JP4688640B2 - 訂正票作成支援システム - Google Patents

Description

本発明は、電気、ガス等の使用料金の誤った請求を是正する訂正票の作成を支援するシステムに関する。

電気料金やガス料金は、契約種別による料金体系と検針により求められた使用量とによって算出されるが、電算機への契約内容等の誤入力や、検針データの誤入力によって誤った料金の請求が行われてしまうことがある。

そして電算機入力内容の再チェックや顧客からの連絡により誤った料金請求を発見することがあり、その際は営業所担当者が誤入力の訂正と請求料金の是正を図るために、料金計算担当者へ送付する訂正票を起票する必要がある。

この訂正票の記載については参考となる記載モデルがなく、記載方法は各営業所担当者の裁量に委ねられているため、同一事由であっても記入内容が各担当者ごとに異なることがある。このため、担当者本人による記入に時間がかかるだけでなく、その後の事務処理においても記載事項が統一されていないので能率の悪いものとなっている。そしてさらに均一な記載でないことから、料金訂正に必要な項目の記入漏れも多くなりやすいという問題がある。

上記問題に対して、起票された伝票をひな型として保存し、このひな型に訂正入力することで新たな起票とする技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００４−１１０７４７

しかしながら訂正票を起票する主な事由は、契約開始時期や契約廃止時期の誤入力、契約内容自体の誤記、検針指数の入力ミスなど多岐にわたり、１つのひな型では複雑となって対応できず、またこれら起票事由ごとにひな型を用意すると、対応するひな型の検索が必要になるなどの新たな問題が生じて利用しにくいものとなってしまう。

そこで、本発明は、訂正票を起票する事由や顧客データを入力することで、訂正票を自動的に作成する手段を提供することを目的としている。

前記目的を達成するために本発明が提案する訂正票作成支援システムは、電気、ガスの使用料金（すなわち、電気の使用料金又は、ガスの使用料金若しくは、電気の使用料金とガスの使用料金との双方）の訂正を指示する訂正票作成のためのデータを入力する起票者端末と、該起票者端末から入力された前記訂正票発行のためのデータを受信して前記訂正票を作成するサーバ装置と、作成された前記訂正票を前記サーバ装置から受信する料金計算担当者端末とを備えてなる。そして、前記サーバ装置は、前記起票者端末及び前記料金計算担当者端末と通信回線を介してデータの送受信を行う送受信手段と、前記起票者端末から入力された前記訂正票作成のためのデータを記録する訂正票作成データ記録手段と、顧客との間で結ばれた電気、ガスの使用契約の内容及び使用料金データを記録する顧客データ記録手段と、前記訂正票作成データ記録手段に記録された訂正票作成のためのデータと、前記顧客データ記録手段に記録された顧客との間で結ばれた契約の内容及び使用料金データとに基づいて前記訂正票を作成する訂正票作成手段と、該訂正票作成手段により作成された訂正票を前記料金計算担当者端末に前記送受信手段を介して送信する制御手段とを有することを特徴としている。

このように、起票者端末からは訂正票作成のためのデータを入力することで、サーバ装置の訂正票作成手段がこの入力データと、顧客データ記録手段に記録された契約内容及び料金データとを基にして、入力や表示等とが所定形式に定められている訂正票を作成するので、均一な形式の訂正票が作成され、事務効率が向上する。また起票者は訂正票のひな型を必要とせず、所定のデータのみの入力で済むことから、入力に要する時間を短縮できる。

前記訂正票作成支援システムにおいて、前記訂正票の作成を承認する承認データの入力を行う承認者端末を更に備え、前記訂正票作成手段が、前記承認者端末からの前記承認データの入力に基づいて前記訂正票を作成できるようにすることが好ましい。このようにすれば、訂正票の承認を承認者端末からの承認データの入力によるようにしたので、迅速な処理が可能となり事務効率が向上する。

さらに前記訂正票作成データ記録手段には前記訂正票作成のためのデータ入力用フォーマットが格納されてなり、該フォーマットを前記制御手段が前記送受信手段により前記起票者端末に送信することが好ましい。このようにすれば、訂正票の入力フォーマットをサーバ側から送信することで均一な形式のデータ入力ができるので、起票者の入力効率が向上する。

本発明の訂正票作成支援システムによれば、訂正票の作成において、訂正票作成のためのデータ入力用フォーマットに、起票者が訂正票作成のためのデータを入力するので、訂正票作成のためのひな型を不要とし、さらに訂正票の作成を自動化したので訂正票の形式が均一化され、事務効率が向上する。

以下、添付図面を参照して本発明の好ましい実施形態を説明する。

図１は本発明の訂正票作成支援システムの一例の概略構成図で、図２は訂正票作成支援システムの動作の一例を説明する流れ図、図３乃至５は起票者端末からの訂正票作成データ入力画面の一例を表す図、図６は承認者端末からの承認データ入力画面一例、図７は料金計算担当者端末に送信表示される訂正票の一例を表す図である。

図１に示すように本発明の訂正票作成支援システム１は、入力データを基にして訂正票を作成するサーバ２と、このサーバ２に訂正票作成のためのデータを送信する起票者端末３と、訂正票の作成に承認を与える承認データを入力する承認者端末５と、作成された訂正票の送信先である料金計算担当者端末６とが、通信回線７を介して接続されてなるものである。

サーバ２は、起票者端末３、承認者端末５及び料金計算担当者端末６と通信回線７を通じてデータの送受信を行う送受信手段１１と、起票者端末３から入力された訂正票作成のためのデータを記録する訂正票作成データ記録手段１２と、顧客との間で締結されている電気やガスの使用契約の内容や使用料金に関するデータを記録する顧客データ記録手段１３と、訂正票作成データ記録手段１２に記録された訂正票作成のためのデータと、顧客データ記録手段１３に記録された顧客との間で結ばれた電気、ガスの使用契約の内容及び使用料金データとに基づいて所定形式の訂正票を作成する訂正票作成手段１５と、この訂正票作成手段１５により作成された訂正票を料金計算担当者端末６に送受信手段１１を介して送信する制御手段１６とを有している。これらの訂正票作成データ記録手段１２、顧客データ記録手段１３、訂正票作成手段１５、制御手段１６は、コンピュータプログラムの指示の下に、前述した処理動作を実行するＣＰＵなどのコンピュータの処理動作部からなる。

サーバ２のハードウェア構成としては、以下で説明する処理動作を実行する専用機でもよいが、ハードディスクや光磁気ディスク等のデータ記録手段や、送受信手段であるモデム等の通信機器を備えた汎用機であるパーソナルコンピュータやワークステーションであって、以下で説明する処理動作をコンピュータに実行させるプログラムがハードディスク等に格納されている汎用機とすることもできる。

起票者端末３、承認者端末５及び料金計算担当者端末６は、専用の端末でもよいが、通常の汎用機であるパーソナルコンピュータにモデム、マウス、キーボード等の周辺機器を接続したものが該当する。

通信回線７は、専用回線や一般公衆回線、さらにインターネットやＬＡＮ回線等のいずれであってもよく、用途に応じて採用される。

また、起票者端末３、承認者端末５及び料金計算担当者端末６は、サーバ２に直接接続されたものでもよく、接続形態はとくに限定されるものではない。

次に、本発明の訂正票作成支援システム１による処理動作について、図２の流れ図を参考にして説明する。

図２に示すように、訂正票の作成は起票者端末３からのデータ入力を基に行われる。電気料金やガス料金の誤った請求は、社内のデータ再チェックや顧客による営業所への連絡によって発見されることが多いことから訂正票の作成により誤請求の是正を図ることとしたものである。

営業所の担当者は、請求の誤りを発見したときはその是正のために訂正票を料金計算担当者に送付する必要がある。まず営業所の担当者は、起票者端末３によりサーバ２にアクセスし、訂正票作成支援システム１を作動させ、訂正票作成のためのデータ入力用フォーマットをダウンロードして訂正票作成データを入力する（Ｓ１）。

データ入力用フォーマットは、訂正票作成に必要な事項の項目漏れがなく、かつ入力データの個人差等を抑えるために、例外的に記載する筆記事項の他は数値入力と所定事項の選択形式のみとなっている。

図３は起票者端末３に表示される訂正票作成のためのデータ入力の最初の画面である。営業所の担当者である起票者は、画面上に指示された入力形式に従い、営業所ごとに定められたコード番号を含む連番の起票番号を入力する。同じく起票の日付、顧客である契約者名、そして契約者コードを同じく画面上の入力指示形式に従って入力する。そして訂正対象が契約内容等の訂正、あるいは検針指示数の訂正のいずれであるかをチェック形式にて選択する。また訂正対象となる請求がいずれの月分であるかを数値入力で指定する。そして最後に起票者のコードを入力する。

上記の訂正対象が、契約内容等の訂正であるときは、例えば、図４に示す訂正票作成データ入力画面２Ａが表示され、検針指数の訂正であるときは、例えば、図５に示す訂正票作成データ入力画面２Ｂが表示され、それぞれ追加のデータ入力が求められる。

図４に示す訂正票作成データ入力画面２Ａでは、訂正対象が契約内容その他であることからこの訂正対象に該当する事項が列挙され、該当するものを選択し、チェックを入れる。

従来は訂正事項が担当者の記載に委ねていたため、特にこの部分が記載する人によってばらつきがあり、記載者本人も時間を要するだけでなくその後の処理を行う者にとっても一定書式でないことから事務効率が悪いものとなっていた。そのため本発明の訂正票作成支援システム１による処理動作では、該当事由は列挙形式にして、起票者に選択させている。

上記の訂正対象では、例として「１．契約内容の訂正」を選択した状態を示している。そして次にこの訂正について、訂正前と訂正後の内容をそれぞれ指定された形式で入力する。この例では、訂正前が３０Ａで、訂正後が２０Ａとなっている。すなわち本来２０Ａと契約したものが、誤って３０Ａとなっていたため正しい表示の２０Ａに訂正したものである。つぎに訂正の原因を選択し、別途特記事項があるときは文章入力が認められている。また訂正の結果どのような対処をするかを選択するが、この例では返金を選択してある。

図５に示す訂正票作成データ入力画面２Ｂでは、訂正対象が検針指数の訂正であることから、対象となる検針日、訂正前の検針指数、訂正後の検針指数の入力が所定形式で求められる。そして訂正となった原因事項の選択、必要な場合の特記事項の入力、訂正の結果の対処事項の選択をする。

図３乃至図５で示した、訂正票作成のためのデータ入力がなされると、サーバ２の訂正票作成データ記録手段１２に記録される。そして制御手段１６は入力された訂正票作成データを承認者端末５に送受信手段１１を介して送信し、さらに訂正票作成の承認を求めるために、承認データを入力するフォーマットを承認者端末５の画面上に表示する（Ｓ２）。

承認データの入力は、数値等の入力と選択で行われる。例えば、図６に示すように、まず承認対象を特定するための起票番号、起票者コード、契約者、契約者コード等の所定事項が表示され、つぎに承認者のＩＤ、パスワードの入力、そして「承認」又は「却下」の選択、「却下」を選択したときはその理由の選択を行う。

「承認」が選択されず、「却下」が選択されたときはその理由に基づき訂正票作成のためのデータを再入力することができ、「承認」が選択されたときは訂正票作成手段１５が訂正票を作成する（Ｓ４）。訂正票の作成は訂正票作成用のプログラムに基づいて作成され、記載事項、記載形式等が定められている。

訂正票は、例えば、図７に示すように簡潔な記載のもので、作成日、起票番号、契約者名、契約者コード、契約内容（契約種別）、訂正内容、返金等の対処、起票者コード、承認者ＩＤを記載したもので、事務処理上必要な事項に限定されている。この訂正票は、顧客データ記録手段１３に記録されると共に、制御手段１６が送受信手段１１を介して計算担当者端末６に送信される（Ｓ５）。料金計算担当者は、送信された訂正票に基づき、返金等のその後の処理を行う。

このように、訂正票そのものを起票者が記載せずに、起票者は訂正票作成のためのデータを選択入力するのみで、所定形式の訂正票が自動的に作成されるので、起票者は記載に要する時間を短縮でき、また訂正票は書式においてばらつきのない均一なものが作成されて事務能率が向上する。すなわち訂正事由は多種にわたるので、これを入力画面に列挙して選択させることで入力を容易にすると共に、選択された訂正事由と所定記載事項のみを訂正票に記載することとしたものである。

なお、起票者端末３や承認者端末５でのデータ入力に際しては、入力形式が画面に表示されるが、音声指示を同時に行うこともできる。

本発明の実施形態である訂正票作成支援システムの概略構成図。 本発明の実施形態である訂正票作成支援システムの動作の流れ図。 起票者端末からの訂正票作成データ入力画面１の図。 起票者端末からの訂正票作成データ入力画面２Ａの図。 起票者端末からの訂正票作成データ入力画面２Ｂの図。 承認者端末からの承認データ入力画面の図。 料金計算担当者端末に送信表示される訂正票の図。

符号の説明

１ 訂正票作成支援システム
２ サーバ
３ 起票者端末
５ 承認者端末
６ 料金計算担当者端末
７ 通信回線
１１ 送受信手段
１２ 訂正票作成データ記録手段
１３ 顧客データ記録手段
１５ 訂正票作成手段
１６ 制御手段

Claims (3)

1. 電気、ガスの使用料金の訂正を指示する訂正票作成のためのデータを入力する起票者端末と、該起票者端末から入力された前記訂正票発行のためのデータを受信して前記訂正票を作成するサーバ装置と、作成された前記訂正票を前記サーバ装置から受信する料金計算担当者端末とを備えてなる訂正票作成支援システムであって、
   前記サーバ装置は、前記起票者端末及び前記料金計算担当者端末と通信回線を介してデータの送受信を行う送受信手段と、
   前記起票者端末から入力された前記訂正票作成のためのデータを記録する訂正票作成データ記録手段と、
   顧客との間で結ばれた電気、ガスの使用契約の内容及び使用料金データを記録する顧客データ記録手段と、
   前記訂正票作成データ記録手段に記録された訂正票作成のためのデータと、前記顧客データ記録手段に記録された顧客との間で結ばれた契約の内容及び使用料金データとに基づいて前記訂正票を作成する訂正票作成手段と、
   該訂正票作成手段により作成された訂正票を前記料金計算担当者端末に前記送受信手段を介して送信する制御手段とを有することを特徴とする訂正票作成支援システム。
2. 前記訂正票の作成を承認する承認データの入力を行う承認者端末を更に備え、前記訂正票作成手段は、前記承認者端末からの前記承認データの入力に基づいて前記訂正票を作成することを特徴とする請求項１に記載の訂正票作成支援システム。
3. 前記訂正票作成データ記録手段には前記訂正票作成のためのデータ入力用フォーマットが格納されてなり、該フォーマットを前記制御手段が前記送受信手段により前記起票者端末に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の訂正票作成支援システム。

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