JP5724209B2 - 画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成装置で実行される出力制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、カーボンコピー印刷を実行可能な画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成装置の出力制御方法に関する。

一般に、カーボンコピー印刷とは、画像形成装置に対する１回の印刷指示で原稿データの正本（オリジナルコピー）及び副本（カーボンコピー）を同時に印刷するための印刷技術のことをいう。このようなカーボンコピー印刷は、例えば、納品伝票や請求書等の顧客向け正本１通を上質紙に印刷すると同時に社内処理用及び控え用の副本２通を普通紙に印刷するような場面で特に役に立つ。

カーボンコピー印刷機能を備えた画像形成装置の一例として、以下の特許文献１には、「利用者控え」及び「管理者控え」のような複数の表現形態に関する情報を格納するメモリ、及び当該情報を用いてテキストデータを複数の表現形態で印刷する印字部を備えた印刷装置が開示されている。

しかし、従来の画像形成装置によると、カーボンコピー印刷の正本及び副本を出力するための処理が並行して進められるので、正本の出力途中で紙詰まりエラーが発生した場合にはユーザによる紙詰まり除去作業の後に副本が続けて出力されることになる。その結果、装置内部から除去された正本がユーザの手で廃棄処分にされる一方で、通常通り出力された副本のみが装置の排紙トレイ上に残存するという事態が発生することになる。ここで、納品伝票や請求書等の文書は副本のみでは用をなさないので、上述のようにカーボンコピー印刷の副本データのみが出力された場合には、その出力結果の取り扱いをめぐるユーザの無用な混乱が生じる虞がある。

特開平７−４７７２４号公報

本発明は、上述した課題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、カーボンコピー印刷において、正本データの出力結果が存在しないのに副本データの出力結果のみが存在することによるユーザの混乱等の弊害を未然に防止することができる画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成装置の出力制御方法を提供することである。

本発明の上記目的は、下記の手段によって達成される。

（１）原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始し、ユーザ指定のアドレスへ前記副本データをメール送信する出力部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記出力部による前記副本データのメール送信後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記出力部によりメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するユーザ通知部と、を有する画像形成装置。

（２）原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始する出力部と、前記データ生成部により生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するデータ保存部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記データ保存部による前記副本データの保存後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記データ保存部により保存された前記副本データを前記フォルダから削除するデータ削除部と、を有する画像形成装置。

（３）前記データ削除部により前記副本データが削除された旨をユーザに通知するメッセージを表示する表示部をさらに有することを特徴とする上記（２）に記載の画像形成装置。

（４）前記データ保存部は、通信ネットワークを介して前記画像形成装置の外部の記憶装置と通信することで当該記憶装置内の前記フォルダに前記副本データを保存することを特徴とする上記（２）または（３）に記載の画像形成装置。

（５）原稿データ及び当該原稿データの正本及び副本の出力設定に関する設定情報を送信する設定装置、及び前記設定装置から前記原稿データ及び前記設定情報を受信する受信部と、前記受信部により受信された前記設定情報に基づき、前記原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始し、ユーザ指定のアドレスへ前記副本データをメール送信する出力部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記出力部による前記副本データのメール送信後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記出力部によりメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するユーザ通知部と、を有する画像形成装置を備えた画像形成システム。

（６）前記設定情報には、前記データ生成部による前記正本データ及び前記副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべき文字列の挿入処理に関する設定情報、前記データ生成部による前記正本データ及び副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべきマスク処理に関する設定情報、及び前記出力部による前記正本データ及び前記副本データの出力方法に関する設定情報のうちの少なくとも１つが含まれることを特徴とする上記（５）に記載の画像形成システム。

（７）原稿データ及び当該原稿データの正本及び副本の出力設定に関する設定情報を送信する設定装置、及び前記設定装置から前記原稿データ及び前記設定情報を受信する受信部と、前記受信部により受信された前記設定情報に基づき、前記原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理をを開始する出力部と、前記データ生成部により生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するデータ保存部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記データ保存部による前記副本データの保存後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記データ保存部により保存された前記副本データを前記フォルダから削除するデータ削除部と、を有する画像形成装置を備えた画像形成システム。

（８）前記データ削除部により前記副本データが削除された旨をユーザに通知するメッセージを表示する表示部をさらに有することを特徴とする上記（７）に記載の画像形成システム。

（９）前記データ保存部は、通信ネットワークを介して前記画像形成装置の外部の記憶装置と通信することで当該記憶装置内の前記フォルダに前記副本データを保存することを特徴とする上記（７）または（８）に記載の画像形成システム。

（１０）前記設定情報には、前記データ生成部による前記正本データ及び前記副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべき文字列の挿入処理に関する設定情報、前記データ生成部による前記正本データ及び副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべきマスク処理に関する設定情報、及び前記出力部による前記正本データ及び前記副本データの出力方法に関する設定情報のうちの少なくとも１つが含まれることを特徴とする上記（７）〜（９）のいずれか１つに記載の画像形成システム。

（１１）画像形成装置において実行される出力制御方法であって、原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データを生成するステップ（Ａ）と、前記ステップ（Ａ）で生成された前記正本データに基づく記録媒体への印刷処理を開始するステップ（Ｂ）と、当該原稿データの副本を出力するための副本データを生成するステップ（Ｃ）と、前記ステップ（Ｃ）で生成された前記副本データをユーザ指定のアドレスへメール送信するステップ（Ｄ）と、前記ステップ（Ｂ）で開始された前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定するステップ（Ｅ）と、前記ステップ（Ｂ）および前記ステップ（Ｄ）の後に、前記ステップ（Ｅ）で前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記ステップ（Ｄ）でメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するステップ（Ｆ）と、を有する出力制御方法。

（１２）画像形成装置において実行される出力制御方法であって、原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データを生成するステップ（Ａ）と、前記ステップ（Ａ）で生成された前記正本データに基づく記録媒体への印刷処理を開始するステップ（Ｂ）と、当該原稿データの副本を出力するための副本データを生成するステップ（Ｃ）と、前記ステップ（Ｃ）で生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するステップ（Ｄ）と、前記ステップ（Ｂ）で開始された前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定するステップ（Ｅ）と、前記ステップ（Ｂ）および前記ステップ（Ｄ）の後に、前記ステップ（Ｅ）で前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記ステップ（Ｄ）で保存された前記副本データを前記フォルダから削除するステップ（Ｆ）と、を有する出力制御方法。

（１３）前記ステップ（Ｆ）で前記副本データが削除された旨をユーザに通知するためのメッセージを表示装置に表示するステップ（Ｇ）をさらに有することを特徴とする上記（１２）に記載の出力制御方法。

（１４）前記ステップ（Ｄ）では、通信ネットワークを介した前記画像形成装置の外部の記憶装置との通信により前記副本データが当該記憶装置内の前記フォルダに保存されることを特徴とする上記（１２）または（１３）に記載の出力制御方法。

本発明によれば、カーボンコピー印刷用の正本データが出力途中で削除されたかどうかが判定され、それが出力途中で削除された場合は、副本データの出力結果を廃棄するよう促すメッセージがユーザに通知されるとともに、ユーザ指定のフォルダに保存済みの副本データが当該フォルダから削除される。その結果、本発明によれば、正本データの出力結果が存在しないのに副本データの出力結果のみが存在することによるユーザの混乱等の弊害を未然に防止することができる。

本発明の一実施形態に係る画像形成システムの構成を示すブロック図である。 図１のＰＣの構成を示すブロック図である。 図１のＭＦＰの外観を示す概略図である。 図１のＭＦＰの構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るＭＦＰによるカーボンコピー印刷の出力結果の一例を示す概略図である。 本発明の一実施形態に係るカーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面の一例を示す概略図である。 本発明の一実施形態に係るカーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面の一例を示す概略図である。 本発明の一実施形態に係るカーボンコピー設定情報の一例を示す概略図である。 本発明の一実施形態に係るカーボンコピー印刷処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係るエラー解消処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係るエラーメッセージの一例を示す概略図である。 本発明の一実施形態に係る警告メッセージの一例を示す概略図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
＜システムの構成＞
図１は、本発明の一実施形態に係る画像形成システムＳの全体構成を示すブロック図である。図１のように、画像形成システムＳは、カーボンコピー印刷用の印刷データを生成する印刷設定装置としてのＰＣ１、及びＰＣ１から受信した印刷データに基づき印刷処理を実行する画像形成装置としてのＭＦＰ２を備えており、これらはネットワークＮを介して接続されている。ネットワークＮは、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ等の規格によるＬＡＮ、又はＬＡＮどうしを専用線で接続したＷＡＮ等である。なお、ＰＣ１とプリンタ２はローカル接続されていてもよい。

続いて、上記機器の構成について詳細に説明する。図２は、本実施形態に係るＰＣ１の構成を示すブロック図である。図２のように、ＰＣ１は、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）１３、ディスプレイ１４、入力装置１５、及び通信Ｉ／Ｆ部１６を備えており、これらは信号をやり取りするためのバスを介して相互に接続されている。これらの構成要素について以下に順に説明する。

ＣＰＵ１１は、プログラムに従って各部の動作を制御するともに各種演算処理を実行する。メモリ１２は、各種プログラムを格納するＲＯＭ、及び作業領域として各種データを一時的に保持するＲＡＭ等を含んでいる。ＨＤＤ１３は、オペレーティングシステム（ＯＳ）等の各種プログラム及びデータを一時的に格納する。特に、ＨＤＤ１３は、各種フォーマットの文書ファイルを作成するための文書作成アプリケーション、及び作成された文書ファイルの印刷データを生成するためのプリンタドライバを格納している。ここでいう文書作成アプリケーションは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄ（登録商標）やＡｄｏｂｅ Ｉｌｌｕｓｔｒａｔｏｒ（登録商標）等である。

ディスプレイ１４は、ユーザに各種情報を表示するための液晶表示装置である。特に、ディスプレイ１４は、ＭＦＰ２によるカーボンコピー印刷に関する各種設定のためのカーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面をユーザに表示する（図６、７参照）。カーボンコピー印刷設定画面の詳細については後述する。入力装置１５は、キーボードやマウス等であり、ユーザから種々の動作指示を取得する。通信Ｉ／Ｆ部１６は、ＰＣ１をネットワークＮに接続し、ＭＦＰ２を含むネットワークＮ上の他の機器と通信するためのインタフェースである。

続いて、図３は、図１のＭＦＰ２の外観を示す概略図であり、図４は、図１のＭＦＰ２の構成を示すブロック図である。図３、４のように、ＭＦＰ２は、制御部２１、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）２２、画像読取部２３、操作部２４、給紙部２５、画像形成部２６、排紙部２７を備えており、これらは信号をやり取りするためのバスを介して相互に接続されている。これらの構成要素について以下に順に説明する。

制御部２１は、ＣＰＵ２１ａ、メモリ２１ｂ、ＨＤＤ２１ｃ、及び通信Ｉ／Ｆ部２１ｄを備えており、これらは信号をやり取りするためのバスを介して相互に接続されている。

ここで、ＣＰＵ２１ａは、プログラムに従って各部の動作を制御するともに各種演算処理を実行する。メモリ２１ｂは、各種プログラムを格納するＲＯＭ、及び作業領域として各種データを一時的に保持するＲＡＭ等を含んでいる。

また、ＨＤＤ２１ｃは、オペレーティングシステム（ＯＳ）を含む各種プログラム及びデータを一時的に格納する。特に、ＨＤＤ２１ｃは、ＰＣ１から受信した印刷データに基づき、当該印刷データの正本（オリジナルコピー）出力用の正本データ及び副本（カーボンコピー）出力用の副本データを生成・出力するためのカーボンコピー印刷プログラムを格納している。カーボンコピー印刷プログラムの詳細については後述する。また、通信Ｉ／Ｆ部２１ｄは、ＭＦＰ２をネットワークＮに接続し、ＰＣ１を含むネットワークＮ上の他の機器と通信するためのインタフェースである。

続いて、ＡＤＦ２２は、所定の原稿セット位置にセットされた複数枚の原稿を一枚ずつ画像読取部２３内の所定の原稿読取位置に搬送するための原稿搬送装置である。画像読取部２４は、ユーザにより手動で、又はＡＤＦ２２により自動で原稿読取位置に搬送された原稿に蛍光ランプ等の光源から光を照射し、その反射光をＣＣＤイメージセンサやＣＭＯＳイメージセンサ等の受光素子で光電変換することで得られる電気信号から画像データ（ビットマップデータ）を生成するための原稿読取装置である。

操作部２４は、ＭＦＰ２のステータス情報や各種設定情報等を表示するとともに種々の動作指示を取得するためのオペレーションパネルである。特に、操作部２４は、正本データが出力途中で削除された場合のエラーメッセージ及び警告メッセージをユーザに表示する（図１１、１２参照）。これらのメッセージの詳細については後述する。給紙部２５は、複数の給紙トレイ内にサイズごとに格納された記録用紙を画像形成部に一枚ずつ供給するための給紙装置である。

画像形成部２６は、印刷データに基づく印刷画像を記録用紙に印刷するための印刷処理を実行する印刷エンジンである。画像形成部２６は、感光体ドラムを帯電させる帯電工程、レーザ光により感光体ドラム上に静電潜像を形成する露光工程、感光体ドラム上の静電潜像にトナーを付着させてトナー画像を形成する現像工程、感光体ドラム上のトナー画像を転写ベルトにより記録用紙に転写する転写工程、記録用紙に転写されたトナー画像を定着ローラにより加熱・定着させる定着工程からなる電子写真方式の印刷処理を実行する。なお、画像形成部２６による印刷処理は、上述したような電子写真方式によるものではなく、インパクト方式、熱転写方式、及びインクジェット方式等の他の印刷方式によるものであってもよい。排紙部２７は、画像形成部２６による印刷処理後の記録用紙を複数の排紙トレイのいずれかに排出するための排紙装置である。

次に、本実施形態に係るカーボンコピー印刷について詳細に説明する。図５は、ＭＦＰ２によるカーボンコピー印刷の出力結果の一例を示す概略図である。ここで、図中（Ａ）は、「発送伝票」の印刷データのカーボンコピー印刷によらない通常の出力結果を示しており、図中（Ｂ）及び（Ｃ）は、（Ａ）の印刷データに基づき生成されたカーボンコピー印刷用の正本データ及び副本データの出力結果をそれぞれ示している。なお、以下ではカーボンコピー印刷用の印刷データのことを「原稿データ」と称することにする。

図５の（Ａ）及び（Ｂ）を比較すると、（Ｂ）の正本データは顧客発送用の正本に相当するので、これには伝票番号として「Ｎｏ．１２３４５６７８９０」が挿入されている。図５の（Ａ）及び（Ｃ）を比較すると、（Ｃ）の副本データは自社保管用の控えに相当するので、これには正本データと同じ伝票番号（「Ｎｏ．１２３４５６７８９０」）に加えて、それが控えであることを示す「控え」マークが挿入されている。また、（Ｃ）の副本データには、自社保管用の控えには印字する必要のない電話番号（Ｔｅｌ：０４２６−６０−９ｘｘｘ）を隠すためのマスク処理が適用されている。さらに、（Ｃ）の副本データには、（Ｂ）の正本データとは異なる背景色が用いられている。図中（Ｂ）及び（Ｃ）に示されるような正本／副本データに関する詳細設定は、前述のカーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面上でユーザにより指定される。この点について以下に詳細に説明する。

図６は、本実施形態に係るカーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面Ｇの初期状態の表示内容を示す概略図である。このＵＩ画面は、ＰＣ１のプリンタドライバにより提供される印刷設定用ＵＩ画面上でカーボンコピー印刷設定用の「カーボン」タブが選択されたときに出現する。

図６を参照すると、カーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面Ｇは、現在設定中の原稿データに対するカーボンコピー印刷を指定するための「カーボンコピープリント」チェックボックスｃ１、カーボンコピー印刷用の正本データ及び副本データに挿入すべき伝票番号等を入力するための「通し番号」テキストボックスｔ１、正本データの出力先を指定するための「オリジナル」プルダウンメニューｍ１、副本データの出力先を指定するための「カーボンコピー」プルダウンメニューｍ２、副本データの他の出力先としてメールアドレスやフォルダパス等を入力するためのテキストボックスｔ２、ｔ３、及び副本データの詳細設定画面に移行するための「カーボンコピー編集」ボタンｂ１等を備えている。ユーザによりボタンｂ１が押下されるとＵＩ画面Ｇは詳細設定用のＵＩ画面Ｇ´に切り替わる。

図７は、詳細設定用のＵＩ画面Ｇ´の表示内容を示す概略図である。図７のように同ＵＩ画面は、副本データのひな型を選択するための「カーボンコピー」プルダウンメニューｍ３、及び副本データの背景色を選択するための「背景色」プルダウンメニューｍ４、及び副本データについてのさらに詳細な設定のための「詳細設定」ボタンｂ２等を備えている。

これらのＵＩ画面上で設定された内容はカーボンコピー設定情報として原稿データとともにＭＦＰ２に送信される。図８は、本実施形態に係るカーボンコピー設定情報Ｉの一例を示す概略図である。図８のように、カーボンコピー情報Ｉは、カーボンコピー印刷により出力される正本／副本の各々について「ジョブ番号」、「カーボンコピー」、「通し番号」、「カーボンコピー設定」、「宛先」、「背景色」、「挿入文字」、「挿入位置」等の情報を格納するテーブルである。これらの情報についての詳細な説明は以下の通りである。

「ジョブ番号」は、原稿データの識別番号を示す。「カーボンコピー」は、原稿データに対してカーボンコピー印刷の指定がされているかどうかを示す。図中の「Ｙｅｓ」は、原稿データに対してカーボンコピー印刷の指定がされていることを表す。「通し番号」は、原稿データに基づき生成・出力される正本／副本データに挿入すべき伝票番号等の通し番号を示す。この通し番号は、前述のテキスト入力欄ｔ１に入力されたユーザ指定の通し番号である。つまり、図８の例は、正本／副本データの各々に通し番号「１２３４５６７８９０」が挿入されることを意味する。

「カーボンコピー設定」は、原稿データに基づき生成・出力される正本／副本データの各々が正本／副本のどちらに相当するかを示す。図中の「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」は当該データが正本データであることを、「Ｃｏｐｙ」は副本データであることを表す。つまり、図８の例は、カーボンコピー印刷により１つの正本データ及び３つの副本データが生成・出力されることを意味する。

「宛先」は、正本／副本データの各々の出力先を示す。図中の「排紙トレイ１」は出力先としてＭＦＰ２の排紙トレイ１が指定されており、「排紙トレイ２」は出力先としてＭＦＰ２の排紙トレイ２が指定されており、「Ｏｋｙａｋｕ＠ａａａ．ｊｐ」は出力先として当該メールアドレスが指定されており、「￥￥１０．１０．１０．１０￥ｓｈａｒｅ」は出力先としてハードディスク内の当該フォルダが指定されていることを表す。つまり、図８の例は、正本データがＭＦＰ２により印刷されて排紙トレイ１に排出され、１番目の副本データがＭＦＰ２により印刷されて排紙トレイ２に排出され、２番目の副本データがアドレス「Ｏｋｙａｋｕ＠ａａａ．ｊｐ」に電子メールにより送信され、３番目の副本データがフォルダ「￥￥１０．１０．１０．１０￥ｓｈａｒｅ」に保存されることを意味する。なお、正本データの「宛先」は図７のプルダウンメニューｍ１により指定され、副本データの「宛先」は、図７のプルダウンメニューｍ２及びテキスト入力欄ｔ２、ｔ３により指定される。

「背景色」は、正本／副本データの各々の背景色を示す。図中の「Ｓａｍｅ ａｓ ｄｏｃ」は原稿データと同一の背景色が用いられることを表し、「Ｂｌｕｅ」及び「Ｙｅｌｌｏｗ」は背景色としてブルー及びイエローを用いられることを表す。つまり、図８の例は、正本データ及び１番目の副本データには原稿データと同一の背景色が用いられ、２番目の副本データにはブルーの背景色が用いられ、３番目の副本データにはイエローの背景色が用いられることを意味する。この「背景色」は、図７のプルダウンメニューｍ４により指定される。

「挿入文字」は、正本／副本データの各々に挿入すべき文字列等を示す。図中の「Ｎｏｎｅ」は正本／副本データに文字列を挿入されないことを表し、「控え」及び「処理用」は正本／副本データにこれらの文字列が挿入されることを表す。つまり、図８の例は、正本データ及び１番目の副本データには文字列等が何も挿入されず、２番目の副本データ及び３番目の副本データには「控え」及び「処理用」の文字列がそれぞれ挿入されることを意味する。この「挿入文字」は、図７中のプルダウンメニューｍ３により選択可能なひな型の各々に対して予め定義されているものとする。

「挿入位置」は、「挿入文字」として指定された文字列等の正本／副本データの各々における挿入位置を示す。図中の「Ｘ＝１０、Ｙ＝１０」は紙面の左上頂点を原点とし、その横方向をＸ方向とし、その縦方向をＹ方向としたときのＸ及びＹ座標がいずれも１０であることを表す。つまり、図８の例は、２番目の副本データ上の座標「Ｘ＝１０、Ｙ＝１０」の位置に文字列「控え」が挿入され、３番目の副本データ上の座標「Ｘ＝１０、Ｙ＝１０」の位置に文字列「処理用」が挿入されることを意味する。この「挿入位置」は、図７の「詳細編集」ボタンｂ２が押下されたときに出現する詳細編集用ＵＩ画面（不図示）上で指定される。
＜フローチャート＞
続いて、本実施形態に係るＭＦＰ２の動作の概要について説明する。図９は、ＰＣ１から原稿データを受信したＭＦＰ２によるカーボンコピー印刷処理の手順を示すフローチャートである。図９のフローチャートにより示されるアルゴリズムはＭＦＰ２のＨＤＤ２１ｃ等に制御プログラムとして記憶されており、動作開始時にメモリ２１ｂに読み出されて実行される。

図９のように、ＭＦＰ２は、印刷キューにおいて原稿データを受信したら、その原稿データに対するカーボンコピー印刷の指定がされているかどうかを判定する（Ｓ１０１）。より具体的に、ＭＦＰ２は、原稿データとともに受信したカーボンコピー設定情報Ｉ中の「カーボンコピー」欄を参照することで同指定がされているかどうかを判定する。

ここで、カーボンコピー印刷の指定がされていない場合（Ｓ１０１のＮＯ）、ＭＦＰ２は、受信した原稿データに基づく通常の印刷処理を実行してから（Ｓ１０２）、一連の処理を終了する（エンド）。他方、カーボンコピー印刷が指定されている場合（Ｓ１０１のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は原稿データを構成する個々のページデータに対して以下のＳ１０３〜Ｓ１１６の手順を実行する。

先ず、ＭＦＰ２は、原稿データの正本を印刷するための正本データを生成する（Ｓ１０３）。より具体的に、ＭＦＰ２は、原稿データとともに受信したカーボンコピー設定情報Ｉ等を参照して、原稿データに対して「通し番号」や「挿入文字」等の必要な情報を付加するための挿入処理、及び原稿データ中に不要な情報がある場合にはそれを隠すためのマスク処理を実行することにより正本データを生成する（図５（Ａ）及び（Ｂ）参照）。

ここで、「通し番号」や「挿入文字」等の挿入処理には、フォームオーバレイやウォーターマークのような一般的な方法が採用される。また、不要な情報を隠すためのマスク処理には、例えば、特開２００４−１５５１１２号明細書に示されるような、指定されたマスク領域を背景色で塗りつぶすことにより当該領域をマスクする方法が採用される。

続いて、ＭＦＰ２は、画像形成部２６により正本データに基づく印刷処理を開始する（Ｓ１０４）。そして、正本データに基づく印刷処理が完了したら、印刷済みの記録用紙を排紙部２７により排紙トレイに排出する。

その後、ＭＦＰ２は、原稿データの副本を出力するための副本データを生成する（Ｓ１０５）。より具体的に、ＭＦＰ２は、Ｓ１０３と同様に、カーボンコピー設定情報Ｉ等を参照して、「通し番号」や「挿入文字」等を必要な情報を付加するための挿入処理、及び不要な情報を隠すためのマスク処理を実行することにより副本データを生成する（図５（Ａ）及び（Ｃ）参照）。ここでの挿入処理及びマスク処理に採用される方法は、前述した正本データの場合と同様である。

続いて、ＭＦＰ２は、画像形成部２６により副本データに基づく印刷処理を開始する（Ｓ１０６）。ただし、カーボンコピー設定情報Ｉ中で副本データの出力先としてＭＦＰ２の排紙トレイが指定されていない場合には、Ｓ１０６はスキップされることになる。そして、ＭＦＰ２は、カーボンコピー設定情報Ｉ中の指定メールアドレス宛に副本データをメール送信し（Ｓ１０７）、さらに、カーボンコピー設定情報Ｉ中の指定フォルダに副本データを保存する（Ｓ１０８）。ただし、カーボンコピー設定情報Ｉ中で副本データの出力先としてメールアドレス及びフォルダが指定されていない場合は、Ｓ１０７及びＳ１０８はそれぞれスキップされることになる。

なお、カーボンコピー設定情報Ｉ中の指定フォルダはＭＦＰ２のＨＤＤ２１ｃ内のフォルダであってもよいし、ＰＣ１等のネットワークＮ上の外部機器のフォルダであってもよい。後者の場合、Ｓ１０８において副本データはＦＴＰ、ＳＭＢ等の一般的な通信プロトコルにより指定フォルダに転送されることになる。続いて、ＭＦＰ２は、正本データに基づく印刷処理（Ｓ１０４）が完了したかどうかを判定する（Ｓ１０９）。より具体的に、ＭＦＰ２は、排紙部２７による印刷済み記録用紙の排紙トレイへの排紙が完了したかどうかを判定する。

ここで、正本データの印刷処理が完了している場合は（Ｓ１０９のＹＥＳ）、ＭＦＰ２はそのまま後述のＳ１１６に進む。他方、正本データの印刷処理が完了していない場合は（Ｓ１０９のＮＯ）、当該印刷処理の途中で何らかのエラーが発生した可能性が高いので、ＭＦＰ２はエラーを解消するためのエラー解消処理（Ｓ１１０）に移行する。図１０は、本実施形態に係るエラー解消処理（Ｓ１１０）の手順を示すフローチャートである。同図を参照してエラー解消処理（Ｓ１１０）について詳細に説明する。

図１０のように、先ず、ＭＦＰ２は、メモリ２１ｂ等に保持されている画像形成部２６のステータス情報を取得し（Ｓ２０１）、その情報に基づき「用紙切れ」、「消耗品切れ」、「紙詰まり」、及び「サービスコール」のうちのいずれかのエラーが発生しているかどうかを判定する（Ｓ２０２〜Ｓ２０５）。

そして、「用紙切れ」が発生している場合（Ｓ２０２のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は、ユーザによる記録用紙の補給作業が完了するまで待機してから（Ｓ２０６）、後述のＳ２１１に進む。また、「消耗品切れ」が発生している場合（Ｓ２０３のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は、ユーザによる消耗品（トナー等）の補給作業が完了するまで待機してから（Ｓ２０７）、後述のＳ２１１に進む。また、「紙詰まり」が発生している場合（Ｓ２０４のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は、ユーザによる紙詰まりの除去作業が完了するまで待機してから（Ｓ２０８）、後述のＳ２１１に進む。また、「サービスコール」が発生している場合（Ｓ２０５のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は、作業員による修理が完了するまで待機してから（Ｓ２０９）、後述のＳ２１１に進む。

他方、「用紙切れ」、「消耗品切れ」、「紙詰まり」、及び「サービスコール」のうちのどのエラーも発生していない場合（Ｓ２０５のＮＯ）、正本データの印刷結果が排出されない原因を即座に特定することは困難である。そのため、ＭＦＰ２は、正本データをメモリ２１ｂ等から削除してから（Ｓ２１０）、図９のフローチャートに戻る（リターン）。

そして、ＭＦＰ２は、正本データの印刷結果が排出されたかどうかを再度判定し（Ｓ２１１）、排出されている場合は（Ｓ２１１のＹＥＳ）、エラー解消処理を終了して図９のフローチャートに戻り（リターン）、解消されていない場合は（Ｓ２１１のＮＯ）、Ｓ２０２移行の手順を再度実行する。

再び図９のフローチャートを参照すると、ＭＦＰ２は、エラー解消処理（Ｓ１１０）において正本データが削除済みであるかどうか（Ｓ２０５のＮＯ⇒Ｓ２１０）を判定する（Ｓ１１１）。そして、正本データが削除済みである場合（Ｓ１１１のＹＥＳ）、ＭＦＰ２は、Ｓ１０６での副本データの印刷結果を廃棄するようユーザに促すエラーメッセージを操作部２４に表示する（Ｓ１１２）。ただし、副本データの出力先としてＭＦＰ２の排紙トレイが指定されていない場合は、Ｓ１１２はスキップされることになる。

図１１は、Ｓ１１２で操作部２４に表示されたエラーメッセージの一例を示す概略図である。本例において、ジョブ番号「１」の原稿データ（ジョブ名称：カーボン１）の正本データは印刷途中で削除されているものの、その副本データは通常通り印刷されて排紙トレイに排出されている。そのため、正本データが未出力であるのに副本データが出力済みであることによるユーザの混乱を防止するために、ＭＦＰ２は副本データの出力結果を廃棄するようユーザに促すエラーメッセージを操作部２４に表示する。図中の例のように、同エラーメッセージの内容は、例えば、「Ｊｏｂ♯１“カーボン１”の控えページを排紙トレイ２から削除してください。」というものである。

その後、ＭＦＰ２は、Ｓ１０７でのメール送信済みの副本データを廃棄するようユーザに促すメッセージ（不図示）を同じメールアドレスに送信する（Ｓ１１３）。そして、ＭＦＰ２は、Ｓ１０８で指定フォルダに保存済みの副本データを同フォルダから削除するとともに（Ｓ１１４）、その副本データを削除した旨をユーザに通知するための警告メッセージを操作部２４に表示する（Ｓ１１５）。ただし、カーボンコピー設定情報Ｉ中で副本データの出力先としてメールアドレス及びフォルダが指定されていない場合は、Ｓ１１３及びＳ１１４はそれぞれスキップされることになる。

図１２は、Ｓ１１５で操作部２４に表示された警告メッセージの一例を示す概略図である。本例において、ジョブ番号「２」の原稿データ（ジョブ名称：カーボン２）の正本データは印刷途中で削除済みであるものの、その副本データは通常通り指定フォルダに保存されている。そこで、正本データが未出力であるのに副本データが保存済みであることによるユーザの混乱を防止するために、ＭＦＰ２は、指定フォルダから副本データを削除しつつ、その旨を通知するための警告メッセージを操作部２４に表示する。図中の例のように、同警告メッセージの内容は、例えば、「Ｊｏｂ♯２ 宛先￥￥１０．１０．１０．１０￥ｓｈａｒｅの控えページを削除しました。」というものである。

その後、ＭＦＰ２は、原稿データの全ページ分の出力が完了したかどうかを判定し（Ｓ１１６）、全ページ分の出力が完了している場合は（Ｓ１１６のＹＥＳ）、一連の処理を終了する（エンド）。他方、全ページ分の出力が完了していない場合は（Ｓ１１６のＮＯ）、原稿データの残りのページについてＳ１０３移行の手順を繰り返し実行する。

以上のように、本実施形態によれば、カーボンコピー印刷用の正本データが出力途中で削除されたかどうかが判定され（Ｓ１１１）、それが出力途中で削除された場合は、副本データの出力結果を廃棄するよう促すエラーメッセージがユーザに通知されるとともに（Ｓ１１２、Ｓ１１３）、指定フォルダに保存済みの副本データがそこから削除されることになる（Ｓ１１４）。その結果、本実施形態によれば、正本データの出力結果が存在しないのにもかかわらず副本データの出力結果のみが存在することによるユーザの混乱等の弊害を未然に防止することができる。

本発明は、上述した実施形態のみに限定されるものではなく、特許請求の範囲において種々改変することができる。例えば、上記実施形態では、カーボンコピー印刷に関する設定情報は、ＰＣ１のプリンタドライバにより提供されるＵＩ画面上で指定されるものとしたが、同設定情報はＭＦＰ２のオペレーションパネル上で指定されてもよい。また、上記実施形態では、カーボンコピー用の印刷データ（原稿データ）は、ＰＣ１からネットワークＮを介してＭＦＰ２に送信された文書データであるものとしたが、同データはＭＦＰ２の画像読取部２３により生成された画像データであってもよい。

また、上記実施形態では、原稿データに基づき生成された正本／副本データの出力方法及び宛先は原稿データの全ページについて一律に指定されるものとしたが、これらの出力方法及び宛先は原稿データのページごとに別々に指定されてもよい。つまり、複数ページからなる原稿データの一部のページについては副本データを印刷し、残りのページについては副本データをメール送信するような出力方法も可能である。

また、上記実施形態では、正本データが出力途中でキャンセルされた場合のエラーメッセージ及び警告メッセージはＭＦＰ２の操作部２４に表示されるものとしたが、これらのメッセージはＰＣ１のディスプレイ１４等の他の表示装置に表示されてもよい。

本発明に係る画像形成装置は、上記手順を実行するための専用のハードウェア回路によっても、上記手順を記述したプログラムをＣＰＵが実行することによっても実現可能である。後者により本発明を実現する場合、画像形成装置を作動させるプログラムは、フロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。ここで、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、ＲＯＭやハードディスク等に格納される。また、上記プログラムは、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、画像形成装置の一機能として同装置のソフトウェアに組み込まれてもよい。

１ ＰＣ、
２ ＭＦＰ、
２１ 制御部、
２１ａ ＣＰＵ、
２１ｂ メモリ、
２１ｃ ＨＤＤ、
２４ 操作部、
２６ 画像形成部、
Ｇ カーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面、
Ｇ´ カーボンコピー印刷設定用ＵＩ画面、
Ｉ カーボンコピー設定情報、
Ｓ 画像形成システム。

Claims (14)

1. 原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、
   前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始し、ユーザ指定のアドレスへ前記副本データをメール送信する出力部と、
   前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、
   前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記出力部による前記副本データのメール送信後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記出力部によりメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するユーザ通知部と、を有する画像形成装置。
2. 原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、
   前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始する出力部と、
   前記データ生成部により生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するデータ保存部と、
   前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、
   前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記データ保存部による前記副本データの保存後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記データ保存部により保存された前記副本データを前記フォルダから削除するデータ削除部と、を有する画像形成装置。
3. 前記データ削除部により前記副本データが削除された旨をユーザに通知するメッセージを表示する表示部をさらに有することを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記データ保存部は、通信ネットワークを介して前記画像形成装置の外部の記憶装置と通信することで当該記憶装置内の前記フォルダに前記副本データを保存することを特徴とする請求項２または３に記載の画像形成装置。
5. 原稿データ及び当該原稿データの正本及び副本の出力設定に関する設定情報を送信する設定装置、及び
   前記設定装置から前記原稿データ及び前記設定情報を受信する受信部と、前記受信部により受信された前記設定情報に基づき、前記原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始し、ユーザ指定のアドレスへ前記副本データをメール送信する出力部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記出力部による前記副本データのメール送信後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記出力部によりメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するユーザ通知部と、を有する画像形成装置を備えた画像形成システム。
6. 前記設定情報には、前記データ生成部による前記正本データ及び前記副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべき文字列の挿入処理に関する設定情報、前記データ生成部による前記正本データ及び副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべきマスク処理に関する設定情報、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の方法に関する設定情報、及び前記出力部による前記副本データの出力方法に関する設定情報のうちの少なくとも１つが含まれることを特徴とする請求項５に記載の画像形成システム。
7. 原稿データ及び当該原稿データの正本及び副本の出力設定に関する設定情報を送信する設定装置、及び
   前記設定装置から前記原稿データ及び前記設定情報を受信する受信部と、前記受信部により受信された前記設定情報に基づき、前記原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データ及びその副本を出力するための副本データを生成するデータ生成部と、前記データ生成部により生成された前記正本データに基づいて印刷処理を開始する出力部と、前記データ生成部により生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するデータ保存部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定する判定部と、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の開始後であって、かつ前記データ保存部による前記副本データの保存後に、前記判定部により、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記データ保存部により保存された前記副本データを前記フォルダから削除するデータ削除部と、を有する画像形成装置を備えた画像形成システム。
8. 前記データ削除部により前記副本データが削除された旨をユーザに通知するメッセージを表示する表示部をさらに有することを特徴とする請求項７に記載の画像形成システム。
9. 前記データ保存部は、通信ネットワークを介して前記画像形成装置の外部の記憶装置と通信することで当該記憶装置内の前記フォルダに前記副本データを保存することを特徴とする請求項７または８に記載の画像形成システム。
10. 前記設定情報には、前記データ生成部による前記正本データ及び前記副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべき文字列の挿入処理に関する設定情報、前記データ生成部による前記正本データ及び副本データの生成時に前記原稿データに対して実施すべきマスク処理に関する設定情報、前記出力部による前記正本データに基づく印刷処理の方法に関する設定情報、及び前記出力部による前記副本データの出力方法に関する設定情報のうちの少なくとも１つが含まれることを特徴とする請求項７〜９のいずれか１つに記載の画像形成システム。
11. 画像形成装置において実行される出力制御方法であって、
    原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データを生成するステップ（Ａ）と、
    前記ステップ（Ａ）で生成された前記正本データに基づく記録媒体への印刷処理を開始するステップ（Ｂ）と、
    当該原稿データの副本を出力するための副本データを生成するステップ（Ｃ）と、
    前記ステップ（Ｃ）で生成された前記副本データをユーザ指定のアドレスへメール送信するステップ（Ｄ）と、
    前記ステップ（Ｂ）で開始された前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定するステップ（Ｅ）と、
    前記ステップ（Ｂ）および前記ステップ（Ｄ）の後に、前記ステップ（Ｅ）で前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記ステップ（Ｄ）でメール送信された前記副本データを廃棄するよう促すメッセージを前記アドレスにメール送信するステップ（Ｆ）と、を有する出力制御方法。
12. 画像形成装置において実行される出力制御方法であって、
    原稿データに基づき、当該原稿データの正本を記録媒体へ印刷するための正本データを生成するステップ（Ａ）と、
    前記ステップ（Ａ）で生成された前記正本データに基づく記録媒体への印刷処理を開始するステップ（Ｂ）と、
    当該原稿データの副本を出力するための副本データを生成するステップ（Ｃ）と、
    前記ステップ（Ｃ）で生成された前記副本データをユーザ指定のフォルダに保存するステップ（Ｄ）と、
    前記ステップ（Ｂ）で開始された前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたかどうかを判定するステップ（Ｅ）と、
    前記ステップ（Ｂ）および前記ステップ（Ｄ）の後に、前記ステップ（Ｅ）で前記正本データに基づく印刷処理の途中で前記正本データが削除されたと判定された場合、前記ステップ（Ｄ）で保存された前記副本データを前記フォルダから削除するステップ（Ｆ）と、を有する出力制御方法。
13. 前記ステップ（Ｆ）で前記副本データが削除された旨をユーザに通知するためのメッセージを表示装置に表示するステップ（Ｇ）をさらに有することを特徴とする請求項１２に記載の出力制御方法。
14. 前記ステップ（Ｄ）では、通信ネットワークを介した前記画像形成装置の外部の記憶装置との通信により前記副本データが当該記憶装置内の前記フォルダに保存されることを特徴とする請求項１２または１３に記載の出力制御方法。