したい電子文書の選択を受け付ける。さらに、ユーザＢが選択した電子文書の印刷の要求を入力する。
制御部２４０は、端末装置２０の全体を制御する。制御部２４０は、表示部２２０で表示する画像を作成する。また、制御部２４０は、送受信部２１０を介し、文書管理システム３０に保存されている電子文書に対し、第２の検索情報を送信する。これにより、制御部２４０は、文書管理システム３０に保存されている電子文書に対し、検索の要求を行う。さらに、制御部２４０は、入力部２３０で入力されたユーザの指示に従い、送受信部２１０を介し、文書管理システム３０に対し、電子文書の印刷の要求を行う。またこの際に、制御部２４０は、ユーザＢのユーザＩＤを併せて文書管理システム３０に送信する。そして、制御部２４０は、その結果、文書管理システム３０で生成された予約番号を受け取る。

送受信部１１０、２１０は、例えば、通信Ｉ／Ｆに対応する。また、表示部１２０、２２０は、例えば、ディスプレイ等の表示デバイスに対応する。さらに、入力部１３０、２３０は、例えば入力デバイスに対応する。またさらに、制御部１４０、２４０は、例えば、ＣＰＵに対応する。

文書管理システム３０は、電子文書等の送受信を行う送受信部３１０と、電子文書の検索を行う検索部３２０と、予約番号を作成する予約番号作成部３３０と、予約番号を発行する予約番号発行部３４０と、電子文書や検索情報を保存する保存部３５０とを備える。

送受信部３１０は、ネットワーク５０を介し、端末装置１０、２０および画像形成装置４０との間でデータの送受信を行う。送受信部３１０は、ユーザＡから送られた電子文書を受け取る。また、送受信部３１０は、ユーザＢから送られ、検索や印刷を行うための電子文書を受け付ける。さらに、送受信部３１０は、ユーザＢが印刷する電子文書のデータを、画像形成装置４０に送る。送受信部３１０は、例えば、通信Ｉ／Ｆに対応する。

検索部３２０は、ユーザＢからの電子文書の検索の要求に対し、保存部３５０を参照し、電子文書の検索を行う。この際、検索部３２０は、検索情報を基に、電子文書の選択を行い、選択した電子文書を検索の結果として端末装置２０に送信する。具体的には、検索部３２０は、ユーザＡが入力した第１の検索情報およびユーザＢが入力した第２の検索情報を取得する。そして、この第１の検索情報および第２の検索情報に基づき電子文書を選択する。検索部３２０は、例えば、第１の検索情報と第２の検索情報との一致度や類似度に基づき電子文書を選択する。

予約番号作成部３３０は、ユーザＢが、画像形成装置４０で印刷を行う際に、画像形成装置４０に入力する予約番号を作成する。本実施の形態では、予約番号作成部３３０は、ユーザＡから電子文書を取得したときに電子文書に予約番号を付与する。そして、予約番号作成部３３０は、ユーザＢが画像形成装置４０で出力するために、ユーザＢから印刷の要求があった際に、印刷の予約番号をユーザにＢに対し発行する。
このように、予約番号を予め付与することで、電子文書がデータベースに登録されるときに予約番号が定まる。そして、電子文書のデータと予約番号とを関連付ける。これにより、ユーザＢに予約番号を送る際に、時間を節減できる。つまり、ユーザＢから予約番号の発行の要求があったときに、予約番号の選択や発行に時間を要し、ユーザＢを待たせることが生じにくい。よって、ユーザＢに対し、予約番号を速やかに発行することができ、ユーザＢは、予約番号を速やかに受け取ることができる。

予約番号発行部３４０は、ユーザＢから電子文書の印刷の要求があったときに、ユーザＢに対し、予め作成しておいた予約番号を発行する。

保存部３５０は、電子文書に関連させて、ユーザＡから取得した第１の検索情報を保存する。さらに本実施の形態では、詳しくは後述するが、電子文書に関連付けて、ユーザＢから取得した第２の検索情報を保存する。つまり、第２の検索情報を、第１の検索情報および取得した電子文書とさらに関連付けて保存する。そして、ユーザＢが取得したい電子文書について検索する検索情報として使用する。また、保存部３５０は、予約番号を保存する。保存部３５０は、例えば、ストレージに対応する。

本実施の形態で、送受信部３１０、予約番号作成部３３０および予約番号発行部３４０は、ボットサーバ３０ａが備える機能である。また、検索部３２０および保存部３５０は、ファイルサーバ３０ｂが備える機能である。

画像形成装置４０は、外部機器と情報の送受信を行う送受信部４１０と、印刷設定画面を表示する表示部４２０と、画像形成装置４０の機能を実現する機構部４３０と、画像形成装置４０の制御を行う制御部４４０とを備える。

送受信部４１０は、端末装置１０からアップロードされた電子文書を受け付ける。送受信部４１０は、例えば、通信Ｉ／Ｆ４８に対応する。
表示部４２０は、文書の印刷の設定を行う画面である印刷設定画面やユーザへの案内を表示する。ユーザへの案内は、例えば、画像形成装置４０の操作方法や印刷に要する料金の案内である。表示部４２０は、例えば、操作パネル４５に対応する。
機構部４３０は、上述したスキャナ、印刷機構などである。機構部４３０は、画像読み取り部４６、画像形成部４７に対応する。
制御部４４０は、印刷制御装置の一例であり、画像形成装置４０全体の制御を行う。制御部４４０は、例えば、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、ＲＯＭ１３に対応する。

＜情報処理システム１の詳細な動作の説明＞
次に、情報処理システム１の詳細な動作の説明を行う。
ここでは、情報処理システム１について、ユーザＡが電子文書を文書管理システム３０にアップロードし、登録する作業と、ユーザＢが文書管理システム３０に登録されている電子文書を、検索および選択して電子文書を印刷する作業とに分けて説明を行う。

図５（ａ）は、ユーザＡが電子文書を文書管理システム３０にアップロードし、登録する作業を行う際の、情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。また、図６は、図５の処理における情報処理システム１の動作について説明した概念図である。

まず、ユーザＡが、端末装置１０の表示部１２０に表示された操作画面から、入力部１３０を操作して、アップロードする電子文書を選択し、選択した電子文書をアップロードする指示をする。これにより、制御部１４０は、送受信部１１０から、電子文書を、文書管理システム３０にアップロードする（ステップ１０１）。ユーザＡは、上述したように、ＳＮＳ等が提供するグループに属しており、登録された電子文書は、このグループ内で共有される。なお以下、説明をわかりやすくするため、このグループが、ＳＮＳの中でどうぶつの絵のコンテンツを扱う「どうぶつ絵」のグループである場合を例に取り説明を行う。

また、ユーザＡは、電子文書をアップロードする際に、電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を入力することを求められる。そしてユーザＡは、第１の検索情報を入力する求めに応じ、第１の検索情報を入力する（ステップ１０２）。第１の検索情報は、上述したように、テキストデータ、画像データ、構図のデータとすることができる。第１の検索情報は、グループがＳＮＳのグループである場合、タグ情報である。具体的には、例えば、アップロードする電子文書が、くまの画像だった場合、ユーザＡは、これに対し、「くま」のタグ情報を付与する。そして、タグ情報は、電子文書とともにアップロードされる。このタグ情報は、予め登録されたタグ情報から選択して設定することもできる。この場合、例えば、タグ情報がリスト表示され、その中からユーザＡがタグ情報を選択する。また、ユーザＡが、新規に設定することができる。例えば、図６に示すように、ユーザＡが、「ペンギン」をタグ情報としたいが、リストにない場合、「ペンギン」を新規のタグ情報として設定することができる。
なお、電子文書をアップロードする際に、ユーザＡを特定するためのユーザＩＤや、電子文書を作成した日時などの情報を付加することもできる。

端末装置１０からアップロードされた電子文書および第１の検索情報は、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０が受け付け、ファイルサーバ３０ｂの保存部３５０が保存する（ステップ１０３）。これにより、電子文書が文書管理システム３０に登録される。このとき、電子文書および第１の検索情報は、互いに関連付けられて保存される。

そして、予約番号作成部３３０は、この際、電子文書に予約番号を作成する。この予約番号も電子文書と関連付けられて保存部３５０に保存される（ステップ１０４）。
また、ボットサーバ３０ａは、電子文書が登録された場合、送受信部３１０を介し、端末装置１０に対して登録できた旨のメッセージを返す（ステップ１０５）。
このメッセージは、端末装置１０の表示部１２０に表示される（ステップ１０６）。

なお、ユーザＡは、登録した電子文書の予約番号を確認することができる。
図５（ｂ）は、登録した電子文書の予約番号を確認する際の、情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。
まず、端末装置１０の表示部１２０に表示された操作画面のメニューから、「予約確認」を選択する（ステップ２０１）。
ユーザＡによる予約確認の要求は、送受信部１１０を介し、文書管理システム３０に向け送られる。そして、この要求は、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０が受け付ける（ステップ２０２）。
次に、ファイルサーバ３０ｂの検索部３２０が、該当する電子文書を検索する（ステップ２０３）。これは、例えば、ユーザＡのユーザＩＤにより検索することができる。

次に、検索部３２０は、検索の結果を、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０を介し、端末装置１０に送信する。端末装置１０では、送受信部１１０を介し、検索の結果を受信する（ステップ２０４）。
そして、検索の結果が、端末装置１０の表示部１２０に表示される（ステップ２０５）。検索の結果としては、例えば、電子文書のファイル名、サムネイルおよび予約番号が並んだ一覧が表示される。

図７は、ユーザＢが文書管理システム３０に登録されている電子文書を、検索および選択して電子文書を印刷する作業を行う際の、情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。また、図８は、図７の処理における情報処理システム１の動作について説明した概念図である。
まず、ユーザＢは、端末装置２０を操作し、ユーザＡやユーザＢが属するグループにログインする（ステップ３０１）。具体的には、ＳＮＳの中でどうぶつの絵のコンテンツを扱う「どうぶつ絵」のグループにログインする。

次に、ユーザＢは、端末装置２０の表示部２２０に表示された操作画面のメニューから、「検索」を選択する（ステップ３０２）。このとき、ユーザＢは、取得したい電子文書を検索するための情報として第２の検索情報を入力することを求められる。第２の検索情報は、上述したように、テキストデータ、画像データ、構図のデータとすることができる。第２の検索情報は、グループがＳＮＳのグループである場合、第１の検索情報と同様に、タグ情報である。具体的には、例えば、取得したい電子文書が、くまの画像だった場合、ユーザＢは、タグ情報として「くま」を入力する。そして、このタグ情報は、予め登録されたタグ情報から選択して設定することができる。この場合、例えば、タグ情報がリスト表示され、その中からユーザＢがタグ情報を選択する。また、ユーザＢが、新規に設定することができる。図８では、タグ情報がリスト表示され、このリストには、「くま」、「きりん」、「さる」、「ペンギン」が表示されたことを示している。そして、ユーザＢがタグ情報として、「くま」を選択したことを示している。

またこのとき、ユーザＢが、第２の検索情報を新規に設定したときは、これを、第１の検索情報および取得した電子文書とさらに関連付け、さらに他のユーザが取得したい電子文書について検索する検索情報として使用する。実際には、電子文書と第１の検索情報に加え、ユーザＢが入力した第２の検索情報をさらに加え、検索情報として保存部３５０に保存する。つまり、ユーザＢが入力した第２の検索情報も検索情報として使用し、さらに他のユーザが、取得したい電子文書を検索するのに活用する。

図９は、保存部３５０に保存される電子文書に関するデータのデータ構造について示した図である。
図示するデータ構造は、電子文書のＩＤである電子文書ＩＤ、ユーザＡのＩＤである登録ユーザＩＤ、電子文書のファイル名、アップロードの日時、電子文書のデータ、第１の検索情報、および第２の検索情報、予約番号からなる。この場合、第１の検索情報は、ユーザＡが付与した検索情報である。また、第２の検索情報は、ユーザＢが新たに付与した検索情報である。第２の検索情報がない場合は、この電子文書がまだ選択されていないときや、選択されていてもユーザＢが入力した検索情報が、既存の第１の検索情報であったときである。

図７に戻り、ユーザＢによる電子文書の検索の要求は、送受信部１１０を介し、文書管理システム３０に送られる。そして、この要求は、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０が受け付ける（ステップ３０３）。
次に、ファイルサーバ３０ｂの検索部３２０が、該当する電子文書を検索する（ステップ３０４）。検索部３２０は、ユーザＡが付与した第１の検索情報およびユーザＢが入力した第２の検索情報を基に、これらの一致度や類似度などにより電子文書の選択を行う。

次に、検索部３２０は、検索の結果を、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０を介し、端末装置２０に送信する。端末装置２０では、送受信部２１０を介し、検索の結果を受信する（ステップ３０５）。
そして、検索の結果が、端末装置２０の表示部２２０に表示される（ステップ３０６）。検索の結果としては、例えば、電子文書のファイル名、サムネイルおよび予約番号が並んだ一覧（リスト）として表示される。

図１０は、端末装置２０の表示部２２０に表示される一覧について示した図である。
図示するように、端末装置２０の表示部２２０には、電子文書のファイル名Ｆｎ、電子文書のサムネイルＳｎ、予約番号Ｙｂが配列した一覧が表示される。ここでは、ユーザＢは、第２の検索情報であるタグ情報として、「くま」を入力した場合を示している。そしてその結果、くまの絵の画像が３つ選択され、検索の結果を一覧として表示された場合を示している。

再び図７に戻り、次に、ユーザＢは、一覧の中から、取得したい電子文書を選択する（ステップ３０７）。これは、例えば、取得したい電子文書の箇所を押下することで行う。図１０では、ファイル名が、「○×◇」の電子文書について選択したことを示す。さらに、ユーザＢは、予約番号発行ボタンＢｔをタッチし、予約番号を発行する要求を行う（ステップ３０８）。つまりこの場合、ユーザＢは、電子文書および予約番号の組が複数表示された一覧から取得したい電子文書を選択する。
ユーザＢによる予約番号発行の要求は、送受信部１１０を介し、文書管理システム３０に送られる。そして、この要求は、ボットサーバ３０ａの予約番号発行部３４０が、送受信部３１０を介し受け付ける（ステップ３０９）。

次に、予約番号発行部３４０は、受け付けた予約番号を、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０を介し、端末装置２０に送信する。即ち、ボットサーバ３０ａは、選択された電子文書についての予約番号をユーザＢに対し発行する。端末装置２０では、送受信部２１０を介し、予約番号を受信する（ステップ３１０）。またこのとき、複数の電子文書をユーザＢが選択したときは、予約番号をまとめた、まとめ予約番号を発行してもよい。
そして、予約番号が、端末装置２０の表示部２２０に表示される（ステップ３１１）。
さらに、ユーザＢは、画像形成装置４０が設置されている場所に行き、予約番号を入力し、印刷の要求を行う（ステップ３１２）。実際には、例えば、ユーザＢは、画像形成装置４０を操作して予約番号を入力するとともにスタートボタンを押下する。
ユーザＢによる印刷の要求は、送受信部１１０を介し、文書管理システム３０に送られる。そして、この要求は、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０が受け付ける（ステップ３１３）。
そして、ボットサーバ３０ａの予約番号発行部３４０が、該当する予約番号を受け付ける（ステップ３１４）。

次に、予約番号発行部３４０は、受け付けた予約番号に対応する電子文書のデータを、ボットサーバ３０ａの送受信部３１０を介し、画像形成装置４０に送信する。画像形成装置４０では、送受信部４１０を介し、電子文書のデータを受信する（ステップ３１５）。
画像形成装置４０では、制御部４４０が、機構部４３０を制御し、電子文書のデータに基づき記録媒体に印刷を行う（ステップ３１６）。

なお、上述した例で、ボットサーバ３０ａが行っていた処理は、ファイルサーバ３０ｂが行ってもよく、ファイルサーバ３０ｂが行っていた処理は、ボットサーバ３０ａが行ってもよい。例えば、ボットサーバ３０ａは、送受信部３１０の機能だけを有してもよい。この場合、ファイルサーバ３０ｂは、送受信部３１０以外の機能を有する。即ち、ファイルサーバ３０ｂは、検索部３２０、予約番号作成部３３０、予約番号発行部３４０および保存部３５０の機能を有する。また、１つのサーバコンピュータが、これらが行う処理をまとめて行ってもよい。
また、上述した例では、ユーザＢは、画像形成装置４０で電子文書の印刷を行ったが、印刷を行わず、端末装置２０で電子文書をダウンロードし、ダウンロードした電子文書を閲覧するだけでもよい。この場合、ユーザＢに対し、予約番号を発行することは不要となる。
さらに、上述した例では、ユーザＢが電子文書の印刷を行う際に、予約番号を発行していたが、これに限られるものではない。例えば、ＱＲコード（登録商標）などのバーコードを発行してもよい。

以上詳述したように、本実施の形態の情報処理システム１では、予め定められたグループに属するユーザを対象にし、検索情報を付与することで、電子文書の登録、検索、印刷を行う。これにより、検索情報の適用範囲に制限を加えない場合に比較して、ユーザが目的とする電子文書を検索することが容易になる。つまり、予め定められたグループを設定しない場合、検索情報に表記ゆれ（汎化）が生じやすくなる。そして、検索情報を基に電子文書を検索する場合でも、検索情報が一致しなくなる。即ち、電子文書の検索を行う際にヒットしにくくなる。その結果、電子文書の検索性の低下を招く。また、検索情報の標準化を図る方法はユーザによって種々の解釈が発生し、事実上困難である。
対して本実施の形態のように、予め定められたグループに属するユーザを対象にして、検索情報を付与する場合、検索情報は、そのグループが提供するサービス等の範囲内になり、検索情報に表記ゆれ（汎化）が生じにくくなる。そして、検索情報が直感的でわかりやすいものとなり、電子文書の検索性が向上する。
また、ユーザＡが検索情報を入力する際は、過去に他のユーザが入力した既存の検索情報の中から選択することができる。これにより、同じ検索情報をグループ内で繰り返し使用されることになり、検索情報に表記ゆれ（汎化）が生じにくくなる。一方、既存の検索情報の中に適したものがないときは、ユーザＡは、新たな検索情報を入力することもでき、ユーザＡの利便性も担保している。

また、本実施の形態の情報処理システム１では、電子文書を検索するユーザＢが、第２の検索情報を付与し、そして、第１の検索情報および取得した電子文書とさらに関連付ける。そして、さらに他のユーザが取得したい電子文書について検索する検索情報として使用する。つまり、第２の検索情報を第１の検索情報として流用する。これにより、ユーザＢが選択した電子文書に対し、新たな検索情報が付与され、この電子文書に対する検索性が向上する。この場合、ユーザＡが入力する第１の検索情報は、グループが提供するサービスに関連して設定される。例えば、ＳＮＳの中でどうぶつの絵のコンテンツを扱う「どうぶつ絵」のグループで、ユーザＡが、「くま」の画像を登録するときに、第１の検索情報として「くま」を入力する。これは、どうぶつの絵のコンテンツを提供するというサービスに関連して設定される検索情報であると言うことができる。一方、第２の検索情報は、サービスに関連するものであってもよいが、サービスに関連しないものを含んでいてもよい。例えば、ユーザＢが、「自転車に乗ったくま」の画像を取得したいときに、第２の検索情報として、「くま」と「自転車」とを入力する。この場合、「くま」は、どうぶつの絵のコンテンツを提供するというサービスに関連して設定される検索情報である。対して、「自転車」は、どうぶつの絵のコンテンツを提供するというサービスに関連して設定される検索情報とは言えない。そして、ユーザＡが入力した第１の検索情報の中にもないことが予想される。この場合、検索部３２０は、「くま」の検索情報とともに、例えば、画像認識等の技術により、「自転車」の画像を検索する。そして、検索した結果として、「自転車に乗ったくま」の画像を選択する。これにより、第２の検索情報が、予め用意された第１の検索情報の中にない場合でも検索を行うことができる。そして、ユーザＢが選択した電子文書に第２の検索情報である「自転車」を付与し、検索情報として使用する。これにより、この後に他のユーザが、第２の検索情報として、「くま」と「自転車」とを入力した場合、検索部３２０は画像認識等の技術を用いなくても、「自転車に乗ったくま」の画像を選択できる。即ち、電子文書の検索性が向上する。

＜プログラムの説明＞
ここで、以上説明を行った本実施の形態の文書管理システム３０で行う処理は、例えば、ソフトウェア等のプログラムとして用意される。そして、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。

よって、文書管理システム３０が行う処理を実行するプログラムは、コンピュータに、予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザとしてのユーザＡから、電子文書および電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得する機能と、このグループに属し、電子文書を取得するユーザである取得ユーザとしてのユーザＢが取得したい電子文書についての情報として第２の検索情報を取得する機能と、第１の検索情報および第２の検索情報に基づき電子文書を選択する機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

１…情報処理システム、１０、２０…端末装置、３０…文書管理システム、３０ａ…ボットサーバ、３０ｂ…ファイルサーバ、４０…画像形成装置、３１０…送受信部、３２０…検索部、３３０…予約番号作成部、３４０…予約番号発行部、３５０…保存部

Claims (13)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、
   前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、
   前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する情報処理装置。
2. 前記第２の検索情報を、前記第１の検索情報および取得した前記電子文書とさらに関連付け、前記取得ユーザが取得したい当該電子文書について検索する検索情報として使用する請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記グループは、予め定められたサービスを提供するグループである請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記グループは、ソーシャルネットワーキングサービスを利用して前記サービスを提供するグループであり、前記第１の検索情報および前記第２の検索情報は、当該ソーシャルネットワーキングサービスで使用されるタグ情報である請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記登録ユーザから前記電子文書を取得したときに当該電子文書に予約番号を付与する請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、前記取得ユーザが前記電子文書を画像を形成する画像形成装置で出力するために、前記予約番号を当該取得ユーザに対し発行する請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記取得ユーザは、前記電子文書および前記予約番号の組が複数表示された一覧から取得したい当該電子文書を選択し、
   前記プロセッサは、選択された前記電子文書についての前記予約番号を前記取得ユーザに対し発行する請求項６に記載の情報処理装置。
8. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、
   前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザから、当該取得ユーザが取得したい前記電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、
   前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択し、
   前記第２の検索情報を、前記第１の検索情報および取得した前記電子文書とさらに関連付け、前記取得ユーザが取得したい当該電子文書について検索する検索情報として使用する情報処理装置。
9. 前記電子文書は、前記登録ユーザおよび前記取得ユーザが登録した、予め定められたサービスを提供するグループに関するものである請求項８に記載の情報処理装置。
10. 前記第１の検索情報は、前記サービスに関連して設定される請求項９に記載の情報処理装置。
11. 前記第２の検索情報は、前記サービスに関連しないものを含む請求項９に記載の情報処理装置。
12. 電子文書を管理する情報処理装置と、
    前記情報処理装置が管理する電子文書を検索する端末装置と、
    を備え、
    前記情報処理装置は、プロセッサを備え、
    前記プロセッサは、
    予め定められたグループに属し、前記電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得し、
    前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得し、
    前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する情報処理システム。
13. コンピュータに、
    予め定められたグループに属し、電子文書を登録するユーザである登録ユーザから、当該電子文書および当該電子文書を検索するための情報として第１の検索情報を取得する機能と、
    前記グループに属し、前記電子文書を取得するユーザである取得ユーザが取得したい当該電子文書についての情報として第２の検索情報を取得する機能と、
    前記第１の検索情報および前記第２の検索情報に基づき前記電子文書を選択する機能と、
    を実現させるためのプログラム。

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