JP4556246B2 - ドキュメント処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、読み取ったドキュメントデータを出力するドキュメント処理装置に関する。

この種の従来のドキュメント処理装置では、読み取ったドキュメントデータがユーザにより指示された共有フォルダ等の出力先に出力されるようになっている。

なお、予め複数の出力先（アドレス）を登録しておくようにした従来の装置については、例えば特許文献１に記載されている。
特開２００６−２３７７８８号公報

しかしながら、上述の従来技術では、ドキュメントデータを出力させるためには、その出力先の入力又は選択が必ず必要であるため、出力先の入力等に手間がかかるとともに、出力先の入力等のミスにより、ドキュメントデータが誤った出力先に出力されてしまうおそれが増大する。

そこで、本発明の解決すべき課題は、ドキュメントデータの出力先の入力等の手間を軽減できるとともに、出力先の入力等のミスにより支障が生じるのを抑制できるドキュメント処理装置を提供することである。

上記の課題を解決するため、請求項１の発明では、ドキュメントデータの出力先を指示する出力先指示部と、入力される実行指示に応じて、読み取ったドキュメントデータを出力するデータ処理部と、ユーザデータの入力を受け付けるユーザデータ入力部と、を備え、前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際に、前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されている場合には、その指示された出力先にドキュメントデータを出力する一方、前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合には、所定のデータ保存場所から取得したデフォルトの出力先にドキュメントデータを出力し、前記データ保存場所には、前記ユーザデータとそれぞれ関連付けられた複数の前記デフォルトの出力先が記憶され、前記データ処理部は、さらに、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されている場合における前記ドキュメントデータの出力先を、その指示された出力先とするのか、或いはその指示された出力先と前記デフォルトの出力先との両方とするのかを設定変更可能となっているとともに、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記ユーザデータ入力部を介して前記ユーザデータが入力された場合には、前記データ保存場所に保存された複数の前記デフォルトの出力先のうちの入力されたユーザデータと関連付けられたデフォルトの出力先にドキュメントデータを出力する。
また、請求項２の発明では、請求項１の発明に係るドキュメント処理装置において、前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記データ保存場所にそのときの当該ドキュメント処理装置の動作モードに関連する出力先が登録されている場合には、その登録されている動作モードに関連する出力先に前記ドキュメントデータを出力する。
また、請求項３の発明では、請求項２の発明に係るドキュメント処理装置において、前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記データ保存場所にそのときの当該ドキュメント処理装置の動作モードに関連する出力先が登録されていない場合には、表示部にエラーメッセージを表示する。

また、請求項４の発明では、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記データ処理部は、原稿からドキュメントデータを読み取り、その読み取ったドキュメントデータを前記出力先に保存する読取・保存処理を行う。

また、請求項５の発明では、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記データ処理部は、読み取ったドキュメントデータを前記出力先にファクシミリ送信又はインターネットファクシミリ送信する。

請求項１に記載の発明によれば、読み取ったドキュメントデータの出力を行わせる際に、出力先の入力や選択等の指示を行わなくとも、予め登録しておいたデフォルトの出力先にドキュメントデータが自動的に出力されるようになっているため、ドキュメントデータの出力先の入力等の手間を軽減できるとともに、出力先の入力等のミスにより支障が生じるのを抑制できる。

また、ドキュメントデータの出力の際の出力先指示部を介して出力先が指示されている場合におけるドキュメントデータの出力先に、その指示された出力先の他にデフォルトの出力先を含めるか否かが設定変更可能となっているため、便利であるとともに、ユーザの要求に柔軟に対応することができる。

また、出力先の入力等を行わずにドキュメントデータを出力させる際のデフォルトの出力先がユーザ毎に個別に登録できるようになっているため、各ユーザの要求に柔軟に対応することができる。

請求項４に記載の発明によれば、ドキュメント処理装置に読取・保存処理を行わせる際に、ドキュメントデータを保存する出力先の入力や選択等の指示を行わなくとも、予め登録しておいたデフォルトの出力先にドキュメントデータが自動的に出力されるようになっているため、ドキュメントデータの出力先の入力等の手間を軽減できるとともに、出力先の入力等のミスにより支障が生じるのを抑制できる。

請求項５に記載の発明によれば、ドキュメント処理装置にファクシミリ送信又はインターネットファクシミリ送信を行わせる際に、ドキュメントデータを送信する出力先の入力や選択等の指示を行わなくとも、予め登録しておいたデフォルトの出力先にドキュメントデータが自動的に出力されるようになっているため、ドキュメントデータの出力先の入力等の手間を軽減できるとともに、出力先の入力等のミスにより支障が生じるのを抑制できる。

図１は、本発明の一実施形態に係るドキュメント処理装置であるファクシミリ複合装置のブロック図である。このファクシミリ複合装置１０の機能には、プリンタ機能、ファクシミリ機能、インターネットファクシミリ機能、コピー機能、及びスキャナ機能等が含まれている。スキャナ機能には、原稿からドキュメントデータを読み取り、その読み取ったドキュメントデータをいずれかの出力先に保存する読取・保存処理（いわゆるスキャン・トゥ・フォルダ又はスキャン・トゥ・ＦＴＰ（File Transfer Protocol）等）が含まれている。

また、このファクシミリ複合装置１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク２１及び公衆電話回線網２２を介して各種のデータ通信が行えるようになっている。ネットワーク２１は、ゲートウェイを介してインターネット等の広域ネットワークに接続されている。

ファクシミリ複合装置１０は、図１に示すように、データ処理部としての制御部１１と、制御部１１にバス１２を介して接続されたプリンタ１３、スキャナ１４、表示部１５、出力先指示部としての操作部１６、データ保存場所としての記憶部１７、モデム１８、ＮＣＵ（Network Control Unit）１９、及びネットワーク通信部２０を備えている。

制御部１１は、このファクシミリ複合装置１０の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。この制御部１１の具体的な機能については後に詳述する。

プリンタ１３は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であり、端末装置３１等からネットワーク２１を介して与えられたドキュメントデータ、スキャナ１４によって読み取られたドキュメントデータ、ファクシミリ受信又はインターネットファクシミリ受信したドキュメントデータ等を記録紙等に印刷する。スキャナ１４は、原稿の読み取りを行うものであり、ファクシミリ送信時の原稿の読み取りや、コピー機能及びスキャナ機能使用時の原稿の読み取り等に用いられる。

表示部１５は、液晶表示装置等によって構成され、このファクシミリ複合機２の操作情報等の表示に用いられる。操作部１６は、複数の操作ボタンやタッチパネル等によって構成され、このファクシミリ複合装置１０の操作に用いられる。本実施形態では、操作部１６は表示部１５と協働してタッチパネル表示部４１（図２参照）を構成している。

このような操作部１６及び表示部１５には、図２に示すように、タッチパネル表示部４１の他に、コピーボタン４２、ファクシミリボタン４３、インターネットファクシミリボタン４４、スキャナボタン４５、スタートボタン４６及びテンキーボタン等のその他の各種ボタン４７が設けられている。コピーボタン４２、ファクシミリボタン４３、インターネットファクシミリボタン４４及びスキャナボタン４５は、ファクシミリ複合装置１０の動作モードをコピーモード、ファクシミリ送信モード、インターネットファクシミリ送信モード又はスキャナモードに切り替えるためのボタンである。スタートボタン４６はファクシミリ複合装置１０に処理動作を開始させるためのボタンである。

タッチパネル表示部４１には、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理時のドキュメントデータの送信先又は保存先としての出力先（ファクシミリ番号、送信先アドレス、又は、保存先のアドレス又はフォルダ等）をワンタッチで指定できるように、予め登録された複数の出力先指定キー４８が設けられている。この出力先指定キー４８には、出力先を表す文字列（図２では便宜上、「出力先１、２、３・・・」と記載している）が付与されており、所望の出力先指定キー４８を操作することにより、ワンタッチでドキュメントデータの出力先を指定できるようになっている。

この出力先指定キー４８を操作することにより、例えばファクシミリ送信の場合は送信先のファクシミリ番号がワンタッチで設定される。また、インターネットファクシミリ送信の場合は送信先アドレス（メールアドレス又はＩＰアドレス）がワンタッチで設定される。また、読取・保存処理の場合は読み取ったドキュメントデータの保存先のアドレス又はフォルダがワンタッチで設定される。なお、ドキュメントデータの出力先の指定は、出力先指定キー４８を用いた方法の他に、ボタン４７等を操作してファクシミリ番号、送信先アドレス、又は、保存先のアドレス又はフォルダを入力（又は特定）することによっても行えるようになっている。

このような出力先指定キー４８を用いた出力先のワンタッチ指定は、記憶部１７に記憶されたアドレスブックデータ５１を利用して行われる。すなわち、アドレスブックデータ５１に予め登録されたファクシミリ番号、送信先アドレスデータ、又は保存先のアドレス又はフォルダ（フォルダパス）が出力先指定キー４８と関連付けられており、いずれかの出力先指定キー４８が操作されると、その出力先指定キー４８に関連付けられたファクシミリ番号、送信先アドレスデータ、又は保存先のアドレス又はフォルダが出力先として自動的に設定されるようになっている。

記憶部１７は、ＲＯＭと、ＲＡＭ等の記憶内容の書換可能な書換式の記憶装置とを備えて構成されている。ＲＯＭには、制御部１１が実行する制御プログラム等が記憶されている。書換式の記憶装置には、ファクシミリ機能使用時にＮＣＵ１９を介して送受信されたドキュメントデータ、コピー機能やスキャナ機能使用時に読み取られたドキュメントデータ、及びファクシミリ複合装置１０の設定や保守管理等に関するデータ等が保存される。

より具体的には、記憶部１７には、図３に示すように、上述のアドレスブックデータ５１の他に、ドキュメントデータのデフォルトの出力先に関するデフォルト出力先データ５２が登録できるようになっている。このデフォルトの出力先とは、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理の際に、出力先指定キー４８等による出力先の指定を行わずに、スタートボタン４６が操作された場合のドキュメントデータの出力先として用いられるものである。デフォルト出力先データ５２として、ファクシミリ番号、送信先アドレスデータ、及び、保存先のアドレス又はフォルダ（フォルダパス）が登録できるようになっている。

なお、デフォルト出力先データ５２に登録するファクシミリ番号等の宛先データは、アドレスブックデータ５１と独立して登録するようにしてもよいし、アドレスブックデータ５１に登録されている宛先データをデフォルト出力先としても兼用するようにしてもよい。また、変形例として、アドレスブックデータ５１及びデフォルト出力先データ５２の一方又は両方をネットワーク２１を介して接続されたＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）等の外部サーバに保存し、それらのデータ５１，５２をネットワーク２１を介して外部サーバから取得するようにしてもよい。この場合、その外部サーバが本発明に係るデータ保存場所に相当することとなる。

モデム１８は、ファクシミリ通信が可能なファクシミリモデムから構成されている。また、モデム１８は、ＮＣＵ１９と直接接続されている。このモデム１８及びＮＣＵ１９はファクシミリの送受信を行うファクシミリ送受信部を構成している。ＮＣＵ１９は、アナログの公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）２２との回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１８を公衆電話回線網２２と接続する。なお、ＩＳＤＮ用インターフェースを備えることによって、デジタル回線網（ＩＳＤＮ）に接続するようにしてもよい。

ネットワーク通信部２０は、ＬＡＮ等のネットワーク２１を介したデータ通信を担っている。より詳細には、ネットワーク通信部２０には、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、ＰＯＰ（Post Office Protocol）、ＳＭＢ（Server Message Block）、ＨＴＴＰ等を取り扱うための機能が備えられている。ネットワーク通信部２０の具体的な機能としては、電子メールの送受、電子メールに画像データを添付して送受するインターネットファクシミリの送受、及び、ＬＡＮ又はインターネットを介したデータの送受等が含まれている。

ファクシミリ複合装置１０の制御部１１は、スタートボタン４６の操作に応答して、スキャナ１４、モデム１８、ＮＣＵ１９又はネットワーク通信部２０と協働して、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理を行うようになっている。そして、この制御部１１は、そのファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理を行う際に、ユーザによる操作部１６への操作（出力先指定キー４８の操作や、ボタン４７によるファクシミリ番号の入力等）によりドキュメントデータの出力先が指示されている場合には、その指示された出力先にドキュメントデータを出力（送信、保存）する。一方、制御部１１は、ユーザによる操作部１６への操作によりドキュメントデータの出力先が指示されていない場合（すなわち、出力先指定キー４８の操作や、ボタン４７によるファクシミリ番号の入力等が行われていない場合）には、記憶部１７に記憶されたデフォルト出力先データ５２に含まれるデフォルトの出力先にドキュメントデータを出力（送信、保存）する。

この制御部１１の処理動作について、図４のフローチャートを参照して以下に詳細に説明する。この図４に示す処理動作は、ファクシミリ複合装置１０によってファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理が行われる際の動作に関するものである。

図４に示すように、ステップＳ１で、ファクシミリボタン４３、インターネットファクシミリボタン４４又はスキャナボタン４５が操作される等により、ファクシミリ複合装置１０の動作モードがファクシミリ送信モード、インターネットファクシミリ送信モード又は読取・保存処理モードにされるとともに、スキャナ１４に原稿（紙文書）がセットされ、処理の開始を指示するスタートボタン４６が操作されると、ステップＳ２に進み、ユーザによる操作部１６への操作（出力先指定キー４８の操作や、ボタン４７によるファクシミリ番号の入力等）によりドキュメントデータの出力先が指示されているか否かが判断される。

ステップＳ２で出力先が指示されていると判断された場合には、ステップＳ３に進み、スキャナ１４に対して原稿の読み取り指示が与えられ、そのスキャナ１４の読取処理によって得られたドキュメントデータが、ユーザ操作により指定された出力先に出力（ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は保存）される。

一方、ステップＳ２で出力先が指示されていないと判断された場合には、ステップＳ４に進み、そのときの動作モードに関連するデフォルト出力先データ５２（ファクシミリ番号、送信先アドレス、又は、保存先のアドレス又はフォルダ）が登録されているか否かが判断され、登録されている場合にはステップＳ５でその登録されているデフォルト出力先データのファクシミリ番号、送信先アドレス、又は、保存先のアドレス又はフォルダがドキュメントデータの出力先として設定され、ステップＳ３に進む。そして、ステップＳ３では、スキャナ１４に対して原稿の読み取り指示が与えられ、そのスキャナ１４の読取処理によって得られたドキュメントデータが、ステップＳ５で設定されたデフォルトの出力（ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は保存）される。

ステップＳ４で、そのときの動作モードに関連するデフォルト出力先データ５２（ファクシミリ番号、送信先アドレス、又は、保存先のアドレス又はフォルダ）が登録されていないと判断された場合には、スキャン及び出力等の処理が実行されることなく保留され、必要に応じて表示部１５にエラーメッセージ（例えば、デフォルトの出力先が未登録である旨のメッセージや、出力先の指定を促すメッセージ等）が表示される。

以上のように、本実施形態によれば、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理の際に、出力先指定キー４１等により出力先の入力や選択等の指示を行わずにスタートボタン４６が操作された場合には、予め登録しておいたデフォルトの出力先にドキュメントデータが自動的に出力（送信又は保存）されるようになっている。このように、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理の際に、出力先指定キー４１等により出力先の入力や選択等を必ずしも行う必要がないため、ドキュメントデータの出力先の入力等の手間を軽減できるとともに、出力先の入力等のミスにより支障が生じるのを抑制できる。

なお、上述の実施形態の変形例として以下のような構成が採用可能である。例えば、出力先指定キー４１等により出力先の入力や選択等の指示を行って、ファクシミリ複合装置１０にファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理を行わせる際の制御部１１の処理動作として、ドキュメントデータの出力先に、ユーザ操作により指示された出力先の他にデフォルト出力先データに含まれる出力先を含めるか否かを設定変更可能な構成としてもよい。すなわち、ユーザ操作により出力先の指定が行われている際のドキュメントデータの出力先にデフォルトの出力先を含める設定が行われている場合には、ドキュメントデータがユーザ操作により指定された出力先とデフォルトの出力先とに出力される。一方、ドキュメントデータの出力先にデフォルトの出力先を含めない設定が行われている場合には、ドキュメントデータがユーザ操作により指定された出力先にのみ出力される。このように設定変更可能な構成とすると、便利であるとともに、ユーザの要求に柔軟に対応することができる。

また、他の変形例として、ユーザデータ入力部としての操作部１６からユーザデータ（ユーザＩＤ、パスワード等）の入力を受け付け、その入力されたユーザデータと、所定のユーザデータベースに予め登録された登録ユーザデータとを照合することにより、ユーザからの操作を受け付ける前にユーザ認証を行うようにしてもよい。ユーザ認証のためのユーザデータベースは、ファクシミリ複合装置１０内の記憶部１７に設けてもよく、ネットワーク２１を介して接続された外部サーバに設けてもよい。そして、このユーザ認証に伴って、上述のデフォルト出力先データ５２を登録ユーザデータとそれぞれ関連付けて複数セット設けることにより、ユーザごとにデフォルトの出力先を設定できるようにしてもよい。

この場合、制御部１１は、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信又は読取・保存処理を行う際のユーザ操作により出力先が指示されていない場合の処理動作として、操作部１６を介してユーザデータが入力された場合には、複数セットのデフォルト出力先データ５２のうちの入力されたユーザデータと関連付けられたデフォルト出力先データ５２に含まれるファクシミリ番号、送信先アドレス、保存先のアドレス又はフォルダにドキュメントデータを出力（送信又は保存）する。

このように、出力先の入力等を行わずにドキュメントデータを出力させる際のデフォルトの出力先がユーザ毎に個別に登録できるようになっているため、各ユーザの要求に柔軟に対応することができる。

また、上述の実施形態では、本発明に係るドキュメント処理装置をファクシミリ複合装置に適用したが、読み取ったドキュメントデータをユーザが指定した出力先に出力する機能を有するドキュメント処理装置であれば、任意の装置に適用できる。例えば、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信及び読取・保存処理の３つの機能のうちのいずれか１つ又は２つのみを有しているドキュメント処理装置に本発明を適用してもよい。

本発明の一実施形態に係るドキュメント処理装置であるファクシミリ複合装置のブロック図である。 図１のファクシミリ複合装置の操作部及び表示部の構成を模式的に示す図である。 図１のファクシミリ複合装置の記憶部に記憶された出力先データの説明図である。 図１のファクシミリ複合装置の処理動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ ファクシミリ複合装置
１１ 制御部
１３ プリンタ
１４ スキャナ
１５ 表示部
１６ 操作部
１７ 記憶部
１８ モデム
１９ ＮＣＵ
２０ ネットワーク通信部
２１ 公衆電話回線網
２２ ネットワーク

Claims (5)

1. ドキュメントデータの出力先を指示する出力先指示部と、入力される実行指示に応じて、読み取ったドキュメントデータを出力するデータ処理部と、ユーザデータの入力を受け付けるユーザデータ入力部と、を備え、
   前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際に、前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されている場合には、その指示された出力先にドキュメントデータを出力する一方、前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合には、所定のデータ保存場所から取得したデフォルトの出力先にドキュメントデータを出力し、
   前記データ保存場所には、前記ユーザデータとそれぞれ関連付けられた複数の前記デフォルトの出力先が記憶され、
   前記データ処理部は、さらに、
   前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されている場合における前記ドキュメントデータの出力先を、その指示された出力先とするのか、或いはその指示された出力先と前記デフォルトの出力先との両方とするのかを設定変更可能となっているとともに、
   前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記ユーザデータ入力部を介して前記ユーザデータが入力された場合には、前記データ保存場所に保存された複数の前記デフォルトの出力先のうちの入力されたユーザデータと関連付けられたデフォルトの出力先にドキュメントデータを出力することを特徴とするドキュメント処理装置。
2. 請求項１に記載のドキュメント処理装置において、
   前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記データ保存場所にそのときの当該ドキュメント処理装置の動作モードに関連する出力先が登録されている場合には、その登録されている動作モードに関連する出力先に前記ドキュメントデータを出力することを特徴とするドキュメント処理装置。
3. 請求項２に記載のドキュメント処理装置において、
   前記データ処理部は、前記ドキュメントデータの出力の際の前記出力先指示部を介して前記出力先が指示されていない場合において、前記データ保存場所にそのときの当該ドキュメント処理装置の動作モードに関連する出力先が登録されていない場合には、表示部にエラーメッセージを表示することを特徴とするドキュメント処理装置。
4. 請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記データ処理部は、原稿からドキュメントデータを読み取り、その読み取ったドキュメントデータを前記出力先に保存する読取・保存処理を行うことを特徴とするドキュメント処理装置。
5. 請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記データ処理部は、読み取ったドキュメントデータを前記出力先にファクシミリ送信又はインターネットファクシミリ送信することを特徴とするドキュメント処理装置。

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