JP4678794B1 - データエントリーシステム - Google Patents

Abstract

【課題】個人情報を厳格に保護し、データエントリーの業務の割当てを最適化し、且つオペレータのスキルを向上させることができるデータエントリーシステムを提供する。
【解決手段】帳票の記載事項を複数のオペレータにエントリーさせるシステムであって、エントリーすべき記載事項ごとに帳票イメージを分割して、分割エントリー用イメージを生成する分割プログラム１３１と、複数のオペレータごとに配信予定の分割エントリー用イメージを決定・配信する配信プログラム１３２と、一定時間内に、入力されたエントリーデータがオペレータから返信されたか否かを判断するジョブ完了判断手段と、エントリーデータが一定の時間内に返信されない場合は、ジョブを他のオペレータに割り当てるジョブ割当て手段と、最終的に複数のオペレータから返信されたエントリーデータを元の帳票単位のデータに合成する合成プログラム１３３とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、データエントリーシステムに関し、より具体的には、帳票に記載された項目をデータとして入力するためのシステムに関する。

従来、各種の帳票に記入された記載事項をデータ入力する作業では、データエントリーを行う者、すなわちオペレータが、入力するべき帳票のイメージを見ながらその帳票に記載された事項をデータ入力することにより行われている。この帳票には、たとえば、住所、氏名、郵便番号、電話番号、口座番号、銀行名、支店名、受取人、金額等の事項が記載されている。また、帳票の記載項目は千差万別であり、記載事項の項目の種類や数などに相当の違いがある。

データエントリーを行うエントリー担当者は、すべての記載事項を正確に入力しなければならず、高度に熟練された理解力とタイピング技術が必要とされ、入力時のミスが生じてしまうと大きな問題を引き起こしてしまうことになる。このため、入力ミスを発見して納品前に修正するため、エントリー工程の後にベリファイ工程を設け、ベリファイ担当者がエントリー担当者の入力ミスを修正することが広く行われている。

また、近年、情報通信技術の飛躍的な進展等を背景としたインターネットやデジタル文書化の急速な普及等によって、実物の原票を持ち出さず、エントリー担当者およびベリファイ担当者がコンピュータを用いてイメージを見ながらデータエントリー及びベリファイを行うシステムが提案されている。特許文献１に開示されたデータエントリーシステムでは、帳票をイメージデータとして、そのイメージデータを項目ごとに分割し、分割したイメージデータを自宅にいるエントリー担当者に送信して、担当者が自宅で入力を行う。
特開２００６−２４４３１５号公報

しかし、従来のデータエントリーシステムでは、以下のような問題があった。
帳票のイメージを項目ごとに分割することによっても、個人情報の保護は十分ではないという第１の問題があった。すなわち分割された帳票イメージが在宅のエントリー担当者のもとに送信されることにより、個人情報が漏洩する可能性が飛躍的に増大する。また、帳票のイメージが分割されているからといっても、分割したイメージを合成すれば容易に個人情報の復元が可能である。さらに、現代のデジタル技術の進展によって、データ化された個人情報は瞬時に盗まれる可能性がある。

また、従来のデータエントリーシステムでは、オペレータが任意の業務を選択することができるため、業務の進捗が予測できず、納期に間に合わない事態が生じるという第２の問題があった。すなわち、各オペレータが個人のスケジュールに従い業務を選択するのでは、あるデータエントリー業務が納品期限に間に合うか否かが、不確実であった。また、すべてのデータエントリー業務を納品期限に間に合わせようと調整するのは、管理者が所属するデータセンターの独自の方法（例えば、人海戦術）によって行っていたため、管理者の業務が煩雑になり、結果として調整もうまく行われておらず、場合によっては納期に間に合わないこともあり得た。

さらに、従来のデータエントリーシステムでは、オペレータのスキルの管理がシステムとして行われていないため、オペレータのスキルが向上しないという第３の問題があった。

そこで、本発明は、個人情報を厳格に保護し、データエントリーの業務の割当てを最適化し、且つオペレータのスキルを向上させることができるデータエントリーシステムを提供することを目的とする。

複数のクライアントコンピュータと前記クライアントコンピュータがネットワークを介して接続されるシンクライアントサーバとからなるシンクライアントシステムにおいて、前記シンクライアントサーバが前記クライアントコンピュータに画面情報を送信し、前記複数のクライアントコンピュータが前記画面情報を表示するとともに前記複数のクライアントコンピュータに対して複数のオペレータが入力した帳票の記載事項のデータを前記シンクライアントサーバに送信するデータエントリーシステムであって、
複数の前記帳票を、顧客ごと又は種類ごとの帳票の束であるバッチに分割し、前記バッチごとに管理者によって設定された少なくとも納期に関するバッチ情報をデータベースに登録するバッチ作成手段と、前記バッチそれぞれに含まれる複数の前記帳票の帳票全体イメージから、エントリーすべき１又は複数の前記記載事項ごとに分割して、この分割されたイメージを分割エントリー用イメージとし、前記分割エントリー用イメージそれぞれに対して前記管理者によって設定された入力精度レベル、入力速度レベル又は単価のいずれかの入力条件、及び入力制限時間を前記データベースに登録する分割手段と、前記バッチ情報及び前記入力条件に基づいて、前記複数のオペレータごとに配信予定の前記分割エントリー用イメージを決定する抽出手段と、前記複数のオペレータに、前記分割エントリー用イメージを、オペレータがエントリーすべき仕事の最小単位であるジョブとして配信する配信手段と、前記分割エントリー用イメージごとに前記管理者によって予め設定された入力制限時間内に、前記分割エントリー用イメージに基づいて入力されたエントリーデータが前記オペレータから返信されたか否かを判断するジョブ完了判断手段と、前記エントリーデータが前記入力制限時間内に返信されない場合は、前記ジョブを前記入力条件を満たす他のオペレータに自動的に配信するジョブ再配信手段と、最終的に前記複数のオペレータから返信された前記エントリーデータを元の帳票全体イメージに含まれるすべての記載事項に相当する一連のデータを、帳票ごとに、合成する合成手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記オペレータごとに、複数個のジョブをひとまとまりとしてその配信を予め予約するために抽出することを特徴とする。

また、前記オペレータに作業可能時間を入力させ、予定されているジョブの数を算出し、前記作業可能時間と前記予定されているジョブの数とに基づいて、前記オペレータに配信すべきジョブを自動的に決定するスケジュール管理手段をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記複数のオペレータのスキルを示すランクを登録するランク登録手段をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記複数のオペレータそれぞれが処理したジョブに応じた課金情報を前記複数のオペレータそれぞれに対して、前記複数のオペレータのリクエストに応じて通知する課金情報照会手段をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、一のオペレータによる前記バッチ内の前記ジョブに対する入力が一定の割合に達すると、該オペレータのジョブをベリファイのために他のオペレータに自動的に配信するベリファイ移行手段と、最終的に前記複数のオペレータから返信された前記エントリーデータを元の帳票全体イメージに含まれるすべての記載事項に相当する一連のデータを、帳票ごとに、合成する合成手段をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記ベリファイ移行手段は、前記バッチの分割エントリー用イメージ毎に指定した進捗率に応じてベリファイに移行する基準となる割合を異ならせて前記管理者が設定することが可能なことを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、一のオペレータによる入力の間違いを他のオペレータが通知するための通信を可能にする問合せ手段をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記問合せ手段は、前記通信において前記他のオペレータからの通知を前記他のオペレータの匿名を維持することを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記問合せ手段は、管理者が複数のオペレータに対して連絡を一斉に発信できるようにしたことを特徴とする。

また、本発明に係るデータエントリーシステムにおいては、前記問合せ手段は、前記他のオペレータからの問合せを履歴として記録し、管理者が前記履歴を検索できるようにしたことを特徴とする。

本発明によれば、シンクライアントシステムを利用することによって、帳票の実物のイメージが外部に流出せず、個人情報を保護するという効果がある。

また、データのエントリーを行うオペレータへのジョブの配信を最適化し、またエントリー工程が進捗するとエントリー工程が完了する前に平行してベリファイ工程に移行することによって納期の短縮を図ることができるという効果がある。

さらに、スケジュール管理システム、課金情報システム、教育システム及び問合せシステムを備えているため、これらのシステムの相互作用によってオペレータのスキルを向上させることができるという効果がある。

本発明の実施形態であるデータエントリーシステムの全体構成を示す図である 本実施形態における、シンクライアントを用いたデータエントリーシステムの概念図である。 本実施形態における業務の流れを示すフローチャートである。 図３におけるステップＳ２の取込み・バッチ作成工程の概念を示す模式図である。 図３のステップＳ３の配信工程におけるジョブの抽出と配信を示すフローチャートである。 自動割当て・自動配信ルーチンの詳細を示すフローチャートである 図３におけるステップＳ４のエントリー・ベリファイ工程におけるベリファイ移行ルーチンを示すフローチャートである。 本実施形態におけるスケジュール管理システムの概略を示す概念図である。 本実施形態における教育システムの概略を示す概念図である。 本実施形態における問合せシステムの概略を示す概念図である。

以下、本発明の実施形態であるデータエントリーシステムについて図面を参照して、詳細に説明する。

本実施形態に係るデータエントリーシステムは、帳票に記載された事項をデータ入力するシステムである。このデータエントリーシステムは、シンクライアントシステムを利用することによって、帳票の実物のイメージが外部に流出せず、個人情報を保護するシステムである。データのエントリーを行うオペレータへのジョブの配信を最適化し、またエントリー工程が進捗するとエントリー工程が完了する前に平行してベリファイ工程に移行することによって納期の短縮を図るシステムである。また、本願発明に係るデータエントリーシステムは、スケジュール管理システム、課金情報システム、教育システム及び問合せシステムを備えており、これらのシステムの相互作用によってオペレータのスキルを向上させるシステムである。以下に実施例を述べる。

＜全体構成＞
図１は、本発明の実施形態であるデータエントリーシステム１の全体構成を示す図である。

データエントリーシステム１は、クライアントコンピュータ１１０と、シンクライアントサーバ１２０と、ファイルサーバ１３０と、データベースサーバ１４０と、ワークフローサーバ１５０とを含んでいる。

クライアントコンピュータ１１０は、例えばパーソナルコンピュータであり、ＯＳ、ＣＰＵ、メモリ、ディスプレイ、マウスやキーボード等の入力装置から構成される。オペレータはクライアントコンピュータ１１０を通じて、データの入力を行う。このクライアントコンピュータ１１０はネットワーク、例えば、インターネットなどを介して、シンクライアントサーバ１２０に接続されている。

シンクライアントサーバ１２０は、ハードディスクなどの資源を保持した通常のサーバであり、エントリーシステム１２１を含んでいる。エントリーシステム１２１は、ファイルサーバ１３０から受け取った分割エントリー用イメージをクライアントコンピュータ１１０に表示させ、表示されている分割エントリー用イメージに基づいて、オペレータからのテキストデータの入力を受け付けるシステムである。

ファイルサーバ１３０は、帳票に関するイメージデータ及びテキストデータとしてのエントリーデータなどを格納している。ファイルサーバ１３０は、帳票のイメージデータ（以下、帳票イメージ）からエントリーすべき記載事項ごとのエントリーイメージを分割して、分割エントリー用イメージを作成する分割手段であるイメージ分割プログラム１３１と、複数いるオペレータごとに配信予定の分割エントリー用イメージを決定する抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２と、最終的に複数のオペレータから返信されたエントリーデータを元の帳票単位のデータに合成する合成手段であるデータ合成プログラム１３３を備えている。

帳票イメージ、分割エントリー用イメージ、エントリーデータ及び帳票単位のデータは図示しない記録媒体に格納されている。分割エントリー用イメージは、イメージ配信プログラム１３２（抽出手段、配信手段）によって適宜抽出されて、シンクライアントサーバ１２０に配信される。このとき、イメージ配信プログラム１３２は、複数のオペレータごとに配信予定の分割エントリー用イメージを決定する抽出手段として機能するとともに、複数のオペレータに前記分割エントリー用イメージをジョブとして配信する配信手段として機能する。また、シンクライアントサーバ１２０は、オペレータから返信されたエントリーデータは適宜ファイルサーバ１３０に送信されて、図示しない記録媒体に格納される。

データベースサーバ１４０は、帳票に関する情報を管理する業務マスタ１４１と、オペレータに関する情報を管理するオペレータマスタ１４２と、教育用のサンプル等を含んだ教育マスタ１４３を備えたサーバである。業務マスタ１４１は、業務に関する各種情報、分割エントリー用イメージ、エントリーされたデータを格納しているほか、例えば移行状況テーブル１４４、配信情報テーブル１４５などを保持している。オペレータマスタ１４２は、オペレータに関する情報、例えば、オペレータのスキル、スケジュールなどの情報を格納している。

ワークフローサーバ１５０は、エントリー業務全体を管理するサーバである。このワークフローサーバ１５０は、スケジュール管理システム１５１と、課金情報照会システム１５２と、教育システム１５３と、問合せシステム１５４を備えている。これらのシステムについての詳細は後述する。

ファイルサーバ１３０、データベースサーバ１４０及びワークフローサーバ１５０は、ローカルエリアネットワークなどによって接続されている。シンクライアントサーバ１２０は、ファイルサーバ１３０及びワークフローサーバ１５０とは、相互に依存度が少ない疎結合によって接続されている。

図２は、本実施形態における、シンクライアントを用いたデータエントリーシステムの概念図である。

クライアントコンピュータ１１０は、オペレータによるマウスやキーボードなどへの操作内容を処理および保存しないで操作内容のままシンクライアントサーバ１２０に通知し、シンクライアントサーバ１２０はその操作内容に応じた処理を行う。そして、シンクライアントサーバ１２０は、その処理結果に応じた画面情報をクライアントコンピュータ１１０に送信し、クライアントコンピュータ１１０はその画面情報を処理および保存しないで画面情報のまま表示装置に表示させる。

具体的には、シンクライアントサーバ１２０は、セキュリティ管理がされており、エントリーソフトウェア及び分割エントリー用イメージを保持し、エントリー業務を一元管理している。

なお、クライアントコンピュータ１１０には、シンクライアントサーバ１２０から送信された画面情報を受信し、また入力された情報をシンクライアントサーバ１２０に送信するためのクライアントソフトウェアが予めインストールされている。

このように、シンクライアント・エントリーシステムでは、クライアントコンピュータ１１０に必要最小限の処理をさせ、処理をシンクライアントサーバ１２０に集中させる。したがって、分割エントリー用イメージはクライアントコンピュータ１１０のディスプレイモニタに表示されるだけであり、分割エントリー用イメージのファイル自体はネットワークを流通しない。また、エントリーソフトウェアはクライアントコンピュータ１１０のＯＳに依存しない。

これによって、業務に関するセキュリティを一元管理することができ、信頼性の高いエントリー業務を提供することができる。また、クライアントコンピュータ１１０が増えた場合であっても、シンクライアントサーバ１２０の能力を増強し、またはサーバ数を増やせばよいので、業務の増加に適切に対応することができる。さらに、クライアントコンピュータ１１０の機器構成に影響を受けないので、業務に合わせてオペレータ側の機器構成を必要以上に変更する必要もなく、管理コストの低減を図ることが可能である。

＜全体フロー＞
図３は、本実施形態における業務の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ１の仕分け工程では、バッチ作成手段としてのイメージ分割プログラム１３１は顧客から提供された帳票の仕分けを行う。

ステップＳ２の取込み・バッチ工程では、顧客ごと、あるいは種類ごとに一まとまりのバッチとしての帳票の束を選択し、そのバッチごとに納期等の情報を設定する。続いて、帳票のスキャンを行い、帳票イメージとしてのデータに変換する。データベースサーバ１４０は、顧客、納期、その他の情報を業務マスタ１４１に格納する。また、ファイルサーバ１３０は、帳票イメージを格納する。

続いて、ステップＳ２において、ファイルサーバ１３０のイメージ分割プログラム１３１は、帳票イメージを分割し、分割エントリー用イメージを生成する。イメージの分割は、帳票の記載事項ごとに行われる。すなわち、帳票ごとに予め設定されたテンプレートにしたがって、各記載事項ごとにイメージが切り出される。ファイルサーバ１３０は、切り出された分割エントリー用イメージを格納する。ここでは、管理者により、分割エントリー用イメージごとに、難易度、必要とされるオペレータのスキルのレベル等の情報が設定される。データベースサーバ１４０は、これらの情報を業務マスタ１４１に格納する。

ステップＳ３の配信工程では、ファイルサーバ１３０の抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２が分割エントリー用イメージのまとまりをジョブごとにエントリーを行うオペレータを決定する。エントリーを行うオペレータの決定は、抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２が、業務マスタ１４１に登録された納期、難易度、必要とされるオペレータのスキルのレベル等の情報と、オペレータマスタ１４２に登録された各オペレータの各オペレータのスキルのレベル、スケジュール、ベリファイ移行率等の情報に基づいて、納期と品質が最適になるように行う。

続いて、イメージ配信プログラム１３２は、そのジョブとエントリーを行うオペレータの情報をシンクライアントサーバ１２０のエントリーシステム１２１に配信する。エントリーシステム１２１は、配信されたジョブに含まれる分割エントリー用イメージを、決定されているオペレータに対してシンクライアントサーバ１２０から、クライアントコンピュータ１１０のディスプレイに表示させる。続いて、エントリーシステム１２１は、表示された分割エントリー用イメージに対するオペレータのデータのエントリーを受け付ける。このとき、分割エントリー用イメージの実際のファイルは、クライアントコンピュータ１１０に配信されず、シンクライアントサーバ１２０における処理の結果に応じた画面情報のみがクライアントコンピュータ１１０に送信される。

ステップＳ４のエントリー・ベリファイ工程では、オペレータがクライアントコンピュータ１１０を通じて、エントリーまたはベリファイを行う。具体的には、エントリー担当者が分割エントリー用イメージを見ながら、データのエントリーを行う。エントリーされたデータは、ベリファイ移行手段であるイメージ配信プログラム１３２によりベリファイ担当者に回され、エントリー工程と同様にベリファイ入力を行う。エントリーデータと相違があれば、ベリファイ最中にエラーとなり修正を行う。ベリファイされたデータはデータベースサーバ１４０に格納される。

ステップＳ５の出力工程では、ファイルサーバ１３０のデータ合成プログラム１３３が、分割エントリー用イメージに対してエントリーされたテキストデータを元の帳票単位のデータに合成する。続いて、ファイルサーバ１３０は、合成された帳票単位データを図示しない記録装置に格納する。

ステップＳ６の修正工程では、帳票単位データのチェック及び修正を行う。例えば、識別できない不明なデータや所定の欄の外に記載された記載事項を、帳票全体のイメージと合成された帳票単位データとを比較して、管理者または上級オペレータが目視で確認し、必要があれば修正を行う。また、同じバッチに属する帳票単位データのまとまりに対して論理チェックを行い、不整合があるデータを抽出し、必要があれば修正を行う。

ステップＳ７の納品工程では、完成した帳票単位データのまとまりを、顧客が要求するデータレイアウトに変換し、納品を行う。
以下、前記工程それぞれについて、図面を参照してさらに詳細する。

＜取込み・バッチ作成工程＞
図４は、図３におけるステップＳ２の取込み・バッチ作成工程の概念を示す模式図である。

データベースサーバ１４０の業務マスタ１４１は、各業務に関する情報を保持している。例えば、業務Ａは、帳票Ａ、帳票Ｂ、帳票Ｃのエントリーを含んでいる。ここで、帳票Ａは分割されないが、帳票Ｂは２領域に分割され、帳票Ｃは３領域に分割される。分割は、例えば、名前、住所及び電話の各記載項目を分割領域に指定することによって行われる。分割領域は、予め領域が指定されたテンプレートを用いても良いし、任意に分割領域を指定できるようにしてもよい

帳票イメージが分割されると、同一の種類の分割エントリー用イメージのまとまりごとに、分割ＩＤ、要求される精度レベル、速度レベル、単価、入力制限時間、ベリファイ移行率等の情報が設定される。設定された情報は、業務マスタ１４１に登録される。このように、生成された分割エントリー用イメージ及び業務に関する情報は、続く配信工程によって各オペレータのエントリー作業に供される。

＜配信工程＞
配信工程は、オペレータごとに配信予定の分割エントリー用イメージを抽出する抽出と、オペレータに分割エントリー用イメージをジョブとして配信するジョブ配信とに分けられる。

分割エントリー用イメージの抽出は、抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２により、予め設定した抽出条件に基づいて行われる。設定可能な抽出条件は、本番／教育、精度レベル（新人、初級、中級、上級、初・中級、中・上級、初・中・上級）、速度レベル（新人、初級、中級、上級、初・中級、中・上級、初・中・上級）、ステータス（エントリー待ち、ベリファイ待ち、予約、配信中、済み）、納期、登録日、ベリファイの要／否、ベリファイ移行率、ランダム抽出の要／否、継続／新規などである。

「本番／教育」の抽出条件については、管理者等により「教育」が設定された場合は、抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２により、本番ではなく教育用のデータベースからサンプルデータが抽出され、データエントリーの予行練習に供される。「本番」が設定された場合は、本番用のデータベースに切り替えられる。

「速度レベル」と「精度レベル」については、抽出条件として、「速度レベル＝中級」などのように設定した場合、中級のオペレータにジョブが配信される。抽出条件として「精度レベル初・中・上級」と設定された場合には、初級、中級、上級のいずれかのオペレータにジョブが配信される。

「ステータス」については、原則として、「エントリー待ち」あるいは「ベリファイ待ち」のデータが抽出される。「ステータス」が「予約」「配信中」「済み」のデータは抽出されない。

「納期」又は「登録日」については、データの抽出は「納期」又は「登録日」の昇順にしたがって行われる。同じ納期及び登録日のバッチが複数あった場合、バッチの番号順にデータが抽出される。

「ベリファイの要／否」については、例えば「ベリファイ＝否」に設定された場合は、エントリーが終わるとベリファイを行わずに終了する。

「ベリファイ移行率」は、オペレータによるデータエントリーの進捗が同じバッチに属する同一の分割エントリー用イメージの束全体の一定の割合に達したときに順次ベリファイ工程に送られていく場合のその割合をいう。例えば、ベリファイ移行率が５０％であったときは、同じバッチに属する同一の分割エントリー用イメージの束全体のデータエントリーが５０％に達した時点で、ベリファイ移行手段であるイメージ配信プログラム１３２により、エントリー済みのデータがベリファイに回されることになる。エントリーとベリファイを同時に平行して行うことで、納期の短縮を図ることができる。

「ランダム抽出の要／否」については、ランダム抽出が「要」に設定された場合は、同一バッチからデータを抽出するときに、一人のオペレータにバッチ内の連続したデータが配信されないようにランダムに抽出される。ランダムに抽出するための番号は、バッチ作成のときに、各データに対してランダムに番号を付しておく。データの呼び出しはこのランダム番号の順に呼び出される。

「継続／新規」については、例えば、「継続」に設定された場合は、オペレータが作業を継続している間は、同一分割ＩＤ、ステータス、精度レベル、速度レベルのデータが抽出される。

以下、配信工程の詳細を、図５を参照しながら詳細に説明する。
図５は、図３のステップＳ３の配信工程におけるジョブの抽出と配信を示すフローチャートである。

まず、シンクライアントサーバ１２０のエントリーシステム１２１が、オペレータがログインしてクライアントソフトを起動すると、クライアントコンピュータ１１０のディスプレイ画面にメニューを表示する（ステップＳ５０１）。
ファイルサーバ１３０のイメージ配信プログラム１３２はオペレータマスタ１４２からオペレータの情報を取得する（ステップＳ５０２）。具体的には、オペレータに割り当てられたＩＤに基づいて、当該オペレータの精度レベル、速度レベル等のオペレータ情報を取得する。続いて、オペレータが予約要求を送信する（ステップＳ５０３）。

予約要求を受けたイメージ配信プログラム１３２は、抽出条件に合致する分割エントリー用イメージを所定の件数、本実施形態では４件抽出する（ステップＳ５０４）。抽出は、前述した抽出条件にしたがって、自動で行われる。イメージ配信プログラム１３２は、抽出したデータについて、配信情報テーブルの各データについて「ステータス」を「予約」に更新する。

イメージ配信プログラム１３２は、予約されたデータを順次シンクライアントサーバ１２０のエントリーシステム１２１に配信する（ステップＳ５０５）。イメージ配信プログラム１３２は、配信したデータについて、配信情報テーブルの各データについて「ステータス」を「配信中」に更新する。

以降、データの配信と平行して、抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２により抽出が行われる。また、シンクライアントサーバ１２０のエントリーシステム１２１に配信されるデータは、抽出手段であるイメージ配信プログラム１３２により、所定の件数、本実施形態では４件が常にエントリーシステム１２１にプリフェッチ（すなわち事前配信）された状態となるように制御される。すなわち、エントリーシステム１２１は常にプリフェッチされた４件のデータを保持しており、オペレータが１件データエントリーを終了すると、プリフェッチされた次のデータが直ちにクライアントコンピュータ１１０に画像情報として送信される。このプリフェッチ処理によって、抽出・配信に要するタイムラグをなくし、オペレータは直ちに次のデータエントリーに入ることができる。

＜自動割当て・自動配信処理＞
オペレータのデータエントリーが開始されると、イメージ配信プログラム１３２は、自動割当て・自動配信ルーチンを起動する。この自動割当て・自動配信ルーチンは、イメージ配信プログラム１３２に含まれるジョブ完了判断手段およびジョブ再配信手段により、オペレータがデータエントリーを継続できなくなった場合に、そのジョブを他のオペレータに自動的に割り当てる処理である。

図６は、自動割当て・自動配信ルーチンの詳細を示すフローチャートである。ステップＳ６０１において、分割エントリー用イメージの配信が開始される。同時に、図示しないタイマーがカウントを開始する。

ステップＳ６０２において、入力制限時間内にオペレータからエントリーデータの返信があったか否かが判断される。このとき、ステップＳ６０２を実行するＣＰＵは、ジョブ完了判断手段として機能する。入力制限時間は、帳票イメージを分割した後に、分割エントリー用イメージごとに予め設定されている情報である。入力制限時間内に返信があった場合は、ステップＳ６０１に戻り、次の分割エントリー用イメージがそのオペレータに配信される。

入力制限時間内に返信がなかった場合は、ステップＳ６０３に進み、イメージ配信プログラム１３２に含まれるジョブ再配信手段により、以降の分割エントリー用イメージを他のオペレータに割当て、配信を行う。このとき、ステップＳ６０３を実行するＣＰＵは、自動割当て・自動配信手段として機能する。具体的には、イメージ配信プログラム１３２は、ステータスを「エントリー待ち」に戻し、図５のステップＳ５０３における他のオペレータからの予約要求に応じて、抽出される対象に戻される。以降、図５のステップＳ５０４において、分割エントリー用イメージとして他のオペレータに対して予約され、ステップＳ５０５において配信される。

このように自動割当て・自動配信処理を行うことによって、例えばオペレータが席を離れた場合など、データエントリーを継続できない場合が生じたとしても、他のオペレータにそのジョブが割り当てられ、データエントリーが継続されるため、納期が短縮され、生産性が向上する。また、ジョブの処理が終了する時刻が予想できるため、短納期の業務にも対応することが可能になる。

入力制限時間内に返信がない場合に、そのジョブが割り当てられる他のオペレータは、ステップＳ５０４において、所定の抽出条件（例えば、精度レベル、速度レベル）にしたがって決定されるので、同一のレベルのオペレータのもとでデータエントリーが継続されることになる。したがって、エントリーデータの品質も維持することが可能になる。

＜ベリファイ移行工程＞
図７は、図３におけるステップＳ４のエントリー・ベリファイ工程におけるベリファイ移行ルーチンを示すフローチャートである。このベリファイ移行ルーチンは、オペレータによるデータエントリーの進捗が同じバッチに属する同一の分割エントリー用イメージの束全体の一定の割合に達したときに順次ベリファイ工程に送る処理をいう。

オペレータによるデータエントリーが開始されると、ステップＳ７０１では、イメージ配信プログラム１３２が、データベースサーバ１４０の業務マスタ１４１の移行状況テーブル１４４に移行状況を問い合わせる。

移行状況テーブル１４４は、各分割エントリー用イメージの分割ＩＤごとに設定された優先モードを保持している。モードは、「ベリファイ」または「エントリー」に設定されている。初期値は「エントリー」である。また、移行状況テーブル１４４は、各分割エントリー用イメージの分割ＩＤごとに設定されたベリファイ移行率を保持している。ベリファイ移行率は、以下の計算式によって算出される。

ベリファイ移行率＝（ベリファイに移行する基準となる件数／同じバッチに属する同一の分割エントリー用イメージの束の総件数）×１００

ステップＳ７０１において、さらに、イメージ配信プログラム１３２は、配信情報テーブル１４５に対して、現在のデータエントリーの進捗率の問合せをする。エントリー進捗率は以下の計算式によって算出される。

エントリー進捗率＝（エントリー終了件数／同じバッチに属する同一の分割エントリー用イメージの束の総件数）×１００

ステップＳ７０１において、エントリー進捗率がベリファイ移行率を超えたか否かが判断される。超えていなければ、ステップＳ７０２に進み、ベリファイに移行せず、データエントリーを継続する。超えている場合には、移行状況テーブル１４４の優先モードを「ベリファイ」に更新して、ステップＳ７０３に進む。

ステップＳ７０３において、イメージ配信プログラム１３２は、オペレータのスキルをオペレータマスタ１４２に問合せ、オペレータが初級であるときは、ステップＳ７０２に進み、データエントリーを継続する。オペレータが中級以上であったときは、ステップＳ７０４に進む。

ステップＳ７０４において、そのバッチの中のデータエントリーが終了した分割エントリー用イメージから、ベリファイ移行手段であるイメージ配信プログラム１３２により順次ベリファイにまわされる。このとき、移行状況テーブル１４４の優先モードが「ベリファイ」に設定されているので、図５のステップＳ５０４において、抽出の対象に含まれることになる。

ステップＳ７０５において、バッチの処理が完了したかどうかが判断され、完了している場合は、ステップＳ７０６に進み、次のバッチの処理が開始される。

このベリファイ移行工程によれば、データエントリーの進捗がある一定の割合に達したとき、データエントリーが終了したデータが順次ベリファイに回され、エントリーとベリファイが平行して行われることになるので、納期が短縮され、生産性が向上する。

＜スケジュール管理システム＞
図８は、本実施形態におけるスケジュール管理システムの概略を示す概念図である。

図８において、オペレータがログインした日付が毎月の月末に該当している場合は、エントリーシステム１２１は、「スケジュール管理画面」をクライアントコンピュータ１１０のディスプレイに表示させる。スケジュール管理画面は、図８（ａ）に示すように、一例として、カレンダー形式で表示され、各オペレータはそれぞれの日付に対して作業を遂行可能である予定時間を入力する。例えば、図８（ａ）に示すように、オペレータＡは、ＸＸ月３日において、５時間の作業が可能であると入力し、オペレータＢは同日に３時間の作業が可能であると入力する。入力された作業予定時間は、データベースサーバ１４０のオペレータマスタ１４２に登録される。

一方、新規な業務を受任すると、その業務の期限と量がデータベースサーバ１４０の業務マスタ１４１に登録される。そして、図８（ｂ）に示すように、バッチ作成手段としてのイメージ分割プログラム１３１により、各日付における業務量リストが作成される。例えば、ＸＸ月ＸＸ日には、帳票１０００枚のデータエントリーが必要な業務Ａ、帳票５００枚のデータエントリーが必要な業務Ｂ、そして帳票２０００枚のデータエントリーが必要な業務Ｃが予定されることになる。

ワークフローサーバ１５０のスケジュール管理システム１５１が、オペレータにより入力された作業予定時間と、予定されている業務とその量に基づいて、配信手段であるイメージ配信プログラム１３２により、自動的にオペレータに割り当てるようにしてもよい。例えば、作業可能時間が多いオペレータＡに対しては、量が多い業務Ｃを割り当てる。あるいは、作業可能時間が少ないオペレータＢに対しては、業務Ａと業務Ｂを割り当てる。
この自動割り当ては、上述した分割エントリー用イメージの抽出と同様に、予め設定した条件に基づいて行われる。可能な抽出条件は、イメージの抽出と同様に、本番／教育、精度レベル（新人、初級、中級、上級、初・中級、中・上級、初・中・上級）、速度レベル（新人、初級、中級、上級、初・中級、中・上級、初・中・上級）、ステータス（エントリー待ち、ベリファイ待ち、予約、配信中、済み）、納期、登録日、ベリファイの要／否、ベリファイ移行率、ランダム抽出の要／否、継続／新規などである。

なお、業務の自動割当て・自動配信において、全オペレータの作業可能時間の合計と、予定されている総業務量とを比較し、作業可能時間が不足している場合は、その旨をワークフローサーバ１５０から管理者に通知する。管理者は、この場合直接オペレータに業務の依頼を行うなどのマニュアルによる調整を行う。

このように、各オペレータにはあらかじめその月に作業すべき業務の配信予定が自動的に設定される。なお、各オペレータは作業当日クライアントコンピュータ１１０にログインすると、前述した配信工程にしたがって、オペレータごとに配信予定の業務の中から分割エントリー用イメージが抽出され、順次エントリーシステム１２１に適用される。上述したように、オペレータが何らかの事情で期限時間内にエントリーデータを返信しない場合は、他のオペレータにその業務を割り当てる自動割当て・自動配信処理が行われる。

このように、本実施形態のスケジュール管理システムによれば、オペレータの作業予定時間が一元管理されるので、業務の効率が向上する。また、業務が多忙になったときはその旨が通知されるので、管理者はマニュアルによる調整を行って繁忙期にも適切に対応することができる。

＜課金情報管理システム＞
本実施形態における課金情報照会システム１５２は、各オペレータに支払い予定の金額を表示するものである。

まず、課金情報、すなわちデータエントリー１件もしくは、１文字単位に対してオペレータに支払う予定の額は、分割エントリー用イメージごとに予め設定されている。したがって、図８（ａ）及び図８（ｂ）において、配信手段であるイメージ配信プログラム１３２により業務の自動割当て・自動配信がされると、エントリーシステム１２１は課金情報照会手段である課金情報照会システム１５２により、オペレータへの前月、前々月の支払い金額と当月の支払い予定額を表示する。課金情報は、オペレータがクライアントコンピュータ１１０にログインして、エントリーシステム１２１にアクセスするごとに表示される。また、オペレータが予定を変更して作業予定時間を増減させた場合も、それに合わせて課金情報はリアルタイムに変更される。

このように、本実施形態における課金情報照会システムによれば、オペレータは、自分が目標とする収入に到達するか否かを確認することができるので、オペレータのモチベーションの維持につながり、結果として業務の効率が向上するという効果がある。

＜教育システム＞
図９は、本実施形態における教育システム１５３の概略を示す概念図である。

図９において、教育マスタ１４３は、事前に準備された初級・中級・上級の各レベルに応じた、難易度の異なるデータエントリー用のサンプルデータＡ〜Ｃを保持している。オペレータは、クライアントコンピュータ１１０を通じて、教育マスタ１４３のサンプルに基づくテストを受ける。このテストは定期的に行ってもよいし、新規業務の開始前の予行練習として使用してもよい。

オペレータはテストを受けた結果、ステップＳ９０１において合否判定が行われる。不合格であった場合はステップＳ９０２に進み、オペレータは再テストを受ける。ステップＳ９０２において、オペレータが合格した場合は、ステップＳ６０３に進み、そのオペレータの入力ミスを分析し、ステップＳ９０６において入力プログラムのチェックなどを行い、新規業務における本番のデータエントリーにおける入力精度を向上させる。

また、ステップＳ９０４では、各オペレータに割り当てられたランク付けを変更するか否かが判断される。一例として、初級のオペレータが初級のサンプルで著しく高い精度であった場合、または初級のオペレータが中級のサンプルで高い精度であった場合には、初級から中級へのランクアップが検討される。

さらに、ステップＳ９０５では、オペレータはテストに合格したものの、入力ミスが一定の値に到達していない場合などは、オペレータのランクダウンが検討される。

このように、本実施形態の教育システムによれば、オペレータは自己のランクをアップさせることができるので、オペレータのスキルを向上させることができる。また、新規業務を受任した場合には、サンプルを使って予行練習を行うことができるので、本番でのデータエントリーの精度が向上するという効果がある。

＜問合せシステム＞
図１０は、本実施形態における問合せシステムの概略を示す概念図である。

図１０において、問合せシステム１５４は、ベリファイ担当者が問合せ手段である問合せシステム１５４を用いて、エントリー担当者へリアルタイムに匿名で連絡を行うことができるようにしたものである。この場合、エントリー担当者とベリファイ担当者は、ともに、オペレータである。

まず、エントリー担当者がデータエントリーを在宅でクライアントコンピュータ１１０を使って行っている。例えば、エントリー担当者は、住所として「東京都×○△区」と入力したとする。このとき、ベリファイ担当者が間違いに気づくと、直ちに、「×○△区ではなく、×○○区です」と、エントリー担当者に通知する。この場合の通知は匿名で行われる。これによって、エントリー担当者は間違いに気づき、再度入力ミスをしないように心がけることになる。

問合せの履歴は、問合せデータベースに、オペレータ名、問合せ項目、確認フラグ、イメージパスなどの項目に分類されて保存される。管理者は、この問合せデータベースにいつでもアクセスすることができ、問合せの状況を確認することができる。該当イメージパスは、入力ミスがあった分割エントリー用イメージの保存場所を示すものである。管理者は、例えば、項目ごとに問合せデータベースを検索することができる。

また、エントリー担当者は、管理者に質問をすることができる。例えば、エントリー担当者は「文字の間にスペースを入れますか」と管理者に問いあわせると、リアルタイムに管理者は「スペースを入れてください」という回答を送信する。

本実施形態の問合せシステムによれば、エントリー担当者の入力ミスを直ちにベリファイ担当者が指摘することができるので、オペレータのスキルの維持と向上を図ることができる。

また、管理者は、問合せ手段である問合せシステム１５４を用いて、各オペレータに対して連絡事項を一斉発信することができる。これによって、オペレータが多数いる場合であっても、指示を容易に伝達することができる。

１ データエントリーシステム
１１０ クライアントコンピュータ
１２０ シンクライアントサーバ
１３０ ファイルサーバ
１４０ データベースサーバ
１５０ ワークフローサーバ

Claims (11)

1. 複数のクライアントコンピュータと前記クライアントコンピュータがネットワークを介して接続されるシンクライアントサーバとからなるシンクライアントシステムにおいて、前記シンクライアントサーバが前記クライアントコンピュータに画面情報を送信し、前記複数のクライアントコンピュータが前記画面情報を表示するとともに前記複数のクライアントコンピュータに対して複数のオペレータが入力した帳票の記載事項のデータを前記シンクライアントサーバに送信するデータエントリーシステムであって、
   複数の前記帳票を、顧客ごと又は種類ごとの帳票の束であるバッチに分割し、前記バッチごとに管理者によって設定された少なくとも納期に関するバッチ情報をデータベースに登録するバッチ作成手段と、
   前記バッチそれぞれに含まれる複数の前記帳票の帳票全体イメージから、エントリーすべき１又は複数の前記記載事項ごとに分割して、この分割されたイメージを分割エントリー用イメージとし、前記分割エントリー用イメージそれぞれに対して前記管理者によって設定された入力精度レベル、入力速度レベル又は単価のいずれかの入力条件、及び入力制限時間を前記データベースに登録する分割手段と、
   前記バッチ情報及び前記入力条件に基づいて、前記複数のオペレータごとに配信予定の前記分割エントリー用イメージを決定する抽出手段と、
   前記複数のオペレータに、前記分割エントリー用イメージを、オペレータがエントリーすべき仕事の最小単位であるジョブとして配信する配信手段と、
   前記分割エントリー用イメージごとに前記管理者によって予め設定された入力制限時間内に、前記分割エントリー用イメージに基づいて入力されたエントリーデータが前記オペレータから返信されたか否かを判断するジョブ完了判断手段と、
   前記エントリーデータが前記入力制限時間内に返信されない場合は、前記ジョブを前記入力条件を満たす他のオペレータに自動的に配信するジョブ再配信手段と、
   最終的に前記複数のオペレータから返信された前記エントリーデータを元の帳票全体イメージに含まれるすべての記載事項に相当する一連のデータを、帳票ごとに、合成する合成手段と
   を備えるデータエントリーシステム。
2. 前記抽出手段は、前記オペレータごとに、複数個のジョブをひとまとまりとしてその配信を予め予約するために抽出することを特徴とする請求項１記載のデータエントリーシステム。
3. 前記オペレータに作業可能時間を入力させ、予定されているジョブの数を算出し、前記作業可能時間と前記予定されているジョブの数とに基づいて、前記オペレータに配信すべきジョブを自動的に決定するスケジュール管理手段をさらに備えることを特徴とする請求項１〜２のいずれか記載のデータエントリーシステム。
4. 前記複数のオペレータのスキルを示すランクを登録するランク登録手段をさらに備えることを特徴とする請求項１〜３のいずれか記載のデータエントリーシステム。
5. 前記複数のオペレータそれぞれが処理したジョブに応じた課金情報を前記複数のオペレータそれぞれに対して、前記複数のオペレータのリクエストに応じて通知する課金情報照会手段をさらに備えることを特徴とする請求項１〜４記載のデータエントリーシステム。
6. 一のオペレータによる前記バッチ内の前記ジョブに対する入力が一定の割合に達すると、該オペレータのジョブをベリファイのために他のオペレータに自動的に配信するベリファイ移行手段と、
   最終的に前記複数のオペレータから返信された前記エントリーデータを元の帳票全体イメージに含まれるすべての記載事項に相当する一連のデータを、帳票ごとに、合成する合成手段とをさらに備えることを特徴とする請求項１〜５記載のデータエントリーシステム。
7. 前記ベリファイ移行手段は、前記バッチの分割エントリー用イメージ毎に指定した進捗率に応じてベリファイに移行する基準となる割合を異ならせて前記管理者が設定することが可能なことを特徴とする請求項６記載のデータエントリーシステム。
8. 一のオペレータによる入力の間違いを他のオペレータが通知するための通信を可能にする問合せ手段をさらに備えることを特徴とする請求項１記載のデータエントリーシステム。
9. 前記問合せ手段は、前記通信において前記他のオペレータからの通知を前記他のオペレータの匿名を維持することを特徴とする請求項８記載のデータエントリーシステム。
10. 前記問合せ手段は、管理者が複数のオペレータに対して連絡を一斉に発信できるようにしたことを特徴とする請求項８記載のデータエントリーシステム。
11. 前記問合せ手段は、前記他のオペレータからの問合せを履歴として記録し、管理者が前記履歴を検索できるようにしたことを特徴とする請求項８又は９記載のデータエントリーシステム。
    

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