JP4041834B2 - 補助帳簿自動連動装置、補助簿連動処理方法、およびプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は財務会計用処理装置に関し、特に、会計帳簿のうち、補助簿の発行及び補助簿記載のための補助簿自動記帳方式および補助簿自動連動装置に関する。

財務会計上、期間ごとの資産の状況の把握および期間内の取引の変動の把握を行うため、取引を帳簿に記録し一定時期にその取引の状況集計して貸借対照表および損益計算書等の財務諸表の作成が義務付けられている。ここで、帳簿は主要簿と補助簿に分れ、主要簿は取引のすべてを記録する帳簿であり仕訳帳と総勘定元帳からなり、前述の貸借対照表や損益計算書等を作成するために用いられる。一方、補助簿は特定の取引の明細または特定の勘定の明細を記録する帳簿であり、主要簿の記録を補助する役割を持っている。コンピュータを利用した従来の財務会計処理装置では、入力伝票の自動仕訳と自動仕訳されたデータを仕訳帳に相当する仕訳ファイルや総勘定元帳に相当する総勘定元帳ファイルへの格納と、日計表及び月次決算表や貸借対照表および損益計算書等の作成処理が行われている。

一方、補助簿を記帳する場合１つの取引に対し複数の帳簿に記帳することが度々発生するが、従来のスタンドアローンタイプの財務会計処理装置を用いた財務会計処理システムでは、１つの取引に対し記帳の必要な補助簿毎にデータ入力を行っていた。

一例として、ある商品を現金で仕入れたという取引は現金出納帳及び仕入れ帳に記載されるが、この取引をスタンドアローンタイプの財務会計処理システムで行う場合、装置を起動すると画面に例えば、「記帳」、「集計」、「貸借対照表作成」、・・・といった処理メニューが表示され、使用者が「記帳」を選択すると、「現金出納帳」、「当座預金出納帳」、「仕入帳」、「売上帳」、・・・といった補助簿メニューが表示され、使用者がその一つ（現金出納帳）を選んでデータ入力（記帳）を行い、その補助簿（現金出納帳）について全ての記帳を終了してから、補助簿メニューに戻って次に記帳する補助簿（仕入帳）を選んでデータ入力を行っている。

上述したように、従来は、複数の帳簿に記載が必要な取引について帳簿毎に別々にデータ入力が行われていたのでそれぞれの帳簿入力処理手段（プログラム）をメニュー指定等により起動する必要があり、入力作業が覆奏し記帳漏れや重複記帳が発生しやすく、帳簿の検証や入力データの修正に手間がかり作業効率が低下するという問題点があった。

本発明は上記問題点を解消するために創案されたものであり、取引毎に入力されたデータをコンピュータ装置で検証し、別帳簿に記帳する必要がある場合に自動的にデータ登録を行うと共に、データ登録後もデータ相互の関係を保持することにより関係する帳簿についてデータの修正を自動連動し得る補助帳簿連動装置、補助帳簿連動記帳方法、および補助帳簿連動プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の提供を目的とする。

上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明の補助簿自動連動装置は、コンピュータにより補助簿の発行及び補助簿記載を行なう装置であって、帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体への情報の書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により補助簿自動連動記帳に関する指示或いは取引データの入力を行う入力部と、補助簿の発行及び補助簿記帳に係わる自動連動制御を行う補助簿連動制御手段、を備え、補助簿連動制御手段は、入力部から入力された取引データについて、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分とから連動する帳簿の存在を検証する取引データ検証プログラムと、取引データ検証プログラムによる検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データではなかった場合に、連動する帳簿ファイルに当該帳簿データを追加する自動連動記帳プログラムと、前記取引データ検証プログラムによる検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データであった場合に、連動する帳簿ファイルを検索して、該当するデータを修正するデータ連動修正プログラムと、自動記帳データ或いは修正データと当該データが記帳されている帳簿のページに含まれる記帳済みデータを該当する帳簿ファイルから取り出して、各帳簿のフォーマットに基づいて帳簿形式に編集し、表示部の画面上に表示する連動データ等編集・表示プログラムと、に基づいて補助簿の発行処理及び補助簿記帳処理の制御を行なうことを特徴とする。
また、請求項２に記載の発明は請求項１に記載の補助簿自動連動装置において、帳簿ファイルは、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分を含む帳簿データを記憶してなることを特徴とする。
また、請求項３に記載の発明は請求項２に記載の補助簿自動連動装置において、連動区分は、取引データの記帳対象となる連動元帳簿と連動する連動先帳簿を示す帳簿区分と連動先帳簿を更に細分する区分からなることを特徴とする。
また、請求項４に記載の発明は請求項１に記載の補助簿自動連動装置において、更に、帳簿を含む帳票を光学的に読み取ってイメージデータに変換する光学的読み取り機構と、該イメージデータから所定の領域を切出して文字認識処理を行って認識結果を装置本体に送出する認識処理部を含む読取部と、装置本体から受け取った記帳済みデータおよび／または入力した取引データをイメージデータに変換して帳簿上に印字することにより記帳を行う印字部を有する印字機構と、を備え、格納部は帳簿管理ファイルを含み、補助簿連動制御手段は、帳簿の記帳・更新処理，新規登録処理，或いは再発行処理を行う帳簿発行管理プログラムに基づいて帳簿発行管理制御を行うことを特徴とする。
また、請求項５に記載の発明は請求項４に記載の補助簿自動連動装置において、前記読取部は、帳簿の傾きを検知する傾き検知部と、前記印字部に前記傾き検知部により検出された傾きに沿った印字を前記読み取った帳票用紙上に行わせるための印字姿勢情報を与える印字姿勢決定部とを有することを特徴とする。

また、請求項６に記載の発明のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体への情報の書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により補助簿自動連動記帳に関する指示或いは取引データの入力を行う入力部と、表示部と、を備えたコンピュータを、入力部から入力された取引データについて、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分とから連動する帳簿の存在を検証する取引データ検証手段、取引データ検証手段による検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データではなかった場合に、連動する帳簿ファイルに当該帳簿データを追加する連動記帳手段、取引データ検証手段による検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データであった場合に、連動する帳簿ファイルを検索して、該当するデータを修正するデータ連動修正手段、自動記帳データ或いは修正データと当該データが記帳されている帳簿のページに含まれる記帳済みデータを該当する帳簿ファイルから取り出して、各帳簿のフォーマットに基づいて帳簿形式に編集し、表示部の画面上に表示する連動データ等編集・表示手段、として機能させるプログラムを記録してなる。

また、請求項７に記載の発明のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、複数の帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体に対するデータの書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により指示またはデータを入力する入力部と、を備えたコンピュータを、入力部から入力された取引データから、該取引データの記帳対象である連動元帳簿以外で該取引データの記帳対象となる連動先帳簿との関係の有無を示す連動区分情報を含む入力レコードを生成する入力レコード生成手段、入力レコード生成手段によって生成された入力レコードの連動区分情報を調べて記帳対象となる連動先帳簿の有無を検証し、記帳対象となる連動先帳簿があるとき、連動区分情報から記帳対象となる連動先帳簿を特定する帳簿特定手段、帳簿特定手段によって特定された連動先帳簿に対応する連動先帳簿ファイルに入力レコードの内容を書き込む連動先帳簿ファイル更新手段、連動元帳簿に対応する連動元帳簿ファイルに前記入力レコードの内容を書き込む連動元帳簿ファイル更新手段、として機能させるプログラムを記録してなる。

以上の説明から明らかなように、本発明によれば、作業中の取引データ入力処理を中断することなく、別帳簿にデータ記帳（取引データへのデータ書込（および帳簿への印字））が行えるので、処理メニューの切換頻度が減少し、スムースに記帳作業が行え、入力効率が向上する。また、取引毎に入力されたデータを検証し、関連帳簿に記載する必要がある場合に自動的に連動する帳簿に記帳が自動的になされ、また、データ記帳後もデータ相互の関係を保持しているので、記帳漏れや重複記帳が発生せず修正漏れもなくなることから、帳簿の正確度が向上し、従来負担であった入力データ及び帳簿の検証作業が著しく軽減される。

図１は本発明の補助簿自動連動装置の構成例を示すブロック図であり、補助簿自動連動装置１００は、ＣＰＵ１２、データ入力処理プログラム１４、補助簿連動プログラム１５，およびＯＳ（オペレーションシステム）１７等を含むＲＯＭ等のメモリ（図示せず）からなる制御部１１と、内部メモリ１８と、データ格納部１９と、を有する本体１０と、本体１０側に対し指示またはデータの入力を行うための入力部２０と、補助簿連動情報及び編集された帳簿データ等を所定のフォーマットで画面に表示する表示部３０を備えている。

制御部１１で、ＣＰＵ１２は補助簿自動連動装置１００全体の動作制御を行うと共にＯＳ１７の管理下で、データ入力処理プログラム１４および補助簿連動プログラム１５の実行制御および内部メモリ１８とのデータの受渡し、格納部１９へのデータの格納または読み出し指示、表示部３０へ編集データの送出等およびその制御や、補助簿自動連動装置１００の動作制御等を行う。

データ入力処理プログラム１４はデータ入力部２０から入力される取引データのコードチェック等の形式チェックの他，表示形式への編集および表示部３０への編集データの出力およびデータ訂正処理等を行う。

補助簿連動プログラム１５は入力した取引データの検証および連動する帳簿ファイル（以下、連動帳簿ファイル（後述））への自動連動記帳処理、データ連動修正等の自動連動処理等を行う（図５参照）。なお、データ入力処理プログラム１４および補助簿連動プログラム１５は実施例ではＯＳ１７と共にＲＯＭ（図示せず）に書込まれており、補助簿自動連動装置１００の電源投入時に内部メモリ１８に書込まれるよう構成されているが、ＦＤ（フレキシブルディスク）またはＭＯ（Magnet Optical disk)または磁気ディスク等の記録媒体に格納し、それらの書込／読み出し装置（図１の格納部１９が相当する）により補助簿自動連動装置１００の電源投入時に内部メモリ１８に書込まれるよう構成してもよい。

内部メモリ１８には図示しないがデータの書込／読み出しのための処理領域、設定値の設定領域、補助簿自動連動装置１００の動作開始時に書込まれるデータ入力処理プログラム１４および補助簿連動プログラム１５のための実行プログラム領域，入力用作業領域，各帳簿データ領域、データ編集領域，その他処理上必要とする作業領域，およびシステム管理領域が確保されており、制御部１１からの指示によりこれらの領域へのデータ等の書込／読み出しが行われる。なお、帳簿データ領域にはデータ修正用領域を含む。

格納部１９はＦＤ，ＭＯ，または磁気ディスク等の記憶媒体の読み取り／書込装置およびそれら対応の記憶媒体から構成され、媒体上には少なくともディレクトリおよび帳簿データからなる帳簿ファイル６０が格納されている。帳簿ファイル６０は必要とする補助簿および特定の補助簿にあっては相手先別或いは得意先別に設定され、それぞれの帳簿ファイル（例えば、現金出納帳簿ファイル、売掛帳簿ファイル（得意先別）、買掛帳簿ファイル（得意先別）、預金出納帳簿ファイル（相手先別）、・・）を構成する各レコードのそれぞれの項目（アイテム）には該当する記帳情報が書込まれ、または更新される（図４参照）。なお、複数の帳簿ファイルの代りに一つの総合帳簿ファイルに記帳するように構成することもでき、この場合は各帳簿を帳簿区分６１により識別するよう構成する。

入力部２０は使用者による補助簿自動連動装置１００の操作指令の入力および取引データの入力或いは訂正入力等と、必要とされる場合には帳簿管理情報の入力を行うために用いられ、望ましい実施例ではキーボード装置およびポインテイングデバイス（例えば、マウス）を用いているが後述するようにデータ入力用に光学的読取り装置を用いてもよい。表示部３０は本体１０から送られた編集データを所定のフォーマットで画面に表示すると共に、本体１０からの指令により処理選択用メニューおよび必要なメッセージ等を画面に表示する。

図２は入力された取引データをコード付けした入力レコード（入力用作業領域の入力レコードブロックの内容）の例を示す図である。図２で、５０は入力レコード、５１は帳簿区分であり補助簿毎および得意先或いは相手先別にコード付けがなされており、５２は取引年月日、５３は取引区分コード、５４は連動区分コードであり後述するように連動先コードと相手先コードから構成され（図３参照）、５５はその取引データが追加データであるか修正データであるかの別をコード化したデータ区分コードであり、５６は取引先コード、５７は摘要、５８は取引金額である。

図３は、取引区分コード５３および連動区分コード５４の構成例であり、図３（ａ）は連動元帳簿を売掛帳とした場合、図３（ｂ）は連動元帳簿を預金出納帳とした場合のコード構成の例を示す。取引区分は取引データの記帳（追加或いは修正）対象の補助簿（以下、連動元帳簿）毎に規定されたコードで表わされ、その連動元帳簿に記帳を要する取引の内容を意味付けてコード化したものである。図３（ａ）の例は連動元帳簿が売掛帳の場合を例としたものであり、０１＝売上（税抜き）、０８＝消費税、１１＝現金回収、１２＝預金振込、１３＝買掛相殺、１４＝手形預り、のようにコード化されている。また、図３（ｂ）の例は連動元帳簿が預金出納帳の場合を例としたものであり、０１＝預金預け入れ、０３＝売掛回収のようにコード化されている。

また、連動区分は連動元帳簿に記帳する取引データを用いて記帳可能な帳簿（連動先帳簿）の区分であり、連動先帳簿コードと相手先コードから構成される。ここで、「連動」とはある取引データを記帳する際に直接対象とする帳簿（連動元帳簿）の他にその取引データを記帳すべき帳簿がある場合にその帳簿（連動先帳簿）との関係をいい、連動先帳簿は連動元帳簿に記載する取引データの取引区分で定まる。図３（ａ）の例では取引内容が「売上（税抜き）」、「消費税」の場合は連動帳簿がないのでスペースが格納され、「現金回収」の場合には現金出納帳が対応し、「現金振込」の場合には預金出納帳が対応するので、それぞれコード付けがなされそれらのコードが格納されている。また、図３（ｂ）の例では取引内容が「預金預け入れ」の場合には現金出納帳が対応し、「売掛回収」の場合には売掛帳が対応するので、それぞれコード付けがなされそれらのコードが格納されている。

また、「相手先」とは、その取引先のある取引区分において得意先或いは金融機関別（或いは口座別）に特定の帳簿を分冊する場合に、その得意先或いは金融機関（或いは、口座番号）をコード付けしたものであり、図３（ａ）の例では取引区分が「口座振込」の場合に連動先の「現金出納帳」を銀行口座毎に別冊とするため、相手先項目にその口座番号（或いは口座番号をコード付けして）を格納する。また、図３（ｂ）の例では取引区分が「売掛回収」の場合に連動先の「売掛帳」を得意先毎に別冊とするため、相手先項目にその得意先番号を格納する。

図３の例で、Ａ商店がＢ銀行の普通預金口座（コード＝５０１１とする）に現金振込（取引区分＝１２）をした場合には、現金出納帳ファイルに取引データの記帳（書込）が行われるが、この場合に書込まれるデータには取引区分コードとして「１２」が、連動区分コードとして「０２５０１１」が書込まれる。

次の例として、Ａ商店にＣ社（コード＝１０１２とする）から売掛金が振込まれた場合は、売掛ファイルに取引データの記帳が行なわれるが、取引区分として「０３」が、連動区分コードとして＝１２）は、連動区分として「０５１０１２」が書込まれる。

図４（ａ）は帳簿ファイル６０を構成する帳簿データのフォーマット例である。図４（ａ）で、６１は帳簿区分であり補助簿毎および得意先或いは相手先別にコード付けがなされており、６２は表示或いは後述の印字記帳を行う場合に当該データが表示或いは印字されるべきページ数が格納され、６３は当該データがそのページの何行目に位置するかを示す行番が格納され、６４は取引年月日、６５は取引区分コード、６６は図３の説明で述べた連動区分からなる連動区分コードであり、６７はデータ区分コード、６８は取引先コード、６９は摘要、７０は取引金額が格納される。なお、表示或いは印字出力の場合、図４（ａ）の帳簿マスターファイルでは売掛帳のように売上欄と入金欄が必要な場合には取引区分６５を調べて金額欄７０の金額を売上、或いは入金として振分けて表示或いは印字出力を行う必要がある。

これに対し、図４（ｂ）は、上記図４（ａ）の金額欄７０を貸方金額７０および借方金額７０”に分けて設けた例であり、表示（編集）あるいは印字処理の簡素化のために入力段階（またはファイルへの記帳段階）で金額の振分けを行うように構成した例である。帳簿ファイル６０は前述したように補助簿毎にファイルを作成し、現金出納帳ファイル、預金出納帳ファイル等としてもよいが、一つの総合帳簿ファイルとして構成してもよい。この場合、総合帳簿ファイルは帳簿レコードが所定の順序で整列して格納されているいわゆる順編成ファイル（シーケンシャルファイル）であるが、帳簿レコードの順序は物理的に一定の順序（例えば昇順）に並んでいる必要はなく、例えば、インデクスド・シーケンシャルファイルのように索引ファイルを有し、索引ファイルのソートなどにより取引データが論理的に一定の順序で並べられるファイルでもよい。

図５は本発明の補助簿自動連動方式を実行するデータ入力処理プログラム１４及び補助簿連動プログラム１５の構成例を示すブロック図である。データ入力処理プログラム１４はデータ入力ルーチン１４１および入力データ編集・表示ルーチン１４２から構成されている。データ入力ルーチン１４１はデータ入力部２０からの入力が表示に係る指示入力である場合には入力データ編集・表示ルーチン１４２に移行し、取引データの場合にはその形式的入力チェック等を行い帳簿区分および取引区分に基づいて連動区分コードを作成し、図２に示したような入力レコード５０に変換してメモリ１８上の入力レコードブロックに格納し、その取引データの帳簿区分コード５１および取引年月日をキーとして連動元帳簿ファイルを検索して入力した取引データの取引年月日を含むページのデータを取り出して、ページデータとしてメモリ１８の帳簿領域に格納し、入力データ編集・表示ルーチン１４２による表示をまって（図１１（ａ）参照）、操作者が確認してから（図１１（ｂ）参照）補助簿連動プログラム１５に移行する。この場合、データ入力ルーチン１４１は画面に表示された取引データの操作者による正否確認入力の結果によりデータの訂正入力および訂正処理を行う。訂正がない場合には、補助簿連動プログラム１５に移行する。連動区分コードは補助簿連動プログラム１５で作成するよう構成することもできるが、データ入力ルーチン１４１が連動区分コード付与を行う場合には必要な対応表（Look up Table ）を内部対応表として有していることが望ましい。

入力データ編集・表示ルーチン１４２はデータ入力ルーチン１４１によりメモリ１８の帳簿データ領域に格納されたページデータを取り出して編集領域に移してそのページデータを表示フォーマットに基づいて編集して、表示部３０に表示する。補助簿連動プログラム１５は取引データ検証ルーチン１５１，自動連動記帳ルーチン１５２，データ連動修正ルーチン１５３，および連動データ等編集・表示ルーチン１５４から構成される。取引データ検証ルーチン１５１はデータ入力処理プログラム１４によりメモリ１８の入力データ領域（図示せず）に書込んだチェック済みの取引データについて、連動する帳簿の存在や記帳済みデータ修正の必要性等を検証する。なお、取引データ検証ルーチン１５１で連動区分コードを作成するよう構成することができるが、この場合には必要な対応表（Look up Table ）を内部対応表として有していることが望ましい。自動連動記帳ルーチン１５２は、入力した取引データが取引データ検証ルーチン１５１により追加データと判定されたときに、連動先帳簿としての帳簿ファイルを検索して当該取引データの取引日を含むページのデータをメモリ１８の各取引データ用領域に格納し、後述の連動データ等編集・表示ルーチン１５４により表示部３０の画面上にそれぞれの帳簿フォーマットで連動帳簿の該当ページを表示し（図１１（ｃ）参照）、操作者の確認をまって（図１１（ｄ）参照）連動元帳簿ファイルにおよび連動先ファイルへの入力レコードの内容（変換後の取引データ）の格納（書込）を行う。データ連動修正ルーチン１５３は、入力した取引データが取引データ検証ルーチン１５１により記帳済みデータを修正するための修正データであると判定された場合に、連動先帳簿ファイルを検索して、該当するデータを更新（修正）すると共に取引データファイルの該当データを更新（修正）する。なお、当該取引データの取引日を含むページのデータをメモリ１８の各帳簿用領域に格納し、入力済みデータ或いは修正済みデータおよび連動する帳簿のデータについて、後述の連動データ等編集・表示ルーチン１５４により表示部３０の画面上にそれぞれの帳簿フォーマットで表示し、操作者による確認を得てから（図１１（ｂ），（ｄ）参照）格納部１９の連動先帳簿ファイルへのデータ更新および連動元帳簿ファイルへの入力レコードの内容の格納を行う。

連動データ等編集・表示ルーチン１５４は、自動連動記帳ルーチン１５２による自動記帳データ或いはデータ連動修正ルーチン１５３による修正データ当該データが記帳されている帳簿のページに含まれる記帳済みデータを該当する帳簿ファイルから取り出して、各帳簿のフォーマットに基づいて帳簿形式に編集し、表示部３０の画面上に表示する。編集結果はウインドウ形式で表示されることが望ましく、画面に表示される表示用フォーマットは帳簿形式のウインドウと入力用ウインドウのフォーマットを含むことが望ましい。この場合、連動データ等編集・表示ルーチン１５４を画面上のメニュー又は入力用ウインドウの所定の箇所を差し示すことにより、処理の選択または表示画面或いはウインドウの切換え指定や特定の帳簿を表示したり、前後のページを表示したり、移動、消去および拡大／縮小が可能に構成することが望ましく、これらはウインドウの表示や指定はよく知られたウインドウ表示方式およびポインテングデバイスによる指定式方式を用いても実現できる。

図６はデータ入力処理プログラム１４および補助簿連動プログラム１５の基本的動作を示すフローチャートであり、図６で、ステップＳ１およびＳ２がデータ入力処理プログラム１４の動作に相当し、ステップＳ３〜Ｓ１０が補助簿連動プログラム１５の動作に相当する。図６のステップＳ１で、データ入力部２０からの入力が表示に係る指示入力である場合には入力データ編集・表示ルーチン１４２に移行し、取引データの場合にはその形式的入力チェック等を行い帳簿区分および取引区分に基づいて連動区分コードを作成して入力レコード５０に変換してメモリ１８上の入力レコードブロックに格納し、その取引データの帳簿区分コード５１および取引年月日）をキーとして連動元帳簿ファイルを検索して入力した取引データの取引年月日を含むページのデータを取り出して、ページデータとしてメモリ１８の帳簿領域に格納する。

ステップＳ２で、メモリ１８の帳簿データ領域に格納されたページデータを取り出して編集領域に移してそのページデータを表示フォーマットに基づいて編集して、表示部３０に表示し、操作者の確認をまってステップＳ３に移行する。この場合、表示された取引データに対する操作者によって訂正要求があった場合にはデータの訂正入力および訂正処理を行う。

ステップＳ３では、メモリ１８上の入力レコードブロック上の入力レコードのデータ区分コードを調べて追加データでない場合には連動先帳簿ファイルの該当データを修正するためにステップＳ８に移行する。追加データの場合は新たに記帳するデータ（追加データ）としてステップＳ４で連動区分コード５４を調べ、その結果が連動先帳簿なしの場合（図３の例では連動先コードがスペースの場合）にはステップＳ１０に移行する。連動区分コードを調べた結果、連動先帳簿が特定された場合には、ステップＳ５で連動区分コードおよび取引年月日をキーとして連動先帳簿ファイルを検索して、入力した取引データの取引年月日を含むページのデータを取り出して、ページデータとしてメモリ１８の取引データ領域に格納し、ステップＳ２で表示部３０に表示した連動元帳簿と共に、連動先帳簿の該当ページを帳簿形式で表示し、自動連動記帳ルーチン１５２に移行する。

表示例として、一部重畳するように連動する帳簿全てをそれぞれウインドウ表示し、その一つをマウス等でポイントして拡大表示するようにしてもよいし、連動する帳簿名を一つのウインドウ内にメニュー表示してマウス等でポイントして表示するようにしてもよい。

ステップＳ６で、表示された帳簿を見た操作者による表示内容の正否確認を待ち、表示内容が正しい旨の確認入力があった場合にはステップＳ７に移行し、表示内容が正しくないか不足分のデータがある場合には入力部２０からデータの不足データの追加入力或いは訂正入力を行う。この場合、訂正入力後に訂正データを入力データウインドウに表示するか、帳簿上で強調表示して操作者が見やすいようにすることが望ましい。訂正データについて正しい旨の確認入力があるまでこの動作を繰返す。ステップＳ７では、メモリ１８の入力レコードブロックに格納されている入力レコードを連動先帳簿ファイルに追加し、ステップＳ１０に移行する。

ステップＳ８では、連動区分コード５４を調べることにより連動先帳簿を自動的に特定し、特定された帳簿の帳簿区分コード５１と取引年月日５２をキーとして該当する帳簿ファイルを検索して修正対象の帳簿データを特定する。次に、ステップＳ９ではメモリ１８の入力レコードブロックに格納されている入力レコードで連動先帳簿ファイルの修正対象データを修正し、ステップＳ１０に移行する。なお、本実施例ではデータ連動修正ルーチン１５３は自動的に取引データの修正を完了するが、修正後のページデータを帳簿形式で表示して操作者による確認入力を得てから帳簿ファイルデータを更新（修正）するよう構成してもよい。この場合には訂正或いは不足データの追加ができるように構成することが望ましい。

ステップＳ１０ではメモリ１８の入力レコードブロックに格納されている入力レコードを連動元帳簿ファイルに追加し、或いは連動元帳簿ファイルの記帳済み（書込済み）データを更新（修正）する。

図７は、本発明の補助簿自動連動装置の他の構成例を示すブロック図であり、補助簿自動連動装置１００は、図１の補助簿自動連動装置１００の構成に印字出力および印字帳票の読取りを可能とする構成を付加した構成を成している。具体的には、図１の補助簿自動連動装置１００の構成に、更に、制御部１１に操作判定プログラム１３および帳簿発行管理プログラム１６を加え、格納部１９が更に帳簿発行ファイルを備え、入出力装置としてコントローラ４１，読取部４２および印字部４３から構成される読取・印字部４０を加えた構成をなしている。なお、この場合、読取部４２は入力帳票（ＯＣＲ帳票）の読み取りもできるよう構成することが望ましい。

以下、付加した構成以外の構成については前述と同様のため説明を省略し、付加した構成について説明する。図７で、操作判定プログラム１３，帳簿発行管理プログラム１６、帳簿管理ファイルおよび読取・印字部４０の構成及び動作は平成８年２月２７日に本発明の出願人が出願した特許出願（特願平８−６５２９４）に記載の帳簿発行装置での帳簿発行管理プログラムおよび読取・印字部と同様である。すなわち、操作判定プログラム１３は読取部４２の読み取りスタックに帳簿８０がセットされている場合とそうでない場合の処理の判定を行う。この判定はコントローラ４１から送出されるスタック状態確認信号に基づいて行われる。帳簿発行管理プログラム１６は操作判定プログラム１３の判定に基づいて、帳簿の記帳・更新処理，新規登録処理，或いは再発行処理を行い、読取・印字部４０は、コントローラ４１，読取部４２，および印字部４３と、図示しない画像メモリおよび出力バッファを有し、コントローラ４１はＣＰＵ，内部メモリ，および制御プログラムを含んでいる。読取部４２はコントローラ４１の制御の下に光学的読み取り機構を有し、帳簿８０に印刷された帳簿識別記号（コード）を光学的に読み取って認識処理し、本体１０に識別結果を与える。また、印字部４３は印字機構を有しコントローラ４１の制御の下に本体１０の補助簿連動プログラム１５からの指示およびデータにより帳簿８０上にデータを印字したり、または無効マークを帳簿８０上の所定の位置に印字する。なおこの場合、読取部４２に帳簿８０が傾いて取込まれた場合にもその傾きを検知する傾き検知部を設け、印字部４３に検出された傾きに沿った印字を行うことにより帳簿８０上の印字位置に正しい姿勢で文字を印字するための印字姿勢情報を与える情報印字姿勢決定部を設けることが望ましい。

また、他の実施例として、読取・印字部４０を帳簿８０に印刷された帳簿識別記号（コード）を読んで認識すると共に、今回印字行以降に記入（手書き或いは印字による記入）されている情報を読み取って認識し、識別した帳簿管理情報および認識した記入情報を与えるよう構成してもよい。なお、この場合、読取部４２に傾き検知部を設け、印字部４３に印字姿勢決定部を設けることが望ましい。

図８は、補助簿自動連動装置１００で用いる帳簿８０の例であり、帳簿８０には売掛帳，買掛帳，現金出納帳等の帳簿に対応する必要事項が印字（或いは記入）可能で所定の配列により配置されると共に、コンピュータ処理上で必要な帳簿識別情報等を印刷（または記入或いは印字）する領域が設けられている。

図８で、２２１は帳簿の種類を識別するための帳簿コード、２２２−１，２２２−２は読取部４２による帳簿８０の光学的読み取りのタイミングを得るための読み取り開始タイミングマークであり、帳簿８０の傾きを知るための傾き検出マークを兼ねている。また、２２３は帳簿名を印字するための帳簿名印字欄、２２４は帳簿のページ欄、２２４は当該ページの再発行回数欄、２２５−１，２２５−２は印字位置識別マークである。また、表頭の２２６は取引の発生月日欄、２２７は摘要欄、２２８は貸方金額欄、２２９は借方金額欄、２３０は残高あるいは累計欄であり、また、２３１は印字行であり上記欄２２４〜２２７に対応する帳簿ファイル上の取引データの内容がそれぞれ印字され、欄２３０には計算結果がそれぞれ印字される（なお、これらの欄に手書き記入される場合もある）。また、上述の印字欄等は帳簿様式は帳簿用紙の両面に印刷されている。

管理帳簿ファイルは帳簿８０の記帳情報および再発行情報を格納し、図９に帳簿管理ファイルを構成する帳簿管理データ９０の構成例を示す。図９で、帳簿管理データ９０は図９（ａ）に示すような項目、すなわち、帳簿区分項目９１、年度項目９２、最終印字ページ項目９４、最終印字行項目９５、発行月日項目９６、前回印字月日項目９７、および再発行項目９８を含んでいる。帳簿区分項目９１には帳簿の種類を表わすコードが格納され、年度項目９２には当該帳簿の属する西暦または元号を記録する（通常は西暦の下２桁を用いる）が格納され、最終印字ページ項目９４には前回の最終印字ページが格納され、最終印字行項目９５には前回の最終印字行が格納され、発行月日項目９６には当該年度の帳簿の最初の発行日が格納され、前回印字月日項目９７には前回の印字日が格納され、再発行項目９８には帳簿再発行の履歴が記録される。なお、再発行項目９８は再発行を行ったか否かを示す単なるフラグでもよいし、図８（ｂ）に示すように再発行ページ９８ーｎおよびそのページを何回改定したかを示す再発行回数カウンタ９９ーｎの組から構成してもよい（この場合、再発行ページ９８ーｎと再発行回数カウンタ９９ーｎの組の個数はファイル容量からシステム上決定すればよい）。

図１０は補助簿自動連動装置１００を用いた売掛帳データの自動連動記帳（データ追加）の例を示すフローチャートであり、図６のフローチャートと動作の順序は同じであるが、データの自動連動修正（図６のステップＳ８）および連動データなしの場合のフローチャートは図示を省略してある。また、図１１は売掛帳記帳の場合の表示例である。以下、図１０及び図１１により説明する。図１０で各ステップの動作については図６と同様であり、詳しい説明は省略するが、ステップＳ２のデータ入力ルーチン１４１による取引データの入力とステップＳ５〜Ｓ８については図１１の表示例と対比させて説明する。

図１０で、データ入力ルーチン１４１はデータ入力部２０から売掛データが入力されると、必須入力欄に入力がなされているか等の形式的入力チェックを行い売掛データの帳簿区分５１，取引区分５３に基づいて連動区分コードを作成し、図２に示す入力レコードと同様のフォーマットに変換してメモリ１８上の入力レコードブロックに格納し、その売掛データの帳簿区分コード５１および取引年月日キーとして対応する売掛マスターファイルを検索して、入力した売掛データの取引年月日を含むページのデータを取り出して、ページデータとしてメモリ１８の取引データ領域に格納する（Ｓ１）。

これとほぼ同時に入力データ編集・表示ルーチン１４２はデータ入力ルーチン１４１によりメモリ１８の帳簿データ領域に格納された売掛帳のページデータを取り出して編集作業領域に移してそのページデータを表示フォーマットに基づいて編集して、図１１（ａ），（ｂ）に示すような帳簿形式で表示部３０に表示する（Ｓ２）。図１１（ａ）の例では取引区分を操作者が指定できるようにサブウインドウにメニュー表示している。

操作者は画面に表示された売掛データの正否確認入力を行い、訂正を要する場合にはデータの訂正入力を行う。データ訂正の必要がない場合にはステップＳ３に制御が移行される。ステップＳ３ではデータ区分を調べてデータ区分＝０から追加データと判定し、次に、ステップＳ４で入力された売掛データの検証を行う。この例では取引区分は預金振込（取引区分コード＝１２）であることから、検証の結果、連動先帳簿は預金帳であることが特定される（以下、図６の説明参照）。

連動データ編集・表示ルーチン１５４は、取引データ入力の段階で表示部３０に表示した売掛帳簿に加えて、図１１（ｃ）に示すように連動する預金出納帳の該当ページを重畳させてウインドウ表示し、自動連動記帳ルーチン１５２に移行する（Ｓ５）。なお、図１１でカーソル停止位置（図１１では黒枠表示）のデータ項目は入力（更新）可能項目であることを意味している。

ステップＳ６で、自動連動記帳ルーチン１５２は表示された売掛帳を見た操作者に対しメッセージを表示して不足データの入力を促すと共に表示内容の正否確認を待ち、表示内容が正しい旨の確認入力があった場合にはステップＳ７に移行し、表示内容が正しくないか不足分のデータがある場合には入力部２０からデータの不足データの追加入力或いは訂正入力を行う。訂正データについて正しい旨の確認入力があるまでこの動作を繰返す。

ステップＳ７で、自動連動記帳ルーチン１５２はメモリ１８の入力データ領域に格納した売掛レコードを売掛帳ファイルに追加し、ステップＳ１０でそのレコードを連動先である預金出納帳簿ファイルに追加する。ステップＳ１１では帳簿８０に対する印字処理を行なう。印字処理は、帳簿発行管理プログラム１６によって行われる。帳簿発行管理プログラム１６は帳簿８０が読取部４２の読み取りスタックにセットされ、読み取られた場合には、認識結果と、格納部２０の帳簿管理ファイルからの帳簿管理情報，および取引データからの情報を基に記帳・更新処理を行う。また、帳簿８０が読取部４２の読み取りスタックにセットされていない場合には、取引データの入力処理か入力部２０（実施例ではキーボードが相当）からの指示により帳簿８０の新規発行処理または帳簿８０の無効処理および再発行処理を行う。

本発明の補助簿自動連動装置の構成例を示すブロック図である。 入力レコード情報の説明図である。 取引区分及び連動区分の例を示す説明図である。 帳簿ファイルのデータフォーマットの例である。 データ入力処理手段及び補助簿連動手段の構成例を示すブロック図である。 データ入力処理手段及び補助簿連動手段の基本的動作例を示すフローチャートである。 補助簿自動連動装置の他の構成例を示すブロック図である。 図７の補助簿自動連動装置で用いる帳簿のフォーマットである。 帳簿管理ファイルを構成する管理データの構成例を示す図である。 図７の補助簿自動連動装置を用いた自動連動記帳（売掛データの追加）の例を示すフローチャートである。 売掛帳記帳の場合の表示例である。

符号の説明

１１ 制御部
１２ ＣＰＵ
１３ 操作判定プログラム
１４ データ入力処理プログラム
１５ 補助簿連動プログラム
１６ 帳簿発行管理プログラム
１７ ＯＳ
１８ 内部メモリ
１９ 格納部
２０ 入力部
３０ 表示部
４０ 読取・印字部
５０ 入力レコード
６０ 帳簿ファイル
８０ 帳簿
９０ 帳簿管理データ（管理データ）
１００，１００’ 補助簿自動連動装置

Claims (7)

1. コンピュータにより補助簿の発行及び補助簿記載を行なう装置であって、帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体への情報の書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により補助簿自動連動記帳に関する指示或いは取引データの入力を行う入力部と、補助簿の発行及び補助簿記帳に係わる自動連動制御を行う補助簿連動制御手段、を備え、
   前記補助簿連動制御手段は、
   前記入力部から入力された取引データについて、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分とから連動する帳簿の存在を検証する取引データ検証プログラムと、
   前記取引データ検証プログラムによる検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データではなかった場合に、連動する帳簿ファイルに当該帳簿データを追加する自動連動記帳プログラムと、
   前記取引データ検証プログラムによる検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データであった場合に、連動する帳簿ファイルを検索して、該当するデータを修正するデータ連動修正プログラムと、
   前記自動記帳データ或いは修正データと当該データが記帳されている帳簿のページに含まれる記帳済みデータを該当する帳簿ファイルから取り出して、各帳簿のフォーマットに基づいて帳簿形式に編集し、表示部の画面上に表示する連動データ等編集・表示プログラムと、
   に基づいて補助簿の発行処理及び補助簿記帳処理の制御を行なうことを特徴とする補助簿自動連動装置。
2. 前記帳簿ファイルは、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分を含む帳簿データを記憶してなることを特徴とする請求項１に記載の補助簿自動連動装置。
3. 前記連動区分は、取引データの記帳対象となる連動元帳簿と連動する連動先帳簿を示す帳簿区分と連動先帳簿を更に細分する区分からなることを特徴とする請求項２に記載の補助簿自動連動装置。
4. 更に、帳簿を含む帳票を光学的に読み取ってイメージデータに変換する光学的読み取り機構と、該イメージデータから所定の領域を切出して文字認識処理を行って認識結果を前記装置本体に送出する認識処理部を含む読取部と、前記装置本体から受け取った記帳済みデータおよび／または入力した取引データをイメージデータに変換して帳簿上に印字することにより記帳を行う印字部を有する印字機構と、を備え、
   前記格納部は帳簿管理ファイルを含み、
   前記補助簿連動制御手段は、帳簿の記帳・更新処理，新規登録処理，或いは再発行処理を行う帳簿発行管理プログラムに基づいて帳簿発行管理制御を行うことを特徴とする請求項１に記載の補助簿自動連動装置。
5. 前記読取部は、帳簿の傾きを検知する傾き検知部と、前記印字部に前記傾き検知部により検出された傾きに沿った印字を前記読み取った帳票用紙上に行わせるための印字姿勢情報を与える印字姿勢決定部とを有することを特徴とする請求項４に記載の補助簿自動連動装置。
6. 帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体への情報の書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により補助簿自動連動記帳に関する指示或いは取引データの入力を行う入力部と、表示部と、を備えたコンピュータを、
   前記入力部から入力された取引データについて、取引の種類を示す取引区分と入力対象である連動元帳簿以外で記帳対象となり得る帳簿との関係を示す区分からなる連動区分とから連動する帳簿の存在を検証する取引データ検証手段、
   前記取引データ検証手段による検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データではなかった場合に、連動する帳簿ファイルに当該帳簿データを追加する連動記帳手段、
   前記取引データ検証手段による検証の結果、入力された取引データが記帳済みデータの修正データであった場合に、連動する帳簿ファイルを検索して、該当するデータを修正するデータ連動修正手段、
   前記自動記帳データ或いは修正データと当該データが記帳されている帳簿のページに含まれる記帳済みデータを該当する帳簿ファイルから取り出して、各帳簿のフォーマットに基づいて帳簿形式に編集し、前記表示部の画面上に表示する連動データ等編集・表示手段、
   として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
7. 複数の帳簿ファイルを格納した記憶媒体を収容し該記憶媒体に対するデータの書込／読み出しを行う格納部と、外部操作により指示またはデータを入力する入力部と、を備えたコンピュータを、
   前記入力部から入力された取引データから、該取引データの記帳対象である連動元帳簿以外で該取引データの記帳対象となる連動先帳簿との関係の有無を示す連動区分情報を含む入力レコードを生成する入力レコード生成手段、
   前記入力レコード生成手段によって生成された入力レコードの連動区分情報を調べて記帳対象となる連動先帳簿の有無を検証し、記帳対象となる連動先帳簿があるとき、前記連動区分情報から記帳対象となる連動先帳簿を特定する帳簿特定手段、
   前記帳簿特定手段によって特定された連動先帳簿に対応する連動先帳簿ファイルに前記入力レコードの内容を書き込む連動先帳簿ファイル更新手段、
   前記連動元帳簿に対応する連動元帳簿ファイルに前記入力レコードの内容を書き込む連動元帳簿ファイル更新手段、
   として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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