JP4167333B2 - 振替データレコード作成方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はコンピュータ装置を利用した会計処理技術分野における伝票入力処理技術に関し、特に入力した振替伝票から振替伝票データを作成する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
コンピュータ装置による会計処理を行なう会計処理装置や会計伝票入力装置で会計伝票形式の入力画面を表示してデータを入力するように構成したものがある。
【０００３】
このような会計処理装置（または、会計伝票入力装置）では、会計伝票を入力しデータレコードを作成するがこのうち振替伝票は、取引月日欄および部門や事業所等を示す区分コード欄と、借方金額および借方科目（コードからなる借方欄、摘要欄、貸方科目（コード）および貸方金額からなる貸方欄からなる複数の入力行を備えている。
【０００４】
図１５は、一般的な伝票入力処理〜元帳記帳の概略プロセスを示す図であり、図１４に示すような振替伝票形式の入力画面が表示され、入力項目の順に移動する入力カーソルに追従してユーザが振替データを入力し（Ｐ１）、伝票１枚分の入力が終るとデータチェックや図１６に示すような振替データレコード作成等の入力処理が行なわれ（Ｐ２）、振替伝票の入力行中実際に入力された入力行数分の数の振替データレコード１３０（図１４の例では３行分入力されているので３個の振替えデータレコード）が作成されて磁気ディスク等に格納される（Ｐ３）。
【０００５】
そして、上記入力処理により磁気ディスク等に格納された振替データレコード１３０はその後の修正過程（図示略）等を経てから、後日、仕訳帳作成処理によって仕訳帳（又は、仕訳ファイル）に記帳（転記）され、元帳作成／更新処理等によって元帳（仕訳帳、総勘定元帳や補助元帳等の元帳ファイル（又は、マスターファイル）への記帳処理が行なわれる（Ｐ４）。また、作成／更新された仕訳帳や各元帳は磁気ディスク等に格納される（Ｐ５）。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来の振替データレコードの作成方法では上述したように、データ項目（取引月日１３１、区分コード１３２、借方科目コード１３３、借方金額１３４、貸方科目コード１３５、貸方金額１３６、摘要１３７）を含む振替伝票１３０（図１６）が作成されるが、摘要１３７は借方、貸方に共通なものとなっている。また、従来の振替伝票入力画面の形式（図１４）および入力方法においても振替伝票入力画面１１０での入力時には入力行には借方金額、借方科目、摘要、貸方科目、貸方金額の順に入力されるが入力される摘要が借方に属するか、貸方に属するかの区別はされていない。
【０００７】
このように、従来の振替データ入力および振替データレコードの作成方法では振替データの摘要項目が借方および貸方に共通なものとして作成されているので、作成された仕訳帳や元帳の摘要欄に転記された摘要が取引内容を反映していないものとなる場合があったり、摘要が転記されなかったりする場合があるといった問題点があった。
【０００８】
例えば、図１７（ａ）に示す振替データを入力し、振替データレコードを作成して仕訳帳に記帳（実際には仕訳データレコードを作成して仕訳ファイルに書込む）すると図１７（ｂ）に示すようになるが、このうち、Ｎｏ３の仕訳（仕訳データ）の摘要は取引内容を正確には反映せず、また、Ｎｏ４の仕訳（仕訳データ）の摘要は取引内容とは意味の異なるものとなっている。
【０００９】
具体的には、Ｎｏ３の仕訳の摘要は経理上は「ハイエース購入金一部現金払」が正しく、Ｎｏ４の仕訳の摘要は経理上は「ハイエース購入未払い分」が正しいが、図１７（ｂ）ではＮｏ３の仕訳の摘要はＮｏ１の仕訳の摘要と同じ「ハイエース購入」、Ｎｏ４の仕訳の摘要はＮｏ２の仕訳の摘要と同じ「ハイエース分任意保険」となっており、いずれも実際の取引を反映していない。
【００１０】
すなわち、この例では、Ｎｏ１〜Ｎｏ４の仕訳では振替データから正確に記帳されているが、図１４（ａ）の入力時に摘要が借方、貸方共に共通なものとして入力されるので、これを貸借勘定に振分けるとＮｏ３、Ｎｏ４のような矛盾が生じることなる。
【００１１】
また、図１８（ａ），（ａ’）に示すデータを入力し、振替データを作成して仕訳帳に記帳すると図１８（ｂ）に示すようになるが、このうち、Ｎｏ２とＮｏ５の仕訳の摘要欄に摘要が転記されない。また、保険料の補助元帳を見ると図１８（ｃ）に示すように相手科目が諸口の場合に摘要欄が空白となり、元の取引データの取引内容確認が困難である。
【００１２】
すなわち、この例では図１８（ａ），（ａ’）の振替伝票の２行目（保険料）の摘要欄が入力されていない（空白）が、振替データ作成時にこれをそのまま転記した結果、図１８（ｂ），（ｃ）のように保険料に係わる摘要欄に空白が転記されて、元の取引データの取引内容（ハイエース購入、工作機械購入）確認が困難となる。
【００１３】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、振替伝票形式で入力された取引データの内容を仕訳帳や元帳上で容易に確認できるように摘要項目を転記し得る振替データレコード作成方法の提供を目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
請求項1に記載の発明の振替データレコード作成方法は、データを入力するためのキー入力部、一時記憶メモリ、制御部、および表示部を備え、前記キー入力部から入力された振替伝票形式の振替データに基づいて振替データレコードを作成する会計伝票入力装置の振替データレコード作成方法であって、制御部が、伝票番号や取引日等の振替データ識別情報を含む見出し項目データを入力するための見出し項目データ入力欄と、借方科目、借方金額、および借方摘要を入力するための借方取引データ入力欄、貸方科目、貸方金額、および貸方摘要を入力するための貸方取引データ入力欄からなるｎ行の取引データ入力行欄とを配設した入力画面を表示部に表示し、キー入力部が、該入力画面の各入力欄への振替データの入力を受け付ける振替データ入力処理ステップ、振替伝票一枚分の振替データの入力画面の各入力欄への入力が終了すると、制御部が、見出し項目データ入力欄に入力された見出しデータから振替データ識別情報を取り出して一時記憶メモリに設けた振替データレコードバッファの振替データ識別情報記憶領域に記憶させる振替データ識別情報記憶ステップ、制御部が、振替伝票一枚分の振替データの行数をｉとするとき、入力画面の１からｉ行の借方取引データ入力欄に入力された、借方科目、借方金額、および借方摘要を、振替データレコードバッファの１からｉ番目の借方取引データ記憶領域の借方科目記憶領域、借方金額記憶領域、および借方摘要記憶領域にそれぞれ記憶させる借方取引データ記憶ステップ、制御部が、入力画面の１からｉ行の貸方取引データ入力欄に入力された、貸方科目、貸方金額、および貸方摘要を振替データレコードバッファの１からｉ番目の貸方取引データ憶領域の貸方科目記憶領域、貸方金額記憶領域、および貸方摘要記憶領域にそれぞれ記憶させる貸方取引データ記憶ステップ、からなり、借方取引データ記憶ステップでは、制御部が、振替データレコードバッファの２番目以降の借方摘要記憶領域を調べ、摘要が記憶されていない借方摘要記憶領域がある場合はその借方摘要記憶領域に該１番目の借方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶させ、貸方取引データ記憶ステップでは、制御部が、振替データレコードバッファの２番目以降の貸方摘要記憶領域を調べ、摘要が記憶されていない貸方摘要記憶領域がある場合は、さらに、該振替データレコードバッファの１番目の貸方摘要記憶領域を調べ、該１番目の貸方摘要記憶領域に摘要が記憶されている場合は摘要が記憶されていない２番目以降の貸方摘要記憶領域に該１番目の貸方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶し、該１番目の貸方摘要記憶領域に摘要が記憶されていない場合は摘要が記憶されていない２番目以降の貸方摘要記憶領域に該１番目の借方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶させる、ことを特徴とする。
【００２０】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の振替データレコード作成方法を適用し得る会計処理装置の一実施例としてのまたは会計伝票入力装置のハードウエア構成例を示すブロック図であり、会計伝票入力装置１００は、入力部１、制御部２、表示部３および格納部４を備えたコンピュータ装置からなる。なお、出力部５を備えるようにしてもよい。
【００２１】
入力部１は、キーボードやマウス等の入力装置やポインティングデバイスからなり、データの入力やメニューの選択、借方或いは貸方の入力禁止指示の入力等を行なう。また、入力部１から指示入力（キーボードの特定のキーの押し下げ、ファンクションキーの押し下げ、或いはマウスやタッチペン等による画面上の特定のシンボルのタッチ等）があると、状態信号が制御部２のＣＰＵに送出される。
【００２２】
制御部２は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、プログラム格納用ＲＯＭ（図示せず）を有しており、ＣＰＵは、上述の各構成部分等にバスラインを介して接続し、ＲＯＭに格納されている制御プログラムにより会計伝票入力装置１００全体の制御を行なうと共に、入力部１からの状態信号に対応して会計伝票入力装置１００の各機能の実行制御、例えば、ＲＯＭ内に格納された会計伝票入力プログラムの実行による振替伝票入力を始めとする各伝票データの入力処理や振替データレコード作成処理、、自動仕訳プログラムによる仕訳データの生成や会計業務処理用応用プログラムの実行制御を行なう。また。ＲＡＭはデータ或いは処理結果の一時記憶および中間作業領域等に用いられる。また、プログラム格納用ＲＯＭは上述の制御プログラムおよび会計伝票入力プログラムや自動仕訳プログラムや会計業務処理用応用プログラムの他、入力画面等のフォーマットデータを記録する記録媒体であり、ＰＲＯＭ、ＦＲＯＭ（フラッシュＲＯＭ）等が用いられる。なお、制御プログラムおよび会計伝票入力プログラムや自動仕訳プログラムや会計業務処理用応用プログラムの他、入力画面等のフォーマットデータはＲＯＭに限られず、格納部４（ＦＤ、磁気ディスク或いは光ディスク、メモリーカード等の記録媒体）に記録するようにしてもよい。
【００２３】
表示部３はディスプレイ等の表示装置から構成されており処理選択用メニュー画面や、振替伝票入力画面等のデータ用入力画面、および編集された仕訳帳、総勘定元帳、各種補助元帳、管理資料等を所定のフォーマットで画面に表示する他、カーソルや指示入力用のシンボル等を表示する。
【００２４】
格納部４は、ハードディスク、フロッピーディスク、光ディスク等のリムーバブルな記録媒体のデータやプログラムの読み出し／書込装置、すなわち、磁気ディスク装置，フロッピーディスク装置，光ディスク装置等のいずれかからなっている。
また、格納部４に装着される記録媒体には、応用プログラムやユティリティプログラムを含むプログラムファイルや，取引データファイルおよびこれらファイルを管理するファイル管理リスト（ディクトリ）等が格納されている。また、制御部２のプログラム格納用ＲＯＭの代りに制御プログラム会計伝票入力プログラムや自動仕訳プログラムや会計業務処理用応用プログラムの他、入力画面等のフォーマットデータ等を格納する記録媒体としてもよい。
【００２５】
出力部５はプリンタ等の印刷装置からなり、会計業務処理用応用プログラムのうちの帳票出力プログラム等により、仕訳帳、総勘定元帳、各種補助元帳、管理資料等を印刷出力する。
【００２６】
＜振替伝票入力画面＞
図２は本発明の振替伝票入力画面の一実施例を示す図であり、振替伝票入力画面２０は取引日（年・月・日）を入力する取引日入力欄２１と、部門や事業所、プロジェクト単位で会計管理を行なうための管理区分を入力する管理区分入力欄２２とを設けた見出項目欄と、借方金額を入力する借方金額入力欄２３、借方科目を入力する借方科目入力欄２４、借方摘要入力欄２５、貸方摘要入力欄２６、貸方科目を入力する貸方科目入力欄２７および借方金額を入力する貸方金額入力欄２８からなる入力行を所定行数設けた入力行欄と、借方金額および貸方金額の合計を表示する合計欄２９とを備えている。
【００２７】
管理区分は本社、支店、工場、部門、プロジェクト、受注工事等会計管理上設けられた区分であり、予め分類され、コード化されている。
また、管理区分入力欄２２、借方科目入力欄２３、貸方科目入力欄２７には入力時に、それぞれ、管理区分、借方科目、貸方科目をコード化したコードを入力すると、会計伝票入力装置１００に予め備えられた変換テーブルにより文字に変換されて、図１４の例に示すように夫々の入力欄に文字表示される。なお、入力時に管理区分入力欄２２、借方科目入力欄２３、貸方科目入力欄２７に管理区分名、借方科目、貸方科目に直接文字入力するようにしてもよい（但し、この場合には、会計伝票入力装置１００に入力された名称をコードに変換する変換テーブルを備えるようにする）。
【００２８】
また、借方摘要入力欄２５は借方金額入力欄２３および借方科目入力欄２４からなる借方の取引内容を示す摘要を入力する入力欄であり、貸方摘要入力欄２６は貸方金額入力欄２７および貸方科目入力欄２８からなる貸方の取引内容を示す摘要を入力する入力欄であり、摘要が文字入力される。なお、標準的な摘要についてはコード化しておき、コード入力すると摘要が文字表示されるようにしてもよい（この場合は、予め会計伝票入力装置１００に摘要変換テーブルを設けるようにする）。
【００２９】
また、本実施例では各入力行で借方摘要入力欄２５を上段とし、貸方摘要入力欄２６を下段として配置したが、借方摘要入力欄２５および貸方摘要入力欄２６の配置はこれに限定されず表示部３の画面サイズによって設計上の制約を受けるのみであり、例えば、借方摘要入力欄２５と貸方摘要入力欄２６を隣り合うように一列に配置してもよく、また、貸方摘要入力欄２６を貸方金額入力欄２８の次に配置してもよい。
【００３０】
また、本実施例では借方金額入力欄２３の次に借方科目入力欄２４を配置したが、借方科目入力欄２４の次に借方金額入力欄を配置するようにしてもよい。また、入力行の数は図２の例では８行としたが、これに限定されず、設計上可能な数だけ設ければよい。
【００３１】
また、振替伝票入力画面２０に伝票番号を入力（或いは、自動表示）する伝票番号入力（表示）欄を設けてもよい（図２の例では右上隅に設けられている）。また、管理区分入力欄２２は管理区分に応じて複数個設けてもよい。また、借方科目入力欄２４および貸方入力欄２５に補助コード入力欄を設けるようにしてもよい。
【００３２】
また、入力時には、入力箇所を案内するカーソルが表示される。入力案内用カーソルは図２の例では、取引日入力欄２１、管理区分入力欄２２、借方金額入力欄２３、借方科目入力欄２４、借方摘要入力欄２５、貸方摘要入力欄２６、貸方科目入力欄２７および貸方金額入力欄２８の順に、ある入力欄にデータが入力されると次の入力欄を案内するように表示される。また、入力行では貸方科目入力欄２７の入力が終ると、次の行の借方金額入力欄２３に表示される。
【００３３】
＜振替データレコード＞
図３は本発明の振替データレコードの一実施例の構成を示す図であり、（ａ）は全体構成図、（ｂ）は借方取引データ記録欄３３を構成するそれぞれの借方取引データ記録欄の構成を示す図、（ｃ）は貸方取引データ記録欄３４を構成するそれぞれの貸方取引記録欄の構成を示す図である。
【００３４】
図３（ａ）で、振替データレコード３０は、入力された取引日（取引年月日、または取引月日）を記録する取引日記録欄３１と、入力（或いは変換された）された管理コードを記録する管理コード記録欄３２と、振替伝票入力画面の入力行数分だけ設けられた借方取引データ記録欄からなる借方取引データ記録欄３３と、振替伝票入力画面に設定された入力行数と同じ数の貸方取引記録欄からなる貸方取引データ記録欄３４を有している。なお、振替データレコード３０の先頭に伝票番号を記録する伝票番号記録欄を設けるようにしてもよい。
【００３５】
また、借方取引データ記録欄３３ー（１）〜３３ー（ｎ）はそれぞれ、図３（ｂ）に示すように、入力（或いは変換された）された借方科目コードを記録する借方科目コード記録欄４１と、入力された借方金額を記録する借方金額記録欄４２と、借方摘要を記録する借方摘要欄４３と、管理コード記録欄３２と同じ管理コードを記録する管理コード記録欄４４を備えている。なお、借方取引データ記録欄３３ー（１）〜３３ー（ｎ）に課税区分や消費税額等を記録する特殊記録欄を設けるようにしてもよい。
【００３６】
同様に、貸方取引データ記録欄３４ー（１）〜３４ー（ｎ）はそれぞれ、図３（ｃ）に示すように、入力（或いは変換された）された貸方科目コードを記録する貸方科目コード記録欄４１’と、入力された貸方金額を記録する貸方金額記録欄４２’と、貸方摘要を記録する貸方摘要欄４３’と、管理コード記録欄３２と同じ管理コードを記録する管理コード記録欄４４’を備えている。なお、貸方取引データ記録欄３４ー（１）〜３４ー（ｎ）に課税区分や消費税額等を記録する特殊データ記録欄を設けるようにしてもよい。
【００３７】
＜振替データレコードの作成＞
図４は、本発明に基づく会計伝票入力装置の振替データレコード作成の基本動作を示すフローチャートである。
ステップＳ０：（振替伝票入力処理）
ユーザが会計伝票入力装置１００を起動して振替伝票入力処理を選択すると、図２に示したような振替伝票入力画面が表示される。ユーザが振替伝票１枚分の入力を終了し、トータルチェック等の入力修正処理後、Ｓ１に遷移して振替データレコードの作成を開始する。
【００３８】
ステップＳ１：（見出項目の記録）
制御部２は、ＲＡＭ上に振替データレコードバッファを設けると共に、ＲＡＭに展開され、記憶された各入力（または変換後の）データ（取引日、管理区分コード、借方金額、借方科目コード、借方摘要、貸方摘要、貸方科目、借方金額等）のなかから見出項目データ（取引日、管理区分コード、伝票番号画入力される場合には伝票番号）を取り出し、取引日を振替データレコードバッファ上の取引日記録欄３１に、管理区分コードを管理コード記録欄３２に、（また、伝票番号を記録するように構成した場合には伝票番号を伝票番号記録欄に）記憶する。
【００３９】
ステップＳ２：（行番号等の初期設定）
行数カウンタを１、取引記録フラグを借方を意味する値（実施例では取引フラグ＝１なら借方、０なら借方）に設定する。
【００４０】
ステップＳ３：（取引記録欄の判定）
制御部２は取引フラグの値を調べて、取引記録フラグが借方を意味する値の場合にはＳ４に遷移し、貸方を意味する値の場合にはＳ１１に遷移する。
【００４１】
ステップＳ４：（借方科目コードの記録）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファに記憶されたｉ行目の借方科目コードをｉ番目の借方取引データ記録欄（図３の例では借方科目コード記録欄３３ー（ｉ）ー４１）に記憶する。なお、ｉは行数カウンタの値が示す行数であり、振替伝票入力画面に設定された入力行数ｎとすると、行数カウンタの値に従いｉは１から最大ｎまでの値をとる。
【００４２】
ステップＳ５：（借方金額の記録）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファに記憶されたｉ行目の借方金額をｉ番目の借方金額記録欄（図３の例では借方金額記録欄３３ー（ｉ）ー４２）に記憶する。
【００４３】
ステップＳ６：（管理コードの記録）
制御部２は、上記ステップＳ１で管理コード記録欄３２に記録したと同じ管理区分コードをｉ番目の管理コード記録欄（図３の例では管理コード記録欄３３ー（ｉ）ー４４）に記憶する。なお、振替伝票入力画面２０に課税区分や消費税額等を入力する特殊データ入力欄を設けてそれらを入力するようにした場合には、ＲＡＭに記憶されたそれら特殊データをｉ番目の特殊データ記録欄（図３の例では管理コード記録欄３３ー（ｉ）ー４４の後に特殊データ入力欄が設けられるので、対応する記録欄）に記憶する。
【００４４】
ステップＳ７：（摘要記録のための行数判定）
制御部２は行数カウンタの値を調べて、それが１の場合にはＳ１０に遷移し、１を越える場合にはＳ８に遷移する。
【００４５】
ステップＳ８：（ｉ行目の借方摘要データの有無判定）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファにｉ行目の借方摘要データが入力（記憶）されているか否か（借方摘要データスペースの場合には入力無し）を判定し、摘要データが入力されている場合にはＳ９に遷移し、入力されていない場合にはＳ１０に遷移する。
【００４６】
ステップＳ９：（ｉ行目の借方摘要データのコピー）
上記ステップＳ８でＲＡＭ上の振替データレコードバッファにｉ行目の借方摘要データが入力（記憶）されている場合には、制御部２はその摘要データをｉ行目の借方摘要記録欄（図３の例では借方摘要記録欄３３ー（ｉ）ー４３）に記憶してＳ２０に遷移する。
【００４７】
ステップＳ１０：（１行目の借方摘要データのコピー）
上記ステップＳ８でＲＡＭ上の振替データレコードバッファにｉ行目の借方摘要データが入力（記憶）されていなかった場合には、制御部２は１行目の借方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の借方摘要としてｉ行目の借方摘要欄（図３の例では借方摘要記録欄３３ー（ｉ）ー４３）に記憶してＳ２０に遷移する。
【００４８】
ステップＳ１１：（貸方科目コードの記録）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファに記憶されたｉ行目の貸方科目コードをｉ番目の貸方取引データ記録欄（図３の例では貸方科目コード記録欄３４ー（ｉ）ー４１’）に記憶する。
【００４９】
ステップＳ１２：（貸方金額の記録）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファｉ行目の貸方金額をｉ番目の貸方金額記録欄（図３の例では貸方金額記録欄３４ー（ｉ）ー４２’）に記憶する。
【００５０】
ステップＳ１３：（管理コードの記録）
制御部２は、上記ステップＳ１で管理コード記録欄３２に記録したと同じ管理区分コードをｉ番目の管理コード記録欄（図３の例では管理コード記録欄３４ー（ｉ）ー４４’）に記憶する。なお、振替伝票入力画面２０に課税区分や消費税額等を入力する特殊データ入力欄を設けてそれらを入力するようにした場合には、ＲＡＭに記憶されたそれら特殊データをｉ番目の特殊データ記録欄（図３の例では管理コード記録欄３４ー（ｉ）ー４４’の後に特殊データ入力欄が設けられるので、対応する記録欄）に記憶する。
【００５１】
ステップＳ１４：（摘要記録のための行数判定）
制御部２は行数カウンタの値を調べて、それが１の場合にはＳ１７に遷移し、１を越える場合にはＳ１５に遷移する。
【００５２】
ステップＳ１５：（ｉ行目の貸方摘要データの有無判定）
制御部２は、ＲＡＭ上の振替データレコードバッファにｉ行目の貸方摘要データが入力（記憶）されているか否か（貸方摘要データスペースの場合には入力無し）を判定し、摘要データが入力（記憶）されている場合にはＳ１６に遷移し、入力されていない場合にはＳ１７に遷移する。
【００５３】
ステップＳ１６：（ｉ行目の貸方摘要データのコピー）
上記ステップＳ１５でＲＡＭ上の振替データレコードバッファにｉ行目の貸方摘要データが入力（記憶）されている場合には、制御部２はその摘要データをｉ行目の貸方摘要記録欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４３’）に記憶してＳ２０に遷移する。
【００５４】
ステップＳ１７：（１行目の貸方摘要データの有無判定）
上記ステップＳ１５でＲＡＭ上の振替データレコードバッファのｉ行目に貸方摘要データが入力（記憶）されていなかった場合には、制御部２は、更に、１行目に貸方摘要データが入力（記録）されているか否かを調べ、入力（記録）されている場合にはＳ１８に遷移し、入力（記録）されていない場合にはＳ１９に遷移する。
【００５５】
ステップＳ１８：（１行目の貸方摘要データのコピー）
上記ステップＳ１７でＲＡＭ上の振替データレコードバッファに１行目の貸方摘要欄に摘要データが入力（記録）されている場合には、制御部２は１行目の貸方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の貸方摘要としてｉ行目の貸方摘要欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４３’）に記憶してＳ２０に遷移する。
【００５６】
ステップＳ１９：（１行目の借方摘要データのコピー）
上記ステップＳ１７でＲＡＭ上の振替データレコードバッファに１行目の貸方摘要欄に摘要データが入力（記録）されていない場合には、制御部２は１行目の借方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の貸方摘要としてｉ行目の貸方摘要欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４３’）に記憶してＳ２０に遷移する。
【００５７】
ステップＳ２０：（取引記録欄の判定）
制御部２は取引フラグの値を調べて、取引記録フラグが借方を意味する値の場合にはＳ２１に遷移し、貸方を意味する値の場合にはＳ２２に遷移する。
【００５８】
ステップＳ２１：（取引フラグの値の切替）
取引記録フラグが借方を意味する値の場合には、制御部２はｉ行目の貸方取引記録欄への記憶を行なうために取引記録フラグの値を貸方を意味する値に替えてＳ１に戻る。
【００５９】
ステップＳ２２：（取引フラグの値の切替等）
取引記録フラグが貸方を意味する値の場合には、制御部２は取引記録フラグの値を借方を意味する値に変えると共に、行数カウンタに１を加えてＳ２３に遷移する。
【００６０】
ステップＳ２３：（伝票１枚分の処理の終了判定）
制御部２は行数カウンタの値が最大行数を越えたか否か、およびｉ＋１行目にデータが入力されているかを調べて、行数カウンタの値が最大行数を越えたか、或いは、ｉ＋１行目にデータが入力されていない場合のいずれかの場合には伝票１枚分のデータが終了したものとして、ＲＡＭに確保された振替データレコードの内容を格納部に保存記録して伝票１枚分の振替データレコードデータ作成処理を終了する。また、行数カウンタの値が最大行数を越えておらず、且つｉ＋１行目にデータが入力されている場合には、Ｓ３に戻って次の行の（ｉ＋１行目）の借方取引データ記録欄への記憶以降の処理を行なう。
【００６１】
なお、上記ステップＳ１０で１行目の借方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の借方摘要データとしてｉ行目の借方摘要欄（図３の例では借方摘要記録欄３３ー（ｉ）ー４３）に記憶するようにしたが、２行目〜ｉー１行の前の借方摘要欄に摘要データが入力（記憶）されている場合にはその摘要データをｉ行目の借方摘要としてｉ行目の借方摘要欄（図３の例では借方摘要記録欄３３ー（ｉ）ー４３）に記憶するようにしてもよい。
【００６２】
同様に、上記ステップＳ１８で１行目の貸方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の貸方摘要としてｉ行目の貸方摘要欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４４’）に記憶するようにしたが、２行目〜ｉー１行の前の貸方摘要欄に摘要データが入力（記憶）されている場合にはその摘要データをｉ行目の貸方摘要としてｉ行目の貸方摘要欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４３’）に記憶するようにしてもよい。
【００６３】
同様に、上記ステップＳ１９で１行目の借方摘要欄に入力（記憶）されている摘要データをｉ行目の借方摘要としてｉ行目の貸方摘要欄（図３の例では貸方摘要記録欄３４ー（ｉ）ー４３’）に記憶するようにしたが、２行目〜ｉー１行の前の貸方摘要欄に摘要データが入力（記憶）されていなくて、２行目〜ｉー１行の前の借方摘要欄に摘要データが入力（記憶）されている場合にはその直前の摘要データをｉ行目の貸方摘要としてｉ行目の貸方摘要記録欄（図３の例では貸方摘要記録欄３３ー（ｉ）ー４４’）に記憶するようにしてもよい。
【００６４】
（具体例１）
図５は借方摘要および貸方摘要を入力した振替伝票入力の説明図であり、図６は図５の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図、図７は図６の振替データレコードを基に作成した仕訳帳の例を示す図である。なお、図６の例では、説明上入力行を２行としているが、入力行の数は実際にはｎ行、例えば、十数行ある。また、説明上、図６にあわせて図７の振替データレコード３０’の借方取引データ記録欄３３および貸方取引データ記録欄３４の数を２としているが実際には振替入力画面の入力行欄に設定された入力行数（ｎ）と同じ個数（ｎ個）ある。例えば、振替伝票入力画面に１０行の入力行が設けられている場合には同様に１０個の借方取引データ記録欄３３および貸方取引データ記録欄３４が確保されている。
【００６５】
図５に示すように２つの入力行にデータが入力され終ると、図４に示したステップＳ１以降の振替データレコード作成処理に移行し、図６（ａ）に示す振替データレコード３０’が作成される。この場合、振替データレコード３０’の借方取引データ欄３３の借方取引データ記録欄３３ー（１），（２）には図６（ｂ），（ｂ’）に示すように借方科目コード、借方取引金額、借方摘要および管理コードが記憶される。また、振替データレコード３０’の貸方取引データ欄３４ー（１），（２）には図６（ｃ），（ｃ’）に示すように貸方科目コード、貸方取引金額、貸方摘要および管理コードが記憶される。
【００６６】
上記例では、借方摘要データと貸方摘要データが各行に入力されているので、１行目の借方摘要欄２５に入力された摘要データが図４ではステップＳ１０で借方取引データ記録欄３３ー（１）ー４３に、ステップＳ９で２行目の借方摘要欄２５に入力された摘要データが借方取引データ記録欄３３ー（２）ー４３に記録される。また、ステップＳ１６で１行目の貸方摘要欄２６に入力された摘要データが貸方取引記録欄３４ー（１）ー４３’に、２行目の貸方摘要欄２６に入力された摘要データが貸方取引記録欄３４ー（２）ー４３’に記録される。
【００６７】
これにより、仕訳帳の作成を行なうと図７の例に示すように振替データレコード３０’の各摘要記録欄に記憶されたそれぞれの摘要データが転記されることから各取引の内容が明確になり、従来のように摘要内容と取引が矛盾するような現象が生じない。また、元帳についても同様に振替データレコードの摘要記録欄に記録された適当データが転記されることから各取引の内容が明確になり、従来のように摘要内容と取引が矛盾するような現象が生じない。
【００６８】
（具体例２）
図８，図１０は１行目の借方摘要のみが入力された振替伝票入力の説明図であり、図９は、図８の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図、図１１は、図１０の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図、図１２は、図９および図１０の振替データレコードを基に作成した仕訳帳および補助元帳の例を示す図である。なお、図８，図１０の例では、説明上入力行を２行としているが、入力行の数は実際にはｎ行、例えば、十数行ある。また、説明上、図８，図１０にあわせて図９，図１１の振替データレコード３０’の借方データ取引記録欄３３および貸方データ取引記録欄３４の借方取引記録欄および貸方取引記録欄の数を２としているが実際には振替入力画面の入力行欄に設定された入力行数（ｎ）と同じ個数（ｎ個）ある。例えば、振替伝票入力画面に１０行の入力行が設けられている場合には同様に１０個の借方取引データ記録欄３３および貸方取引データ記録欄３４が確保されている。
【００６９】
図８に示すように２つの入力行にデータが入力され終ると、図４に示したステップＳ１以降の振替データレコード作成処理に移行し、図９（ａ）に示す振替データレコード３０’が作成される。
この場合、振替データレコード３０’の借方取引データ欄３３の借方取引データ記録欄３３ー（１）には図９（ｂ）に示すように借方科目コード、借方取引金額、借方摘要および管理コードが記憶される。しかし、振替データレコード３０’の借方取引データ欄３３ー（２）には図９（ｂ’）に示すように借方科目コード、借方取引金額、管理コードが記憶されるが、２行目の借方摘要データは入力されていない（図１０）ので、借方取引データ記録欄３３ー（１）の借方摘要と同じ内容が借方取引データ記録欄３３ー（２）の借方摘要としてコピーされる。
【００７０】
また、振替データレコード３０’の貸方取引データ欄３４ー（１）には図９（ｃ）に示すように貸方科目コード、貸方取引金額、管理コードが記憶されるが、２行目の貸方摘要データは入力されていない（図８）ので、借方取引データ記録欄３３ー（１）の借方摘要と同じ内容が貸方取引データ記録欄３４ー（１）の貸方摘要としてコピーされる。
【００７１】
上記例では振替伝票の１行目の借方摘要データだけが入力され、１行目の貸方摘要データは入力されていないので、１行目の借方摘要入力欄２５に入力された摘要データが図４ではステップＳ１８で貸方摘要記録欄３３ー（１）ー４３’にコピーされる。また、１行目の借方摘要入力欄２５に入力された摘要データがステップＳ１８で借方摘要記録欄３３ー（２）ー４３にコピーされる。
【００７２】
また、図１０に示すように２つの入力行にデータが入力され終ると、図４に示したステップＳ１以降の振替データレコード作成処理に移行し、図１１（ａ）に示す振替データレコード３０’が作成される。
この場合、振替データレコード３０’の借方取引データ欄３３の借方取引データ記録欄３３ー（１）には図１０（ｂ）に示すように借方科目コード、借方取引金額、借方摘要および管理コードが記憶される。しかし、振替データレコード３０’の借方取引データ欄３３ー（２）には図１０（ｂ’）に示すように借方科目コード、借方取引金額、管理コードが記憶されるが、２行目の借方摘要データは入力されていない（図１０）ので、借方取引データ記録欄３３ー（１）の借方摘要と同じ内容が借方取引データ記録欄３３ー（２）の借方摘要としてコピーされる。
【００７３】
また、振替データレコード３０’の貸方取引データ欄３４ー（１）には図１０（ｃ）に示すように貸方科目コード、貸方取引金額、管理コードが記憶されるが、２行目の貸方摘要データは入力されていない（図１０）ので、借方取引データ記録欄３３ー（１）の借方摘要と同じ内容が貸方取引データ記録欄３４ー（１）の貸方摘要としてコピーされる。
【００７４】
上記例では振替伝票の１行目の借方摘要データだけが入力され、１行目の貸方摘要データは入力されていないので、１行目の借方摘要入力欄２５に入力された摘要データが図４ではステップＳ１８で貸方摘要記録欄３３ー（１）ー４３’にコピーされる。また、１行目の借方摘要入力欄２５に入力された摘要データがステップＳ１８で借方摘要記録欄３３ー（２）ー４３にコピーされる。
【００７５】
これにより、仕訳帳の作成を行なうと図１２（ａ）の例に示すように振替データレコード３０’の各摘要記録欄に記録された摘要データが転記されることから各取引に摘要が記入され、従来のように仕訳の摘要欄が空白になることがないので元帳に記帳した際に、図１２の保険料の補助元帳の例に示すように相手科目が諸口の場合にも各取引に摘要が記入され、従来のように相手科目が諸口の場合に摘要欄が空白になって元の取引取引データの取引内容確認ができなかったりするようなことがない。
【００７６】
（応用例３）
図１３（ａ）は本発明に基づく振替伝票入力画面、（ｂ）は振替データレコード、（ｃ）は仕訳規則の一実施例を示す図である。
【００７７】
図１３（ａ）の振替伝票入力画面は、見出項目欄に伝票入力欄（丸１数字）、取引日入力欄として月（丸２数字）、日（丸３数字）、管理コード入力欄として部門（丸４数字）、工事（丸５数字）、の各入力欄を設け、入力行欄の各行に、借方入力欄（丸６数字）として借方金額III、部門II、工事VI、借方科目Ｉ、科目補助コードII、課区VII、税区VIIIの入力欄と、借方摘要IVと、貸方摘要IVと、貸方入力欄（丸７数字）、として貸方金額III、部門II、工事VI、貸方科目Ｉ、科目補助コードII、課区VII、税区VIIIの入力欄とを設けた例である。なお、この例では、説明上入力行数を３行として示したが、実際にはｎ行設けられている。
【００７８】
図１３（ｂ）は、図１３（ａ）の振替伝票入力画面１３０で入力された振替伝票入力後、作成されるデータ振替データレコードである。
振替データレコード１３５は伝票番号記録欄、月、日記録欄、部門コード記録欄、工事番号記録欄、入力欄の行数と同じ数だけ設定された借方取引データ記録欄および貸方取引データ記録欄からなり、振替伝票１枚分のデータが振替伝票入力画面１３０から入力され終ると、対応する各データが記憶される。
また、借方取引データ記録欄および貸方取引データ記録欄は円内に示されるように科目コード記録欄、補助コード記録欄、取引金額記録欄、摘要記録欄、部門コード記録欄、工事番号記録欄、課区記録欄、税区記録欄、消費税額記録欄からなっており、対応するデータが記録される。なお、摘要欄には借方摘要データ入力の有無及び貸方摘要入力の有無に応じて図４のステップＳ７〜Ｓ９またはステップＳ１４からＳ１９に従って摘要データがそのまま或いはコピーされて記録される。
【００７９】
図１３（ｃ）は、図１３（ａ）の形式の振替伝票から作成される振替伝票データレコード１３５を用いて仕訳帳を作成する場合の仕訳規則の一実施例を示す図であり、振替伝票入力画面１３０で入力された各データは図示のように仕訳けられる。
【００８０】
すなわち、１番目の仕訳レコードの摘要欄には１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記され、２番目の仕訳レコードの摘要欄には２行目の借方摘要（ＢーIV）または１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記され、３番目の仕訳レコードの摘要欄には３行目の貸方摘要（ＣーIV）または１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記され、４番目の仕訳レコードの摘要欄には１行目の貸方摘要（ａーIV）または１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記され、５番目の仕訳レコードの摘要欄には２行目の貸方摘要（ｂーIV），１行目の貸方摘要（ａーIV）または１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記され、６番目の仕訳レコードの摘要欄には３行目の貸方摘要（ｃーIV），１行目の貸方摘要（ｃーIV）または１行目の借方摘要（ＡーIV）が転記される。
【００８１】
【発明の効果】
上記説明したように、本発明によれば振替伝票の入力時に摘要データを借方の取引内容を示す借方摘要と貸方摘要に分けて入力し、振替データレコードの借方記録欄に借方科目、借方取引金額、借方摘要を記録し、貸方記録欄に貸方科目、貸方取引金額、貸方摘要を記録するようにしたので、振替伝票の入力時に借方摘要と貸方摘要が入力されている場合には、仕訳帳、元帳等の記帳時に各摘要が転記されることから各取引の内容が明確になり、従来のように摘要内容と取引が矛盾るような現象が生じない。
【００８２】
また、振替伝票の入力時に２行目以降の借方摘要の入力や貸方摘要の入力を省略した場合でも、ｉー１行目に入力された借方摘要データ或いは貸方摘要データが転記されるので、仕訳帳、元帳等の記帳を行なうと摘要欄が記入されることから各取引の内容を確認できる。すなわち、従来のように相手科目が諸口の場合に摘要欄が空白となって元の取引データの取引内容確認が困難となるようなことが生じない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の会計伝票入力装置の一実施例のハードウエア構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明の振替伝票入力画面の一実施例を示す図である。
【図３】本発明の振替データレコードの一実施例の構成を示す図である。
【図４】本発明に基づく会計伝票入力装置の振替データレコード作成の基本動作を示すフローチャートである。
【図５】借方摘要および貸方摘要を入力した振替伝票入力の説明図である。
【図６】図５の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図である。
【図７】図６の振替データレコードを基に作成した仕訳帳の例を示すである。
【図８】１行目の借方摘要のみが入力された振替伝票入力の説明図である。
【図９】図８の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図である。
【図１０】１行目の借方摘要のみが入力された振替伝票入力の説明図である。
【図１１】図１０の振替伝票入力を基に作成される振替データレコードを示す図である。
【図１２】図９および図１０の振替データレコードを基に作成した仕訳帳および補助元帳の例を示すである。
【図１３】本発明の振替伝票入力画面、振替データレコード、および仕訳規則の一実施例を示す図である。
【図１４】従来形式の振替伝票入力画面の一例を示す図である。
【図１５】伝票入力処理〜元帳記帳の概略プロセスを示す図である。
【図１６】従来の振替伝票入力および振替データ作成方法で作成される振替データの構造を示す図である。
【図１７】従来の方法で作成された振替データから元帳に転記された摘要が取引内容を反映していない場合の一例の説明図である。
【図１８】従来の方法で作成された振替データの摘要が元帳に転記されない場合の一例の説明図である。
【符号の説明】
１ 入力部（データ入力手段）
２ 制御部（入力制御手段）
２０ 振替伝票入力画面
２５ 借方摘要欄
２６ 貸方摘要欄
３０ 振替データレコード
１００ 会計伝票入力装置（会計処理装置）

Claims (1)

1. データを入力するためのキー入力部、一時記憶メモリ、制御部、および表示部を備え、前記キー入力部から入力された振替伝票形式の振替データに基づいて振替データレコードを作成する会計伝票入力装置の振替データレコード作成方法であって、
   前記制御部が、伝票番号や取引日等の振替データ識別情報を含む見出し項目データを入力するための見出し項目データ入力欄と、借方科目、借方金額、および借方摘要を入力するための借方取引データ入力欄、貸方科目、貸方金額、および貸方摘要を入力するための貸方取引データ入力欄からなるｎ行の取引データ入力行欄とを配設した入力画面を前記表示部に表示し、前記キー入力部が、該入力画面の各入力欄への振替データの入力を受け付ける振替データ入力処理ステップ、
   振替伝票一枚分の振替データの前記入力画面の各入力欄への入力が終了すると、前記制御部が、前記見出し項目データ入力欄に入力された見出しデータから振替データ識別情報を取り出して前記一時記憶メモリに設けた振替データレコードバッファの振替データ識別情報記憶領域に記憶させる振替データ識別情報記憶ステップ、
   前記制御部が、振替伝票一枚分の振替データの行数をｉとするとき、前記入力画面の１からｉ行の借方取引データ入力欄に入力された、借方科目、借方金額、および借方摘要を、前記振替データレコードバッファの１からｉ番目の借方取引データ記憶領域の借方科目記憶領域、借方金額記憶領域、および借方摘要記憶領域にそれぞれ記憶させる借方取引データ記憶ステップ、
   前記制御部が、前記入力画面の１からｉ行の貸方取引データ入力欄に入力された、貸方科目、貸方金額、および貸方摘要を前記振替データレコードバッファの１からｉ番目の貸方取引データ憶領域の貸方科目記憶領域、貸方金額記憶領域、および貸方摘要記憶領域にそれぞれ記憶させる貸方取引データ記憶ステップ、
   からなり、
   前記借方取引データ記憶ステップでは、前記制御部が、前記振替データレコードバッファの２番目以降の借方摘要記憶領域を調べ、摘要が記憶されていない借方摘要記憶領域がある場合はその借方摘要記憶領域に該１番目の借方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶させ、
   前記貸方取引データ記憶ステップでは、前記制御部が、前記振替データレコードバッファの２番目以降の貸方摘要記憶領域を調べ、摘要が記憶されていない貸方摘要記憶領域がある場合は、さらに、該振替データレコードバッファの１番目の貸方摘要記憶領域を調べ、該１番目の貸方摘要記憶領域に摘要が記憶されている場合は前記摘要が記憶されていない２番目以降の貸方摘要記憶領域に該１番目の貸方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶し、該１番目の貸方摘要記憶領域に摘要が記憶されていない場合は前記摘要が記憶されていない２番目以降の貸方摘要記憶領域に該１番目の借方摘要記憶領域に記憶されている摘要を記憶させる、
   ことを特徴とする振替データレコード作成方法。

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